档案管理知识范文第1篇

关键词：知识管理；图书档案管理；功能

知识经济时代下，知识管理成为当今社会一种新的管理形式，其与知识经济发展需求相符，能够在实际管理中发挥作用，对于档案、资料以及文献等实行知识管理，不仅能够提高档案资料的使用率，同时也能够保证档案资料的完整度，对整个人类社会的存在和发展十分重要。而知识管理的完善，能够为以信息为主的知识经济发展奠定基础，符合时展潮流，是图书档案管理实现创新发展的途径之一。

一、知识管理在图书档案管理中的功能

1.知识管理概述

（1）内涵。随着知识经济的发展，知识已经成为当今社会具有一定价值性的资源，其也成为一种管理方式。知识社会发展中，知识本身具有价值性，对企业发展产生一定作用，现阶段，很多知识都决定着企业的生存发展。随着社会竞争的加大，企业为了能够占据一定的竞争地位，就需要拥有更多知识资源，并对其及时更新，对此，企业需要做好知识管理工作，围绕知识，通过对知识资源的整合利用建立完善的知识竞争体系，获取竞争优势，推动企业实现持续发展。总之，知识管理符合社会发展趋势，新形势下，企业需要有效利用知识管理，提高竞争。（2）特征。知识具有流动性以及共享性，重视这两个特性，充分利用集体智慧，进而提高组织创新和应变能力，促使组织能够在激烈的市场竞争中占据一定地位，并鼓励组织员工，使组织员工能够提高自觉性与能动性，组织要重视组织及人才，在内部营造学习氛围。（3）核心。知识管理的重点就是收集分析各种信息以及知识，并将其共享出来，实现知识创新，同时能够提高知识的附加值，进而提高组织创新能力。知识管理核心就是建设能够运用并创造知识的组织，作为组织重要资源，知识能够为组织提高竞争力，组织通过对知识资源进行严格管理，并通过知识共享使知识的价值充分发挥出来，丰富组织知识资源，进而建立知识共享新机制。组织利用知识管理创新经营管理，提高管理效率和质量。

2.知识管理功能

现阶段，我国图书档案管理部门在档案管理工作中引入了知识管理方法，以实现创新管理，进而对我国图书档案管理事业的发展起到推动作用。知识管理功能主要表现在以下两方面：（1）有利于显现个人知识图书档案管理受到市场竞争的影响，其已经不存在固定性，档案管理人员较高的流动性使得组织无法实现平衡发展，因此，需要注意组织内部资源保存和信息分享工作，这是图书档案管理的基础工作。知识管理的典型特点就是能够显现知识，建立科学规范的知识制度需要管理人员密切配合，共同协作，而这就需要管理人员具备丰富的知识，营造良好的学习环境，管理人员需要提高自身素养，积极参与培训学习，将发展目标集中到图书档案管理工作中，管理时，要注意总结和归纳经验，并与其他管理人员展开交流沟通，及时找到问题解决方法，建立统一的档案管理组织，提高竞争力。（2）有利于挖掘潜在资源在实际操作时，知识管理的主要对象不是知识本身，其还涉及了知识管理中建立的管理体制，其在实际进行时，最终目的是能够使用知识，提高知识利用率。也就是说，知识管理中，管理工作者需要提高知识利用率，对此，需要在实际管理时挖掘档案中的潜在资源，将知识扩展开来，实现创新应用，挖掘新知识，而这就需要管理人员凭借知识管理知识来管理档案资源，扩大档案容量，进而在现有档案中将潜在知识挖掘出来，提高相关知识利用率。

二、档案管理现状分析

信息时代下，档案管理实现了电子化发展，原有的纸质档案存储转变为信息存储，其不仅能够使档案信息实现真正共享，同时也能够确保信息真实，便于档案阅读和提取。电子化管理档案可以为社会大众提供更加便利的服务，建立信息化档案管理系统可以提高管理效率，将管理科学性发挥出来，被人们所采用，真正实现为社会服务的目的。但是，当前档案管理也存在一些问题，管理人员本身素质不高，对电子信息技术不够了解，一般档案管理人员年龄普遍偏大，这类人本身缺乏专业训练和专业知识，对电子系统相对陌生，在档案存储和管理上相对困难。同时，实际管理中，档案工作基础设施不完善，没有及时更新，设备老旧，导致工作效率和管理质量较低。

三、图书档案管理中知识管理的具体应用

1.档案信息管理应用

档案信息管理应用主要体现在显性知识和隐性知识应用。（1）显性知识应用。档案中涉及的思想、史实就是显性知识，这些知识能够被用户直接接受，将其作用发挥出现需要进行组织管理。首先，档案管理者需要利用专业知识将档案信息分类，并根据类别为用户提供，让用户全面了解相关的知识信息。档案信息涉及面广，包含的知识比较多，用户在了解这些显性信息后会自行加工创新，将图书档案价值充分发挥出来。其次，拓展图书档案传播渠道，知识管理中，不仅需要收藏保管相关信息，还需要重视档案价值，并利用其价值，实现知识创新，这就需要加强图书档案的传播共享，利用互联网、沙龙等渠道加大传播流动。（2）隐性知识应用。隐性知识是在个人经验和个人思想、信念等基础上形成的一种知识，图书档案中所包含的隐性知识无法单纯用语言传播，因此，需要对其进行组织管理，将其转换成显性知识，实现知识的交流和共享。

