第一篇 一、人事档案管理中存在的主要问题

（一）各级领导和有关部门以及当事人，对人事档案管理的重要性和紧迫性认识不足很多部门在人事档案管理手段上,仍然停留在手工管理上。没有信息化和技术，没有单独的人事档案管理软件,管理人员还一直采取手工编辑、检索、查录,致使人事档案材料不能及时归档整理,存在档案资料不完整的情况。这也导致当事人或相关人在调阅人事档案时，都是采用原始的手工操作方式，效率极低，也会容易造成人事档案的损坏。此外，很多人事档案管理人员，对于学习不够，钻研不多，导致人事管理业务不熟。由于支持力度不大，大多数的档案管理人员没有经过专业的知识培训,导致业务不熟,很多人事管理人员对人事档案的重要性、必要性，对管理档案的基本要求、人事档案管理应注意的问题略谈文／王奇档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解。

（二）一些单位或个人的人事档案，在一定程度上存在着造假问题人事档案的最大的特点就是真实性。然而，由于利益的驱动，特别是在现有人事档案管理模式下,“弄虚作假”现象不断出现。特别是高考、中考、人才流动、调动、就业、报考公务员、考研等方面,一些人甚至通过在人事档案中改修姓名冒名顶替达到读书、工作、提拔等目的。这已经使档案制度的严肃性、准确性、惟一性屡受挑战。

（三）人事档案材料和资料不完整由于重视程度不大，管理水平不高，导致一些人事档案材料短缺,内容不完整，比如，有的没有履历表，有的没有年度考核表，有的甚至连学历、职称、工资、表彰等材料都没有。据调查发现，造成这些后果的原因非常多。有的是因为档案管理部门工作人员不负责任，没有认真及时的到各部们、科室收集应该归档的档案材料;有时只是将人事档案材料加以简单的收集堆放,没有及时将材料进行鉴别和分类。有的是对档案材料内容没有进行认真负责地审核和把关,导致人事档案中的一些内容不全。当然，也有部分干部职工对自己的人事档案的认识不足，对本身的档案的重要性没有认识到位。他们在填写履历表、年度考核表等类似的内容时,能省则省，能不写的甚至不填写,敷衍了事，不认为这会产生严重后果。

二、人事档案管理对策措施

（一）全面加强领导,切实提高对档案工作重要性的认识在认识上、思想上、组织上给予充分的重视。要建立人事档案管理领导小组,由主要领导或分管领导任组长，定期不定期地对人事档案管理工作进行认真的检查、指导、督促,如果发现问题一定要及时彻底地给予解决。同时，一定要根据人事管理的规律和要求，研究制定和完善人事档案管理的整体规划和步骤,使人事档案管理工作能够顺利科学地进行。要把人事档案管理工作放在单位队伍建设和事业建设的高度来对待，并将其纳入到单位日常重要议事日程。要建立人事档案管理达标升级考核机制，对人事档案工作实行定性定量考核，分级分类指导，等级升降动态管理，进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设。

（二）切实加大对硬件设施的资金投入要加大资金投入，按照人事档案管理规定的有关标准和要求，配置足够的用房面积，要有专门的档案室、阅档室、查询室、办公室、微机室，要有专门的档案柜，以及专门的电脑、空调、灭火器、温湿度计。要有专门的消防等硬件设施，全面地做好通风、采光、防虫、防潮等措施。

（三）健全管理制度制度是根本性的，有一个好的健全的制度，可以在根本上保障人事档案管理的科学化和规范化。应结合人事档案管理工作的实际和社会现实需要，根据上级有关档案管理的要求和政策部署，进一步完善各项档案管理制度。比如，要建立人事档案计算机辅助管理制度、流程管理制度、保密管理制度、查询管理制度、追责管理制度、保障管理制度等一系列制度。哪些单位要制定哪些人事制度，也要根据本单位实际，同时也要考虑到人事档案管理的特殊性、专业性和保密性。

