档案管理学范文第1篇

关键词：干部人事档案管理；学生档案管理；档案意识；档案工作

干部人事档案作为反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料，是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，是党的重要执政资源。然而，在历年的干部人事档案审核、检查中，仍然发现很多重要材料丢失、部分材料涂改、组织认定存疑等诸多问题，其中以最基本的“三龄两历一身份”认定为例，出生时间认定、入学历认定、干部身份认定都离不开干部人事档案的早期材料，包括入团志愿书、学生登记表、毕业生登记表、授予学历学位的材料、派遣证等，并且随着干部队伍学历的逐年提高，很大一部分干部的入党材料都形成于在校期间，这就逐渐凸显了学生档案准确性、完整性、真实性的重要意义。

一、学生时期形成的档案材料现状

干部人事档案的10类材料中，形成于在校期间的主要包括：入团（党）志愿书、学生登记表、毕业生登记表、授予学历学位的材料、派遣证等，这些材料作为出生时间认定、入党时间认定、学历认定、干部身份认定的重要依据，是干部人事档案中最早期、基础的档案材料，却也是出现问题最多的部分。入团志愿书作为最早记载出生时间的档案材料，存在着因不符合入团条件而故意填大年龄、审核不严造成的学生随意填写出生时间、团档案丢失造成的档案造假等问题，从而在干部出生时间的认定上给组织工作带来困难，或者给干部本人带来不必要的麻烦。学历学位档案材料中，毕业生登记表、学生登记表、学历学位材料等，存在填写信息不完整、代填代签现象，普遍存在学籍材料零散不完整、利用率不高等问题。派遣证（报到证）作为干部身份认定的重要材料，却没有得到足够的重视，部分学生在自己保管过程中发生丢失，部分学校派遣证（报到证）花名册保存不善，导致干部身份认定困难。

二、高校学生档案的管理现状及原因

1.学生档案管理工作受重视程度不够

干部人事档案管理作为组织人事部门的重要工作内容，其制度体系、程序环节、检查督导都日渐规范和严格，相比之下，学生档案管理工作则显得受重视程度不够，缺乏指导性、约束性的制度，各地区、各高校执行标准不一、审核把关尺度不一、接收转递程序不一、管理部门归属也有所不同。造成这一问题的原因主要是重视程度不够，对于学生档案重要性认识不足，学生档案管理部门随意性很大，档案接受、审核、整理、清查基本处于被动状态，没能从学生的纵向发展考虑去规范档案管理工作，也没能将学生档案管理工作真正融入学校的教学建设过程中，导致学生档案管理工作投入不足、硬件落后、管理松散。

2.专业档案管理人员缺乏

一是学生档案管理人员数量严重不足，二是现有的学生档案管理人员专业性不强，业务水平参差不齐。很多学校做不到学生档案管理专岗专人，学生档案往往由其他岗位人员兼职管理，流动性也相对较大，由于高校学生数量庞大，2019年我国在校普通本专科（不含研究生、成人本专科生、网络本专科生）大学生共30315262名，根据办学规模，学生档案数量从几千到几万不等。一人要管理成千上万份学生档案，在很多高校往往由学生代为审核整理。现有的档案管理人员业务素质参差不齐，尤其是中高职院校，大多数档案管理员都不是专业出身，缺乏应有的专业技术职能。产生这一问题的原因是多种多样的，既有高校编制限制的原因，也有相应专业培训配套不够完善的原因，还有因兼职管理学生档案产生的时间精力分配不合理导致的管理投入不足等原因。

3.学生档案意识淡薄

由高中入高校、由高校派遣到教育主管部门或由人才市场过程中学生档案意识不强，往往会造成重要材料，如受表彰奖励等材料未归档、重要材料如派遣证（报到证）丢失、整卷档案丢失、人事不及时或不规范问题，很大一部分是由于学生档案意识淡薄造成的。而学生的档案意识淡薄，很大程度上是因为高校的档案宣传开放程度不够。什么材料应该入档、什么材料必须入档、档案对自己有什么影响，大多数学生不是十分清楚，也很少能看到与之相关的宣传等。

