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“说起来重要,排起来次要,用起来需要,忙起来不要”是现代干部人事档案的真实写照。目前,档案在人们的脑海中已经失去了原来严肃而神秘的印象,“人事档案无用论”正在流行,越来越多的职场新人对档案持有不在乎的态度,“档案”可有可无,一种“无档化”的生存方式正在职场蔓延。随着社会用工制度的变化,相关政策的变迁,现行干部人事档案制度已经失去了往日的严肃性、准确性、唯一性,被越来越多的职场新人视为一种“鸡肋”,造成了计划经济时代的公共政策文本与市场经济时代的公共政策环境在同一时空的条件下,相互震荡,造成了公共行政管理过程中的尴尬。
二、现行干部人事档案下存在的问题
在计划经济转向市场经济的宏观背景下,人事档案已由原来的“香饽饽”变成了今天的“绊脚石”,甚至被称为计划经济体制下的“阑尾”。
1.干部人事档案的管理混乱,干部人事档案本身的缺陷就不断突出,非规范化的操作,致使档案的社会信度和效度大大降低。传统人事档案以控制人和制约人为根本出发点,强调的是“档随人走、人档不分”的封闭式管理,旧式的管理模式中涉及的是个人的思想品质、家庭背景、社会关系等方面的内容较多,涉及工作能力、专业特长方面的内容较少。重学历、轻能力、重历史、轻现实,档案材料收集不全、新材料补充不及时、不能反映个人的真实面貌,涂改和伪造的非法行为有所显现。传统人事档案缺乏行政控制,加深了行政的“随意性”。
2.人事档案下的“制度交易”,使干部人事档案制度进一步扭曲。制度外公私关系促使干部人事档案衍生了某些腐败现象,档案成为了极少数人上升的“阶梯”,为了使档案从原来单位调走,花钱、托关系、走后门,使原来不具备商品价值的东西有了价值。
三、干部人事档案的改革之路
基于以上干部人事档案的问题,应制定合理、具有理性结构的干部人事档案管理模式。
关键词 档案资源 功能 合理利用
中图分类号:G271.2 文献标识码:A
二十一世纪是以知识和信息为特征的新时代,谁拥有知识,谁就可能拥有财富,谁获得了信息,谁就具有获取利益的可能。要使档案学理论实现从“经验科学”到“解释性科学”的过渡,使其具有“科学”所应具有的基本品质,就必须找到整个理论体系得以发展和完善的逻辑起点,否则,档案学就不可能成为一门真正的科学。
要发挥档案作用,首先档案工作者要认识到位。从档案的形成及其发挥的作用来看,档案具有社会性公益型和经济性收益型两种不同类型的属性,它们产生的条件不同,利用的目的不同,利用后产生的效果也不同,将这两种属性有机地结合起来,在组织管理和利用上采取不同的方式、方法,达到最佳效果,才能在新经济时挥档案部门的工作优势。
社会性公益型档案是就服务对象和服务范围而言的,它是立足于国家政权和全社会之上,在宏观范围内起作用。从档案形成过程来看,国家机构的设立、运转、上下左右的纵横联系,都有记录产生,经过收集、整理、归档、建档,形成文书档案、科技档案、人事档案、教育档案等等。其中一大类是国家法律、法规、制度等,涉及到国计民生的重大信息。我国政府在特定历史阶段,为了国家安全,对档案工作制定了一套严密的管理制度,利用者可以凭证件在一定范围内查阅。从利用档案发挥的作用来看,宏观效果是十分显著的。
由档案行政管理部门强制监督收集和管理,档案体系的建设、保存、使用等制度完善,取得很好的效果。公益型档案产生之时,就决定了要为国家的利益服务,为全社会服务,为大多数人的利益服务。国家、民族利益,泽惠千家万户,同时也要求全体国民学法、用法、依法办事,自觉遵守政府的规定,约束自己的行为。
国家信息化领导小组第一次会议决定,把电子政务建设作为今后一个时期我国信息化建设工作的重点。不少地方政府、部门的档案,逐步采取措施,向社会开放,把政策放到人民手中,由群众来关心、监督政府工作,政府和人民产生联动。吉林省档案馆承办的“省现行文件阅览中心”机构,为全省党政机关、企事业单位、群众提供现行文件查询服务。该中心开放文件的范围是从2012年1月1日以后产生的文件。目前总计有27个部门的138份文件,以后由阅览中心每季度集中收集一次。以前只是在机关单位才能看到的“红头文件”,普通群众只需要出示合法证件,就可到省档案馆现行文件阅览中心免费查询。
