社会保险业务档案管理
社会保险业务档案管理范文第1篇
社会保险业务档案规范管理概况
社会保险业务档案是各级社会保险经办机构在办理养老、医疗、失业、生育和工伤保险等“五险”业务中形成的,具有保存利用价值的各种文字、图表、声像、电子文件等不同门类和载体记录的总和,它真实地记录了各级社保经办机构从事社保管理与服务工作的过程。实践工作中,社保业务档案的收集、整理与保存管理内容,也主要包括社保经办部门所从事的“五险”业务。其主要特点有下述“五性”:
一是广泛性。随着社会保险体制改革的不断深化,特别是近几年新农合、新农保制度的推行,我国参与社会保险的对象已从城镇职工延伸拓展到广大农村和城镇居民,并最终惠及到社会所有成员。而每个人在办理社会保险时都会形成社保业务档案。社保对象的广泛性决定了社保业务档案的广泛性。
二是动态性。每个社会成员参与社会保险后,社保档案都会随着人员的流动而发生关系转移,各项险种的缴费情况也会依据人员收入的增减而发生相应变化,这些情况都要在其社保档案中形成相应的记录。这种动态变化决定了社保档案的动态性。
三是权益性。社会保险业务档案是对参保单位和个人权益的真实记录,是确定参保人享受社会保险待遇的重要依据,是实现为参保人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的必要条件,也是维护参保对象个人权益的重要依据,因此具有明显的权益性。
四是规范性。社保档案是按国家的有关规范要求来办理的,即各类社会保险都有统一的办理程序、统一缴付费标准、统一的表册,不论是哪个单位的职工,其形成的相关材料必须具有很强的规范性。
五是共存性。随着社会保险业务管理信息化的推行,社保经办机构通过社保业务信息系统随时掌握参保对象的各种情况和动态信息,完成各类报表生成和管理。
社会保险业务档案规范管理存在的问题
(一)思想不够重视。长期以来,相当部分社保经办机构领导“重业务经办,轻档案管理”现象较为突出,总认为档案工作是抄抄写写、保管的事务性工作,不是单位的主要工作,不能给单位增形象、创效益,只要守好摊,不丢失,不泄密,能应付外调、查档就行了。这些轻视档案工作的思想一定程度上影响和阻碍了社保档案规范化建设工作的开展。
(二)机制不够健全。目前相当部份社保经办机构没有健全职责明晰的档案工作机制。表现在具体工作中履职不到位,对本单位的档案未实行统一管理,各门类档案分散保管于各个部门,形成多头管理等问题,且管理方法各异,没有一个完整的档案信息中心能够查询到一个人的全部社会保险档案信息。
(三)管理手段滞后。档案管理是一项政策性、规范性很强的工作,需要从事这项工作的人员具有较高的政治素质和业务能力。而实际工作来看,目前各级社会保险经办机构中能专职从事档案管理工作的人员很少,且多数人员没有经过专业的档案知识培训,对社保业务档案管理的重要性认识不足,对档案材料的收集、整理、分类、归档、装订等业务不够熟悉,日常档案收集整理意识比较薄弱,存在该归档的没有归档、档案随意保存、甚至丢失等情况,没有按《规定》要求及时规范整理归档,严重影响了档案归档质量。
(四)设施不够完善。受经费与场地等条件限制,许多社保经办机构无法配备专用的档案室,导致“七防”(防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光)措施跟不上,时间一久,不仅造成业务档案材料霉变、虫蛀等现象时有发生,而且也影响了社保业务档案的美观、整洁及完整。 [论文网]
加强社会保险业务档案管理的对策建议
(一)提高认识,加强领导。各级社会保险经办机构应以人力资源和社会保障部、国家档案局联合颁布的《社会保险业务档案管理规定(试行)》为契机,加大社会保险业务档案工作宣传力度,利用各种宣传手段和宣传渠道,广泛宣传社会保险业务档案规范管理工作的重要性,提高全社会的社会保险意识。
(二)加强培训,提高素质。社保业务档案规范管理是一项政策性、业务性很强的工作,其质量的好坏,很大程度上取决于档案管理工作人员的能力和素质。因此,档案管理人员必须掌握一定的法律法规和业务知识。