2.档案实体管理应用

知识管理能够促使人们对图书档案价值重新认识，作为知识载体，图书档案属于战略资源，其不仅记录了历史信息，和各种资源凭证，同时也需要开发利用。图书档案管理需要注意将实体管理转移到信息和知识管理上，改变传统的人工管理方式，采用先进的新技术进行管理，进而在其中应用知识管理，有效开发利用图书档案信息，完善档案实体管理。（1）流程知识管理。首先，拓展档案信息收集范围，丰富的馆藏对于图书档案管理十分重要，当前馆藏中，主要为文书档案，但是随着电子技术的发展，电子文件也需要予以重视，此外，还需要主义收集口述、实物等档案及其资料。其次，对档案进行合法鉴定，加强档案的鉴定工作，对各种档案进行分类鉴定，普通档案可以采用宏观鉴定法，特殊档案采用直接鉴定法，便于图书档案的管理和开发应用。再次，围绕知识单元整理档案，知识管理中，图书档案管理重点在于知识和信息，对其分类整理，在知识单元基础上筛选档案，用计算机存储分类，通过数据库和系统检索功能为用户提供使用服务。最后，合理配置资源，在档案管理中应用知识管理，要平衡好价值档案和档案效益关系，通过现有经验和分配理论对图书资源进行合理分配，提高档案管理效益。此外，围绕用户提供知识服务，将用户作为核心进行档案实体管理，提供知识服务，将图书档案中的知识深入挖掘出来，并提供检索渠道，便于用户获取知识，同时为用户提供知识创新服务。（2）知识管理技术应用。知识管理中，现代信息技术为其提供了保障，知识管理技术也就是计算机技术的应用，其能够使纸质档案实现数字化、电子化管理，在信息技术基础上对档案进行管理，运用数据库、网络、人工智能等技术管理档案知识，提高档案管理效率。

3.档案机构管理应用

（1）知识服务与组织文化结合。组织文化在一定程度上能够激励、约束组织成员，其会在成员活动中外化出来，在组织文化中融入知识服务，能够使档案部门形成新的知识服务理念，提高员工服务素质，强化员工专业素养，并推动知识共享。（2）开展知识共享合作活动。图书档案管理部门通过与其他部门的沟通合作能够提高彼此的合作意识，并在合作中将彼此的知识管理经营分享出来，提高知识管理服务质量，同时，能够满足内部人员的档案信息需求，确保组织运行正常。（3）实现技术管理模式。信息技术在档案机构管理中的作用也十分突出，其能够实现数字化的档案管理，利用计算机和网络技术建立网络联盟，实现机构的信息化管理。例如建立办公自动化系统、档案信息管理系统等，不仅能够提高管理效率，同时也能够减少资源浪费现象。知识管理系统通过存储利用大量数据，为知识共享目标奠定了技术支持，同时也提高了档案机构的创新水平。

四、图书馆档案管理知识管理应用优化措施

1.加大力度投入人才和技术

信息时代下，要想提高图书档案管理水平，就需要提高档案管理人员素质，丰富管理人员知识，更好的应用知识管理方法，提高档案管理水平。在进行档案管理时，相关部门需要为管理人员提供学习培训机会，积极参与继续教育活动，并建立文化氛围，为人员提供情景演练机会，使管理人员能够在后续工作中将知识管理模式主动加入到管理工作中，通过信息技术使知识管理和档案管理实现有机结合。同时，管理人员利用培训学习能够提高专业水平，使其能够灵活运用知识管理内容，完善档案管理工作。同时，档案管理人员需要提高服务意识，转变工作观念，建立社会服务理念，多学习他人长处，弥补自身不足，努力提升自己。此外，相关部门需要重视对图书档案管理设备的更新维修、管理保养，引进先进的管理系统和电子设备，加大技术投入，建立档案信息管理系统，为档案管理工作提供坚实的技术保障和基础设施保障，进而使图书档案管理实现信息化发展。

2.建立知识学习空间

知识社区运行时，其可以被看作是人才库，该社区内人才流动快，库内人才基本是在动态饱和状态中，同时，网络社区建设导致管理人员能够使各种人才聚集，为该社区的运行收集更多具有专长的人才。通过建立网络人才社区，为各种专业人才的隐性和显性知识传播奠定了基础。而在网络社区平台中，专业人才也可以按照本身观点探讨相关知识信息，使各种知识能够在社区中实现传输共享，进而构成知识传输链。总之，随着各种知识社区的建立，各个社区通过相互交流沟通扩大了知识的传播范围，使知识社区范围哭到，为管理人员实现创新发展起到积极的作用，同时也为知识传输交流起到了推动作用。

3.创新档案管理模式

在图书档案管理中引入知识管理理念和方法，管理人员可以凭借先进的技术和管理方法来管理图书档案，在管理时，管理人员需要处理图书馆业务信息和系统作业。知识管理模式的应用能够将图书档案使用者情况直接显示出来，进而建立智能化图书馆，并在此基础上对市场动态情况以及方向有所掌握。总之，相较于传统图书档案管理方式而言，知识管理理念和技术应用在最大程度上能够创新管理模式，推动管理服务的开展，为管理者了解并掌握使用者信息需求提供帮助，进而使档案管理能够市场新动向充分挖掘出来，提高图书档案管理服务质量。

4.建立知识信息库

随着市场环境的变化，新时代下，我国图书馆档案管理工作者在进行管理作业时，需要学习相关的管理知识，并在此基础上积极吸收学习档案管理知识和相关技能，进而提高自身的管理水平，满足图书档案管理工作需要。在实际应用中，显性知识可以为图书档案管理事业发展起到推动作用，这类知识宝库管理理论和实践等。因此，管理人员需要在实际作业中将图书馆现有条件作为基础，在管理时加强知识学习，提高相关能力。此外，管理者还不需要利用图书馆技术平台，通过技术手段实现知识的传输共享，进而提高本身的知识素养以及他人的知识水平。图书档案管理者在高科技帮助下学习知识，共享知识，这是知识管理范围，管理者在共享知识时，需要利用图书馆内部的资源才能够实现。因此，这一管理模式在推行时需要保证档案资源实现高效管理，为管理者和他人知识水平提升起到带动作用。当前，图书馆在实行知识管理方法过程中，需要建立知识库，在知识管理基础上推动图书管理档案管理实现智能化管理。

