首页 > 文章中心 > 档案与合同管理

档案与合同管理

档案与合同管理

档案与合同管理范文第1篇

关键词:高职院校,档案管理,队伍建设

 

现阶段,档案管理工作面临着档案信息化资源开发、针对性开展编研工作、个性化信息服务、资源合理有效利用等课题,而目前高职院校档案管理队伍由于存在人员结构不够合理、缺乏有效的激励机制和人员培养制度、未能做到与院校管理队伍有机融合等问题,无法适应这些新课题的要求。高职院校应重视档案管理,建立健全有效的激励机制,规范档案管理人员培训,促进档案管理研究,加强档案管理交流沟通,建设一支具有自身特点的专兼结合的院系两级的学习型管理队伍,以适应现阶段对档案管理工作的要求。

一、高职院校档案管理队伍现状分析

1、人员结构存在“五低一高一差”。高职院校由于建校时间较短,档案管理尚处于初级阶段,其档案管理队伍的年龄结构、职称结构、专业结构、学历结构均存在不合理,存在“五低一高一差”现象,主要体现在:档案管理梯队尚未形成,缺乏引领院校档案管理与研究的领军人或技术骨干,档案管理专业技术人员比例低,普遍存在职称和学历层次较低,档案专业技能水平较低,档案专业研究水平较低,兼职人员调整变化频率高,队伍稳定性差。

2、档案管理队伍与院校管理队伍未能做到有机融合。高职院校的档案管理是为院校管理工作服务的,是院校管理工作历史的记录,档案管理与院校管理是息息相关、不可分离的。但目前高职院校往往为收集档案而抓档案管理,为抓院校管理而忽视档案管理,未能做到档案管理队伍与院校管理队伍的有机融合,往往是为应付档案管理而临时组建一支档案管理队伍,未能做到院校管理与档案管理合二为一,无法做到工作的系统化,在管理工作中协同效应不强、凝聚力不够。

3、缺乏对档案管理人员有效的激励和培养机制。高职院校的档案管理往往被视为非技术性工作,专职档案管理人员由于其工作不被重视,长期充当院校管理中的配角,经常还兼做档案管理外的一些杂事,感到工作枯燥乏味,思想压抑,其专业才能得不到充分发挥,因而缺乏工作激情;档案管理人员被视为普通行政后勤人员,他们的工资、福利与其工作业绩联系少,个人利益与其专业贡献没有直接挂钩,不能体现其价值,无法起到激励作用;没有建立起专兼职档案管理人员的职称评聘、评先评优、进修培训、对外交流学习等方面的规章制度,没有在职称、绩效考核等方面制定优惠的政策,兼职档案管理人员认为这一工作可有可无,导致档案管理兼职人员频繁更换,档案管理队伍的稳定性得不到保障。

二、高职院校加强档案管理队伍建设的基本思路

1、重视档案管理工作,坚持抓档案管理“一把手”工程

重视档案管理工作是做好档案管理工作的前提,高职院校必须在管理队伍建设中坚持专兼结合,抓好档案管理的“一把手”工程,努力做到院校管理与档案管理“合二为一”,具体如下:

其一、坚持专兼结合,做到院校管理与档案管理“合二为一”。高职院校档案管理具有双重性,它既要遵循高职教育管理规律,又要符合档案管理规范和业务流程。高职院校的档案管理队伍应该由组织管理人员、档案专业技术人才、兼职管理人员、技术保障人员组成,其中档案管理组织人员是档案工作的组织者和带头人,档案专业技术人员负责把握档案管理及编研的专业技术方向和提供技术支持,兼职管理人员负责各自职责范围内档案的收集与管理,而档案信息化现代化管理手段的实现与改进需要技术保障人员的现代化技术支撑。由于高职院校工作是围绕培养高技能人才展开的,其档案管理的核心内容是记录高技能人才培养过程的各个细节,故其档案管理队伍的组成应该体现高职教育管理与档案管理的有机融合,应建立起以复合型档案专业技术骨干为带头人、辅以各自管理职责范围内兼职管理人员和技术保障人员的管理队伍,形成一支既懂院校管理又熟悉档案业务的专兼结合的院系两级管理队伍。

其二、抓好档案管理“一把手”工程,建立健全档案管理队伍。高职院校档案管理工作与院校领导尤其是主要领导的重视息息相关,院校主要领导一定要高度重视档案管理,树立“档案管理水平体现院校管理水平”的观念,要优化环境,建章立制,为档案管理队伍建设提供必要的外在条件,要抓好档案管理“一把手”工程,坚持部门“一把手”负责制,各处(室)、系(部)均是档案管理的责任部门,档案管理主管部门“一把手”主抓全校档案管理,配置档案专业技术人员,各单位均要“一把手”主管,配备档案兼职管理人员,形成院系两级档案管理格局。

2、建立有效的激励机制,稳定档案管理队伍

建立档案管理有效激励机制的核心问题是增强档案管理人员工作的主动性、事业心和成就感。激励机制的建立必须因地制宜,因人、因事、因时而定:一是要根据不同人的不同需要以及同一人在不同时期的不同需要来建立激励机制,二是要根据不同的任务来确立激励机制。激励机制包括考核、评价、奖励、惩罚等环节,每个环节又可以运用不同手段和方法,相应也会产生不同的效果。激励机制要做到物质激励和精神激励相结合,物质性的激励要量化、可操作,要逐渐打破对档案管理人员按级别、工龄等“资历”考评、奖励、晋升的方法,将档案管理工作作为院校专业技术管理工作列入绩效考核内容,其考核津贴及其职称晋升与档案管理工作业绩、工作量、工作性质紧密结合起来,逐步建立健全对档案管理人员进行“专业业绩”考核。如对档案兼职管理者,可根据档案整理与收集、工作效率、管理手段与技术改进、档案研究成果等各项指标对档案工作人员进行考核,根据考核结果进行考评和奖励,这样就能调动兼职档案管理人员的主动性、积极性,让他们用心用脑,尽职尽责地工作。高职院校要建立档案管理团队岗位职责、职称职务聘任制度,逐渐将档案管理团队的成员转变为档案系列的职称聘任制度,激励管理团队的专业化、职业化方向发展。同时重视对档案管理软硬件建设,要对档案管理队伍实行优惠政策,改善档案工作环境,加大对档案工作硬软件设备的投入,加大对档案管理工作的宣传力度,营造档案管理队伍的文化氛围,给档案管理人员以精神上的富足感。论文参考网。

