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档案管理创新研究

摘要:

档案作为一种重要的信息记录与传播工具具有相当的价值,但是一直以来传统的档案管理对于档案的利用效率都不是很高,没有充分考虑到档案的知识服务。因此,在进行档案管理的过程当中也没有制定对应的措施。基于此种情况,本文对现阶段档案管理中所存在的对档案的知识服务不利的影响因素进行了探究,并提出了相应的解决策略。

关键词:

知识服务;档案管理;创新

我国已经步入“互联网+”时代,在这样的时代背景下,信息作为一种重要的资源在社会的方方面面都具有非常重要的意义,而档案作为一种社会记录的最原始信息不仅具有一定的现实意义,同时其中也存在着大量的知识,对于现代社会的发展依然具有一定的参考价值。因此,做好档案管理的知识服务对于社会的整体发展具有重要的意义。但是从总体上来看,我国目前的档案管理还较为落后,并没有将知识服务纳入到档案管理中去,从而导致档案的利用率相对不高。

一、现阶段档案管理的基本现状研究

(一)档案管理的知识服务意识不强

档案在任何历史社会当中都具有非常重要的意义,档案管理也并非是现代社会的产物,我国现阶段的档案管理也是从传统的档案管理发展而来的。目前的档案管理受到了传统档案管理的严重影响,在知识服务意识方面存在着较多的不足,从而限制了档案的知识服务效率的提升。在传统的档案管理中,档案管理的主要职能是对各种档案进行保管与存储。因此,大部分的档案最终都是存在放库房中的。现阶段许多档案管理人员依然认为档案管理就是需要完成相关档案的收集、整理与存储,并没有充分意识到档案中所存在的知识与信息对社会的作用。

(二)档案服务的范围较为狭窄

当前在许多档案管理部门中,尤其是在一些企事业单位中,进行档案管理的主要目的在于为相关领导在进行战略决策时提供必要的参考依据,而并非是为了服务大众,档案服务的范围相对较为狭窄,这就必然导致大部分人无法进入到档案室中进行相关档案的查阅,从而严重束缚了档案的知识服务的力度。此外,在部分单位中,虽然普通工作人员具有查阅档案的资格,但在流程与手续方面较为繁琐,效率也较为低下。因此,严重限制了档案知识服务的力度。

(三)信息技术的利用不足

近几年我国的信息技术不断发展,信息技术最大的特点在于它改变了信息传播的基本方式,突破了传统媒介的限制,信息的传播速度与便捷性得到了极大的提升。因此,将信息技术运用于档案管理,通过专业化的档案资源共享平台,用户就可以在任何地方通过网络连接到档案资源平台实现档案的查阅。但是目前阶段在大部分的档案管理部门中并没有充分利用信息技术进行档案管理,许多单位的档案管理依然停留在传统的手工管理状态,从而严重限制了档案的知识服务效率。

二、提升档案知识服务水平的创新策略

(一)提高档案知识服务的基本意识

当前阶段的档案管理人员必须要充分认识档案对于社会发展的重要意义,档案不仅是社会发展的凭证,同时其中所包含的信息对于个人与社会来说都具有非常重要的意义,只有提高档案的利用率才能促进社会与个人的发展,也才能使得档案的价值能够得到真正的发挥。尤其是对于企业的领导层来说,必须要突破传统的档案管理即档案保管的狭隘意识,从整体出发对档案知识服务的重要性进行深入探究,从思想上认识到档案知识服务的真正价值,从而确保在行动上可以采取对应的措施提升档案管理的知识服务效率。

(二)扩大档案知识服务范围,简化档案查阅流程

如今档案的开放程度依然较低,甚至在某些单位中只有领导才能进行相关档案的查阅,这种现状与档案知识服务的基本需求存在着很大的不协调性。因此,当前阶段必须要不断扩大档案知识服务的范围,要确保有需求的人可以进行相关档案的查阅。但是在此过程中档案管理人员的责任需要不断强化,首先档案管理人员需要对相关档案进行分类处理,对档案内容进行必要的调查与分析,对于需要保密的档案要做好相关工作,确保档案资源不会被泄密,而对于可以向公众开放的档案则应该向具有权限的人员提供查询服务。此外,还需要对档案知识服务的流程进行必要的简化,只要查阅者具有权限就可以随时进行查阅。

(三)加强信息技术的运用

信息技术的运用可以使得档案信息的传播速度得到有效的提升,从而使得档案的查阅与咨询更加方便,有效提升档案知识服务的效率。当前阶段信息技术在档案知识服务方面的运用主要体现在专业的档案查询平台建设方面。实现专业化的档案咨询平台建设首先需要完成档案的信息化处理,将传统的纸质档案转化为数字化档案,并将相关的数字化档案资源存储到网络中。其次,需要采用数字证书等技术对用户的身份进行确认,允许用户根据自己的身份进行相关档案的查阅。最后,还需要实现不同平台之间的资源共享,从而确保用户可以获得更多的档案资源。在信息时代,档案作为一种珍贵的信息资源对于社会的发展具有非常重要的意义,但是从总体上来说我国目前阶段的档案管理对于知识服务的意识不强,效率不高,从而严重影响了档案知识服务的效率。基于此,笔者结合自身的工作经验,探究了加强档案知识服务的基本措施,希望能对现阶段我国的档案管理有所启发。

参考文献:

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作者:安安 单位:海南省海口市环境信息和宣教管理中心

 

  发布时间:2017/9/6 17:22:49  阅读人次