4.档案转递不规范

学生档案的转递过程中，机要交换的使用率特别低，大部分采用快递或者由学生本人带来（走），这就为学生档案管理工作留下了很大的隐患。分析原因，主要包含以下几个方面：一是机要意识不强，归根结底还是对学生档案管理工作的重要性认识不足；二是机要程序复杂烦琐，学生档案转递往往数量大、时间集中，传统的机要交换效率难以满足转递需求；三是高校、档案接受单位、机要管理部门缺乏有效的协同机制。干部人事档案都是在学生档案的基础上建立形成的，以上问题的发生很容易导致学生档案的真实性、准确性、完整性缺失，档案的利用率不高，在干部人事档案的建档过程中，会无形中增加组织人事部门的工作量。

三、进一步提高学生档案管理水平

为进一步提高干部人事档案工作科学化、制度化、规范化，把好档案材料的入口关、转递关、真实关、准确关，提高学生档案的真实性、完整性、准确性势在必行。

 1.加大宣传投入，提高宣传力度，普及档案知识，提高档案意识

将档案意识提升纳入学校日常建设管理范畴，将档案宣传列入财政预算，增加宣传投入；丰富宣传形式，将档案意识提升贯穿学生在校期间各阶段，可以通过在入学通知书、报到须知、新生公开信中增加档案管理内容，从进入高校之前就开始强化学生档案意识；可以通过新生班会、专题公开课、专题宣传展板，融入典型的档案利用案例等多种形式，普及档案知识，可以进一步强调学生档案的重要性；可以通过毕业指导中增加档案管理内容、对毕业生增设选修课程等形式进一步强化学生档案意识。

2.提高责任意识，压实管理责任，从严从实做好学生档案管理工作

深刻学习、严格贯彻执行《高校档案管理办法》，压实学校和第一责任人的管理责任，高等学校校长作为学生档案管理工作的主要责任人，应从意识到举措，抓实、抓细、抓严学生档案工作。提高学生档案管理工作的人力投入，设置专岗、配置专人，根据办学规模、在校学生数量，合理配置学生档案专职管理人员；提高学生档案管理工作经费投入，整合现有资源，完善办公场所、配齐办公设备。保证学生档案管理工作的开展有领导、有经费、有场地、有人员，为学生档案管理工作提供基础保障。

3.提升专业技能，打造专业队伍，提升学生档案管理工作水平

对学生档案管理工作人员进行技能培训，提升其收集、鉴别、审核、整理等专业技术水平，通过招聘专业人才提升档案管理队伍整体水平，对配置确有困难的可探索以引进第三方的形式，做好学生档案管理工作；对学生档案工作开展定期清理检查，以检查发现问题为导向，倒查原因，倒逼机制，在检查及整改中不断提升业务能力水平，使学生档案管理工作逐渐科学化、规范化、制度化。

4.利用科学技术手段，探索学生档案管理新模式

目前，干部人事档案已开始数字化探索并取得阶段性成果，利用计算机技术、扫描技术、数据库、存储技术、索引技术，既有利于原件保存，又最大程度地防止了档案材料的涂改，同时还提高了保存时限，压缩了档案保存成本。目前，技术及程序均已十分成熟，可将该模式探索运用于学生档案管理工作，再逐步推广至人事单位，从而形成档案转递流转的无缝衔接，保障档案的真实性、准确性、完整性，提高档案利用效率。

5.设置档案审核环节，做好档案质量管理工作

学生档案管理可以借鉴干部人事档案工作方面的相关规定条款和要求，在档案转入和转出时，都必须对档案进行审核。学生档案的审核工作贯穿了学生在校期间的所有环节，在对学生档案进行审核时，一般需要经过三个步骤：首先，在学生入学后，应及时清点整理和审核所有新生的高中期间的所有档案，包括高考材料等，以便及时确定学生档案中是否存在档案缺失、错装、漏装，是否满足要求等问题，一旦发现存在问题的档案，应及时告知学生，让其尽快补齐所缺材料。另外，有些省份已经实行了高考电子档案，对于这些省份的学生档案工作，应按要求打印相关高考电子档案替代存档。其次，学生入学后，会产生新的档案材料，如党团方面的材料、奖惩情况、学籍情况等，对于增加的档案材料，学生档案管理部门应进行及时接收和整理，并对其档案材料质量进行把关审核，主要审查材料的完整性、填写的准确性、签字盖章是否完整清晰，是否存在涂改等。最后，当学生毕业后，应对学生在校就读期间的档案材料进行审核，主要查看档案材料装入是否完整，有无重名学生档案材料错装的问题，以及档案材料的密封是否严密等。上述三个档案审核环节，是为了避免过去学生档案粗放式管理方面存在的放而不管的问题，通过建立一套全过程、精细化的档案管理体系，从而可以记录和掌握学生档案的归档内容，提高学生档案管理工作效率和水平。