五、结束语

综上所述，知识作为国家生产发展的基础资源，其能够为国家发展起到引领作用，这种资源既具有显性性质，也具有隐性性质，在生活中随处可见，其为当前图书档案管理工作起到了一定的推动作用，丰富了档案管理功能，增强了档案管理能力，在实践生活中有着重要的价值。知识管理中，人们需要将重点放在知识传播和交流方面，加大知识共享力度，推动知识的转化，使其能够转变为知识管理，这对管理人员的要求也相对较高。因此，本文就知识管理在图书档案管理中的应用提出了加大力度投入人才和技术、建立知识学习空间、创新档案管理模式、建立知识信息库等措施，为管理能力提高、加大知识管理推广，提高知识管理竞争力起到推动作用。

参考文献：

[1]叶丽娟.知识管理背景下的企业档案管理分析[J].城建档案，2019

[2]闫蕊芳.知识管理背景下的企业档案管理模式研究[J].科技创新导报,2018

[3]张圣和.知识管理在图书档案管理中的功能及应用措施[J].中国新通信，2020

[4]钱明辉，徐志轩.关于图书情报与档案管理学科品牌化的思考[J].图书与情报，2019

档案管理知识范文第2篇

一、知识经济时代企业档案馆面临的机遇和挑战

随着知识经济的到来，信息和知识已经逐步成为经济发展和社会发展过程中非常重要的影响因素。信息化的快速发展，使得信息的产生、传递以及共享在一定程度上得到了很大的提升。在企业中，信息的生成速度和信息量越来越大，而且这些生成的信息中，有很大一部分都是一些没有经过筛选、整理的，或者有些只是经过简单的粗加工的信息源。无形中增加了企业档案管理过程中查询资料的难度。只有当这些生成的信息和知识经过筛选整理加工转化成为系统化的知识和一些编研产品，同时与人的内在动力相结合，才能够真正改变档案馆的结构，为档案馆的持续发展注入力量。因而，在这个传递接收的过程中，怎样将大量且无序的信息和经验知识经过整理和加工，使其以最优异的形式呈现给利用者，从而能切实为人们所用，提高人们处理问题、解决问题的速度和能力将成为知识经济时代越来越重要的问题。在解决这一问题的过程中，给企业档案馆提供了良好的机遇和挑战。因为企业档案馆不仅接收文件资料、组织文件资料、管理文件资料为主要功能，同时也以为利用者提供知识为主要功能。但长期以来，企业档案馆还是以人工服务为主要的服务方式，不仅信息化速度慢，档案管理人员的综合能力也不高。因此，企业档案馆如何抓住知识经济时代带来的机遇和挑战，在发展过程中进行全新定位，并进行档案管理创新，是企业档案馆发展中最需要解决的问题。

二、知识经济时代企业档案馆的重新定位

1.从企业档案馆自身角度分析。企业档案馆经过长期的发展，产生和积累了大量的文件资料，然而在发展过程中更重要的是，它为社会提供了关于如何组织知识、管理知识的很多经验和办法。单从企业档案馆能够提供的信息内容上来看，更加侧重于知识性、史料性。除此之外，它还提供了企业档案利用过程中的一些查找解决方案，或者在发展过程中衍生了一些知识的系统工具。企业档案馆现在不仅可以提供一份文件资料，一份照片档案等，更多的是可以提供一些主题知识的编研产品。尤其是编研产品，不仅能够满足利用者的需求，而且能够发挥企业档案馆自身独具的优势。2.从企业档案馆的信息技术角度分析。在过去，甚至现在有的企业档案馆也是如此，档案馆只通过办公软件来对文件资料做简单的处理，方便提供利用，但是根本没有达到自动化。随着信息技术和一些网络技术，以及企业知识密集化程度的持续提高，高新技术不断涌现，随之出现了线上检索和网上传阅等信息化工具，为企业档案馆改善用户的利用服务方式，以及建立电子化的新型服务模式提供了必要条件。另外，由于信息资源开发的全面数字化，对信息服务机构提出了更高的要求，要求服务机构能够自能化地获取各种想要的信息和知识资源。因此，企业档案馆可以利用这绝佳的机会，充分发挥自身优势，强化自身优势，进行相关的业务扩展。3.从利用者的角度进行分析。网络信息技术的快速发展，使得信息和知识可以直接面向利用者。在全新的知识经济环境下，通过网络获取信息原文变得越来越方便，这样就使得用户对信息知识的需求发生了转移，即：怎样提高知识的获取能力，怎样来辨识文件的相关性，怎样辨别文件是否有用等。因此，企业档案馆应该从利用者的角度出发，把企业内部生成的信息和知识经过整理转化为系统化的知识，这样才能为利用者提供更有价值的服务，进而也可以提高企业档案馆的地位。

三、企业档案管理创新的必要性

知识经济以及“衍生”的知识管理对企业的档案管理工作提出了挑战。如何面对挑战，关键在于能够科学管理，在科学管理的基础上，将知识管理的观念和方法贯穿于企业档案管理工作中，这就要求档案管理必须创新。因而，企业档案馆要迎接知识经济所带来的挑战必须要在管理上进行改革创新。首先，企业档案管理创新能够提高企业档案馆的整体管理水平。档案工作本身不仅是一个企业能够加强内部管理和控制的非常重要的基础，同时也是一个企业以及该企业领导接受各项审计、检查的重要基础。对于一个企业来说，企业档案是企业在各项工作和员工的各种活动过程中的直接记录，通过企业档案能够对该企业的领导和员工以及企业的各个工作流程进行监督和检查。企业档案工作也是一个企业的窗口，企业档案工作的水平可以体现出企业的整体管理水平。现在，一个企业的档案工作已经不仅限于加强对企业档案自身的管理，而是要立足于通过加强对企业档案的管理来提升该企业的整体管理水平。其次，企业档案管理的创新也是一个企业档案管理工作自身发展的需要。企业的档案管理工作一定要紧跟企业发展步伐，不能够滞后。如果一个企业档案不被利用，而常年沉睡在档案库房里，那样的话，就会成为该企业的负担和包袱。长此以往，企业的领导也不会重视该企业的档案工作。企业档案管理工作要持续发展，就要进行内部的挖掘和创新。夯实企业档案管理基础工作的同时，树立“服务创造价值”的档案工作理念。企业档案部门一定要充分开发档案信息资源，积极主动地为企业各项工作提供利用服务，为企业创造一定的价值和利益。只有这样，企业的领导才能够将企业档案工作重视起来，进而为企业档案工作的发展提供支撑。最后，企业档案管理创新能够全面提升档案管理工作的效率。过去的企业档案内容又多又繁琐，且重点信息不够突出，这给档案的贮存、整理、查找、携带、使用都带来了很大的麻烦，跟不上经济时代的步伐。企业档案的内容应该简明扼要，一目了然。在信息化的今天，档案信息处理采用自动化，给企业档案管理工作带来极大的方便。