发挥社会性档案的公益型作用,应该建立必要的保障制度。当前,由于国家重视并推行政务公开,各地相应采取了行动。吉林市政府制定了《吉林市政府信息公开规定》,并宣布将于2013年1月1日起施行。这是中国目前为止由地方制定的第一部全面、系统规范政府信息公开行为的政府规章。公开范围包括事权、财权、人事权。根据《规定》,吉林省市各级人民政府及其职能部门以及依法行使行政职权的组织应当主动向社会公开事权、财权、人事权等方面的政府信息。经过半个多世纪的实践证明,集中统一、分级负责的管理体制,是我国干部人事档案工作的特有优势。正是坚持了这一管理体制,才建立起具有全国规模的干部人事档案工作,并始终沿着规范有序之路不断向前发展。反之,人事档案工作滞后或问题较多的地区或单位,往往是未能坚持好集中统一、分级负责的管理体制。其表现形式为:(1)在县一级单位,有的过份强调了相对集中,事实上出现了多头管理的分散现象,县委组织部、县人事局、教育局、卫生局……等多家管理干部人事档案。(2)一些级别较高但人数较少的单位,未能执行其干部人事档案由上一级单位管理的规定,自行设兼职人员管理。(3)未能很好贯彻执行《条例》对“每管理一千人的档案需配备一名专职干部,有业务指导任务的单位,要配备相应的业务指导人员”的规定。结果出现了管理干部人事档案的单位多,兼职人员多,管理人员少,财务物力投入少,机构小、保管条件差,管理水平低,严重影响了人事档案工作的发展。上述现象的存在,从一个侧面说明了干部人事档案管理应走集约化、规模化、人员专职化之路。地(市)、县一级的人事档案,原则上应集中到地(市)、县组织、人事部门设置的档案机构集中统一管理,克服分散与多头管理的现象。单位无论级别多高,凡不能设置专职人员或以兼职人员为主的,其干部人事档案应集中到上一级管理,切实克服兼而不管或管理流于形式。为此,必须继续坚持集中统一、分级负责的管理体制不动摇。
从档案的来源看,收益型档案是社会服务部门以及社会团体和个人,在生产经营、业务管理、提供服务、日常社会生活中产生的记录资料,其形成方式和利用目的与国家机关形成的行政档案有本质的区别。经济收益型档案与经济收益有明显联系,它能满足企业、事业单位以及家庭个人某些方面的需要,是从事科学研究、技术创新、经营获利、家庭生活等方面的有用资料,成为一种社会资源。
一、企业注册登记方面
1、程序更简化
凡高校毕业生(毕业后两年内,下同)申请从事个体经营或申办私营企业的,可通过各级工商部门注册大厅“绿色通道”优先登记注册。其经营范围除国家明令禁止的行业和商品外,一律放开核准经营。对限制性、专项性经营项目,允许其边申请边补办专项审批手续。对在科技园区、高新技术园区、经济技术开发区等经济特区申请设立个私企业的,特事特办,除了涉及必须前置审批的项目外,试行“承诺登记制”。申请人提交登记申请书、验资报告等主要登记材料,可先予颁发营业执照,让其在3个月内按规定补齐相关材料。凡申请设立有限责任公司,以高校毕业生的人力资本、智力成果、工业产权、非专利技术等无形资产作为投资的,允许抵充40%的注册资本。
2、减免各类费用
除国家限制的行业外,工商部门自批准其经营之日起1年内免收其个体工商户登记费(包括注册登记、变更登记、补照费)、个体工商户管理费和各种证书费。对参加个私协会的,免收其1年会员费。对高校毕业生申办高新技术企业(含有限责任公司)的,其注册资本最低限额为10万元,如资金确有困难,允许其分期到位;申请的名称可以“高新技术”、“新技术”、“高科技”作为行业予以核准。高校毕业生从事社区服务等活动的,经居委会报所在地工商行政管理机关备案后,1年内免予办理工商注册登记,免收各项工商管理费用。
