档案管理制度细则范文第1篇

【关键词】精细化 涉密 档案 管理者

精细化管理是细节观念的理论化、系统化、实践化,是细节观念在管理领域的升华。它使细节观念充分深刻地融入到管理之中,使细节观念充分、深入地在管理实践中发挥作用。时代需要精细化管理,精细化管理也非常适应当今的需要。在涉密企业里都存有大量不同密级的各类涉密档案,并随着企业生产的发展,规模的扩大而不断产生更多不同价值的涉密档案,在当今的信息时代,先进的技术和计算机网络为收集和使用各类档案信息提供了方便,同时也增加了内容敏感的涉密档案管理的难度。使用互联网、电话、手机、传真机、复印机等办公自动化设备,稍有不慎,就会导致泄密,给国家和企业带来隐患或不可弥补的损失。因此,如何加强涉密档案的管理是每个涉密企业的重要工作之一。细节决定成败。我们公司在涉密档案管理中实施精细化管理,科学地维护和利用了涉密信息、档案,为国家和企业创造了潜在的价值。

一、宣传保密教育,树立涉密档案精细化管理理念

对企业全体员工进行普法保密教育,宣贯《保密法》。保密是每个公民应该履行的义务,尤其是对涉密档案管理者。因其特殊的工作岗位和身份,了解企业涉密档案内容较多,企业涉密档案有无失泄,跟档案管理者保密责任有着重大的关系,直接影响到企业保密工作的好坏。因此,要对涉密档案管理者及承载场所和载体进行精细化规范,统一管理,定期培训保密法律法规,学习《档案法》、《国家秘密管理规定》、计算机、网络保密防范技术知识,了解各类涉密档案的保管和利用,各种密级档案及其知悉范围,要懂保密,会保密,善保密,努力提高通过计算机、网络等介质泄密的识别能力和防范处置能力,可以通过保密知识手册、知识竞赛、宣传栏、组织观看泄密案例教育片等形式对档案管理者进行保密教育和保密提醒,增强保密意识,提高敏感性和责任心,在工作中自觉遵守保密原则,时刻牢记“敌人就在你身边,泄密就在一瞬间”。用高度的保密意识和理念,及时发现泄密隐患,堵塞泄密漏洞。用严谨的工作作风把守住企业的每个秘密。

二、精细涉密档案管理制度

对制度的行为要求,执行责任,操作程序,监督措施等方面进行细化完善,以高技术防范手段和严密的监督制约措施对涉密档案管理工作的各个环节进行保护,完善各项规章制度是做好涉密档案管理工作的保障。我们公司根据《保密法》、《档案法》结合企业生产情况,制定了严密而简明、易于操作的保密管理细则,如《涉密档案保密管理细则》、《涉密档案归档制度》、《涉密档案利用制度》、《涉密档案解密制度》等,使涉密档案管理工作有制度可依,有章可循,同时用制度约束管理者在收集、整理、编订、保管、使用、解密、销毁等涉密档案管理的各个环节不出差错,减少泄密事件的发生。对不同涉密载体(光盘、u盘等介质)的档案分门别类的制定规章制度,各类涉密档案根据密级的不同,按照国家密级保管要求(秘密级10年,机密级20年,绝密级30年)制定不同的管理措施,办理相对应的登记审批手续,任何个人都无权私自存放、使用涉密档案,涉密档案必须在规定时间内使用完经审核后及时归档,不得随便摘抄复印、复制、遗失。如有失泄应及时查明原因,尽快补救,减少损失。这么多年来,我们公司从无发生涉密档案失泄事件,多次被河南省国防科工委评为保密先进单位。

三、精细责任

人是有责人感的,只要环境适当,人们不仅会承担责任,而且还会追求责任,愿意在工作中发挥自己的聪明才智和创造性。企业建立保密责任制,从公司领导到档案管理人员,层层签订保密责任书。替代压制性管理,推动管理者自觉完成担负的责任。我们公司采取责任双方共同签订的方式,上一层履行监督管理职责,下一层向上一层负责,形成一张“横向到边,纵向到底,一级向一级负责”的保密责任网络。可以“按图索骥”进行责任监督,责任考核和责任追究,做到“层层签订保密责任书,事事明确保密责任人,谁出问题谁负责”。用制度约束、监督,将安全保密责任转化为岗位操作规范,尽量减少知悉者的弹性空间,将对涉密档案人员的管理纳入考核,建立职责考核记录,一方面对考核记录不好的管理者进行保密提醒,扣发保密津贴,对记录好的给予奖励;另一方面注重分析履行职责不力的原因,引以为戒。奖惩分明的实施提高了管理者履行保密职责的能力,增强保密意识。公司对涉密档案各环节的管理制度化,标准化,责任到人,进行系统管理,做到未雨绸缪,防范未然,最大限度地杜绝泄密事件的发生,使国家秘密得到有效保护。