四、企业档案管理创新的方法与手段

1.企业档案创新意识的培养。档案工作的创新，需要档案工作者培养对档案管理的创新想法和创新意识，没有创新意识，档案创新就无从谈起。档案工作者的惰性，使得档案工作者习惯于以往的工作方式方法，不愿意接受新鲜事物、新的工作方法，更不用说运用新技术等问题。然而，知识经济时代是一个全新的时代，档案工作要学会适应新时代的要求，应该有创新的意识和想法。企业档案工作者应该充分理解创新工作为知识经济的灵魂，并且在企业档案信息资源开发方面，不断渗透创新思想，勇于开展创新实践。2.创新企业档案管理手段。在知识经济时代，很多先进的生产技术设备已运用于社会生产，以及生活的各个领域中，档案工作亦如此。要实现档案管理现代化，满足新时代的要求，企业档案部门一定要配备计算机专业人才。因为档案现代化管理的主要内容和核心，就是计算机技术的应用。通过计算机档案工作者能够拥有科学的管理手段与先进的检索方法。为了保证知识经济时代所产生的电子文件的真实性，企业档案管理者一定要学会全新的档案管理手段———计算机运用及电子文件管理的相关知识和技能，这就要求档案工作者要掌握现代化信息技术的同时，熟练运用先进设备来进行电子文件的管理和提供利用。3.培养档案工作者知识的创新能力。谁拥有更多的创造性知识的技术，谁就更有力量。在知识经济的环境下，企业档案工作者应不断地丰富自己的知识结构，拥有勇于创新的精神，不断奋进的干劲，端正工作态度，持有综合选择的能力，不断使自己成为能够满足时代要求的复合型人才。

参考文献

[1]杨景辉.知识经济时代的企业档案管理探究[J].卷宗，2017（30）.

[2]黄虹.知识经济时代的企业档案管理[J].现代交际，2016（8）.

档案管理知识范文第3篇

一、遵循管理原则，强化管理意识

对于干部人事档案，必须要遵循最基本的管理原则。首先，有关其信息记录必须是真实准确的。应该杜绝“伪造型”档案、“无据型”档案、“隐瞒型”档案等的产生，即对于一些无中生有、胡乱捏造和故意隐瞒不利信息的行为做到及时发现并强烈制止。在管理过程中，我们总是会发现一些年龄、学历与实际不符的情况，一些干部人员为了自身利益，想要加薪或升职等，便故意对档案进行涂改，弄虚作假，严重违背了档案真实性这一原则，大大影响了对其综合能力的正确判断，使得学校在选拨干部时进度迟缓，造成一定的阻碍。同时，档案应遵循准确性这一原则，确保其可靠性，增强其权威力，使得管理人员、干部人员都能更好地规范自身行为，有效减少弄虚作假的情况发生。所以，在档案进行归档的全过程中，都必须做好监督检查工作。在收集档案材料时，要依照基本原则，进行认真核实，做好事先调查，确保信息无误。在材料整合管理时，应该选派专业化的管理人员，尽量避免干部人员与档案进行直接接触。只有立足于基本原则，才能为后续工作奠定良好的基础。此外，管理思想必须做到及时更新，这就要求管理人员的思想素质必须得以提高，只有从思想上得以改变，才能使管理工作更加科学高效。高职院校应该适时地开展一些管理知识讲座，强化管理人员的管理意识，提高他们的专业水平。同时，要开展思想道德教育工作，让管理人员明确人事档案管理的重要性，提高他们对这一工作的自豪感，使工作人员提高工作热情，还可以适当开展一些校内团体活动，培养他们的团结协作能力，使其在工作中能够更加高效地配合，从而加快工作进度，加强管理人员的综合素质，从而提高管理和利用人事档案的效率。

二、做好保密工作，确定开放界限

在一定范围内，人事档案要做到及时开放，以便更好地发挥作用，同时要做好保密工作，它们二者之间相互矛盾，却又互相统一。就管理人员来说，对于人事档案的开放界限，要异常明确，对其开放范围要做到全面掌握。通常情况下，其开放界限主要由利用对象和利用目的决定。比如，对党政领导而言，开放界限可以适度放宽，而对非党政领导，就要严格控制其界限；对于业务管理部门可以适度放宽，对其他人员要从严；对于已经形成文件材料的单位或者是个体，可以依据实际情况考虑加宽开放范围，反之要严格对待。就开放方面来说，要从实际情况出发，做到明确划分，从而使档案管理工作更加有计划性和组织性。在保密方面，可以制定相关的管理制度，从而加强其管理。应制定一套完整的查阅制度，将查阅过程中应该遵循的各项细则及时归入到制度当中去，从而使查阅流程更加规范。比如，档案利用者要对某一档案进行查阅时，必须要出示相关的证件证明，与此同时还要将查阅内容加以告知，对于未经同意的材料，不可以随意摘抄和复制。此外，对于工作人员，应该制定岗位责任制，把档案管理职责落实到每一个人的身上。严格规范工作人员的行为，强化他们的责任意识，对于档案材料中可以公布的和不能公布的，要做到严格区分，对于能看的和不能看的要做到正确衡量，努力保证档案的机密性，将奖惩制度归到岗位责任制中去，对于玩忽职守的工作人员要做到及时惩处，对于使机密受损的工作人员，也要有相应的处理，从而提高制度的严肃性，使全体工作人员在制度的约束下能够更加尽心尽责，提高法律意识和责任感。

