英语信件格式范文第1篇

【论文摘要】 在商务交际中英语书信的格式、结构和写作原则都是有固定的原则可循的，不能任意变更。熟练掌握商务英语书信的格式与结构是从事对外贸易工作的高职生必备的技能之一。 【论文关键词】 商务英语书信 格式 结构 随着各国之间贸易交流的加深， 尤其是在我国加入WTO后，国际贸易活动日益频繁，作为对外贸易中的一种基本的交际方式，商务英语书信也得到广泛应用。然而，有些信件冗长而结构不严谨;有些措辞粗略无礼，空洞无物;有些累赘而模棱两可，充满着陈词滥调，晦涩的行话和难懂的专业术语;有的甚至还有拼写和语法错误，这都会阻碍有效的交流。对于国贸专业的学生，以及从事对外贸易的工作者来说，熟练掌握商务英语书信的格式与结构并加以应用，是不可或缺的一项技能。 一、商务英文书信的格式 一般来说，现在使用的商务英语书信的格式主要有两种:传统的缩头式和现代的齐头式。根据英国传统做法，缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间，有时可能会缩进更多。现在，齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。它的突出特点就是所有信的内容都从信纸的左边开始，段落与段落之间要比缩头式多空出两到三行，以便于区分。这种格式被称作齐头式。但是，有时把日期放在信纸的左边会给查找带来不便，所以，人们使用了一种改良的齐头式，即把日期放在右边，而把其他内容放在左边。一般来说，我们通常使用单行距来布局一封信，这会使信函有一种紧凑感。根据个人或公司的喜好，可以选择使用齐头式或缩头式。 二、商务英文书信的结构 不论传统的缩头式，还是现代的齐头式，一般商务英语书信的结构都包括十三部分内容，前七部分是每一封商务英语信件所必需包含的内容。在商务英语书信中，每一部分内容都有自己固定的位置，包含自己独特的内容，是不能随意互换的。 1.信头。信头所包含的是写信人的基本情况，包括姓名、地址、电话号码、电传号码，以及传真号码甚至E-mail 地址。信头在信纸的最上方，有的公司把信头直接印在所使用的信纸上。质量优良的信纸，以及一个整洁、匀称的信头，可以展示一个公司的风采，增强公司的信誉。 2.案号和日期。 案号是写信时所给的、以便查询的字母或数字。经常以“Our ref”和“Your ref”来区分。它的位置一般是在信头的右边。而日期在信头以下三行或四行，不管是齐头式还是缩头式，一般把日期放在右端，这可起到行尾的作用，使信看上去更整齐。在商务英语书信中，日期一定要写全，不能用数字的形式，因为美国和英国的日期标示法是不同的。月、日的后面用逗号，年份后面不用标点。 3.封内名称和地址和开头称呼语。封内名称和地址要用齐头式，紧靠信纸的左边，这样会使信看上去整齐。开头称呼语是写信人开始信文的礼貌用语，在英文书信中要使用敬语，在称呼方面，商业上最普遍的有Gentlemen(美国式)与Dear Sirs(英国式)二种，相当于我国的“敬启者”或“谨启者”。如果信是写给某个公司单位的，美语用Gentlemen(复数形式)，英语用Dear Sirs。称呼后一般要使用标点符号，英国式采用逗号，美国式用分号。 4.信文。信文是实质性的内容，信文的书写要求是简洁、清晰、礼貌;语法正确，切中要点;段落划分明确，每段集中于一个话题;打印准确，布局要有艺术性，使信件看上去赏心悦目。尤其注意页边空栏，它是信文的框架。信文多用单行距，有些短信可用双行距。 5.结尾敬语。结尾敬语是信件结束时的一种礼貌用语。最为典型的美国式写法是Sincerely和Best regards，典型的英国式表达有Yours sincerely（熟人或知道对方姓名），Best wishes，kind regards 和yours faithfully（不知姓名）。结尾敬语必须和信文紧连一起，不能分开，更不能把它单独放到另一页。如遇此种情况，则信件必须重新安排、打印。 6.写信人签名或签署。签署是写信人或其所代表公司的名称或标记。公司名称可以打印，而主管人签名则必须是手写，两者都不可用印章代替。这部分在结尾敬语以下三行，大约留出五行或更多的空间。 7.注意事项。注意事项的习惯用语是:For the attention of或简单的Attention，下面一般要加上横线。当信件是写给特定的人或主办部门时，则用此用语。它在开头称呼语以上两行。除齐头式外，可放在信文 以上中间。 8.事由、标题。事由或标题在开头称呼语以下两行，下加横线，除齐头式外，一般放在信文以上中间。经常是用一词或简单的几个词来表示信文的主题，让收信人先对所谈内容有所了解。9.经办人代号和附件。经办人代号在签署以下两行。是打字员名字的首字母缩写，可用小写，也可用大写。附件在经办人代号以下两行。写信人可标示出一个或多个信中所提到的附件。经常使用的形式有:Enclosure，Enclosures，Encl.Enc等。 10.抄送。抄送在附件以下两行。抄送有明、暗两种方式。明示的标记为cc，后面加上收件人或公司的名字，可打印在原件和复印件上。暗示的标记为bcc，后加收件人或公司的名字，只打印在复印件上，并且只有写信人和收信人知道。 11.附言。附言在抄送以下两行。如写信人想增加些信中忘记提到的内容，可用此方式，但应尽量避免使用。因为它可能会给人一种错觉，即在写信前，你未能很好地安排你的信件，这可能会影响到你的信誉。 总之，当书写商务英语书信的时候，必须谨记:选定一种格式，坚持使用，不能变来变去;结构中的内容要安排合理得当。布局好的信件是双方交易的好的开始。一封布局优雅、端庄匀称的信件，会留给人一种良好的印象，促进双方的进一步往来，直至交易的达成。 参考文献： 戴冬冬:论商务英语写作[J];东北大学学报(社会科学版); 2001年03期;68～70 吴鑫雁:商务英文函电主要写作技巧[J];辽宁财专学报;2002年01期;65～66 黄山:试论商务英语写作中语言的风格[J];上海商业职业技术学院学报;2003年02期;23～25

