第一篇：人事档案管理信息化的分析

【摘要】随着时代的进步，电子业的发展，人事档案的利用率越来越高。因此，以系统理论为指导,运用当今互联网和信息技术，分析人事档案信息化管理的障碍因素，进行分析解剖,提出人事档案信息化管理建议，使之更好地服务于社会。

【关键词】人事档案；电子；信息化；服务

档案是人类社会发展到一定阶段的文明产物，人事档案是人事管理活动的重要依据，人事档案信息化管理有利于提高人事档案使用效果，它关系到每个人的利益，是我国人事档案管理与世界接轨重要途径。因此，通过信息化改变改善人事档案管理，能更好地增强人事档案管理的科学性。

一、关于人事档案及信息化

人事档案是以个人为单位按照规定组成的专卷，是由组织、人事、劳动部门以现职人员和离退休人员为单位建立的，由专门反映员工个人情况的文件材料所组成。它客观地记录了以往的历史情况，是昨天的历史纪录。真实性是人事档案的生命，能反映现实状况，从建立之日起就是动态的而不是静止的。人事档案在相当长的时间内是保密的，人事档案应该完整系统，不宜对外开放。人事档案来源于人事管理活动，我国人事制度产生很早，是随着官吏选拔制度的健全而逐步发展的。

如汉代产生了我国最早的人事档案，魏晋南北朝时期产生了簿状和谱牒。新中国成立后,我国的人事档案工作开始向正规化迈步，在中国共产党的领导下，不断进行深化改革，自我完善，人事档案管理体系已形成规模，并以为人事工作和其他工作服务为原则，为了人事档案管理制度初步建立。随着我国人事档案工作的深入开展，适应人事制度改革的需要，人事档案工作者队伍正日益壮大，注重对个人德、能、勤、绩综合材料的收集，使人事档案发挥了应有经济、社会效益。如今，信息经济已成为世界经济发展的新动力。为了充分发挥档案资源的价值，使得档案信息快速地向数字化方向发展，解决好档案的保存和利用的问题。在全球档案数字化、网络一体化浪潮下，要求人事档案必须采用新技术和手段，才能更好地发挥其作用，提高其管理水平。

二、人事档案信息化管理中出现的问题

国内人事档案的数字化处理始于2000年。从我国现状来看，人事档案信息化建设缺乏总体规划。大面积铺开档案数字化建设的技术条件还存在困难，也有一定局限性,如信息量不足，档案信息网络化建设缺少统一技术标准，受资金、人力等多方面条件限制，不能够向纸质档案那样翔实充分。缺乏统一的标准化、规范化管理。引进的系统软件移植性差，无法全面实施、推广统一标准,在使用过程中难免会出现很多问题，制约了人事档案信息管理的发展。档案管理人员的计算机知识和信息化程度低,只能实现简单的基本查询功能，对于信息化的复杂技术显得力不从心，尚达不到设计初衷。使得各个科室数据通用性能低下，另外，由于流动人口多，导致“无头档案”的增多，严重阻碍了信息化管理进程。

人事档案材料在内部网络运行中出现的各种各样的安全问题也越来越令人担忧，计算机安全管理问题越来越重要。网络安全风险也变得更加严重和复杂，内部网物理安全是整个网络系统安全的前提，因此需要加强内部网络结构安全，防止局域网核心设备出现故障，防范黑客和病毒的攻击，对不同系统应用检测安全漏洞采用相应安全配置，必须采取相应的安全措施。目前，档案队伍中信息化人才队伍建设滞后，无法适应人事档案信息化建设和发展需要，与信息产业可持续发展对人才需求不对称，不少档案部门的领导对信息化知之甚少，且现有信息化人才还在大量地流失，全员信息化素养有待提高，尤其是复合型人才严重匮乏，严重制约了我国人事工作改革的深入进行。具体地说，信息化人才培训多而能取得实效培训少，信息化人才紧缺与培训相对不足的矛盾，学历教育与职业培训之间的矛盾，参与档案信息化人才培训的教师，参加培训的档案工作人员存在着各种动机,成为必须考虑的问题。

三、人事档案管理加强信息化建设建议

首先，可以采用社会化开放式人事档案管理模式，使其更具有社会性，充分实现社会公共管理，可以为整个社会提供人事档案服务。更有利于人才流动,人尽其才，把不属于个人隐私的内容采用网络化管理,有利于人事档案规范化、现代化及网络化。其次，建立人事档案信息数据库，提高科学性、高效性和超前性。加快人事档案信息基础设施的建设，提高数据的利用率。需要强调的是，要重视人事档案信息安全保密问题，培养高素质的复合型人才，真正做到有法可依,有章可循，适应人事档案信息化、数字化管理的需要。

第三，建立档案信息网站，根据档案管理数字化系统的实际情况，提高档案采集的效率。为了保证系统安全可靠地运行，在这每一个子系统中，引入了一个数据备份服务器,为组织工作提供快捷、精确的信息。

最后，提高工作人员素质和水平。要具备较好的政治素质和良好的保密意识，努力提高业务水平和工作能力，必须学会运用计算机操作档案信息,对所管人事档案的内容了如指掌,培养出一支过硬的档案信息化建设队伍，提高人事档案工作者的整体素质。人事档案工作人员自身一定要增强档案信息化建设的紧迫感，成为合格的档案信息化建设人才，以适应当今人事档案管理工作的实际需要。

【参考文献】

[1]邓绍兴,陈智为.档案管理学[M].北京:首都师范大学出版社,2004.