三、提升服务质量，扩大利用空间

管理档案归根结底是对其包含的信息加以利用，从而更好地为学校、为社会服务，所以应该对其原有的服务范围进行扩充，从而提高服务质量，使人事档案的利用率得以提高。首先，在服务目标的确定上，应该以为高职院校改革服务为终极目标。其次，在建立档案的信息库时，要把“干档”软件规定的档案内容详细录入相应数据库外，还应该依据不同的档案内容对纸质档案进行整理分类，使利用者无论是在提取电子信息或查阅纸质档案时更加方便。最后，应根据实际情况扩大服务的范围，具体包括服务领域、服务对象等等，使人事档案能够被更多的人利用，提高档案的利用率，同时对于不同阶段的服务情况，都要做好相应的记录，从而使档案评估工作更加客观，在之后的干部人事任免中，能够做到更加公平公正。另外，管理人员在提供档案服务的同时，要学会将“死”的档案信息转化为“活”的内容，即充分发挥服务的灵活性，可以通过引伸的方法对档案信息进行深度挖掘，从而使利用者在提取档案时可以了解档案中隐藏的其他有价值信息。服务应谦和、友善、有耐心，严格规范每一个步骤和每一个环节，最大程度地提高档案的服务质量，使档案资源能够被充分利用。

四、利用计算机网络技术，实现信息化管理

档案管理知识范文第4篇

（一）知识管理理论在城建档案管理中实施的必要性分析。在网络信息环境下，城建档案管理工作正在实现由静态的纸质档案信息存储向动态知识元的过渡，需要转变静止、僵化、固定不变的信息存在方式，实现城建档案信息的知识化。借助知识管理理论可以把大量的城市建设档案无序化的信息进行共享、传播和储存，使海量的城建档案信息实现有序化管理；其次，通过知识管理建立城建档案知识库，搜集个整理各类有价值的知识信息，增减城建档案知识储备；第三，借助知识管理理念可以充分了解和分析城市建设所面临的诸多外部环境，及时发现城市发展过程中的新动态，调整城建档案的搜集方式和归档目录，更好地为城市的建设和发展提供智力服务；第四，借助知识管理理论可以充分挖掘现有城建档案潜在的知识资源，借助信息化的服务方式，提升城建档案智能化服务水平和服务效益。

（二）知识管理理论在城建档案管理中实施的可行性分析。城建档案管理具有档案管理的一切属性，档案管理涵盖于社会大文化事务管理中，当然也隶属于知识管理的一部分，是知识管理的一个分支学科。知识作为当代社会发展过程中的一个典型标识，对于推动社会发展，指导社会经济建设具有宏观的规范与统摄作用，因此，在知识时代迈进的形势之下，借助知识的手段来挖掘潜在的有价值的知识信息对于城市的建设与发展来说具有决定性的意义和作用。那么，通过知识管理理论可以挖掘城建档案组织管理内部的知识资源，提高城建档案的组织与创新能力，以知识创新推动城建档案的组织管理创新，知识管理在城建档案管理中的运用就显得尤为重要了。知识管理在城建档案建设中的可行性具体可从以下几个方面来加以分析：首先，从城建档案信息属性的角度来看，城建档案涉及当地的历史、地理、人文、经济、科技、教育、自然资源等诸多信息，这些知识的存储是一种显性的知识储备，对于这些信息的记录是社会各部门工作人员的一种智慧和劳动的结晶，其本身与知识管理有着共同的资源基础；第二，从知识管理现有的研究成果来看，基本形成了一套较为完善的知识管理理论体系，具备了运用该理论形成的技术和方法。社会各个行业领域的由于面临着愈来愈激烈的竞争压力，这就需要充分发挥显性知识和隐性知识管理手段来提升企业的应变能力和创新能力，从而对城建档案信息情报的获取也就提出了更高的要求，因此，借助知识管理探索城建档案信息发展的新的方式和途径，完善城建档案工作，为城市建设提供有价值的竞争情报信息，把握好城市发展的方向与发展动态，提高城市的核心竞争力，制定科学的城市建设战略定位，推动城市的科学规划和建设提供理论支撑。

二、城建档案的开发与利用现状

城市的建设和发展离不开知识的积档案工作累和文化的积淀，城建档案的合理开发与利用才能为城市管理者、城市规划部门和城市执法部门提供相应的参考决策。随着市场经济的快速发展，城市快节奏的生活方式和高速的发展水平，新生事物的交替更新与快速蜕变，需要掌握更多的新知识、新科技、新文化，城建档案的有效开发与利用就显得尤为重要。加之，近年来城市建设项目的逐渐增多，城建档案在管理的过程中也表现出诸多不完善、不规范之处。从目前我国城建档案开发现状及开发过程中存在的问题主要表现在以下几个方面。

（一）城建档案建设中知识的流失。城建档案建设过程中知识的流失主要表现在许多档案知识信息没有得到及时的搜集、整理、保存和归档，特别是一些重要档案信息的流失不能制定科学的战略决策，造成城市的建设与发展多走一些不必要的弯路。城建档案知识的流失还表现在很多档案资料仅仅存放在档案馆，得不到合理的利用，城建知识得不到广泛的普及与开展，难以为城市建设与发展提供服务支持。造成城建档案建设中知识流失的原因本文分析认为主要表现在，首先，城建档案管理人员缺乏科学的管理理念和城建档案积累、搜集的意识，没有认识到城建档案在城市发展建设中的重要作用和意义，以致把城建档案管理集中在收管和保存上，开发与利用不足；其次，目前城市建设管理人员主要是依照“城建档案保存目录”来上交档案，城建档案管理人员把上交的档案加以分类存储，而城建档案馆并没有深入城市建设的实际工作，以致造成了大量的城市建设档案知识信息的流失。