（四）提高档案管理人员的综合管理水平人事档案管理水平如何，在很大程度上取决于有关人事管理人员的素质如何。为此，全面地加强对人事管理人员的政治素质和业务素质的培训和教育,不断地提高人事管理人员的政策水平和专业技术水平,具有极现实的重要意义。基本指导原则是，要培养具有“创造型、复合型、协作型、责任型”多素质人事档案管理人才，要使档案管理人员有爱岗敬业、求真务实、甘于奉献、善于合作的精神,掌握新信息新技术，使他们能更快速掌握与人事管理有关的新知识和新技能。要把真正优秀人才流动到人事管理岗位上，把他们的任免、工资待遇、专业技术晋升、出国考察学习、业务能力培训等，当作一件大事来抓，要和待遇挂钩，确保他们的积极性和创造性的有效发挥。

（五）根据新的形势，切实地加强人事档案管理的现代化、技术化和信息化建设人事管理离不开信息化和技术化。信息化是支持人事档案管理现代化的主要手段。要学习，掌握，引进现代化信息化管理系统，充分利用计算机等现代工具，建立完善人事档案不同类型的数据库,通过高效的信息统计和内容整合以及档案分类,对人事档案中的政绩、业绩的评价提供量化科学化的依据,实现计算机对人事档案完整、准确和动态、立体的管理体系。现在，很多单位的人事管理已经完全实现信息化运行，效率高，差错率小，非常受欢迎。总之,人事档案管理工作是一项极端重要的工作，必须在新的形势下，不断地完善，不断地推进,通过政策支持、制度保障、加强领导、引进人才、完善措施等，使人事档案管理走上一条科学化现代化的道路，从而为社会经济的发展提供强有力的保障和支撑。

作者：王奇单位：齐齐哈尔市龙沙区环境卫生管理处

第二篇 一、人事档案管理现状及存在的问题

(一)人事档案案卷整理不规范

一是文件材料分类不规范。很多档案管理人员在档案分类上把握不准，随意性很大，给人事档案的查阅利用带来不便。随着人事制度的改革及人事工作管理思路的改变，人事档案分类也随之进行了相应的调整，比如过去人员登记表统一放在第一类，现在调整为与毕业生登记表(履历表)等学历材料归在第四类。但实际操作中很多档案管理人员没有及时按照新规定调整分类，出现了档案分类不统一的情况。二是文件材料制作不规范。例如干部档案材料，过去必须统一使用16开规格的办公用纸，对于大于或小于16开规格的档案材料以及那些不规则、破损、卷角、折皱的材料都要进行技术加工，折叠、剪裁及裱糊，所以很多文件材料有裁剪不规则、参差不齐的现象，给整理和装订工作带来了极大的麻烦，同时也造成人事档案案卷不美观。

(二)人事档案管理重视度不够

人事档案管理是一项默默无闻的工作，很难引人注意，也不容易取得明显的成绩。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对人事档案管理工作的认识存在一些误区，认为人事档案管理工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，完全可以由人事部门或者相关部门人员兼任，只要不丢失、不泄密，能应付外调、查档就行了。因此，一些单位的领导往往忽视人事档案管理工作的重要性，未将其纳入到议事日程，导致人事档案管理工作长期处于被动应付的状态，难以高质量地为单位人才队伍建设服务。

(三)人事档案管理人员专业性不强

人事档案管理是一项繁杂琐碎且连续性较强的工作，如果没有一定的人力投入，就不可能保证档案的质量。尤其是事业单位受科技体制改革的影响，人员编制较以往大大缩减，管理人员更是大幅度精简。在这种情况下，一般单位的人事档案管理工作都由人事部门人员兼任，这本来是有利于人事档案文件材料收集的，因为许多人事档案的形成都要经过人事部门，但正是由于兼职人员的非专业性，档案文件材料收集意识淡薄，没有督促其他档案形成部门及时移交文件材料，致使许多应归档文件材料没有及时归档，造成人事档案文件材料的缺失。

