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信息化下文书档案管理工作创新研究

发布时间:2020/9/1 14:52:18   阅读:

摘要:在现代信息技术快速发展的背景下,信息技术逐步渗透到了人们的日常工作中。在信息化背景下创新文书档案管理策略,能够有效提升文书档案管理水平,强化文书档案资料的利用率。本文论述了信息化背景下文书档案管理存在的问题,并提出信息化背景下文书档案管理工作的创新策略,以期提升文书档案管理的实效性。

关键词:信息化;文书档案;创新策略

文书档案资料主要指的是机关、事业单位、社会团体在日常管理过程中形成的具有保存价值的文件资料,主要形式有命令、布告、指示、信函、通知、批复、会议记录、工作计划等。在现代信息化技术快速发展的背景下,通过创新文书档案管理策略,能够有效提升文书档案资料的查询效率和查询利用的便捷性,充分发挥文书档案的作用[1]。

一、信息化背景下文书档案管理存在的问题

(一)对文书档案管理信息化认识不到位,制约了文书档案管理效率的提升。在信息化背景下文书档案管理的过程中,由于工作人员的知识结构不合理,年龄偏大,已经习惯了使用传统的管理方法,管理理念陈旧,所以对文书档案管理的信息化认识不到位,片面地认为文书档案信息化建设就是采用计算机来管理文书档案资料,始终采用传统的文书档案管理方法,在一定程度上制约了文书档案管理效率的提升。

(二)文书档案管理流程繁琐,信息化应用效率低。虽然部分事业单位在文书档案管理的过程中采用了信息化管理技术,但由于从公文处理到形成文书档案工作流程繁琐,所以文书档案的信息化建设水平依然不高。其中,文书档案是办理完毕的公文按一定规则和标准整理后产生的,不同性质的单位,甚至相同性质的不同单位公文处理流程不尽相同,有的采用集中式,有的采用分工式,单位人员多少、业务量大小、管理层级设置等都会影响到公文处理流程,还有相当数量的公文因为特殊情况是不按规定流程处理的,传统的人工处理具有很大的灵活性,而信息化处理是原预设的程序处理,不能变通,或者只能有限地修改流程,从而影响了信息化应用[2]。

(三)文书档案资料信息化建设存在安全性问题。在文书档案管理的过程中,保证文书档案资料的安全性是非常重要的工作。但在信息化背景下的文书档案管理过程中,保密性是信息化系统必须从底层要考虑的问题,要从硬件、软件和使用人员的管理三方面来解决。档案信息化管理平台,需要将文书档案资料直接上传到服务器或云端,这样文书档案管理人员便能方便地借助互联网平台从数据服务器下载资料,让数据资料解包,但也存在着一定的风险,可能会导致防火墙外的数据在受到攻击之后被篡改,从而严重威胁文书档案资料的安全性。

二、信息化背景下的文书档案管理工作创新策略

(一)创新文书档案管理理念,深化对文书档案管理工作的认识。为了保证信息化在文书档案管理工作中顺利应用,首先需要创新文书档案的管理理念,充分认识到文书档案信息化管理的重要性。信息化越来越普及的今天,人们获取信息的快捷性、高效性需求越来越迫切,传统的人工管理已不能适应时代发展和社会活动的需要,作为文书档案管理人员必须提高思想认识,坚持以长远的目标来看待文书档案管理工作,积极创新文书档案管理策略,以此达到强化事业单位文书档案管理效率的目的[3]。只有将文书档案管理工作作为事业单位日常管理的重要组成部分,坚持以先进的思想为指引,这样才能够让事业单位文书档案管理信息化工作更加顺利地进行。