3、规范档案管理人员培训,打造学习型管理队伍

高职院校档案管理人员应具备以下的素质:良好的服务意识、无私奉献的敬业精神、全面的档案专业知识和行政管理知识、较强的组织协调能力和计算机应用能力、外语阅读能力、法律知识的运用能力等。尤其是作为档案管理带头人或技术骨干除了具备以上素质外,还要具有较强的创新意识、研究把握最新档案管理与改革方向的能力。为此档案管理人员的继续教育和业务培训是极其重要的。档案管理人员培训做到以下几个方面:一是转变思想观念。要通过培训端正档案管理人员的心态,树立服务第一、服务光荣、服务自豪的观念,促进档案管理人员树立强烈的责任心、良好的工作心态、较强的奉献精神;二是提高综合素质。要通过培训培养档案管理人员一定的组织协调能力、口头表达能力和文字组织能力;三是组织业务培训,要进行管理学专业知识培训和档案管理动态、档案政策等专业方面的培训与学习,增强档案管理者现代管理意识和竞争创新意识。在实施中可以通过请主管部门领导或专家来校做有关档案政策、管理知识、法律学、公共关系学等方面的报告或讲座的“请进来”的培训形式,或通过轮流让管理人员去听课或集体研讨、派往外校学习深造、攻读学位等“走出去”的培训学习形式,将档案管理队伍打造成一个学习型团队。论文参考网。

4、推动档案管理研究,创新档案管理

高职院校档案管理在管理手段、管理模式、合理资源利用、工作运行机制等方面值得探讨与研究,档案管理也必定会随着科学技术飞速发展而不断发展,必定会不断出现许多新问题、新课题,要逐步将档案管理由过去视为“经验管理”转变为 “科学管理”,做到集中管理与分散管理相结合、柔性管理与刚性管理相结合、现代管理与传统管理相结合。论文参考网。可以通过设立专项研究基金去探讨、去研究,丰富、发展、创新档案管理,奖励档案管理研究工作中突出贡献和优秀成果的工作人员。高职院校应该重视以档案管理研究项目来推动档案管理工作人员业务能力和队伍整体水平提高,以便创新档案管理。

5、顺畅档案管理交流与沟通渠道,构建和谐档案管理团队氛围

交流与沟通是理解的前提,理解是支持的基础。通畅的交流与沟通渠道,是建立相互理解、相互支持的良好氛围的基础,是创建管理团队文化的重要组成部分,也是档案管理人员锻炼能力、提高业务的关键环节。高职院校档案管理交流与沟通渠道包括院内档案管理人员间、院内档案管理人员与其他管理人员、院内档案管理部门与上级档案主管部门间、高职院校档案管理人员间、高职院校档案管理人员与其他高校间的交流与沟通等几个层面。档案管理人员应充分了解、掌握学校最新的档案管理和研究进展,也要熟悉国家和地方的科技政策与信息,充分发挥这些信息优势,在管理中一方面要主动地向主管部门领导汇报并争取支持,另一方面及时地将主管部门的意见反馈给各部门档案管理人员,帮助他们对档案管理工作做相应的调整或改进。只有建立起通畅的横向和纵向交流和沟通渠道,才能充分发挥档案管理者的枢纽作用、桥梁作用,才能使相互间形成相互沟通、彼此了解、互相支持的良好局面,从而真正达到优势互补、资源整合、力量倍增,促进档案管理工作发展。这样的档案管理就不仅仅是一种服务,而是直接的推动,也就是“档案管理水平体现院校管理水平”。

参考文献:

[1]朱平.档案管理的学习型团队组织建设.南北桥[J].2009.6:9-10;

[2]曾苇.论高校档案人员激励机制的构建.电脑知识与技术[J]2009.6:4590-4591;

[3]陈鹏.论档案利用与档案队伍建设的关系.兰台世界[J].2009.12(24):26-27;

[4]吴晶. 以人本思想建设档案编研的创新团队.机电兵船档案[J].2007.5:30-31。

档案与合同管理范文第2篇

行政合同在重点建设项目档案行政管理中运用

行政合同是一种较为新型的行政管理方法,是市场经济和现代民主政治发展的产物。它是行政管理双方协商自由与行政优先权的有机结合,易于为行政相对人所接受,是体现政府职能转变的一种好形式,因此被广泛采用于国家行政管理的各个领域。20世纪80年代以来,我国的经济管理、城乡建设、科教文卫、社会福利、社会治安等领域的国家行政机关越来越多地运用行政合同的手段来实现其行政管理职能。而档案行管部门由于自身行政权威较弱,行政合同这一新型而有效的民主管理形式就有着特殊的吸引力。同时,在重点建设领域,项目档案工作也具备了实行行政合同制管理的基础,一是建设单位工作人员程度不同地具有一定的档案知识和意识,虽然单位、人员情况复杂,但只要宣传到位,并与之民主、平等地协商,他们一般都愿意搞好档案工作;二是项目资金相对较充足,档案工作的物质条件较好,因此,行政合同可以首先在这一领域被采用。

重点建设领域实行的档案行政合同,就是档案行政管理部门与重点建设项目建设单位,以对重点建设项目档案工作实施监管、保证其档案齐全完整安全为目的,经平等、自愿协商而就项目档案管理有关事宜达成一致的协议。湖南省岳阳市档案局于2000年在全国首次将行政合同运用到洞庭湖大桥工程监管,且运作很成功。

我们说行政合同非常适合于在重点建设项目档案管理中运用,除了有实践证明外,更因为以下原因。

行政合同具有行政性和契约性相融合的特点,这一特点使它可以弥补档案行政管理权威弱的缺陷。所谓行政性,是指档案行管部门借助行政合同形式实现行政职权的目的的属性,它是档案行政合同最根本的属性。档案行政合同的行政性主要表现在:行政合同当事人中必须有一方是行使国家档案行政管理职权的档案行管部门;行政合同的内容不得涉及档案行管部门自身创收等其他事务,而只能是针对国家和社会有保存价值的档案资源,因此档案行政合同具有社会公益性,双方当事人建立的是行政法律关系;在档案行政合同的订立、履行、变更或解除中,档案行政管理部门享有行政优益权。行政性特征体现了档案行政合同从本质上看是行政行为,是档案行政管理部门实现行政管理职能的一种方式。

行政合同的契约性使之区别于一般行政行为的单方性,决定了档案行政合同属于合同的范畴,并受合同的一般原理的指导。契约性主要表现在档案行政合同是双方当事人意思表示一致的协议。它建立在合同的最基本精神即契约自由原则上,内容具有可妥协性。这是档案行政合同区别于其他具体行政行为的最明显的特征。