(四)人档分离，流动人员档案处理不及时

随着社会的发展，特别是随着人才资源配置市场化，人才流动日益频繁，越来越多的“单位人”变为“社会人”。人才的流动造成人档分离，弃档不用的人员越来越多，普遍认为人事档案是“身外之物”，可有可无，不影响自身的发展，因此有意无意地就遗弃了档案，这种社会整体意识上的欠缺非常严重，是导致大量弃档现象发生的最主要原因。而且由于许多单位对离职员工档案的处理没有硬性要求，导致人档分离的情况愈加严重，使单位的人事档案管理工作陷入困境。

(五)人事档案管理的科学化、信息化程度不高

通过分析人事档案的利用情况，发现人事档案的服务对象已经不单单是组织人事部门，利用目的及形式也从单纯提供政审、鉴定材料转变为提供身份证明、学历证明，办理公证等多种形式，单纯靠查阅纸质档案不但工作量大，而且不利于档案的长久保存。但是，目前许多单位在人事档案管理方面仍习惯于手工操作，有的单位即使安装了“人事档案管理系统”或者“人力资源管理系统”，但由于系统本身功能的局限，只是对员工个人的基本信息进行记录，对员工在工作生活中形成的原始文件材料却不予收录，使得在人事档案的跨单位利用中实用性不强，仍然需要提供纸质档案，无纸化阅档基本没有实施。这样既不利于档案的保管，又大大影响了工作效率。

二、人事档案管理思路探讨

(一)提高认识，加大人事档案管理的重视程度与财政投入

当前，许多单位的人事档案管理工作都是由组织人事部门人员兼管，造成了人事档案管理的随意性。人事档案的整理、审核以及鉴定工作一般都等到紧要关头才去做，没有能够引起足够的重视。单位领导作为档案管理工作的直接指导者与管理者，对人事档案管理工作的重视程度直接影响其现代化发展水平。因此，为了进一步做好人事档案管理工作，提高单位领导对档案管理工作的重视程度尤为重要。档案管理部门要积极争取领导的支持，加大对档案基础设施的资金投入，做好档案管理设备的更新，改善人事档案管理条件，以此提高人事档案管理水平，推动人事档案工作向制度化、规范化、科学化发展。

(二)建立健全人事档案管理工作制度

人事档案管理工作是一项琐碎繁杂的工作，如果没有一定的制度来约束，就会无章可循。所以应结合人事档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步完善各项人事档案管理规章制度，并在狠抓落实上下功夫。对人事档案文件材料从收集归档到移交档案室统一管理以及人事档案的日常保管、借阅、利用，档案转进转出都要制定一套完整的制度，严格执行，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，使利用方便，提供准确，有效地制约造成档案泄密、纂改等的人为因素，并对出现的问题实行责任追究，保证人事档案管理规范有序。同时还要完善人事档案案卷整理工作细则，使人事档案案卷的整理更加科学、系统、完整，为人员考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。

(三)加强人事档案管理队伍的综合素质建设

人事档案管理工作是一项政策性和业务性较强的工作，它集服务性与保密性于一体，档案管理人员作为人事档案管理工作的执行者，其个人综合素质直接影响着人事档案管理水平。由此不仅要求档案管理人员要具有过硬的专业知识，更要求档案管理人员具备较强的责任心与较高的政治素质。因此，一方面，单位组织人事部门要注重加强档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的人员从事人事档案管理工作；另一方面，要定期组织业务培训，让档案管理人员不断掌握新的业务知识和先进的管理技术，跟上信息时代经济发展的步伐，使其胜任工作。同时主管部门应定期对档案管理人员进行思想政治教育，提高档案管理人员的政治觉悟，增强档案管理人员对档案管理工作的责任心，踏踏实实做好本职工作，进一步提高人事档案管理水平。

(四)注重人事档案文件材料的收集，提高人事档案管理质量

收集人事档案文件材料是人事档案管理工作的基础，然而随着人事制度的改革深化，考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升、出国等事项形成和需要归档的文件材料不断增多，给人事档案文件材料的收集提出了新的要求。因此档案管理人员必须及时收集各种人事档案文件材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的文件材料要及时进行处理，手续不全的文件材料要退回文件形成部门进行补办，确保文件材料齐全完整、手续完备、符合规范，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。

