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人事档案管理工作研究

一、传统人事档案管理中存在的问题

(一)人事档案材料重结论,轻事实

造成档案材料不能完整体现员工的能力与技术水平人事档案一直存在重视结论性材料,缺少员工成长性能力、技术特长与业绩材料,这种人事档案不能为选人、用人提供参考,进而影响到员工的正常晋升与轮换,挫伤了员工的创新热情,失去了真正意义的参考价值。随着人力资源管理信息化的推进与深入,人力资源管理专业中的绩效管理、人才开发管理工作进一步提升,对档案管理工作提出了更多的要求。员工个人档案中没有年度绩效考核材料,没有重要的培训材料及员工业绩论文材料,缺乏翔实的岗位变更材料,这些材料的不完整对人力资源管理工作存在较大的影响。如供电企业的职称申报已实现网上报名及网上审核,在网上审核时,对员工的资历材料好审核,但对员工的成果、业绩、贡献较难审核与评价,完全依据的是员工自己提交的部分材料,真实性的审核难度加强,明显暴露出组织保管的人事档案材料不能完整体现员工的能力与业绩。中层干部的档案内无分管工作的业务记录,档案不能为用人选人提供足够的依据。

(二)人事纸质档案与现存的电子档案不匹配

在人力资源管理工作中大部分业务已在ERP系统与人力资源管控系统运作。软件系统在一定程度上帮助人力资源管理工作者处理人事信息及档案资料,但是在实际中,常存在电子档案与纸质档案不相符的情况发生。比如,纸质档案资料而电子档案管理还没有及时更新,或是电子档案存在,而缺乏相应的纸质档案。

(三)档案管理缺少计算机处理支撑

人事档案工作信息管理基本没有形成完整的全面的系统。唯一使用计算机管理的就是人事档案目录管理系统,此系统只能实现材料的目录统计,目录对应的原始材料无法查阅。现有的人力资源管控系统与ERP信息系统记录的是员工完整的人事信息,却没有人事电子档案扫描件。ERP系统没有建立员工的人事档案原始材料,造成关键时期还是需查阅纸质案原始件。

(四)人事档案的利用率低

领导及员工对档案工作认识严重不足目前人事档案的利用主要表现在以下方面:退休手续的办理、调动调档查阅两个方面,档案利用率极低,企业内部的档案利用与选人用人基本搭不上关系。这就造成领导与员工的对档案的知晓程度低,重视程度更低。由于领导及员工重视程度低,同时又造成别的问题。近两年,随地方电力企业的改制工作加快,在档案的接管工作中,存在着一些普遍问题。一是档案材料不完整,长期不收集案材料,大部分员工基本信息都不准确;二档案材料档案长期不整理,档案杂乱无章;三是地方人事档案管理部门人手不够,要尽到档案管理工作的职责有难度,只能保证档案在,起到保管员作用,保证退休有依据就行了。这些问题的形成与企业内部对档案工作的重视程度息息相关。

二、改进人事档案管理工作的措施

(一)改变人事档案的分类管理

根据供电企业的现状,人事档案采用岗位分类。随国网对岗位管理工作的加强,供电企业的所有岗位按性质分为核心、常规、一般、辅助四类。建议人事档案按岗位性质分类,即按员工从事岗位的重要性来分类。可分类为本层级公司负责人、部门负责人、其它核心岗位人员、常规岗位人员、一般岗位人员、辅助岗位人员。按岗位层级管理人事档案更有利于企业的人力资源管理。

(二)规范人事档案材料入档尺寸

档案材料入档尺寸采用“新人新办法,老人老办法”。对于依据传统标准执行且已经入档的档案材料,仍按老标准尺寸整理。从2012年7月起,新员工的档案按照新标准的A4规范标准整理归档。