行政合同促成了行政手段的多样性、灵活性,可以解决重点建设项目档案管理复杂的问题。与传统行政手段不同,行政合同在行政过程中,以不违背宪法和法律精神的、不具有强制性的行为方式来调动行政相对人自愿协同档案行管部门的积极性,给予了双方当事人以弹性、适度的空间。以前,为了做好重点建设项目档案工作的监管,档案行管部门采取过包括行政、法律、经济、思想教育等多方面措施,都由于多种原因效果欠佳。甚至工程竣工验收中档案未验收,整个工程照样验收通过。而行政合同将行政、法律、经济、思想教育四大方面行政手段进行综合运用,成为四大方面行政方法有机结合的载体。合同制管理与宣传教育、优质服务、依法行政相结合,促成了行政手段的多样性、灵活性。一些法律法规没有规定的内容,如档案行业推荐性标准,可以经过协商一致,写进合同条文,从而可以统一工作规范和标准,解决档案管理复杂的问题。

行政合同具有法定性,它可以根据各地实际开展工作,从而弥补档案法律法规的不足。在目前我国行政合同立法缺乏的情况下,除法律有明确禁止性的规定外,档案行政管理部门完全可以在遵循行政法的一般原则,不损害社会公共利益的前提下,选择协商式的行政合同行为来完成行政管理任务。行政合同的法定性减少了传统行政管理方法运用过程中的不确定性,不用担心朝令夕改,减少了行政成本。而当档案法制不健全,立法空白时,档案行政合同可以补充法律的欠缺;当档案法制健全以后,又可作为规制档案行管部门与相对方法律上的权利、义务关系的手段而得以使用,以加强和改善档案管理,积极推动档案行政目标的实现。

怎样开展重点建设项目档案行政合同制管理工作

1.行政合同的订立。为了做好行政合同制管理工作,档案行管部门要争取党委、政府领导的重视、支持,最好是借政府的权威建立规范的档案行政合同制度。档案行管部门平时要加强与项目计划管理部门的联系,及时掌握工程立项情况。工程立项后,要根据各项目的特点,准备好该项目行政合同的蓝本。筹建开始后,要加强对工程建设单位的宣传工作,增强他们的档案意识,取得他们的支持和理解。同时经过平等协商,力争尽快订立合同。档案行政合同的订立一般分为要约和承诺两个步骤。档案行政管理机关是要约人,要约的内容必须具体、明确、肯定,要约一旦发出即对要约人发生法律约束,经被要约人即工程建设单位承诺即发生法律效力。要约应采取直接协商方式进行。档案行政合同订立后,双方当事人都必须遵守档案行政合同的约定,按照档案行政合同的实际目的,在档案行政合同规定的期限内履行自己的义务。

2.行政合同的内容。行政合同文本内容应该明确双方的权利与义务(一方的权利即为对方的责任与义务),再由双方协商进行修改完善补充,使双方合意。笔者认为,行政合同一般文本应该包括如下内容。

(1)建设单位的责任与义务:要明确规定建设单位作为项目建设的法人代表,是项目建设中档案工作的组织核心,对整个项目档案工作负有组织、协调和指导的总体责任,除做好本身档案的收集、整理、移交职责外,还要对勘测设计、施工、监理等单位档案工作进行监督、指导,要将档案的形成、收集、整理、移交纳入与勘测设计、施工、监理等单位签订的工程建设合同中,纳入有关人员的岗位责任制,实行工程档案管理与工程目标管理挂钩、与项目经理职责挂钩、与档案员个人奖惩挂钩。建设单位要按照规定及时向有关国家档案馆移交档案。建设单位违反档案法规,或未按档案行管部门指导要求到位,造成档案损失,或未及时向有关国家档案馆移交档案,档案行管部门可责令限期整改,并按有关规定给予相应的经济处罚。

(2)档案行政管理部门的责任与义务:合同可以明确,档案行政管理部门在依法加强档案管理的业务指导与监督的同时,应无偿提供技术咨询服务,以国家和地方档案主管部门有关标准为依据,指导工程档案人员制定文件材料的立卷归档细则,举办由有关工程技术人员参加的培训班,明确文件材料积累的顺序和范围等;同时按建设单位确定的时间认真负责组织竣工档案的验收,并确保档案验收合格。《合同》还可约定,档案行政管理部门业务指导不力或工作失误,造成档案质量不符要求或受损的,建设单位可追究档案行政管理部门的失职责任,必要时给予赔偿,以增加建设单位签署合同的积极性。

3.行政合同的执行。行政合同签订后,档案行政管理部门的执法人员和业务指导人员要根据合同规定,认真行使自己的权力,履行应尽职责。同时要督促建设单位履行合同。

档案与合同管理范文第3篇

关键词:档案管理;合同档案;探讨

中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1673-8500(2013)03-0064-02

合同档案记录了企业在各类活动中与自然人、法人或其他组织就设立、变更、终止民事权利义务关系而形成的合同、协议、意向书及其过程。合同除具有一般档案共性外,还有三个独特的特点,就是凭证性、规范性和时效性。合同作为企业对外经营活动的凭证性依据,具有规范的形式要求和严格的时效属性,规范的合同管理是维护企业合法权益的重要保障,而合同档案形成经历环节较复杂,材料多,参与人员广、履行时间长,在管理过程中很容易造成疏漏。因此,如何规范合同材料收集、整理、归档、利用,使之成为保障企业合法利益的有力凭证和依据,如何使合同档案更好地开发利用,是每个企业必须重视的课题。

一、健全规章制度,明确管理责任

合同及其辅证材料多而繁杂,合同管理也必须健全相关管理制度,明晰合同档案管理责任,明确责任单位和责任人;目前企业的合同管理普遍是“谁主管谁负责、谁签订谁履行”,所以合同履行完毕后就保存在各个职能部门中。档案管理部门对合同管理人员不提出归档要求,合同人员就不会主动将应归档合同材料整理向档案管理部门归档,而合同档案是企业维护经济利益的重要法律依据,因此为保障企业合法权益,从制度上明确合同档案的管理是做好合同档案管理的关键。

在市场条件下,企业为实现一定的经济目的,明确相互权利义务关系而签订的合同是民事合同,这种通过合同确立法律关系的行为是一种民事法律行为,由于合同这一特性决定了合同的主管部门为法律顾问部门。一般而言,合同管理都采用统一领导,分级管理的模式,企业法律顾问部门对一定金额以上的合同及重大合同进行审核备案,普通合同的签订法律顾问部门一般是会签及目录留底。在合同的管理流程中,合同档案的归档是合同管理流程的闭环处理环节,合同管理主管部门应在合同管理制度中明确合同档案的归档要求。档案管理部门更要积极主动与法律顾问部门就企业经营管理实际情况明确合同档案的归档范围、归档要求,从制度上明确合同签订部门需对合同档案管理负责,并指定专门人员跟踪已签订合同收集、积累、整理和及时归档,企业合同档案管理专责要做好统计、核查归档管理工作,在档案管理制度上规范合同档案的分类整编,使企业档案管理形成横向到边、纵向到底的档案网络管理体系,保证档案管理不留死角,确保合同档案管理达到优质高效,具备规范性和时效性。

