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管窥企业档案管理信息化构建

一、企业档案管理现状分析

企业档案管理所包括的内容十分繁琐,形式多样,传统的档案管理方法效率低,效果不佳,而且十分耗费人力、物力。由此可见,传统意义上的档案管理存在很大的缺陷,例如,档案数量的巨大造成了档案占地面积大的问题,使得档案空间问题突出,所存储的文件也容易出现受损的情况。其次,在大多数企业的档案管理中,很多企业管理者缺乏对档案管理的足够重视,甚至对企业档案管理存在片面认识,在档案管理的投入上也不高,导致企业的档案管理较为落后。另外,也有部分企业把档案管理工作想象的过于简单,认为所谓的企业档案管理不过是简单的对资料进行收集和整理等,认为档案管理对企业的经济效益没有明显的作用,进而造成了企业管理者对档案管理工作的长期疏忽。

二、信息化档案管理的特点

(一)实现了管理一体化的模式

传统的企业档案管理基本上是相应的部门将公文进行整理、分类、归档;相关的业务部门对日常经营活动的产品、技术、合同等资料进行归档整理。信息化是企业档案管理中的一个自动化系统,不仅可以将企业的文书,部门的基本文档等相关内容有机结合在一起,还能做到档案归档和管理的同步进行,并将文书和业务部门形成不同的形式,实现不同内容的文件分门别类的归入各自的档案数据中,从而实现了文件、档案管理的一体化。档案自动化管理系统,实现了公文和业务文件的整理与归档,并达到了一次性完成的效果,这样就有效避免了重复性劳动的发生,并且大大提高了工作效率;在信息化管理下,档案管理人员不必再进行归档文件目录的输入和图像扫描等工作,大大节省了人力和时间,让档案管理人员在工作中有更多的精力投入到重点工作中来。

(二)实现了档案文件的存储与检索

应用档案管理的自动化系统,实现了企业各部门可以随时将形成的相关文件以电子的方式存储到服务器上,也可以将原有的档案原件扫描并存储到服务器上,只要通过身份验证,相关人员就可以通过企业的局域网和终端来浏览所需要的档案信息,实现信息化的档案管理,从而为企业的生产经营提供优质的服务。

(三)实现了档案业务管理的自动化

在企业档案的业务管理中,主要包括统计、鉴定、销毁、借阅等工作,这些都要求相关的档案管理人员定期或不定期的来进行编辑和统计;同时,还要对信息化档案管理的技术文件进行分析处理,为企业的管理和决策提供准确的参考依据。在信息化档案管理中,可以随时随地的进行各种数据的统计和分析,进行各种借阅登记,提醒等,从而使企业的相关工作者可以随时通过电脑获得所需要的资料和数据。由此可见,建立企业档案信息化管理,就是要抓好档案管理软件的技术和应用水平,充分发挥信息技术的作用,保证企业档案中的信息交换,实现企业档案信息资源共享,为企业档案信息平台建设创造良好条件。因此,企业应该制定相应的策略,保障企业档案资源的原始性、安全性、可靠性。

三、企业档案管理信息化建设的对策

企业档案管理信息化是市场经济条件下企业得以发展和进步的必然结果,也是企业提高自身管理水平的重要措施。针对企业档案管理信息化建设,给出以下几点建议。

(一)建立健全企业档案管理制度

企业档案的信息化管理,首先应该具备健全的档案管理制度,明确各部门的职责,这是实现档案信息化管理的基础和前提,同时也是为企业提供更高服务的前提条件。因此,在建立现代化的档案信息化管理制度时,要特别对自动化的管理制度进行制定,用完善的制度来规范企业档案自动化的管理。

(二)充分改善软硬件设施设备

要想加快企业档案信息化建设,就必须配置与档案管理信息化相适应的软硬件设施,加快信息化建设的步伐。一方面,要在内部积极开发适合本部门、本行业的专用档案管理软件,例如,企业档案信息化管理的计算机软硬件和各类辅助设备等;又如,各种通信网络,局域网等软硬件设备等,以及可操作性高、安全性好的信息系统,实现数据库的管理。

(三)加快企业档案信息化管理人才的培养

企业档案信息化管理滞后的一个重要原因就是档案信息化管理人才的缺乏。档案信息化管理不仅需要大量的信息处理、分析与研究,还急需相关的数据生产与维护人员,计算机软件、硬件人才等,因此,这就对企业档案信息化管理人才提出了更高的要求。单一的档案管理人才已经不能满足企业档案管理的需求,企业在进行档案管理的同时,还应该积极建立起具有较高档案业务素质,又具备较高信息资源综合分析能力的人才,能够熟练掌握计算机管理操作系统,以最快的速度向企业用户传递最高水平的档案信息。

(四)提高企业档案管理水平

企业档案管理方式要跟上现代化的发展需求,通过现代化的设备、技术等进行广泛应用,同时,对档案管理的方式进行必要的改革。传统的纸质档案管理主要是基于手工操作的基础,而信息化的电子档案、声像等管理,就必须依赖于计算机技术、网络技术、声像技术等。应用信息化、现代化手段进行企业的档案管理,通过信息化管理的要求,对先进设备、新技术操作等给与足够的重视,调整机构设置,最大的发挥信息化的作用。同时,企业档案管理部门应该积极跟进时代发展的潮流,适应社会发展需要,积极引进先进的科学技术和新方法,提高档案管理水平,从而实现档案管理的现代化和信息化。

五、结束语

随着经济全球化不断向前发展,档案资源共享程度越来越高,在企业管理中积极发挥档案管理信息化的作用,必将为企业创造更大的经济效益和社会效益,同时,也为推进我国档案事业的新发展作出贡献。

作者:张瑞芳单位:神华神东煤炭集团公司档案室

 

  发布时间:2014/1/18 10:52:54  阅读人次