企业办公信息化范文第1篇

[关键词] 电力企业；办公室；管理信息化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 23. 028

[中图分类号] F270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）23- 0049- 01

企业办公室管理对企业的发展起着至关重要的影响，信息化管理是当今企业管理中非常有效的一种管理技术，是时代进步的产物。电力企业办公室管理信息化就是利用先进的技术，在为企业服务过程中更好地发挥作用。办公室是企业各个部门联系的枢纽，在日常工作中，企业的各项流程都是由办公室进行整理的，办公室信息化管理可以有效地提高企业的工作效率。

1 电力企业办公室管理现状

目前电力企业办公室管理存在一些问题。在日常工作中，办公室是整个企业的中心与枢纽，是将整个企业其他部门工作联系起来的关键部门，如果办公室的工作出现问题，会直接影响到整个企业的工作状态。

电力企业是一个比较复杂的工业性企业，每个部门的分工都比较明确，但是对于办公室这个部门来说，其工作是非常繁重的，办公室负责的工作非常多，其性质也可能不尽相同，在办公室的日常工作中，经常会因为管理制度不够完善、工作流程不够顺畅而出现问题，从而影响到整个企业的运行状况。办公室虽然不是企业一些重大决策的制定者，但是其工作却是服务于这些重大的决策，很多办公室的工作人员在工作中只会遵从指示办事，缺少一种主动性，在工作中还缺少一定的创新思维，认为只要将一些日常小事做完了就是完成了自己的工作，普遍缺乏一种服务意识。

2 电力企业办公室管理信息化的内涵与作用

电力企业办公室管理信息化，很大程度是要实现办公室管理的自动化，就是运用先进的科学技术，将办公室的工作进行系统的管理，然后将管理内容和数据录入管理信息系统，系统能够在相应的时间自动提醒工作人员需完成的工作任务，能够有效协助企业短办公室做好管理工作。此外，管理信息化是包括很多方面的，办公室的工作范围很广，需要负责各个部门工作的整理及策划，例如在电力企业生产过程当中，办公室需要将财务部所做的成本预测进行检测，这就需要办公室熟知电力企业生产过程自动化的过程，需要根据其工作成果，为财务部提供有力的信息支持。

电力企业办公室管理信息化是企业管理信息化的前提，电力企业办公室信息化是为了能够将信息化转化为资源与财富，让企业的决策者在做一些重大决策的时候可以有效地利用办公室提供的数据，使企业的决策更具有针对性，还能够在一定程度上提高企业的经济效益，从而促进企业的发展。

办公室是整个企业的运行枢纽，是各个部门联系的桥梁，办公室管理信息化可以让各个部门之间更好地进行沟通，在某个部门出现问题的时候，可以及时地通知其他部门准备应对之策，而且，随着科技的进步，电力企业的工作难度也有一定的提升，各个部门的工作范围可能也有所扩大，上下级之间的沟通对提升工作效率也有一定的效果，办公室管理信息化可以确保上下级之间的沟通更加顺畅。此外电力企业办公室管理信息化还能够有效地处理各个部门在工作上的协调问题，促进各个部门的合作，所以，很多企业对办公室管理信息化的建设更加关注。

3 加强电力企业办公室管理信息化建设的对策

要实现电力企业办公室管理信息化，首先必须要有一套健全、完善的办公室管理制度，企业要为办公室的工作人员制定好工作方针，为了能够让他们更好地服务于企业的工作，要实行综合管理、效益结合的管理方针，在办公室的工作体系中，将一些复杂的工作联系起来，这样才能使办公室的工作人员在繁杂的工作有条不紊地将工作完成好。在现阶段的电力企业办公室中，工作人员的数量往往相对不足，这就要求企业在人手不足的情况下，构建科学合理的管理体制，这样才能提高工作人员的工作效率，为实现办公室管理信息化打下良好的基础。

办公室要树立良好的工作作风，工作人员要具有较高的专业知识水平，企业也要注重对工作人员的培养，让他们有机会去学习更新的知识，要具有一定的应变能力，在遇到一些紧急状况的时候，能够冷静地与同事一起讨论，在最短的时间内找到解决的办法。技术是实现信息化管理的前提，所以对于办公室内的一些高科技设备，一定要注意定期更新，对于计算机、网络等先进技术，工作人员要非常熟练地掌握好使用技巧，这样不仅能够实现办公室管理的信息化，还能有效地减轻工作人员的负担。

面对企业信息化管理中存在的一些问题，企业不仅要加强自身的管理，还要结合市场的需求，通过一些先进的技术手段，提高管理的效率，企业办公室管理信息化水平提高了，可以在很大程度上促进企业的发展，提升企业在市场上的竞争实力。