(三)健全制度,规范程序。社保经办机构在工作中形成的相关材料,构成了社保业务档案。这些档案材料关系到参保对象的权益记录与待遇享受,与他们的切身利益密切相关。因此,各级社保经办机构要严格按照《社会保险业务档案管理规定(试行)》的相关要求,本着既方便归档管理,又方便检索利用的原则,建立健全业务档案收集、整理、统计、保管、利用、保密、鉴定、销毁等各项基础管理制度,严格分类方法,合理划定保管期限,确保社保业务档案的真实、准确、科学、完整和规范,实现社保业务档案规范管理“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”的最终目的。
社会保险业务档案管理范文第2篇
摘要：随着社会保险事业的发展，社会保险业务档案的基础性地位和服务日显重要。社会保险业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。 关键词：养老保险 社保业务 档案管理 1 维护社会保险档案，保护职工权益 随着群众养老保险意识的不断提高，沉寂多年的历史缴费日益显现出其重要性，断保多年要求续保的参保人员越来越多。由于社会保险历史缴费记录档案管理的不完善，一些参保人员的缴费权益无法得到保障，并在实践中产生了不少争议。 我市自1987年就开始实行养老保险统筹工作，由于当时技术手段比较落后，加上对业务档案管理工作重视不够，参保人员原始缴费记录存在很多不完善的地方。保定市社保所在开展企业参保职工缴费工资和缴费年限确认工作的过程中，对一些缺少以往缴费年限和缴费基数记录的职工档案，通过查询企业职工花名册、企业职工养老保险卡、补缴缴费分解表、历年缴费记录表等相关材料，确定缴费事实，重新整理、归集参保数据，真实记录每位参保人员的参保历史，保障了参保人员的养老保险权益。 随着国有企业重组兼并、倒闭，职工下岗、中断劳动关系、中断缴费情况大量出现，如何记录、保存每一位参保人员的缴费资料显得尤为重要，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。 1980年参加工作的李桂兰，今年已经46岁。1980年11月，李桂兰成为保定市水泥厂的一名正式职工。按照有关规定，1987年1月李桂兰参加了当地的养老保险。1998年李桂兰离开保定去了新疆打工。2009年，李桂兰从新疆特地赶回到保定市社保所查询以往的养老保险缴费情况。离开企业十几年，社保资料会不会遗失？社保所这里是否完整保留自己过去的参保记录？李桂兰的心里忐忑不安。来到保定社保所，档案员根据李桂兰的身份证输入名字后，几秒钟就查到记载李桂兰详细缴费情况的职工养老保险卡。李桂兰一直悬着的心终于踏实了下来，心里有说不出的高兴。保定市社保所依据李桂兰的养老保险卡，重新为她补办了养老保险手册，恢复了缴费情况。 2 社会保险业务规范化管理 在保定市，类似李桂兰的情况非常的多，在养老保险手册丢失的情况下，保定市社保所通过历史资料的查询，为他们补办养老保险手册，保证其继续参保。 社保业务档案对参保人员十分重要，但是业务档案管理工作对社保经办机构来说还十分陌生。没有现成的样板，保定市社保经办机构只能摸着石头过河。通过抓库房建设、文件材料收集、归类、整理、立卷，使业务档案整理和立卷从不规范到规范，社保档案库房从无到有；业务档案内容由简单到丰富；并把业务档案管理工作列入长远规划、年度计划及有关人员的岗位职责中，把业务档案工作作为社保管理的一项重要内容纳入年度目标，与业务工作同部署、同组织、同考核。短短几个月的时间，档案目录全部实现电子化管理，从而使社保业务档案管理工作发生了巨大的变化。 为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令和河北省人力资源和社会保障厅、河北省档案局《冀人社发2009（11号文件）》要求，我市社保所出台了《社会保险业务档案管理办法》，同时对业务档案进行规范管理提出了明确要求，推动社保业务档案管理工作进一步开展。 