（二）城建档案资源结构不合理。我国自改革开放以来，城市化进程的不断加快，城建档案在未来的城市建设规划中发挥着越来越重要的作用，但是，我们也应该清晰地意识到，在不断丰富城建档案馆藏内容的同时，也造成了资源结构上不合理的问题，具体表现在：第一，空间上的不合理。城市化的过度发展，城市规划建设发展迅猛，而一些落后城市和农村地区的建设规划没有完全走向正规，导致一些违章乱建的现象突出。另一方面，城建档案资源空间结构的不合理性还表现在区域分布不均，东西部城建档案资源差距较大，造成东西部城市建设的不协调；第二，城建档案内容上的不合理。我国城建档案建设过程中多局限于城市的规划，建筑的设计方面的记录，而缺乏对城市生态环境保护、城市文化内涵、城市人文精神等方面资源的开发，这也是我国城市建设过程中的生态严重失衡，城市文化内涵的缺失的原因之一，不利于城市建设的可持续发展。

（三）管理流程和知识化手段落后。知识经济和信息化时代的到来，计算机技术在各个领域的广泛实施，大量电子文档的涌现，城建档案信息化建设亦是发展的大势所趋。因此，借助现代化的科学技术理论与方法，不断简化城建档案管理流程，充分开发城建档案网络信息资源库，推进档案信息资源共享，实现档案管理的规范化、科学化和自动化建设。才目前我国城建档案的管理流程来看，主要包括：接受档案资料→检查资料是否完整→档案管理员进行档案编码→借阅档案资料→档案归档。多局限于传统手工的方式来完成档案的收集、存储、加工处理与归档工作，缺乏运用知识化、信息化的手段建立计算机检索系统来提高城建档案的管理效率，难以实现不同地域城建档案的资源共享。

三、基于知识管理的城建档案合理开发与利用的具体对策

（一）创新城建档案管理理论，规避城建档案建设中的知识流失。根据知识管理理论，本文认为城建档案建设需要构建一个开放的城建档案知识管理平台，吸收、利用外部的城建档案知识信息资源，挖掘更多有价值的档案知识信息，丰富城建档案管理知识库，提高城建管理工作的水平。知识管理理念下的城建档案资源信息共享以及档案信息系统的维护，实现对城建档案知识资源的潜在价值的开发，需要城建档案管理人员充分了解知识管理服务的内涵与本质，实现城建档案由一般传统的服务转向知识型、技术型的过渡，充分挖掘城建档案建设中的知识信息，做好数字化管理平台的开发与维护工作，有效规避城建档案建设中的知识流失。

（二）构建智能化的城建档案知识管理系统，规范城建档案资源结构。城建档案管理是一个复杂的系统工程，由于我国当前城建档案空间结构和内容结构不合理的问题，从知识管理的角度，本文建议建设大规模、可扩展、可交互操作的分布式的城建档案海量数据库，不仅可以实现城市内部档案信息共享，也可以实现不同城市之间的方案信息共享，优化空间结构，提升城建档案管理的工作效率、服务质量和市场竞争能力，以及城建档案知识管理的智能化水平。在城建档案的管理内容结构上，需要从知识应用、知识生产、知识资源三个层次上，发掘城建档案建设中的隐性知识，加快城建档案隐性知识显性化，并运用应用超文本、多媒体技术、电子加密技术等手段实现职能化检索、联网查询以及实时浏览服务，节省了大量的人力及财力资源。

档案管理知识范文第5篇

第一条为加强全市档案管理，有效地保护和开发利用档案信息资源，为国民经济和社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）、《中华人民共和国档案法实施办法》（以下简称《档案法实施办法》）、《*省档案管理条例》以及有关法律、法规，结合本市实际，制定本办法。

第二条本办法所称档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条本市行政区域内的国家机关、社会团体、企业事业单位和其他组织（以下统称各单位）以及个人应当遵守本办法。

第四条各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划，保证档案管理机构、人员编制和发展档案事业所需经费的落实。

第五条档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。

第六条市、县(区)档案局负责履行同级人民政府档案行政管理部门的职责，业务上接受上级档案行政部门的监督和指导。

第七条国家机关、社会团体、企业事业单位和其他组织以及个人都有维护档案的完整、准确与安全的义务。

第二章档案机构及其职责

第八条市、县（区）档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，其主要职责是：

（一）贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策；

（二）制定本行政区域内档案事业发展规划和档案工作规章制度，组织实施、推行档案管理标准；

（三）对本行政区域内的档案馆及其他单位的档案工作进行监督和指导；

（四）组织并指导本行政区域内的档案理论与科学技术研究、档案保护、档案宣传教育和档案人员培训工作；

（五）监督检查本行政区域内档案法律、法规的实施，依法查处违反档案法律、法规的案件。

第九条乡（镇）人民政府和城市街道办事处应当建立档案室，配备专（兼）职档案工作人员负责本机关的档案收集、整理、保管和利用工作，并对所属单位以及村（居）民委员会的档案工作实行监督和指导。

村（居）民委员会应当指定人员负责档案的收集、整理、保管和利用工作。

第十条机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责统一管理本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导，业务上接受同级和上级档案行政管理部门的监督和指导。

第十一条各级各类档案馆的设置：

（一）各级国家档案馆按县（区）以上行政区域设置，由同级人民政府批准；

（二）专门档案馆、部门档案馆的设置，应当按省人民政府档案行政管理部门统一规划，经同级人民政府档案行政管理部门审核同意，报同级人民政府批准；

（三）大中型企业和高等院校设置企业或事业档案馆，由企业自主决定或者经其主管部门批准，报省人民政府档案行政管理部门备案。

第十二条各级各类档案馆的职责范围：

（一）各级国家档案馆负责接收、收集、整理、保管和提供利用其分管范围内各历史时期的所有门类和各种载体的档案，集中向社会提供利用党政机关已公开现行文件；

（二）专门档案馆负责接收、收集、整理、保管和提供利用某一专门领域或者某种特殊载体形态的档案；

（三）部门档案馆、企事业单位档案馆负责收集、整理、保管和提供利用本部门或者本单位及其所属单位形成的档案。

第三章档案的收集

第十三条单位及其工作人员在公务活动中形成的，按照国家和档案行政管理部门规定应当归档的各种载体的文件材料，由本单位文书或者业务部门收集整理，定期移交单位档案机构或档案工作人员集中管理，任何部门和个人不得据为己有、拒绝归档或自行销毁。

