档案智慧管理范文第1篇

关键词：智慧城市；公共信息服务平台；城建档案管理；策略分析

在智慧城市背景下创新城建档案管理模式，是信息技术助力城市管理建设的全面展现。数字化城建档案资源的创建将成为城市发展的数据化引擎，为城市管理水平的进一步提升提供原生数据支持。目前，城建档案管理要转向以需求为导向的新型服务模式。

一、以公共信息服务平台为基础创建新型城建档案管理服务模式

在智慧城市背景下，城市的公共信息服务平台建设日益优化，城建档案管理部门可以以城市公共信息服务平台为基础，构建新型城建档案管理模式。当前，城市公共信息服务平台的基本功能主要包括收集归纳数字资源与提供多元信息数据服务两种类型。收集归纳数字资源是指平台将杂乱无序的数据资料加以归纳整理使之有序化，在纷繁多元的数字资料收集过程中逐步构建拓展数字资源库。基于城市数字资源库，公共信息服务平台可以为社会各行业提供多元化信息服务。在当前城建档案管理工作中，可以将共享开放的城建档案数据与公共信息服务平台有效对接，从而提高档案资源利用率，实现公众对档案资源的需求。

二、创建嵌入式城建档案管理服务平台

（一）基于数据引擎把握用户需求

对于群众需求的精准把握是嵌入式城建档案管理服务平台创建的基本前提。满足智慧感知需求首先需要精确化管理服务。大众的需求是多种多样的，在档案服务平台建设过程中可以融合搜索引擎等崭新技术手段，将用户按照地域分布、行业领域、访问频次、搜索习惯等数据进行划分，从而对各行业各阶层的群众需求有更加精确的感知。此外，为与时俱进，保障档案管理服务平台的运作高效性，平台建设还需紧跟时事热点。平台后台可以对用户搜索词频次等信息数据进行动态记录、归纳分析，从而对群众的关注热点拥有更加深入地了解。在此数据基础上，城市相关政策的出台可以更具参考性，有利于城市治理水平与决策能力的提升。

（二）优化平台响应能力

目前来看，平台响应能力是嵌入式城建档案管理服务平台建设的重点内容之一，平台响应能力的优劣直接影响着用户的使用体验。首先，平台建设者应与时俱进提升搜索引擎的可察性，帮助大众在平台上准确地找到相关信息，优化大众的平台使用观感，通过舆论导向彰显政府在公众服务方面的良好形象。其次，在平台建设过程中，技术人员应注重提升不同用户终端访问的可见性，根据用户的终端系统，选取不同的服务方式，以充分满足各行业各领域不同用户的信息服务需求。

（三）创建可视化服务体验

目前，档案门户建设存在分散化的缺陷，全面而及时的数据网络规划的缺乏极大地影响了平台效率。城建档案管理人员可以通过创建云平台实时监视平台运行状况，增设智能服务助手与人工服务通道等方式创建可视化用户服务体验。在数据整合的基础上结合用户的反馈进一步优化平台建设，提升服务能力。此外，通过可视化的数据分析，可以为档案门户的决策咨询服务提供依据，使决策者对行业发展有更深入地了解，促进行业和地区整体的网站群智慧转型。

（四）构建智能化城建档案数据库

随着云时代的到来，城建档案管理系统也应顺应时代的潮流，与时俱进，以大数据为依托，建立更加智能化的数据库，进而实现数据资源共享。城建档案管理信息系统是通过数据处理与数据交换实现的。为了能够使数据处理获得更好的效果，首先需要对各种相对分散的数据进行整合，建立基于用户视角的用于对数据和信息进行建模的面向问题的数据模型，以清楚明确地表示用户的数据需求；其次根据数据需求和目标，通过强大的并行计算和分布式计算，建立相应的数据模型和数据分析指标体系；最后对数据进行分析，在客户端与数据库之间建立联系，让大数据产生最终价值。智能化城建档案管理信息系统的建设，使城建档案资源更具有开放性，面向的用户更广，为城市建设过程中的数据参考提供有力依据，尤其能够更好地在城市建设、城市管理的决策过程中发挥快速提供综合信息的功效。

（五）强化平台绩效管理，推进平台智能评估系统建设

绩效管理能有效地推动档案管理服务平台的建设。绩效管理需要检测平台在用户、服务和可见性等方面的质量和效果，从用户和平台两个方面综合评价服务质量和效果。首先，构建档案管理服务平台测评体系。新构建的智慧测评体系包括评估指标、评估过程、评估方法、结果运用四个方面。在评估指标上，将供给和用户两个角度的评估相结合，指标涵盖内容、功能和效果三个方面；在评估过程方面，实行动态的服务绩效管理；在评估方法方面，实现定性和定量相结合，从多方面如实反映访问效果；从评估结果运用上看，可以实现传统信息和可视化直观展现相结合，在原有传统的信息方式以外增加了新设备来对平台的绩效进行实时展示。其次，建立管理服务绩效智能评估系统。此系统采用大数据云服务的原则，通过汇总并分析访问用户的行为数据，采用可视化技术展示指标的动态变化，并提出智能化建议。