社保业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。保定市纺织厂等7家企业，由于在改制前欠缴职工养老保险费多。改制时，职工强烈要求其补缴历年欠缴的养老保险费，通过查阅历年职工养老保险缴费分解表，社保机构为职工提供了这些企业历年欠缴的准确数字。企业补缴了历年欠缴的养老保险，企业职工的合法权益得到了保障。 3 社会保险业务档案管理的统一与标准化 社保业务档案是全面系统记录参保单位和参保个人缴纳社会保险费、计发社会保险待遇的重要凭据。实现社保业务档案的规范化管理，保证社保业务档案的完整、安全和有效使用，直接关系到参保单位和参保职工的合法权益和切身利益。社保业务档案规范化管理的关键在于实现管理的统一与标准化。 3.1 统一业务档案管理工作制度。根据我市社保所下发的《社会保险业务档案管理办法》等七项业务档案管理工作制度，结合我所业务情况的实际需要，业务档案主要采取分级管理、便于查询、集中保管、确保安全的原则，做到有章可循、有制可依、有底可查，统一了业务档案管理工作制度。 3.2 统一档案室标准。档案室是社保业务档案的“家”，统一档案室的标准至
关重要。为此，保定市社保所建立了一个具有防火、防光、防尘、防盗、防潮、防高温、防污染、防有害生物等“八防”功能的档案室，基本实现档案库房、档案查阅、办公三分开，并配置与档案数量相适应的档案柜和档案密集柜、灭火器、温湿度计、空调、计算机等专用设备。 3.3 统一规范整档。根据《人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令，结合本所业务职责，社会保险业务档案共分六类三十八项，以此规范全市社保经办机构业务档案的收集、积累、整理、保管、应用、查询服务工作。 保定市社保经办机构还要求对社保业务档案进行统一集中清理。各社保经办机构按照先收集后筛选、保齐全少缺漏的办法集中清理，要求每位职工将橱柜的所有原始资料、文件集中起来，进行鉴定整理、组卷归档。 培训也是必不可少的。为了做好社保业务档案整理、归档工作，确保业务档案的完整、准确、安全和有效利用，保定市社保所组织各县（市、区）专兼职档案管理人员参加市档案局举办的档案业务培训。通过培训，使档案管理人员全面、系统地了解档案专业知识。并采取走出去、请进来的方法进行辅导。走出去，就是组织各县社保档案员到典型示范单位取经，通过现场观摩提高其感性认识；请进来，就是邀请市、县档案局的专业人员，针对社保业务档案的具体情况，手把手地从应归档的文件材料的收集整理、立卷、归档各个环节进行现场指导，提高实际操作能力，确保档案资料收集齐全，整理规范。 保定市不仅建立了比较完善的社保业务档案管理制度与流程，还拓展业务档案收集渠道，改善了业务档案保管条件，丰富业务档案门类和数量，抢救了一大批受损业务档案，确保业务档案的完整和安全，基本实现业务档案信息化管理。 论文网在线 www.lunwenwang.co
社会保险业务档案管理范文第3篇
关键词：社会保险业务；档案管理；误区
社会保险业务档案是各级经办机构在办理社会保险收、支、管全过程中所形成，并被保存起来以备查考的文字材料、电子文档、图表、声像等不同形式的历史记录。这些记录能够准确反映一个参保对象从办理参加养老保险手续到终止养老保险关系，其间所能享受到的养老、医疗、失业、工伤、生育等待遇。随着社会保险制度改革从局部试点到全面推开，社会保险覆盖范围逐渐扩大，参保人数、参保单位不断上升。与此同时，随着社会保险业务量和档案数量的与日俱增，社会保险部门所承担的安全有序管理社会保险业务档案的职责也日渐沉重。由于社会保险业务档案建设是伴随社会保险制度建立而逐步发展起来的，还属初始阶段，由于没有全国性的社会保险档案业务管理标准和规定，各地业务档案管理不尽统一，缺少规范，因此在具体工作中容易产生一些“误区”。如不及时纠正，会对社会保险业务档案的标准化、规范化管理带来一定的影响。