6.关注档案转递流程，确保档案安全

2015年之前，学生档案和干部档案一样，都是通过机要交通的方式进行传递。2015年之后，学生档案可以通过中国邮政EMS方式进行传递，对于EMS方式传递学生档案，学生档案管理部门需要注意以下几个方面：第一，配合中国邮政EMS邮寄的要求，提供详细的收件人信息，如收件人具体地址、姓名、电话等，确保邮寄地址正确无误，档案能安全及时到达派遣单位；第二，在邮寄档案时，应做好档案的密封工作，使用大学毕业生档案专用的EMS邮寄，并粘贴好封条，加盖封口骑缝章，同时避免弄脏弄损档案，确保档案材料不散失；第三，在学生档案寄出后，应及时整理档案邮寄单号，确保邮寄单号与学生档案邮寄信息保持一致。与机要交通方式传递档案不同的是，采用EMS方式邮寄档案时，档案收件人不固定，所以也就存在档案投递过程中出现无法妥投、拒收等问题，这就要求学生档案管理部门要及时跟踪档案邮寄投递情况，一旦发现上述档案不能接收的情况，应及时查找原因，做出相应的处理，确保档案能及时安全传递接收。

7.利用计算机技术，构建档案管理信息化系统

在信息化时代，学生档案管理工作应与时俱进，实现档案信息化管理。学生档案管理部门针对学生档案管理的特点和要求，通过建立信息化管理系统，可以实现对学生档案信息的整合，进一步提高学生档案管理水平。具体来讲，它可以整合在校学生的基本信息和档案中的记录信息，为学校针对性地培养和教育学生提供了更好的信息资源，通过在学生的基本信息基础上，记录学生的党团情况、奖惩情况和学籍情况，并对这些信息在管理系统上进行存储和统一管理，就可以在获取学生信息时，快速调出进行查看，避免了多个部门之间反复查证的重复性工作，提高了档案管理的工作效率。此外，实现信息化管理对于学生档案的日常管理也是很有必要的，可以实现对学生档案的全过程管理，对档案信息进行及时收集归档，传递档案时更加便捷，可以实时查看学生档案的转入转出情况，以及档案存在位置信息等，大大节省了学生档案管理工作时间和劳动成本。

四、结语

综上可知，干部人事档案始于一个人的学生时期，要想提升干部人事档案管理工作水平，就要先从学生档案管理工作抓起。在学生档案管理工作中，可以参照干部人事档案管理标准和要求，在学生档案材料的制作、收集、审核等整个阶段，都应给予足够的重视，按照学生档案管理的标准，采用科学化、精细化和信息化的管理方式，做好学生档案管理工作，使之与干部人事档案能够更好地衔接，从而实现学生档案和干部人事档案管理的统一、规范。

参考文献：

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档案管理学范文第2篇

档案行政管理部门应该增强对中等专业学校档案工作的引导与指导，让全校整体形成档案意识，从思想上充分认识到档案管理的重要性。档案管理是学校整体工作的有机组成部分，学校的每个部门，每个工作人员，甚至每个学生都会与之发生联系，其重要程度不亚于学校的其他行政管理工作。档案是学校领导了解学校的历史、认识学校的现在的最重要的工具，档案是教职工适应学校的最有效途径，档案是招聘单位了解一个学生的基本资料。要达到这些目的，学校应该从领导重视开始，制定一系列的规章制度，让各个部门、各个工作人员都有明确的档案意识，做好档案管理的第一步。