[2]黄宵羽.国外人事档案管理的特点及启示[J].北京档案,2006(1).

[3]薛四新.现代档案管理基础[M].广东:机械工业出版社,2007.

[4]赵屹.档案信息网络化建设[M].北京:北京图书馆出版社,2003.

作者：刘婵 单位：中陕核工业集团二一一大队有限公司

第二篇：人事档案管理模式创新发展思考

【摘要】当前，我国人事档案管理还是运用传统的模式，这也越来越不能够适应我国社会主义市场经济的发展，以及我国人才流动速度加快的趋势。因此，为了加快推动我国人事档案管理模式的创新，本文结合我国人事档案管理具体情况，对我国人事档案管理过程中存在的具体问题进行分析，并且，提出了创新人事档案管理的相关策略，希望可以促进我国人事档案管理的进步和发展。

【关键词】人事档案管理模式；现状；创新；研究；对策

现在，我国人事档案管理模式与我国市场经济发展的现状和我国人才流动的速度不相适应，传统人事档案管理模式的弊端日益显著，因此，为了推动我国人事档案管理的发展，加快我国人事档案管理模式的创新是很有必要的。本文就人事档案管理模式的创新研究上提出了笔者的一些看法和观点，并且，就如何促进我国人事档案管理与我国现代人力资源管理和开发的实际需要相适应，提出了一定的对策和建议。

1.人事档案管理的具体内涵

人事档案主要有以下几种类型：学生档案、干部档案和职工档案，并且，人事档案指的是记录人生的经历，反映每个个体的德才表现，在组织对人员的考核活动中而慢慢形成档案，然后，以每个个体为单位由组织统一整理，最后，保存起来以备查考的人事资料。一般来说，人事档案会记录职工、干部的思想品德、专业水平、技术能力等等方面，所以，人事档案是非常的真实的，可以称为上级考察员工的条件。目前，我国社会经济、人才运行和管理方面都得到了飞快的发展，我国在人事档案管理中的弊端也不断地出现，这些问题逐渐引起了越来越多人的关注，因此，本文就对人事档案管理模式创新上进行了探讨。

2.目前我国人事档案管理模式中存在的主要问题

第一，我国相关人事部门对人事档案管理工作不够重视，在日常人事档案管理工作落实的过程中存在很大的问题，相关工作人员不够负责。虽然，我国社会经济各个方面都有所进步和发展，尤其是我国人才流动方面速度有了极大地提升，然而，我国在人事档案管理工作方面却没有做出相应的改变，仍然坚持原有的人事管理工作方法，这与我国社会发展的实际不相适应，严重阻碍了我国人事工作的发展。这主要是因为我国从事人事管理工作的相关人员不重视人事档案管理工作开展，不注重人事档案管理模式创新。而且，我国有相当一部分的职工人为档案在当今社会已经没有作用，所以，很多职工压根就不关注自身档案的保管情况。甚至，有些档案管理人员觉得档案管理没有必要，其相关工作执行起来简单、重复，而且，在档案整理的过程中也没有一定的准则，因此，档案管理职工在进行具体的档案管理工作时就很随便。

第二，我国人事档案管理工作开展的过程中，权责不明确，分工不合理，部门之间以及职工之间存在互相推诿的现象。我国人事档案管理的相关部门，在进行人事档案工作合理分配的过程中，没有进行合理的工作安排，将在人事档案管理工作分配到位，职工与职工之间的工作职责不明确，而且，各工作部门之间存在互相推诿的现象。一般来说，人事档案管理属于党委、机关以及我国各企事业单位的人事管理部门，而不是在各企事业单位的档案管理部门，然而，人事部门和档案部门在工作过程中存在着一定的职能交叉现象，而且，这两个部门之间在进行工作的过程中也没有做好衔接工作，这样就会使得档案管理部门形同虚设。因此，对我国人事档案管理工作执行的相关部门要进行合理的分工，协调好各部门之间的关系也是很有必要的。

第三，我国人事档案管理工作开展的过程中，缺乏相关专业的技术人员来落实好相关工作，从而，导致我国人事档案管理工作执行不到位。人事档案管理人员在进行档案管理的过程中非常不负责任，对档案的立卷不规范，纸张的规格的也各不相同，卷宗质量也不高，更重要的是档案内容不一致。缺乏必要的档案管理人员，导致档案管理的制度落实不到位，而且档案管理人员素质还不高，严重制约着我国档案管理工作的进行。

3.人事档案管理模式创新的对策

首先，要让人事管理人员重视人事档案管理工作的开展，在思想上重视起来是极为必要的。人事单位的领导一定要重视对人事档案的管理，然后，在单位进行必要的人事管理知识的宣传和培训，让职工树立一定的人事档案管理的观念。其次，我国人事档案的管理一定要权责明确，分工合理，让每位职工可以明确自己的职能。我国人事企业的领导人员一定要对人事档案管理工作进行合理的分配，将不同的环节分配给不同的环节，而且，要不断的协调不同部门之间的关系，让这些工作部门可以协调高效运转。除此之外，还要在部门内部进行合理的分工，让每一位员工都明确自己的职责，还要建立必要的监督制度，督促工作人员保质保量的完成人事档案工作。