(二)大力开发文书档案管理信息系统,强化文书档案管理效率。首先,在信息化背景下的文书档案管理过程中,应该在信息系统中合理地设计档案资源管理模块,具体涉及到档案数据库、档案资料库、保管期模块和文档模块等内容。同时,在信息化文书档案管理过程中,还需要充分发挥信息系统的采集功能、存储功能、资源分类功能、信息统计功能、档案资料查询功能,全面简化文书档案信息化管理的操作程序,以此提升文书档案的管理服务水平。此外,文书档案管理人员还应在借助信息系统进行管理的过程中充分发挥信息系统的预览、打印和传递功能,切实保证文书档案资料的完整性和真实性,全面提升事业单位文书档案的管理效率。其次,通过增加文书档案信息化系统的编号查询和关键词查询功能,并合理设置文书档案资料的来源、文书档案内容、录入时间和使用方向的标签,增添信息查询功能。同时,还需要针对不同类型的文书档案资源设置不同的档案代码,让文书档案的代码与信息文本内容更好地对接起来,这样才能够为事业单位工作人员查询文书档案资料提供便利的条件。最后,事业单位文书档案管理人员应该根据实际情况选取现代化的信息系统开发平台,充分突显出文书档案管理系统的可操作性,增加可视化设计功能。同时,还需要保证文书档案管理信息系统的调查、分析和转换工作的顺利开展,深入进行文书档案资料开发,从而有效提升事业单位文书档案的信息化建设水平[4]。

(三)优化文书档案信息安全管理,提高档案信息保密性能。首先,在信息化背景下的文书档案管理工作中,文书档案管理人员应该准确把握管理权限与使用权限的关系,合理构建良好的分级管理机制,建立事业单位文书档案资源管理网。同时,还需要针对事业单位工作人员的岗位要求,合理设置查阅文书档案管理的权限,适当向事业单位的普通员工增加文书档案资料的阅读权,不能够重新设置文书档案资料的调取、调整和增删权限,以此保证事业单位文书档案资料的完整性和真实性。其次,建立完善的事业单位文书档案资料管理的保密制度,以便能够对文书档案管理人员的行为产生一定的约束。同时,还要合理制定授权许可的借阅制度,这样只有拥有文书档案管理资料阅读权限的人才能够使用调阅文书档案资料,切实增强文书档案资料的保密性。

(四)强化文书档案资料管理监督,以此保证文书档案资料的管理效率。为了在信息化背景下提升文书档案资料的管理效率,首先要做好文书档案资料的信息化监督工作,全面管控文书档案资料管理的各个环节,让文书档案资料的管理水平得到有效保证。其中,通过在事业单位文书档案管理部门设立信息化管理监督小组,并由监督小组定期对文书档案信息化管理的各个环节进行监督。一旦在事业单位文书档案的信息化管理过程中出现问题,便可以立即上报给相应的管理人员,并由事业单位管理人员组织召开文书档案资料的信息化管理技术分析,及时解决问题,消除隐患,这样便能够让事业单位文书档案资料的管理效率真正得到提升。同时,作为文书档案资料的信息化管理人员,应该严格执行信息化管理和档案管理制度,执行国家档案局电子档案有关标准,适时对信息化操作人员和档案管理人员、业务人员进行技术培训,不断优化信息化管理系统,从而为文书档案资料管理工作保驾护航。总之,文书档案资料管理工作对事业单位发展具有非常重要的意义。通过创新信息化背景下的文书档案资料管理策略,加强文书档案资料管理人员的思想认识,引进先进的文书档案资料管理技术,切实保证文书档案资料安全,以便为事业单位的日常工作和发展提供准确、真实的参考资料。

参考文献:

[1]张慧.浅谈信息时代办公室档案管理工作的改革与创新[J].办公室业务,2019(16):56-57.

[2]顾兴菊.强化医疗档案信息化管理促进医院快速发展研讨[J].全科口腔医学电子杂志,2019(35):14.

[3]付菁燕.探究档案信息化在工程档案管理中的现状及实施措施[J].陕西档案,2019(2):24-25.

[4]张晓丽.网络环境下档案信息化管理与服务机制的创新[J].城建档案,2019(5):37-38.

作者:刘敏 单位:陕西省宝鸡峡引渭灌溉中心

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