三、部门联动推进城建档案工作立体化发展

档案的保存是为了档案的利用。城建档案事业发展至今，基础性的建设工作已基本完善。今后，档案管理发展的重点方向是服务。而服务优不优、服务能不能，某种意义上是取决于对馆藏档案资源开发利用的有效程度。目前，对档案查询利用方式都采用依据关键字字段的分类分级查询检索。这一方式在实际使用中存在明显的局限性，时常因查询对象对关键字不掌握或掌握信息不全面或存档时录入的关键字与现掌握的不一致，出现档案馆有档案却查不到等问题。为更好地推进城建档案管理工作智能化发展，城建档案管理人员可以将城市地理信息系统技术引入到城建档案管理中，建设基于云地图的档案查询系统，实现城建档案空间关系的可视化，通过与城市地理信息院等机构合作联动带领城建档案管理进入全新的领域。赋予城市建筑物、构筑物的每个单位工程一个身份识别码，与相应档案资料的档案编号建立关联。经过数据采集积累，完善档案空间数据库建设。通过档案空间数据库信息应用服务平台的建设，可以促进档案利用实现查询可视化、信息综合化、获取便捷化。用户可以任意指定一个区域或者随意划定一个区域，系统都能快速地将其中的建筑物按所属分类、层数、建筑高度、面积、建设年代、有无电梯、人防、玻璃幕墙设施等特征组合筛选出来，形成各类所需的统计、分析信息表。同时，对应建筑物的每个单位工程所在的工程档案资料档案编号也一一列出，按图索骥随点随到，档案利用的服务能力、效率将大大提升。

四、强化城建档案管理工作监督与指导

城建档案监督是随着城建档案法制化的进一步强化而赋予城建档案管理机构的一种行政管理职责，是当今城建档案管理的重要内容、主要手段和重要职责。城建档案监督工作的根本目的和工作动机是为了实施城建档案法规，加强城建档案监督职能，促进城建档案事业在法律机制的保障下，健康、科学地发展。长期以来，城建档案管理机构的行政职能主要是通过业务指导方式来体现的，对我国城建档案业务工作水平的提高，确实起到了一定的积极作用。但是，也存在一些薄弱环节，特别是随着城建档案法制化建设步伐的加快，城建档案事业的依法管理、依法行政亟待进一步加强。如果缺乏必要的行政监督职能，不仅使城建档案法规的实施缺乏有效的监督，也会导致业务指导职能的削弱，从而影响城建档案法规及城建档案管理机构行使行政职能的权威性。因此，当前应在强化城建档案法制化建设的同时，不断强化城建档案监督意识，改变“重指导、轻监督”或“只指导，不监督”的状况，应将城建档案监督工作与城建档案业务指导工作紧密结合，实现在指导中监督，在监督中指导，从而维护城建档案法规的权威性、严肃性，提高城建档案行政管理的工作效能。此外，由于从事城建档案工作的单位类型、性质、基础不一，发展状况各有差异，迫切需要加以统一引导。城建档案管理部门依据国家相关法律法规、规范、规划和工作目标，对所辖范围内的城建档案工作，及时指明其建设发展目标，明确工作任务，提出规范要求，从而起到推动发展的引导作用。新型城建档案管理模式与信息服务平台建设，对于智慧城市的建设有着重要推动作用，相关部门要加强新型城建档案管理的建设工作。在信息化的时代背景下，不断创新管理平台模式，为我国智慧城市建设注入新的活力和动力。

参考文献：

[1]吕海清.智慧城市背景下城建档案管理研究[J].办公室业务，2019（23）：112+114.

[2]蒋美太.智慧城市背景下城建档案管理研究综述[J].兰台世界，2019（08）：84-87.

[3]王凯.建立新型智慧城市背景下的城建档案管理工作[J].办公室业务，2019（08）：122+128.

档案智慧管理范文第2篇

关键词：智慧校园；高校档案；管理机制；组织制度

1引言

教育部2012年印发的《教育信息化十年发展规划》中提出“以数字化校园建设为基础的智慧校园建设是高等教育信息化建设核心任务之一”。2016年“智慧校园”被写进全国教育信息化工作要点，智慧校园建设已经成为一种时代潮流，众多的高校都在积极投入智慧校园的建设之中。在智慧校园的建设过程中作为学校信息资源中心的高校档案馆不仅为智慧校园建设提供智力支持，更是智慧校园建设的重要组成部分，同时智慧校园的建设也丰富了档案馆的馆藏，使馆藏资源更加多样化。我们知道管理机制是指管理系统的结构及其运行机理，是决定管理功效的核心问题。在海量的信息面前，建立高校的档案管理机制势在必行。高校的档案管理机制主要包括：高校档案组织体系、高校档案制度体系、高校档案信息服务体系。