主要参考文献

企业办公信息化范文第2篇

一、X公司采用自动化办公系统的现实意义

X公司属于国资平台企业，日常业务中面临大量的文件上传下达、数据收集、业务。从过往实际的办公业务状况来看，X公司内部的信息化管理是存在问题的，例如数据流通不畅，公告、会议及个人事务管理混乱等问题。所以基于X公司现有的办公工作流程来设计一套系统以满足他们所需要的网络信息化、智能化、自动化需求，即自动化办公系统。自动化办公系统设计的现实意义主要包含以下五点：第一，要对X公司的办公流程进行进一步规划，提升公司本身的信息化管理能力和业务综合协调能力。换言之，自动化办公系统必须贯穿于公司的各个部门，并形成各个部门之间的有效串联，使信息等核心业务处理工作更加顺畅。第二，要有效提升X公司的协同性与办公效率，实现对不同部门办公业务的完全统筹协调，并避免工作中所存在的重复性、信息传达不到位问题。第三，提高公司在管理方面的信息透明度与公开度，同时提升公司的公众服务能力。X公司在传统的会议通知、文件传输等信息流通环节一直以来办公效率较低，所以设计该系统也是希望将信息的公开度与透明度进一步提升，加速公司的信息化管理运营效率，提升公众服务能力及信任度。第四，希望通过自动化办公系统的建立来提高X公司员工的业务水平，尤其是对系统的适应应用能力和计算操作能力。要将这些基本技能作为员工培训重点来做。通过对智能化系统的应用来提高员工学习与工作的热情，进而循序渐进的提升整体员工业务素质。第五，目前市场上OA系统已经相当成熟，但实际上它们的成本太高，而且存在维护不够便利等问题，所以有必要在符合X公司的现实需求条件下，有针对性的设计和实现该套系统。

二、X公司自动化信息管理及办公系统方案设计

根据X公司在企业信息化管理方面的现状和现实需求，设计一套自动化办公系统，下文将给出该系统的整体框架设计方案与各个功能模块设计流程。

1.自动化办公系统的整体框架设计。以X公司现有的办公系统与信息化管理现状来看，新设计的自动化系统应该满足五方面需求：公告管理、公文管理、会议管理、个人事务管理以及系统管理。这五个功能模块还下分若干子功能模块。这五大功能模块在系统中各司其职，其中公文管理模块主要负责收发文管理与查询；公告管理模块主要负责对电子公告、企业知识信息、新闻进行相关管理；会议模块负责会议前后的各项事宜，例如收发会议文件、会议直播、会议展示信息处理等等；个人事务管理模块主要负责日程安排与待办、已办事务相关管理，并同时负责通信管理信息录入相关事宜；最后的系统模块主要对公司各项业务信息进行归纳总结，是综合性管理模块。文中主要分析了个人事务管理模块的设计及应用。

2.个人事务管理模块的设计方案。个人事务管理模块主要针对X公司内部个人办公事务的相关工作安排、日程、通讯等进行细化管理，它是公司内部最注重细节管理的工作环节之一。因此要设计个人事务管理模块子系统，以提高自动化办公效率及个人事务处理效率。从模块设计角度来看，它主要涵盖两个子模块：日程安排管理模块以及待办和已办事务管理模块。首先说日程安排管理模块，它会辅助公司人员规划每天的工作事务，并计算其与日程时间的合理结合，以作出有序安排。该模块在设计过程中与其它功能模块联动，可以根据工作日程的实际变动状况作出适当调整，而且所有调整都基于按时完成任务的基础上。所以说该模块的设计非常科学合理，能够有效提高公司的个人事务办公效率。待办已办事务模块的设计主要是为了管理日常公司事务，它拥有对各项业务的待办、已办、修改、查询与删除等功能。系统主要分别设计了待办与已办操作窗口，并配合提醒功能。如果事务已经办理，系统就会将业务自动从待办转为已办，并且为用户整理待办已办相关事务分类。

三、X公司自动化信息管理及办公系统的应用与测试

1.对个人事务管理模块的实际应用。如上文所述，个人事务管理模块的设计主要围绕日程安排与已办待办事务处理两项功能展开。而在日常应用过程中，它首先会在系统中为用户自动创建一个日程对话框，其中包括了日程的具体执行时间范围，个人事务项目的相关属性以及事务内容。同时日程安排模块也同时显示两类信息：工作日程与个人日程。两类信息的输入内容、时间范围、业务属性方面有所不同，但日程创建流程是相同的。

2.对自动化办公系统的测。①测试目的。X公司为了提升自动化办公系统的安全稳定性与应用效率。对其进行技术测试，确立基本标准，以满足软件应用功能的现实需求。而通过对软件进行测试，还能实现对系统的合理调试，优化系统设计流程，避免任何系统应用错误的出现。②测试流程。X公司对自动化办公系统的测试分为两层进行，它们分别为服务器及客户机，测试过程中将数据库服务器与Web应用服务器相连并部署在主服务器上，在基于数据库的SQL server软件，以Web应用服务器为基础测试环境，满足系统的功能与性能测试目的。另外，X公司还应用了模拟服务器、互联网来为系统附加高负载测试环境，检测系统应用过程中的受压能力，测试模拟客户机上同时承载多客户对主服务器请求情况下的实际压力。③测试结果分析。

如表1，如果20个用户同时利用自动化办公系统的数据库查询功能，他们的平均查询时间就会少于2s，拥有极快的查询速度，也能够第一时间读取系统数据。如果同时查询用户人数超过200人，查询时间会有大幅度增加。所以说经过测试可以证明该系统最多能够同时承载200名用户共同进行查询活动，这基本能够满足X公司的日常办公需求，已经达到了公司设计该系统的预期期望值。

四、总结

企业办公信息化范文第3篇

【中图分类号】C931.6 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2012）09-0147-02

