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人力资源和社会保障局档案管理措施

发布时间:2020/5/10 10:06:38   阅读:

摘要】基于推动人力资源和社会保障局更好发展的目的,围绕个人档案管理问题,做了简单的论述,提出了管理策略,共享给相关人员参考。目前来说,人社局档案管理方面,存在着信息化建设进程慢、档案管理的标准化和规范化不强等问题,需要加以改进和优化,进而获得更高的管理效益。

关键词】人力资源和社会保障局;个人档案;档案管理

从人社局发展的角度来说,个人档案管理作为重要内容,起到着关键作用,因此提高个人档案管理的效率,具有紧迫性。新时期,开展个人档案管理工作,要注重结合形势变化,基于个人档案管理需求,引入信息化技术,加大规范化和标准化建设力度,全面提高管理的水平。

一、人力资源和社会保障局个人档案管理优化的意义

基于管理工作内容来说,主要涉及个人档案收集和保管以及统计。新时期,此项工作和社会各个层次人力资源合理化统筹管理的关系更加紧密,影响着社会群众失去劳动力后的生活保障,关系着和谐社会的构建,因此不断优化个人档案管理,提高管理工作水平,创造更多的价值,为企事业单位更好地了解不同人才信息,优化人才结构体系,增加市场竞争力,促使社会各个行业领域持续化发展,有着重要的意义。

二、人力资源和社会保障局个人档案管理问题的分析

结合传统档案管理方法应用问题,分析个人档案管理存在的不足,作如下论述:

(一)组卷繁琐。传统的管理模式下,采取的是按卷档案管理方式,进行文件归档管理。虽然能够保证文件材料的紧密关联性,保管和使用率效果较好,不过组卷繁琐,按照各类特性进行组卷的非确定因素很多。实施组卷操作,受到个人因素的影响,对组卷标准的认定有所差异,加之操作水平不同,使得立卷差异较大。

(二)案卷标题复杂。从细节的角度来说,案卷标题比较复杂。究其原因,操作人员不同,设定的标题也就不同,即使相同人员不同时期设定的标题也不同,随着个人能力水平的提升,以及认识程度的增加,对于标题的拟定考虑因素也会增多,由于缺少统一的标准,使得案卷标题具有复杂性特点。

(三)人工效率低下。在归档管理工作方面,采取的是人力手工处理方式,处理工作量很大,人工效率低下,所需的各类资源较多。例如,立卷操作时需要通过有关文件,进行相应的归并和装订以及标题拟定等,受到个人因素不确定性的影响,难以实现统一操作或达到设定的标准。

(四)档案利用率低下。目前来说,个人档案管理方面突出的问题为档案资源利用率低下。究其原因,时空限制较大,使得档案管理工作难以高效落实。例如,档案涉及的文件很多,使用者调取某个文件时,需要随同调取其他合并文件,文件携带保存不便,极易造成信息泄露,保密性较差。除此之外,档案载体为纸张,阅读和复制操作不便,影响着档案的利用率。对于此情况,需要加大档案管理信息化建设力度,全面提高档案管理的水平,推动人社局的持续化发展。

三、人力资源和社会保障局个人档案管理策略的总结

(一)改进档案管理制度。基于个人档案管理规范化和标准化建设的目标,对当前存在的问题,要注重改进档案管理制度,全面提高档案管理工作的科学化和合理化水平。在具体实践中,积极开展档案工作机构以及工作制度的建立健全。通过成立专门的个人档案管理工作小组,明晰岗位工作职责和内容,积极主动接受上级相关部门的管理和监督、检查与指导。将个人档案管理制度落实到工作实际,做好个人档案管理工作的考核,根据考核结果实施奖惩,进而调动工作人员的积极性,使其能够积极参与个人档案管理,落实各项管理工作,比如组卷和归档等,提高管理水平,创造更多的价值。