据工商局个体处的工作人员介绍,目前有关政策已经执行,大学毕业生在办理自主创业的有关手续时,除带齐规定的材料,提出有关申请外,还要带上大学毕业生就业推荐表、毕业证书等有关资料。
二、金融贷款方面
1、优先贷款支持、适当发放信用贷款
加大高校毕业生自主创业贷款支持力度,对于能提供有效资产抵(质)押或优质客户担保的,金融机构优先给予信贷支持。对高校毕业生创业贷款,可由高校毕业生为借款主体,担保方可由其家庭或直系亲属家庭成员的稳定收入或有效资产提供相应的联合担保。对于资信良好、还款有保障的,在风险可控的基础上适当发放信用贷款。
2、简化贷款手续
通过简化贷款手续,合理确定授信贷款额度,一定期限内周转使用。
3、利率优惠
对创业贷款给予一定的优惠利率扶持,视贷款风险度不同,在法定贷款利率基础上可适当下浮或少上浮。
中行、农行、建行、民生银行、中信实业银行等银行相关人士均表示,该行目前没有开办大学生自主创业贷款这项业务,这种尴尬情况主要缘于此类贷款的高风险。中信实业银行办公室有关人士表示,银行在追求资金收益性、流动性的同时,也要考虑其安全性。大学毕业生自主创业贷款相对其他贷款,风险高。大学生刚毕业,缺少社会工作经验,又没有合适的抵押物或担保,银行一般不会轻易贷款。另一位业内人士也表示,即使大学生手头上有合适的项目,但这也只是个别现象。作为企业,银行发放这样贷款投入成本和收入不成正比。
事实上,大学生创业贷款难就难在无法提供有效资产作抵押或质押。目前已有多家银行开办了针对具有城镇常住户口或有效居留身份,年满18周岁自然人的个人创业贷款。此类创业贷款要求个人采用存单质押贷款,或者房产抵押贷款以及担保贷款。
三、税收缴纳方面
凡高校毕业生从事个体经营,自工商部门批准其经营之日起1年内免交税务登记证工本费。新办的城镇劳动就业服务企业(国家限制的行业除外),当年安置待业人员(含已办理失业登记的高校毕业生,下同)超过企业从业人员总数60%的,经主管税务机关批准,可免纳所得税3年。劳动就业服务企业免税期满后,当年新安置待业人员占企业原从业人员总数30%以上的,经主管税务机关批准,可减半缴纳所得税2年。
四、企业运营方面
1、员工聘请和培训享受减免费优惠
对大学毕业生自主创办的企业,自工商部门批准其经营之日起1年内,可在政府人事、劳动保障行政部门所属的人才中介服务机构和公共职业介绍机构的网站免费查询人才、劳动力供求信息,免费招聘广告等;参加政府人事、劳动保障行政部门所属的人才中介服务机构和公共职业介绍机构举办的人才集市或人才、劳务交流活动给予适当减免交费;政府人事部门所属的人才中介服务机构免费为创办企业的毕业生、优惠为创办企业的员工提供一次培训、测评服务。
2、人事档案管理免2年费用
对自主创业的高校毕业生,政府人事行政部门所属的人才中介服务机构免费为其保管人事档案(包括代办社保、职称、档案工资等有关手续)两年。
3、社会保险参保有单独渠道
1.1数据库的选择
当前,存在多种形式的数据库,包括SQLServer2005、Oracle、DB2、MYSQL等等。由于SQLServer2005具有操作简单、可以进行大数据量管理等许多优点,基于J2EE的办公自动化系统选择了SQLServer2005数据库。
1.2J2EE体系结构
J2EE(Java2EnterpriseEdition)这种体系结构能够方便系统的开发,J2EE能够使多层分布式企业应用系统的开发和部署得到大大的简化,并且为系统的开发实现提供了相关的规范。Java平台或Java2平台的标准版J2SE是J2EE技术的基础,J2EE不仅巩固了J2SE中的“编写一次、随处运行”的特征等许多优点,而且还提供了对许多流行技术的全面支持,例如,JavaServletAPI、JSP(JavaServerPages),EJB(EnterpriseJavaBeans)以及XML等。