二、完善档案管理基础设施的建立，加强硬件配置

近年来，中等专业院校的重要性越发显著，其综合办学条件有所改善，硬件设施也越来越健全，但是由于档案管理意识不强，导致档案管理的基础设施一直没有较大的改进，档案管理的基础设施越来越无法与学校综合建设形成很好的配合。档案管理硬件设施的不完善造成了极大的人力物力的浪费，增加了档案管理的难度，导致档案的在收集和传递的过程中严重失真，甚至对教学工作也带来很大的冲击。因此我们在进行学校综合基础设施的改进过程中，也应该把加强档案管理的基础设施建立提上日程，为档案管理营造良好的环境，让档案管理人员的才能以及专业素养得到更好的发挥。当然要适应现代技术的日新月异，新时期的中等专业院校在进行档案管理时，还应该建立合理的档案自动化管理系统，充分将科技运用于档案管理当中，通过选择合理的技术路线来推动自动化。档案的信息自动化系统建设，是提高档案管理的物质基础和减小档案失真可能性的重要手段，更是与现代化的专业档案管理人员的教育接轨的重要途径。当然档案信息自动化系统建设也不是一蹴而就的，其中必然会遇到诸多的矛盾与问题，我们应当将积极进取、开拓创新的思想运用于学校的档案管理中，着眼于提高系统的整体水平，有重点的抓好数据库建设，慎重选定适合本学校的技术路线，实事求是一步步改进管理体制。

三、提高档案管理人员的专业素质

随着当代科技的日新月异，许多学校已经开出了档案管理学、图书馆管理学等学科来培养专业的高素质的档案管理人员。随即档案管理也对其工作人员提出了新的更高的要求。首先，档案人员要有一定的文化水平和驾驭文字的能力，档案大部分是文字类型的信息，要做好档案管理的工作，档案管理人员要能用文字与各部门交流，才能收集到全面正确的档案信息；要能理解自己所搜集的档案，才能够完成对档案管理在档案收集之后的后续工作，例如整理、分类、编目等等。其次，要热爱学习，对档案管理工作充满热情，无论在何种行业，从事什么工作，光是有完成任务的心都是不够的，要不断地学习新的知识，要热爱你的工作才能够好的完成一项工作，这在档案管理工作中尤为重要，否则很容易因为整天枯燥地面对档案而产生应付的心理，加之现代科技发展迅猛，不断学习才能适应工作甚至事半功倍，否则容易被工作所淘汰。最后，档案管理工作人员要有一定的科研能力，档案的管理并不仅仅是将档案整理好而已，还需要从大量的档案研究整理中发现并撰写出有用的报告，将档案充分运用与学习和教育中。

四、加强档案资源的开发利用

档案管理学范文第3篇

对档案管理人员职业倦怠的原因分析

（一）工作负担过重，难以调动工作自主性要做好档案管理工作不只需要档案管理工作人员对这档案管理工作充满热情，认真、耐心的对待。然而，在实际工作中，由于任务过于繁杂，常常导致工作人员在工作中缺乏积极性。

（二）工作内容或职场环境失衡档案管理人员长期面对大量档案材料的收集、整理、鉴定、检索、统计等繁杂工作，工作内容重复单一，导致了工作人员产生心理疲劳，被动应付状态。

（三）缺乏成就认可，发展空间较小现在很多单位中对业务发展极为重视，相对的就忽视了对档案管理人员的重视程度。而另外一些单位由于经费紧张或管理体制等问题，对档案管理人员的重视程度也相对不足，造成档案管理人员缺少接受培训、进修的机会，其专业知识的掌握也相对落后。导致档案管理人员工作落后，发展受阻，工资待遇随之不平衡，长此以往难免形成失落感，工作积极性随之下降。

（四）社会现实与个人理想过大的差距由于现实社会与未来预期存在着巨大的差距，而长期以来这一差距一直未能得到根本性的改变，造成了一部分档案管理人员对未来工作前景产生怀疑，甚至对档案管理事业的发展丧失信心，怀疑自己的未来前途，因此导致个别档案管理人员失去信心，同时对这一职业失去兴趣。

管理心理学在档案管理工作中的着力点

（一）激励管理这里的激励可以理解为调动档案管理人员积极性的一个过程，通过激发工作人员的动机，是档案管理人员能够有一股向期望目标努力前进的内在动力的心理活动过程。在实际工作中，通过适当的激励能够使档案管理工作人员更为充分的发挥其技术和才能，转变档案管理工作人员的消极思想，保持积极向上的动力，从而保证高效的工作质量。激励的方式主要通过外在的福利、晋升、嘉奖等认可奖励与工作人员内在的如责任感、光荣感、成就感的激励。通过外在的方法激励可以显著的提高效果，但是却无法持久，而内在的激励虽然需要经过较长的过程逐渐熏陶，但是其持久力更强，并且对工作效率的提高也较为显著。

