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探究制度改革对其档案管理的影响

一、人事档案管理制度随时代发展所表现出的新的特征

随着市场经济制度的不断深入和发展,企事业单位对人事制度改革不断得到深入,在此种情况下,计划经济体制下人事档案制度的地位正在逐渐弱化,其价值正在不断被弱化。

(一)国有企业员工可以“无档生存”

随着《劳动法》的颁布和实施,加之国有企业的人事改革,使得企业破除过去那种终身聘任制度,企业破产、员工下岗之后,使得员工对企业是依附不复存在,从而使得员工不得不为生计而自谋生路,没有人事档案的存在对于这些下岗工人来说影响已没有过去那般强烈。

(二)个人可以根据自身意愿“无档择业”

随着市场经济的发展,对各类人才的需求蓬勃发展,在此种情况下,新的用人机制也得以出现,企业在聘任员工时更加注重其自身素质,与员工采取合同的形式建立起契约关系,而不是过去那种附庸的人事档案制度,而这也促进了社会人才的流动,对人的束缚相对减少。

(三)人事档案制度自身存在着诸多不足

由于人事档案不经过个人之手,而是由个人成长轨迹的点点滴滴所组成。同时由于缺乏必要的监督措施,使得人事档案弄虚作假的事情频繁发生,经由人情关系各种“水分”材料会被写进人事档案当中,同时各种空洞评语的出现,使得人事档案有效信息较低,同时由于明确人事档案管理机构,使得存在多头管理现象,很多部门都在擅自管理着人事档案,而有些机构不惜出卖个人人事档案来谋取利益,此种情况的出现就是由其管理制度缺陷所造成的。同时现在社会已出现不少“弃档”现象,而这一现象的出现表明已经有一部分人不在受人事档案的制约,由于社会的发展,使得失去人事档案之后仍然可以很好的生活,此种情况表明,现行的人事档案管理制度已到了必须改革的时候。

二、人事档案管理制度存在的问题

(一)人事档案本身信息量较少

无法反应个人的有效信息由于历史原因,人事档案比较注重个人的政治行为,对其政治历史、组织鉴定、社会关系等内容收集的较为详实,而对于其现实情况的业绩却缺乏足够的收纳,对诚信、学术成果、个人业绩等方面资料不够详实,使得人事档案无法反应一个人的全貌,部分使用者无法得到有效的信息,满足不了市场经济制度下对相关领域人才的需求,造成了人事档案的利用率较低。

(二)制度不健全

相关法律互相冲突人事档案制度规定,任何人不得查阅或是借阅自己或是直系亲属的档案,而这本身就侵犯了公民的知情权,违背了宪法公民享有知情权的权利。而现行法律对于封闭式的人事档案管理并没有明确的处理办法,使得其与现行民主制度相悖,亟需健全相关制度。

(三)服务意识较差

缺乏进取精神由于涉及的档案工作十分巨大,各级档案管理水平存在差距,使得档案管理条件参差不齐,防盗、防潮、防火等措施不够完善,使得其管理保存环境存在巨大的隐患,同时人事档案管理手段较为落后,步入信息时代,为了有效提高工作效率,促进信息交流,各项工作都开展了信息化管理,但是人事档案还没有实现统一的标准化信息管理,使得信息无法共享。同时由于人事档案管理人员专业素质不过关,加之工作量较大,本着“看好门、不丢失”的原则,对于利用者的请求常常以保密为由予以拒绝,缺乏足够的热情,往往处于被动的接受档案,而档案信息的利用效果取决于档案服务人员的态度,由于其缺乏足够的热情和拓取精神,使得人事档案管理工作处于消极怠工状况。