(五)加强人事档案管理的信息化建设

人事档案是人才信息资源库，要使其最大限度地发挥作用，必须把先进的信息化手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。实现人事档案管理信息化是人事档案服务于人事工作、人事制度改革与发展的迫切需要，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。这就要求档案管理部门进一步提高工作效率，准确、及时地传递人事信息，提高人事信息管理的时效性。要提高工作效率，就需要对人事档案进行信息化管理，利用计算机、扫描仪等现代化的设备和技术，将档案资材整理输入计算机，通过相应的技术处理手段，将文字、图片、声像等材料转变成数据信息，实现人事档案纸质与数据格式并存。档案管理工作的不断完善必将提高人事档案管理工作的效率和质量，并大大提高人事档案的利用效率，将人事档案管理工作推上一个新台阶。

三、对人事档案管理现状与管理思路的总结

随着人事制度改革的不断推进，给人事档案管理带来发展机遇的同时，也带来了新的挑战。因此，要更好地发挥人事档案管理工作的作用，在实际工作中，不仅要在人事档案管理制度上不断创新，更要根据人才资源的发展趋势，在人事档案管理观念上进行不断的更新。只有按照人才市场发展的基本趋势，采取有效措施，积极探索档案现代化管理模式，才能走出目前人事档案管理的困境，从而为人才资源的合理利用与有效管理作出有益的贡献。

作者：寇新怡单位：中国兵器工业第五八研究所

第三篇 1干部人事档案管理存在的问题

1.1档案管理水平不高

干部人事档案管理工作，既是一项政治性、政策性、保密性、服务性很强的工作，也是一项具有科学性和专业性的工作。这些性质要求从事干部人事档案管理工作的人员，必须具备较好的政治素质和较高的专业素质。但由于档案管理人员大多数是身兼多职，对档案工作投入的精力不足，相应的业务培训系统性不强，因此严重影响了档案管理水平。

1.2档案收集力度不够

干部人事档案的形成单位分散，有本单位的，也有外单位的，而且形成时间不固定，给档案收集工作增加了难度。在整理干部人事档案时经常会遇到材料缺失的现象。一般有三类材料缺的比较多。一是学历、学位材料;二是奖励、表彰登记表;三是较早前的干部任免审批表及考察材料。有的收集的材料大小不一，字迹潦草不清，书写不规范，给干部人事部门查阅档案带来了很多困难。

1.3档案整理水平欠缺

干部人事档案要进行规范化的整理，干部人事档案既不能“欠”整理，也不能“过”整理。在新《条例》规定之前，档案材料必须统一裁剪或整理成标准的16开（260*184mm）规格，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水笔或复写纸书写。而在实际档案文卷中会看到很多不符合档案整理规定的地方，有的档案整理人员为了达到标准大小的纸张规格，对档案材料实行野蛮裁割，导致许多有价值的档案材料缺失边角内容；有的档案材料被反复打孔装订，致使左侧边缘综排达10余个孔洞；由于档案整理人员对档案鉴别存在理解差异，所以在对整理中因审核剔出的档案材料，须进行登记，经主管领导审核批准后分情况予以处理，而在实际工作中，对剔除档案的材料登记往往无迹可查。

1.4档案管理信息化程度不强

随着科学技术的发展，计算机技术得到广泛的开发，但许多先进的技术手段和管理理念还没有充分深入到档案管理上来。特别是调阅档案程序需要反复翻阅档案原始材料，影响了档案的保存和安全，并造成一定的资源浪费。

2干部档案管理工作的对策

2.1突出完整性，严把材料收集关

干部人事档案管理部门要经常了解和掌握形成干部人事档案材料的信息，定时定期地向形成材料的部门收集应归档的材料。遵循真实、完整、及时、规范的原则，定期对干部人事档案进行全面的整理，对查出缺少的材料逐一进行登记、造册和催讨。对能补充的材料如奖惩材料和学历学位材料，通过与个人催讨的方法找到证书原件，留取复印件，注明复制时间并加盖组织科公章存档。