（二）个性差异管理由于每个人的生活背景不同，成长环境不同，其思考模式与价值观也不同，从而形成了个人之见的差异。这种差异不仅是经验和能力上的差异，也是人的某些情绪因素如信念、气质等的差异，而这种差异就组织来看，有利也有弊。一方面，人与人之间的个性差异也反映了个体的优势与特长，是组织解决问题、创新发展、获得成就的动力，通过扬长避短，可以有效的对个人知识和技能的差异进行补救。首先应对档案管理工作人员进行专业培训，并适当的设立奖惩措施，增强培训效果；其次，要保证档案管理工作人员的心理均衡，让每个档案管理工作人员都能对自己所处的环境有一个清楚的了解，并对自身进行合理定位，以求得个人能力的成长，改善工作态度和行为方式，增强其对环境的适应性。另一方面，个体间的差异也反映出了每个人的缺点与不足，由于性格的冲突、矛盾引起的影响，很容易导致组织办事效率低下。因此，档案工作管理者必须对工作人员的差异进行了解，并根据其性格特点制定不同的管理办法，既要兼顾个人的专长，又要确保每个档案管理工作人员都能充分发挥自己的才能，高效的创造工作业绩。

加大对档案管理心理学专业人员的培养

在将管理心理学引入到档案管理工作中的同时，要注重档案管理中渗透的人性化管理，更多的关注档案管理工作人员的心理需求。为此，需要具备专业管理学、心理学等知识及工作经验的相关人员对档案管理工作中相关工作人员出现的心理问题进行疏导，而这就需要组建一支专业的管理团队。这一团队的组建主要可以从以下两方面着手：

（一）对优秀档案管理工作人员进行集中专业培养对年轻的优秀档案管理人员进行培养，在档案管理知识的基础上学习专业性更强的档案心理学、管理学等相关的业务知识，做到理论与实践相结合，从而快速、准确的理解并掌握专业理论知识，能够在短时间内弥补缺乏专业档案管理信息学人才的现象。

（二）设立专业学科，培养专业人才通过在大学设立专门的管理心理学学科，从而培养大量的专业性人才，填补我国档案管理工作人才的缺口。加大对档案管理心理学专业人才的培养力度，并将之应用于档案管理工作，能够有效提高档案工作效率，加速档案管理科学现代化进程，且践行“以人为本”的科学发展观。档案管理工作的开展关键在于对“人”的培养，为保证档案管理活动的运行效率及质量，档案管理人员除了要具备良好的政治思想素质与文化业务素质外，还必须具备良好的心理素质。

档案管理学范文第4篇

《办法》中增设“学生类”档案，突破了一直以来高校档案的界定范围，从而拓宽了高校档案的内涵和范围，意义深远。

1．彰显了“以人为本”和重视民生档案的理念。科学发展观的本质是实现经济社会全面协调可持续发展，惠及民生，其核心是“以人为本”。这是我们党在十六届三中全会上明确提出来，并在党的十八大上被确定为全党的指导思想。国家档案局依据所学发展观，在十六届三中全会后，提出了“人的档案最重要，最有价值”的新理念。在高校中，占主体地位的是学生，而不是领导，更不是校长，是学校主体中的重中之重，因此学生档案最重要，最有价值。增设“学生类”档案是对过去传统的档案管理观念的彻底否定，它有利于学生对其个人档案的查询和利用，突出体现了“以人为本”的价值理念。众所周知，在相当长的一个历史时期内，我国的人事档案是处在一种极度封闭的状态，过分强调保密，公民个人根本无权查看自己的档案，在高校中，学生也无权查看自己的档案，对于自己档案中的内容处于一无所知的状态，一些学生档案中的不实之词致学生在走向社会后，得不到公正对待而贻误发展前途，以致影响一生的情况多有发生，而本人并不知晓其原因。《办法》明确提出并列举了学生档案包括的一些基本内容，并强调学生本人是档案形成的主体。对自己的档案享有知情权。符合现代社会人事档案必须阳光化的趋势，从这个意义上来讲，也彰显了“以人为本”和重视民生档案的理念，体现了科学发展观的本质特征。

