档案系统管理办法范文第1篇

【关键词】民办高校；文档一体化；管理

随着我国经济与社会的不断发展，信息技术的应用不断普及，高校现代化办公设备已广泛应用，传统的文档管理模式已不能适应新形势的要求。文档一体化是在信息社会背景下提出的一种新型管理模式，是从公文管理和档案管理的整体出发，利用管理系统将公文处理与档案管理相结合，把公文的形成、处理、分发、管理与档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、利用、统计、编研等环节有机联系在一起，按照统一的规范和标准管理，使公文管理系统同时具备归档、检索等功能，从而达到公文从生成、处理到归档，进而进入档案系统的全过程管理。民办高校公文管理和档案管理已成为高校文档建设的重要组成部分，民办高校的文档一体化管理是适应新时期经济和社会发展的必然选择。因此，民办高校实行文档一体化迫在眉睫，势在必行。

一、民办高校文档一体化管理的现状和存在的问题

文档一体化的发展带动了民办高校公文和档案工作的迅速发展，促进了公文和档案管理现代化水平的全面提高。当前，民办高校文档一体化管理的重要性、必要性和紧迫性已得到充分认可并付诸于实际行动。经过十几年的发展，民办高校普遍使用办公自动化系统进行公文处理，并逐步对档案信息进行数字化加工，不断探索电子文件管理的新模式，文档一体化建设成效显著。但我们也应该清醒地认识到，目前民办高校文档一体化管理仍存在许多急需解决的问题：

（一）管理体制方面

目前，大部分民办高校文档一体化管理还缺乏完善的管理体制。在民办高校文档一体化的建设与管理中，一些部门仍将公文处理和档案管理分开，浪费人力和物力，不便于信息资源的利用、管理和整合，而且这两个管理各自在各自封闭的系统中运行，档案使用价值无法直接体现，影响到档案部门作用的充分发挥，造成文档分离。比如文件登记与档案归档时，就缺乏统一的标准、指导和监督机构，没有统一的管理机制，造成公文工作和档案工作在制度上、方法上的不一致、信息上的不完整和材料上的不齐全等一系列问题。

（二）主观认识方面

文书工作人员和档案工作人员一直习惯于各自为政的工作模式，对文档一体化缺乏足够的理解。一方面，对电子文件的归档意识不强。民办高校文档一体化管理偏向于传统的档案管理，注重纸质档案，甚至很少考虑电子文件的归档和有效的管理与利用；另一方面，对于纸质文档的归档，文书工作人员和档案工作人员都有各自习惯的整理方式，有时甚至导致一份文件会经过多次的登记、整理，缺乏统一的协调，而双方都不愿打破原有的管理模式和思想认识。

（三）技术、资金方面

实施文档一体化管理对民办高校提出了更高的要求。首先，需要较高配置的电脑，并及时对电脑进行的维护和更新，保证随时可以读取保存完好的电子文档；其次，目前大部分民办高校采用的公文处理系统并未实现文档一体化的管理，技术和工作程序没有完全从民办高校的特点和发展考虑，所建的数据库大多为单一的条目，只能进行单一的查询，并未和归档需求结合起来，无法满足用户多方面的需求。同时，配备较高性能的电脑和购买管理软件需要资金支持，而文档一体化管理往往很难引起民办高校领导的足够重视，因而民办高校文档一体化管理也就受到资金问题的限制。

二、民办高校文档一体化管理的有效措施

（一）健全民办高校文档一体化的管理体制，制定统一的标准和规范

在现行的社会条件下，民办高校文档一体化管理可以设立专门的组织机构，加强对相关公文的统一管理。一是可以避免公文的丢失，提高数据的准确性和安全性；二是可以避免工作的重复性，使得公文管理的整体作用和优势充分发挥出来。同时，将全院的文书工作与档案工作统一起来，并且对学院所有部门的文档工作与档案工作进行检查、监督和考核，实现全院文档工作的同步管理。要使民办高校文档一体化管理，让公文和档案之间联系更加密切，两者就必须在一个综合的管理系统中运行。只有通过文档工作标准化、规范化才能使整个系统管理有章可循，得到优化。