一、社会保险业务档案管理存在管理上的“误区”
一讲到“社会保险业务档案”，不少同志很容易将其同办公室产生的文书档案联系在一起，因此，把形成的业务资料全部推向办公室，由文书、档案人员判定是否具有归档价值。实际上，业务档案与文书档案形成的范畴、利用的对象都不同。业务档案来自于业务运行过程，是整个业务工作中的一个重要组成部分。因此，业务部门有责任对其进行收集、整理、编目、装订、归档，直至移交档案室，实行集中统一管理。至于收集范围、整理方式要达到什么程度，业务部门可与办公室共同探讨，业务部门有了解业务全过程的特长，办公室人员有收集、归档、保管文书档案的经验，这样各取所长、相辅相成，可制定出比较符合本单位工作实际的《业务档案归档范围和分类方案》。在办理业务过程中，业务部门本着谁经办、谁整理、谁归档的立卷原则，可根据归档范围先分类别，以“参保单位—年度—业务环节（类别）”分类方法，先区分参保单位，再区分年度，第三区分业务环节，同一单位同一年度社会保险文件材料中，件的排列依照社保登记类、参保人员类、申报结算类、保险关系转停类、待遇类顺序排列。密不可分的材料依顺序排列在一起，经办机构的材料在前，参保单位提供的材料在后，结论性材料在前，证据性材料在后。按照业务档案流程编制归档文件目录、加盖归档章、填制备考表，然后装盒归档，全部实行了“一户一档”的管理办法。这样，业务部门就完成了立卷的任务，并于次年1月底前将上年度业务档案移交档案保管部门统一编目、存档、保管和提供利用。值得一提的是，在移交时要办理档案交接手续。这一过程的有分有合，有序流转，也体现了各自“职能”和“责任”的不同，避免了原始依据的遗失、混杂，方便以后利用。
二、社会保险业务档案管理存在载体上的“误区”
目前，计算机在社会保险业务运作中应用广泛，各种数据已通过计算机生成、存贮、共享。有人认为最初记载于纸质的原始资料已无保存价值，认为通过计算机直接查寻更加快捷明了。这种认识存在一定的偏颇。计算机固然有其科学、准确、检索方便、存贮量大、易于修改等特点，但纸质文件、纸质档案却始终保持和发挥着原始凭证的作用，并且有永久保存价值。这一点恰恰是电子文件所欠缺的。因为档案的法律效力是国家《档案法》赋予的。目前，电子文件的法律效力没有得到《档案法》的认可，所以遇到数据更正、司法公正时，只能依靠纸质文件、纸质档案。这方面的事例不胜枚举。即使在国外先进的国家，也重视纸质文件、纸质档案的凭证作用。所以，首先要对社会保险业务档案的载体保管有个正确认识，纸质文件要归档，计算机形成的电子文件同样要归档，从而发挥各自不同的利用价值。对纸质业务资料的归档形式可延用文书档案的管理方式，对电子业务资料的归档则通过程序控制和备份，并刻录成光盘存放在防磁柜里永久保存，每四年再重新刻录一次保存。
三、社会保险业务档案管理存在操作上的“误区”
在具体操作中，也会遇到这样那样的实际问题，也需要有一个协调统一的过程。
1.归档范围
有的同志认为，凡是业务工作中形成的所有资料都要归档，实际上没有这个必要。一定要视业务资料的利用价值而定，实行优化收集，在保管期限上也可以区分一下。同时，也要防止重复劳动。例如：社会保险基金征缴部门形成的一式几联“征缴凭证”，因财务部门托收后将其中一联按月整理装订成基金凭证，并按规定移交档案室，这样基金征缴（下转第75页）（上接第93页）部门产生的一联存放于本部门保管就可以了，因为一个档案室存放两套完全相同的档案也是一种浪费，应根据需要确定归档内容。
2.业务档案形成也要有“收支两条线”的观念
社会保险主要有征收和支付两块工作，征收和支付形成的原始资料不应混杂。一个卷一个内容，即使是以一个单位，也要分清“收”与“支”分作两类归档。
3.案卷排序问题
既要贯彻档案集中统一管理的原则，又要兼顾不同档案的各自特点，分别排序，同一类别的案卷流水号从上到下，从左到右的顺序排列上架，不同类别的案卷不得排列在一起。档案上架后，对各架编制档案存放示意图，便于查寻。
社会保险业务档案管理范文第4篇
关键词：企业管理；社会保险；保险业务；档案管理方式；社会保障体系
