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高校基建工程管理内部控制审计评价

【摘要】

为进一步防范和降低基建管理中存在的风险,促进基建项目管理内部控制的健全有效,提高基建工程管理水平,保障学校资金合理有效使用,以《教育部直属高校经济活动内部控制指南(试行)》为依据,围绕基建工程建设从立项到竣工验收的全过程,结合高校基建项目建设实际情况,从管理层面和业务层面的重要环节和重点内容入手,将控制环境、风险管理、控制活动、信息沟通以及监督等五大要素分成一、二级指标,按照风险影响程度对重大、重要的风险点进行分析,遵循内部控制建设和执行有效性原则,对内部控制中采取的措施予以评价并构建内部控制审计评价指标体系。

【关键词】

高校审计;基建项目管理;内部控制;审计评价

随着国家财政对教育投入4%的常态化,为改善办学条件,大量基建项目不断涌现,但同时不少高校的基建工程领域也成为经济犯罪和腐败案件的“重灾区”。在当今依法治国、国家加大财政资金监管大背景下,教育部先后出台了《关于加强直属高等学校内部审计工作的意见》《教育部直属高校经济活动内部控制指南(试行)》等文件,对学校经济活动提出了明确要求,即学校开展投资、建设等事项必须保证依法依规、资金使用透明以及财务信息必须具有合法性、完整性、有效性和真实性等,从根本上遏制舞弊、贪污等行为,达到优化资源配置和提升使用效益的目标。因此,加强高校基建工程内部控制建设审计意义重大。

一、高校基建工程管理内部控制审计评价的原则

《教育部直属高校经济活动内部控制指南(试行)》要求依据指南结合高校风险评估情况,制定内部控制评价办法,并对内部控制建立和执行的有效性进行评价。(一)高校基建工程管理内部控制建立的有效性原则1.合法合规性。高校基建工程管理内部控制的建立要符合《教育部直属高校经济活动内部控制指南(试行)》和《内部审计实务指南第1号——建设项目审计》及国家相关法律法规。2.全面性。高校基建工程管理内部控制的建立应覆盖学校基建活动的全过程、关键岗位、相关单位及工作人员和相关工作任务。3.重要性。内部控制的建立应关注基建管理中重大风险、关键环节、关键部门和岗位,并建立相应的控制措施。4.适应性。内部控制的建立应按照国家相关政策、学校业务活动的调整和自身条件的变化,适时调整关键控制点和控制措施。(二)高校基建工程管理内部控制执行的有效性原则1.基建工程管理内部控制是否按规定的制度、流程运行,且在项目建设中是否能保持执行的持久性、一致性。2.基建工程建设中,内部控制体系、岗位责任制、管理体系是否落实到位,执行过程中是否存在违规操作行为。3.基建工程建设内部控制管理人员和执行人员是否具有相应的资质、能力,以及是否出现跨权限处理事项等行为。

二、高校基建工程管理内部控制审计评价的主要内容

基建工程管理内部控制就是从基建工程项目立项到竣工验收整个阶段围绕决策、执行和监督形成的制衡关系。审计部门应结合建设项目全过程跟踪审计,从单位和业务层面入手进行重点分析,找出关键点和主要内容,检查组织架构、运行机制、关键岗位和人员、内部控制建立与实施开展情况,并对内部控制的完整性和有效性进行评价,起到预防与管控基建项目管理风险的目的,并由此提升内部管理能力,完善内部控制机制。

(一)单位层面

1.议事决策机制。高校基建项目的立项决策应按照规定的权限和程序实行集体研究、专家论证和技术咨询相结合的议事决策机制,并应以纪实方式记录集体决策过程。一般而言,高等院校内的重大事项决策是由学校领导班子集体研究决定,任何人不能自主决策或擅自决策;决策一旦形成就应不折不扣执行下去,对不履职或不执行决策的人员,高校应通过建立决策问责制的方式对其进行责任追究。不仅如此,对于未达到学校常委会或校务会标准的决策事项,也应建立处室层面的科学完善集体决策议事机制。2.关键岗位内部控制。高校关键岗位和人员主要包括预算业务、收支业务、采购业务管理、合同管理、资产管理、建设项目管理以及内部监督等重要岗位及其人员。为了避免工程项目在各个环节中出现问题,管理层应明确关键岗位的职责、权限、工作内容等,并选派能够胜任岗位职责要求的优秀人员担任,同时定期加强对关键岗位工作人员的职业道德教育和业务培训,建立定期轮岗、退出机制和考核奖惩机制。3.授权审批制度。高校应按照金额大小对建设项目建立分级别、分类型的授权审批制度,举例而言,基建处主要负责审批10万元以下的项目设计变更,而分管基建的校领导则主要审批变更金额在10万元—200万元的项目,至于200万元以上的项目变更则需要拟定报告呈交学校常委会或校务会进行审批。