（二）强化文档工作人员工作意识，提高整体素质

民办高校文档一体化管理需要相关人员具备较强的专业知识和良好的道德修养。因此，要从以下几点入手：首先，要加大宣传力度，使相关人员充分认识到民办高校文档一体化管理的重要性和必要性，改变工作人员固有观念，增强其一体化管理的意识，打破传统的文档思维模式和管理模式。其次，要加强对文档管理人员的培训。一方面，要进行专业知识教育，组织参加各类培训、讲座、业务交流，学习文档知识、现代化管理知识和信息处理技术等；另一方面，还要进行职业教育、道德教育以及管理能力的教育，使得工作人员的综合素质全面提升，与此同时，还要树立终身学习能力，从而适应民办高校文档一体化管理的改革和发展。再次，建立完善的人才机制，引进高层次的文档管理人员，创新管理模式和管理手段，参与文档一体化管理系统的研发和应用。

（三）加大投入力度，建立适应民办高校文档一体化管理的综合应用系统

民办高校文档一体化管理首先要从硬件方面配备到位，提高办公室、档案室电脑和网络技术的应用程度。其次，在软件方面，建设和完善数字化综合应用平台，尽快建立办公自动化系统与档案管理系统的无缝衔接。在办公自动化系统平台中，文件承办完后，通过数据接口，将需要归档的文件材料按统一的标准自动转入档案管理系统中，使最后形成的档案更符合系统化、完整化、规范化的归档要求。

在知识信息时代，文档一体化管理已经不再是传统形式下对公文的简单管理，更多的是一种管理手段和方式的整合。对于民办高校而言，文档一体化管理可能会受到资金、技术、人员等多方面的限制，但我们应该充分认识到公文作为档案的基础，档案的质量与公文处理有着最为直接和密切的联系。我们既要认识到民办高校文档一体化管理的紧迫性，还要认真面对它的复杂性和系统性。因此，民办高校应积极为文档一体化管理的建设和发展创造条件，创新思路，采取强有力措施，努力掌握新方法、新技术，紧跟时代步伐，使文档工作不断向前推进。

参考文献

[1] 于馨颖.民办高校档案信息化建设的问题与对策[J].管理研究，2011（4）.

[2] 傅冬梅.如何实现高校文档一体化管理[J].四川档案， 2006（6）.

[3] 戴秀文.对高校文档一体化管理的探讨[J].内江科技， 2012（12）.

[4] 张瑜.浅析高校文档一体化建设[J].黑龙江档案，2013（2）.

档案系统管理办法范文第2篇

【关键词】办公自动化；医院档案管理；存在问题；解决措施

办公自动化技术不断发展，为医院的档案管理工作提供了良好的条件。在医院的档案管理方面，存在的主要问题包括；理念相对落后人员的计算机应用能力差，档案管理不合理，自动化系统不够人性化等，这些问题都是我们需要快速解决的。

一、自动化的条件下档案管理存在的问题

（一）安全性不足。医院的档案属于内部局域网的一种，网络环境相对封闭，如果不是有人刻意为之就不会造成数据的安全性问题，但是如果有人故意非法接入局域网，盗取医院的数据，这样数据的安全性就会大大的降低，数据的安全性有着重要的意义，如果能被随意的入侵和更改就会造成重要的医学资料被泄露，病人病例丢失。引发严重的后果。同时因为属于内网，所以防火墙的等级较低，无法自行的升级，这就造成了新型的病毒能够穿越防火墙，肆意的在医院档案数据库中破坏。医疗档案作为患者隐私内容之一，医院和医生都有义务为患者进行保密。但是随着办公自动化体系的引入，医院逐渐对档案进行电脑联网存储和管理。随着网络技术的发展，黑客和不法商贩逐渐开始盗取患者信息以获得巨额收入。这不仅为医院和患者带来了困扰，还严重影响了医患关系，加深了双方对立程度。医院电子档案是医生存储、管理、上传的诊断病例，包含了文本、符号、图表、图形、音频、影像等数字化信息。鉴于其形式不固定、易于修改、系统漏洞、保密性弱等问题，电子档案被篡改和盗取的可能性大大增加。在针对医疗档案输入、存储以及管理的安全性的投入上，还有许多不足之处。

（二）档案的管理标准不固定。档案的管理不固定这就造成了档案管理存在乱象，很多重要的文件没有备份。各个文件之间类型不同，不利于分析。同时也不利于分析和整理，又是重要的文件因为没有备稿，当数据库受损的时候很多珍贵的资料就此遗失。格式不同往往是因为人员素质因素，或者管理系统不断更新，但是系统的兼容性不好导致的。

（三）医院办公系统不完善，漏洞多。医院的办公系统不完善是档案管理的中的难题，我国没有统一的医院档案管理系统，所以医院是利用自己开发挥着从软件公司手中购买而得，这些系统的兼容性一般都存在一定的问题。系统的漏洞多，容易引发崩溃。所以我国的档案管理系统存在着众多的问题，需要统一的管理，同时办公系统不够人性化，操作过于复杂，耽误了患者的就诊时间，无法时间快速医疗的效果。而且，系统缺乏将电子文件传输与医疗档案管理工作结合在一起的医院档案管理系统，无法实现对诊断病历等医疗文件的自动控制与归档。