一、高度重视、统一认识，适应企业发展对办公流程再造的要求

（一）传统的办公习惯、手段与新形势不相适应。一是制度方面，现行的《公文处理实施细则》只能规范非信息化条件下的办公业务，缺乏信息化条件下办公业务工作标准。二是办公习惯方面，员工很难摆脱使用纸质件、手工处理方式的传统习惯。三是办公方式方面，员工只适应办文工作信息化，不适应向办文、办事、办会协同化转变要求。四是办公科技方面，对于传统OA向协同办公系统过度中影响工作效率的问题，员工不适应。

（二）协同办公系统深化应用是促进信息化条件下标准办公流程研究的重要途径。协同办公业务应用包括四大业务模块：办公自动化、任务协作、知识管理、档案管理，共160项功能，涵盖办公事务的方方面面。在原有的办公自动化、档案业务的基础上，更加强调了协同工作，深化了各业务之间的衔接和整合，从而进一步促进了省公司与电业局之间，电业局与各基层单位之间，电业局本部部门之间的任务协作和知识共享。只有保障各业务模块的深化使用，才能最大程度地协调和推进日常工作，保障政令畅通，有效提升电业局办文、办会、办事效率和整体管理水平，从而为研究信息化条件下标准办公流程搭建平台。

（三）强力推进同办公系统的全模块应用是推进基层供电企业信息化条件下标准办公流程应用的重要措施。就电业局而言，一是要实现协同办公系统所有模块在局本部和各单位的全面推广应用，所有业务实现单轨运行；二是要推进一体化平台的综合治理，完成协同办公系统从企业门户的单点登录，实现信息系统纵向贯通、横向集成和数据共享；三是要强化协同办公系统实用化应用，全面开展实用化评价，完成省公司对基层单位试点模块的工作任务。四是要总结梳理信息化条件下标准办公流程。

二、梳理流程、制定规定，使协同办公的业务流程更加规范

（一）用户范围

局本部：本部各部门，电力调度中心、物流分中心、教育培训中心、事务中心、和离退休管理服务中心

基层单位：供电局、工区、通自中心、营销三中心、控股供电公司

（二）各模块使用方法及要求

1、发文

行文格式：不得越级请示和报告。本部系统：电业局报省公司请示、报告时采用上行文；文件需发送给本部各部门或基层单位时采用平（下）行文。基层系统：报电业局的采用上行文，发给科室、班组的采用平（下）行文。

分发：若文件需在本部用户范围内分发，须在“内部分发”栏选择姓名；若文件需在本部用户范围外分发，联网发文须选择“是”，然后在“主送”栏选择单位的名称。

会议纪要：各部门起草的会议纪要（含议事纪要）一律使用协同办公系统的会议纪要功能，进行网上流转，纸质的存档材料（签到册等）由牵头部门保管。

函（主要指便函）：全局性、重大会议通知和一般性工作布置，根据情况使用协同办公系统的“行政函”、“党委函”或“纪委函”。

2、签报

各部门（科室）需向电业局（本单位）请示、报告的事项（含请假等需局领导签字、批示的事项），从协同力公系统的“起草签报”开始在线流转。各单位需向电业局请示、报告的事项，一律使用协同办公系统的“发文”模块起草正式文件在线流转，电业局不再受理纸质请示、报告。

3、督办

办公室通过“办公自动化——督察督办——起草督办通知单”对本单位各种会议中确定的阶段性重要工作内容进行全程跟踪和闭环管理，各部门一律在线反馈落卖情况。

4、会议审批

各部门（科室）若需要使用会议室，应提前通过“会议管理——申报会议”进行网上申请，由办公室统一协调安排。

5、值班管理

办公室负责登记当日的来文来电和行政值班安排，行政值班人员应在“值班管理”里进行值班日志登记。应急值班由应急办（安监部）组织使用。

6、电子公告

各部门在通知专业性、一般性会议和布置临时工作时，一律使用协同办公系统的“起草公告”功能。电业局门户网站的“通知公告”栏将停止使用。

7、出差审批

出差前的请假手续一律通过“办公自动化——办公事务——出差管理”办理。中干请假须局领导审批，由值班秘书（文书）中转；一般员工请假直接发送给主任审批。

8、车辆管理

用车申请、签派、车辆回归登记一律通过“办公自动化——办公事务一车辆管理”办理，不再受理电话预定和纸质申请。

9、办理

办公室通过“办公自动化——办公事务——办理”登记来访者（信件）反映的问题及相关信息，保存后可以可起草多份多类型办理单。对于重大事件应在线及时交承办部门处理，实现件完整的闭环流转，此模块能实时跟踪问题的处理情况、统计数据。

10、重大活动组织

活动牵头部门可通过“办公自动化——综合协调——重大活动组织”安排、协调相关工作。

11、其他

文件流程5天之内办结。部门在填写会签意见完毕，点击“发送”后请注意选择“返回至拟稿部门”。处理请示类文件：按照《公文处理实施细则》的规定，请示类文件必须回复。各部门在办理基层单位的请示类文件时，原则上应拟文批复或将办理意见直接回复来文单位，并在网上签署“已回复”发送给文书办结。