2.有利于高校学生档案管理体制的规范。《办法》实施五年来，纵观各高校学生档案管理的现状，用一句话概括，仍呈比较混乱的状态。从表面上看，有的高校学生档案由各院（系）管理，有的是研究生档案由研究生院管理，本科生档案由学生处管理，有的由学校档案部门管理。这种不统一性必然使学生档案管理混乱，但这只是一种表象，而本质问题则是由于管理体制不规范而造成的。因此，《办法》在分析了高校档案管理混乱原因的基础上，明确提出了高校学生档案归档案馆管理，这是既体理了学生档案的本质特征又符合档案工作规律的。实行高校档案馆管理的体制有诸多优势，但主要有两个方面，一是人才优势。学生档案有其自身的特点，不仅需要专人管理，更需要有具备档案专业知识的人去管理。而学校各院（系）、学生处的工作人员，一般都是兼职做档案工作，平时事务性工作就比较多，很难有专门的时间和精力来管理学生档案，突击整理学生档案是家常便饭，由于他们一段都不具备档案专业知识，因此常常感到力不从心，从近年来社会用人单位对学生档案利用反馈中提出的诸多问题中可以看到这种管理形式带来的各种负面后果，从这个角度上来讲，只有高校档案馆的专门档案人员才能真正胜任学生档案管理工作。二是保管优势。档案馆以外的部门管理学生档案，一般将档案存放于普通的办公用房中，档案丢失、损毁时有发生，而高校档案馆有专门的库房和保管设施，能够从根本上保证学生档案的完整与安全。此外，各部门管理学生档案的做法，导致各部门之间责任互相推诿，造成学生档案质量差、可信度低，降低了学生档案的利用质量，不利于学生本人和社会各方面的查阅和利用。

3.有利于实现高校档案馆藏资源的集中统一管理。集中统一地管理党和国家的全部档案是我国档案工作最重要、最根本的基本原则。高校档案是国家档案，而高校学生档案是高校档案的重要组成部分，因此，也是国家档案，必须由档案部门实行集中统一管理。近年来，随着我国高等教育的发展办学规模不断扩大，学生数量急剧增加，各高校逐步建立了档案馆或档案信息中心，其目的就是实现对高校全部档案信息资源的集中统一管理，维护高校档案的完整与完全。《办法》在文件材料的归档范围中，对学生类档案的范围做出了明确规定。主要包括高等教育学校培养的学历教育，学生的高中档案入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。这些材料既包括了学生个人档案中的大部分内容，也包括了教学档案归档范围中的部分内容、即学生的“入学登记表、学籍档案、奖惩记录”等是比较完整的学生档案材料。校档案馆或档案信息中心以此为标准，可对学生档案形成院、系、班级进行指导，及时归档，保证学生档案信息的完整，并与学校其他档案信息共同构筑馆藏档案信息资源体系，实现高校档案馆藏资源的集中统一。

二、高校学生档案管理规范化的途径

高校学生档案要真正做到“档如其人”，真实准确地反映出大学生本人在校期间的成长历程，其根本途径就是实现高校学生档案管理规范化。

1.建立并不断完善高校学生档案规范化的制度体系。《办法》对“学生类”档案的一些主要和基本的内容做了规定，这是十分必要的，有指导意义，但是，通过什么样的方式和途径去收集和保管，各高校的做法不尽相同。因此，非常有必要在制度层面上做文章，国家有关部门应制定具有较强针对性和较强操作性的高校学生档案管理办法、实施细则和体系，提出明确的任务目标和全面的归档范围，对产生学生档案的各个环节的工作进行细化和提出基本规范要求，从而确保学生档案的连续性、完整性和安全性。虽然我国高校的规模、所有制千差万别，但各高校应根据本校实际，明确由档案部门牵头，与各院系协同单位协作建立相应的档案工作制度去明确各自的职责。建立一个相对集中统一管理学生档案的不同模式。并建立考核评价制度，定期开展系统考核，强化过程管理和监督。