2.2突出准确性，严把鉴别审核关

将干部任前档案审核作为干部选拔任用工作的必经程序，对干部的“三龄一历”、奖惩等情况进行认真审核，充分发挥档案在干部工作中的重要作用。对档案中的原有材料和新补充材料，逐份审查，准确鉴别。对同名同姓、同音异字、一人多名等材料，采取查看籍贯、对照“三龄一历”、核对工作简历等方法进行甄别；在审核过程中，对档案中的一些关联材料和关联信息相互进行印证。对于学历学位材料、培训材料、职称材料、考察材料和任免材料的审核，根据干部本人最新任免材料和履历材料所记载的学习、培训、任职经历，反向倒查之前的各项材料是否齐全，相互认证。

2.3突出严肃性，严把整理质量关

自2010年10月1日起，干部人事档案材料的载体一律采用国际标准A4型公文用纸，停止使用16开纸型，对不符合标准的材料进行及时更换。档案原始材料进行逐页检查，对纸张出现破损、断裂、发脆过薄的单页材料进行托裱，对编目、装订错误的材料进行调整，使整理过的档案做到“四无两齐”，即：无损坏、无卷角、无折皱、无残留金属物和左、下两面对齐。

2.4突出规范性，严把制度健全关

建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。一是健全各项制度。对档案资料从收集、归档到移交，以及档案的日常管理都要制定一套严格的制度，做到室内有制度、管理有薄册、查阅有记载、转递有回执。二是严格工作程序。按照档案管理的有关要求，进一步严格工作程序，加强档案管理，提高档案管理的规范化水平。在办理干部调配、毕业生接收等方面手续时，坚持先调档审核，再提部务会议讨论；在接收新形成的学历、学位材料时，先验证学历、学位证书再进档，防止假文凭、假学历材料混入干部人事档案，对档案管理中出现问题的，实行责任追究，保证档案管理规范有序。

2.5突出时效性，严把信息建设关

把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。通过辅助计算机、扫描仪等硬件设备，将档案文字信息通过扫描转变成为数字信息，实现人事档案文卷与数据格式并存的管理模式。同时，可以建立数字化的信息网络平台，实现网上认识信息的接收、转递、储存和资源共享。

3结束语

近年来，随着对干部人事档案整理要求的细化和对档案管理人员业务培训力度的加强，档案整理水平普遍提高，出现的问题也越来越少。但各个方面的问题任会存在，这就要求我们档案管理人员要不断学习，更新观念，积极探索档案管理新模式。

作者：魏洪玉单位：山东胜利职业学院

第四篇 1、人事档案管理工作存在的问题

1.1对人事档案管理工作重视度不够

很多人，包括部分领导干部对人事档案工作的认识都存在一些误区：一是认为人事档案工作不是铁路企业管理的重中之重，而是一项辅助性工作，与铁路的运输生产和安全经营没有直接联系，认为人事档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，在思想上不够重视；二是个别认为人事档案只要不丢失、不泄密，能应付人员调动或基础资料借阅工作就行，加强人事档案管理已没有太大的现实意义。造成管理上就相对松懈，放松了对人事档案基础工作管理，淡化了人事档案工作的地位、作用以及投入，在一定程度上缺乏领导应有的理解与重视，处于“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的尴尬境地。

1.2资金投入有限，档案室硬件设备、设施不达标

按照人事档案管理管理文件相关要求，超过500册人事档案的单位均应设立坚固的专用档案室（库），库房内要存放灭火器并安装铁门及铁栅栏窗户，档案选用铁质专用档案柜进行保管（即三铁一器），并设置专人管理。然而：一是个别用人单位其档案室没有独立设置，同时存有退休、死亡及等其他人事档案，现有档案室基本条件得不到满足，没有达到“三铁一器”硬件条件；二是档案室面积米数不足造成室内狭窄，不利于档案管理。库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施不齐全，特别是个别单位档案室与卫生间为邻，防潮效果不好造成档案的潮湿和虫蛀破损，影响了档案资料的美观、整洁和完整；三是个别单位档案室与人事办公场所不在同一办公楼且距离较远，且没有借阅场所，对档案的安全管理产生了风险和隐患；四是个别单位没有配备存储电子目录和索引的计算机设备没有档案切纸专用刀以及统一的档案夹等相关设备设施。

