第一篇

1、人事档案信息化建设的作用和意义

1.1有利于提高管理人员的工作效率

长期以来在我国的人事档案管理工作中,都是管理人员通过手工的方式对档案信息进行收集、整理和利用,工作较为繁琐,而且工作量也较大,不仅费时费力,而且工作效率也较低。而档案管理实现信息化后,利用计算机技术和网络技术替代了传统的手工管理工作,不仅有效的提高了检索和查询的速度,而且工作效率也有较大程度的提升,更利于加快人事档案信息的开发利用工作,而且信息传输具有及时性,确保了各项决策的正确性。

1.2有利于档案人员业务水平的提高

利用信息化来实现对人事档案的管理,使管理人员从高强度的繁重手工劳动中解脱出来,可以有更多的时间进行学习,从而有效的提升业务能力及管理水平。

1.3提高了人事管理工作的运转速度

人事档案是在高校进行干部选拔和任用时重要的信息资源,可以为各项决策提供科学的参考意见,对于提高人事管理工作的水平及加快人事管理工作运转的速度都起到了极其重要的作用。

1.4有利于实体档案的保护

人事档案的介质是纸张,纸质材料作为人事档案的重要载体,同时也是原始的证据资料,这些资料需要在用户查询时不断的进行翻阅及反复进行拆装,这就很难避免纸张不会受到损害,所以在档案信息化实现后,不仅有效的减少了对实体档案的接触,而且对实体档案也起到了有效的保护作用。

2、高校人事档案信息化建设中的主要问题

近年来,由于对高校人事档案的重视程度不断提升,人事档案在制度、内容规范等许多方面都取得了较好的成效,但在目前高校人事档案管理工作中还存在着一些问题,这些问题的存在在一定程度上制约了高校人事档案管理工作的进展。

2.1档案材料不全,内容失真

真实性是人事档案得到存在的根本,但在当前高校的人事档案中,其材料的真实性有所欠缺,不仅档案的内容没有实现良好的衔接,而且在进行时间和日期的填写上具有较大的随意性,在档案的材料中更多体现的是个人的成绩和优点,而对于缺点及错误则很少提及,这样情况的存在,与管理工作中审核把关不严具有直接的关系,影响了档案的利用。

2.2管理传统,效率低下

目前在我国部分高校对人事档案的利用中还以实体档案为主。长期以来档案的纸张规格都是以16K为主,这与当前办公用纸A4规格存在着较大的差异,需要在装订时进行裁切及折叠工作,使工作效率受到较大的影响。而且传统管理方式中各项制度都存在着不健全的地方,与现代档案的发展规模难以匹配,再加之收集方式的不科学,所以档案材料失真是普遍存在的现象。而且我国高校由于在过去较长时间内都没有建立健全的人事档案收集审核归档制度,这就导致档案材料的收集工作滞后,把关不严,不进行审核即装袋,材料存在失真及虚假的情况。

2.3利用范围狭窄,适应性较差

目前各高校都采用自行开发研制的人事档案管理软件,仅在人员基本信息、档案目录编辑、档案转递等日常管理中的几个坏节实现计算机管理,信息存储量窄,功能小操作繁琐,信息的统计和综合分析过于复杂,信息化程度不高,难以适应现代信息化和档案管理网络化的发展。按照传统的人事档案管理制度,人事档案的利用范围主要是党政机关、国有企事业单位,利用最多的主要是传统人事管理工作的范畴。但是,随着社会主义经济体制改革的深入,非公有制经济的迅速发展,非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等成为吸纳人才资源的重要渠道,大量的本专科毕业生要流向市场,流向私人企业和外资企业。显然,传统人事档案的利用制度不能适应现代人力资源开发的需要。

3、高校人事档案信息化建设的措施

3.1加大投入,建立人事档案网络化管理体系

随着网络信息化的不断深入,各高校都已实现计算机作业,并且都建立了校园网,设有专人管理和维护,这些为人事档案信息化建设提供了极为关键的物质基础,为人事信息资源区域性的服务提供了广阔的共享平台。因此,在人事档案信息化建设中,一是要适当加大基金投入。对于有条件的单位,应完善其档案管理信息化设备,提高档案信息资源开发利用的进度。二是加大科技开发人员的投入,对现有人员进行培训,加强人事档案数据库的研究和开发。针对高校档案管理技术相对落后的实际,有计划、有步骤地加大投入,完善基础设施,以加强档案管理的技术装备。