英语信件格式范文第2篇

关键词：商务英语；商务英语函电；对外贸易；作用

在经济全球化时代和我国对外贸易不断发展新形势下，国家与国家之间如何更加有效地沟通成为一个迫在眉睫的问题。就贸易空间而言，卖方与买方处于不同的地区和国家，地理距离相隔甚远，可以说很难有机会进行面对面的商业谈判，因此，国与国之间的对外贸易主要是通过函电进行沟通和交流。因为国际上通用的语言为英语，因此这种对外贸易上的洽谈就形成一种特别的文体――商务英语函电。从对外贸易来看，与外国商贸往来的成功与否，很大程度上取决于商务英语函电的质量，因此商务英语函电已经成为对外贸易当中起到重要作用和不可缺少的部分。

一、商务英语函电概念论述

（一）商务英语的内涵

商务英语主要是指人们在从事商务活动当中用到的一种语言工具，也被称为“Business English”和“外贸英语”（ForeignTrade English）。商务英语要求言简意赅，这种特性主要体现在商务英语函电的写作上。因此，商务英语有七个原则，即Clearness（清楚）、Courtesy（礼貌）、Conciseness（简洁）、Correctness（正确）、Completeness（完整）、Concreteness（具体）、Consideration（考虑周到），其中Clearness和Conciseness就很好地体现了商务英语的言简意赅的特性。商务英语的组成部分主要有三个：商务背景知识、商务背景下使用的语言以及商务交际技能。在面对复杂的国际国内贸易环境，对外贸易能否会朝着更好地方向发展和外企以及国家能否沉稳应对各种挑战主要看能否合理运用商务英语的三个要素。商务英语一般具有专业性强、文化因素大、语言简洁明了和正式性强等特性。

（二）商务英语函电的含义

伴随着全球贸易的发展，商务英语函电成为各个外贸企业快速、准确地传递买卖双方的需求的信息。商务英语函电有效地解决了供需双方信息不对称等问题，从而使得每一方能够有效地传递和处理信息，在世界各个角落都能进行信息的传递和交流，给企业带来更多的商机。商务英语函电（Business English Correspondence）就是一个交流的过程，是一个发出者编码和接受者解码的过程。作为对外交流的主要沟通工具，“商务英语函电是以外贸知识为背景，以外贸语言为载体；在对外贸易领域中人们借以沟通交流的书面工作语言的电子书信”①传统的纸质书信和现代的电子邮件等都能够成为商务英语函电的载体，其内容主要是以专业贸易用语和缩略用语为主。“商务英语函电的分类有很多标准，常见的按照具体使用功能而分成来函处理、答复函、邀请函、联络函、祝贺函、任命函、慰问函等。商务英语函电的主要内容范围包括询盘、发盘、付款、包装、索赔、保险、仲裁等等。”②

二、商务英语函电文本特征

（一）商务英语函电语言的言简意赅性

商务英语函电是对外贸易活动当中最为常见的一种专用文体，因为其发生和服务于各种商业活动，特别是国家与国家之间的商务活动，反映跟商务有着极其密切和极其相关地专业性内容，因此其言语措辞、语法、句法、风格等都有商务的风格。商务英语函电的主题主要有合作与竞争、守约与违约、货物与货款等主题，而且每一次的表达都是力求简答明了，态度坚决而不强硬，思维严谨而不枯燥，其文体遵循“7Cs”的写作原则，即Clearness（清楚）、Courtesy（礼貌）、Conciseness（简洁）、Correctness（正确）、Completeness（完整）、Concreteness（具体）、Consideration（考虑周到）。比如：

As to the steamer sailing from Shanghai to Los Angeles，we have bimonthly direct services.

在这句话当中“bimonthly”有两层含义，可以表示“一月两次”和“两个月一次”，这样就容易使对方产生误解。

最好是这样修改：We have two direct sailings every month from Shanghai to Los Angeles.

（二）商务英语函电语篇的格式规范和语法的句式复杂性

首先，商务英语函电具有一定的格式要求，有混合式、简化式和齐头式。一般常用的都是混合式。其次，商务英语函电的语篇主要是由三部分组成，也称作“三段式”。第一段写一些客套话；第二段写上次函电所提到的一些问题；第三段主要是写信方提出一些问题或者请求。最后，商务英语函电语法句式的复杂性。商务英语函电句子结构和语篇所使用的都是复杂句式，比如并列句和被动句，句子较长。因为复杂的句式不仅能表达复杂的意思，使得行为符合函电“7Cs”原则，而且保证主要的信息能够以词序的方式得到加强，无形当中增强函电的正式程度。③

三、新形势下商务英语函电的变化

随着国际国内政治经济形势的发展，各国之间贸易往来频繁以及全球贸易文化的交融，商务英语函电也在无形当中发生新的变化，特别是在应对国际经济形势的适应性和贸易专业化水平方面能力上有所提高，具体体现如下：

（一）在效力上，法律效力不断增强

作为对外贸易关键的一环，商务英语函电的法律效力已经越来越被认可，其中所来往的商业信息和内容，都是具有法律效力的文字依据，这样就提高了法律的约束力和规范性。所以，在商务英语函电的使用过程当中要把握好措辞和价目表的标准化，不要轻易涉及产品以外的任何信息。特别是在发盘函中，不要做出过多的邀请和承诺，保证以后在发生纠纷时，可以有效的保护自己的合法权益。在发函电过程当中，一定要遵守国际法和国际贸易制度，依照国际惯例，而非仅仅依据本国法律。