2健全高校档案管理组织体系是前提

2.1建立高校档案工作领导机构。《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）第五条规定，高校档案工作由高等学校校长领导，同时指出分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。《安徽省高等学校档案管理实施办法》明确指出了高等学校应当成立由校（院）长为主任委员、分管校（院）领导和相关校（院）领导为副主任委员、相关职能部门负责人为成员的学校档案工作委员会，作为全校档案工作的组织、协调和咨议机构。这些规定为做好高校档案工作提供了组织保障。智慧校园的建设过程中，档案工作需要投入更大的物力和人力，档案信息平台的建设，档案机构的设置，档案人员的配备，档案工作的推动，等等，档案作为高校的一项横联百业的基础性工作没有领导的大力支持和各部门的通力合作是很难实现长足发展的。2.2设置合理的高校档案管理机构。档案机构设置的合理性直接影响到档案工作的各项职责、职能、制度能否得到有效的落实。现在有不少高校还是档案室，一般隶属于学校办公室，被作为教辅和业务部门，在电子环境下难以做到文件连续体过程的前端控制和全过程管理，以确保电子文件的真实性、完整性、可用性。档案机构级别的低下也限定了档案机构的人员职数，一般档案室配备两到三个专职人员。这些专职档案员既要做好档案的收集整理编目、提供利用等一系列的基础工作，又要开展档案各项规章制度制定和各归档部门的业务指导，每天忙于事务性工作，在探索档案服务方式和开发挖掘档案信息资源方面严重不足，极大地影响了档案价值的发挥，也削弱了档案机构的影响力。根据《高等学校档案管理办法》暨教育部令第27号文件精神，具备条件的高等学校应当设立档案馆并独立建制，实现档案业务、经费、人员上的独立自主。为了提高档案馆的行政执行力，解决其管理职能弱化问题，建议学校加强档案馆的行政职能定位，增强对学校各部门的档案工作进行业务指导、监督和检查等管理工作力度。2.3建立专兼职档案工作队伍。部门立卷归档制度是高等学校档案管理工作的基本制度。“通过推行部门立卷归档制度，充分调动了各级各类档案管理人员的工作积极性和主观能动性，极大地提高了工作效率，科学有效地实现了能级管理。”[1]要实现这个目标，必须建立全校范围内的兼职档案员工作体系和兼职档案员工作制度，确保每个职能部门、院系配备相对稳定的有责任心的兼职档案员，并加强对全校兼职档案员的业务培训，提高兼职档案员队伍素质，更好地协助学校专职档案员做好本单位档案的收集、预立卷等工作，从源头控制归档质量。通过构建由档案工作委员会、档案馆和各单位兼职档案员组成的高校档案工作三级网络管理结构，能将档案管理制度、方法、要求深入到高校每一项工作当中，细化到高校文件材料形成和利用的每一个环节，使档案收集工作不留死角，实现全方位的管理格局，确保馆藏资源的丰富多样。

3健全高校档案工作制度体系是保障

《中华人民共和国档案法》第十三条规定，各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配置必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。实现档案的科学化、规范化管理，必须以完善的档案管理制度为基础，使档案工作有章可循、有法可依。3.1健全档案工作管理制度。高校应依据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》以及各省市制定地方规章，结合本校的档案工作实际制定纲领性和综合性的规章制度体系。管理制度的制定应具有一定的指导性和约束性，起到鞭策和激励的作用，制定程序正当合法、形式规范科学，简洁明了，便于贯彻执行和档案工作的开展。3.2健全档案工作业务规范。笔者建议根据《高校档案管理办法》的11大类，结合本校实际制定每一大类的档案工作规范，便于档案馆对学校整体档案工作的把控。同时结合各职能部门和院系实际制定各部门的文件材料归档范围和保管期限表，从源头控制归档文件数量和质量，便于各单位兼职档案员的归档操作。3.3健全档案工作队伍管理制度。高校建立的档案工作委员会、档案馆和各单位兼职档案员组成的高校档案工作三级网络管理结构要充分发挥作用和影响力，每一层级必须具有明确的岗位职责。[2]通过建立和三级网络岗位职责，把档案工作渗透到学校的各个方面。同时，档案馆作为学校档案工作的行政管理部门和业务部门应严格按照《高等学校档案管理办法》要求，把其职责细化到档案馆的各个科室及其具体工作人员。建立兼职档案员考核制度，采取激励措施从精神和物质上提高兼职档案员工作的积极性。

4建设高校档案信息服务体系是目标

奈斯比特在《大趋势》中说：“我们被信息淹没，但是却渴求知识。”失控和无组织的信息不再是一种资源，却逐渐成为负担。[3]智慧校园从基础设施到信息系统建设以及到后来的综合应用，产生了各种载体各种类型的信息，如何收集、管理、利用这些信息使其成为有价值的档案信息，服务于智慧校园建设，成为摆在高校档案管理部门面前的难题。4.1把高校档案馆建设成学校信息资源中心。档案馆要积极参与智慧校园建设，树立大档案观，做好顶层设计，建设智慧化的档案信息资源平台，使高校档案管理系统能与其他各系统实现无缝对接，实时掌控各系统的原始数据。将与实体档案对应的电子档案、办公系统中的公文流转流程的业务过程数据和教务系统中学生基本信息表、成绩表等数据库数据纳入档案采集范围。同时，将智慧校园中学校和各单位门户网站的全站系统和后台数据库纳入采集范围，全方位把控档案信息资源。[4]建立档案安全保障系统确保信息资源全生命周期的完整性和真实性，实现数据的云端存储与管理，把档案馆建成全校的信息资源中心。4.2拓展高校档案信息服务方式。高校档案部门在实现“存量档案数字化，增量档案电子化”的基础上，推进智慧档案馆建设，利用大数据、物联网等技术进行档案知识挖掘并服务于学校整体工作。在智慧校园环境下改变传统的被动服务模式，以需求为导向提供有针对性的个性化信息服务。

参考文献：

[1]朱培芳.转制高校推行部门立卷归档制度的实践与体会[J].城建档案,2017(7):100.