三、转变观念、统一行动，共同推进信息化条件下标准办公流程的运用

要高度重视协同办公实用化工作，有序推进实用化组织保障、制度建设和宣传培训等工作，只有做到事前评估、事中引导、事后总结，才能使信息化条件下标准力公流程的推进工作收到成效。

（一）要加强领导，使协同力公的组织保障更加有力。成立协同办公系统实用化领导小组和工作组，负责落实实用化工作各项要求。领导小组成员由本部各部门、通自中心主要负责人及各基层单位办公室主任组成。领导小组下设业务、技术、运维、宣传四个工作组。办公室具体执行系统的专项评价考核和培训工作。科技信息部具体协调协评价考核工作以及过程中与信息系统技术有关的问题。通自中心具体负责系统配置信息的完善、修改和使用统计工作。思想政治工作部负责做好协同办公系统深化应用工作的新闻宣传工作。

（二）要制定评价办法，使协同办公的基础管理更加优化。要制定《协同办公系统实用化评价办法（试行）》，以持续提升实用化水平，规范评价考核工作，全面检验、促进各单位、部门协同办公系统的应用。同时，还要制定《实用化评价细则》，给各单位、部门分配指标。连续三次评价为不合格的单位、部门，纳入考核周期内绩效扣分。对于实用化效果好的单位、部门，要在年末进行评先奖励。

企业办公信息化范文第4篇

[关键词]电子商务；知识管理；办公自动化；信息系统

一、概述

办公是指处理人类某一集体公共事务的一种集体性活动，在传统经济时代，企业的生产经营活动主要依赖于各种物质资源，企业办公活动包括接收生成信息、记录保存信息、加工处理信息、利用信息、信息和销毁信息6个阶段，其主要目的是通过信息的传递和共享加强企业内部各实体部门之间的沟通和协调，促使各种有形资源在企业内部的合理配置。

20世纪90年代末期，人类进入电子商务时代，企业的经营理念发生了巨大的变化，企业的竞争力的来源逐渐从传统的生产规模和物质资源转向优质的、差异化的产品和服务，这一转变要求企业具备很强的信息收集、处理和分析能力。借助电子商务相关的技术手段，企业获取信息的手段和途径变得越来越广泛，同时很多企业在前期信息化的过程中积累了大量的数据，经营理念和环境的变化给企业带来的困扰不是信息的短缺而是信息的过剩，是怎样在大量的信息中把对企业有用的信息挖掘出来并且加以处理和利用，实际上就是怎样将大量的信息转变为能给企业带来竞争力的知识的问题。因此，可以说电子商务时代是知识经济时代，知识是电子商务时代经济增长、社会发展及企业成长的关键性资源，最大限度地掌握和利用知识成为电子商务时代组织信息化建设的核心目标，也是电子商务时代的办公自动化系统首先需要解决的问题。

二、电子商务时代办公自动化系统的功能和实施过程

电子商务时代企业的员工以知识型员工为主，为了能够更好地发挥员工在工作中的创造性，企业需要减少对员工的各种有形约束，例如工作时间和工作场所的约束，员工可能不再像以前那样在固定的时间和场所集中上班。而是采用移动办公、SOHO等方式进行分散式工作，企业的运作模式也由受时空限制的集中式向跨越时空的分散式发展。为了提高员工工作过程中的积极主动性，企业不仅要使员工对自己所需要完成的任务和目标“知其然”，更应使员工，尤其是使企业的知识型员工“知其所以然”，这给企业完成计划、组织、指挥、协调、控制的办公职能带来了很大的挑战，企业的办公自动化系统的运行模式也因此需要发生变化，其主要任务由支持准确快捷的企业内部信息转移变为支持有效地利用信息资源和知识的有针对性的转移，从规范和优化企业的办公流程变为支持企业的知识管理，信息模式也需要由推式变为拉式；另一方面，开放的、智能的电子商务工具为企业在更大的范围内进行知识收集和提供了廉价而快捷的手段，可以说电子商务模式的出现为企业的知识管理提出了急切的需求，而电子商务工具的应用又从技术和经济的角度为企业实施知识管理提供了切实可行的手段，电子商务和知识管理有着密切的联系。

彼得·德鲁克认为，知识管理就是要在最恰当的时间将最恰当的知识传递给最恰当的人，以便辅助他们能够做出最恰当的决策，最终使企业通过智力资本来获取竞争优势的过程。在电子商务时代，企业通过开发、组织、整合和共享合适知识来获取竞争优势，电子商务时代企业办公自动化系统的核心功能就是知识管理，电子商务时代企业实施办公自动化系统实际上就是要选择合适的技术和模式解决企业的知识获取、知识共享和知识利用的问题，要帮助企业发现知道什么，如何定位拥有专门知识的人，如何传递这些知识，以及如何有效利用知识，要能够在正确的时间，将正确的知识传递给正确的人，帮助他们采取正确的行动，避免错误或重复工作，从而提升企业的战略竞争力。为了适应知识管理的需求，电子商务时代的办公自动化系统的实施过程要以企业的知识需求为中心，一般来说，企业实施办公自动化系统是围绕企业知识管理的7项任务来展开的：系统需求规划、知识获取、知识存贮、知识发展、知识推广使用、知识评价和知识维护。图1是电子商务时代办公自动化系统的实施流程示意图。