（二）在文本上，文本正规化

发函方为了更好地保证自己的合法权益和更好地体现自己的专业，都会对发函的内容和文本进行仔细推敲，这样无形当中促使商务英语函电更加正规，特别是文本格式正规和规范。在取样分析众多函件中发现，不管是常规的询问、答复还是正规的商业往来，发函方的函件都使用正规的函电格式和规范用语。函件的规范化和正规化，在一定程度上提升了自身在对外贸易中的地位和作用。

（三）在格式上，格式得到逐步更新

商务英语函电的主要平台是依托于网络，因此伴随着网络的发展，商务英语函电也在不断朝着更加简约化方向发展，表现为：1、排版的精简。传统的排版有三种方式，分别是齐头式、缩进式以及综合式。传统的排版方式会在某程度上给发函方和收函方造成一定的麻烦。为了更好地解决这一问题，跟上时代的潮流，发明了更为精简的排版方式。新的排版方式在一定程度上减少了贸易双方的时间，更为突出函件的内容，提高了商务往来的效率。2、格式的精简。以往的函电为了显示对发函者的尊敬，都在有一定的客气语词的格式，但是随着对外贸易和电子邮件的发展，函电的格式逐步进行精简，只保留一些必要的称呼、主题和正文。比如在传统的格式当中会有attention line这一项，但是现在的函电把这部分内容放在主题上，这样就精简了函电的结构。

四、新形势下商务英语函电在对外贸易当中的作用

商务英语函电是一种应用于商业往来的一种语言媒介，所有的商务往来都是体现在对外贸易的业务之中。在对外贸易当中，每项的贸易行为都可以分成三个阶段：一是贸易的准备阶段；二是贸易的谈判和签约阶段；三是履约与维系阶段。在贸易的每个阶段，商务英语函电都起到不同作用。

（一）在贸易的准备阶段时，函电起到建立业务关系（ESTABLISHING BUSINESSRELATIONS HIP）和邀请客户（INVITATION）的作用

随着国际贸易的不断发展，越来越多的商家是利用电子商务进行买卖，因此，商务英语函电有助于买卖双方通过现代电子手段进行沟通和建立业务往来。根据不完全统计，90%的交流都是通过E-mail进行的。因为电子邮件比传统的沟通方式更为便捷和有效，同时还能减少沟通成本。商务英语函电的作用类似于邮件，就是让买卖双方能够有个初步的了解，特别是让收函方知道发函方的业务范围和愿意跟自己合作，最后希望能够和收函方建立良好的合作关系。因此，此类函件的写作时要注意避免介绍地太过繁琐，要注意礼貌和措辞、涉及重点和吸引力，尽可能地让收函方知道自己发邮件的真实意图和有效性。

一般地写作格式有如下步骤：

第一，告诉收函方知道自己是如何得到对方的邮件地址。比如：WE HAVE LEARNED FROM…THAT…第二，自我介绍。如：WE WRITE TO INTRODUCE OURSELVES TO YOU AS…第三，表明你愿意与对方建立商务关系的目的和意愿。如：WE ARE WILLING TO…第四，表达你的期望对方的回复。如：WE WOULD APPRECIATED IT IF YOU GIVE US AN EARLY REPLY。

目标公司有意向跟自己公司建立业务上的关系后，让目标公司增强对本公司的客户体验和产品的认识，可以写英语函电邀请目标公司来本公司参加客户体验或者公司会展。这种函电就是为了增加客户之间的交流，加强彼此之间的联系和促进贸易，客户在参加会展后，如有意向合作，会首先考虑发函方。此时，写邀请函时应注意精简、内容明确，同时也要写清楚时间和地点。最好是能够展示发函方的热情和诚意。

一般地写作格式有如下步骤：

第一，感谢对方对己方的合作。如：WE GREATLY APPRECIATE YOUR COOPERATION AND HELP.第二，发出邀请（说明展会名称、时间、地点和目的）。如：IN ORDER TO FACILITATE BUSINESS BETWEEN US，WE ARE CORDIATELY INVITING YOU TOTHE CHINA TEXILES FAIR TO BE HELD IN SHENZHENFROM SEP.15 TO 25 THIS YEAR。第三，期待回复/见面。如：LOOKING FOR WARD TO THE PLEASURE OF SEEING YOU。

（二）在贸易的谈判和签约阶段时，函电起到交易谈判（BUSINESS NEGOTIATION）和签订合同（SIGNING CONTRACT）的作用

在目标客户清楚自己公司和品牌并且有意向与自己建立商贸关系后，发函方可以按照收函方的要求发送样品，让目标公司进行质量认证。认证通过后，自己公司要进行产品报价，这个时候一般也是通过英语函电的形式报价。此时，发函方要特别注意和严谨，因为此封函件将会具有法律效应，发送给对方后将不能随意修改，因此，发函方要同时兼顾眼前利益和长期利益。这个时候买卖双方就到了谈判阶段，这一阶段主要还是询盘、发盘、还盘和接受四个步骤，而且发盘和接受是必须进行的。谈判的四个环节能否成功，主要还是看这一阶段的商务英语函电额往来如何。

以发盘为例，介绍发盘的步骤：

第一、感谢对方的询盘。如：WE THANK YOU FOR YOUR INQUIRY OF…第二、写明货物规格详情和交易条件。如：WE ARE PLEASED TOQUOTE YOU AS FOLLOWS：（COMMODITY，SPECIFICATION，QUANTITY，PRICE，PAYMENT…）第三、写明发盘的有效期。如：THIS OF FER IS VALID UNTIL JAN.31，2012.第四、希望得到肯定的答复。如：WE LOOK FOR WARD TO RECEIVING YOURORDER SOON.