（四）念相对落后。很多医院并没有意识到医院档案管理的重要作用，对档案管理的认识个管理都不够，这就造成了当系统出现问题的时候维修速度慢，档案系统当摆设，在医生的治疗时，不采用先进的管理系统，而是采用笔记的方式，因为笔记难以查找，这就造成了查找资料的不利。同时医院的大多数人都是医学专业毕业的，所以对电子应用技术不了解，信息化的水平较低，所以这就造成的医院建立档案的困难。同时医生的工作时间长，任务量加大，很少有时间能够得到得到系统的应用培训。

二、办公自动化环境下医院的档案管理

（一）加强医院档案管理信息化建设。自动化技术技术是在建立在网络、计算机等设备的基础上，所以想要建立良好的设备就需要加大硬件的建设，配置优秀的硬件设备。建立专门部门负责设备的维修和养护工作。保护设备以及网络的安全，定期做好网络的防火墙的升级工作，防止医院的重要数据被窃取，维护系统的稳定，保护病人的隐私，做好文件加密处理的工作。

（二）强化后档案管理专业人才的培养

随着当前医院市场化程度的不断加深，医学领域新的科研成果不断涌现。医院档案出现了数量不断增加、信息更加广阔，形式更加丰富，管理方法更加复杂的特点。因此，医院需要更多的专业人才对医院档案进行管理。对于管理人才的培养，应从以下几个方面进行：首先，要加强管理人员的医疗档案法律法规等方面的知识，增加档案管理、医疗信息分类的专业技能培养课程；其次，要加强管理人员对自动化办公设备的了解与应用能力，强化管理人员的医疗方面的专业知识，熟悉医院运转的各个流程，加强对医生所提交的各种病例案例、重点疾病的质量控制表等报表的分类整理能力，提高工作效率和准确率；第三，医院要制定一套绩效考核制度，完善奖励和惩罚措施，有效的激发工作人员的工作积极性，推动医院档案自动化管理工作的全面实施。

（三）完善制度以建立高效的档案管理模式。建立高效的档案管理模式，首先，要加强档案管理制度建设，将医院患者的档案信息纳入医院档案管理范围中，最大限度发挥其学术价值。第二，要加强档案管理系统与自动化办公系统的匹配程度，统一接入端口和标准，运用自动化技术加强档案管理工作，实现医院档案的网络化、科学化、规范化管理。第三，准确定位医院档案管理的角色，从不同层面、不同角度，以不同方式进行档案管理，规范档案信息分类，按照一定方向，不断深挖档案信息的参考价值与学术价值，为其他部门提供更加准确的数据支持。

三、总结

在档案的管理模式下，医院应该做好相应的改革工作，加强人员操作系统的能力，同时加大对档案管理资金的投入，一方面加强设备的质量，另一方面建立专门的部门管理系统的稳定运行。建立高效的档案管理模式，注意档案的加密工作，防止数据被窃取，优秀的档案管理就算数据被窃取，入侵者也无法知晓用户的实际意义，这就保证了其数据的安全性。

参考文献

[1]杨巧，张晋川，周丽.浅谈医院档案的历史发展及构成特点[J].中国管理信息化，2013（13）

[2]王燕.档案管理的办公自动化初探[J].三门峡职业技术学院学报，2012（02）

档案系统管理办法范文第3篇

关键词：电子办公环境 文书档案管理 解决问题的方法

文书档案信息化是办公自动化、科技信息化时代下产生的文书档案的新兴管理模式。在档案整体的开发、建设、利用以及管理过程中融入现代通信技术和计算机网络技术，能有效地提高工作效率、缩短管理时长，使档案管理更具时代性和先进性。然而，在实际的电子办公环境下文书档案管理工作的过程中，还是会出现一些问题，这些问题影响着电子办公的效率，制约着文书档案管理与办公自动化技术的发展，使电子办公不能真正发挥在文书档案管理上的优势，这是需要人们关注并去解决的问题。