社会保险业务档案既是经办社会保险业务的记载，也是稽核社会保险经办工作是否依法合规的重要载体。作为企业的社会保险管理部门，加强社会保险业务档案管理是加强社会保险管理和提高服务水平的具体体现。
1加强企业社会保险业务档案管理的现实意义
社会保险业务档案是参保单位和参保人履行缴费义务、享受社会保险权益的原始凭证，贯穿于社会保险参保登记、保险费征集缴纳、保险待遇核准发放、稽核考量等社会保险业务全过程，是对参保单位和参保人权益的真实记录，是确定参保人员享受社会保险待遇的重要依据。《社会保险业务档案管理规定（试行）》要求各地方社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录资料，按照档案方式严格加强管理、集中保存。2010年10月28日，第十一届全国人民代表大会常务委员会第十七次会议通过的《中华人民共和国社会保险法》强调了社会保障是社会安定的重要保证。十报告也提出，要“健全社会保障经办管理体制，企业社会保险经办管理服务也要做到全覆盖，实现便捷高效服务、均等机会、信息化管理等”。经办管理的内容亦非常广泛，包括社会保险政策制度的实施、社会保险关系的建立和权益记录、社保基金的征缴和管理、社保信息查询和服务网络布局等，都将成为改进民生、加强社会建设、促进社会和谐的重要举措，这些举措的落实到位都与社会保险业务档案密切相关。另外，随着社会保险制度的逐步规范，以养老、医疗、失业、工伤、生育保险为主的社会保障体系逐步形成，涉及人员范围增多，参保资料也日益增多。企业社会保险管理肩负重要的社会责任，不仅负责社会保险政策的贯彻落实，维护职工的合法权益，甚至对于参保人的保险诉求负有宣传、解释、协调的职责。这些工作的开展必须依靠社会保险业务档案的科学管理和合理使用。
2企业社会保险业务档案管理中存在的问题
2.1企业社会保险业务档案信息化管理程度不高
企业社会保险业务资料种类多，目前社会保险业务档案管理没有建立信息化系统，部门之间没有建立起信息共享的平台，少数职能部门信息化应用相对滞后，造成部门资源很难及时共享，影响了相关部门配合协作的效率，甚至造成有些工作环节脱节。社会保险业务档案数量日益巨增和传统落后的管理模式之间的矛盾，纸质档案传统检索、服务手段落后同现代化管理需求多样化之间矛盾日益突出等，无一不需要利用现代化的信息手段来解决。
2.2业务资料归档不及时以及多头管理的现象
社会保险费的管理涉及部门多且管理部门较多，由于部门之间配合协作的效率不高，相关岗位职责不清，在经办过程中，经常出现业务档案归档不及时、未分类保存、资料不全等情况。具体来说，主要是工作中将业务重点放在社会保险基金的收缴、上解、支付与发放上，对形成的业务档案材料收集、整理不够重视，导致材料收集不及时，手续不齐全，不符合归档要求。另外，对于形成时间久远的材料，缺乏统一的管理，甚至造成丢失。
2.3重要资料随意保存、丢失的情况屡见不鲜
由于社会保险业务涉及面广、人数众多、政策性强、利用率高，增加了管理难度。重要资料随意保存、丢失的情况导致参保人无法核实个人保险待遇，最终诉诸法律，给企业和参保人都造成了无法挽回的损失。笔者所在企业在某年度职工基本养老保险补缴工作中，由于部分参保人原始社会保险资料的缺失，滞后了补缴工作，部分参保人甚至不能开展补缴工作，影响了职工的养老待遇。因为涉及到职工切身利益，一定范围里职工不满情绪增加，同企业之间的矛盾增加。
2.4社会保险业务档案管理人员管理专业素质缺乏
作为社会保险业务经办人员，除了掌握业务技能和档案管理的基本知识外，一些文秘学、情报学、计算机等相关的学科知识也是处理业务的基本能力。而当前，由于社会保险行业的迅猛发展，大量从事保险工作人员都是兼职人员，缺乏社会保险业务的管理经验和基本的档案管理知识，多数工作都是疲于应付，综合素质仍有待提高。有些社会保险业务是基层交流上来的“转行”人员，工作者事业心不强，业务上不能精益求精，欠缺奉献意识与敬业精神，缺乏知识更新的主动性与自觉性。