1.3专兼职管理人员调动频繁、人员配备不足

人事档案管理具有政策性强、保密性高和工作连续性。人事档案基础业务管理和规章制度建设，需要档案人员较长时间的学习，积累经验，才能逐渐适应或逐步完善。铁路企业的生产布局调整造成频繁调动人事档案管理人员，影响到人事档案管理工作的连续性，同时也不利于档案相关资料保密及及时存档工作。近年来各单位劳人科定员不断减少，从事档案专职人事档案管理人员占抽样调查单位的18.2%，一部分兼职人员因为兼有其他工作，对人事档案工作不够专心，还有一些单位兼职档案管理人员更换频繁，致使现职人员有临时工作思想，对人事档案工作的专注度不足。

1.4人事档案管理人员素质和能力不高

个别单位人事档案管理人员工作年限短、业务管理能力不过硬，对人事档案管理相关政策的历史沿革不清楚，人为的造成了人事档案管理的混乱。从前期“98违规”退休人员因人事档案涂改最终导致的上访、整改情况看，人事档案管理人员不执行政策，因政策或个人等相关原因涂改人事档案相关数据记载，致使人事档案失去了原始资料含义，最终造成了企业和个人无法弥补的经济损失。因此，人事档案管理人员业务素质和忠诚度需有待进一步提高。

1.5人事档案管理文件执行力有待加强

路局直管站段以来，按照《关于印发<哈尔滨铁路局人事档案管理实施细则>的通知》（哈铁劳卫函[2006]357号）文件规定，人事档案管理各项制度、工作人员职责及档案材料收集、整理、装订等相关要求均给予明确。多数单位能够按照文件要求逐步落实，但是仍有个别单位对档案管理执行力不足，出现档案材料不规范、收集和装订不及时。如档案中职工简历表填写不全、没有单位公章验印，档案中装订劳动合同、变更协议、荣誉证书和奖状等非装档材料，档案分类顺序装订混乱等问题仍然大量存在。特别是按照文件规定新增归档材料至少两年装订一次，但个别单位没有按文件执行，部分分局撤销前人事命令、工资调整通知书、党团材料仍未及时装订，档案基础管理工作存在推着干、行动迟缓的现象，落实文件和要求的执行力有待提升。

1.6人事档案监督检查和惩处力度不够

自全路实施路局直管站段以来，虽然路局下发了人事档案管理相关文件，也对全局人事档案工作提出了明确要求，主管业务部门定期对人事档案管理工作进行检查督促，但检查各单位硬件投入上仅仅局限在现有设施上，对管理问题只是批评教育等，对限期整改或不落实路局文件的用人单位惩戒力度明显不足。

2、人事档案管理工作的两点建议

2.1加大人事档案管理的“硬件投入”：

一是强化基层单位对档案管理的“硬件投入”。目前各单位人事档案管理基础工作相对落后和迟缓，还保持着原分局存在时的管理方式和方法，造成了档案基础管理的不规范和不统一。特别是档案管理的基本设备设施，在近些年中几乎没有资金投入，基本上都是在原有基础上维持现状，个别单位因整合和拆分，档案基础管理工作质量明显滑坡。俗话说“兵马未动，粮草先行”，各单位党政领导应该在人事档案基础管理工作上给予一定的财力支持，对档案室、档案柜、“三铁一器”及“六防”设备设施有计划、有步骤地予以投入，完善基础设施建设，加强档案管理的硬件装备，解决档案基础管理工作在财力方面的后顾之忧；二是我局对档案管理的“硬件投入”。通过对全路其他十七个铁路局关于人事档案管理现状咨询和交流，其中沈阳局、乌鲁木齐局、成都局均对档案的档案盒、封皮及夹页进行了统一和规范。其他路局与我局管理现状类似，虽然下发文件但未统一规范。建议拟对人事档案基础管理设立专项资金并加大投入，规范并统一我局人事档案管理形式、内容和外观，进一步完善人事档案基础管理工作。