最后，在进行人事档案管理工作的过程中，一定要安排专职人员来完成相关工作。建立必要的人事档案管理制度，让所有职工可以按照规定做事。还有就是，要提高人事档案管理人员的素质，从而，提高人事档案管理工作完成的质量。结语推动我国人事档案管理模式的创新，可以促进我国人事工作的开展，从而，更好的推动我国的人才流动，进而，促进社会经济发展，因此，我国相关部门一定要重视人事档案管理模式的创新，实现更高层次的人事档案管理。

参考文献：

[1]王英玮,周艳.我国人事档案管理改革若干问题的思考[J].档案学通讯,2007(01).

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[3]吴启瑞.人事档案管理模式的变革:社会化、开放式管理[J].山西档案,2007(06).

作者：金莲花

第四篇：新时期人事档案管理规范化研究

【摘要】随着市场经济的发展，人事档案管理工作已成为现代企业管理中不可或缺的一部分，是企业进行决策的重要参考依据。企业传统的人事档案管理工作主要依靠行政手段进行材料的搜集和整理，随着现代企业的经营规模日益加大，员工数目日益增多，人事档案愈加复杂化，这就给档案管理工作的开展带来了一定的难度，传统的管理方式难以满足企业现代化发展的需要，因此在新时期下加强对企业内部人事档案管理工作的规范化具有重要意义。文章首先对现阶段人事档案管理工作的不足进行分析，其次提出相应的解决对策，旨在提升人事档案管理水平。

【关键词】人事档案；管理；规范化

人事档案是记录一个人的学习、工作、实践、政治面貌、品德作风等的情况的文件材料，是个人工作表现、成长过程的真实写照。人事档案管理工作一方面反映了所在企业或单位发展轨迹，另一方面为企业制定人事决策提供了依据。人事档案管理工作直接反映了一个企业的人力资源状况，其工作开展的规范化直接关系企业的档案资料利用率，因此加快人事档案管理工作规范化已成为企业目前的重要任务之一。

一、新时期人事档案管理工作中存在的问题

（一）人事档案管理工作重视度不够。人事档案管理工作的重视程度不够是影响企业人事档案工作发展的主要因素，其中主要表现在：一方面领导一直认为人事档案管理工作是一项附属性工作，做好资料的搜集和保存即可，另一方面存在人事档案管理工作只是档案管理部门人员的事情，对于人事档案管理工作的重要性认识不足，出现档案内容不全、真实性不足，在一定程度上阻碍了人事管理工作的开展。

（二）人事档案信息有待完善。档案管理工作涉及材料的收集、整理、保存等各环节，在材料收集过程中出现材料上缴不及时、信息不完备等问题，企业工作人员对人事档案信息的收集重视度不够，导致信息不完善、真实性不足问题，相关信息填写中存在虚假信息，内容前后不符的问题，这一问题阻碍了人事档案管理工作的发展。此外，随着企业发展规模的不断扩大，企业员工数量越来越多，人员结构也由原来的长期合同工、固定工的形式演变为公务员、长期工、临时工、聘用制员工等多种形式，由于人员结构的复杂性，人事部门未采取相应制度的调整，工作量日益加大，从而导致人事档案信息的完整性不足。许多员工的人事档案委托人才市场保管，这就出现人事档案的保管和归档工作的脱节，使得个人就业信息无法及时、准确归档。

（三）人事档案管理信息化、科学化水平有待提高。互联网技术的发展，促使人事档案管理工作朝着信息化数字化方向发展，在档案管理过程中，实现了纸质档案向电子档案管理方式的变革，网络的信息共享和信息化管理，极大程度上提高了人事档案管理部分工作效率的提高，但是在实际工作中网络技术的应用仅限于信息的录入和保存，尚未实现管理工作的全面信息化，依然受传统管理方式的束缚，此外档案信息可利用程度低也是管理工作的一大问题。

（四）人事档案管理人员配备不合理。企业人事档案管理部门存在人员配置不合理的问题，其主要表现在：人事档案管理工作中在编人数比例较少，合同工占很大一部分，由于专业知识不足，使得工作难以顺利开展，此外人事档案工作人员年龄和教育两极分化严重，大部分为快退休的人员，青年档案工作人员所占比例较少，对于持证上岗工作落实力度不足。

二、人事档案管理的规范化措施

（一）提高管理层对人事档案管理工作的重视，完善档案管理制度。管理层对人事档案管理工作的高度重视是人事档案工作得以规范化发展的重要保障。首先，管理层应充分认识到档案管理工作与企业发展的紧密联系。不断创新档案管理发展模式。其次，管理层要加快档案管理部门基础设施的完善工作，配备专门的档案房、计算机等设备，做好物质方面的支持工作。最后，定期开展对档案管理工作的监督检查，一旦发现问题立刻解决。