3企业社会保险业务档案管理创新策略
随着社会保险业务档案规范化、信息化发展趋势以及社会保险业务档案服务的重要性逐渐凸显，结合实际操作中的经验，探索提出四点社会保险业务档案管理策略：
3.1加快业务档案管理的信息化建设
社会保险业务档案信息化、数字化建设是信息社会对社会保险业务档案工作的基本要求，同时也是业务档案工作在信息社会赖以生存的条件之一。要加快信息化建设的步伐，使之尽快融入信息社会，就必须用现代信息技术改造传统的管理模式。探索建立人社、税务、就业、银行等相关部门数据联网，实现信息资源共享。将社会保险费参保、核定、征收、缴费等业务数据化、管理信息化和服务网络化，使档案管理信息系统数据和业务信息系统数据对接，减少大量的重复性工作，加速实用、通用软件的研制，加快业务档案信息数字化处理步伐，最终实现业务档案管理的全程信息化。并持续推进企业社会保险信息化建设，逐渐建立社会保险业务档案多种介质相互转换和备份的有效途径，逐步变手工编制归档目录为自动编制归档目录，变手工检索为电子检索，变人工统计利用为信息化统计利用，变传统的适用于手工检索案卷级管理为更适用于信息化的文件级管理，将纸质档案过渡到数字档案或二者共存的模式。
3.2加强社会保险各级管理部门之间的协作
对社会保险业务档案管理业务进行培训、交流、沟通，使各管理部门能更加全面、深入地掌握社会保险相关知识，提高业务档案管理的质量和效率。鉴于企业下属各单位分布较散、相互距离较远，资料传递存在丢失、责任划分不明等安全风险，可按照管理权限进行两级管理。企业层面的社会保险业务档案由机关社会保险经办机构进行管理，具体包括企业社会保险基金收支管理、社会保险缴费及地方社会保险经办机构核准的保险费、待遇申报等资料；各基层单位层面的社会保险业务档案由各单位进行管理，具体包括本单位职工个人资料、本单位社会保险相关申报资料及公司核准的材料。企业和基层单位各司其职、各负其责，分工明确、责任清晰。
3.3推进业务档案管理的科学化建档
进一步改进社会保险业务档案的收集、整理、归档、保管、提供利用等管理方式、交接流转形式等。机关社会保险经办机构对业务档案的归档范围、管理要求、管理制度、保管期限等做统一规定，建立个人社会保险业务档案，统一档案外观，统一档案盒、背脊标签、归档封皮、目录记录及档案的专门存放场所等，把基本养老、基本医疗、补充医疗保险和企业年金等账户手册统一归入档案，与其他待遇资料一并按照年度进行归档，资料齐全、一目了然，方便职工查询，使社会保险业务档案统一美观，也保证了职工内部调转时社会保险业务档案的一致性，利于管理，推进了社会保险业务档案标准化建设进程。基层单位作为直接管理部门，按照档案形成途径进行及时、全面归档。及时对参保人岗位变动、退休、死亡等身份变更等变化的社会保险业务档案进行收集归档，定期上交资料，确保资料的完整。
3.4充分利用社会保险业务档案
提高社会保险业务档案的现代化管理水平和业务工作水平，通过科学运用促进业务档案的管理，把企业和个人社会保险业务档案上由死信息变成活数据，努力把档案作为基础建设的一个重要内容，逐步构建起各地档案信息平台，提高工作水平和工作效率、提高服务质量，为企业科学评价社会保险制度运行情况和未来趋势，制定有效的社会保险政策、制度提供科学依据。同时，便于对社会保险工作进行监督检查，及时发现问题、总结经验、查找不足、改进提高，真正提高资料、数据安全系数和利用效率，落实好社会保险这项惠民工程。
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社会保险业务档案管理范文第5篇
一、加强社会保险档案管理的重要意义
1.加强社会保险业务档案管理，有利于保障参保对象的合法权益
社会保险业务档案，是对参保单位和个人权益的真实记录，是确保参保个人享受社会保险待遇的重要依据，是实现为参保个人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的重要条件，确保社会保险业务档案的安全、完整是维护和实现保障参保对象合法权益的坚实基础。