2.2加强人事档案管理的“软件投入”：

一是提高认识。各单位要增强对人事档案工作创新意义的理解和认识，通过会议、培训等各种渠道扩大宣传范围，加强宣传力度，各级干部职工充分认识人事档案管理工作的重要性。作为档案管理工作者，要深刻挖掘铁路企业深化改革期间人事档案管理工作新的内涵和特点，实现广阔的视野和开放的思维，适应铁路发展和变化，抓住时机、迎难而上、勇于探索、不断创新，摒弃除旧的档案工作观念，切实提高人事档案管理意识和氛围，形成全员参与建档、管档、用档的良好局面；二是规范制度。各单位要做好当前人事档案基础管理工作，完善各项规章制度。首先要制定并完善归档制度明确规定各种文件材料的归档原则、归档范围、及归档时间，使其能够全面地反映档案管理情况，以便提供利用；其次要完善安全保管制度，实现维护人事档案完整和安全的重要环节和主要手段，安全保管制度必须充分考虑现有客观条件，制定出与之相适应的安全保管措施；再次要建立人事档案保密制度，在选拔档案管理人员进行严肃、认真考察和考核的前提下，确保保密措施得当和相关保密要求的落实；同时要建立人事档案借阅制度，要明确规定借阅档案时所应具备的各种手续及借阅时对人事档案保护等的要求以及复制、抄录、反馈登记等制度。明确档案管理范围、管理原则和管理方法，使档案管理工作做到有章可循；另外，要定期对档案管理工作和管理人员进行检查和考核，建立和健全档案管理人员的激励机制，调动档案人员的工作积极性，既考察工作热情和工作能力，也考察工作实绩，奖优罚劣树立榜样，从而实现人事档案管理工作任务有序地开展；三是强化培训。提高人事档案管理人员素质和能力的根本途径是抓好培训和继续教育。路局相关部门和各单位劳人部门要组织档案管理工作人员定期学习人事档案相关文件精神和要求，提高人事档案人员的知识结构和整体水平。从档案管理工作的实际出发，掌握科学管理的原则、方法和档案管理工作程序，提高工作效率，提高档案质量，做到理论与实践相结合，提高档案管理工作者综合素质、业务水平及管理能力。同时要积极探索新的档案管理模式，使档案工作更科学、更实用，为铁路企业发展提供必要的信息资源；四是定期考核。按照《哈尔滨铁路局人事档案管理实施细则》要求，需定期督导考核和检查，对在人事档案管理工作中发现的问题要查清事实，分清责任。对在档案管理中不认真审查或审查把关不严的人员，要视情节轻重，给予批评教育直至行政处分，对伪造档案材料、出具假档案、假证明的人员，要依据有关规定给予党纪政纪处分，触犯法律的，要依法追究法律责任，对工作不负责任、违反职业道德规范等不适合做人事档案管理工作的人员，坚决调离人事档案管理工作岗位。同时对发生违纪违规行为的单位，根据调查结果督促其限期整改。问题严重的，严肃追究单位主要领导责任。人事档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。做好人事档案基础管理工作并使之达到科学化、制度化和规范化，不但可以提升单位或部门的管理水平，亦可体现人事档案管理工作的自身价值。科学规范管理人事档案并对其进行资源开发和有效利用，将对企业人力资源管理、薪酬管理等工作起到积极的推进作用。因此，我们将在今后工作中不断吸收和借鉴优秀的人事档案管理工作研究成果，更新管理观念、尝试新的管理手段，并与企业经营管理工作进行有机结合，为实现企业经营发展战略、提升企业市场经济竞争力更好服务。

