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大型企业档案管理水平提升点探讨

发布时间:2020/9/1 14:49:34   阅读:

摘要:以上海烟草集团有限责任公司为案例,阐述其当前企业档案管理的现状。在此基础上,指出大型企业档案管理工作中存在的不足以及需要改进的地方,并针对性地对档案管理的相关优化策略进行了探索,以期进一步提升新时代背景下大型企业的档案管理水平。

关键词:大型企业;档案管理;优化策略;信息化

近年来,随着我国经济和政治体制改革的不断深入,大型企业集团也在不断壮大发展,这给档案管理的方式、方法带来了新的需求与挑战。如何使落后的档案管理模式以适应新时代发展的要求,从而提升档案管理水平,是当前大型企业档案管理工作者迫切需要解决的问题[1-3]。

1案例公司档案概况

上海烟草集团有限责任公司(下简称集团公司)现拥有14间档案库房与1间档案调阅室,存放着超过11万卷(件)档案。随着档案工作的不断深入与发展,集团公司每年档案的增量都维持在一定的水平。

2公司档案管理现状

2.1规章制度覆盖率存在不足

档案工作的规章制度一般包括工作规章、管理制度、业务规范三大方面。集团公司在档案制度标准建设方面起步较早,覆盖范围较广,建立了一系列制度标准。但随着当下社会改革的不断深化和创新,档案管理的工作内容不断增加,档案管理的工作要求也不断提高,集团公司现有的制度规章仍存在管理盲区,其覆盖率有待进一步提升。

2.2整体管理水平有待提升

多年来,集团公司档案组通过行业档案工作指导、行业档案达标验收等方式方法,一步步帮助企业下属各单位建立档案管理工作、提升档案管理水平。但由于档案组自身基础工作量大、行业各单位起点不一、办公地点分布较广等原因,行业管理现在只能作为一个阶段性工作开展,无法通过有效手段对下属各单位进行常态化、跟踪式管理。此外,下属各单位的档案工作还存在着管理水平参差不齐、差距较大等问题,如何帮助管理水平靠后的单位尽快提升档案管理水平,这也是目前面临的一大问题。

2.3信息化建设较为迟缓

集团公司现在使用的档案管理软件较为落后,且下属各单位的档案管理软件使用率不到10%。借助目前的软件,集团公司虽然可以达到自身档案信息化管理的目的,但是由于技术架构等方面的原因,此软件的功能无法进一步提升,也无法达到企业全覆盖、统一使用管理的要求。因此,开发上线一款更符合现代档案管理要求、功能更为丰富的档案管理软件势在必行。随着时代、技术的发展,电子阅档由于其便捷性、科学性而逐渐为大众所接受与推崇。但想要实现这一功能,首先要做到实体档案电子化。针对这一情况,集团公司对自身已有档案进行了梳理和分析,对可电子化的档案进行了排摸。经过几年的努力与探索,文书档案电子化覆盖率已达到70%~80%。但下属各单位档案实体借阅为主要查阅方式,限制了工作效率的提升。

3档案管理的优化策略

3.1与时俱进,不断优化档案制度与标准

随着社会、经济、人们工作方式的不断变化,国家新标准、新规范的出台以及档案行政规范性文件有效期届满修订等工作的开展,档案管理工作也在悄然发生着改变,新知识、新技术、新方法不断涌现,因此,档案管理工作制度也必须适应新形势的要求。企业应时刻关注国家、上级单位出台的各类档案相关政策、制度、标准,及时研究、落实转化,并结合企业实际情况不断健全企业的档案管理体制,在企业发展进程中不断完善自我,从而保证档案管理的目标与企业目标相一致,与企业发展相适应。

3.2“人才强档”,着力加强队伍建设与培训

伴随着国家经济社会的快速发展,各行各业对档案专业人才的需求也不断变化,主要表现为对高层次、综合性、复合型人才需求日益增长。对档案管理人员的需求不能仅满足于具有专业基础知识和方法,更加需要能够解决实际工作问题,这部分人需要具有创造性思维,能够独立、自主地发现问题、分析问题、解决问题,提出新的思路与观点。因此,要坚持以“人才强档”战略为指导,进一步加强档案教育培训与交流工作,学习引进新思路、新方法,提升档案人才培养力度,打通档案人员成长途径,解放思想、开阔视野、创新理念,着力建设一支高素质的档案人才队伍。