（二）注重人事档案内容的完善性、真实性。第一，档案管理工作人员要在人事档案进出时，及时做好信息的收集整理和档案的补充工作。在信息收集时注重信息完善性和真实性的提高。第二，在档案整理环节，应保持工作态度的严谨、认真、负责，运用现代化的信息管理方式进行档案管理工作，此外在人事档案借阅过程中要严格遵守相关的规章条例，做好重要档案信息的保密工作。第三，为了实现档案内容的真实、完善，档案信息收集环节，扩大信息搜集范围，注重对员工的职业道德、专业能力、工作表现、奖惩情况等各方面重点内容的搜集，真正做到为用人企业提供有参考价值的信息。

（三）创新人事档案管理方式。人事档案管理部门应不断加快采用计算机技术的应用，实现人事档案工作的信息化发展水平的提高，运用现代扫描技术将已有人事档案内容存入电脑数据库中，实现纸质数据和电子数据的双重保护，同时档案管理工作的信息化使得档案的查阅更加便捷化。此外档案管理部门还要加快档案信息的共享化、公开化，促进档案管理工作的透明化管理。

（四）注重人事档案管理队伍建设。首先，企业要不断完善人事档案管理部门的用人制度，档案管理工作人员必须持有相关证件上岗。其次注重人员配比的合理化，注重人事档案管理人员整体素质的提升。要注重高能力、高素质专业人才的引入，单位内部应以青年工作人员为主，加强员工的专业知识和管理方式的培训。最后，提升人事档案管理人员的服务意识。

三、结束语

人事档案管理工作的规范化直接反映了一个企业管理水平的高低，因此相关工作人员要给予高度重视。在新时期下，人事档案管理工作中还存在许多的不足，企业要根据自身实际，做好问题的分析和研究，并探寻有效的解决对策，不断提升企业档案管理水平。

【参考文献】

[1]王博珍.新时期人事档案管理规范化探究[J].科技风,2014(15):109-111.

[2]杨丽丽.新时期人事档案管理工作的对策与思考[J].黑龙江科学,2014(10):346-346.

作者：赵子珑 单位：中车唐山机车车辆有限公司

第五篇：人事档案信息数字化管理分析

[摘要]该文主要从人事档案信息数字化的管理现状、出现的问题、解决措施几个重要方面进行探讨，减少不良状况的发生，进一步确保人事档案信息的安全性，为社会实现持续发展提供有力、科学的理论数据支持。

[关键词]人事档案信息；数字化管理；存在的问题；解决措施

人事档案是记载人才各种信息的一个主要载体，它不仅涵盖了个人经历的相关详细资料，而且也是一个组织对于个人进行全面系统的评估和观察的一个参考依据。目前人事档案信息进行数字管理不仅简化了繁杂的步骤，缩短了检索以及登录的时间，还为人员统筹安排、信息的数据库管理提供了诸多的便利。同时医院作为高学历、高素质人才信息汇聚的地方，随着社会的不断发展和科学技术的不断进步，人事档案信息管理面临了极大的挑战。

1人事档案数字化管理的现状

人事档案主要记载着人的经历，包括：年龄、工龄、党龄、学历、经历、身份。系统全面地对人事档案信息进行科学管理，可以确保人事档案信息的安全性和完整性，防止人事档案信息的泄漏或者丢失。传统的人事档案主要是纸质存储，而且是人工进行档案信息的分类管理，不仅工作效率非常低，而且纸质保存也出现巨大的困难，一方面大量的纸质资料存储空间较大，且查找相关需要的信息时也比较困难。另一方面纸质材料不易存储，容易引发蛀虫，导致火灾等不良状况出现。现代化技术的不断发展为人事档案信息的管理带来了诸多的便利。人事化档案信息数字化管理是以信息技术为核心的档案管理，对于提高工作效率有着重要的意义，但是与此同时带来的诸多问题也不能忽视。

2人事档案数字化管理的问题

数字化的管理在应用到人事档案信息管理中带来了诸多优势的同时，也存在着较多的问题，包括：①信息保存环境。②技术更新换代。③档案信息安全。④管理人员素质。⑤信息真实维护。

2.1信息保管环境

目前人事档案信息的保管环境相对原来传统的纸质较为严格，在传统的人事信息管理过程中，主要是记载在纸质材料上，并加以存储和管理。随着社会的不断发展和信息化的到来，逐渐取代了传统的纸质信息，转变为数字化管理，不仅极大地简化了记录和存储的步骤，而且带来了很大的方便。但是目前的光盘或者优盘的存储流动性较大，而且保管相对存在风险。再加上电脑病毒的存在，可能出现数据的丢失和缺损。同时也存在着较多的外界的因素干扰，包括：①外来磁场。②有害气体。③灰尘。④湿度。⑤光线等。

2.2技术更新换代

人事档案信息的管理对于计算机系统、存储软件更新的依赖性较大。技术的更新换代速度不断加快和计算机升级速度也随之提高，造成了计算机软件和硬件系统之间可能存在不匹配的问题，导致了存储在优盘或者其他设备上的文件无法读取，使得数字化管理面临严峻的考验。

2.3档案信息安全

在信息化时代的今天，数字化管理以及信息存储虽然带来了极大的便利，但是其中存在的安全问题不能忽视。大网络数据库的背景下，存在着大量的电脑病毒，虽然安装专业的杀毒软件，但也不能完全阻止计算机病毒的传播。另外电脑黑客的恶意攻击或信息的窃取，使得数字化管理人事档案信息的安全性受到了极大的考验。