[2]安小米,宋懿,张斌.国家数字档案资源整合与服务:概念、路径和机制[J].档案学研究,2018(3):84.

[3]高闯.基于知识链接的科学技术档案组织模式研究[J].黑龙江档案,2018(4):104.

[4]姚恒.从信息管理到知识管理的蜕变——智慧校园环境下档案知识管理研究[J].图书情报导刊,2016,1(1)1:103.

档案智慧管理范文第3篇

【关键词】人工智能；智慧服务；档案管理；体系构建

一、概念定义

（一）人工智能。人工智能，即计算机模拟人的思维来进行工作的一种智能化模式，最初是一种构思，直到17世纪研发了高速计算设备之后，才慢慢成为可能。进入20世纪50年代，人工智能技术得到了飞速发展，这受益于大数据的出现和云计算的广泛应用。人工智能发展到今天，慢慢成了一种融合性、交叉性学科，不仅涉及计算机科学领域，在哲学和生理学等领域也掀起了广泛研究热潮。

（二）智慧服务。智慧服务，即以人类智慧为前提，分析个体数据、发挥群体智能，为用户的知识应用与创新提供技术支持的一种服务类型。其概念的提出得益于互联网时代“智慧地球”“智慧城市”等理念的出现。当“智慧城市”理念下的“智慧交通”“智慧医院”等战略规划项目映入眼帘时，“智慧服务”的概念也应运而生。

二、人工智能背景下智慧化档案管理体系的构建过程

智慧化档案管理融合了人工智能技术和智慧服务理念，目的是提供以人工智能技术为基础的管理思维，将传统的档案服务模式升级为智能化服务模式，保留档案索引与借阅、资源整合与共享、用户信息与数据、知识图谱与虚拟空间服务等功能，属于智慧化知识型服务模式。主要构建过程如下：

（一）构建基础设施层。基础设施是研发新型技术的物质保障，智慧化档案管理体系在构建之初，就需要优先考虑基础设施层的构建问题，主要包括机房设施和软硬件设施两大类。机房中的基础设施较为复杂，首先，是温度和湿度控制设备，并且要满足智能操控的要求，突破时空局限；监控设备也很重要，要对档案管理进行有效监督。其次，还包括实体资料存储设备、库房管理机器人等。软硬件设施同样重要，包含着多样化的网络设备，要确保能够顺利接入政务网、机构内部网，还包括采用了RFID技术或人脸识别技术的感知设备，以及存储基本设备、数字化处理设备、安全保障设备等。上述都是基础设施层得以构建的基本保障。

（二）构建档案资源层。资源和数据是进行档案管理的内容载体，因此，必须构建起全面的、规范的档案资源层。要构建文献资料库，也就是馆藏资源，可分为实体和电子两大类并进行细化管理，比如检索类数据库和专业性数据库以及影像资料数据库等。还要构建业务管理资源，主要包括设备录入数据和人员考核数据，详细的数据有利于对设备工作性能进行评价，以及对人员绩效和薪资的考核等进行统计；此外，计划总结类数据以及楼宇管理数据能够评估工作目标达成与否；办公场所产生的基础费用也需要进行统计；还有用户使用数据，也就是用户在平台上进行注册、浏览、下载、复印等操作时产生的数据；用户共享数据，即用户的一些开放性数据同样重要，这一类数据要注重保护隐私。基于这几类资源，智慧化档案管理体系的档案资源层得以构建起来。

（三）构建技术处理层。技术层的构建至关重要，其主要指在档案管理体系中的人工智能技术，涉及档案的收集、整理、鉴定、检索、存储和服务六大环节。收集环节中，利用智能感知录入设备和智能搜索引擎设备实现数据的收集和记录，如档案智录仪等；整理环节中，利用文本自动识别和信息智能提取等技术手段，通过智能机器人和OCR识别等设备进行数据和资料的分类和归档；鉴定环节中，利用自然语言处理技术等手段进行；检索环节中，智慧化主要体现在自动识别等智慧化技术的应用上，如智能Agent等；存储环节中，利用云盘进行电子存储，当然也包括实体存储；服务环节中，智慧化主要体现在采用人工智能提供精准知识服务的效果上，立足于用户需求，智能分析用户数据、深度挖掘用户喜好得以实现。六个环节的智能化处理，构建起了智慧化档案管理体系的技术处理层。