二、强化合同档案过程管理,确保合同档案管理完整性

(一)合同档案齐全完整的重要性

合同档案包括合同考察、洽谈、签订、履行、变更、解除和解决纠纷等过程中所形成的所有书面材料及封存样品等实物。合同档案文字类原始档案有合同文本及附件、补充协议或变更或解除合同协议、对方资信调查资料、来往文书、会议纪要、会谈记录、现场签证、会签单及合同招投标过程形成的资料等。由于合同涉及面广、环节多、实施时间长,如大型建筑工程需要几年时间,特别有些单位只注重主合同的收集,对相关会议纪要、签证、变更等助证材料收集管理不规范,容易造成合同档案资料不完整,严重的会影响了合同结算、合同纠纷的解决,部分经济合同还牵涉到合同参与人员的廉政问题。如某企业十几年前进行一项大型技改工程,其中基础工程抽沙回填。有关管理人员十几年后被诬告,说当时该工程采取围标,招投标造假,且在工程结算时随意加大工程量并收取回扣等。检察机关到单位进行取证,查阅了当时合同档案资料,由于此工程档案从招投标文件、合同、竣工图、施工竣工文件收集完整,所有收集的文件都是原件,并收集了招投标和签署合同过程的影像档案和会议纪要,整个工程起止过程材料十分齐全、准确,足以证明合同招投标过程主要是合法合规的;决算金额比合同额大的原因十分清楚,其证据材料(如设计变更通知单、工程量签证单等)也十分齐全,检察机关认为该工程的合同档案资料完整规范,具有较高的可信度,最终采信该档案材料,还了当事人的清白。因此,确保合同档案资料的完整性、规范性非常重要。

(二)明确、规范合同管理流程,保证合同档案收集及时、完整

合同档案的齐全完整需合同主办单位、归口管理部门、主管部门(法律顾问部门)、档案管理部门的共同努力。为了确保合同档案资料收集齐全,需从企业工程程序、工作流程中规范各部门的工作行为,保证企业工作的规范化。合同主办部门应及时收集、整理合同签订、履行等相关资料。对方先行签章的正式合同交付我方签章,合同生效的同时合同主办部门就将合同正本及相关资料提交合同归口管理部门归档;对于我方先行签章的合同交付对方签章后,应在规定时间(如10个工作日等)内取得对方签章的正式合同文本,及时交合同归口管理部门归档。履行时间长的合同当双方主要权利与义务履行完毕后应及时交合同归口管理部门。

(三)合同档案的收集要求

合同档案形式与内容的规范要求合同档案的全面性与准确性较高,档案管理部门接收合同档案齐全完整的程序决定了收集工作的质量。合同档案的收集应及时才能保证其齐全完整,合同文本一经签字、盖章、公证后应实时归档,双方在谈判过程中互致的信件、传真、电子数据资料等是确认双方权利义务的重要凭证,合同主办部门经办人应随时收集、整理和保管,避免合同档案的遗漏和有效性的损失。

三、明确合同档案归档范围、整理要求,规范合同档案的分类整编

(一)明确合同档案的归档范围

除在管理制度规范明确责任单位和责任人、健全责任网络外,还要明确规范收集范围。一般情况下,一般性合同应归档的材料包括以下几个方面内容:(1)合同文本(原件,不可缺。(2)合同会签表。(3)合同的附件 (合同有附件的不可缺)如:技术协议,方案书等。(4)变更、转让、终止等合同补充协议 (有补充协议的不可缺) 。(5)合同资信资质材料,包括:对方营业执照、资格证、特种经营许可证等资信资料;对方签约人、法定代表人身份证明或授权委托书。(6)合同签约依据性材料,包括:询比价及招投标资料、意向书、备忘录、会谈记录、中标单位选择说明等。(7)合同履约过程材料,(履约过程有文件产生的应归档)包括:送达回执或确认书、往来信函、电报、传真、电子邮件、质量异议书、催款通知书等。(8)合同验收材料,包括:合同竣工(交货、发货)确认单、验收确认书、测试报告、工作报告、验收报告。(9)合同终结表。重大合同除包括一般合同归档范围的八方面内容外,还包括合同形成过程中的有关上级主管部门及政府(或相关部门)报批文件、批准证书、领导批示等文档资料。

合同档案归档时一定要齐全完整,归档合同文本和相关材料以及每份文件的页数等方面都应保持齐全完整,否则不能称作一套完整的合同档案。针对每个项目要收集的资料列出清单,合同归口管理部门按照档案整理规范的要求整理好履行完毕的合同档案,档案部门接收合同档案时根据合同统计台账与档案移交清单认真核对,并检查档案质量。有合同管理软件运行条件的单位可将电子文本实时逻辑归档,再按规定进行合同档案实体归档和电子版的物理归档。

(二)合同档案的整理要求

合同档案的整理必须保持一份合同内相关资料的有机联系,保证合同的完整性;应当充分利用原有的整理基础,不宜打乱其原有的保存状况,整理后的合同档案要便于保管和利用。

(三)规范合同档案的分类整理

合同档案资料繁多,尤其工程合同,合同档案实行按“件”归档方式,按照“一事一档、一项一档”原则,分门别类,由各合同主办部门负责合同履行过程涉及到的履行、变更、废止信息的收集,统一交合同归口管理部门整理。对单项合同(如采购、单项工程、融资借贷)及系统性较强的合同(如建筑、财务等),在整编中可多设一级类目,使合同档案间关系更加清晰。档案管理部门要肩负起合同档案指导责任,指导相关业务人员按规范做好合同材料的整理归档工作。

四、重视合同档案信息开发利用,维护企业合法权益

合同档案归档资料繁多,要利用好合同信息管理,建立系统、方便、快捷的查询信息系统相当重要。档案管理部门应及时编制合同档案检索工具,及时有效地提供合同档案利用服务。合同档案的利用应制度化,按保密规定设定利用者权限,并按规定进行登记。档案管理部门可对合同档案信息进行综合整理,形成专题汇编,方便利用。

一是利用现代数字化管理手段建立合同管理应用系统,并与档案管理系统通过接口直接归档电子版,提高合同档案运转效率,通过网络实现浏览、快捷传输、实时归档、实现资源共享,便于服务企业的生产经营。