2.加强社会保险业务档案管理，有利于提高社保经办机构工作效率
档案资料的收集、整理、归档与利用是做好社保工作的前提条件。标准和规范的社会保险业务档案，不仅可以提供各类准确的统计数据，为领导科学决策提供服务，还可以大幅度提高办事效率。
3.加强社会保险业务档案管理，有利于促进社会保险事业可持续发展
由于社会保险业务档案记载了广大参保单位和职工的缴费记录、个人资料等参保信息，一旦出现管理不当的情况，在一定程度上会威胁到社会保险事业的可持续发展。
二、社会保险业务档案管理存在的问题
1.重视度不够，观念陈旧
由于社会保险档案数量巨大，工作环节繁琐，加上一些领导观念陈旧、重视不够，对社会保险档案的管理缺少相应的软硬件投入，有的连一个固定的档案室都没有，各类档案分割保管、分室存放；有的没有配备专职档案管理员，造成了社会保险业务档案管理混乱、严重流失；个别业务人员也存在认识不高的问题，认为当前的工作都忙不过来，哪有时间去整理档案资料，档案意识淡漠，没有充分认识到科学管理档案带来的经济效益和社会效益。
2.缺乏科学性，手段落后
近年来随着社会保险业务量的逐步加大，有的单位对档案实行陈旧式人工管理，缺少相应的硬件投入，查找资料，费时费力。有的虽然实行了计算机管理，但缺乏相应的软件开发及专业人才，未发挥应有的效能，不适应工作需求。
3.管理不统一，多头管理
社会保险业务档案由于涉及面比较广泛，不同类别的社会保险档案都存放在各业务科室，未遵循档案集中统一管理的原则，形成了多头管理问题。参保人员查询个人全部社会保险档案信息，需到相关业务科室分头查询，给参保人员带来很大不便。
4.缺乏规范性，管理随意
社会保险业务档案材料纸张形式各异，装订不统一，给档案的归类与查阅带来许多不必要的麻烦，档案管理人员对档案整理不及时，随意堆放等问题不同程度存在，管理不够规范。
5.综合素质差，有待提高
随着社会保险事业的迅猛发展，人员编制配置明显不足，档案管理工作人员多为公益岗或兼职人员，缺乏稳定性和基本的档案管理知识，影响了档案管理工作。
三、进一步规范社会保险业务档案管理
1.加强领导，提高档案管理意识
加大对社会保险档案工作的重视程度，积极争取领导对社会保险档案工作的重视与支持，加大资金及人力投入，切实解决社会保险档案工作中存在的人员匮乏、档案室紧张等现实问题，为建设和完善社会保险档案工作创造良好氛围和有利条件。积极组织社保工作人员学习档案知识，提高档案意识，树立依法管档的观念，增强做好档案管理工作的自觉性和责任感。同时，成立一个专门规范档案管理的机构，对业务档案进行合理分类，确定各类业务档案的保管期限和管理方式，提高业务档案管理的效率和效果。
2.整章建制，构建科学管理长效机制
依据《档案法》《保密法》《社会保险业务档案管理规定》等法规政策，对每一类档案制定出相应的管理制度，从而构建一个完整的制度体系，做到有章可循，照章办事，依法建档。对各类档案的收集、整理、保管、移交、存档等要有一个明确的程序，确保业务档案分门别类、安全完整，做到既符合工作进程，又符合档案管理要求。平时工作中形成的文书材料、业务报表、台帐、图表、会计帐簿等，要及时立卷归档，遵循集中统一管理的原则，避免社会各保障职能部门间交叉重复而造成的浪费，实现社会保险业务档案的集中管理。
3.科学管理，强化档案基础设施建设
社会保险业务档案管理要进行科学性、系统性管理。如档案室、办公区、阅览区各自独立，配置必要的防火、防潮、防虫、防尘等必要设备，要最大程度的体现业务信息管理系统，把社会保险业务档案统一规范化。同时应着力进行档案管理的软件开发工作，由省级社会保险部门统一组织实施。软件功能应包括：档案的自动快速编目，及档案信息的自动检索；可以实现对档案资料的快速统计，如对档案的分类统计，综合数字统计、相关信息资料统计等；可以进行档案借阅的自动化管理，以便对借用者的情况、借用时间、归还时间等进行全面掌握；实现“软”“硬”一起上，社会保险档案的微机一体化管理。
4.提升素质，加强队伍建设