（四）构建服务应用层。服务应用是构建智慧化档案管理体系的终极目的，直接关系着智慧化档案管理体系的使用效果。主要涉及服务资源多元化、服务空间虚拟化、服务精准智慧化和服务优化自动化四个层面。服务资源多元化主要体现在借助人工智能技术对用户需求进行深度分析，为用户提供相关、递进、因果等关系的多元化信息以及智慧化服务和检索；服务空间虚拟化指依托人工智能技术，为用户提供的服务从线下转到线上，突破了时空局限，提高了信息检索和利用的效率，比如云平台和网上档案馆提供的服务等；服务精准智慧化借助人工智能自动归类和聚焦的优势，凭借语义关系挖掘等技术对用户需求进行精准分析，实现了定制兴趣知识图谱、需求自动推荐等服务；服务优化自动化是对用户所需信息进行过滤筛选，结合使用反馈进一步优化服务品质的过程，也是通过人工智能的精准算法实现的。四个层面环环相扣，共同构建服务应用层和提升服务质量。

三、档案管理智慧化服务体系的优化措施

（一）完善伦理制度建设。要想完善人工智能技术，构建合理档案智慧服务体系，就必须从解决道德伦理问题的层面入手，其中最核心的步骤是加强立法，明确利益划分。2017年，《新一代人工智能发展规划》由国务院，提出了人工智能伦理规范，要求智慧体系的建设必须遵循三步走战略指导思想，从伦理规范的角度出发，完善法律法规建设，有针对性地解决人工智能技术的不足，避免出现责任意识不明、主体规范不到位等问题。同时，加强法律法规等制度建设，有效保护公众利益。除强化制度建设外，还要加强监督、管控和引导，政府主体部门可出台相关举措，加强对技术采用机构运营行为的监管，增强安全性能评估，净化人工智能平台网络环境。同时技术应用部门还应时刻关注服务动态，就发现的问题提前做出详细预案，在行业内部制定统一的技术标准，加强应用程序的规范使用，使其符合人工智能伦理道德的要求。同时完善其他制度建设，如用户隐私安全保护制度、网络安全维护定期排查制度、用户文明用网制度等，共同构建稳健的伦理制度基础，促进智慧化管理体系的顺利实施，营造良好的舆论氛围。

（二）优化数据标准体系。该措施可解决档案智慧化服务中的数据壁垒问题，以实现数据资源最大程度上的开放和共享，避免数据标准和规范不统一的问题，减少各部门和不同机构间资源分享不均的现象，尤其是解决数据壁垒或数据“孤岛”等问题，促进资源的有效利用。建立统一的大型智慧服务平台，对档案资源的跨区域、跨学科广泛应用有着重要意义。我国2019年启动的“互联网信息战略保存项目”目的是在全国范围内构建一个标准统一的互联网信息采集与资源保存体系，取得了不错的成绩。数据标准体系的优化，不仅能够规范业务行为，促进交流沟通和数据共享，提高数据资源利用率，还能为用户提供更为全面、精准和高效的服务，提升智慧化资源管理体系的服务水平，保证良好的服务体验感。除建立标准统一的平台外，还要提升技术手段，促进技术革新，实现用户的统一管理，以技术手段提升数据质量，强化区域间的信息共享和部门间的业务协同。具体来说，可以统一思想、协同安排、建设代码三措并举，为档案管理提供统一的数据元和数据代码，提升信息的跨区域搜集和跨学科整合效率，提升服务体验和服务质量。

（三）推动技术创新发展。技术层面的创新主要还是从推动人工智能技术的自身发展入手，虽然短时期内无法改变人工智能现有的局限性和有效突破技术瓶颈，但可以通过时刻关注人工智能技术发展动态和加强与人工智能技术研发项目的沟通和合作来获得最新的数据资料，将精力用在人工智能与档案服务的深度融合机制研发上以完善和创新人机互动模式，不断优化人工智能技术在档案服务中的应用，提前预测和采取相应行动，节省智慧化档案管理服务体系的构建成本，推动技术层面的创新发展，还可以从强化网络信息安全维护技术入手。比如完善网络安全漏洞监测技术，通过加强人员培训、实时监督和用户的安全教育等辅助措施来提高对网络风险预测与管控的重视程度，有效规避安全风险，提高系统安全水平。技术研发是保障智慧化管理服务体系构建和实施的根本力量，推动技术的创新发展在大数据时代背景下显得更加紧迫和重要。

四、依托社交媒体，拓宽档案智慧服务方式

（一）引入移动互联网，改善档案服务质量。档案管理可引入互联网技术，为人们提供优质的服务。例如：设计科学化的小程序，与微信服务相结合，实现信息交互性的改善。据不完全统计，微信程序覆盖了95％以上的手机用户，有着极高的活跃度，覆盖的国家和地区达到200多个。微信公众号的数量达到900万个，每季度的支付金融超过了4亿元。由此可见，微信平台已经与人们的生活相融合，要想改善智慧化档案管理效率，需要设计以微信为核心的服务平台，提升档案管理的服务质量。再如，微博同样有着庞大的客户群，其在用户互动上表现出了显著的优势。在微博的协助下，智慧化档案管理将更加便捷，可以有效挖掘海量档案资源的潜在信息，做好信息类型的管理，即文本、图片、视频等。与微信不同的是，微博并不能直接面对面交流，但却实现了信息的实时共享，为档案资源的传输和查阅带来了便捷，促进了高校档案资源的学术交流。正是由于移动互联网的融入，才使得智慧化档案管理质量不断提升，用户可用手机进行档案资源的接收，及时将意见进行反馈，改善了档案管理效率。

