第一篇：大学生人事档案管理问题思考

一、目前大学生人事档案管理存在的问题

随着互联网的普及，我们总会在网络上搜索到大学生对于人事档案管理提出来的各种问题，针对大学生的提问，我们不难发现，现阶段大学生人事档案管理普遍存在两方面的问题，一方面是大学生人事档案内的内容不完整，另一方面是大学生人事档案在转递过程中存在争议。

（一）大学生人事档案的内容不完整

大学生档案主要由学生档案和人事档案两部分组成，学生档案顾名思义是大学生高考情况及在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录。主要包括高中档案、高考报名表，毕业生登记表、体检表、成绩单、实习鉴定表、党组织材料、奖惩材料及报到证等。这些材料多数是学生本人填写，由高校负责整理归档。因为我国多数高校没有明确的学生档案管理部门，没有完备的档案管理制度，极少的档案管理专业人才，导致了大学生档案在归档过程中时常出现档案材料交叉装错，或某些材料应该装但未装入档案的情况，造成大学生人事档案的内容不完整。人事档案包括学生档案，同时也包括大学生离开校园步入社会期间的，资质、个人身份、工作经历等方面的材料。大学生人事档案是记载人生轨迹的重要依据。一般情况，这部分的内容是由专业的各地人才机构、或具有存档资质的国有企业、事业单位来完成的，但是由于大学生工作的流动性比较大，时常出现这些材料不能及时装入档案的情况；加之许多大学生毕业后与存档机构联系过少，造成转正定级、职称评定的手续，没有及时准确的办理，造成了大学生人事档案的内容不完整。

（二）大学生人事档案在转递过程中存在争议

大学生人事档案在转递过程中主要存在三方面的争议，第一方面大学生毕业后，没有在《报到证》的报到期限内，到相应的人才机构办理存档手续，等到多年后需要办理人事档案调转时，人才机构告知，没有干部身份，无法办理干部调转。第二方面，根据《中华人民共和档案法》、《流动人员人事档案管理暂行条例》、《高等学校档案管理办法》的规定，大学生档案应该由专人转送，或则采取正规的邮寄方式，不应由本人携带。但是高校为了减少工作环节、减少费用开销，擅自将大学生档案交给学生本人携带，导致大学生人事档案在日后的转递过程中，出现无人接收的状况。第三方面，各地人才机构对于人事档案调转手续的要求不一致，导致大学生从人事档案转出地做的手续，到人事档案转入地并不认可，例如：“转正定级”这个词在网上的搜索点击率是非常的高，怎么办理转正定级手续，保留干部身份，这是多数大学生比较关注的问题，有的人才机构要求，在《报到证》规定的报到期限内，到人才存档机构报到，大学本科生毕业一年后，向人才存档机构申请并填写《转正定级申请表》，有个单位盖章证明即可；有的人才机构要求，填写《转正定级申请表》时，盖章单位必须跟《报到证》上派遣的单位一致，否则无法办理。同样的人才机构对于办理同样的业务，要求并不相同，做了转正定级手续，相关人才机构并不认同，还是无法办理人事档案的调转。

二、如何优化大学生人事档案管理与服务的思考和建议

（一）强化宣传大学生人事档案管理，加强执行力度

要想从根本上做好大学生人事档案管理工作，就得从与之有切身关系的高校老师、大学生本人和人才机构工作人员着手，通过多途径的宣传，使档案管理相关人员明确大学生人事档案管理的重要性，并要求依法依规把大学生人事档案管理工作做好做精。与此同时各高校、人才机构也将大学生人事档案管理工作作为重点抓，加大对大学生人事档案管理的软硬件投入。明确各部门职责，加强监督管理，一旦出现问题，要责任到人。

（二）抓紧建立大学生人事档案管理的现代化

“互联网+”是当今中国比较流行的做法，并已有重要的成功经验和重大的突破。总理在2015年政府工作报告上曾多次提及，现在互联网已经进入我们的学习、生活和工作的各个方面，大学生人事档案管理工作也应该跟上时代的步伐，及时的加强大学生人事档案管理互联网信息化建设，逐步建立纸质档案、电子档案和影像信息并存的大学生人事档案信息系统，形成全国的大学生人事档案“互联网+”的大平台。这样的现代化大平台，可以起到以下几方面的作用：第一、提高大学生人事档案管理的质量和效率；第二、真正实现大学生人事档案管理信息共享；第三、减少大学生人事档案管理的压力和强度。第四、促使大学生人事档案管理形成良性循环，不断优化、不断完善。