国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。

严禁伪造档案。

第十四条本行政区域内举办重大的政治、经济、科学、技术、教育、文化、体育、外事、宗教等活动和重要人物、杰出人物在其公务活动中形成的对国家和社会有保存价值的档案，承办单位应当做好收集、整理工作，并在活动结束之日起3个月内向同级国家档案馆移交。

特别重大的活动，承办单位应当按省人民政府有关规定，通知市、县（区）档案局派专人进行录像、摄影。

第十五条市、县（区）重点建设项目、重大科学技术研究和技术改造项目，在竣工验收、鉴定时，须有同级档案行政管理部门和有关主管部门对其档案进行验收；国家、省确定的项目，其档案的验收按国家有关规定执行。

各单位的建设工程、科学技术研究、技术改造和重要设备更新等项目验收、鉴定时，须有本单位档案工作人员参加。

第十六条有下列情形之一的，有关单位和个人应当做好档案收集工作，并通知当地档案行政管理部门，接受有关档案工作的指导和监督：

(一)行政区划变动的；

(二)机构设立、变更或者撤销的；

(三)组织实施重点建设项目(工程)、重大科学技术研究项目以及重大普查活动的；

(四)举办或者承办本行政区域内有重大影响活动的；

(五)发生其他重大事件的；

(六)发现重要、珍贵档案和资料的。

第十七条各单位应依照下列规定，按期向有关档案馆移交档案和与档案有关的资料，并办理交接手续：

（一）列入市国家档案馆收集范围的档案，自形成之日起满十年，向市国家档案馆移交；

（二）列入县（区）国家档案馆收集范围的档案，自形成之日起满五年，向县（区）国家档案馆移交；

（三）列入专门档案馆收集范围的档案，自形成之日起六个月内向专门档案馆移交；

（四）列入部门档案馆或者企业、事业单位档案馆收集范围的档案，自形成之日起至次年六月底前向部门档案馆或者企业事业单位档案馆移交。

因特殊情况需要提前或者延迟移交期限的，应当经同级档案行政管理部门审查同意，延迟期限不超过五年。

（五）市、县（区）各级凡具有行政管理职能和社会公益服务职能的机关、群众团体、企业事业单位，都要按要求向同级国家综合档案馆已公开现行文件利用中心报送本单位制发的已公开的现行文件。

第十八条列入有关国家档案馆接收范围的机关、团体、企业事业单位或者其他社会组织撤销或者合并，在撤销或者合并之前，必须对全部档案进行整理，经档案行政管理部门同意，向有关国家档案馆移交或者由有关机关代管。

非档案馆接收范围的单位撤销或者合并时，其档案可由主管部门代管，也可向档案馆寄存。

第十九条国有企业发生改制、拍卖等资产与产权变动或者依法破产时，应当依照国家有关国有企业资产与产权变动档案处置的规定办理档案移交工作。

中外合资（合作）经营企业终止、解散后，档案交由原中方保存或者向当地国家档案馆移交。外资企业终止、解散后档案的处置，依照国家有关外资企业档案管理的规定办理。

第二十条各级国家档案馆可以向社会征集、征购对国家和社会具有保存价值的档案。鼓励单位和个人自愿向国家档案馆捐赠档案，或委托代管。

第四章档案的管理

第二十一条各级各类档案馆和单位应当建立健全科学的档案管理制度，使用符合国家标准的档案用品及装具，保证档案的安全。对重要的、珍贵的档案应采取特殊的保护措施。

禁止在危房和有重大火灾隐患以及没有防护设施的环境中保管档案，对破损、散失的档案应当采取措施进行抢救。

对不具备保管条件，可能导致档案不安全或者严重损毁的，按照下列规定处理：

(一)列入档案馆接收范围的，经同级档案行政管理部门核实后，由有关档案馆提前接收进馆；

(二)属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的，档案行政管理部门应当督促档案保管者改善其保管条件，或者经协商同意后，向国家档案馆寄存、捐赠或者出卖。

第二十二条各级各类档案馆可以按合同的约定向社会开展代保管档案服务。

第二十三条各级各类档案馆(室)应当定期对档案进行鉴定，对失去保存价值的档案列出销毁清册，按照国家有关规定报经批准后予以销毁。严禁擅自销毁档案。

第二十四条各级各类档案馆(室)对保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须依照国家有关保密规定办理。

第二十五条属于国家所有的档案，任何组织和个人都不得出卖。因工作、科研等需要，经省档案行政管理部门审查批准，可以赠送、交换、出卖档案复制件。国有企业事业单位因资产转让需转让有关档案的，按照国家有关规定执行。

非国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，可以向国家档案馆捐赠、寄存或出卖。向国家档案馆以外的单位或者个人出卖、转让或赠送的，按照国家有关规定，须经县级以上档案行政管理部门批准。

第二十六条单位和个人需要携带、运输、邮寄国家所有的、集体和个人所有的对国家和社会具有保存价值的档案及其复制件出境的，按照《档案法实施办法》和《*省档案管理条例》的规定办理。