(四)传统的人事档案管理制度制约了员工的正常流动

过去诸如事业单位等部门都聚集了大量的高素质、高水平的人才,而这些人才对于这些单位来说都是非常宝贵的。因为学习、工作兴趣等缘故这些人要进行工作调动时,由于单位害怕流失人才,而以人事档案进行“卡脖”,从而达到限制其流动之目的,而这种情况的出现,一方面制约了社会人才的合理流动和优化配置,同时也不利于这些优质人才的更好发展。同时由于缺乏科学合理的评价体系,单位对人才工作进行评定时,往往依据其人事档案中记录的内容,而忽视了其真实业绩能力、知识水平、和贡献大小,使得员工遭受不公平待遇,而此种模式的出现打消了许多有抱负人才的工作热情,不利于人才能力的正常发挥。

(五)处于社会转型期,造成人员管理制度混乱

随着社会对人才的重视程度,许多单位都予以优惠政策来吸引人才的加盟。对于一些高层次的人才,许多原单位不愿意放人,而采取截留人事档案的办法来限制人才的流动。而这些急于引进优质人才的单位采取三不要政策,即“不要迁移户口、不要人事档案、不要调出手续”的办法来吸引人才的加盟。造成了许多高端人才的“弃档”现象,而这也为人才市场的管理留下了隐患。这些现象的出现,在一定程度上扰乱了人才市场和滋生了许多欺诈行为,许多人员在与原单位合同未到期时就擅自终止合同,一走了之,而许多工作都没有得到正常的交接,给原单位的正常工作带来一定的影响,同时有些人为了获得更好的机会,不惜以出卖原单位的商业机密来获得机会,而这些行为的出现都是由于人事档案制度不健全所造成的。

三、人事档案管理的改革措施

针对传统人事档案管理制度存在的种种弊端,社会各方都在寻求各种办法来对其进行解决。一种理念是建立公开的人事档案社会化公开管理制度,将个人转变为社会人,人事档案与户籍制度、人事代理制度协调进行,由社会机构统一协调管理以便于解决其中存在的各类问题。另一方面则是要从社会外部得到解决,提出科学合理的人事制度改革,唯有将这两部分有机的结合起来,前者形成人事档案管理改革的基础,后者作为其前进的动力,形成良性循环的人事管理制度。

(一)消除人事档案对人制约限制的作用

现行的人事制度普遍实施的是合同契约关系,传统的以人事档案为束缚的模式已然无法适应时代发展的需求,因此唯有发挥市场几株对人才的优化配置,减少过去用人制度的终身聘任制,打破社会身份阶级观念,让员工自主择业,形成一种高效灵活的用人机制。而在2003年颁布的《印发<事业单位试行人员聘用制度有关问题的解释>的通知》的相关规定,对单位和员工之间的约束力进一步减少,在互相自愿的情况下,双方可以解除聘约关系,人事档案对员工的束缚力进一步降低。

(二)破除过去“身份”分类

传统的人事档案对个人身份有着明确的划分,个人随着“身份”不同享受着不同的待遇。因此有必要破除这种不公平的分类,使得人事档案管理适应于岗位的需求。

(三)完善人事档案信息

随着社会的进步,社会对人事档案信息的公开的要求越发强烈,此种情况下,应根据时代发展的要求,努力及时收集个人的人事档案信息,做到真实、准确,避免信息老化,以便于完整、真实、有效的反映个人的全貌。

(四)成立专门的人事档案管理机构

由于现代社会人员流动频发,传统的由单位来保存人事档案已无法满足现实的需求,此种情况下,可以考虑成立专门的人事档案管理机构,由社会中介机构负责管理人事档案,同时配置以相应的监督机制,以便于明确个人人事档案由谁管理这一难题。五、结语人事制度改革涉及到众多部门,是一项纷繁复杂的系统工程,而首当其冲的则是人事档案管理制度的改革,虽然过程并不是一帆风顺,这这毕竟迈出了重要的一步,其中的弊端也在逐步被修正和完善,相信假以时日人事制度改革必然能够深入发展,为社会人才优化配置扫除障碍。

作者:刘萌萌单位:秦皇岛市广播电视台

 

  发布时间:2014/1/18 10:39:49  阅读人次