二是加强对企业管理人员业务和相关法律知识的培训,增强工作主动性和提高法律意识,积极配合合同归口管理部门开展定期检查合同档案归档情况,确保档案信息完整。

三是做好合同档案的专题汇编和档案利用实例的编写。专题汇编便于合同档案的利用,利用实例的编写是凸显档案价值,促进档案工作的发展。

综上所述,合同档案的管理通过制度规范合同管理程序、把好合同档案收集源头、抓好合同形成关键点,使合同档案的收集、保管、提供利用有序规范,对维护企业的合法权益,促进企业生产经营持续发展具有重要意义。

参考文献:

档案与合同管理范文第4篇

【关键词】档案工作;制度;贯彻落实

全程管理已成为现代文件、档案管理的重要理念和方法。但全程管理“什么”“怎么管”到全程,这就要构建档案管理制度体系和质量管理体系,通过合同管理、培训指导、检查监督和绩效考核等积极有效的措施,强化档案人员事前介入、事中控制、事后核查、验收把关等多环节控制;特别是充分利用信息化技术平台,对各类档案实施动态管理,保障文件、档案的全过程控制和规范化管理。经考察与研讨,“344”制度可以建构起这样的体系。

一、什么是“344”制度

“344”制度是笔者对档案工作“三纳入”“四参加”“四同步”等制度的一种简单、概括的说法,是改善单位文档控制系统的突破口,是加强单位档案工作制度化建设的根本要求,更是文件、档案工作全程管理机制化建设的总抓手。下面,笔者对“344”制度进行更为详细的解读。

(一)对档案工作“三纳入”制度具体内容的解读。一是纳入单位各项工作计划;二是纳入单位领导工作议程;三是纳入单位规章制度、工作流程及有关人员岗位责任制。

单位(这里指各级各类单位,以下简称单位)档案工作要纳入全年总的工作计划和中长期规划之中,开展重大活动时档案工作要纳入工作方案之中,建设项目文件材料形成、积累与归档必须纳入制度或合同之中,目的是加强对文件、档案工作的超前控制、全程管理。纳入计划的档案工作事项通过考核来评介优劣并对档案部门和档案人员的工作进行严格的奖惩。这是第一个纳入。

第二个纳入是指纳入单位分管档案工作领导的议事日程。根据档案工作法律法规的有关要求,每个单位都有分管档案工作的领导,但分管领导不能是个摆设,要通过认真贯彻《档案法》《机关档案工作条例》《企业档案工作规范》《机关档案工作业务建设规范》和《科学技术档案管理条例》以及上级对档案工作的有关规定,熟悉档案工作,切实加强对本单位档案工作的领导。分管领导还要热心解决实际问题,更要关心档案人员的工作和生活。毋庸讳言,还有不少单位的领导有“分而不管”的现象,他既不去了解档案管理具体事务,也不想方设法为档案工作和档案人员解决实际问题。我们认为,在档案事业的发展上,既要靠法治又离不开人治,所以,档案工作做得好不好,领导重视是关键。档案部门或档案人员要学会(并善于)争取领导的重视,与领导有良好的工作沟通和互动,主动地订阅档案报刊、及时呈送本地档案简报,经常向分管领导汇报档案工作开展情况、取得的成绩和存在的问题,经常把工作情况、计划思路形成材料上报领导;档案部门的重要会议、工作和活动,要争取分管领导参与,让分管领导能更加全面地了解档案工作的重要性,深刻认识自身的历史责任,更多地解决档案部门自身无法解决的问题,切实改善档案工作各方面环境与条件。

第三个纳入即纳入分管领导的岗位责任制、纳入办公室负责人的岗位责任制、纳入专兼职档案人员的岗位责任制之中,并最好与经济责任制挂钩。在年终考核时,办公部门负责人和档案人员组成考核组对单位各职能部门或下属单位档案工作进行考核或开展年检。当然,这种考核若能与经济责任制挂钩、认真实行奖优罚劣,那就会促进单位档案工作平稳、健康、可持续发展。此外,各级各类单位都制订了各项工作制度或工作流程,档案工作的有关细节有必要作为一项重要条款纳入工作制度或工作流程之中。

(二)对档案部门或人员“四参加”制度具体内容的解读。一是档案部门或人员参加单位会议或重要活动;二是参加科研课题审定会;三是参加基建项目验收会;四是参加设备开箱验收活动。

关于第一个参加,有人会说,档案员哪有这么大的权力?是的,某个局的局务会议、班子会议或某某公司的董事会、班子会议等好多会议,档案人员是不能参加的,但我们说档案工作归口办公部门管理,办公室主任(或行政部经理)参加了会议,同样能起到对文件、档案和档案工作的监督和指导作用。一般说来,单位办公部门负责人会参与单位重大活动、重要会议等,于是,办公部门负责人会将掌握的情况与档案人员沟通,档案人员在其领导下跟踪事情发展的全过程,这同样可以做到了解情况、全程关注、超前控制,履行好档案工作之职权。

其它三个参加,档案人员必须到场并行使职权,对文件材料完整、准确、系统进行把关、验收;科研档案工作者不仅限于参加课题审定会,他应当把科研工作与计划管理、课题管理和成果管理紧密结合。科研档案也应当实行四同步制度;生产性企业的档案部门和人员要参加新产品鉴定会。

单位引进或购置设备,开箱时,有关部门应当通知单位档案室及本部门兼职档案员参加设备随机资料验收,并准确填写开箱验收单,将收集到的开箱材料进行登记造册,及时向档案部门办理移交手续。开箱材料完成移交归档后,设备部门需要利用时,需向综合档案室办理借用手续。

(三)对档案工作“四同步”制度具体内容的解读。一是下达计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步;二是检查项目计划进度与检查项目文件材料形成情况同步;三是验收与鉴定项目文件材料同步;四是上报登记和评审奖励项目与档案部门出具项目文件材料归档情况同步。

“四同步”制度总的目的也是为了确保文件材料在每一个环节得到有效控制,防止文件、档案材料失控、断档或散失。因此,各单位在布置、检查、总结、验收工作时,同时布置、检查、总结、验收档案工作,做到保证档案工作的及时性、真实性、完整性、准确性、保密性,确保档案工作的有序开展。

二、如何贯彻执行“344”制度

当前,社会、经济、科技、文化的迅猛发展为档案工作提供了更为广阔的拓展空间,也出现了更为复杂的生存环境。于是,档案管理法制化成为做好档案工作的重要保障。

要确保“344”制度的执行,第一件事是要把这些要求纳入单位关于档案工作的总章程,如在《某某单位档案管理规定(或办法)》的总则中列入“344”各项条款。第二件事是把文件、档案管理要求纳入合同管理。