一、电子办公环境下文书档案管理的优缺点

与传统的档案管理办法相比较，电子办公环境下的文书档案管理工作显现出较多优势，但同时也存在一些缺点，以下就对电子办公环境下文书档案管理的优缺点进行总结分析。

（一）电子办公环境下文书档案管理的优点

1.利用办公自动化系统对文书档案进行管理，其实主要是利用办公自动化中的信息处理能力来实现对文书档案的高效化管理。传统的档案管理，从文件的收发、归档、分类到编号、入库等，要求细心严谨，不容出现差错，一系列的工作环节都需要借助人力来展开，其间需耗费大量人力，花费大量时间。而利用办公自动化技术来管理文书档案，可以使档案的整套管理流程不再繁琐，档案收发、归档、查阅等程序都可以利用计算机技术来运行，从而使档案管理变得方便快捷。

2.传统的文件档案无论借阅还是传递的过程中，纸质文件都容易发生复制、保密内容外泄、遗失等情形，而文件异地传递时，因距离、天气、快递人员责任心强弱以及其他因素的影响，决定了文件传送经历的时长。而电子办公环境下文书档案的传递只需要在线传递即可，过程既安全又省时，使文件传递保持较高的安全系数。

3.传统的文书档案主要借助纸质来保存，其保存时间受环境、气候、纸质及查阅次数的影响，一旦纸质文件遭到毁坏，文件的内容信息将不复存在。而电子版的文书档案受周围环境因素的制约较小，保存也比较方便，随着使用需要，文书档案保存可以借助U盘、网络云盘及硬盘来进行，保存在此设备中的文书档案，其毁坏的可能性也比较小，因此，电子版文书档案的保存比传统纸质文书档案的保存具有显著的稳定性。

4.传统的文书档案随着量的累积，大量的文书档案陈设在文件柜中未能充分利用，造成了资源的浪费，且查阅和管理都变得十分不易。应用办公自动化技术对文书档案实施管理以后，建成了相对完善的文书档案管理体系，使档案信息与其他信息实现共联，可以促使文书档案合理利用，杜绝了资源的浪费，同时，可以利用广阔的网络平台系统实现与其他档案部门的信息共享，或者彼此之间相互进行信息交流与经验借鉴，使信息资源共享变得可行。

（二）电子办公环境下文书档案管理的缺点

1.电子版文书档案与传统纸质文书档案相比，其保密性问题是目前的一大隐患。电子版文书档案比较容易被修改，因计算机中很多预设条件都是通用的，修改者可以根据自己的需要随意设置字体种类、颜色和大小，电子版文书档案无法留下亲笔签字和盖章，即便遭到修改也难辨其究竟为原件或复印件。所以，电子版文书档案容易被修改的问题是目前电子办公环境下文书档案管理面临的一大挑战。

2.电子办公环境下文书档案管理的另一个缺点是档案管理人员的素质不能跟现代自动化办公设备发展相适应。因受传统档案管理模式的影响，传统的档案管理方式已固化在他们的思维意识里，又因大多数档案管理员的素质相对来说都不高，并不能掌握电子办公的技能和技巧，即使引进了用以文书档案管理的办公自动化设备，也不能发挥其应有的作用。所以，提高文书档案管理人员的素质是电子办公环境下文书档案管理需要努力克服的另一个困难。

二、电子办公环境下文书档案管理存在的问题

（一）未能及时转变观念

受信息时代影响，人们逐渐有了要高效开发信息的意识。实践中，我国电子文书档案管理起步时间较晚，在很长一段时间内，档案都处于封闭及半封闭的状态。对于应用办公自动化技术对文书档案进行管理，档案管理员还没有足够的认识，也尚未具备充足的实践经验。由于受经费限制，文书档案管理得不到应有的重视，而文书档案管理人员缺乏创新精神，缺乏对档案信息资源开发的服务意识，导致文书档案管理工作质量长久以来得不到提升。

（二）未能克服电子信息技术阻碍

电子信息技术是实现对文书档案应用电子化管理的基础，电子办公环境下的文书档案管理对技术要求极高，它需要有专业系统并且严格的电子技术来做保障，对计算机领域的知识涉及面广、技术密集、更新发展速度快等给文书档案的管理工作带来了一定难度。另外，保证电子文书档案的真实性，对于信息安全技术来说极其重要，所以需要借助相关法律来保证电子文件信息的安全，但目前我国关于电子文书档案管理的法律法规尚未确立，所以电子文书档案的安全暂时还难以保证。又因电子文书档案所涉及的个人隐私与公共信息网络的隔离问题，以及网上信息管理、检索、数据压缩及存储技术的应用都尚未普及，成为电子文书档案管理中的技术阻碍。

（三）资金不足以及设备落后

对电子办公环境下的文书档案进行管理，就需要相关的电子设备做其强有力的后盾。目前的办公环境下，大部分电子文书档案管理部门都能配备计算机作为档案管理的基础设施，但是受经济条件限制，其他类似文字扫描、计算机硬件、档案管理系统之类的文书档案管理设备得不到配备，所以导致电子办公环境下的文书档案管理工作一直得不到进展，效率得不到提高。