企业实施办公自动化系统首先要确立清晰而明确的实施目标和功能需求，对企业所需的办公自动化系统的功能、实施的步骤、实施过程中可能的风险及防范方式有正确的认识和总体的规划，这是电子商务时代企业办公自动化系统实施成功的前提和基础。在规划办公自动化系统功能需求时需要结合企业的总体战略目标和计算机信息技术发展的趋势，使系统能适应一段时间内企业未来信息价值链发展的需要，并为企业将来可能实施的其他类型的信息系统预留接口。在预定实施步骤和评估实施风险时，要注意电子商务时代的办公自动化系统对企业来说是一种长期的个性化的项目，其最终效用的产生需要一定的时间，在这个过程中来自经济、再开发和技术更新等方面的风险可能会影响办公自动化系统的实施效果，企业需要理性认识并合理防范这些风险。

企业实施办公自动化系统的第二步是要确定办公自动化系统处理的对象——知识，包括显性知识和隐性知识，以及知识获取和识别的方式。显性知识是那些可以编码的，用系统的、正式的语言可以传递的知识，表现形式如公司内部的文件、数据库、网页、电子邮件、图表等。隐性知识是个人的、与特定语境相关的知识，很难形式化、记录、编码或陈述，它存储在人的大脑中，组成要素包括直觉、经验、判断、价值、假设、信仰和智能等。企业内部的显性知识比较容易获取和贮存，但企业内部的隐性知识以及企业外部的显性知识和隐性知识的获取就要困难得多。电子商务时代实施办公自动化系统企业必须要创建知识地图，结合企业的经营环境，分析企业已有知识和应有知识之间的差距，明确企业所需的知识以及企业知识可能出现的场所，并知道需要借助哪些工具和途径获取这些知识。在电子商务模式下，可以支持企业获取知识的常用工具包括：搜索引擎、知识门户、企业门户、相关的垂直型电子商务平台、电子公告板和电子留言板、博客等，相关人员借助这些工具进行的有意或无意的交流是隐形知识产生的重要途径，企业办公自动化系统应该集成这些工具或能够智能地从这些应用获取信息。

企业实施办公自动化系统接下来的任务是确定知识的贮存方式，从而为将来企业进行有效的经营决策做准备。贮存知识包括知识的整理和保存，办公自动化系统需要从所获取的信息中提取关键信息，对信息和知识进行分类存储和管理。支持企业贮存知识的信息技术手段应当能够支持知识的正确、有效和高效的展示，便于人们方便快捷地获取所需的知识，为将来进一步的知识发现和知识共享做好准备。常见的知识贮存

工具包括数据标准化处理技术、编码技术、数据库、数据仓库以及各种流媒体技术等，这些都是在电子商务时代的办公自动化系统中可以考虑使用的信息贮存和处理技术。

电子商务时代企业生存的商业环境是动态的、非连续的，企业的办公自动化系统处理的对象——知识也需要动态地及时更新，电子商务时代企业办公自动化系统既要能动态地提取和补充这些知识，又要能随着系统中积累的知识和信息的增加自动地发现知识之间的关系，并通过这些知识和信息之间的关系发现各种隐性知识和产生新的知识，也就是要支持企业发展知识，因此电子商务时代企业实施办公自动化系统时应解决好知识的发展问题。目前能够支持企业发展知识的信息技术主要包括：编码技术、联机处理技术、数据挖掘技术和人工智能技术等，这些也是电子商务时代办公自动化系统应该考虑采用的技术。

企业应该根据自身运作过程的需要将收集的资料进行推广，这也是电子商务时代企业实施办公自动化时应考虑的环节。电子商务时代办公自动化系统辅助知识推广的理想境界是在没有人工干预或是在少量人工干预的情况下，将知识库中收集和发现的知识在需要的时候送到需要的地方，进而将企业的隐性知识转变为显性知识，将企业的外部知识转变为企业的内部知识，将企业的个人知识转变为企业组织知识，同时帮助员工借助企业知识提升个人知识，从而提高员工的办事效率和办事质量。在辅助进行知识推广的同时，办公自动化系统还应该辅助做好知识使用过程的登记工作，便于企业进行知识评价和知识传播中的风险防范以及可能需要进行的知识使用的责任认定。可以帮助企业进行知识推广的主要信息技术包括信息推送技术、知识门户网站、分析技术、智能搜索引擎技术和电子公告板技术等，都是电子商务时代的办公自动化系统应该考虑集成的技术。

企业知识管理的价值体现在知识的实际应用过程中，知识管理的质量也需要及时地在实践中进行检验和评价，为了保证办公自动化系统的实施效果，提高办公自动化系统的效用和可用性，办公自动化系统实施的下一步是要解决知识的维护问题，也就是解决根据知识应用中反馈的结果合理地调整知识获取、发展和推广策略的问题，对企业不再需要的知识，办公自动化系统可以定期地从知识库中删除，对企业发展中需要的、办公自动化系统中暂时没有的知识或以前没有意识到的知识点要及时地进行补充，办公自动化系统应该根据企业的这些需要提供相关的自动或手动的维护功能。