3.2建立人事档案网络化管理体系,加强信息资源库的建设

一要建立高校人事档案信息通用数据库,把人事档案原始材料通过电子设备转换成数字模式存储到磁盘等存储设备上,通过相应管理软件或网络对其进行管理、使用。二要建立并完善高校人事档案数据库管理系统,将人事档案的日常管理通过计算机实现信息化管理。三是建设高校人事档案信息网站,通过网站将档案信息服务直接面向用户,形成用户与人事档案信息管理者之间良好的互动。

3.3实施人事档案的分级管理

在统一使用全国通用人事档案管理软件和人事档案全文数据库建成的基础上,根据人事档案信息的安全性和保密性,对各种信息资料的密级进行严格界定,按不同的用户、不同的数据和信息授予利用单位、利用部门、利用者不同的使用权限,利用者在被授予权限后拥有查看权,获得相关信息,从而实现学校内部、学校之间、上级主管部门以及全国人事档案信息资源的共享。

3.4强化业务,提高档案管理人能力

人事档案信息化建设过程中,需要具有高素质的档案管理人员充足到档案管理岗位上,所以高校在引进高素质人才的同时,也需要加强对现有档案管理人员的培养,定期组织管理人员进行培训和教育,在加强专业知识培训的同时,不断的拓宽其知识面,加强相关领域知识的学习,使其技能和工作能力不断提升。同时还要加强档案管理人员政治思想和职业道德教育,使其在岗位上更好的扎实工作,为高校教学和科研工作提供更好的服务。

3.5深化改革,建立健全的人事档案管理制度

加强人事档案管理制度的完善,确保其更合理和科学,使人事档案工作更加制度化和规范化。建立材料收集网络,不断的对档案内容进行充实,严格对材料的内容进行鉴别,做好档案材料的归档和装订工作,在材料传递过程中的还要确保其安全性,严格按章办事,使人事安全性和真实性都能够得到保证,另外还要对档案材料进行及时的更新和补充。总之,人事档案工作人员要以制度来维护管理,以管理来保证质量,切切实实做好管理工作,让人事档案工作走上科学化、制度化的轨道。

作者：于鹏涛单位：青海大学

第二篇

一、高校人事档案的作用

（一）凭证作用

高校按照国家对档案管理工作统一领导，设立专门的档案管理部门，出台档案管理中涉及的人员、硬件与软件的各项管理规定，采取各项管理措施，责任分层直至到具体工作人员，有效保证了档案材料的安全性以及材料信息的真实性和准确性。高校人事档案是在高校教职工社会实践过程中形成的客观的历史记录，它保留了真实的历史痕迹，如当事人的手稿，校领导及相关工作人员的亲笔签章或批注，经过组织认定的工龄、职称、职务及学历等，它在形成过程中受到了教职工的广泛监督，具有可靠的凭证作用。

（二）参考作用

干部的思想政治素质和组织管理能力是干部任用的关键。档案作为对高校教职工过去工作和历史情况的原始记录，是贯彻执行党的路线、方针、政策，为选贤举能，知人善任，历史地、全面地考察了解和选拔用干部的重要依据。从干部的人事档案里，能清楚地反映出他个人的成长轨迹，尤其是自传材料，也能反映个人的心里成长过程，对将要提拔任用干部能有全面的了解。

（3）服务作用

高校人事信息统计管理工作是高校规划发展战略，制定实施措施的前提。高校人事档案作为对高校教职工过去工作和历史情况的原始记录，能够为高校人事基础数据信息统计工作提供准确的教职工信息，从而使统计的结果更真实地反应出高校的现状，为高校领导做出正确的决策提供支撑。同时也为高校选用人才提供重要参考作用，为教职工报考研究生，或流动到其他单位提供重要证明材料。