双方谈判磋商后，剩下就是签订合约。合约的签订是最为关键的一步，此时方英语函电的作用就是再次确认交易双方谈判的结果，提醒双方签订书面合同，保证交易地顺利进行。因此，在写商务英语函电的过程当中，要注意态度明确和时效。在制作合约的时候要与前面谈判函电的内容进行仔细对照，保证内容的正确性。

（三）在履约与维系阶段时，函电起到后续跟踪（FOLLOW UP）和申诉与索赔（COMPLAINTS AND CLAIMS）的作用

双方签订合约后就到履约阶段，这个阶段的主要任务就是备货、安排装运、付款收款等。商务英语函电在这阶段的作用主要是给双方传达有效的交易信息，帮助解决实现合同过程中出现的插曲，确保贸易双方能够顺利交接产品和收货款。因此，在写此类商务英语函电时要注意把相关要素进行条理化、清晰化和及时化。

在对外贸易当中，买卖双方因为各自的语言、习俗和权利义务等问题，也会经常出现争议问题，因此对外贸易也需要一种工具来维系双方之间的关系，解决双方之间出现的问题。商务英语函电就充当这样的角色，其作用就是要发现问题、提出解决思路和化解矛盾，把困难转发成为动力，重新塑造客户的信心，促进贸易业务的健康发展。在写此类函电过程当中，要注意有礼有理有力，做到顺势而变，态度诚恳，从长远角度考虑问题，切勿急功近利。

在当今的对外贸易中，商务英语函电在信息传递和沟通交流方面起到重要的作用。不论是在对外贸易的准备阶段谈判和签约阶段，还是履约与维系阶段，都少不了商务英语函电的身影。可以说，商务英语函电都能影响到对外贸易的全过程。正因为商务英语函电在对外贸易过程中有如此重要的作用，因此在面对日益发展的国际贸易和不断交融的文化环境，商务英语函电也要进行与时俱进的自我更新，提高自身的专业水平和技能，保证对外贸易信息的畅通，确保贸易能够顺利进行和完成。（作者单位：牡丹江师范学院应用英语学院）

注解：

①杨海霞.商务英语函电在国际贸易中的应用[J]，考试周刊，2012（8）：83.

②张阳.浅谈商务英语函电在对外贸易中的作用[J]，北方经贸，2015（9）：15.

③杨丽娜.外贸英语信函的文体特征分析[J]，山东外语教学，1995（1）.

参考文献：

[1]杨海霞.商务英语函电在国际贸易中的应用[J]，考试周刊，2012（8）：83.

[2]张阳.浅谈商务英语函电在对外贸易中的作用[J]，北方经贸，2015（9）：15.

[3]杨丽娜.外贸英语信函的文体特征分析[J]，山东外语教学，1995（1）.

英语信件格式范文第3篇

[关键词] 外贸英语信函翻译技巧专业词汇缩略语

大体而言，外贸英语信函主要有两种目的：一种用于正式的外贸交易;另一种用于贸易双方建立友谊或加深情感。针对两种不同目的，信函翻译的手段和侧重方法也有所区别。在这里，笔者主要是针对两种外贸英语信函提出几点翻译技巧。

一、用于正式外贸交易的英语信函翻译

1.专业词汇：外贸英语信函中对专业词汇的翻译务必精确、符合经贸专业要求。外贸英语中的价格术语意义固定：有的是单独的词，inquiry(询盘)和offer(报盘）;有的是则是由几个词构成，to draw on somebody (向某方开出汇票)。这些专业词汇的翻译稍微有差错就会给企业造成负面的影响甚至巨大的损失，如曾有则报道说，某译者错将“不锈钢”译为“炭素钢”，这两字之差就给企业造成近20万元损失。

值得注意的是，有些外贸英语专业词汇与其本意大相径庭。document本意为“文件”，而在外贸英语中则为“单据”，如an l/c normally specifies the documents that are required by the buyer and the date by which the goods in question must be shipped。（信用证上，通常规定了买方所需的单据，以及有关货物的运货日期。）

2.歧义词：英语中常常会出现一个词汇有多重意义，而这几个意义恰好又是对立的。因此在外贸英语信函的书写或翻译中，应避免使用歧义词。面对这类词汇应及时发现，并立刻和对方取得联系，以便及时纠正，以免使缔约双方发生分歧，为日后贸易带来后患。如in a week 可指在within a week（一周内），又可以指after a week(在一周后），这就必须要与对方商榷，及时换上表义明确的词。

3.英美词汇差异：外贸英语信函的翻译还应注意英美词义的差异：在英式英语和美式英语中，同一个词可能有不同的含义。在这方面的典型例子即是单位的差异，如billion在美式英语中意思为“十亿”，而在英式英语中，则代表“万亿”。因此，在翻译中一定要注意英式英语和美式英语使用场合。

4.缩略语：缩略术语在外贸英语信函中也很常见，其意思对外贸交易极其重要。这里仅介绍几种常见的缩略术语的翻译法。

(1)音译。如:aids艾滋病；ddt滴滴涕；opec欧佩克。

(2)用汉语的缩略语译 如：u fo飞碟；unesco联合国教科文组织；v. f视频；xl特大。

(3)部分译，部分不译如:dna fingerprintingdna鉴别术；fob shanghaifob上海价。

(4)还原成原文意译 如：economists placed greater trust in the cpi report, contending that the surge in the wholesale index was merely a fluke。（经济学家对消费者物价指数比较信任，认为批发物价指数的飊涨只是偶发现象。）( cpt =consumer price index:消费者物价指数)。