（三）早日实现大学生人事档案管理现代化、信息互联化，必须抓紧解决集中统一、归口管理问题

目前大学生人事档案管理涉及的机构比较多，各个机构的管理情况不同，大学生人事档案正在逐步实行免费管理，国家应该根据新时期的新情况实行集中统一，归口管理，明确大学生人事档案管理机构，规定其职责和具体手续办理的要求。这样做可以有效推进大学生的诚信档案建设，流动大学生人事档案增加的监测，社保交纳情况、绩效考评、专业特长等反映个人实际工作能力和从业诚信的内容统计，使大学生人事档案成为用人单位评价和招聘各类人才的重要依据。现阶段我国大学生人事档案管理正处在一个特殊的历史时期，笔者认为应该从三个方面做起：首先，统计各地方有哪些机构正在做管理大学生人事档案的工作，对这些机构进行评估，符合要求的机构保留，不符合要求的机构给予取缔。其次，要求各机构清查大学生人事档案，对于人事档案不完善的要整理登记，并采取相应的补救措施，给予完善，其他机构应该积极配合。最后，应该尽快的组织档案管理方面专业人士，根据我国现状制定统一的管理制度和实施细则，规范各部门机构对于大学生人事档案优化管理与服务。

三、结语

总之，大学生人事档案是择业、就业乃至于未来的职业生涯中各组织选拔、任用、考核、晋升的重要依据之一，它伴随着大学生就业工作一生。只有将这项工作早日做到制度化、规范化、信息互联化，服务全国一盘棋，才能更好地办两个“一百年”服务。

作者：姜丽娜 单位：辽宁省大学生就业局

第二篇：人事档案管理工作问题分析

一、新时期人事档案管理重要性

1.人事档案管理对的重要性

人事档案管理对的重要性不言而喻，优秀的人事档案管理，不仅对于提高管理质量、提升产品核心竞争力具有事半功倍的效果，而且对于发挥团队精神、优化内部管理结构具有十分重要的作用。或许通过对的人事档案进行专业的数据分析，我们才有可能全面的了解每位员工的基本情况，在客观评价每位员工的综合能力之后，才能做出最有效的经营管理决策。那么对于来说，如果有一个十分注重人事档案管理，就可以在短时间内通过内部选拔和竞聘找到合适权选，相比招贤纳士、人才储备，扬长避短等招聘模式，不仅节省了人力、物力、财力，更重要的是员工到达新岗位后可以直接跳过过渡期，快速的进入工作状态，人事档案管理工作的目的是更好的为单位人力资源的管理、开发服务，更充分地调动干部、职工的积极性，实现人事档案管理工作的基本指导思想。

2.人事档案管理对个人的重要性

对于个体来说，人事档案就是公司的职工档案，记录着每一个人在发展的不同阶段的真实信息，以及每位员工的工作历史，不断地补充着职工近年的职业情况，不过随着中小数量逐渐增加，员工流动性增大，人事档案作为人才信息的缩影与汇总，顺理成章的成为人力资源部门进行培养与发现人才、为人才制定任用计划的工具，所以人事档案对于呈现人才信息来说，加强人事档案管理具有举足轻重的地位。

二、人事档案管理工作存在的问题

1.人事档案意识薄弱和管理缺乏规范性

我认为人事档案意识薄弱主要体现在两个方面，一是管理者对档案管理缺乏足够的重视，其次是员工个人的人事档案重视程度不够。很多之所以未投入足够的时间、精力、人力来进行必要的档案记录与更新工作，使人事档案失去存在的意义，是因为未认识到人事档案管理在管理中的重要作用，相关管理人员对档案管理的认识也只是停留在管理一些文件材料层次上，忽略了这是一应该项实时更新的工作，就容易出现档案管理混乱、保存的文件价值低等错误，一些不符合归档规定的，未对档案进行二次加工的等等一系列问题的产生；还有一些单位由于对人事档案工作不重视，不配备专职档案管理人员，或是非专职人事档案管理人员都身兼数职，正是由于兼职太多，所以就没有办法把工作倾向于人事档案管理的工作上，于是乎当其他工作很忙时，人事档案管理的工作就被顺气自然的被搁在一边，不管不问。

2.人事档案的管理队伍素质偏低和管理理念落后

目前档案专业人员队伍在专业素养、文化水平、实践情况等方面参差不齐，不符合时展的要求，近些年，中小型纷纷成立，人员需求量大大增加，那些表现为档案专业出身的人员不仅较少，而且知识结构不合理，学历也普遍不高，缺乏先进的理论与实践知识；很多档案的收集、保管、保护、借阅、保密等措施，虽然建立了一些管理制度，但流于形式执行不严，距离实现全面的信息化、数字化的管理目标还有一定差距，这些情况已经不仅不能促进新形势下的档案事业发展，反而会有副作用，所以档案管理人员的素质有待提高。