作者：孟庆锋单位：哈尔滨铁路局劳动和卫生处

第五篇 一、改进人事档案管理工作的建议

1.观念更新

观念更新就是要树立适应新时期市场经济条件下集团公司生存发展需要的档案管理观念。第一是服务观。要加强学习，提高自身素质，了解社会发展趋势，明确二重生存发展的市场环境，树立二重人事档案管理为二重生产经营工作服务的思想理念，使人事档案信息资源为二重人力资源管理工作服务。第二是发展观。自《中华人民共和国劳动法》颁布实施以来，二重的人力资源管理工作逐步迈入了法制化、规范化和科学化的轨道，相应的员工人事档案也具有了上述特征。这与以往计划经济环境下的固定工档案管理工作产生了很大的差别，表明档案管理工作已经实现了从行政管理向法制管理的转变。从而要求二重人事档案管理工作必须适应这一变化，用发展的眼光对人事档案管理工作方式适时作出调整。第三是效益观。这也是市场经济环境对人事档案管理工作的要求。我们要改变长期以来形成的档案管理工作只能讲投入，不能讲产出，不能求效益的观念。以强化内部管理，加强档案管理基础设施建设为基础，大力抓好人事档案文件材料的征集、接收和馆藏优化工作；尽力缩短解除及终止劳动合同人员档案的保存时间，节约管理成本；充分运用计算机等各种先进技术手段最大限度地开发利用人事档案信息资源，以满足集团公司生存发展和生产经营工作的需要；逐步建立开放式的人事档案管理制度，拓宽人事档案资源利用渠道，形成集团公司人事档案数据的资源优势。

2.制度和管理创新

所谓制度和管理创新就是要建立适应市场经济条件的人事档案管理制度，在工作中引进各种先进的管理方法和管理手段。首先，要建立和完善集团公司人事档案管理制度。这与观念更新中谈到的发展观的理念一致，是集团公司人力资源管理向法制化和规范化转变时，对人事档案管理的必然要求。建立健全人事档案管理制度，自觉接受集团公司档案馆在业务上的指导与监督，是集团公司档案管理和人事档案资源合理利用的前提。具体而言，人事档案管理制度应当具有“适应市场，服务二重，科学严谨，运行协调”的特征。在工作中，我们应当注重人事档案管理工作的整体规划性、协调性和主动性，充分利用人事档案数据资源为二重生产经营和生存发展服务。其次，在运用先进的管理手段方面，当前的首要任务是将计算机技术引入人事档案管理工作中。目前，二重人事档案室配置了三台计算机，并且已经促使人事档案管理突破了人力资源部工作地域的限制，日常的人力资源信息能够以最快的速度及时反馈到人事档案室，并且能够使员工的常规信息及其与人事档案数据的误差得到及时的反映。这大大提高了人事档案信息的准确性，为集团公司人力资源及其它方面的管理工作奠定了坚实的物质基础。与此同时，计算机管理手段的运用，也大大节省了档案查询的时间。例如只要输入员工工资号或姓名，就能立即在计算机上检索出个人的基本情况，大大提高了工作效率。实行计算机管理后，人事档案管理工作的流程发生了变化，如下图所示：实行计算机管理的人事档案工作流程，特别注重管理的层次性、管理过程的可控性以及管理的及时改进。每个环节严谨的工作流程，有效促进了人事档案管理水平的不断提升。

3.硬件环境的改善

要加强库房基础设施建设，提高档案保护水平，延长档案使用寿命。在库房建设方面，近年来在集团公司各级领导的关心和支持下，人事档案室进行了全面的装修，包括改造电路、铺设网线、安装空调器等，保证了库房温湿度的有效调节和库房的安全管理。档案管理硬件环境的改善，是人事档案管理工作步入新台阶的基础。

二、结语

笔者坚信，在观念更新、管理制度和手段创新以及基础设施等硬环境得到改善后，二重人事档案管理工作能够改变目前滞后于集团公司整体发展水平的状况，达到规范高效的管理要求，为二重的持续发展提供坚实的人力资源信息保障。

作者：丁小平单位：中国第二重型机械集团公司档案馆