(5)外来语译法与以上方法差不多，以意译为多。如：ep(单方面)—ex parte(拉丁语)；e/ r(在途中)－en route(法语)。

5.套用格式化语言或句型对应翻译法：以签署文件、合同等为目的的外贸英语信函，多套用已有格式。在翻译的时候，应用相应的中文格式，用程式化语言翻译即可。它的特点主要表现在一些套用、固定搭配及句式结构的应用中。译者可相应地采取“套用句型对应方法”来翻译。在此类商业信函中，对方一般也会采取正规书面语，风格繁冗。尤其是为了增加严肃、正式的意味，他们常常会选用带法律、语言保守倾向的古体词。常见的有以”here; there; where”为词根的词，如:herein; hereof; herewith; hereby; thereby; therefore; whereas; whereby等。翻译的时候不一定要字字对应，可以在其他地方以词汇手段予以补偿，用相对比较古雅的词汇将原文的文体风格反映出来即可。

6.整体格式差异：整体格式差异主要体现在英文与中文信函中。众所周知，英文日期常写于右上方，而中文日期常写于右下方。英文称呼使用复数sirs/gentlemen ,而在中文中，则体现为统称形式的整体单数。虽然，按照国际贸易惯例，外贸电函英译汉时，可保留英文外贸函电的格式，也可套用中文外贸函电的格式。但是，根据惯例，建议使用中文格式，以取得整体美感。

二、用于达成友谊、交流感情的商业信函的翻译

除用于正式交易的外贸英语信函外，为达成贸易双方的友谊，商家会特别注意礼貌，因此会大量写作交流情感类信函。对这一类信函，译者翻译的时候，应注意选取适合的词，使用翻译具有“信、雅、达”的美感。并且提醒注意的一点是，商人毕竟是商人，他首先考虑的是商品、质量及相关问题与条件，而非客套与人称，汉译时，应突出重点信息，精简繁枝冗叶，以达到强化重点的目的。

针对外贸英语信函所带有的书面语体的语言结构特点，译者在翻译时，应该选择相应的书面语。在中文外贸信函中，使用的是介于文言文与口语之间的半文言文体与之相对应。如sincerely yours汉译为“谨上”即可。而针对港台地区保留大量古语的特点，译者在翻译时，还应该把开头的“先生”之类词婉译为“敬启者”。在传统英语贸易辞令中，大量套语，更应该恰当增减。如：we are pleased to…；we have pleasure in…；we acknowledge with thanks…这些套语，产生了诸如we are looking forward with interest to your reply.等句式，这里若直译为“我们带着极大的兴趣盼望您的答复。”显然，这种翻译拖沓而且生硬，只要稍微套用一下格式，采取婉译方式，译为“盼复”，则简洁明了。类似的情况还有：your prompt reply would be greatly appreciated。（直译为“贵方的快速回复将使我们不胜感激”;婉译为“即复为谢”）

英语信件格式范文第4篇

现代的人们似乎存在一个共识，随着全球经济一体化的飞速发展，人们已把全球比作一个小山村 (Global village)。更有人描述其为小山村 (Small village)。因为世界各国间的政治、经济与科技交流越来越频繁，现代通讯的工具也越来越得以广泛的应用。举例来说由过去广泛应用的电话，电报，电传，书信发展到当今的除此之外的电子通信，网路电话，网络会议，传真等等在国际贸易和民间交往中，信息的交流是必需的。而这些具体交流沟通的载体就是“语言”。

有相关资料统计显示，世界上有超过百分之六十以上的人口在讲十二种语言，其中包括联合国规定的六种工作语言即：汉语、英语、法语、俄语、西班牙语和阿拉伯语。汉语是使用人数最多的一种，现已超过十三亿人口，但区域比较集中，基本上局限在中国和一些海外的华人集聚地；英语紧随其后，将英语作为官方语言的有英国、美国、加拿大、澳大利亚和新西兰，人口有近四亿；此外，英联邦的五十三个国家把英语作为第二语言或官方的对外交际语言，人口两点五亿，将英语作为外国语使用的人约有三到五亿。由此可见，英文不仅使用的人数众多，涵盖的范围也最广。从上世纪中叶起，由于美国在世界政治、军事、经济、科技等方面的地位日益提高，英文的使用也趋于更加广泛。目前，各国际组织间的政治、经济会议，各国的商贸往来、学术交流等使用的文件基本上都是用英文撰写和记载的；非英语国家出版的各类学术著作、研发的科技成果等均是用英文对外发表的，就连不同国家华人之间的一些商贸往来信函也用英文撰写的。由于世界经济一体化已成为一种必然的趋势，从战略发展的角度来分析，英文商业信函的使用非但不会减少，反而会持续攀升，其地位和作用也会变的更加显著和重要。

除以上政治，经济，学术，商贸交往外，我国的大学四～六级英语考试也有英语信函的写作内容。国际通用的雅士英语测试也有信函写作的考试内容。更有一些大学毕业生在求职，申请海外留学，移民，工作在合资，独资企业的技术人员也经常面对信函的书写问题。而生活在海外的中国人每天要面对大量信件，这些信件来自于当地政府， 社会团体，金融机构，保险公司，贷款公司，海关，法庭，警察诸多种种。有声明信，解释信，投诉信，委托信等等，这些还是作为主要交流工具解决人们日常中面临的烦恼，对事情的处理意见，解决方法等等。因为信函附有本人签字在西方国家具有比电话， Email 等其它方式更多的法律效力。