J2EE技术的最终目的就是成为一个能够使企业开发者大幅缩短投放市场时间的体系结构。J2EE的优越性主要表现在以下几个方面:一是基于JAVA技术,平台无关性表现突出;二是开放的标准,许多大型公司已经实现了对该规范支持的应用服务器,如BEA,IBM,ORACLE等;三是提供相当专业的通用软件服务;四是提供了优秀的企业级应用程序框架,为快速高质量开发打下基础。因此,本系统采用了J2EE体系结构。J2EE使用多层的分布式应用模型,应用逻辑按功能划分为组件,各个应用组件根据它们所在的层分布在不同的机器上,如图所示。J2EE的体系结构可以分为客户层、J2EE服务器层和企业信息系统(EIS)层,其中,J2EE服务器层又可以分为Web组件层和业务逻辑层。
在实践中,根据具体情况,可以将领域层,也就是业务逻辑层再划分为几层,这样就形成了J2EE的N层体系结构。
2基于J2EE的办公自动化系统的需求分析
基于J2EE的办公自动化系统涉及到企业的普通员工、部门经理和总经理从收发电子邮件到日程安排到工作计划的制定等的全过程管理,包括一系列的功能,适用于要实现企业信息化的大型企业或者是具有一定的资金储备的中小型企业,能够方便企业工作人员的办公,提高其工作效率。下面详细介绍一下基于J2EE的办公自动化系统的部分功能。
(1)支持任意多级部门、成员单位模式,灵活定义角色权限,全面面向集团应用。
(2)内置工作流系统,流程自定义,工作流可视化操作,自由流程,无限制嵌套流程运转(可定义任何复杂流程)。并能清晰直观查看任务执行状态,实时了解工作任务的办理情况。
(3)自定义数据库表、字段、表单、视图、报表等,增加新的功能易如反掌,不需要写任何代码。
(4)内置Office文档在线编辑控件,支持文档自动上传,手写签名、电子印章、全文批注。
(5)集成网络硬盘组件,提供便捷的局域网、广域网文件共享方案。
(6)集成公告、新闻、内部邮件、外部邮件、短信、手机短信、文件柜、聊天室、论坛等模块,提供企业内部信息交流的多种途径。
(7)集成人事档案、考核、考勤、办公用品、通讯簿、日程安排、工作计划、会议管理、车辆管理、客户管理等模块,提供企业管理者全新的管理工具。
(8)通过系统访问控制、系统安全设置、系统资源管理,确保系统稳定安全运行。
(9)集成eOfficeIM即时通讯系统,类似MSN、QQ的功能。使客户端沟通更方便。
所开发的系统应该能够满足大型企业或者是具有一定的资金储备的中小型企业在当前以及在将来对信息资源采集、存储、处理、组织、管理和利用的需求,实现信息资源的高度集成与共享,能够集中管理和统一调度所有的信息资源。
3基于J2EE的办公自动化系统的设计与实现
基于J2EE的办公自动化系统实现了登录模块、信息录入模块、电子邮件模块、电子日历模块、人力资源管理模块和系统管理模块等许多功能模块。对于基于J2EE的办公自动化系统的主要功能模块,下面进行具体的阐述。
3.1登录模块
登录模块是很多应用程序都应具备的模块,在基于J2EE的办公自动化系统设置的登录界面上,有两个输入框,分别用于输入用户名和密码。输入用户名并输入相应的密码后,再选择登陆身份(普通员工,部门经理,总经理或系统管理员),系统将判定用户信息的合法性,若合法就进入系统,否则提示错误。
3.2信息录入模块
信息录入模块实现了普通员工信息录入部门经理信息录入和总经理信息录入等。其中普通员工信息录入包括:普通员工编号,姓名,年龄,性别,籍贯,家庭住址,邮政编码,联系电话,本科毕业院校,本科毕业专业,硕士毕业专业,所在部门,职称(职务),岗位职责;部门经理信息录入包括:部门经理编号,姓名,年龄,性别,所学专业,学历,所在部门,职称(职务),岗位职责;总经理信息录入包括:总经理编号,姓名,年龄,性别,所学专业,学历,职称(职务),岗位职责等。
3.3电子邮件模块
为了满足企业管理者、企业员工以及与企业有合作关系的相关人员之间进行日常邮件联系,基于J2EE的办公自动化系统能够实现收发电子邮件的功能,系统用户能够接收、发送、转发、撰写和管理自己的办公邮件。
