一、当前高校电子档案管理工作中面临的问题

（一）各大高校各自为政。我国高校电子档案目前没有统筹管理，电子档案由各个学校自发、分散管理，正所谓，谁有钱谁建，谁有技术谁能建。对于那些直属于教育部的高校，其电子档案起步较早，数字化、信息化程度也相对较高。如南京大学档案馆研发的南大之星软件就有口皆碑，其开发软件的能力也堪称全国高校之最。而对于那些非直属院校，其电子档案的管理和利用能力就相对薄弱些。

（二）管理标准和规范欠缺。由于目前各个高校所使用的电子档案管理软件不同，而不同的软件所设计的功能模块或分类方式也就不同，这样，势必会导致将来网络化对接时存在困难。

（三）安全上存在不足。电子档案的安全主要是指档案信息的存储安全和利用安全。在网络环境下，电子档案的安全受到威胁，其内容可能被远程下载、修改甚至是恶意删除等，而且其安全防范措施也无法抵御众多黑客高手的攻击。

（四）缺少必要的签名及确认信息。由于高校电子档案的建立者、管理者与使用者是相互独立的不同个体，所以在制定、借阅和归还过程中都需要相关的签名及认证信息，这样既可以确保信息的原始性、真实性，也能在出现问题的时候，第一时间内找出责任人。

（五）缺少风险评估体系。我国部分高校即使有安全保障体系，也没有明确档案信息的安全目标。即明确告知电子信息是否到达安全标准，是否存在漏洞，可能危害程度以及采取的措施等等。

二、加强高校电子档案管理工作的策略

（一）建立全国高校电子档案管理中心，打破各大高校各自为政的现状。以国家教育部为龙头，打破地域界限，将反映同一职能活动的电子档案从不同的高校档案馆集中起来，形成全国高校电子档案集中管理和服务体系，实现资源共享。所有用户都可以在线查阅或直接下载开放档案；服务用户还可以通过电子邮件、在线问答等服务方式对所需内容进行生动、快捷地咨询。

（二）出台标准化软件模块，统一高校电子档案管理的标准和规范。出台标准化软件模块，建议从以下两个方面着手：一是成立专门负责建立档案著录标准的课题组，使我国的档案著录规则系统化；二是加强对档案信息化发展的理论研究，只有更深入的理论研究，才能有更完整的电子档案著录标准。

（三）加大资金投入，加强电子档案软、硬件设施建设。在软件管理上，各大高校要采用通用格式的光盘对归档的电子文件进行存储，并积极探索电子档案存储的新途径。在硬件管理上，各大高校要增加经费投入，将电子档案建设的经费列入年度财务预算中；配置高性能的电子计算机、激光打印机、扫描仪、刻录机、多角高倍数码相机等现代化的档案管理设施，以进一步完善电子档案的硬件设施建设。

（四）强化电子档案的安全管理和保护，确保电子档案的安全。一是建立档案数据备份和恢复机制；二是采用档案内部局域网与外网连接，以保证电子档案的安全；三是对单位档案资源的访问，采用身份验证技术。身份验证技术又称身份识别技术，是指用户通过使用通行证、指纹、影像、声音等生理特征来验证自己身份的过程；四是采用双密钥传输重要文件。这主要是指在与单位以外的网络进行数据传送时，发方和收方使用成对的密钥，这样就能有效地保护好重要文件和数据，避免被黑客等截获；五是采用访问控制层技术。这主要是指在单位的内网和外网之间，设置访问控制层，这样既可以防止外部对单位局域网的非法访问，也可以防止单位局域网对外网的不安全操作。访问控制层技术包括防火墙、网络地址转换、服务器、入侵检测等，其中，防火墙是通过数据流的监控、过滤等功能来来实现控制作用的，网络地址转换是通过隐藏、伪装内网的IP地址而实现控制功能的，服务器是通过自身起中介作用而保护内网安全的，入侵检测技术有进攻识别等功能。

（五）采用数字签名技术，并配以责任制。数字签名技术包括证书式和手写式：证书式，需要签名者向相关的技术管理机构注册、登记；手写式，签名者只需安装专门的签名软件，即可借助于压敏笔或者光笔在手写板或者电脑屏幕上进行签名。同时，对相关工作人员实行责任制，可以更好地确保信息的原始性，责任制包括如下几种：第一种，签发人、撰稿人、打印人三人会签制，即将每个人的名字都附到文件上；第二种，专人负责制，即由专门指定人员负责的电子档案的存盘、拷贝和保存；第三种，移交责任制，各单位移交电子文件时，要严格手续，以确保电子档案的真实性。

作者:杨大伟单位：黑龙江生态工程职业学院