二、高校人事档案管理中存在的问题

（一）档案的收集效率低，内容不完整现阶段，在档案的凭证、参考及服务作用中，普通教职工主要是利用档案的凭证作用。由于高校教职工相对于社会上其他行业相对稳定，对档案的需求较少，因此对档案重视程度不足，对档案材料的递交不够积极甚至不交。还有部分档案材料形成部门，对材料的重视程度不够，形成材料信息不完整，审核不认真，拖延材料归档时间，严重影响了档案的收集效率和档案信息的完整性。

（二）档案材料的收集、整理工作量大，责任心重

2013年新的档案管理标准与要求出台，旧档案按照新的管理标准实施管理，造成高校人事档案频繁的拆卷、整理，加速了人事档案的损毁；在重新整理分类过程中，除工作量增加外，工作责任也无形中增加，稍有疏忽弄烂材料或是漏装、少装了材料。同时，随着人才流动性增加以及人事档案内容的丰富，人事档案管理涉及的十大类内容，面向全校几千名教职工，任何一项看似简单的工作对整个高校人事档案管理工作者都将是一项巨大的工程。

（3）档案管理不够规范

按照国家档案管理局的要求，每管一千人的档案就必须配备一名专职档案管理人员，依据国家档案管理规定，制定适合本管理部门档案日常管理八项制度。高校人事部门依据上级主管部门的要求制定了本部门的高校人事档案管理制度和规范，但在实施过程中存在诸多困难。有些单位条件差，档案管理时“三室”无法分开，“三防”不到位；档案保管的安全性无法保证。超过一千人的管档部门，配备专职的管档人员也很难做到，大部分都是兼职档案管理人员。国家规定了人事档案由相关组织人事部门由专人负责管理，但完全能有专人管理的部门很少，再加上管档人员岗位调换频繁以及人员数量配备不足的影响，很难做到完全的规范化管理，造成档案管理工作中存在的安全隐患。

三、加强高校人事档案管理的措施

（一）提高认识，加强领导档案的管理工作要求高、任务重、责任心强、要切实做好档案管理工作，与高校领导和广大教职工对档案及档案管理工作的认识和支持密不可分。高校人事档案关系到全校教职工的切身利益，同时对高校发展规划与战略决策具有重要的支撑作用，这种作用都基于高校人事档案管理工作者平时的工作积累。因此，高校领导应加强对档案管理工作的认识，对管档人员的配备、档案安全管理的硬件环境及档案管理过程的软件环境给予支持，管档人员要加大对档案及其管理工作重要性的宣传力度，提高领导及教职工的认识，促进档案管理工作的发展。

（二）加强档案管理意识，提高档案管理质量

高校在人事档案管理工作过程中，积累了丰富的经验并制定了完善的适合高校档案管理的制度，这些规章制度落实到档案管理日常工作中，必须具备认真负责的工作态度和耐心细致的工作作风，催要、收集材料即时，认真辨别真伪，分类正确，归档完整，只有这样才能使档案管理规范、利用性强，目标管理责任落到实处。因此，在领导重视的同时，档案管理人员也应从自身出发，充分认识本职工作的重要性，严格要求自己，提高档案管理的质量。

（三）加大投入力度，提高档案整理效率

针对高校人事档案管理的重要性，高校在配备专职档案管理人员的同时，档案保存管理要求的硬件环境也要达标，如“三室”分开、“三防”到位。日常管理工作的软件要匹配齐全，任务重与急时要配备辅助人员，加强人员投入力度。关心管档人员生活工作情况，提高档案管理人员的工作效率。档案的整理工作是一项高强度的重复劳动，每一个不规范的动作都会造成大量时间的损耗，因此，档案管理者在整理档案过程中要特别注重细节，积极探索，掌握档案管理中的各种方法，提高档案管理效率。

（四）统一标准，完善制度

档案的收集是档案整理的前提和基础，在每一次档案收集工作前要全面结合所收集档案的规范和后续工作要求，制定好对各单位档案收集提交标准的详细文件要求，然后再下发给各部门执行。为保证档案收集工作的顺利进行，高校领导应加大支持力度，将各部门的档案收集、整理和提交工作作为单位考核指标，确保档案材料的真实性和完整性，使高校人事档案管理部门的工作顺利进行。

作者：贾振玲单位：石河子大学人事处