2.4管理人员素质

对于从事数字化管理工作人员，必须要求其具备相关知识的专业性和管理资料的依从性。现代信息技术条件下，人事档案信息数字化管理技术的发展对人事档案信息人员的素质提出了一个更高的要求。不仅要求人事档案管理工作人员具有专业的管理知识，还必须熟练掌握网络信息相关的技术，对于专门的软件进行运用。当出现病毒侵入以及其他突发状况时，作出正确、及时的应对。

2.5信息真实维护传统的纸质版人事资料信息涂改后，会有明显的改动痕迹，很容易查找出修改的地方。但是，在数字化管理人事档案过程中，电子版的数据进行修改、移动、编辑等操作，不会留下任何改动痕迹，难以保障数字信息的可靠性和科学性。

3人事档案数字化管理的对策

针对数字化的管理在应用到人事档案信息管理中带来了诸多的优势和较多的问题，总结出相应的解决措施。包括：

①建立大型数据库。

②设定和维护系统。

③加强信息安全。

④提升人员素质。

⑤维护信息真实。

3.1建立大型数据库

（1）医院的人事档案建立主要根据医院的整体管理规模来制定，从医院本身档案信息建立和外界条件支持的基础上，切实地进行医院人事档案管理。

（2）逐步实现数据的信息化，由医院专门的档案管理工作人员，严格根据纸质版资料详情，进行实时的编辑，并确定相应的内容字段。

（3）在开始医院人事档案信息编辑的时候，先通过建立档案数据库，将所需要的人事信息如实导入计算机系统中，将纸质版与编辑数据进行一一对应，防止出现错误、遗漏等不良状况。

（4）进行档案信息访问的具体界面，档案信息主要包括：①前台操作系统。②后台操作系统。一方面前台系统主要是对于计算机信息资料进行相应的检索和整理，同时具有简单快速的特点，提高了整体的检索、查询的效率。另一方面后台系统是指专业的工作人员对于人事资料进行完善和修改，保证了对于档案信息的收录和存储具有完整性、科学性。大型数据库的建立是作为人事档案信息资料数字化管理过程中的硬件基础，在人事档案信息管理中起到了重要的影响作用。在进行全面的人事档案信息数字化管理过程中必须要建立大型的数据库，一方面为信息的载入和存储建立良好的硬件配置，另一方面防止数据库数据出现丢失等不良情况。与此同时通过大型数据库的建立，可以更便于人事档案管理部门的工作人员的管理，提高整体的运行效率。

3.2设定和维护系统

在进行人事档案信息数字化管理过程中，定期对系统升级和计算机硬件配置的保养是奠定人事资源信息管理实现持续性发展的基石。受系统的更新换代和计算机病毒的影响，如果不及时进行设备维修和系统维护，容易导致数据丢失、防御系统遭到破坏、计算机崩溃等不良事件的发生。载体作为人事档案信息数字化管理的硬件基础，其在人事档案信息数字化管理中有直接影响作用。选取合适的操作系统是进行人事档案信息数字化管理的重要基础，必须与计算机硬件完美结合。针对软件技术和操作系统的特点，在对人事档案信息数字化管理操作系统进行选择的时候，一定要注意该系统在技术方面是否符合要求以及前瞻性。

3.3加强信息安全

在信息管理过程中，如何保证人事档案信息的安全性是目前主要困扰数字化管理现状的一个重要的问题。这就要求人事档案信息管理部门高度重视，虽然我国相关人事档案信息管理逐渐向为人民服务、多元化的方面转变。同时人事档案信息管理部门必须要尽可能多地进行人事档案共享系统的建设[6]。继续加大人事档案信息的公正公开，实现人事档案信息的人人共享的权利。

3.4提升人员素质

虽然我国目前许多组织人事档案管理部门已经取得了进步，而且补充了一些信息技术专业人才进入档案管理人员队伍。但是总体上来说，目前从事人事档案信息管理的专业工作人员还是相对缺少，从事该行业的工作人员不论是从专业知识还是综合素质上来说，均普遍较低，使得我国目前人事档案信息管理人才缺乏。人事档案信息数字化管理系统的操作技术必须十分完善，避免人事档案信息外泄问题的出现。另外在进行系统的更新时，必须要对于网络的安全性进行分析，防止恶意计算机病毒和黑客窃取相关的存储信息，对于人事档案信息数据库造成了巨大的危害。开发和应用专业、科学的安全管理软件，进行系统的实时检测和调整，并给予相关硬件进行支持，对于人事档案信息进行加密处理。

当需要访问文件的时候，必须配有相关的密匙进行配对，避免档案信息轻易的被修改或者侵入等。在达到这些要求的外界支持下，我国相关管理部门还必须颁布相关的法律基础，主要包括：①病毒防止管理。②保密法规。③档案管理法等。在这些法律的基础上，工作人员应该严格的按照人事档案管理的相关条例来进行日常的工作。不断提升各级组织人事档案管理部门人事档案管理队伍人员的素质。可以通过相关专业知识的培训和计算机软件知识的掌握，不断提高人事档案信息管理的综合素质。要求从事人事档案管理部门的工作人员必须拥有以下基本能力，包括：①软件系统开发。②软件系统管理。③档案信息管理。④相关管理标准。⑤计算机硬件研究。⑥计算机相关维修等。