(一)纳入有关项目档案要求的条款。在各部门签订的合同中,必须要结合合同内容,编写具体条款,明确合同执行完毕时合同乙方应向甲方提交的项目档案的范围、内容、版本、套数、时间以及对所提交的项目档案的整理、归档责任;同时,为便于单位档案数字化建设,避免重复投入,合同乙方应向甲方在提交纸质文本的同时提交数字信息。这项条款使合同乙方单位在签署合同时,就对档案要求有了概念,明确了档案和档案管理的有关要求,避免了合同结束时,就合同执行中产生的文件材料的归档问题发生扯皮现象。

(二)纳入有关档案保证金的条款。在合同中设立有关档案保证金的条款,预留项目档案质量保证金。这笔预留款的多少,由制定合同的各有关部门来确定。施工合同中,档案保证金可与工程质量保证金捆绑在一起,通常在合同价款的10%左右。这项条款加入了经济制约手段,把项目档案的编制和移交作为工程实施的一项内容,不完成就无法拿到完整的工程款,强制合同乙方单位及时认真完成。通过合同会审流程中加入档案审核的环节,强化各部门的档案管理意识,通过合同签订环节控制文件和档案管理,避免合同文件材料归档时的扯皮现象,促进工程档案归档工作。说到这里,笔者认为,为了简化程序、强化合同管理,制定“项目”合同范本,单位签订的每一份合同,都有关于文件材料形成、积累和归档要求的不可省略的专用条款,省去了档案部门的审核过程,在简化合同会审流程的同时,达到了通过合同签订环节强化文件、档案管理的目的。

(三)严把合同付款关。财务部门在修订合同付款程序时,把档案部门加入合同付款审核流程,明确在每一份合同执行完毕支付每一笔款项时,必须经过档案部门审核。档案部门经清点、验收合同文件资料完整归档后,签字确认,再进入下一个付款审批环节。这样,所有合同每次付款都经过档案部门,使得档案部门能够及时催交应归档文件资料,督促文件资料归档工作顺利进行。

第三件事是要把文件、档案管理要求纳入单位各项规章制度和工作流程。如,会计档案工作要纳入单位财务管理制度中,纳入财务工作计划,纳入财会人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财务工作的同时,要同时布置、检查、总结、验收财务档案工作。又如声像、电子档案工作必须纳入相关部门的管理制度中,与各项管理制度紧密结合,实行文件制作工作和建档工作同步管理,即文档制作人员接受任务与认可声像、电子材料的归档要求同步进行。总之,单位工作制度有很多、单位各项工作流程不一样,但要把文件、档案管理要求纳入单位各项规章制度和工作流程的做法是一样的,目的就是要确保文件、档案收集得齐全完整、准确系统、安全可靠。

第四件事是要建好台账,加强考核。档案人员要专门准备一个本子,专门记“344”制度是如何执行的。最好是在工作的每一个步骤之后或在每做完一件事情之后,就立即将已产生或形成的材料收集起来,做到及时取证,形成档案工作考核台账,保证有据可查,免得日久忘记遗漏。档案工作不到位,档案员有权行使否决权,可借助年终考核、项目验收、经济责任制兑现等手段确保档案工作担当起崇高而光荣的使命。

档案是人类活动的真实记录,是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案,我们能够较好地了解过去,把握现在,预见未来。随着社会的不断进步、经济的不断发展,大多数单位档案的拥有量和利用率高速增长,因此,机关、企事业单位档案管理必须坚持高起点、高标准、高要求,突出规范化、科学化、标准化、信息化、现代化,不断提高单位各类档案质量和不断深化各类档案信息的有效开发和合理利用,切实提高工作效率,更好地服务经济和社会发展。

【参考文献】

档案与合同管理范文第5篇

(一)专业档案的特点

专业档案是党政机关、企事业单位及其他社会组织,在某一专业职能活动中形成的具有比较稳定的文种和记录目的的档案。具有专业性强、独立性与现行性强以及动态性强的特点。专业档案不仅形成规律、内容性质有明显的专业性,文件名称、格式、整理方法等也有其专业特点,同时其作用范围、作用对象和作用时效也有特定的专业局限性;是专业职能活动的必要管理工具和解决问题的手段,具有突出的现实使用价值,可以相对独立地支撑有关专业活动,且工作查考期长,查考的实时性、连续性要求高,往往作为立档单位全宗内相对独立的部分由形成部门保管和使用;记录的数据和信息需要同记录对象的现实情况保持动态一致,随着记录对象的变化随时补充和变更记录,直至对象的消亡。这也是部分专业档案需要由形成部门相对独立地保管和使用的重要原因。

(二)区县专业档案管理中存在的问题

2006年北京市西城区档案局通过问卷调查方式,对区属44个立档单位专业档案的形成、整理、保管、利用及归属流向情况进行了调查。经统计汇总,44个立档单位分别由其所属的217个专业科室(所属单位)形成各类专业档案378种(文种)。根据全区各类专业档案不同的整理、保管单位统计,2004至2006年这三年中,平均每年形成专业档案129316卷、1228680件、42355袋、14017盒、778箱。这些专业档案由各单位综合档案室统一保管的有180种、由专业档案室保管的有40种、由形成科室自行保管的有158种。从整理方法上看,这些专业档案按记录对象(事项、单位、户、人)整理的有223种,按时段整理的有138种,按其他特征整理的有17种,其中整理后需要随时增减内容的有47种。整理后,编制纸质档案目录的有304种、编制电子目录的有91种、未编制档案目录的有58种。这些专业档案中,有查阅控制规定的有324种,仅对当事人提供利用的有92种,能够提供社会公众利用的只有14种。这些专业档案中,没有具体规定归属流向的有256种,档案从未销毁的有367种。

由于是首次对专业档案作较大范围的调查,以上调查数据和情况不尽准确,但可以看出,当前专业档案管理主要存在以下问题:

1、形成量大而保管空间不足。由于档案的归属流向不确定,销毁期限不明确,造成档案只有进口没有出口,档案存储空间严重不足。其中劳动和社会保障、法院、检察院、工商、城管监察等系统尤为突出。

2、整理、编目的规范化程度低。很多专业档案的整理、编目方法是立档单位或形成科室根据专业特点和基础条件自行设计的,采用的档案装具也各行其是,一旦需要向上级档案馆移交,立档单位和档案馆都必将面临巨大的工作量,难度可想而知。

3、归属流向和接收范围模糊。这是区县档案管理部门长期以来感到困惑和棘手的问题。一方面,由于专业档案自身特点,立档单位往往不能将专业档案随文书档案一同向档案馆移交。另一方面,许多专业档案的归属流向问题并无明确、具体的规定。如设在区县由市主管部门垂直管理的各职能局(分局),其文书档案一般按规定向区县档案馆移交,其专业档案则按专业实行统一管理,由市各业务主管部门监督指导。