（二）重视“互动多媒体技术”的研究，拓展档案展览方式。智慧化档案体系建设中，需要结合多媒体技术，重视用户与多媒体间的互动，通过绚丽的色彩和视频去吸引用户，培养其学习精神。受档案资源形式的约束，其展览方式以实物为主，随着多媒体技术的融入，纸质档案逐渐向电子档案形式转变，此时，用户可在网络环境中查阅档案资源，其展览方式也发生了巨大的变化。面对科技的发展，智慧化档案展览过程更加多样化，以动态展示加深了用户的认知。

（三）汇集档案资源，开发对应的APP软件。APP即我们所谓的应用程序，在移动设备中较为常见。智慧化档案实现了海量档案资源的汇集，而APP是档案信息传播的重要途径，满足用户的档案资源查找和阅读需求。我国重视档案管理APP的研究，在辽宁省档案局中推行了安卓系统的APP项目，用户在手机端就可以查阅档案信息，进行相关业务的办理，为高校的教学和学生的学习带来了便捷。

【参考文献】

[1]孙宏文,李长胜.人工智能时代社会结构的演变与空间建构[J].哈尔滨工业大学学报(社会科学版),2020,22(05):59-63.

[2]王泉,吴中海,陈仪香,苗启广.智能嵌入式系统专题前言[J].软件学报,2020,31(09):2625-2626.

[3]许美娟.“互联网+”时代高职院校智慧档案建设[J].办公自动化,2020,25(17):21-22+27.

档案智慧管理范文第4篇

一、上半年主要工作及成效

(一)加强学习，档案干部队伍整体能力和水平不断提高

1、强化学习，提高档案队伍素质。以科学发展观学习教育为契机，切实加强干部职工的理论学习。在学习中，我局严格按照县学教办的要求，制定各阶段的实施方案及学习计划，采取集中学习和自学两种学习方式，做到学习有笔记、有体会，局领导不定期的对学习笔记进行检查。为开展好内容丰富多彩的学习教育活动，设制学习专栏、开展调研活动、撰写调研报告，召开组织生活会，广泛征求意见，并在认真归纳的基础上撰写班子分析检查材料，通过学习实践活动，进一步提高了党员干部的政治、业务素质。

2、加大培训力度，提高档案干部队伍整体素质。今年，我局按照档案工作计划和培训任务，积极采用“请进来，送出去”的办法，采取集中学习，以干带训和业务指导的方式，对全县档案人员进行了培训，先后于今年3月、5月举办档案培训班2期，全县70余人参加了培训,培训面达95%以上。通过培训，提高了基层档案干部的理论水平和业务素质，为全县档案工作的健康持续发展储备了充足的人力资源。

（二）围绕社会主义新农村建设，加大村级建档力度

按照*档案局《关于加强农村档案工作的安排意见》，结合我县新农村建设实际，以完善各乡镇（村）档案工作体制和档案管理机制为目标，以规范完善乡镇（村）档案基础为重点，全面推进社会主义新农村建设档案工作，为使档案工作更好地为新农村建设服务，为“三农”工作服务。从3月份开始，村级档案建档工作有序开展，在对兼职档案员进行档案业务指导和培训的基础上。我局业务指导人员分别深入到各乡镇各行政村建立和开展档案工作，蹲点驻村采取已干带训的方式，进行收集整理，目前全县农区三个乡16个行政村,有14个村已完成20*-20*两年文书档案的整理工作。

（三）加强档案的信息化建设，促进档案信息资源共享

1、馆藏档案信息数据积累不断增加。从今年一月份开始,全面启动了馆藏档案案卷级、文件级两级目录计算机录入工作。局领导高度重视，及时购买两套专门软件，将任务层层落实到人，在时间紧、任务重的情况下，采取相互轮换，微机8小时满负荷运转的方式，在做好其他工作的同时，每人每天必须完成20条的录入工作任务，目前，已完成县委、政府*年—*年永久、长期案卷级目录，共录入1340条。根据上级有关规定，民国档案目录要求进行微机化管理，并对字迹模糊、纸张破损的民国档案进行了抢救，利用一个多月时间集中精力完成民国档案5884卷目录微机录入工作。

2、档案局(馆)网站管理工作及馆库建设进一步完善。配合县政府信息办充实完善了县门户网站的关于档案方面工作内容的录入工作，及时在县政务网档案工作信息，满足了社会各界和广大人民群众对档案资源及政府公开信息的需求，实现档案信息资源的共享，使广大群众能够及时在网上了解档案工作动态。目前，档案馆建设工程已于5月动工。