（四）未能及时更新电子文书档案管理标准

要确保电子文书档案的管理规范统一，其前提是要制定严格的电子文书档案管理标准，我国虽然对文书档案的管理制定了成熟的标准，但是对电子文书档案的管理还没有一个系统成熟的标准和模式，管理质量更是参差不齐。电子文书档案管理标准的制定，应该以文书档案的登记、录入、保存等环节为起始，借鉴其他档案的管理标准进行制定，文书档案的管理过程中每一个环节都应该考虑在文书档案管理标准的制定范围中， 并且还应该在实际管理工作中，依照实践不断总结高效的管理教训和经验，使电子文书档案管理更具科学性。

三、电子办公环境下文对书档案进行高效管理的对策

（一）将文书档案管理观念数字化

日渐信息化的社会促使文书档案管理也走上数字化和信息化的道路，不同于传统纸质档案，也不再局限于单一用手工整理文档的方式，信息化时代下的文书档案管理采用大量的多媒体、数据库和图片等数字档案来代替。想要实现文书档案管理的高效与创新，就要充分意识到信息的重要性，尽早树立信息化的文书档案管理观念，将文书档案管理有效融合到现代计算机技术和网络技术中去，促进文书档案管理的方式改革和技术创新。

（二）制定适用于文书档案管理的标准和制度

网络技术的发展使得电子办公环境下的文书档案管理工作逐渐趋向于科学高效，但同时也暴露出一些弊端，文书档案载体的多样化发展，为电子办公环境下的文书档案管理制定并完善相应的法律法规提供了必要的条件。首先，要严格规范鉴定及建立电子档案的全过程，使其趋于规范、标准。其次，建立完成后还应进行调整，使文书档案管理与相关的制度相符合，要逐渐促使文书档案信息的开发走向规范、程序、制度化，以此来保证电子办公环境下文书档案管理工作的效率。

（三）需完善文书档案管理软件的基础设施建设

相关文书档案管理部门要善于借鉴成功的经验，以局域网文书档案管理为基础，逐步完善文书档案管理软件的基础设施建设，同时，完善的文书档案管理软件基础设施建设要以完善的应用系统为基础，所以，还需要加强文书档案应用系统的建设，才能使电子文书档案管理高效化。

四、结束语

文书档案管理以办公自动化为新的改革契机，我国相关档案管理部门要牢牢抓住此次机遇，以此为契机，走上文书档案管理信息化的新道路，为文书档案管理工作开辟一条新的捷径。

参考文献：

[1] 于凤珍.电子办公环境下文书档案的管理[J].办公室业务，2013（03）：27- 29.

[2] 张立娟.电子办公环境下的文书档案管理[J].黑龙江档案，2013（02）：31- 33.

[3] 吴石，程歌.办公自动化环境下文书档案管理分析[J].办公室业务，2013（17）：7- 10.

[4] 和炜.电子办公环境下文书档案的管理刍议[J].山西科技，2015（03）：30- 33.

[5] 冯静美.自动化办公环境下企业文书档案管理探讨[J].科技与创新，2015（09）：20- 22.

[6] 邱迎莹.基于办公自动化环境下的文书档案管理探究[J].中外企业家，2016（11）：12- 15.

档案系统管理办法范文第4篇

关键词：医院 互联网 OA办公系统 档案管理 应用策略

中图分类号：G27 文献标识码：A

一、OA办公系统

日常工作中，我们最常接触的便是办公业务，而实现办公自动化并非简单的将计算机信息技术与办公作业进行结合，而是在实现办公现代化的基础上将计算机网络技术深入贯彻其中。在行政事业单位中，OA办公系统主要是在利用互联网技术的基础上，以计算及为核心，并利用各种现代化办公设备，广泛收集所有工作中的资源信息，并将其加工整理，确保工作人员可以更为便捷的使用这些信息。不同于以往传统低效的办公方式，这种办公系统可以大大提升工作效率，并作出科学合理的管理决策。

