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人事档案信息管理研究

人事档案信息管理研究

一、建立人事档案科学管理业务系统

1.建立人事档案工作管理系统。我们可根据所管理档案的情况、采用科学的分类与编号方法,建立人事档案管理信息库,实现编号、查找和批阅的计算机管理,并相应的查询通知单等,以减少档案工作人员的手工操作。

2.建立工资管理系统。工资变动涉及的面广,调资时依据的条件较多,如:任职文件、立功受奖、享受待遇文件资格证、正常升档表格等,我们可以编写通用工资管理系统,实现工资管理自动化,调资时只要我们输入待定的条件,便可迅速地查询出符合调资条件的人员,并逐个地计算出每个人的工资,并且自动作一些数字处理,如工龄工资随年份自动正常升档,效益补贴等自动增加等。

3.建立组织工作管理系统。利用此系统可掌握本系统、本单位内党员和党组的整体情况,包括党员的教育培训,党组织的建设、机构设置等,党费管理方面可打印出统计报表、党费清单和党费收缴单等。

4.建立人才交流信息系统。建立本系统、本单位人才信息库,用以掌握本系统、本单位内各类人才的供给需求情况,及时按要求向外提供人才和从外部引证所需人才等。

5.建立人员考察报告综合系统。一名员工的表现如何,主要是从他的德、能、勤、绩、廉等方面加以考察,并划分为若干个具体内容,并将具体内容分解成秘度不同的各种类型,针对具休内容的各个方面标以代码,只要提供准确的代码,计算机便可自动生成符合条件的资料,供干部人事部门的参考。

6.建立为领导提供计划性档案信息。人事档案工作人员要有超前意识,提供档案信息要站在领导的角度和高度来观察问题、分析问题,根据领导工作实际、现有人才资源信息,拿出相应的措施,有计划、有步骤地挖掘人才,使人才得到充分的利用。

7.建立工作文档管理系统。在日常人事工作中可以根据一定的分类标准,建立一个文件管理系统,包括文稿的产生时间、主要内容、保管期限等、需要时能快速地按要求提供不同时期、不同内容的文件资料。

二、建立人事档案网络的对策

人力资源信息是一个国家、地区、行业经济高速发展的必要前提,是社会进步的必要条件。针对我国人事档案网络滞后,计算机管理人事档案不成熟,缺乏一支既熟悉人事档案工作又精通计算机业务的专业队伍,人事档案部门网络意识淡漠的现状,应采取如下对策:

1.立足国情,从实际出发。作为信息社会的主要工具,计算机必须普及到每一个人事部门,更广泛具体地使用于人事信息管理与利用工作,取代大量重复性的手工操作。现代人力资源信息网络的建设需要大量投资,人事档案信息高速公路“在我国还不具备开通的条件”。网络建设要从实际出发,因地制宜,循序渐进,做到逐步扩大,逐步完善。

2.搞好建设,抓基础工作。人事档案整理、档号编制的规范化、人事档案数据库的建立,都是建网的条件。准备工作做得充分、细致、精湛,信息网的建设才能搞好。

3.必须实现人事档案标准化。在标准化方面要有各种严格的技术标准,要求做到各种数据库的设计一致或兼容,同时要求人事档案整理的标准化、著录的标准化、分类的标准化和档号编制的规范化。

4.搞好数据库的建设,实现网络化。数据在人事档案业务建设中是一项最费时、费工的工作。数据库的建立从一开始就要标准化。目前必须依照档案著录表、档案分类法、档案标引等标准来做。

5.加强队伍建设。现代人力资源信息网的建设需要有高素质、懂技术的人才来做,除档案学、计算机知识外,最起码应该懂得一些信息利用知识和信息经济学知识.不然的话,就会因为从业人员的素质不高而影响人事档案资源的有效利用。随着计算机技术的不断进步,计算机在人事信息管理中的应用也将不断发展、提高,它将越来越多地代替人工在人事信息管理中的工作,形成良好的发展趋势。

作者:奚亚娟单位:齐齐哈尔市铁锋区档案局