三、实施电子商务时代的办公自动化系统应该注意的几个问题

作为信息管理系统的一个重要分支，办公自动化系统的实施不仅仅是一个技术问题，它应该是人、技术和制度的有机结合，电子商务时代企业在实施办公自动化系统的过程中不仅需要企业高层领导全力的长时间的支持，还要结合企业文化和运作流程，制定适当的管理体制和制度保证其实施的进度和效果。在这个过程中，一般来说，企业应注意以下几点：

1．企业应该结合自己的实际情况选择合适的实施模式和实施过程。办公自动化系统不仅是一个软件系统，更是一种管理运作流程，任何公司在实施以知识管理为核心的办公自动化系统前首先应该对公司所处的内外部环境有一个正确的评估，确定公司的知识差距及知识衡量指标，并结合企业文化和知识拥有者的实际情况确定公司的知识收集存储策略和知识管理策略，进而确定企业办公自动化系统的主要功能和运作模式。M．T．Hansen认为知识管理的有两种策略：编码模式和个人化模式。不同类型的企业需要偏重不同的模式。对于传统型的企业，更多需要处理的是一些基础性的、预期能够较长时间发挥作用的显性知识，办公自动化系统可以对它进行收集、编码并妥善高效地储存在数据库中进行归档管理，使知识和知识开发者有效地分离，使所有的人都可以方便地随时调用和查阅相应的知识，这种模式被称为编码模式；对于创新型企业，需要处理的更多的是新鲜的、变化较迅速的数据与知识，尤其是企业内部大量的、难以言表的深层次的或来自员工灵感的隐性知识，隐性知识在企业内的出现依赖于员工之间及时的沟通，知识的共享主要依赖于员工之间多种途径的相互接触，针对这种知识，办公自动化系统可以为相关员工提供多渠道的方便的个性化的交流手段，这种模式称为个人模式。不同信息化基础的企业实施办公自动化的方式和过程也不同，对于具备一定信息化基础的企业可以借助知识管理的思想把以前单独运行的一些业务系统和办公自动化系统进行集成，集成方式应结合企业的实际情况，可以是数据库共享或是借助中间层软件或是借助各业务系统自身提供的接口：对于没有信息化基础或是信息化基础较弱的企业，一般来说企业信息化的第一步是从事务处理型的办公自动化系统的建设开始的，企业在规划和设计这类办公自动化平台时应该注意企业知识管理的需求，在系统功能规划时注意充分考虑后期企业实施编码策略或个性化策略的知识管理的需求，在系统设计时为后期的知识管理功能模块留出可扩充的柔性化的接口。

2．注意分步实施，先易后难。为了能够借助信息技术有效地提升竞争力，企业需要随着管理科学和信息技术的发展不断地改进和完善其信息系统，同样电子商务时代的办公自动化系统也是一个随着企业经营环境的变化而逐步完善和改进的系统，电子商务时代的办公自动化系统的核心功能——知识管理本身是一项复杂的活动，是一个系统工程，大多数企业在实施的初始阶段很难提出非常合适准确全面的需求。为了减少办公自动化系统实施过程中的阻力，企业应根据人员素质、企业文化习惯和企业运作过程对知识的实际需求，选择能够在最短的时间内解决企业最紧迫问题的功能首先加以实施，再由点及面，逐步将系统的功能和应用范围向广度和深度扩展，例如，对大多数的企业来说，可以先建立起邮件系统、公共信息系统，日常办公处理系统等，再逐步扩充系统的功能和使用范围，建立起具备完善的知识管理功能的办公自动化系统，这样使员工在逐步深入的使用过程中体会到利用办公自动化系统进行工作和知识管理的优势，在一定程度上避免了员工因工作模式的突变而产生畏难情绪和抵触情绪。减少企业实施办公自动化过程中的转移成本。

3．注意将企业办公自动化的实施过程与企业业务流程再造相结合。企业业务流程是围绕企业的具体目标，结合企业的实际人力物力资源情况而设定的一系列具体的办事步骤。现代的管理思想和信息技术对企业的作用主要是通过优化企业的业务流程而发挥出来的，同时现代管理思想和信息技术在企业运作过程中的应用也必将在一定程度上改变企业的运作流程，对于大多数的传统企业来说也只有根据现代管理思想和信息技术的需求再造企业的业务流程才能真正在企业运作中实现管理信息化和管理现代化，提高企业运作效率。电子商务时代企业实施办公自动化系统同样必须也必然会与企业的流程再造相结合。以公文流转为例，以群件为基础的第二代办公自动化系统实现了收

发文和档案管理一体化的自动化处理，以知识管理为核心的第三代办公自动化系统在此基础上还为文件处理的每一个环节提供了该步骤所需要的知识，包括在线的专家、文件背景资料及其他有关信息，确保每一个使用者都能够随时随地根据需要向专家学习、向系统中已存储的现有知识学习，使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变，同时在每一环节还要提供方便的反馈方式，使员工工作过程中的心得和想法能被及时地保存下来，从而提升每个员工工作中的主动性和创造性，大大提高组织的整体创新和应变能力，因此电子商务时代的办公自动化系统的应用要求人们改变工作习惯，也要求企业改变传统的办公方式和办公流程。