3.3信息升级,尽快推进集团档案管理平台上线运行

随着电子档案数量的日益增多,集团档案网络化、资源共享化的模式是未来档案发展的必由之路,升级优化档案管理软件迫在眉睫。开发、使用满足现代化使用需要的档案管理系统,不仅可使集团各公司基于同一个档案信息化平台进行档案资料的整理、录入及借阅利用,而且能达到操作简捷、查阅快速、数据共享、存用安全和免安装维护的效果,从而在档案管理信息化建设过程中,实现纸质档案数字化以及电子档案的规范存储管理。通过各类网络实现档案的在线查询利用,还能实现以下三方面效益:1)节省时间和人力。集团公司下属各单位现档案管理人员除档案管理外,还承担着其他工作职责。同时,多数单位对于档案的整理主要依靠手工收集、整编、管理及提供利用,工作量大,效率不高。而使用档案管理软件后,档案管理更多体现的是自动化、实时化、网络化,可以为日常档案工作有效地节省出一部分工作时间和人力。2)提高公司各部门档案利用的效率。纸质的实体不能形成信息网络,这给档案管理、统计及对外交流等带来了很大的不便,大大降低了工作效率。而档案信息化的建立可以使立档单位形成一个完整的档案信息化网络。档案管理实现信息化后,档案的查阅、借阅、浏览均可以在内部网络上完成,减少了不必要的事务性工作,从而提高员工的工作效率。而实体档案、纸质档案等的使用,也可以在内部网络实现先申请、再调档的流程,经过严格的审批流程控制,避免反复申请、核实,无目的性查阅等无效操作。3)降低企业重要资产管控的风险。通过档案信息化建设,将各类档案资料纳入科学管理体系,通过合理的查阅授权、使用控制,明确借阅责任人和查阅范围,降低档案实体外借可能导致的丢失、损坏、外流等种种风险。

3.4依托平台,建立企业各单位档案常态化管理手段

建立统一的档案信息管理平台后,改变了以往集团公司与下属单位档案工作交流的方式,使集团公司与下属各单位间的档案互通成为了可能。依托这个优势,挖掘平台潜力,建立起下属各单位档案常态化管理手段,保证档案工作持续推进提升,成为了行业管理的一个新的潜力点。

3.5融会贯通,打通企业档案流转的技术壁垒

随着信息化的不断发展、电子信息技术的不断进步,企业各个业务系统的运行必然会产生各类具有价值的档案材料。在实际工作中,特别是审计、规范等环节,采购环节所产生的采购材料、财务系统所产生的财务材料等档案材料具有非常高的利用频率与利用价值,但往往因为系统开发的独立性,此类系统在企业内很少与档案系统进行互通,造成了后期许多人力、物力的重复及浪费。因此,在档案信息系统建立后,档案管理人员还应结合实际,不断升级优化档案系统,打通企业内部电子档案流转的技术壁垒,真正有效地从源头上收集、规范、归档企业档案,形成良性流转机制。

4结语

随着时代进步,企业发展,大型企业的档案管理工作也面临着新的困难与挑战,一些旧有的管理模式已无法适应新形势下的要求。因此,探索新时代背景下大型多地化办公企业的档案管理方式就显得尤为重要。本文主要从制度建设、人才培养以及信息化平台建立等方面出发,探索并提出了大型企业提升档案管理水平的相关优化策略,可为类似的大型集团公司档案管理工作提供一些参考思路。

参考文献

[1]上海市档案局.档案管理理论与实务[M].上海:上海教育出版社,2016.

[2]杨红.档案管理[M].上海:上海社会科学院出版社,2010.

[3]范立荣.档案管理基础[M].北京:中国人民大学出版社,2013.

作者:陈嘉慎 单位:上海烟草集团有限责任公司

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