3.5维护信息真实

一方面，国家的相关管理部门颁布一系列信息真实性维护的法规和政策，从法律层面减少地下交易。另一方面增强相关管理人员的综合素质，转变工作人员的陈旧观念，增加他们的责任心和依从性。

4结语

在医院这个大环境下，人员信息管理除人事处负责的档案信息外，执业信息、科研继教信息、医德医风信息均由各相关科室负责，而这个数据库就是弥补了普通信息化管理的不足，涵盖了人员的学习、工作、经历中的所有信息，以满足不同管理者的各种需求。重点建设人事档案信息计算机网络管理安全保障体系，从而确保人事档案信息数字化管理各项制度能够不断完善。并且将工作细分，责任到个人，从源头杜绝不良事件的发生。

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[10]王勇.试论数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性[J].管理科学，2015，2（5）：211-213

作者：张卫，姜瑞博，杨腾 单位：哈励逊国际和平医院

第六篇：现代人事档案管理问题探析

摘要：不论是企业还是机关事业单位，人事档案都是重要的人才信息载体，是选拔任用人才的重要信息来源和参考依据。随着社会的不断进步和发展，现代人事档案管理存在的问题日益突出，影响着我国现代人事档案管理的正常有序开展，降低了人事档案管理的办事效率，进一步影响了单位的长远发展。本文从现代人事档案管理存在的问题和不足出发，研究解决问题的对策和措施。

关键词：现代；人事档案；管理问题；对策

人事档案管理是人事管理活动的重要组成部分，记载了个人在各方面的表现，以个人为单位组织整理起来的，是考核个人工作状况、学习状况、奖励惩罚、思想品质等情况的原始记录。人事档案管理是在收集、整理、保管人才档案后进行的管理活动，对开发人才具有重要作用。

一、人事档案的作用

在现代人事管理活动中，人事档案的作用主要有两方面的表现：对员工而言，档案具有的真实性和可靠性，远远高于其它任何资料，它的法律效力非常强，其它资料无法与其相比。无论是考试、就业、出国，还是办理社会保险、离职、退休等手续以及开具证明材料等，都需要档案材料为依据。对用人单位而言，人事档案承载着重要的人才信息，是单位了解人才的最基本和最主要途径。通过利用档案信息，单位可以清楚准确地了解员工以前的精力，考察其思想品德、工作能力等各方面，全面地了解一个人的基本信息情况和综合素质，是选拔任用人才的重要手段和工具，对培养和开发人才具有重要价值和意义。

二、现代人事档案管理中存在的问题和不足

1.对现代人事档案管理的认识比较薄弱

人事档案管理工作，与其它工作不同。不同于业务管理工作，直接影响单位效益和业绩发展；不同于技术管理工作，为单位的发展提供技术支持。它只是在默默地工作，不容易引起人们的重视和注意，也不容易引起单位领导的关注，甚至有些人片面地认为人事档案管理工作是简单的文书工作，只要保管、整理、分类好各种档案，保证档案信息不泄露，应付好上级或外界的查档、外调就可以了。这种对人事档案管理工作的认识是不正确的，非常的薄弱，且存在误区。

2.现代人事档案管理手段较落后

从当前的人事档案管理现状来看，很多单位的人事档案管理人员并没有具备相应的专业知识和专业技能，也没有得到专业的人事档案管理培训，不是太了解人事档案管理的基本业务操作，甚至有些人事档案管理人员是兼职的，因此投入在其中的精力肯定是有限的，不能很好地推动现代人事制度改革的深入和落实，也很难从容地应对单位内部对人事调整、岗位变动等引起的档案管理工作。另外，在人事档案的管理设备上，也存在着一定的问题，相对来说，比较简陋和落后。没有很好地将档案保存在单独的房间里，缺乏基本的管理和保管措施，甚至没有防火、防潮、防盗等保护手段，停留在较低的管理水平上。

3.现代人事档案内容质量较低

人事档案是每个人基本信息的说明书和记录仪，应该能比较全面地反映一个人的基本情况，达到“见档如见人”的效果。但现实情况却不尽如此，很多人的人事档案内容较少，信息量不足，个性特征信息不足等，可利用价值较低。即使在档案里含有考核评价材料和鉴定资料等，但往往千篇一律，没有独特之处，内容和形式雷同，不能真实地反映一个人的情况。人事档案在观念上存在着一定的偏差，比较重视政治表现、家庭状况、社会关系等，对一个人工作情况的信息记录相对来说欠缺，比如管理能力、心理素质、技术特长等方面的情况，记录内容比较有限，需要补充。

4.人事档案信息开发力度不够

从目前情况来看，人事档案开发利用工作是比较被动的，只有当相关人员主动要求进行查阅时，才提供，缺少主动服务的意识，开发动力不足。有时候即便有查阅行为，也是提供党团信息、简历职称等比较表面的工作。在真正开发利用人才、选拔培养人才上等预测能力较弱。这些行为严重影响和弱化了单位挖掘内部人才的能力，忽视了人事档案的现实效用。由于人事档案存在着一定的保密性，查阅审批流程比较复杂严格，限制也较多。因此人事档案除了在提供职称鉴定、岗位晋升等方面的利用价值外，大部分时间是长期沉睡的。