同时，OA办公系统主要具备以下四方面的特点，首先是操作比较简单，此系统主要利用网络管理具体的工作流程，且会建立内部的文档管理系统，可以有效控制系统内部的结构数据。医院档案管理人员只需要轻轻点击便可以成功登陆，并进行后续的操作。其次是使用成本较低，OA办公系统进一步简化了档案管理中的公文起草、阅读、审批等工作程序，且将文件以电子形式进行传递，实现了无纸化办公，且节约了医院的纸张与时间。再次是提升了办公效率，医院以往传统的档案管理中的文件传递都是利用人工进行，这种传递模式耗时较长，且上下级之间无法得到有效及时的沟通与交流，以致大大增加了文件丢失的可能性。而利用OA办公系统可以及时上传相关文件内容，简化了公文的处理程序，相关工作人员也可以针对工作现状及时给予相应意见。最后是责任更加明确，利用OA办公系统可以自动提示工作人员后续应进行的工作内容，确保管理者及时了解相关的工作内容，且系统也会详细记录工作的进展现状，可以详细了解工作人员的操作流程。

二、医院档案管理利用OA办公系统的意义

医院档案管理工作比较繁琐复杂，具备较多的细枝末节。而OA办公系统具有多种功能优势，将其应用至档案管理工作中可以提升工作效率。同时，还改变了以往传统的处理模式，也改变了医院管理人员的工作理念，可以实现档案管理的规范化、科学化、标准化。OA办公系统可以渗透至医院档案管理的各个环节，且可以保障每个环节都做到紧密连接，节省了管理时间，也满足了现代化的办公需求，而系统内部的各个部门也可以共同协作，实现了办公业务的自动化管理，降低了管理的成本费用。除此之外，利用OA办公系统也可以提升医院档案管理工作的精确度，避免发生不必要的错误，确保了医院管理工作的正常开展。

三、医院档案管理工作存在的问题

（一）不受重视

当前多数医院的管理者都比较重视医疗水平、医疗技术研究以及人才培养等工作，却忽视了档案管理工作。档案主要记录了医院过去的工作内容，可以帮助管理者回顾过去，并在此基础上进一步规划未来，具有十分重要的指导作用。但部分医院管理者却认为档案管理工作并不重要，甚至可有可无，工作中也缺乏应有的责任心，更不会规划其长期的发展方向。除此之外，在管理进程中，部分管理者甚至还因为粗心导致档案资料丢失，以致档案信息出现开发效率较低且利用率不高的现象，严重降低了档案管理的工作效率。

（二）管理制度不健全

目前，医院各个部门都具有适应本单位发展的医疗以及人事管理制度，但关于档案管理的制度条例却较少，也没有健全的考核制度。由于缺乏健全、科学的管理制度，以致档案管理人员并不重视医院的档案管理工作，也不能及时收集科室内的重要资料内容，即使收集后也不能及时将其交至专门的档案管理部门，导致档案收集率较低，且很多重要档案并未纳入科学的管理程序。这些都导致医院无法及时将档案应用至医疗管理以及科学研究等工作中，降低了医院的医疗水平。

（三）管理人员素质较低

日常工作中，医院更加重视医疗技术人员的培训工作，并花费大量资金为医生技术人员提供培训机会，但却并不重视档案管理人员的进一步学习与进修，以致管理人员无法及时掌握最先进的档案信息资源。也有部分医院的档案管理人员只是返聘员工或兼职人员，并未设立专门的管理人员，他们并不具备专业的档案管理知识，不但在时间、精力方面投入力度不够，并不了解档案的整理归档工作，无法做好档案管理工作，从而制约了医院档案管理水平的提升。

（四）现代化水平较低

随着科学技术的不断发展，计算机网络技术在医院管理中得到了更加广泛的应用，但在档案管理工作中却并未运用计算机技术，即使运用也仅仅是针对档案的检索程序，医院并未设立专门的档案管理网站系统，这些都不利于档案信息的进一步开发与利用。同时，部分医院甚至依然使用传统的手工操作方法，以致档案材料变脆、变黄，影响了档案的完整性与安全性。

四、OA办公系统在医院档案管理中的应用

（一）开发方式

OA办公系统的开发主要分为三种方式，即自主、联合以及第三方开发。由实际现状分析来看，显然自主开发的方式更加适合医院档案管理工作。自主开发可以根据医院现状自由设计需要的办公系统，可以确保档案管理人员快速熟悉操作。同时，与其他档案管理工作不同的是，医院的档案管理工作包括很多的病历档案资料，这些资料具备很高的应用价值，且对医患双方都具备较多的使用价值，为此在管理时应更加谨慎小心。除此之外，自主开发初期虽然会花费较多的成本费用，但由于其具备更好的适用性与灵活性，因而在后期维护时会节省很多开支，另外当前网上有很多免费的OA办公系统，医院完全可以利用自身技术自行开发利用。