三、人事档案管理工作优化策略

1.全面提升档案意识

谈到物质与意识的关系，就会想到意识对物质的反作用，新时代的，怎么能不全面提升档案意识呢，要重视起对人才的管理，首先就要从管理好人事档案开始。我建议应该首先树立起一个根据依制度管理档案的理念，才能对人事档案管理工作起规范作用，具体方法就是在档案管理岗位上配备一定数量、高素质的优秀管理人才，将档案管理当作一项重要工作。只有先从意识上给予足够的重视，后续工作才会进展的更加顺利。上行下效，员工个人也会意识到人事档案管理的重要性，会时常关注的档案管理工作，在涉及到自身变更工作单位时，能够有意识的从原单位起走个人档案，保证档随人走，最终确保个人档案的完整性。

2.着力加强硬件建设

从人工时代到信息时代的演进，事实证明旧的人事档案管理模式已经不适应的发展，为此，我们要不断地推陈出新，使档案管理更加规范，我建议大小都应该积极把硬件建设推上日程，实施人事档案的信息化管理。运用现代的高科技手段，对于经常变更的人事信息，管理者可以方便快捷的将它们及时准确地输入到个人电子档案当中，这不仅可以大大提升工作效率，还能使管理工作更加科学易行。

3.提升管理队伍素质

档案管理工作并不像人们想象中的那么简单，它对管理者和从业人员的要求甚高，首先管理者要具备法律意识，依据《档案法》来维护人事档案的真实性、保密性。其次，管理者要有强烈的岗位责任感，在进行档案记录时严格遵守制度，尽职尽责地管理好人事档案，以便为提供真全面的人事信息。还有，人事档案的管理人员必须有扎实的档案管理知识，并能运用理论知识来指导实际工作，保证档案管理的质量。

4.增强服务意识，积极主动的提供档案管理

人力资源的任务就是为识别人才，人事档案为他们提供了知人、选人、用人、留人、育人的重要途径，所以人事档案管理人员应秉持公正的态度，增强为公司奉献的意识，化被动为主动为人力资源提供服务信息。通过多种档案提供方式，比如出具相关证明材料、信息检索等方式加强人事档案的提供利用和传递，不过在使用过程中要注意保密性原则。

作者：曾庆丽 单位：山东省滨州市沾化区疾控中心

第三篇：高校人事档案问题思考

一、人事档案专项审核中遇到的具体问题

人事档案的专项审核工作的重点是“三龄两历”问题，这也是人事档案整理中遇到问题最多的地方，主要集中在以下几方面：

（一）出生日期前后记载不一致

由于阴阳历不同、户口登记错误、户口迁移过程中出现错误、办理身份证时出现错误或有意涂改等诸多原因造成档案中出生日期记载不一致。

（二）入党时间的确认缺少材料

虽然在档案整理中对入团、入党时间的确定有明确的规定，但仍有相当一部分人员档案中缺少入团申请书或入党申请书，或者虽然有但日期缺失，而要补充完整这部分历史材料是比较困难的。

（三）参加工作时间的认定困难

文件规定是要按照不同时期有关参加工作的政策规定来进行认定。比如有的档案中有招工表，要按招工表上的日期来进行认定，但招工表上填写的日期不是前后矛盾、就是干脆空缺，给认定工作带来了困难。近年来人才流动增加，工作、学历的变动也较以往更加频繁，给参加工作时间的认定工作增加了一些困难。目前内蒙古自治区对于更改工龄有了比以往更为合理的规定：民营企业的工作经历也可认定，但若要提供齐全所需的材料还是比较困难的。例如:所需提供材料中要求有与原工作单位签订的合同、在原工作单位所在地缴纳养老保险的凭证等。有管理二○一五•六社会经纬的由于原工作单位管理不规范，未签订过合同；有的是虽签订过合同，但原单位未为其缴纳过养老保险；有的是虽然合同保险都有，但因事情间隔时间已相当长，回原工作单位所在地取得这些材料比较困难，索性就放弃了。以上几种情况使得相当一部分人在咨询完相关政策后，放弃了更改参加工作时间的打算。这也使得档案整理人员在认定参加工作时间上增加了难度。