3.4电子日历模块
电子日历具有为基于J2EE的办公自动化系统的每个用户安排个人工作日程的功能。如果员工所属的部门有相关的活动,那么该电子日历会提示办公人员,这样会避免重复、冲突的日程安排。
3.5人力资源管理模块
人力资源管理功能划分为人事档案;考勤管理;劳资管理;考核管理;奖惩管理;培训管理。其中档案管理模块按照我国标准的档案管理模式,对档案进行各个环节的管理,实现档案归档、整理、查询、借阅、销档等功能模块,减轻档案管理人员手工抄写的工作。
3.6系统管理模块
系统管理模块是整个基于J2EE的办公自动化系统的指挥控制中心,其主要是系统权限管理、用户管理、组织机构管理、日志管理等模块。系统管理员管理着所有的信息,包括普通员工的所有信息,部门经理的所有信息,总经理的所有信息和所有用户对于所有功能模块的访问权限设置信息。管理员只是没有修改普通员工、部门经理和总经理的密码权限,其他任何权限都由管理员分为多个页面对系统进行管理。
4结束语
基于J2EE的办公自动化系统提高了工作效率,操作简单、保密性能好;系统提供了友好的个性图标,通俗易懂;但是,在基于J2EE的办公自动化系统的开发过程中,由于本人在知识、经验方面都存在着不足,开发时间比较仓促,系统存在一些缺陷和不足。具体来说,有如下两点:
(1)由于时间的原因,本系统只实现了需求分析的部分功能。
(2)子模块的设置不够好。本系统是从功能上分的子模块,如果由于特殊要求增加新的功能,必须在后台进行设置,柔性不够,不是特别便于操作。
综合部在2006年的总体工作目标是:围绕公司的经营目标,建立健全整套管理制度,完善公司员工社会福利,加强人力资源管理,高效率地配合其他业务和职能部门的工作,做好公司的后勤保障工作。
一、部门内部工作:
整合部门内部资源,提高工作效率。根据公司对综合部职能的调整,整合部门内部资源,重新确定部门人员工作内容,明确各人的工作范围及职责。加强部门人员专业知道的培训。根据公司对部门工作的调整及各项工作的开展情况进行相应的岗位编制调整。
二、后勤保障工作:
综合部对内与公司所有部门,对外与各种公司及政府打交道,兼具服务与管理双重职能,综合部的工作相对锁碎复杂,但综合部工作质量的好坏,完成任务效率的高低,直接影响着公司各个部门的工作目标实现,直接间接的对公司总体工作目标的实现产生影响。面对现阶段后勤工作的情况,06年综合部将做好以下工作;
(一)做好后勤保障工作,加强与各部门工作的配合,保证公司各项工作正常有序进行。
1、根据公司业务开展加强与各部门工作的沟通及配合,不断完善业务流程,强化对各部门的制度化管理,加快信息反馈的速度,提高工作效率。目标责任人:**;
2、做好办公物品的采购和配给工作;目标责任人:**;
3、证件年检:3月底前完成;目标责任人:**;
4、合同登记认证工作:根据公司的营养收入情况,每季度或半年进行一次登记;目标责任人:**;
(二)配合公司标准化管理,加强制度制定落实工作,做到有据可依。
1、综合部配合公司的发展一直对公司的政策在做调整,但还有不尽人意之处,因此2006年急需完善公司的管理制度,并制定一套行之有效的奖惩制度。06年春节前将完成员工福利制度、员工加班休假制度、奖惩条例、出差相关规定、采购审批流程、出入库流程、接待费用管理等制度的制定完善;
2、加强制度更新管理工作,制定制度的编号,并通过公司内网及时、汇总、保存公司的全部制度,对于制度的逐步完善加强新旧制度的更替及时存档;
3、加强公司相关制度的监督、检查、落实情况,并做好整理和反馈工作;
4、加强公司资料档案、部门档案文件及员工档案的管理,做好公司相关数据的存档备份工作,统计各部门文件档案情况,进行分类后制定相应的归档制度及流程,加强公司内网及crm软件的应用。。
(三)确定公司的组织机构,明确部门职能及合理的岗位编制,为绩效考核提供依据。
