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城市轨道交通工程档案管理问题及对策

发布时间:2019/6/27 16:20:48   阅读:

摘要:该文就城市轨道交通工程档案管理存在的问题及对策提出了自己的看法。

关键词:轨道交通;工程档案;管理;问题;对策

随着我国社会经济的迅速发展,城市建设突飞猛进,城市人口急剧增加,城市轨道交通便成为引导城市发展、提升城市公共交通体系、改善市民出行环境、优化城市空间布局、完善城市功能的有效手段。大规模的城市轨道交通工程建设,将形成和积累大量的工程档案,档案管理工作也出现了新形势下的问题和困难,现就本人在档案管理中的工作体会,谈一谈对城市轨道交通工程档案管理的看法:

一、城市轨道交通工程档案特点

城市轨道交通工程具有投资大、建设周期长、风险高、涉及面广、系统复杂、环节多、内外协作关系复杂等特点,是一个庞大的系统工程。城市轨道交通工程档案如实反映了工程建设的全过程,贯穿工程项目的立项、勘测设计、招标、施工、监理、竣工验收、试运行等各个环节,是城市轨道交通工程建设活动的真实反映,是运营、维修、改扩建的主要依据,对城市轨道交通的安全运行和发挥效益至关重要。它具有以下几个特点:一是档案数量庞大、载体多样、保存价值高;二是涉及面广,来源广泛,从形成、整理、审核到移交,需要建设、设计、施工、监理等单位共同完成;三是形成积累、归档的时间长;四是所涉及的学科和专业技术面广,门类繁多。

二、城市轨道交通工程档案管理存在的主要问题

1.档案管理意识不强,工作落实不到位。在轨道交通工程建设过程中,由于经济利益或赶工期等原因,参建单位普遍偏重于工程建设,对工程档案管理工作不够重视,没有认识到工程档案对项目建设和管理的重要性,导致工程档案无法与工程施工同步形成、同步收集、同步整理。2.标准不统一,执行难度大。目前,城市轨道交通工程档案管理工作规范主要包括国家档案局颁布的《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28—2002)、《城市轨道交通工程文件归档要求与档案分类规范》(DA/T66—2017)和国家住建部颁布的《城市轨道交通工程档案整理标准》(CJJ/T180—2012)。《城市轨道交通工程文件归档要求与档案分类规范》与《城市轨道交通工程档案整理标准》为参考关系,使用时仅作为参考之用,不可直接套用,这就导致建设单位与城建档案馆在档案管理的标准上容易出现不一致的情况。参建单位为确保档案资料顺利完成移交,只能按照接收方的不同标准分别编制、整理一套档案资料,这对档案工作人员的业务水平提出了更高的要求,增加了工作量及执行难度。3.管理人员业务素质和专业水平不高。近年来,城市基础建设工程遍地开花,工程档案工作人员供求不平衡,各参建单位在招聘不到有工作经验的档案工作人员情况下,只能录用新参加工作的人员,没有经过专业培训,缺乏工程档案知识,业务能力相对较差。部分参建单位为节约人力成本,档案工作人员的配备远远无法满足档案管理工作的需要,甚至部分档案工作人员身兼数职,平常忙于其他业务工作,无暇顾及工程档案的管理。在工程建设过程中,各管理部门缺乏相互沟通交流,工程人员和档案人员相互不了解专业和技术知识、工作程序,档案资料的准确性、规范性得不到保障。另外,由于轨道交通建设工程建设周期长、专业复杂的特点,工程档案资料的编制及整理工作极其繁琐,且档案人员的薪资待遇水平普遍偏低,导致档案工作人员队伍流动性大,人员极不稳定。人员在调离岗位前,没有与新介入的人员做好交接工作,造成档案资料管理工作严重脱节,档案资料缺漏、遗失的情况频繁发生。4.保管措施不到位,档案安全无保障。各参建单位的项目部多为临时搭建的板房,整体条件较差,无法满足防潮、防尘、防盗等档案保管要求。部分项目部由于条件限制,没有配备独立的档案室,办公与保管混用,档案资料的安全得不到保障。由于工程档案资料的技术性、专业性较强,其编制工作基本由各工程部门的技术员负责,档案工作人员通常在工程准备进入验收阶段时才开始档案资料的收集、整理归档工作,因此,档案资料长期由缺乏档案管理知识的工程技术人员负责保管,存放往往较为随意,长期暴露在光照、潮湿、多尘的环境下,导致纸张发霉、字迹褪色、尘土污染等现象普遍存在。另外,工程的建设周期长,期间需经历数十次的质量检查、验收,而查阅档案资料作为检查、验收的主要内容之一,频繁的查阅极其容易导致档案资料老化、破损,严重威胁档案原件与档案信息的安全。5.监理单位监督职能落实不到位。虽然建设单位在与监理单位签订监理合同时,将监督施工单位工程档案的编制、整理及移交工作内容列入了合同条款,但在实际工作中,由于监理人员配备少,监控单位众多,且监督时间较长的原因,监督很难到位,工程档案的数量和质量很难控制,工程资料的准确、完整难以保证。6.验收组织机构不完善,职责分工不明确。工程档案的验收不仅是对其收集的齐全性、整理的规范性进行检查,还需对其编制的准确性、合规性进行审核,因此,要很好完成工程档案的验收工作,仅靠档案管理人员是无法完成的,还需要工程管理部门的技术人员参与。在实际工作中,由工程档案验收组织机构不完善,人员职责分工不明确,工程技术人员往往只负责工程实体的验收,仅有档案管理人员对工程档案进行检查验收,无法对工程档案的准确性、合规性进行审核,工程档案的质量得不到保障。