根据以上分析，不难看出英语已逐渐成为国际交往中各个方面使用最多的一种语言，其国际通用性与重要性日益增强。语言作为人与人交流工具的基本表达方式有两种：一种是口语，另一种是文字。而后者表现的犹为突出，在国际商贸活动中，几乎所有的交易最终都是通过文字来完成的。因此，英文信函、文件等在国际经贸活动中起着至关重要的作用。在美国， 英国，加拿大，澳大利亚，新西兰等英语作为官方语言的国家，把英语信函大致分三种：官方政府信函，商贸信函 （Business Letter）和一般信函 （General letter）。商贸信函包括：询价（Enquiry），报价（Quotation），订货（Order），装运（Shipment），请求（Request），回复（Reply），投诉（Complaint）， 索赔（Claim），拒绝信 (Refuse)，销售信(Sale)，邀请函 （Invitation），感谢信 （Thanks），道歉信（Apology），祝贺信 （Congratulations），通知 （Notice），备忘录（Notes），会议记录 （Meeting Record），简历（Resume），申请函（Application），推荐信 （Recommendations），报告调查问卷 (Survey)，和商务文件 (Business Documents)。商务英语信函是国际商务交际的主要沟通成交方式，是国际商务交际的不可取代的。一封明了，得体的商务英语信函可以帮助一个企业树立良好的商业形象，进而促成贸易合作， 实现双赢的局面；反之，事与愿违，使商务活动失败，使企业错失良机，甚至不可估量的损失。一般的信函包括：邀请信（Invitation），感谢信（Thanks），道歉信（Apology），祝贺信（Congratulations）， 抱歉信（Regret），求助信（Request），赠礼信（Presentation），预定信（Booking），申请信（Application），推荐信（Recommendations），简历 （Resume），回复 （Reply），投诉（Complaint），索赔（Claim）等等。

无论是商务信函还是一般信函，一定要按一定的格式写，商务信函比较正规，称谓，段落，结尾都要按标准写。个人信件比较简单一些，比较熟的人写信不用正规的格式。 但两种信件写作一定要准确表达发信人的意图。就是清楚明白地陈述内容，不能让读信人产生异议，不能引起不必要的误会。一些商务信函涉及到双方的债权，债务等利益关系，而且具有“准公文和类合同”的凭证作用与约束作用，所以必须准确无误，包括内容、格式、语体、语法、措词、标点符号等在内。其次，信件一定要简洁、明了。就是要有简明有力的行文。商务英语信函的目的就是要快速准确地传递商务信息，它本身的时效性决定了它必须简洁明了。最后，一些朋友间的信件需要丰富的感彩。就是要求文词含蓄优美。大方、文雅的形象本身就具有说服力。

英语信件格式范文第5篇

论文摘要:近年来互联网的迅速发展使得电子邮件成为商务和个人沟通的最主要的网络交际手段。相比之下,对电子邮件方面的学术研究却鲜有发现,无论是商务的还是私人和社交性质的,没有统一的电子邮件写作规范和明确的语体标准。本文试图根据所收集的电子邮件探讨商务电子邮件的网络交际文体特征。

国际互联网的普及和电子商务的发展使得电子邮件成为当今网络数字技术运用中最普遍的网络交际手段之一。据美国idc公司统计,早在2000年全球电子邮件信箱数量已达9亿个左右,平均每天发送的邮件多达100亿封,预计到2005年平均每天发送电子邮件的数量将达到350亿封。其中,至少50%以上是用于某种形式的商务活动。据中国互联网权威机构cnnic调查报告,在用户最常用的网络功能中,电子邮件以74.9%的绝对优势高居首位。据统计,互联网上85%的网页是英语网页,英语电子邮件占80%。在国际商务中,电子邮件的渗透力更为显著,已经成为商务沟通基本的联络方式,并正在逐步取代传统的书信、电话、传真等通讯媒体,成为主要的信息交流方式。可见英语是电子邮件通信中使用最广的通用语言。电子邮件英语的使用已经引起语言研究者的关注,但因为电子邮件尚属发展中的沟通渠道,目前对这种新型交际手段的研究仍十分有限,而且就这种新的电子传播媒介至今还没有统一的写作规范、固定的格式和明确的文体标准[1][2]。

一、网络交际的电子邮件

基于网络进行交际的手段和方法很多,但大体可分为两大类:实时交际(synchronous communication)和非实时交际(asynchronous communication)。电子邮件则属后一种网络交际的主要方式,它在使用上有着当今任何通信工具无可比拟的优势,其特点和优点是显而易见的:速度之快,而且这是一种新奇的非同步交流方式;功能越来越强大的软件让你的邮件非常便于管理,同时也比传统书信更能保护自己的隐私;非常灵活,随时随地都可以发送、接收。对于从事国际商务的商人其便利和好处更是可想而知。有别于其它传统的通信工具,发送电子邮件是通过将文字打在键盘上读在电脑屏幕上,故具有说与写的双重特点[3]。电子邮件所具有的“快捷性”、“即时性”、“保密性”、“高效性”和“随意性”使得它成为对话装置:在电子对话(electronic discourse)中,人们用语言不仅仅是用来传递信息,而且用来交流思想。因此,这种基于网络的交际必然具有自身的语言文体特征。

二、商务电子邮件的文体结构

电子邮件作为互联网不可分割的一部分有其自身的语境,即通过电子信箱进行语言交流。作为电子商务的一部分,商务电子邮件既不同于传统的通讯方式,同时也有别于日常生活中一般亲朋好友之间的电子邮件交换。商务电子邮件的结构简洁明快,重点突出。传统书信中的信头、日期、收信人地址及其相关格式已被摒弃,取而代之的是发信人和收信人的电子信箱地址。电子邮件格式因软件的不同而有所差异。但无论使用何种软件,主要由收信人地址( to ),发信人地址( from ),日期( date ),和主题( subject )组成。计算机会自动产生前三条信息,无须人工填加。电子邮件的主题行则是必不可少的,其位置在收信人的电子信箱或是抄件人的电子信箱下面,突出醒目。原则上,商务电子邮件与商务书信和其它一般书信不同,必须有主题,并且要简洁明了,使人一望即知邮件的要旨。由于网络上的收件箱充斥着垃圾邮件,主题一定要与邮件内容有关,有助收信人理解,否则无主题或意义不明确的主题通常导致邮件未被打开就被删除或可能延误处理。试比较:

主题不明确:“expenses”

主题明确:“expenses for catrip - information needed”

主题不明确:“my info”

主题明确:“the 15th sales conference: information for your registration”

