第一章总则

第一条为加强局档案管理，进一步提高档案管理水平，根据《国家档案法》及国家有关档案管理的规定，制订本制度。

第二条档案是指局在各项管理活动中形成的全部档案的总和，包括党政工团、劳动工资、教育培训、财务管理、技术管理、公路建设、公路养护、路政管理、计划统计等各项业务活动中形成的档案。

第三条档案工作是局各项管理工作的基础，是维护局经济利益、合法权益和历史面貌的一项工作。

第四条局档案实行集中统一管理。

第二章档案管理体制

第五条局成立综合档案室，负责统筹、协调、组织、管理本局档案工作；配备专职档案员，负责综合档案室的日常管理工作和各项具体的档案工作。

第六条综合档案室归局办公室管理，由局主管行政工作的领导分管。

第七条各科室（部门）应指定兼职档案员，负责本科室（部门）形成的文件材料积累、整理和按时向综合档案室移交归档工作。

第三章文件材料形成与归档

第八条凡属局在各项业务工作中形成的具有保存价值的文件材料都必须向综合档案室归档。归档的具体范围、时间和技术按归档制度的规定执行。

第四章档案管理

第九条局档案分为文书档案、科技档案（含基建档案、专门档案）、会计档案、声像档案。其中文书档案按年度-问题（或内部机构）进行分类，科技档案按工程项目进行分类，会计档案按凭证、帐簿、报表进行分类，声像档案（含照片、录音、录像带（盒）、VCD）分别在其上面标明事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素进行分类。

第十条编制案卷目录、卷内文件目录、专题目录等档案检索工具，按《档案著录规则》进行。

第十一条档案鉴定。根据上级有关部门规定，编制档案保管期限表。档案保管期限分为永久（50年以上）、长期（15年以上）和短期（15年以内的）三种。

第十二条建立档案管理统计工作。编制基本情况统计表,对档案数量、档案借阅人次、档案的利用效果进行统计。

第十三条档案库房管理。配备专门档案库房，做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等八防工作。

第十四条档案管理现代化。逐步采用以电子计算机为主，包括缩微技术和办公自动化等现代化管理手段。

第五章开发档案信息

第十五条在局内部实行档案定点阅览。

第十六条在保证不泄密的前提下，对内对外交流档案目录。

第十七条在档案信息开发与使用中，必须严格遵守保密制度。

第六章档案借阅制度

第十八条局所有工作人员都有保护档案的义务。

第十九条因工作需要在综合档案室内查阅档案，必须办理登记手续。属保密的档案必须根据密级分别由局办公室负责人或局领导审批，方能借阅。会计档案和人事档案还须分别经财务部门和人事部门负责人审核，报局领导审批后方能借阅。

第二十条借出和归还档案时，必须办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。

第二十一条档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任。

第二十二条借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录表。

第二十三条档案管理人员调出或岗位调整时，必须清理移交档案文件后方可办理调出或岗位调整手续。

第二十四条外单位人员借阅档案必须持有单位介绍信和本人工作证，并办理有关手续。