(三)加强收集人事档案动态性变化材料

加强收集有目的、有重点、有计划地采集整理企业所需要的档案资源,及时、准确、高效地提供给企业。为便于企业对任用,调岗,人事档案需及时准确的提供员工的基本信息、能力、业绩材料,建议补充员工的个人的基本信息材料、绩效考核材料、培训材料、重大业绩材料。一是基本信息材料:员工的身份证复印件材料、员工的职业资格证书复印件、专业技术资格证书复印件,毕业证书复印件、教育部电子学历证书备案表。二是能动态反映员工能力与绩效的材料:员工的年度绩效考核结果、年度的积分统计、员工的各级科技活动、创新成果等。三是员工提升个人能力的材料:员工发表的重要论文、员工参加的重要专业培训、员工参加重要考试的成绩,能级考核结果等。为何要收集员工证书的扫描件或复印件,原因是国网实行“四化”管理后,员工在ERP信息系统中对员工的证书记录的身份信息、证书号等信息要登记录入系统,只有在档案内存放了员工的证书复印件,才能保证对员工的信息的及时录入与核实。

(四)加强纸质档案与电子档案同时进行管理

供电企业中人力资源管理过程采用了人力资源管控与ERP系统进行人员信息收集,因此,纸质档案与电子档案需要同时进行管理,并按照相应的流程管理制度进行操作与运行。完善ERP信息系统内人事信息调整的流程管理。电子档案与纸质档案实行同步管理,应具备健全的制度与操作流程,并严格按照有关要求操作。纸质档案与ERP信息系统维护要严格一致。档案信息收集有助于相关档案内容完善,并保持档案内容及时更新。ERP系统可对档案基础信息进行多种多样分析与处理,便于人力资源管理工作的数据处理。日常工作中,应做到及时ERP系统信息维护,保证人事档案材料与ERP信息系统材料准确一致。

(五)ERP信息系统内建立员工人事档案电子版的原始材料

供电企业人力资源管控系统与ERP信息系统同时运行,人力资源管控系统通过ERP信息系统定时进行数据更新。在ERP系统中,员工的所有基本信息的变更都按照上级的流程从员工所属单位专业人员提出申请(附有变更材料的有效证据及电子版档案材料)→上报市级专业部门审核→上报省公司专业部门审核→审核同意后变更员工基本信息。在ERP信息系统的人力资源专业业务运行过程中,已收集到大量的员工电子版的归档材料,如学历证书扫描件、学历电子注册备案表、职业资格证书扫描件、身份证扫描件,还有部分学历档案。根据现有条件,文书档案信息系统已经做到了所有数据电子化,如对ERP进一步开发,在ERP内建立完整的人事档案电子版数据是可行的,这将记录性质的员工信息与员工的人事档案材料完全对应,将对人事档案管理工作是跨跃式的进步。

(六)宣传人事档案工作的重要性

随着人力资源管理走向法制化与制度化,人事档案对人力资源开发与利用的作用越来越大。人事档案只有做到通过审阅档案记录,能发现哪些候选人现在所从事的工作是低于他们所具有的知识水平和能力水平的,可以发现哪些人具有发展潜力,人才需要哪些方面的培训;可以发现哪些人已经具备了从事空缺职位的能力与背景。建立人才技能库,当某一部门有空缺时,即将接受过该部门技能培训或者具这种能力的人都列出来,然后由人事部门直接与这些人对接,征求他们对该部门的意见和建议,并适时选出恰当的人选。在提高人事档案在企业内部的利用率的同时,加强对企业领导与员工人事档案重要性的宣传,灌输人事档案材料与ERP信息系统材料一致的意识,最终实现ERP信息系统与人事档案数据电子化,将是人力资源管理工作的又一重大提升。

三、结束语

人事档案管理工作要与时俱进,改变过去传统的观念,适应企业的发展与改革,真正起到人才的开发与利用的作用。

作者:王洪单位:国网湖南省电力公司怀化供电分公司

 

  发布时间:2014/1/21 16:08:51  阅读人次