2.充实档案内容，提高档案质量。《办法》颁布以来，许多高校在学生档案的内容上，除保证基本的《办法》所列举的内容外，结合自身的教育教学和人才培养的实际情况，沿着学生自身成长的轨迹，根据社会对人才的需求，进行丰富档案内容的各种有益尝试，体现高校素质教育的成果和学生自我发展的过程，从而实现“档如其人”的目标，这样形成的学生档案能够涵盖其全貌，为用人单位全面了解毕业生提供了准确真实全面的信息，同时也为学生本人在日后的成长发展提供了鉴借依据。各高校现阶段对学生档案的不断充实基本集中在以下几个方面：一是行为表现情况，反映学生思想道德素质；二是身体健康情况，反映学生是否有一个健康的体魄。三是学生的心理素质，反映学生的心理状态，个性倾向和职业倾向。四是技能水平记录情况，记录学生参加各种技能水平的鉴定，能力水平考试等。五是社会实践活动情况及效果，记录学生在校任职情况及评价，参加大型活动，科技活动效果等，反映学生社会活动及社交情况。六是信用情况，个人信用是人们关注的重要品德，是现代社会关心的基本要素。经过不断充实，使学生档案更具个性特征，避免了“程式化”、“公式化”千人一面的档案现状。为了保证充实工作，高校应建立学生档案信息动态跟踪机制，及时收录学生各种全面信息数据，动态地记录大学生的成长历程，丰富学生档案信息资源。

3.运用现代科技推进学生档案管理信息化。当前，我国已进入信息化时代，高校招生、就业都已基本实现信息化和网络管理，学生档案在载体上已形成纸质档案和电子档案并存。高校应充分利用电子技术和网络优势，整合各方面信息资源，开发运用学生档案管理系统和电子档案库，依托互联网建设学生档案管理与服务网站，为学生和社会提供各种学生档案咨询、查询等服务，从而大大提高工作效率和优势。

三、总结

档案管理学范文第5篇

【论文摘要】教学档案是在教学管理和教学实践中形成的对学校有价值的材料;文章从高校教学档案的内容、教学档案的特点、教学档案管理中存在的问题等几方面论述了对高校教学档案的规范化管理的重要性和必要性。

高等学校教学档案是在教学管理和教学实践中形成的对学校有保存价值的文字、图表、声像等材料,其内容非常丰富。高校的教学档案从一定程度上来讲它是反映学校教学管理水平和教学质量的一个重要标志。是学校教学工作的真实记录,高等学校教学档案的规范化管理是提高高校教学质量的重要保障,故加强高校教学档案的规范化管理势在必行。

1系部教学档案的内容

(1)综合类:主要有上级教育主管部门下达的有关文件;学院规划实施计划、教学要点、教学工作会议的记录、简报等材料;学院制定的各种教学制度、规定、办法、条例以及教学工作的文件;教改项目的立项报告;教学工作的数据统计、分析资料;每学期评教评学的相关材料及教学检查的记录、总结。

(2)教学管理类:教师教学有关规程、教学工作检查、评估有关材料;教师教学任务安排及开课有关资料、教师教学情况调查表、教学质量检查、师资建设规划、实施情况,教师进修培训材料;学籍管理材料;学籍变更材料;课程安排表、学年校历。

(3)教学业务类:重点课程及一般课程建设的规划、实施方案、总结等有关材料;培养方案、课程标准、教学进度计划、教学任务书、教学日志等有关资料;教材建设、教师自编或主编教材及使用教材的目录;教师制作的CAI课件等资料;优秀教师讲课的典型教案、教学模型、标本,青年教师教学比武材料;教学实习有关材料;各种考试试卷及试卷分析材料;学生的毕业论文及评审意见;学生在校期间发表的论文和获奖有关资料,考研相关材料;教师业务档案;教学仪器设备材料等。

(4)教学研究类:各类教改项目及科研课题的立项申请书、实施计划、成果及总结以及获奖的申报材料和奖状;获院级以上的教学成果类的申报材料及奖状;教师发表的教学研究论文目录。

2教学档案的特点

教学档案是教学活动的客观反映和总结,故除具有一般档案的属性外它又有自己的特点:

(1)内容广泛:一方面学校办学规模越来越大,招生形式越来越多样化,办学领域不断拓宽,新学科、新专业不断涌现,使得教学档案的内容也越来越广泛;另,教学内容越来越丰富,高校除了设置相应的德、智、体几方面的课程外,随着专业的增多,多学科互相渗透、交差不断加强,使的教学内容多学科性越来越明显,与之相适应,档案材料也越来越丰富。

(2)材料来源较分散:高校教学档案来源于上级主管部门和学校两级教务教学活动,即有上级和学校下发的有关教育教学的有关文件,又有主管教学的教务部门形成的关于教学改革、培养方案、培养目标、学科设置、课程安排等方面的材料,同时还有系部在日常教学中形成的教学档案。