(二)加大个人档案管理队伍的建设。目前来说,个人档案管理工作量不断增加,对人力资源的需求持续增多,为了更好地应对管理工作,加大个人档案管理队伍的建设,投入更多的人力资源有着重要的意义。配备具有大专及以上学历的人员,专门负责相应的档案管理工作,同时积极组织档案管理人员重点学习《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》等相关档案法规,提升档案工作人员业务素质和档案工作水平。对在岗的个人档案管理人员,要结合业务要求和需求进行相应的培训,比如个人档案信息化管理的培训,根据信息化管理工作形式和内容,按照对人才的要求,组织开展业务培训,使得管理工作人员经过业务培训后能够高效落实个人档案管理,在岗位上创造更多的价值,全面提高个人档案管理工作的效率和水平。对于档案管理工作人员来说,若想实现个人发展目标,要始终保持学习的态度,不断自我提升,进而更好地参与个人档案管理工作,提高档案资源的利用率,促使人社局持续化发展。

(三)加大硬件设施的投入。随着个人档案管理工作量的增加,以及档案利用需求的增多,产生的档案数量将会不断增多。基于此,为了更好地应对此项工作,加大硬件设施的投入。以某单位为例,不断加大硬件设施的投入力度,实现了档案库房、办公区域以及接待区的清楚划分,促使档案室的格局更加合理化。除此之外,建设了60平方米的标准化档案库房,为档案管理工作的开展,提供了良好的工作环境以及条件。库房内配置了6列专用的档案密集架,并且配套了相应的硬件设备,包括中央空调、灭火器和扫描仪等,为个人档案管理工作的开展,提供了强有力保障,促使管理工作水平和质量得以提升,创造了更多的价值,推动着人社局的发展。

(四)加大个人档案管理信息化建设。无论是从提高个人档案管理的角度来说,还是就提高档案资源利用率层面而言,加大个人档案管理信息化建设,为个人档案管理提供信息技术支持,有着重要的意义。目前来说,很多单位已经着手实施信息化建设,信息技术的应用效果较好,有效提高了个人档案管理工作效率和质量水平。以某单位为例,在信息化建设方面提出配置基础设施,包括数字化档案处理终端和数字化档案管理服务器(1台)、数字化档案存储系统(1套)以及平板扫描仪(6套)等,为个人档案信息化管理工作的开展提供支持。有了信息化技术的支持,很多个人档案管理工作可以实现高效化,减少了人力资源的投入,节约了成本。同时能够减少因为人力因素造成的不确定性,保障了档案信息的质量和利用价值。除此之外,信息化的应用,通过构建数据库的方式,为档案大数据存储和管理提供了保障,打破了档案利用的时空限制,提高了档案资源的利用率,为企事业单位和其他档案使用者提供了便利服务,促使档案资源利用实现最大化。基于人社局人事业务系统以及档案管理电子台账,实现对传统档案业务形式的转变,更好地适应了数据环境下的档案活动发展,促使档案管理水平以及服务效率得以提升,有效满足了社会档案的基本需求,推动个人档案管理信息化建设。

(五)提高档案管理水平。对于上述分析提到的细节问题,要做好相应的优化和提升,全面提高档案管理水平。目前来说,个人档案数量不断增加,促使档案收集和整理等工作量增加,提高档案管理水平,增强此项工作的标准化和规范化,加大制度化管理,有着重要的意义。基于强化服务、不断创新的目标,创新和优化个人档案管理工作方式方法,全面提高管理的水平,创造更多的价值和效益。

四、结束语 

综上所述,新时期人力资源和社会保障局个人档案管理工作的开展,要结合传统管理模式的不足,进行相应的优化和完善。文中结合具体实践,提出了以下策略:改进档案管理制度;加大个人档案管理队伍的建设;加大硬件设施的投入;加大个人档案管理信息化建设;提高档案管理水平等。

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作者:胡娟 单位:山西文水县人社局西城乡劳动保障事务所

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