笔者最近收集了90封商务电子邮件,并将其分为两类。一类是英语本族语者(多为英国,美国和澳大利亚人)的电子邮件,共50封,另一类是为非英语本族语者,发信人大多是欧洲人,亚洲人和部分中东国家人,共40封,以下是调查结果比较:

根据对收集的电子邮件的统计,公司间商务往来的电子邮件90%以上都有主题,而本人以前收集的私人电子邮件仅有35%有主题,有些回信人回信时仍使用前一邮件主题,尽管邮件内容大相径庭。如同传统的商务邮件,电子邮件的正文部分通常由开首敬辞、主文、结尾敬辞及署名四部分构成。

在正文部分,大部分商务电子邮件采用当今比较流行的平头式(blocked style),正文可通篇使用大写或小写字母,这样打字时就可不必再反复按变换键,这也体现了网络时代人们追求方便、快捷的特点。一般而言,开首敬辞并非绝对必要,在电子邮件中经常被省略,而且并不失礼,但结尾敬辞还是必要的,省略之后的文章结尾会使人感到有些唐突。但从收集的英语本族语者的商务电子邮件中也有不使用结尾敬辞的。可见,正文内容完整、姓名签署完毕邮件即算大功告成,这种做法正逐渐被人接受。

收集的电子邮件结果表明:英语本族语者和非英语本族语者在正式程度上有较大差异。gains[2]研究中的92%的英语本族语者的电子邮件不用开首敬辞,笔者收集的样件中英语本族语者不写开首敬辞也占了较高的比例,而非英语本族语者不写开首敬辞的比例相对就少。英语本族语者在开首敬辞中使用“dear”称呼的比较少,而非英语本族语者使用该称呼的占了最高比例。同样,非英语本族语者使用结尾敬辞也比英语本族语者较正式。值得注意的是,笔者把一些出自同一发件人的商务电子邮件和传真加以比较,发现二者并无大的差异,所使用的称呼和结尾敬辞也几乎相似。这表明习惯了书写传真的商务人员在电子邮件中仍采用传真的格式和语言风格。实际上,这二者并无大的区别,格式相似,语体也大多为非正式。

在商务电子邮件中,称呼日渐趋向非正式。邮件开首敬辞中省略mr或mrs (或ms, miss)等敬辞, 直呼其名非常普遍,或不知道对方的名字但知其职务时,用其职务为开首敬辞。这在不清楚对方性别时,不失为方便可行的权宜之计,同时也是顺应了无性别歧视敬辞( non-sexist salutation)趋势。在不知道对方姓名时,有时可看到电子邮件开首敬辞写成dear (或dear abc1234),这种沿用对方电子邮件的地址(或名号)的写法,正是电子邮件的特殊风格,虽然在商务电子邮件中很少见,但私人信件中却很常见[4]。

以上表明,电子邮件的文体结构,正如guffey[1]指出的,还是不固定的,使用者和权威人士对什么是适当的开首敬辞、结尾敬辞也没有一致的意见。

三、商务电子邮件文体特征

电子邮件是基于网络的“交谈”。“交谈者”通过计算机屏幕收看文字,使以文字为信息载体的笔语跨时空交流。这种“交谈”既不同于面对面的交谈,也有别于传统的书信交流。这种以计算机为媒体的交流活动具有如kiesler et al.[5]指出的两个有趣的特点:缺少社会语境信息;缺少被广泛接受的使用规则。其中第一个特点使“交谈者”不能依赖手势、体势语、面部表情等非语言信息解释文字,辅助交流。缺乏规则则使网络“交谈者”打破了传统交际中必须遵守的许多礼仪,并逐渐形成了一些网际交流中被认可的规范。

(一)口语体特征

电子邮件虽然采用书信的形式,但其用语却大都是口语,形成了一种文体风格上独树一帜的书面形式的口语[6]。gains[2]在对电子邮件文体特征的研究中发现,电子邮件的文字和语气都趋于口语化,写的时候犹如在和对方进行交谈(write as you talk)。他注意到四点:单方的会话;产生自对会话( self-pairconversation )的反响问题( echo question );无计划的谈话,频繁使用“and”;语篇中使用口语体的词和短语。virginia shea(/netiquette)在电子邮件介绍一章中提到:“电子邮件以非正式语体而著称,其部分原因是电子邮件出之黑客文化( hacker culture),另外是电子邮件便于发送。在某些方面,电子邮件比传统上语气较正式的备忘录更相似于电话交谈,但由于电子邮件交际是书面的,因此比电话交谈更详细。”写书信时,内容必须清楚明白,不能含混,因为读者可能没有机会和时间澄清问题。但是电子邮件则不同,收件者可立即发邮件询问。这一特点使电子邮件交换如同“交谈”,有时往往比较草率、含糊。说到电子邮件的语体,cielens and aquino[7]认为,非正式的口语体在大部分电子邮件中都是完全合适的。以下不妨看一封公司经理回复两位要求参加会议的下属的邮件:

sounds great, guys, and i really think you both should go and of course i support your application. so go ahead and get organised. on the other hand maybe i should run it past bruce first in case there’s a problem. i knowwe’ve had some flak lately aboutthe amountoftravel. so i’d betterraise itwith him. don’tmake anybookings until you get the final ok. on second thoughts maybe we need to consider if just one of you should go.

这封电子邮件反映出以上提到的电子邮件文体特征,可以看得出,发件人在发邮件时并未对邮件内容加以思考和组织,而是如同谈话,口气随意,语句松散自由,甚至大小写不分,文字、语气和结构都体现了口语体特征。同时,这些特点也验证了hale[8]话,即网络交际有其明显的语言特点:不守规则,不一致,不注重语法和词法以及随意性强。

(二)句法结构特征

电子邮件是基于网上交际的,因此,在电子语篇(electronic discourse)中,为了节省各自占用的时间和减少各自眼睛在电脑屏幕的负担,其句法结构力求简短、直截了当,较多地使用简单句,而非是复合句和长句,频繁使用口语中常见的缩写和省略形式。提倡的是用简单、易懂的英语(plain english)书写[9]。

以下样件中的几个例句便体现了商务电子邮件这一写作原则和特点:

pls let us knowwhether the relevant l/c has been opened. we’ll ship your order at the end of this month.pls quote cifnewyork for your printed shirting. also other products we mentioned at the fair.sorry for the delay and hope this won’t cause you too much inconvenience.