（二）信息访问方式

与其他OA办公系统相似，医院档案管理使用的OA系统统一采用用户、浏览器、服务器的访问方式。用户可以在浏览器中输入IP地址访问服务器，而后在进行后续的查阅、打印等工作，后期服务器的管理人员还会定期维护服务器数据信息。

（三）平台架构

操作界面以及数据界面是平台的主要组成结构，其中操作界面还细分为用户使用的登录界面与常用的操作界面以及管理人员使用的操作界面。在档案管理界面中主要包括档案录入与管理两个系统，管理人员应人工录入医院的医疗现状、科研成果、预防保健、药品管理以及人事行政档案等内容，OA办公系统则主要对其进行移动、复制、删除以及修改等操作。另一种是数据界面结构，完成医院电子档案的存储与删除，其主要用来存储录入数据、删除数据等。

（四）OA平台系统集合

OA办公系统主要分为两部分，一是用户的登录管理系统，它主要负责管理用户的账号与授权，此处的用户既包括医院的档案管理人员也包括患者的家属，因而需要对其进行分类授权管理。而即使同为医院的管理人员，也应根据不同的分工进行分类授权，形成责任制约。二是用户的操作管理系统，主要由操作管理以及登录管理两部分组成，且其操作管理的内容由其授权内容决定。一般而言，普通的用户具有查阅、搜索、打印等权限，而高级的用户则还应增加导出、借阅等权限。

在管理层面，根据医院的档案的不同，主要分为以下几种OA办公系统平台，且系统平台内根据管理权限的不同为管理人员设定录入、查阅、打印、修改以及删除等功能。一是医院的文件管理系统，它主要负责整理医院的各种资料文件，并根据文件名、文件类别、文件发行时间以及签发人等标签进行分类管理；二是病历档案的管理系统，由于医院具有较多的病历资料，因而在管理方面可以根据患者姓名、性别、住院编号以及主治医师等标签设置相应的查阅功能，实现分类管理；三是教学档案管理系统，医院的医疗教学是提升医疗水平的关键因素，为此也应严格管理。可以根据学历设置标签，比如分为专科、本科、硕士以及博士等，也可以根据工作形式进行标签，比如医生、护士等，同时，一级标签下还应该根据工作实际情况设立更多的明细标签；四是人事档案的管理系统，可以根据工作人员的姓名、性别、身份证号等进行标签设置，且系统内还应包括个人的档案信息、职称评定以及医疗研究成果等内容。搜索时可以根据不同情况进行分类显示，也可以显示全部内容；五是硬件设备的管理系统，主要负责管理医院内部的医疗设施、基础设备等，可以根据设备、医疗器械等进行标签分类，并设置种类等二级科目；六是财务档案管理系统，此系统可以与医院的财务部门实现连接，并设立专门的OA管理平台系统，当然如果医院没有更多的功能需求，也可以不设立此系统，而只是设置简单的查阅等功能。

参考文献：

[1] 程志伟.浅谈OA办公自动化系统在医院信息化管理中的应用（优先出版）[J].电子测试，2014（12）.

[2] 王春香，黄汉琴，郭冠南，等.基于OA模式下的医院档案管理信息系统构想与实施[J].基层医学论坛，2016（05）.

[3] 陈爱芬，邱艳，陈君.协同办公OA在医院信息化管理中的应用[J].中医药管理杂志，2012（08）.

档案系统管理办法范文第5篇

[关键词]社保档案数字化；重要性；浅析

一、社会保险档案管理的重要性

社会保险是国家通过立法的形式，由社会集中建立基金，以劳动者在年老、患病、工伤、失业、生育等丧失劳动能力的情况下能够获得国家和社会补偿和帮助的一种社会保障制度，它保护劳动者身体健康，保障其基本生活，促进生产发展。保证经济正常运行，维护社会安定，是我国一项重要的涉及到几亿人的国家制度。在办理社保业务过程中产生的大量社会保险档案，来源于社会保险实践又服务于社会保险实践，涉及每一个参保人员的切身利益，关系到千家万户，是维护广大参保人员根本权益不可替代的重要依据，具有不可或缺的基础地位和举足轻重的重要作用。如果忽视社会保险档案管理工作，缺乏系统的档案管理机制和管理手段。那么，社会保险基金安全就不会得到有效保障，广大参保人员提供优质服务就难以实现，广大参保人员的合法权益就有可能受损害，社会保险也就无法得到科学发展。

二、高度集约的信息管理模式，确保了经办数据的原始性

确保数字档案的真实性、原始性是档案管理领域一直以来关注的课题，由于数字档案是电子信息，具有可变性和虚拟性的特点，因此电子文件信息存档的原始性认证成为一直以来困扰档案界的主要问题，社保数字档案如何保证其原始性?高度集约的业务管理信息系统，可确保经办数据原始性。主要体现在：

