应当强化人事档案管理

一般认为，要做到人才使用安全，减少用人风险，就应当强化人事档案管理。在这方面，中共中央组织部、国家人事部早在1988年12月1日就联合发出了《关于加强流动人员人事档案管理工作的通知》，继后又在1989年11月3日联合发出了《关于进一步加强流动人员人事档案管理的补充通知》，1996年12月2日联合了《流动人员档案管理暂行规定》。文件强调：流动人员档案的管理应按照人事管理权限，统一由党委组织部门、政府人事部门及其所属的人才流动服务中心等机构负责。其他机构不得承担流动人员档案的管理工作；任何人不得私自保管他人或本人档案；流动人员的人事档案管理，必须坚决执行国家的保密制度，遵循分级管理的原则。档案的查阅、借用和转递应遵守有关规定；档案材料的收集、鉴别、整理、归档工作必须按规定做好；任何部门、单位不得随意涂改、撤换、销毁档案材料。

人事档案管理实际存在强化和弱化两种倾向

（一）人事档案管理的强化倾向

截至2001年末，全国各级政府人事部门所属人才流动服务中心保管的人事档案已达268万份，此外，还有数以千万计的人事档案仍由各级党委组织部门或政府人事部门保管。其中尤以国有单位、特别是国家机关和事业单位对人事档案更为重视，在接收流动人员前总要先索取和审阅其档案，既重视了解拟接收人员的现在，也重视考察其过去，以增加对拟接收人员的信任度。

（二）人事档案管理的弱化倾向

我国的人才流动其实是从人事档案管理的松动开始的。长期以来，用人单位都遵循“先审阅档案后决定是否接收”的思维定式开展工作，但是从20世纪80年代起，这种思维定式和工作套路逐渐被打破了。率先打破这种思维定式和工作套路的地区是我国第一批经济特区——深圳、珠海和汕头。据调查，1980至1987年间到深圳求职的人员多属没有办理户口迁移手续、没有转递人事档案、没有原单位介绍信的“三无人员”。在深圳，不少单位在无档案、无党团组织关系、无原单位介绍信的情况下用人。率先打破这种思维定式和工作套路的单位是乡镇企业、外资企业和私营企业。全国最新的非公有制企业人才资源调查显示，非公有制企业高级人才所占比例已经超过国有企业，在非公有制企业489.9万专业技术人员中，具有高级职称的占7.3％，高出国有企业2.3个百分点。另据分析，绝大多数非公有制企业高级人才都来自国有企业，非公有制企业往往是在无从审阅其档案和不审阅其档案的情况下接收他们的。

对人事档案管理走向的基本看法

鉴于以上分析，人事档案管理究竟应当强化还是弱化呢？笔者的基本看法有三：

（一）我国人事档案管理应当强化而不是弱化

就国家而言，搞好流动人员的人事档案管理工作是促进人才合理流动、合理配置和合理使用，保证人才队伍素质的重要措施，就用人单位而言，认真审阅拟接收人员档案是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。就流动人员自身而言，档案是自己从学校到各个工作单位的珍贵历史证明，实行养老保险社会统筹之后，流动人员参加养老保险统筹还须通过档案中记载的工龄来确认，因此，人事档案在现阶段和今后一个相当长的时期，无论对国家、单位和个人都有不可替代的作用，我国的人事档案管理应当强化而不是弱化。

（二）改革我国人事档案管理势在必行

我们看到，虽然人事档案无论对国家、单位和个人都有不可替代的作用，但表现出来的却是各级党委组织部门、政府人事部门及其所属人才流动服务中心对人事档案管理的“一头热”，而众多用人单位和个人却不十分看重人事档案。据调查分析，目前由各级政府人事部门所属人才流动服务中心集中保管的人事档案虽然已近300万份，其中20％已成为无人问津的死档，而这60万份左右的人事档案之所以无人问津，一是因为档案内容陈旧贫乏，不能及时反映个人学历、职称等方面的变化和工作业绩情况，二是因为寄存和查阅档案实行的是有偿服务。既然人事档案的内容陈旧贫乏。其作用自然就大打了折扣。既然人事档案实行的是有偿服务，自然就成为不乏不愿或无力为此项消费而支出的服务对象。再者，人事档案由各级政府人事部门所属人才流动服务中心集中保管和实行垄断性经营的做法也很值得商榷，这不仅不利于人才中介机构之间的公平竞争，影响国内人才市场与国际人才市场的接轨，还容易滋生国家公职人员的腐败行为。因此我认为改革我国的人事档案管理已经势在必行。

（三）应当从实行人事档案管理无偿服务做起

根据以上分析，改革我国的人事档案管理不仅势在必行，而且已成当务之急，我国加入世界贸易组织之后所面临的国际人才竞争态势更要求各级党委组织部门和政府人事部门提速人事档案管理改革。为此，特提出如下建议。

1、将各级党委组织部门或政府人事部门授予所属人才流动服务机构的人事档案管理权收回，成立专门的全额拨款事业单位专事人事档案管理工作，做到集中、统一和规范管理，在严格人事管理权限的基础上对用人单位提供无偿服务。

2、在保管的人事档案中及时增加职业资格认证、职称评定、职务升降、工作单位变动等方面的内容，以增加其使用价值。

3、以信息化促进人事档案管理的现代化，逐步做到犯罪记录、交通肇事记录等方面内容的全国联网管理，做到各级主管部门的资源共享。