又如:

re your email of 10 august, pls informus ofthe quantityyou can supply and the time of shipment asap, asweneed to finalize the s/c by the end of sept. thx这封电子邮件以re设定主题(关于…),以pls明示要求事项(请…),以as陈述理由(由于…),排除不必要的信息,写得简洁明了,一目了然。

(三)词汇特征

使用缩略词是商务电子邮件的另一明显的网络交际特点。这些缩写原本是为了缩短“在线交谈”的打字时间而创造的,而且商务电子邮件中经常使用缩略语与商务本身性质有关,同时也反映出网络时代人际间轻松快捷沟通的特点。其中asap(as soon as possible)、fyi( for your information)、pls(please)、thx/tnk (thanks)等,在电子邮件普及前,常被用在办公室便条和非正式商务书信中。当然,在当今网络交际中,这些缩略词频繁使用,并且不断诞生大量新词。虽然电子邮件中使用的缩略词名目繁多,形式多样,但大部分还是采用商务英语缩略词的构成法,如,取每个单词词首(asap, btw);略去元音(rgds,pls);以音代词(f2f,b4 ),也有一些是自行编造,没有固定规则( bcnu )。这些缩略语已经构成常规的网络缩略语,因其创新性、简约性、易读性、传递快等特点而受到青睐。从收集的电子邮件看,英语本族语者使用缩略词较多。笔者在与国外大学交往的电子邮件中,却很少见到类似以上的缩略语,而大部分缩略语出现在商务电子邮件和年青人写的电子邮件中,这自然和他们的职业和背景有关,而且商务电子邮件中使用的许多缩略词是商务通用的专业缩略词,如a/s(at sight)、b/l(bill of lading)、fcl(full container load)等。

四、电子邮件的非言语交际特点

与传统书信相比,电子邮件的另一个令人叹为观止的特征是它的非言语交际功能。网上交际是通过书面文字进行的,缺乏f2f的真实性。仅靠文字传达意思的电子邮件常常无法表达自己的“心意”。早在1979年,一位名叫kevinmackenzie的美国人向msg group发件,建议在电子邮件里枯燥单调的文字中加入一些表情符号,比如:)表示微笑。他的建议多次引起争论,最后被广泛应用——你可以在电子邮件中像打电话时那样微笑或者痛哭了,多么有人情味。电子邮件的魅力就这样一步一步地深入人心。

因此,人们创造了计算机网上“速记法”(shorthand),这些速记表达语称之为emoticons或smileys,是网上表示情感的表情语。它是特殊的符号或称为“脸谱”的符号。电子邮件中经常采用这些表示语调、情感、体态的副语言符号或使用贴图,当言语不足以表达电子邮件书写者的情感时,便使用这一直观的表达方式,往往能够达到一种远远超过语言交际功能的非言语交际功能。例如::-)(表示笑);:-<(表示生气);:-d(表示非常高兴地张大嘴笑);{}或[](表示拥抱)等。

但是,这些符号语属于很强的幽默体语言,主要出现在“电脑族”和年青人的邮件以及私人邮件中。在商务电子邮件和较为正式的电子邮件中不多见,除非如此确实能够带来积极的效果。在本人收集的一封书信中,有一国外客户为感谢中国某公司提前给他发运一批季节货物,在邮件最后写道:thank youvery much for your help!:-d。可见,在轻松随意的氛围中适当地使用一些表情符号能够带来积极效果,促进双方的沟通和增进双方的感情。

语言文体是在一定情境下由一定的人出自一定的目的而形成的语言表达方式,任何一种语言表达形式都不能脱离语言文体特征而存在。电子邮件自然也一样,其语言文体的形成很大程度上是受到网络媒介等语境因素的作用,同时也是由交际的需要和使用所决定的。电子邮件的语言文体风格灵活多变,没有固定的规则,而是随着不同的交际对象、交际场合、交际目的等具体交际语境的变化而变化。

当然,商务电子邮件也同样存在着文体上的差异,有正式和非正式之分。诸多的因素,如邮件书写者本人的语言熟练程度、文化程度、交际对象、双方关系、个性、年龄也都可能影响到文体和正式程度。

特别是年青本族语者更具创新性,他们把电子邮件看作口头交流的媒介,而不是书面工具,而非本族语者相比之下则可能坚持较正式的书面语规则。总之,商务电子邮件比传统的通讯方式具有更口语化、个性化、效益化、随意性、灵活性等语言特征。

参考文献:

[1] guffey m e.商务沟通精要(第5版)[m].北京:中信出版社,2004.

[2] gains j. electronic mail——a new style of communication or just a newmedium: an investigation into the text features of email [j]. english forspecific purposes. 1999, (18): 81-101.

[3] davis b h, j p brewer. electronic discourse: linguistic individuals in virtual space [m]. albany, ny: state university of newyork press, 1997.

[4]染谷泰正. e-mail英文高手[m].北京:中国大百科全书出版社,2000.

[5] kiesler s, j siegel w. timothy. social psychological aspects of computer mediated communication [j]. american psychologist 1984, (39):1126-1134.

[6]张荣建.新媒体、新变化:电脑媒体与语言交际要素变化[j].外国语. 1997,(2):5-8.

[7] cielensm, maquino. the business of communicating [m]. sydney: mcgraw-hill companies, inc., 1999.