4:规范和标准工作滞后。在44个立档单位中,没有制定规范或标准的占38%。其中,许多规范和标准或由上级业务主管部门单独制定,或由立档单位、形成科室自行制定。在没有上级档案行政管理部门和业务主管部门联合制定管理规范和标准的情况下,区县档案部门无法对专业档案管理进行有效的监督、指导和服务,并得到立档单位的认可。

存在上述问题的主要原因,一是专业档案的数量和内容伴随着经济、社会的改革与发展出现了前所未有的增长和变化,缺乏成熟的管理经验;二是档案行政管理部门与各专业主管部门协调不够,对专业档案的条块交错管理存在缺位、错位或越位现象;三是缺乏对专业档案归属流向的总体设计,导致专业档案管理中出现了一定程度的无序。

二、关于区县专业档案归属流向的分析

(一)归属流向面临的问题

1、改革开放以来,区县属机关、单位各类专业档案大量涌现,而档案归属与流向的有关规定不明确、不具体或原来的规定不符合基层业务工作实际,导致各类专业档案大量积存在形成单位,只有进口没有出口。一方面,给形成单位的档案管理以至业务工作造成很大困难。另一方面,也影响了区县综合档案馆馆藏结构的丰富与优化。

2、部分区县行政机关隶属关系发生变化,由隶属区县政府转为由市业务主管部门垂直管理,而档案的归属流向尚未重新明确。目前,这些机关形成的文书档案,区县档案馆一般仍按过去的规定接收,形成机关也比较配合。而对于各类专业档案在垂直管理前就未随文书档案向区县档案馆移交,垂直管理后其归属流向问题更加突出。目前一些市级专业主管部门已经设立或正在酝酿部门档案馆,其档案接收范围是否涉及区县档案资源尚不明确。“属于地方和上级主管部门双重领导的单位形成的以反映地方某项事业或建设活动为主的档案”应纳入地方综合档案馆收集范围的规定,一直以来并未得到较好的贯彻实施,在新的形势下实施将更加困难。

3、随着一些地方整合国家档案资源以及综合档案馆与若干专业档案馆的合并,区县专业档案归属流向的调整和区县综合档案馆接收档案范围的界定有了新的可能。然而,各类档案资源是一律按区县行政区划整合,还是分门别类按不同级别行政区划整合,至少在大城市的核心功能区及城市功能拓展区,需要从国家档案资源配置的全局出发,合理设计、科学规划和审慎决策。

(二)设计专业档案归属流向的原则

规划区县专业档案的归属与流向要在遵循“统一领导、分级管理,维护档案的完整与安全,便于社会各方面利用”的基本原则和“重点发展原有各级国家综合档案馆,根据需要适当建立部门档案馆,把国家档案馆网建设成为结构合理、分工明确、关系协调、管理科学、具有安全保管与充分开发档案信息能力、为社各方面提供优质服务的有机整体”的档案馆设置与布局原则基础上,遵循以下具体原则。

1、明确档案的终极归属,维护国家记忆

区县档案馆作为国家长久保管档案的基地,承担维护本行政区各项事业历史真实面貌的职能,自然也是各类具有长远保存价值档案的终极归宿。市级专业档案馆是收集、管理某一领域或特殊载体档案的国家档案馆,具有终极保管某一领域档案的职能,可以由省、自治区、直辖市或特大城市根据需要设置。部门档案馆是各专业主管部门为收集、管理本部门及直属单位有关档案、资料的档案馆,是国家档案馆网布局的组成部分,可以由省、自治区、直辖市或特大城市根据需要在形成专门业务或科技档案数量大的专业主管部门设置。按照国家现行规定,

部门档案馆中记录党政领导和行政管理活动的具有永久保存价值的档案,保存50年后应向各级综合档案馆移交。部门档案馆是档案的过渡性保管机构,不是永久保存档案的最终归宿。

当前,针对各类专业档案大量涌现以及专业档案在形成、保管、利用上的特点,应合理规划我市的档案馆网布局,建立一批专门档案馆和部门档案馆,规范各类档案的归属与流向,明确各类档案的终极归属及过渡性保管职责,促进全市国家档案资源的整体建设和管理。

2、创新专业档案管理体制,服务现实工作

专业档案数量庞大、类型复杂、分布广泛,具有专业性、独立性、动态性和现实工具性强的特点。应根据专业档案形成、保管、利用上的特点和业务部门的实际工作需要,建立多层次、多模式管理的新格局,以适应各类专业档案管理与建设的需要,更好地为现实工作服务。

(1)由专业档案形成科室保管的模式。对于独立性、动态性、现实工具性都比较强的专业档案,可以在档案形成之后,由形成科室管理和控制,以维系专业工作的正常进行。形成科室应承担积累、整理、编目、保管、到期鉴定和处置的任务,并承担将其中已失去现实管理工具功能、需要作为历史记录长久保存的档案向单位综合档案室或通过综合档案室向档案馆移交的职责,接受本区县档案行政管理部门的监督指导。

(2)由专业档案形成单位的专业档案室或专业文件管理中心保管的模式。对于形成数量大,增幅快,整理、鉴定和利用方式特殊,必须由专业人员直接控制和使用的专业档案,可以成立专业档案室或专业文件管理中心,实施过渡性和集约化保管。

(3)由专业档案形成单位综合档案室统一保管的模式。根据归档、整理、编目、鉴定和利用的特点,可以随同文书档案一并管理的专业档案,应纳入本单位综合档案室统一保管,随同文书档案定期向档案馆移交。

(4)由市级专业主管部门的专业档案管理中心或部门档案馆保管的模式。对于市级专业主管部门需要按行业整合的专业档案特别是垂直管理单位的专业档案,可以按照规定向专业主管部门的专业档案管理中心或部门档案馆集中,实施过渡性和集约化管理。市级专业档案管理中心和部门档案馆应具备安全保管和充分开发档案信息的条件和能力,承担向社会提供档案利用的职责,保证本行业专业性活动以及专门用户群体利用档案的需要。

建立多层次、多模式的专业档案管理体制,是为了扭转当前专业档案管理工作出现的无序状况,更好地服务于现实工作,发挥专业档案对于形成者的突出作用、对于利用者的定向作用和为科研、决策服务的整体效应。各个管理层次及各类管理模式的具体确定,应由档案行政管理部门和专业主管部门做出统一规定。同时,无论是采取哪种模式,都应接受档案行政管理部门的监督指导,并按规定向综合档案馆移交记录党政领导和行政管理活动的具有永久保存价值的档案。