三、加强城市轨道交通工程档案管理的对策

1.提高认识,加强领导,建立科学实用的档案管理机制。首先,将档案管理工作纳入工程建设项目过程中,实行统一领导,分级管理,专人负责,部门配合的原则,建立从建设单位到施工单位的工作网络。其次,采取工程档案工作“三纳入”、“四同步”措施,即工程档案工作纳入工程建设计划中,纳入工程规章制度中,纳入岗位责任制中,工程档案工作与工程立项同步,与工程建设进度同步,与工程建设工作检查同步,与工程竣工验收同步。再次,建立合同约束机制,档案管理部门从工程招投标工作开始介入,参与招标文件、合同文件的编制工作,在合同文件中设定相关条款,明确项目档案的收集整理范围、移交套数、归档质量及移交时间,将工程款支付比例与项目档案移交挂钩,明确不按时或不按质移交项目档案的处罚措施,有效的控制、监督、检查工程档案的质量。2.建立健全的档案管理制度。建设单位在工程建设初期,遵照国家有关重大建设项目档案管理的要求,结合城市轨道交通工程档案管理的实际,制定适合本工程的档案管理办法、实施细则,对档案管理机构及其职责,材料归档要求、档案的案卷质量、利用与管理等作出具体规定。在制度制定的过程中,应充分与地方城建档案馆充分沟通,明确归档内容及要求,将主要的档案整理工序,如分类、组卷等进行统一化,减少差异,避免双重标准。3.加强业务培训工作,提高业务水平。在地铁工程建设过程中,针对档案工作人员业务水平不高的问题,档案管理部门应加强工作指导与培训。首先,在工程项目开工前期组织各参建单位参加档案业务培训,介绍档案整理立卷规范、操作方法,使工程技术人员了解工程档案管理知识,档案工作人员了解工程建设和工程专业知识。其次,定期深入施工现场,一方面有针对性地对一线档案工作人员进行跟踪指导服务,提高其业务技能和水平;另一方面有助于了解工程动态,了解资料流向,确保档案材料收集齐全、完整、准确。再次,建设单位档案人员应与时俱进,了解工程建设和工程技术专业知识,优化知识结构,拓宽知识面,培养现代复合型人才。4.发挥监理作用,确保档案质量。城市轨道交通项目点多线长,参建单位多,档案数量极为庞大,按单条30公里线路统计,将产生约3万卷档案。目前,各城市多条线路同时建设的情况普遍存在,仅靠建设单位数量有限的档案工作人员进行现场管理无法对工程档案的质量进行有效管控。因此,档案管理部门必须与监理单位密切配合,并充分发挥监理单位的监督作用。将项目档案的管理工作纳入驻地监理职责范围,监督并检查施工单位开展项目档案的编制工作,督促其及时整改工作中存在的问题。在工程档案验收前,监理单位对工程档案进行审核,提出整改意见,并督促施工单位进行整改,在确认达到验收条件后方可组织工程档案验收,有效地控制工程档案质量。5.设置工程档案验收机构,明确各方职责。在工程质量验收管理机构中设置档案验收组,将工程、档案管理部门以及监理、设计单位纳入验收组成员。明确各成员在工程档案验收的职责,其中工程管理部门技术人员负责对工程档案编制的准确性、合规性、齐全性进行检查;档案工作人员负责对工程档案的齐全性及整理规范性进行检查;设计单位负责对竣工图绘制的规范性、图纸的完整性进行检查;监理单位负责配合建设单位开展工程档案检查工作。检查结束后,各方汇总检查情况,讨论并形成验收结论。6.加强信息化建设,实现档案工作在线监管。档案信息化管理是社会发展的必然趋势,是解决建设单位档案工作人员配备不足,工程档案过程管控难问题的重要手段。以档案信息管理系统为核心,搭建工程档案在线预归档、职能管库、档案利用子系统,实现工程档案“收-管-存-用”一体化管理。在实际应用中,工程档案在线预归档子系统预设置工程档案的精细化归档内容,并与工程管理信息系统进行数据信息同步。通过系该统进行工程档案在线收集、在线整理、在线归档、在线审核、在线监控,及时掌握各个工点工程档案的收集、整理、归档、验收和移交状态,并对工作滞后的参建单位进行预警,督促整改,实现对工程档案的实时监管。

参考文献:

[1]付玲玲,李勇伶.对地铁工程档案管理工作的一些思考[J].中国管理信息化,2014-02-15

[2]于丽.EPC总承包模式下火电工程建设档案管理的难点与对策[J].煤炭企业档案管理优秀论文集(2010),2011-05-01

作者:朱振华 单位:南宁轨道交通集团有限责任公司

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