4．注意将办公自动化系统的实施过程与企业文化改造相结合。实施电子商务时代的办公自动化系统的根本目的是要将员工的知识转变为企业的知识，使员工的知识能够在企业内部进行共享和传播，没有员工的知识，尤其是没有员工的隐性知识，电子商务时代的办公自动化系统的实施将是无源之水、无本之木，很难在企业内发挥作用。因此为使企业的办公自动化系统充分发挥作用，企业需要员工积极主动地通过办公自动化系统共享其知识，尤其是隐性知识。但是，知识，尤其是隐性知识获取的高成本、高风险和收益与分配的不确定性会在很大程度上阻碍员工共享他们的知识。隐性知识的表现形式包括人们发现问题和解决问题的能力，掌握的技能和技术秘密，工作中的经验和判断能力，决策时所需要的洞察力和前瞻性等，它们没有通过文字表达出来，而是存在人们的工作习惯和头脑中，是人们工作经验的总结。对于个人来说，隐性知识的获取成本是相当高的，同时知识本身是一种信息产品，其具体的价值目前还没有理想的评估方式，而且复制的边际成本是零，一旦公开，隐性知识的拥有者就很难再次获得相应的报酬。隐性知识拥有者为了能够通过隐性知识获取一定的收益，减少工作和生存中的压力和风险，自然会对拥有的隐性知识有意无意地隐瞒，从而阻碍了企业对隐性知识的收集和知识管理工作的完成，进而会影响企业办公自动化系统效用的发挥。因此一个企业要想有效地实施知识管理，就必须解决对知识拥有者和创造者的激励问题，应该逐步建立公开、透明、民主的企业文化，在实际工作中鼓励多方面的人士出谋划策，对给员工分配的任务更多地采用基于过程的管理而不是基于目标的管理，克服“成则为王，败则为寇”的观念。在等级森严、部门区别过于明显的金字塔式的组织里，员工工作中的顾虑很多，知识的收集也是非常困难的，电子商务时代企业实施办公自动化系统过程中必须逐步废除过分强调或体现等级的各种制度和做法，建立学习型企业所具备的开放、民主、鼓励成功、宽容失败的企业文化。

5．注意以人为本。电子商务时代企业办公自动化系统的成功实施必须依靠各类人才，同时作为一个辅助企业办公活动完成的信息系统，办公自动化系统的功能和工作模式又应该以使用者的需求和工作习惯为根本出发点，并且最终服务于使用者，因此在实施办公自动化的过程中始终应注意以人为本。

企业为了有效地实施电子商务时代的办公自动化系统，至少需要3种人：一是知识的提供者；二是知识的整合者：三是知识的传播者。知识的提供者就是企业内的专业技术人员，他们是办公自动化系统的服务对象，也是各种隐性知识的创造者和拥有者，企业通过各种方法鼓励他们不断地发现、分享和学习各种隐性知识，使他们通过共享知识获得尊重，同时也通过学习新的知识而提升自身的价值。知识的整合者是系统流程和系统集成模式的规划者，他们必须具备一定的企业运作经验，对企业的运作流程有很好的把握，知道企业运作过程中各种知识的产生或需求点可能在哪里，能够将各类分散的，呈点状、面状分布的知识，按企业的业务需要进行整合，通过引导上下游部门进行知识互动衍生和发展新的知识。知识的传播者是办公自动化系统的使用者和主要实施人员，他们需要有很强的沟通能力和理解能力。并且具备一定的专业基础知识，知道在何时、何地、使用何种方法、向何种对象传播何种知识更为有效。企业在实施办公自动化系统之前和实施过程中应该始终不忘以适当的方式引进、培养和激励这3种人才。

办公自动化系统是辅助人完成相关办公活动的系统，因此办公自动化系统在功能规划和设计过程中应该尽量借助美学和行为学的相关理论，深入分析使用者的工作习惯和工作风格，给使用者提供一个界面友好、操作方便、功能稳健的系统，同时还可以考虑借助人工智能技术提高系统的易用性和个性化程度。

企业办公信息化范文第5篇

关键词 信息技术 办公自动化 实际运用 未来展望

一、OA办公自动化系统概述简介

由于信息技术的迅猛发展，全球化、便捷化的要求不断得到完善与满足。其中，由于传统办公模式存在过程繁杂，处理低效，人力物力资源大量无用浪费等诸多缺点。因此，信息化时代的来到，对于传统办公模式与手段的完善与创新也就显得尤为重要。

办公自动化即为Office Automation（OA）。其主要依托Intranet技术为载体，通过把企业内部中出现的固有办公流程与相关的特有业务环节，组合联系在一起。那么采用这种方法后，可以更为方便快捷的发送、接收、处理、消化信息，从而达到高效简约的办公目的，同时，可以实现跨时间区域的展开工作。例如，不同部门，不同地点均可以实现传递、审批、复查等办公目的。不仅促进了信息的准确度、规范性的提高，也大大减少了办公过程中的信息成本。在日益激烈的企业竞争中，OA将信息流通与管理层面相结合，在面向不同的受众时，也扮演着不同的角色。一方面为重大决策提供所需要的相关参数与佐证；另一方面，也为用户展示整体的企业动态走向，同时提供更为丰富的工作平台。因为办公自动化本身代表着一个企业在信息化时代中的管理水平，其重要性自然是不言而喻的。因而OA系统也成了广大企业简历发展影响力的必要因素。