3、按地域整合与按行业整合并举,方便社会利用

实施档案资源整合是强化档案集中统一管理、降低管理成本、提高管理效能和方便社会各方面利用档案的有效措施。档案资源整合既可以按地域整合,也可以按行业整合。对于特大城市而言,城市基础设施、公用事业以及一些需要垂直管理的专业性工作,往往不是按区县行政区划来设置和管理的。对于这些行业形成的档案资源应当首先按照专业管理的需要进行行业性整合,而后再按照维护国家历史记忆的需要向同级综合档案馆整合。区县档案馆主要应整合本区县行政区划内具有行政隶属关系的立档单位及其所属部门的档案资源和按区县行政区划管理与建设的其他各类国家档案资源。

随着国家行政管理体制的改革,出现了越来越多的全国性和全市性纵向管理系统。为加强本行业、本系统管理的需要,纵向系统的档案资源整合应运而生,专业主管部门的行业性档案管理机构也将随之得到强化和发展。面对档案资源整合新的发展趋势,各级档案行政管理部门应当协调各专业主管部门,更新档案管理理念,排除部门利益纷争,共同站在加强国家档案资源整体建设的高度,对各级各类专业档案资源的归属与流向进行顶层设计和统一规划。

三、加强专业档案管理的几点建议

(一)加强对专业档案监督管理的建议

1、定期开展档案资源普查。由国家或市级档案行政管理部门在档案统计年报之外,定期(如5年或10年)组织各级档案部门和业务主管部门开展对专业档案资源的全面普查,在调查研究的基础上,制定专业档案资源管理与建设的对策与措施。

普查应着重了解各类专业档案形成、整理、保管、利用以及归属流向的情况。普查项目应尽可能详细、具体,如形成情况应了解每类专业档案的具体文种、形成部门、年均形成数量、现有数量等;整理情况应了解整理特征、所用装具、如何编目、整理归档后是否需要动态管理等;保管情况应了解专业档案库房设置、保管条件、管理机构及人员等;利用情况应了解利用对象的控制、利用方式及利用时效的特点等;归属流向应了解各类专业档案有无归属流向的具体规定、专门档案馆或部门档案馆设置情况、有无销毁到期档案的具体规定或处置办法等;监督指导关系应了解档案管理部门和业务主管部门在哪些管理环节存在缺位、错位并广泛征集形成部门的意见、建议。只有搞好普查,全面、深入地把握情况,才能科学合理地制定专业档案建设规划和管理措施。

2、切实加强对专业档案的监督管理。专业档案管理是各行业、各部门文件与档案管理的重要组成部分,是国家和社会的重要信息资源。面对数量庞大、类型复杂、分布广泛的专业档案,必须站在国家档案资源建设的高度,从管理体制、规范标准等方面,按照档案工作的基本原则,充分考虑专业档案的特点,切实加强对专业档案资源的管理与建设。

要针对各类专业档案管理的缺位、错位、越位问题,全面梳理各级档案部门与专业主管部门、综合档案馆与专业档案馆、监督指导机关与档案形成部门的职责分工,形成覆盖完整、分工明确、制度健全、密切协调、共同管理的管理体制。要依法健全、完善专业档案管理的政策、法规、规范、标准,推进各类专业档案管理的标准化、规范化建设,维护专业档案的连续性和整体性,有效地支持专业活动的正常开展,积极发挥专业档案的社会作用。要在继承专业档案管理成功经验的基础上,注重制度创新,根据各类专业档案形成、保管、利用的新情况、新特点,创新管理理念和模式,既要坚持统一领导、分级管理、维护档案完整与安全、方便社会各方面利用的原则,又要尊重专业档案的自身属性和特点,创造有利于各类专业档案资源建设、管理、利用的新形式。当前加强专业档案管理的重点是要从国家档案资源建设的全局出发,协调各方面关系,全面梳理各类专业档案的归属与流向,落实市、区、县档案局(馆)和专业主管部门监督、指导、接收专业档案的职责和档案形成部门积累、整理、移交专业档案的职责,推动各类专业档案管理活动的有序开展。

(二)关于专业档案归属流向的建议

以各级国家综合档案馆为主、专业档案馆和部门档案馆(档案管理中心)为辅,健全、完善我市档案馆网布局,合理设计、统一规划全市专业档案资源的归属与流向。从全市档案事业统一领导、分级管理、条块结合的层面,构建“结构合理、分工明确、关系协调、管理科学、具有安全保管与充分开发档案信息的能力、为社会各方面提供优质服务”的档案馆群,形成各类国家档案资源建设协调发展的格局。

1、设立若干专业档案馆

专业档案馆是按专业设置的,收集和永久保管特定领域或者特殊载体档案,并向社会提供利用的档案保管机构。《全国档案馆设置与布局方案》规定,省(自冶区、直辖市)以及计划单列市、特大城市设置哪些专门档案馆,按照重点加强各级国家综合档案馆的原则,由同级档案行政管理部门负责统筹规划,报同级人民政府批准,并报国家档案局备案。

目前,我市设置的城市建设档案馆,是收集、管理和永久保存城市规划、建设有关档案的专业档案馆。还可以根据需要设立若干专业档案馆,收集、管理和永久保存特定领域或者特殊载体的档案,以加强专业档案的管理与建设。

2、设立若干部门档案馆(档案管理中心)

部门档案馆是专业主管部门所属的,收集、管理本部门及其直属机构档案的档案馆。《全国档案馆设置与布局方案》规定,省(自治区、直辖市)以及计划单列市、特大城市的有关专业主管部门,根据实际情况需要设馆的,由同级档案行政管理部门按照重点加强各级国家综合档案馆的原则,统筹规划并报同级人民政府批准。

目前,我市设有国家安全局档案馆,收集并永久管理本部门及直属单位形成的档案。《北京市档案馆设置和布局方案》规定,市高级人民法院、高级人民检察院、公安局可以设置本部门档案馆,收集管理本部门及其直属单位形成的档案。其中具有永久保存价值的档案,在本部门档案馆保存50年后向市档案馆移交。某些形成专门业务和科学技术档案数量大的市专业主管部门,可以成立本部门档案馆,收集管理本部门及其直属单位形成的有关档案和资料,但其在行使国家行政管理职能活动中形成的党政领导和行政管理等具有永久保存价值的档案,按规定向市档案馆移交。

可以考虑设立市公、检、法部门档案馆,并在其他实行垂直管理的市专业主管部门,如工商行政管理局、质量技术监督局、药品监督管理局、国土资源管理局等部门,设立部门档案馆,收集、管理本部门及其直属单位形成的有关档案和资料,以及由所属区县分局形成的需要按行业整合的专业档案。其所属的各区县分局在行使国家行政管理职能活动中形成的党政领导和行政管理等具有永久保存价值的文书档案,仍按原规定向区县综合档案馆移交。

3、在区县专业主管部门设立专业档案管理中心