(二)业务层面

1.项目资金控制:通过教育部审核批复的基建项目应实行严格的工程投资控制与概预算管理,经批准的概预算是项目投资的最高限额,不得随意突破,否则应按规定重新报批。工程款的支付需通过分管财务与工程的校领导“双签制度”的方式严格审核,避免资金被截留与挪用等情况的发生。不仅如此,跟踪审计部门应当按照工程项目进展情况严格审核工程进度款,财务部门依照合同和程序支付工程款,对于有国库支付要求的建设项目,应当按照国库支付管理办法执行。2.政府采购控制:高校应利用纳入预算管理的资金购买货物、服务和工程项目并支付采购款项。按照采购形式与组织方式的不同可分为集中采购与自行采购两种模式。进入政府采购目录且达到集中采购标准以上的为集中采购。在进行审计之时,应重点关注学校采购流程、管理制度、岗位职责和审批权限等。但在高校采购中还大量存在着达不到集中采购标准、采购金额较小的自行采购。对此,高校应当建立健全此类采购的内部采购机制,建立不同类别的供货商登记备案库和评标专家库并实行动态管理。3.合同控制:高校应建立健全合同内部管理制度,明确合同归口管理部门和执行部门;关注签订合同的业务和事项范围以及合同授权签署权限,完善合同信息管理系统,加强对合同执行情况的监督,切实维护高校的合法权益。具体而言,高校可将合同管理部门的职能纳入财务部门,由相关人员负责对学校合同的签署、价格、期限与结算方式等内容的审核并按照合同规定支付相应的工程款项;作为合同的承办单位,基建部门需要负责起草、执行合同条款等工作;而相比较而言,作为合同监督机构的审计部门则需要负责跟踪合同的执行情况以及监督工程款支付等工作。4.变更签证控制:高校应严格控制项目变更,确需变更的应按照规定的权限和程序进行变更。重大的变更应在概预算控制的范围内,按照议事决策机制和授权审批程序重新履行审批手续,严防先施工后审批的现象发生。另外,加强前期施工项目图纸审核工作,提前发现潜在风险,对项目设计委托的内容进行详细论证,也能有效地杜绝或控制项目变更次数,最大限度地减少工程变更。隐蔽工程签证单应在施工现场进行,必须由建设方工地代表、监理、施工单位和跟踪审计人员共同签字确认方可有效,对逾期办理的一律不予补签。5.工程认价材料控制:在基建项目建设中,对于由施工单位供应的一些大宗材料和主要材料如水泥、钢材、商砼、电缆、配电箱、保温材料以及墙地砖、涂料等装饰材料的质量、品牌和规格应事先应做好市场调研,在招标文件中明确质量要求。材料进场后,监理应切实履行监管责任,严格依照合同和质量管理的相关规定对所购的材料进行抽验,确保所选购的材料质量满足施工需要。6.竣工验收及资产移交控制:对符合竣工验收条件的工程项目,基建部门应及时组织设计、监理、施工单位、使用部门、当地质量检测部门以及校内相关职能部门进行竣工验收。工程项目竣工验收合格后,高校应按照教育部有关基本建设管理规定及时办理竣工结算和财务竣工决算审计,并依据教育部批复的财务竣工决算,按有关规定办理资产移交和存档工作。高校还应当尝试对项目建成后的实际效果进行绩效评价,并作为绩效考核和追责的依据。

三、高校基建工程管理内部控制审计评价指标体系的构建

通过梳理建设周期中立项、设计、工程招投标、施工建设与竣工验收五个关键环节的各项业务流程和各个环节可能存在的风险点,结合《中国内部审计准则》第5号“内部控制审计”中内部监督、控制环境与活动、风险管理、信息与沟通五个核心要素的明确要求,本文将内部控制五要素分成一二级指标,按照风险影响程度进行等级划分,对其中重大、重要的风险点进行分析并对采取的防范措施予以评价,强化了工程建设全过程的监控,确保工程项目的质量、进度和资金安全,对于实际操作中检查基建管理内部控制的全面性、重要性、制衡性和适应性有一定的指导意义。详见表1。

【参考文献】

[1]刘永泽.行政事业单位内部控制制度设计操作指南[M].大连:东北财经大学出版社,2013:36.

[2]王斌,张庆龙.行政事业单位内部控制实务操作指南[M].北京:中国电力出版社,2014:73.

作者:马志宏 单位:中国矿业大学审计处

 

  发布时间:2017/8/9 9:03:24  阅读人次