二、OA办公自动化系统功能特征

OA办公自动化系统功能作为新兴的信息化办公系统，其本身具有诸多与传统办公模式迥然不同甚至截然相反的地方。同时这些显著的差异性也正是办公自动化系统优于传统办公模式的闪光点。最为重要的革新，当属于无纸化的办公实现。传统办公中，使用大量的纸质文件，不仅浪费资源，也不利于储存查阅，尤其对于本身具有大数据特性的企业，信息的不断累加，对往后的工作开展造成了极大的不便。OA办公模式的兴起于发展满足了当下高强度、快节奏、大数据的工作特点。细化优点特性后，OA办公自动化系统具有以下功能特性。

（一）创立了信息资源交流共享的平台

通过建立企业内部平台，提供了通信交流、信息、学习共享等功能特点，使得员工与员工、员工与企业之间的交流沟通快捷有效。同时也让企业相关章程、计划开展、任务进度等相关信息清晰明了化。依托平台，增强了企业透明度与信息时效性。便于及时接收掌握对应信息，为内部成员提供了较好的交流共享平台。

（二）完成工作进度的自动化记录

在不同任务阶段，不同任务类型的情况下，能够实现自由快速地记录转换。每项业务的传递下达与不同时期的阶段性成果都需要及时记录与上报。通过OA，只需要管理每人所独有的账号信息空间，就能实现很好的历史记录。并且简约友好的操作界面与外部程序化的操作要求大大缩减了记录时间。由于独立的管理空间，保密性与不变性得到了保障和维护。

（三）档案信息无纸化

对于相关信息文件进行电子档的形式保存传递，不仅保证了及时准确，对于文件的传阅也更为高效可靠。例如，多数企业内部的邮件系统，信息传输链路等等，根据自定义设置的模板流程，在收到文件后，可以及时做出反应，并给予最佳调整方案。同时可以根据不同档案文件的属性，方便快捷的进行分门别类的管理工作。而突出的最大优点，就是避免了资源浪费，节约了设备成本。例如，当文件受众特别多时，各部门机构，与各成员均需要文档，那么纸质显然不具备可操作性和优势，然而结合OA后，就能通过简单的上传下载步骤，即可完成目的。

（四）信息集中化

由于OA办公自动化系统本身与网络相结合，同时也与企业各类事项业务相联系，那么与之联系的企业动态、业务开展、事宜进度等等，都能以数据的形式存储录入。无疑为后期的分析观察，调控政策提供了最佳的数据支撑和参考依据。

三、OA办公自动化系统在企业中的实际运用

随着企业的不断进步与发展，壮大后往往面临的是信息化建设工程，如果对办公自动化的趋势与需求置之不理，将会直接导致办公效率降低，办公效果不佳，甚至对整个企业产生较大影响。那么，为了加强协作、分享资源、简化流程，企业需要引进OA办公自动化系统，协助日常工作开展与企业业务水平提高。

（一）办公自动化系统模块结构的运用

在满足基本工作需求的前提下，一般采用运行流畅，利于维护，性价比较高的系统。OA办公自动化系统主要包括有流程制定、公文管理、电子邮件、公共信息、综合业务、系统管理等模块。各模块一面启动自身功能，一面相互协同配合。通过对各类资源信息的过滤，筛选，提取，并加以利用。既方便传递，同时也有利于信息资源内部交流共享。而采用办公自动化的关键原因考虑到了促进企业效率的大幅上升，改善陈旧的管理理念，提高工作质量与企业管理水平，也加强了对不同员工工作能力、思想态度的认知了解。

（二）办公自动化系统权限管理的运用

在OA整体把控设计中，通过设置各模块的权限管理尤为重要。企业中每一个员工最终会得到不同的操作权限，与其自身所在的职位以及在公司中担当的角色有关。通过对不同模块的自定义组合，针对某项具体业务进行调配，并从活动数据表中，确认所具有的操作权限，从而达到权限控制的目的。

（三）办公自动化系统分散化管理运用

由于OA现代化的办公模式，可以不用受到区域因素的限制。可以实现多处多地实时办公，对于连锁企业而言，可以准确及时的把握处理信息，大大减少了地区因素所带来的不良影响，更加有利于企业的整体筹划与发展。

四、OA办公自动化系统应用展望

实现企业办公自动化，对企业的长足发展和有机运行具有深远的意义。在各大市场激烈的竞争形势下，自动化系统将会在这些残酷的竞争中起到必不可缺的关键作用，必将会更为广泛地运用。同时应当认识到目前办公自动化系统中存在的不足，制定相应的完善对策。例如，在实际运用中，主要体现在企业工作人员业务不熟练，企业章程不健全等方面。为了解决这些问题，需要完善相关制度，规范企业管理，注重人才培养，着力技术创新，推进OA办公自动化系统得到更为广泛高效的运用。

（作者单位为金川集团公司矿山工程分公司）

[作者简介：康校花（1977―），女，甘肃金昌人，大学，甘肃金昌市金川集团公司矿山工程分公司助理工程师，研究方向：计算机信息管理。]

参考文献

[1] 方铭.办公自动化（OA）系统的在企业中的应用[J].计算机光盘软件与用，2012 （17）：71-72.