1、确定和区分每个职能部门的权责,使每个部门的职责清晰明朗,春节前完成;目标责任人:**
2、根据各部门的实际情况,制定合理的部门岗位职责,并贯彻执行;同时对各岗位制定《各级各类人员岗位职责规范》,4月底前完成,目标责任人:**
(三)配合公司发展规划,加强企业形象建设。
1、预计在年初租赁4001房间,可利用其位置优势制作公司的Logo、部门指示牌等;目标责任人:**
2、因公司业务的发展员工队伍在不断壮大,新员工随时都在增强,各部门工作相对独立,大家沟通的机会不多,致使很多员工一起工作很久却互不认识,建议为员工胸卡便于大家互相了解,同时对外公司的形象亦会有提升。
(四)加强企业文化建设,进一步提升企业凝聚力。
1、每年至少组织一至两次员工集体活动(春游、秋游);目标责任人:**
2、进一步提高员工福利,为员工提供工作餐、至少三次员工福利(元旦和年终组织聚餐及联谊活动;正月十五发元霄;中秋节发月饼;三八节为女员工准备礼品;五一、十一发放过节费;目标责任人:**
3、年终举办年终工作总结及联欢晚会,对公司及各部门上一年的工作总结并对优秀人员进行表彰,同时确定公司下一年度的发展目标及计划。目标责任人:
4、提供根据公司业务开展情况不定期组织羽毛球、游泳比赛等活动为员工减压。目标责任人:**
(五)对外协调工作,保证各项工作的有序开展。
加强订餐、订卡、快递及物业公司的配合。做好相应资源的储备,以保证有序更替。
(六)做好部门财务预算的进一步控制。
在保证公司正常运作的运物资供应的同时,尽量降低采购费用,控制物品发放和设备采购、维修费用;目标责任人:**
(七)根据公司项目运作情况做好配合工作:协调安排公司目标的分解、市场调研、信息收集、对外联系等等。目标责任人:**
三、人事工作
现在的企业都提倡以人为本,随着公司的日益发展对人事工作的要求也越来越高,综合部05年对人事工作仅限于配合各部门完成人员面试及报到的通知、员工入职、岗位调动、离职等相关手续的办理,人员档案也是员工的入职表及学历、身份证明的复印件等最基本的信息,甚至还涉及不到人力资源管理的内容。06年综合部的工作重点及难点就是人力资源管理工作。而针对人力资源管理的相关经验也入于学习的摸索阶段,经验的不足也严重影响着此项工作的开展。鉴于此,综合部06年对人事工作主要从以下方面开展:
(一)制作完整的员工手册,完善人事管理;
员工手册是员工入职后对公司及规章制度认识的第一本手册,因此制定好员工手册,是2006年人力资源的重要工作。
(二)制定各岗位的薪资结构,推行薪酬管理。
确定各岗位级别工资,服务年限工资等,使之更加科学合理化,提升企业的凝聚力。4月底以前完成,目标责任人:
(三)加强招聘管理,做好人员储备配给。
1、网络招聘与51job建立常期的合作关系,以保证公司各岗位人员的储备,同时加强纸媒广告(前程周刊)的投放力度(预计每月一期小版位),保证销售人员及急缺岗位的人员配备;特殊岗位需求如项目经理亦可以参加大型人才招聘会;目标责任人:
2、配合各部门做好人员的初试(主要从任职经历、工作经验、人员素质等方面进行)、入职通知、入职手续办理、制度讲解等工作。目标责任人:
3、加强新聘人员资料的审核力度,包括学习经历及工作经历。目标责任人:
(四)完善人事档案管理,规避用工风险。
员工档案内容逐步完善,为规避公司的劳动风险,春节后与全体员工签定正式的劳动合同。加强员工薪资、岗位调整、保险资料、个人资料、离职交接等档案的完善。目标责任人:
(五)员工福利与激励政策。版权所有
1、做好养老、医疗保险等相关资料的统计整理工作,做好相应的方案,以备随时启用;目标责任人:
2、设立全勤奖(奖励方式)、加班补助、
3、员工聚餐、生日会、婚嫁等福利;
4、设立部门及各人奖项。
(六)建立绩效考评制度。
确定考核形式、考核项目、考核办法、考核结果及考核重申等制度。
四、财务工作:
预算管理:项目预算费用控制、各部门预算费用控制。