作者：李红单位：台金高速公路建设指挥部

一座现代化城市地面交通错综复杂，地下管线密如蛛网，各种管线、设施组成了一个有机结合的极为复杂的综合体，工程档案就是这个复杂整体的一面镜子。道路的规划、建设、生产、生活、管理、维护等，任何一项工作，如果没有交通工程档案工作的配合和支持，都将是寸步难行。交通工程档案管理包括档案的广泛收集、系统整理、妥善保管、提供利用、专题编研等工作。随着社会经济、城市建设的不断发展，交通工程档案需要存储和传播的信息量越来越大，信息的种类和形式越来越丰富，传统档案管理的机制显然已不能满足这些需要。因此，人们提出了数字化档案管理的设想。

1数字化档案管理的内涵与功能

档案信息数字化是随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。数字化档案管理是一种运行在高速宽带网络上的、可跨库检索的海量数字化信息资源库群，对有价值的图像、文本、语音、影像、影视、软件和科学数据等多媒体信息进行收集，进行数字化加工、存储和管理，实施知识增值，并提供基于网络的电子存取服务。数字化档案管理系统是计算机可处理的、有序组织的信息集合，也可看成是存储数字信息的仓库。它使用数字技术进行信息资源的组织和管理，能够存储海量信息，用户可以通过网络高效方便地查询、检索信息以获得信息服务，并且其信息存储和用户访问不受时间和地域限制。其基本功能包括：

1.1提高经济效益社会经济的飞速发展使落后的办公方式与庞大的信息量之间形成尖锐的矛盾。数字化档案管理使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

1.2提高办公效率数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用，让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上已成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基地变成了提供利用的信息控制中心。

1.3提高档案的利用率由于传统的档案大都保管在档案室、档案馆，又大都以纸张为载体，造成用户利用不便。数字化档案管理可以使用户更加便捷、准确地查找到自己需要的档案，网络化的实现，更使用户可以不受时间和空间的限制，大大提高了档案的利用效率。

2数字化档案管理存在的误区

根据笔者的工作经验，数字化档案管理在给我们带来便利的同时也存在一些误区与问题，归纳起来主要有以下4个方面：（1）档案数字化建设阶段重硬件投入，轻软件投入。很多部门中许多领导认为数字化建设搞的好就是机房建的豪华，服务器买的高级，网速快。而对于应用系统的建设却不愿意投入必要的资金，导致光有一堆机器，却没有一个合适的应用系统使用而使机器闲置率高的局面。（2）传统档案数字化过程不够严谨，致使档案质量不高。档案数字化软硬件已经建成的基础上对传统纸质档案进行扫描排序等数字化加工的过程不够严谨，致使档案丢失或者错误的现象较多，在日后使用的过程中仍然需要查阅原始纸质档案，违背了档案数字化管理的初衷。（3）管理、应用人员素质低，导致系统资源闲置。即使有了很好的软硬件环境，可是对于使用人员却没有进行适当的培训，导致使用人员的抵触情绪，不愿意或者根本就不会使用该系统，或者是使用效率极其低下。（4）忽视安全管理，导致数字化档案受损或丢失。没有进行必要的日常备份或者病毒等检查，一旦遇到机器出现故障或者病毒入侵，造成数据的丢失而无法恢复现象时有发生。档案电子化建设是一项系统工程，包括总体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、人员培训、查询管理、安全措施等各个环节。

3数字化档案的电子化建设与管理

3.1硬件建设硬件系统首先应具有良好的平滑升级能力。配置光纤连接磁盘阵列，保证系统的高性能。存储系统（包括磁盘阵列）应具有较高的可扩展性，可在线扩充，有很好的保护功能。其次硬件系统应具有高可靠性。所采用的磁盘阵列产品在结构及硬件组成上应完全是冗余设计，不存在单点故障，确保整套系统的安全运行。磁盘阵列可采用不同的RAID保护级别，保证用户的不同需求。所有硬件均可支持热插拔，保证系统应用的连续性。系统数据安全性要求很高，可根据用户的需要，完成数据的隔离或共享。可通过增加应用软件来支持物理通路的冗余连接，以提高系统的安全性。由于日常工作每天都要产生大量的文字档案，需要进行录入、保管，因此系统应采用双服务器、磁盘陈列存储，高速扫描仪集中扫描，光盘和磁带双备份的解决方案。

3.2软件建设软件开发需经过详细的需求调研，在传统档案管理员与软件系统分析师之间建立良好的通道，软件设计真正做到改造传统流程，规范传统流程，使应用系统在后台录入与前台查询，系统管理等各个环节不出差错。软件开发完成后应经过全面反复调试方可投入使用。

3.3传统档案的数字化转换包括档案整理、扫描录入、档案质检、档案再整理归档四部分。这是一项基础性工作，工作量大，繁琐，特别是档案整理部分容易出错。因此需要领导高度重视，投入必要的人力与物力，通过个人责任制等各种办法使具体承担该项工作的人提高责任心，确保档案数字化的准确率。

3.4档案管理系统的日常运作对具体承担扫描录入与查询的岗位工作人员进行专门培训，使他们能够熟练操作该系统。根据数字档案特点，制定特定的、完善的、符合实际需要的管理规章制度：文档一体化工作制度、归档制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度等，从而有效地保障数字化档案建设安全、有序地开展。

3.5档案管理系统的安全措施档案作为一种特殊的文献资料，有的可以完全公开，有的则需要保密，特别是档案数字化之后，安全工作显得尤为重要。它既包括硬件的安全管理，也包括软件的安全管理。硬件方面应严把信息存储载体质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打好基础。对于存储电子文档的设备和磁介质要派专人负责管理，确保电子档案不会因温度、湿度等一些人为灾害导致丢失。有条件的地方，最好能够做到异地容灾系统，并适当进行灾难恢复演练，保证在系统瘫痪或者数据丢失的情况下能够及时恢复正常运转；软件方面，就是要通过采用多级权限和密码管理等各种安全控制方法，有效保证系统的保密性，使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。同时为了确保档案资料的万无一失，对电子文件与纸质文件实行“双套制”保存，在纸质文件和电子文件之间建立一个“通道”，将电子文件和纸质文件以文本方式和影像方式共存。

4数字化档案管理的发展前景

数字化档案管理将有利于档案信息资源的开发，与传统载体的档案相比，数字化档案的最大特点是能够通过网络迅速流动。数字化档案的管理、研究和建设将彻底改变档案的利用方式，冲破档案利用的限制，促使档案管理从档案的保管、利用职能向信息采集、管理和信息服务职能转变。今后，随着计算机网络的进一步发展，信息高速公路的进一步拓宽，数字化档案管理将会得到更好的发展。