(3)归档时间不同:文书档案是按年度归档,而教学档案是按学年度进行归档的,归档时间从上一年的9月1日到当年的8月31日。

(4)高校的教学档案统一按国家教委办公厅的《高等学校档案实体分类法》进行。

3教学档案管理中存在的问题

(1)材料收集较困难:因部分教学人员对档案管理工作的认识不足,认为教学科研成果是自己在教学过程中取得的,应该由自己来管理,担心材料会遗失,或担心档案部门立卷归档后自己利用不方便。故对上交档案材料有抵触情绪,使的收集起来,有一定困难。

(2)系一级的管理困难:由于系部无专门的档案管理人员,故材料的收集、整理、移交都是由教学秘书兼着,由于有些教师不配合,就会造成资料的不完整和档案材料的不延续性。加上有些系部认为系部的主要工作是教学,对档案材料只要用时有就可以了,无须按什么规则整理归档,导致教学档案整理、分类缺乏统一的执行标准,使得教学档案整理、分类缺乏系统性与关联性。

(3)资金紧缺:系部收集到的材料并不能马上移交,因经费不足有些系部连一个像样的档案柜都没有,故造成档案材料收集整理后与移交前这一段时间无处可放,容易遗失而选成档案材料的遗失。

(4)人员紧缺:一般高校系部都无专职档案管理员,由教学秘书兼任,而教学秘书的主要精力在教学上,加上大部分没有受过档案专业培训,因而少有精力去将教学档案收集整理完整,这样将造成教学档案整理分类缺乏系统性、准确性,致使移交到档案馆的材料不规范,给今后的利用工作带来极大的不便。

4加强教学档案的规范化管理

(1)从系部教学档案管理方面存在的问题出发,各系部由于档案工作规范化程度低,管理不到位,系、教研室两级档案管理、存档部门职责不明,归档机制不健全,导致文件材料重复归档、不归档、漏归档现象较为普遍,亟需在科学划分系部档案类目的基础上,明确系、教研室档案的建档、存档和管理职责,加强对系、教研室档案工作的指导和对档案管理人员的业务培训,定期开展对系部、教研室档案工作的指导与业务培训,定期开展对系部档案工作的督查,提高信息服务的针对性与实用性,加速高校档案信息化建设。

(2)档案材料应当随时收集、随时整理档案工作应当形成一种周期性的自查、自评、整改和自建的长效机制,以此为档案管理日常运作机制提供质量上的监控与保证,避免把问题都积压到一件中心工作来临前仓促解决。

(3)完善档案制度建设,据《高等学校档案实体分类法》和本校的具体情况制定统一的档案管理办法和分类体系,使档案分类走上统一化、标准化。

(4)归档要求:凡需归档的教学文件材料,必须遵循教学文件材料的自然形成规律,保持归档材料之间的联系,据便于保管和利用的原则进行系统整理;尽量采用原件,规格相对统一;一般用计算机打印,不能打印的则要求用碳素墨水或蓝黑墨水书写,字迹要工整,图文清晰,并装订成册,以利长期保存;教学档案材料一般要求长期保存。教学日历、教学任务书、课程安排表、学生实习有关材料、教学检查座谈记录、听课记录、学生毕业论文(设计)、各种考试试卷、实验报告等则要求保存五年以上;教学档案管理人员应于每学期期末对本单位的教学档案进行及时的清理与归档。立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求,进行系统整理、组卷、并编页号、卷号(盒号),填写卷内目录、备考表,拟定案卷标题,注明密级和保管期限,并于每学年度结束后对所有教学档案进行汇总,装订后,按学年度排列进柜管理存档。

(5)收集工作必须贯彻集中统一管理的原则,遵循教学档案的自然形成规律,按归档范围分类收集;必须保证归档教学文件材料收集的完整性、准确性、真实性、系统性;所收集的教学文件材料按各大类的分别积累,进行预立卷,并按时间先后顺序排列。

(6)利用现代办公技术,实现教学档案现代化的管理。随着高校教育体制改革的深入,教学管理人员工作量不断增大,如果仍依靠长期沿袭的手工方式去处理日常教务工作和管理教学档案,就不可能从繁杂的事务中解脱出来。故利用现代办公手段,实现教务档案的电子化、网络化管理,有利于减轻工作人员劳动强度,缩短劳动时间,提高档案管理的工作效率。

参考文献

[1]邓绍兴,陈智为.档案管理学.中国人民大学出版社,1999年.