第二十七条单位因撤销、变更，档案管理权发生变化的，应当报同级档案行政管理部门备案；发生争议的，由同级档案行政管理部门做出决定。

第五章档案的利用和公布

第二十八条各级国家档案馆所保存的档案，应当按《档案法》、《档案法实施办法》和《*省档案管理条例》的有关规定，分期分批地向社会开放，并同时公布开放档案的目录。

第二十九条各级国家档案馆应当建立档案目录中心，并定期向上级档案目录中心报送档案资料目录，为档案利用者提供现代化的检索服务。各专门档案馆、部门档案馆以及其他档案机构（档案室）应当定期向县级以上国家档案馆报送档案资料目录，逐步实现档案信息资源共享。各级各类档案馆应当配备编研人员，加强档案的研究整理，采取各种形式开发档案信息资源，有计划地组织编辑出版档案史料，在不同的范围内发行并提供社会利用。

第三十条档案的利用是指对档案的阅览、复制和摘录。

需要利用档案馆保存的已开放档案或已公开现行文件的，应当持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明；需要利用档案馆保存的未开放档案的，须经保存该档案的档案馆同意，必要时还须经同级人民政府档案行政管理部门审查同意。

需要利用机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构保存的尚未向档案馆移交的档案，须经档案保存单位同意。

外国人或者外国组织利用已开放的档案，按照国家有关规定执行。

第三十一条向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对档案中不宜开放利用的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护其合法权益。

第三十二条任何单位或者个人利用档案的，必须遵守国家有关规定，不得擅自抄录、复制档案或泄露档案内容，不得涂改、伪造、损毁、丢失档案。利用已经开放的档案，不得侵犯他人的合法权益；利用涉及知识产权的档案，应当征得知识产权所有者的同意。

第三十三条各级各类档案馆应当为社会利用档案创造便利条件，对提供社会利用的档案，可以按照国家或者省、市人民政府档案行政管理部门会同价格行政管理部门制定的收费标准收取费用。

第三十四条档案的公布是指通过《档案法实施办法》第二十三条规定的形式首次向社会公开档案的全部或者部分原文，或者档案记载的特定内容。

属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布。集体或者个人所有的档案，档案所有者有权公布，但应当遵守国家有关规定。任何单位或者个人所公布的档案不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。

对寄存在档案馆的集体或者个人所有的档案，未经档案所有者同意，档案馆不得提供给他人利用和公布。

第六章保障措施

第三十五条各级人民政府应当按档案馆藏量和档案业务工作量将档案保护费、档案抢救费、珍贵档案征集费、档案宣传教育费等档案事业经费纳入同级财政预算，统筹安排发展档案事业所需经费。其中，档案保护费按馆藏总量每卷1元/年计算；档案抢救费、珍贵档案征集费根据实际需要，由同级财政列入专项预算拨给。

第三十六条各级人民政府应当根据档案安全保护工作的需要，搞好档案安全保护设施的建设。

第三十七条各单位应当依法为档案的收集、整理、保管和利用提供必要的条件，保障档案工作的开展。

第三十八条县级以上人民政府应当把地方国家档案馆建设纳入地方固定资产投资计划。档案馆建筑应当符合国家规定的档案馆建筑设计规范要求。

各级各类档案馆(室)应当配置档案管理必需的设备，逐步运用现代化技术管理档案。

第三十九条新建、改建、扩建各级各类档案馆，应符合《档案馆建筑设计规范》及国家有关规定，方可按照基本建设程序办理其他手续。

第四十条档案工作人员必须忠于职守，遵守纪律，应当具备档案现代化管理以及相关专业知识，符合条件的档案专职人员方可取得相应的档案技术职称。未受过档案专业知识教育的档案工作人员，须经县级以上人民政府档案、人事行政管理部门培训合格，方可上岗。

第四十一条鼓励中外组织和个人通过捐赠、捐助或者其他形式支持本市档案事业的发展。

第七章奖励与处罚

第四十二条有下列事迹之一的，县级以上人民政府及其档案行政管理部门和有关部门应给予表彰、奖励：

（一）在档案收集、整理、保护和现代化管理方面成绩显著的；

（二）在档案宣传、教育和业务指导工作中成绩显著的；

（三）在档案的科学研究中做出重要贡献的；

（四）开发利用档案信息资源取得重大社会效益和经济效益的；

（五）向国家捐献重要或者珍贵档案的；

（六）热心资助档案事业发展事迹突出的；

（七）举报、制止档案违法行为、查处档案违法案件表现突出的；

（八）其他对档案事业的发展作出突出贡献的。

第四十三条有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、行政监察部门或者其他主管部门责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分：

(一)将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的；

(二)不按照国家有关档案技术规范要求归档或者不集中统一管理档案的；

(三)拒不按照国家规定向国家档案馆移交档案的；

(四)违反国家规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的；

(五)不按照国家规定开放档案的；

(六)明知所保存的档案面临危险而不采取保护措施，造成档案损失的；

(七)档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的；

(八)档案专职工作人员未按规定取得培训合格证书上岗的；

（九）对已报损毁、丢失的档案未作及时认定的。

有前款第（一）项、第（六）项、第（七）项违法行为，构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第四十四条根据《*省档案管理条例》第三十八条规定：国家档案馆库房属二级以上危房或者有重大火灾隐患，同级人民政府应当采取整改措施而未采取整改措施，造成重大损失的，依法对同级人民政府主要负责人或者分管负责人给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第四十五条有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、行政监察部门或者其他主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：

(一)损毁、丢失属于国家所有的档案的；

(二)擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；

(三)涂改、伪造档案的；

(四)违反《档案法》第十六条、第十七条规定，擅自出卖或者转让档案的。

在利用档案馆的档案中，有前款第(一)项、第(二)项、第(三)项违法行为的，由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，可以根据有关档案的价值和数量，对单位处以1万元以上10万元以下罚款，对直接责任人员处以500元以上5000元以下罚款；造成损失的，责令赔偿损失。

企业事业单位或者个人有第一款第（四）项违法行为的，由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，可以根据有关档案的价值和数量，对单位处以1万元以上10万元以下罚款，对直接责任人员处以500元以上5000元以下罚款；有违法所得的，没收其违法所得；并可以按照《档案法》第十六条的规定征购所出卖或者赠送的档案。

第四十六条携运禁止出境的档案或者其复制件出境的，按《*省档案管理条例》第四十条处理。