三、解决现代人事档案管理问题的对策

1.提高人事档案管理人员的素质

人事档案管理人员应紧密结合工作需要，跟上时展步伐，不断地充实和提高自己，努力掌握和学习计算机操作知识，熟悉网络和多媒体等新技术操作和应用，参加形式多样的业务能力培训，了解先进的管理技术，提高自身使用现代工具和应用现代技术的能力。积极学习人事档案管理方面的专业知识和专业技能，熟悉不同业务的要求，提高岗位应用和管理技能。只有不断地学习先进知识和技术，借鉴成功的管理经验，才能逐渐成为具有较强管理能力和实际操作能力的人，才能更好地胜任人事档案管理工作，也才能更好地开发利用好单位的人才，使其充分发挥工作能力，为单位做贡献。

2.完善人事档案管理工作制度

人事档案管理工作比较复杂繁琐，需要有一定的规章制度来约束和规范，否则就会无章可循，比较混乱。加大宣传《档案法》的力度，增强民众对档案基本法律法规的了解，档案管理人员也必须要知法、守法，自觉宣传《档案法》。另外，国家也要尽快抓紧落实《人事档案管理法》，不断地促使人事档案管理工作走进法制化、正规化的轨道，朝着程序化、标准化的方向前进。单位在收集档案信息时，要严格要求档案材料的归档、转入、调出等程序，避免管理上出现漏洞，对档案造假、涂改者依法处置，严格执行人事档案管理规章制度，坚决追究人事档案管理人员的职责，杜绝违法乱纪的现象发生，严惩不贷。

3.建立信息化的现代人事档案管理系统

为了能方便快捷地管理单位内部的人事档案，单位应根据需要建立一套适合自身的、完善的、人性的人事档案管理系统，将先进的科学技术和计算机网络技术融入其中，提高人事档案的可查阅性、连续性，拓宽人事档案的使用范围。沿用科学化、信息化的档案管理模式，方便档案管理人员能够及时地录入档案系统，更新、补充档案信息，提高人事档案管理的实效性。

4.加强流动人员的档案管理

在流动人员的档案管理问题上，单位应完善规章制度，明确各项要求，制定应对流动人员人事档案管理工作的方案，建立健全收集流动人员档案信息的途径和方式，确保收集到的资料及时归档和更新。严格管理档案信息的查阅、传递、检查等，做好流动人员档案信息的及时补充和更新，对其档案信息应遵守相应的保密制度，不外泄。充分尊重流动工作人员的个人隐私，对其信息的收集、整理，不得拖延，应与其他员工一样，享受同样的对待。单位在对流动人员的档案管理上，应做到一视同仁，利用好人事档案信息，挖掘不同人才的潜力，让其为单位更好地做出贡献。

四、结语

我国目前人事档案管理模式还存在着一些问题和不足，对单位来说，人事档案管理工作相当重要，应充分认识到其对单位发展的重要作用和价值。随着社会的进步和时代的发展，现代人事档案管理方式和手段都需要不断地做出调整，确保人事档案管理工作达到一个新的高度，利用好现代科技手段，完善管理方法和管理手段，更新管理模式，从而更好地提高人事档案管理的工作效率。

参考文献

[1]王明丽.现代人事档案管理存在的问题及解决问题的对策[J].统计与管理,2016(3)

[2]马红波.现代人事档案管理存在的问题及对策[J].经营管理者,2016(4)

[3]曲歆彤.浅谈人事档案管理存在的问题及对策[J].山西青年,2016(4)

作者：张小艺 单位：烟台广播电视台

第七篇：信息时代人事档案管理策略分析

摘要：随着我国档案事业的深入发展，人事档案资源作为服务经济和社会发展的重要资源，已引起社会各方面的重视，以实现档案资源开发、应用效益最大化为目的的人事档案资源管理信息化建设也成为日前业界普遍关注的热点问题。本文主要概述了信息时代人事档案管理现状，指出了这一时期对人事档案管理的新要求，并提出了相关工作新思路，以期为新时期人事档案管理工作的完善提供参考借鉴。

关键词：档案管理；信息化；要求；思路

一、信息时代人事档案管理工作现状

1.档案管理制度不全

部分单位人事档案储存室由于档案保管不善，致使档案数量不全、资料不完整，导致部分档案内容难以辨识，而失去信息处理价值，常常需要重新处理编辑，影响信息化速度；甚至还有部分档案在归档过程中丢失，这些现象为人事档案信息化处理带来了极大困扰。

2.业务水平参差不齐

人事档案管理对工作人员的素质和态度要求较高，不仅需要工作人员有耐心，能够适应长时间持续性工作，还要求兼具专业知识和实践操作技能，包括档案维护以及计算机运用、网络数据处理以及硬件设备维护等方面的内容，以确保档案的顺利流转。但现实中，由于岗位流动速度快，使得从业人员专业水平不齐，部分人员甚至缺乏职业素养和职业精神，给信息化建设带来一定负面影响。