（四）学历问题

在干部人事档案专项审核材料登记表中，把学历划分成了在职和全日制。而由于学历材料的不规范，在认定过程中也遇到了很多困难，主要问题有：1、学历材料不完整。由于近些年来各种各样的学历学位教育蓬勃发展，管理不够规范。有些院校颁发的学历学位材料及学籍档案中很难认定是属于什么样的学历，尤其是年份较早的学历学位材料没有统一的样式甚至没有提供归档要求的材料，给认定工作带来了困难。上述问题的解决目前可以在各地教育厅申请学历认定来解决一部分，剩下的还是要具体问题具体分析，在对档案材料进行认真分析的基础上进行一定的调查。2、在职与全日制的划分。由于近些年来社会对学历学位的要求越来越高，很多人在工作岗位上有了进一步深造的需求，考取了各种各样的学历和学位。目前的认定依据是以学习期间原单位是否发放工资为标准来认定：学习期间原单位发放工资的按在职教育认定，不发放工资的按全日制来认定。笔者认为此一刀切的做法有所不妥，好多高校为鼓励学校的老师提高学历水平，对在职考取了全日制学历教育的员工都有优惠政策，在签订的协议中明确规定了教师在考取了全日制的学历脱产学习期间工龄连续计算，工资照常发放，毕业后需为学校服务的最低年限等条件。所以如果按照此做法将其认定为在职教育是不妥的，这对高校留住人才、教师提高学历的积极性是有一定影响的。

（五）工作经历问题

改革开放以来，人才流动频繁，档案管理相对落后，使得弃档现象普遍存在。有相当一部分人只有在需要办理户口或办理退休时才想到寻找自己的个人档案，这使得档案对个人经历的记载不完整，个人相当长的一段经历在个人档案中难以体现出来。

二、解决措施

人事档案整理工作不会随着专项审核工作结束而结束，而是一项长期的工作。每年都有大量的材料需要整理归档，工资的变动、岗位的变动、职务的变动、获得的奖励等等，而上述问题的产生究其根源都是材料形成时不规范、归档时没有严格审查造成的，所以要避免今后人事档案工作出现老问题，可以从以下几方面着手：

（一）对归档材料从源头上抓起

加强材料形成部门人员档案管理的意识和能力，在形成归档材料时就严格的按照档案管理的相关规定执行。

（二）形成材料的主要管理部门要注意归档材料的更新

例如2006年工资改革后，事业单位工作人员基本工资的构成已经由职务、等级变成了岗位和薪级，而目前组织部门所使用的干部履历表中仍然还在使用2006年工资改革前的职务和等级，使得填表人员无所适从，不知道该怎么填写。

（三）对指标项目填写要求给出明确的解释

形成材料的主管部门制表时对表中的指标项目填写要求没有给出明确的解释或解释不够清楚，使得填写人员在填写时按照个人的理解来填写，口径难以保持一致。例如：副处级以上领导干部每年都要填写的《个人事项报告表》中，在个人收入情况部分中对各项指标没有给出明确的解释，使得填写过程中出现了比较混乱的情况。

（四）对归档材料严格把关

在接收归档材料时，档案管理人员要严格把关，对于不符合规定的归档材料要坚决退回，不予接收。

（五）加强人事档案管理知识、管理制度的宣传工作

让每个人在填写各类表格时都有规范的意识。例如：填写年龄时要按照公历的年龄填写而不是按照虚岁年龄。

（六）加强档案信息的使用

每个人对自己档案中一些关键信息有所了解，使个人档案中的一些错误能够被及时发现而得到有效纠正。例如在笔者单位的职工一卡通编号中采用了参加工作时间作为编码的一部分，有细心的教职工发现一卡通编号与自己的实际参加工作时间有差异，就向人事部部门询问。而如果没有这部分信息的使用，教职工可能只有在退休计算退休费用时才会涉及到自己参加工作的时间。

（七）加强档案信息化、充分利用档案信息加强人事管理

本次专项审核工作对档案信息化也提出了要求，使纸质的个人档案电子化。但这不是最终的目的，我们要充分利用档案中丰富的人事信息，加强人事信息的统计分析工作，满足岗位聘任、职称管理、人才引进、工资待遇水平、社会保障水平等日常人事管理的需求，充分发挥人事统计的服务监督职能。

（八）加强制度建设、严格执行档案管理规定

建立健全档案管理制度，真正把相关的法规、制度落实到日常的管理工作中，避免档案造假现象出现。

（九）充分发挥人事档案在干部选拔中的作用

近两年开展的干部人事档案全面集中审核工作使得档案的管理现状有了很大的改善，正在开展的人事档案专项审核工作在确保干部人事档案真实、准确、完整、规范上提出了更高的要求，这也是从严治党、从严管理干部的工作基础和重要保障。

作者：李红菊 单位：内蒙古建筑职业技术学院