1　社保经办业务数据有严格的期间限制，是规范化、标准化的准金融信息，与会计电算化中记账后的会计信息一样，一经记账确认不可更改。而且社保经办信息通过登记、核定、申报、结算的几个环节才能最终确定并产生，操作严密、层层把关、环环相扣。特殊政策业务还有严格的审批制度，是原始纸介材料数字化的体现，其原始性与记账凭证相同。

2　严格的经办流程设计。使经办业务与会计系统密切联系形成无缝联接，业务操作结果与会计记账结果保持高度的严整性，确保了每次经办受理的内容与参保个人或参保单位申报原始材料的一致性，并最终体现在会计核准的记账信息中，没有电子信息可随意更改和复制的可能性，确保了电子数据的唯一性、真实性和原始性。

社保经办管理高度信息化、规范化、标准化的特征，使经办信息与数字化档案记录形成了一条链式对应关系，两方数据具备互斥关系，任何一点被修改都会产生链式反应，很容易被检索发现，因此数字建档后的档案修改是毫无意义的。此外，还应建立数字档案归集业务审批制度，严格“系统设计、统一授权、分级管理”，以提高数字档案原始信息的归集质量。

三、社保数字档案应用将引领档案资源利用新时代

1　征管信息预测。社保档案涉及的内容较为广泛，即有文书类档案也有业务类档案，管理信息预测功能仅需采集征缴业务类档案信息即可实现，在形成社保数字档案后，可检索全部参保人员的参加工作时问、参保时间、缴贷中断、据实间断信息，对未来几年内存在的补缴赞征集、恢复缴费征集、未来再就业方面参保总量及区县分布进行科学预测，以便于制定有效的扩面和补征收计划，使社保基金应征尽征。

2　机构内控管理。数字化社保档案像是一面明镜，它详细地记录着经办机构每项业务的经办信息，包括经办人员、审批人员等信息，数字化社保档案就如同会计电算化记账后生成的分录明细，将每笔业务的来龙去脉都记录在案，并可将其业务记录和审批记录瞬间显现，这就为建立健全机构内控管理机制提供了重要的技术信息保障，使机构内控管理工作可按任意业务的操作流程检查经办、杜绝问题情形的发生，是确保机构廉洁自律有效监督工具，是机构实现内控机制制度化的手段保障。

3　经办业务事后监督。数字化社保档案资源能提供有效的事后监督与预警防范手段，结合各类经办业务的经办流程设计信息临测点。借鉴会计电算化的一些简单核查方法，如：借鉴试算平衡法可监测业务中各类具有平衡关系的内容、余额调解表法可监测历史业务操作是否与现生产库当前值相符等，同理不同工，利用预设的简单规则借以发现历史数据的变更是否符合业务流程特征，开发出系统程序，及时发现经办不足，预警提示防止问题发生，进而不断完善经办管理。数字档案将为事后监督工作导航，确保经办工作的高效率与高质量并存。

四、数字化档案的信息采集

一般数字档案，对档案进行全文存储，在档案信息系统中采用目录式管理，把全文、图像信息及浏览功能集成于目录中，以目录数据作检索依据，实现档案图文信息的全文检索，是对数字档案的简单应用。社保数字档案有别于数字图书馆、档案馆的全文存储，它能形成对条式记录与表式记录情况的对接，不是单纯意义上的信息与图像存储与查询。

社保档案中基金经办业务档案所占的比重较大，如何高效地接收业务档案信息，自动进行档案分类并生成档案案卷目录表，是社保数字档案归案要解决的难题。因此，建立数字档案需要考虑与目前较为完善的生产信息系统相结合，完成与多险种业务信息的对接，实现对答类业务档案的自动化归集，减轻档案的人工归集压力，提高档案的归案效率与准确率。

五、加快社保数字档案建设步伐，实现管理、服务双赢

目前，档案管理的目录管理系统已日趋成熟，数字化档案工作开始进入探索阶段，各类电子文件、网片存储的档案管理与应用仅是把纸介信息转换成电子数据，尚缺乏对数字档案整体资源的综合开发利用。当前，社保工程信息系统的快速成熟与发展，无疑为加快社保档案管理工作的数字化进程提供了便利条件，日渐完善的生产信息系统既为档案数字化建设提供了可靠的原始数据，同时高度集约化的信息管理模式，也为实现社保档案管理工作向档案数字化管理的更高阶段迈进奠定了基础。