3.信息建设设施滞后

部分单位在人事档案信息化处理过程中，并没有进行深入改革性发展，依然用陈旧的设备和系统开展管理工作，使得档案信息化发展缓慢，统计和归纳的完成效果不理想。即便部分单位引入了网络和计算机设备，但在管理和使用程度上仍存在着一定的局限性，甚至只是停留在简单的电子录入和数据呈现阶段，并没有完全实现信息管理的现代化和电子化。

二、信息时代对人事档案管理的新要求

信息化时代人事档案管理除却保障最基本的真实性、公信力之外，最为重要的是基于当前社会信息科技发展的大背景，全面推行人事档案管理的网络化和信息化建设。这就需要相关部门有针对性地增加档案管理信息化建设的相关投入，在相关管理体系当中全面推行信息化和科学化管理和业务办理流程，为现代化科技融入人事档案管理工作做好铺垫。当然，这一切手段的实施还必须依靠稳定的法律制度体系，为各项档案管理政策的实施提供必要的法律支撑。同时，信息化给人们生活带来便捷、给档案管理工作人员带来快速和高效的同时，也离不开对网络和数字信息所产生的传输性的依赖。大量人事档案信息通过云端存储，通过计算机在网络当中进行点对点、点对面的传播和储存，这其中绝大部分信息具有一定隐秘性，如果被攻克，或个人信息传输记录被网络漏洞窃取，人事档案信息安全将遭受致命打击。因此，当网络和计算机技术成为人事档案生成的重要载体时，必须严格保护、细心维护以计算机为代表的硬件设施，以及人事档案生成和管理过程中所涉及的各类介质，同时确保工作人员实施良性操作，以最大限度降低信息化进程中的风险机率。

三、信息时代人事档案管理的工作新思路

人事档案记录着最真实、最全面的职工信息，因此在人事档案管理工作中，必须确保档案的绝对真实与全面，从而获得最全面的职工信息，建立人才数据库，为企事业单位人力资源部门提供最全面、最准确的信息凭据。对其在信息时代下的工作思路，笔者提出了如下建议：

1.实现人事档案资料的统一备份

从工作内容看，人事档案管理工作包括了对档案文件的归档、整理、保管、建立全宗以及检索服务等；从工作性质看，人事档案管理工作强度较大、任务较为繁杂。而随着信息技术时代的到来，其所带来的大数据技术能够实现对海量数据的存储与高速处理，因此当前管理工作首要对既有的人事档案资源进行系统化整合与备份处理。同时充分考虑到档案的安全问题，对纸质档案进行全面电子化处理，创设数据能够实现大规模地域覆盖，抑或是区域性的档案备份机构，以便应对大数据技术对传统档案管理工作的挑战。

2.引入先进信息录入和管理系统

传统人事档案管理模式中的职工个人信息一般为书面文字形式，信息内容较少，查询具有一定的难度，且管理也费时费力，不符合时展需求，为此，充分利用现代信息技术，设计科学化的人事档案管理系统，就是要加强人事档案管理现代化建设，实现自动化、网络化和文档一体化，变被动接收档案资料为开发档案的潜在价值，主动提供服务。但要注意在信息化过程中，应确保人事档案的保存、保密工作有序，避免信息丢失，设置严格的查看要求，以减少资源外流，同步对系统进行周期性维护，为网络信息的稳定性和安全性管理提供有力保障。

3.推动人事档案资源整合科技化

当前，以计算机应用技术为主体的档案现代化管理手段，开始广泛应用于档案工作的各个领域。在人事档案资源整合中，现代化信息化技术的应用更是至关重要，直接关系到档案资源整合的最终效果。现实中由于多种条件的限制，人事档案资源整合中现代化信息化技术应用的广度与深度远远落后于其他系统。为此，必须充分认识档案管理现代化的必要性和紧迫性，加强硬件环境建设，加大对档案资源整合的技术设备和基础设施投入力度，坚持高起点、高标准；加强软件环境建设，切实提高人事档案资源整合管理软件设计的专业化程度，努力开发出既符合人事档案资源整合需要，又符合人事档案工作人员使用习惯的高水平管理软件；加强网络环境建设，坚持长远规划、全面兼容的理念，为人事档案资源整合提供互联互通、安全高效的网络技术支撑。

四、结语

信息技术虽然能为人才市场的人事档案管理工作带来快捷与高效，但与此同时也埋伏着一定的隐患，存在着档案信息外泄以及个人隐私信息公开的可能性。这就需要人才市场方面必须强化工作当中的安全意识，强化信息技术的安全定位，只有保障网络电子信息共享化和安全化的完美对等与平衡，人事档案管理才能以一种更加和谐的状态发展，为广大民众提供更好的服务。

参考文献

[1]关莉.人事档案管理若干问题的思考[J].人力资源管理，2016，（2）：171.

[2]刘少静.信息化时代背景下人事档案信息管理的现状与对策分析[J].人才资源开发，2015，（3）：82.

[3]沈卫.论社会转型时期人事档案管理制度的改革与创新[D].复旦大学，2010.

[4]邓朝霞.我国转型时期人事档案管理制度的重构[D].西南财经大学，2011.

作者：王丽 单位：荣成市人事考试中心