【摘要】电子化、信息化、网络化是我国高校档案管理方式的发展趋势，可以大幅提高档案处理效率，实现档案管理共享化、服务化。本文分析了高校档案管理基础建设的主要内容，并对其科学规划和创新路径进行了简要探讨。

【关键词】高校档案管理；科学规划；创新路径

高校档案是在校师生信息、校园行政管理、校外沟通合作、校园活动与校园文化的集合体。目前，我国高校档案正在经历数字化、网络化的创新，电子文档逐步代替纸质文档，网络数据信息库逐步代替档案室，网页索引、数字操作逐步代替人工查找、归档，极大地提高了工作效率，减轻了档案工作人员的工作负担。在实现高校档案信息化、网络化的过程中，离不开对档案管理的基础建设进行科学规划与路径创新。

一、高校档案管理基础建设的内容

基础建设是管理工作的物质前提与执行保障，需要从顶层设计上进行科学规划。高校档案管理的基础建设包括：对旧有的馆藏档案进行数字化处理，建立电子文档的收集、存储体系，以及建立数字化档案资源数据库。高校档案的信息化过程覆盖面很广，不仅针对新收集的信息，还需要整合旧有的馆藏档案。由于多数馆藏档案是纸质文件，对其进行扫描不仅效率高，而且能较好地保存旧有档案的原始面貌。扫描后的旧档案将被及时储存到档案资源数据库中。办公自动化、信息化，使传统纸质、手写档案的使用比重慢慢降低，电子文档和网络传输成为主流，电子文档收集、存储体系能将高校的日常文档直接传输到档案资源数据库，是对文档进行直接处理的数字化管理路径。档案资源数据库是高校档案的数据化存储集成，是高校档案信息的总和。通过目录、搜索引擎等工具不仅有助于学校师生实现信息的网络化共享，还可以更好的实现档案管理工作的服务职能。这需要高校具备独立的信息储存设备、信息处理技术和信息服务能力。

二、高校档案管理基础建设的科学规划

高校档案管理体系的建成需要逐步、全面的基础建设，而基础建设需要科学的规划来制定建设工作的主次、步骤。

（一）形成信息化档案管理观念。信息化的档案管理不是碎片、割裂的，而是整体、协调的。很多高校的档案信息化建设只局限在某些简单领域，缺乏应有的整体观念。这需要各高校从规划层面对档案信息化树立正确认识，认识档案信息化的必然趋势，组织档案管理工作者进行技能培训，并向各部门普及档案信息化概念，推动各部门进行档案资源共享与合作，从而为跨部门、跨领域的管理合作打下坚实基础。

（二）对档案管理提供人、物力支持。档案信息化管理需要专业的信息技术团队和单独部门进行操作、维护，这需要各高校成立、组织专业的档案信息管理部门，积极招纳、培养信息技术人才，形成相关人才管理、奖惩办法。此外，校方还要提供相应的物资支持，因为信息化建设需要大量电子设备以及独立的运行空间，而信息设备的日常维护、耗材更替都需要持续不断的物资保障和后勤补给，如网络、电力的合理分配。

（三）建立规范的档案管理体系。高校档案管理系统必须能够兼容全校的档案信息格式，才能够保证全校资源的有效共享、交接，这就需要在全校范围内制定规范的档案管理系统，从档案格式、平台参数、网络链接等方面确保学校档案体系的格式自洽。同时，高校还要与政府教育部门以及其他学校进行充分沟通，尽快建成社会通用的教育档案信息平台，实现教育信息的全社会共享。

三、高校档案管理基础建设的创新路径

高校档案管理的信息化建设是我国信息化进程的重要体现，由于高校档案的重要性、复杂性、公正性特点，其档案管理制度的建设不应简单照搬其他社会单位，而应结合各高校的自身特点进行针对、有效的建设路径上的创新，探索出符合我国高校特点的档案管理体系。

（一）“大数据”思维助推高校档案应用。“大数据”思维是目前非常流行的信息收集、分析、处理观念，在当今社会生活的方方面面都扮演着重要作用。“大数据”通过对大量数据的积累收集，结合相应模型理论，通过精准的分析计算，推导出某一现象的根本原因、某一领域的发展趋势，以及某一群体的行为特征。这种方法可以用来进行高校的档案管理，从而使学校可以根据校内真实状况，主动地引导、参与学校的管理工作。如对学生考勤档案进行分析，得出缺勤、缺课原因，从而有针对性的进行辅导、沟通和限制。

（二）“人工智能”实现档案管理服务转向。除了“大数据”，“人工智能”也是目前信息技术的创新亮点。利用“人工智能”的自主性、稳定性、准确性，学校可以自主开发各种软件或网页，利用信息技术实现行政工作的简化、学籍成绩的管理，还可以开发学生日常生活的服务客户端等，一方面可以提高高校的工作效率，一方面还可以更好地为在校师生服务。

四、总结

高校档案管理的基础建设，需要进行科学的规划与管理路径的创新。因此，各高校需要做好观念认识、人力物资、管理体系三方面的科学布局，并结合自身特点，充分利用“大数据”、“人工智能”等创新手段，丰富高校档案的管理路径，从而为高校的档案信息建设打好基础。

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作者:李莹