（四）、《*县志》续修工作稳步推进<1、在二轮《*县志》续修工作中，4月15日，*县志编纂委员会召开第一次全体会议，会议审议通过了《*县志》编纂大纲；对《*县志》修编及续修资料收集等工作进行全面安排部署。并对资料增补量较大的24个单位提出具体要求，要求各单位广泛查阅档案资料按要求增补内容，确保部门志稿全面、真实、不缺项，确保县志编修如期完成。目前，全县有修志任务的58个单位完成了部门志初稿编写工作，24个增补资料量大的单位，现有5个已经完成资料增补工作。

根据《新疆年鉴》组稿统一要求，收集整理*县年鉴资料，为符合撰写要求，经过多次反复修改，保证了资料的全面性、数据的准确性和语言的逻辑性，并于4月底完成了年鉴资料上报工作。

2、《中共*简史》初稿顺利完成。今年1月至5月，根据州委史志办20*年10月对《中共*县简史》（初稿）审读意见反馈会上提出的修改建议，及时补充空档及薄弱条目的资料，按时期调整时序和结构，处理行文规范和详略取舍，经进一步检查修改后，形成近20万字的《中共*县简史》初稿第二稿编写本子，目前初稿将向州委史志办、全县各级领导、各届人士、离退休老干部及各局委办进一步征求修改意见。

二、存在的问题

(一)、政治、业务学习力度不够，还有待于加强。

（二）、档案业务培训工作滞后，要加强对业务人员的培训。

（三）、档案工作的宣传力度不够，有待加强。

三、下半年工作及措施

（一）、继续抓好全县的新农村建设，为建设社会主义新农村服务，按照州档案局的要求，全县16个行政村建档率要达到100%。

（二）、继续完成档案目录的录入任务，力争在今年年底将*-*年来移交进馆的县委、政府文书档案，共计37000余条文件级目录和案卷级目录全部录入进微机。丰富档案数据库，促进档案信息资源总量的增加。

（三）、加大档案法律法规的宣传力度，增强社会档案意识，下半年将开展档案执法检查活动。

档案智慧管理范文第5篇

关键词：企业；社会保障；人事档案；对策探究

0引言

基于我国社会保障制度体系建设在维护国家安定、社会稳定，促进我国社会经济发展、保障全体公民安居乐业所担当的重要社会角色，文章分析了在我国社会保障体系建设及运行当中，仍然面临诸多矛盾和问题，存在许多不尽人意的地方，尤其是企业人事档案管理工作在社会保障体系建设中的不到位，引发了太多的纠纷，从而导致上访、投诉案件的增多，给我国新常态下的社会稳定造成影响。为此，笔者就此展开论述。

1当前企业人事档案管理工作中存在的问题

1．1企业改制导致职工档案的管理缺失

随着我国经济体制改革的深入，改制企业的劳动关系是否理顺则成了重点和难点，有些改制企业在工作中忽视人事档案的重要性，移交操作过于简单，如：有的改制企业把职工的社会养老保险费和社会医疗保险费以及人员名单交给社保部门就算完成改制任务，而遗留问题及改制时因该完善的工作往往用一句简单的“企业已改制，档案已托管到社保”加以推诿。由于改制企业职工的人事档案移交管理不到位，继而出现这样的现象：改制破产后企业职工人事档案有的移交社保部门、有的移交主管部门、有的仍堆放在企业，有的干脆放在个人口袋里。然而档案毕竟是个人的历史资料，往往在关键时候体现它的作用。当有政策出台可享受优惠而需要开证明时，问题就来了。档案放在社保的，还可从社保开具房改货币化补贴证明、出国经济收人证明、购房经济收入证明、购房贷款证明等。但是对子女教育、工龄认定、办理遗属供养生活费等证明，由于社保部门本身毕竟没有档案管理这项职能，也没有时间和精力将人事档案管理工作细化到家，所以很多时候这样的证明社保部门无法开具，给个人带来一些不便和影响。可以说，由于改制破产企业职工档案移交管理的不到位，给档案所有人、社保部门造成许多不利的影响，而且给原本就承担繁重工作任务的社保机构带来额外的负担。

1．2特殊工种记录不完善

根据国家的有关规定，特殊工种审批统一由各级地方劳动保障部门根据企业上报材料对从事特殊工种名称、从事时间、公示结果、企业上报备案材料及本人档案记载等情况进行核对，并严格把好审核、审批关，对没有原始档案或原始档案没有记载特殊工种经历的，不得作为特殊工种提前退休依据。根据以上政策，劳动障保部门审定特殊工种的重点也是唯一依据，是国家和各省所定的特殊工种目录中从事某项工种记载的原始记录，因此，对提前退休特殊工种的审批，档案管理尤为重要，这项工作做好了，既能保护在特殊岗位上职工的合法权益，也能遏制企业违规办理职工提前退休、审批把关不严、审批条件掌握不一，甚至违反规定审批的不良现象。综上，原始档案的管理成了维护职工合法权益、规范职工退休审批制度，促进养老保险制度改革的有力保证。目前由于改制企业或某些历史原因，许多档案遗失或档案记录不全。有的企业虽有档案，也有记录，但职工工作岗位转换后，不及时记入档案，很难保证档案真实性与合法性；有的档案记录不全，工资单上反映特殊工种的补贴，不能证明职工自己从事的特殊工种职业岗位时间。所以说，改制企业职工档案管理工作的缺位，将给特殊工种的认定带来巨大的困难。

1．3合同制职工档案管理存在的问题

实行劳动合同制是《劳动法》的主要内容，是加强企业经营机制转换的一项重大举措，是企业人事制度建立，并与社会主义市场经济体制相适应的必然要求，也是企业实行人员聘任制度的必然途径。实行聘用制后，双方可以协商约定聘用时间，打破了以前以岗位定终身的用人制度，用工形式日趋灵活，人才流动更加频繁。但目前有些企业对合同制职工的档案管理不规范，有的甚至无劳动合同，对续聘、解聘、岗位调整、职务升迁、工资待遇、奖惩尚无据可寻，致使用人单位与职工之间矛盾冲突常有发生。企业随意解除合同，损害了职工的切身利益，在发生劳动争议时往往因职工与单位没有一份完整的用工记录，没有劳动合同，给劳动争议仲裁带来麻烦，更是影响到了劳动争议仲裁的公正性。

2对策与措施

2．1加大宣传力度，以提高全社会的共识

与社会保障体系建设的发展进程相比，企业人事档案管理工作目前存在着一定的差距，表现在：社保信息提供不准确、不及时；改制单位职工档案不完整；人事档案管理基础工作较为薄弱；部门与部门之间存在差距等。这一方面影响了政策的贯彻落实，另一方面也影响了政府部门的形象。所以提高各单位及企业人事干部对档案管理重要性认识尤为关键。只有从基础抓起，保证各企业所提供档案的准确性、及时性，才能保证在落实各项社会保障待遇及开展劳动争议仲裁等各项工作时的准确、公正，更好地保障职工的合法权益。

2．2明确目标任务、以突出工作重点为前提

一是加快社区档案信息平台建设。托管社保人员在档案进入社保后，由于从单位人转向社会人，单位对职工推向社会就不再履行管理手续，而社保在收到“两费”后，就只停留在“两费”管理，而忽视了人员的其它管理，造成职工需要档案时，无处可查，给职工本人和社保工作造成了许多麻烦。社区建立档案信息平台后，实现社区与社保计算机信息联网，社保部门通过社区提供的各种信息，及时了解职工的生存状况、健康状况、工作变动情况，以及其他有关信息，通过及时地归档，建立完整的个人信息数据库，为提供全面、准确的档案服务打下良好的基础。二是加强特殊工种档案的管理。涉及有特殊工种的用人企业应加强特殊工种管理档案，将本企业职工从事特殊工种的名称、从事特殊工种起止时间及变换工种（工作）岗位等情况做出完整人事档案记录，将单位从事特殊工种职工花名册报当地劳动保险部门登记备案或建立数据库实行计算机管理，确保劳动保障部门对所辖提前退休的特殊工种的职工进行年度检查审核。对职工符合提前退休条件，在办理提前退休手续时，劳动部门根据每年年检从事特殊工种的名称、起止时间及累计从事特殊工种年限进行审核，以此为据进行公告，在无异议情况下，方可办理提前退休审批，以便杜绝过程中的人情“风”、钻空子等不公正的现象。三是加强劳动合同的管理。全面推行劳动合同用工制度，不是一项孤立的工作，需要企业的严格管理和重视。所以，有关部门要加大《劳动法》执法力度，督促企业与职工签订规范合法的劳动合同，并建立用工合同档案管理制度，做到各种争议案件有据可依，切实维护劳动关系争议双方的合法权益。劳动争议仲裁实践表明，劳动争议案件的处理关键是事实清楚，材料准确，档案完整。而这些都离不开档案管理部门所做的基础工作，所以说档案管理的成效直接影响着仲裁工作的准确性、公正性。

2．3努力完善工作制度，以提高管理水平

俗话说，没有规矩，不成方圆，要让企业人事档案管理工作为社会保障工作提供有效的服务，就必须建立一套较为完整的企业人事档案管理制度，并由熟悉企业人事档案管理的工作人员规范社保人事档案管理。企业人事档案收集手段要不断改善，社保部门要尽早介入。要尽可能创造条件，并利用现代先进管理手段，建立计算机信息平台，加强现有企业档案室的管理。加强企业人事工作人员培训交流工作，让他们树立一种全新的档案理念。只有做到企业人事档案资料的真实和完善，才能实现社保工作的公平、公正，才能保障职工的合法权益。企业人事档案的收集、保管和利用，正成为我国劳动保障部门解决劳动纠纷、认定工龄、提前退休审批、养老保险金认领等各项工作必不可少的重要环节。所以应积极探索企业人事档案工作的新思路、新方法，善于创造性的开展工作，努力实现企业人事档案工作的创新发展。

参考文献

1高文丽．基于信息网络环境下的档案管理探究［J］．办公室业务，2012（9）

2贡小玲．规范人事档案管理为社会保障提供服务［J］．探索与创新，2011（2）

3赵亚敏．基于开放和实用的人事档案管理改革研究［J］．山东大学学报，2007（9）