四、精细日常管理

档案管理制度细则范文第2篇

关键词：档案；管理；对策；

中图分类号：：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-09-00-01

档案工作是各单位各项管理工作的基础，集中统一管理本单位形成的全部档案，是档案工作的基本原则，是档案法律法规对档案管理的基本要求，也是我们做好档案工作的前提和重要基础。随着各项制度的改革，档案体现了一个单位的历史足迹，只有在科学、规范地做好档案管理工作的同时，注重与时俱进，才能真正为单位的发展服好务，使其更加适应社会的发展，满足社会的发展需求。

一、实现档案管理工作的标准化建设

（一）全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件。所以，首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

（二）重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

（三）结合本馆实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。

（四）统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

二、完善人事档案管理对策

（一）严格按程序交接

人事档案移交是一项仔细严肃、手续慎密、职责巨大的作业，要根据流程进行。档案移交步骤：第一，对所管理的档案开展一次整体的清点，要帐实一致；第二，针对借出去的档案要立即进行催促归还，收拾好借条，同时在借条上标注缘由和催还状况；第三，对没有进行归纳收拾的零散资料要按照类别放置好，收拾好之后要立即放在相应档案中；第四，根据档案交接需求开展转交，同时在转交手续上标注转交时间、位置、转交双方、证明人、转交数量等，还必须在转交文件上签署相关人员名字，对转交作业担负责任。

（二）强化档案管理意识，严格档案管理程序

建立规范的档案整理程序，保证档案信息覆盖到部门中的每一个人，保证对政策要求必须备案的信息无遗漏无纰漏的登记与备注。当前，我国社会快速发展，许多企事业单位近几年发展较快，新档案人员不断进入，由于档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，致使卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失问题出现。

（三）完善档案管制机制

创建档案作业机制一定要按照下面几点标准：1制定的规则要符合科学以及合理性的标准。建筑起来的规则一定要达到企业特征以及档案管制本质，符合企业档案管制的需求。2简单适用。机制一定要拥有可操纵性，其创建要按照便利适用、简单可行、操纵性强为宗旨，方便能够更好的施展机制的指挥以及标准用途。3保持机制限制的双向性。不仅限制主管也限制职员。主管的作风对机制的顺利开展有直接作用，而职员是企业的关键组成团体，是机制的关键限制目的和实施者。4保持机制实施的严厉性。档案机构不仅是拟定档案规则的主管机构，还是规则的实施机构。在规则的实施程序中，要做好奖惩的工作，充分表现出机制的威望。

（四）建章立制，有章可循，规范操作

主动热情的改好档案搜集作业，机制张贴上墙，操纵作业能够有规则可依据。建设职员借读档案记录，职员档案转入以及转出和进行交接的记录表格。针对因为历史缘由，的确搜集不到的档案资料，要注明缘由，为之后的搜索作业供应便利。所以，我们在整理档案材料的时候一定要勤快，立即追踪以及添加上新的材料，实现其原始根据用途。

（五）积极做好宣传工作，加强档案管理人员的事业心、责任感

主动搞好宣扬作业，对搜集资料要仔细审查，把确凿可信的资料归入到人事档案中，确保品质。在档案辨别程序中，档案管制工作者要仔细负责、保证档案是完善真实的，充分了解到工作人员在管制作业中的关键性，持续改善作业形式、作业手段，改革作业形式，提升作业速度，提升工作品质。在辨别程序中，辨别对错，虚假材料定要拒绝，保护好人事档案的真实健全原则。

（六）加快档案信息化进程，提高工作效率

怎样使用电脑措施为人事档案开展资料储存、搜索，从而完成网络化管制，这已经是现在人事档案管制作业的关键问题。这就必须尽早创建人事档案资料库，推动人事档案的管制完成信息化以及网络化。并且，在制定有关运用权力的状况下，一些资料对机构以及员工来讲是开放的，创建公开通透的人事档案管制制度。这样，不仅可以加强人民档案思想，加强人事档案管制作业的通透度，还能够为企业挖掘人才，培育人才以及运用人才打下坚实的根基。

档案管理制度细则范文第3篇

一、与时俱进做好档案精细化管理工作的重要意义

（一）精细化管理理念融入档案工作中能实现企业档案服务功能最大化。档案管理工作程序与方法的标准化、规范化管理即在档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。现代企业高速发展，管理水平不断提高，股改上市、国际竞争等活动普遍开展，对各项业务工作提出更高要求，多种管理科学在各项业务工作中得到普遍应用，特别是企业信息化建设速度加快、网络办公要求档案管理精细准确。同时，档案精细化管理也能够如实反映一个企业管理水平高低的重要依据。对档案进行科学有序的精细化管理，可以充分的挖掘出档案的利用价值，寻找到发展的新思路，有助于企业的可持续发展，也有利于经济水平的进步。

（二）档案精细化管理能够做到落实管理责任，将管理责任具体化。企业档案是企业生产经营等活动的原始记录和重要信息资源，档案的原始凭证性要求档案质量必须高而稳定，所以只有从档案形成伊始就精细地管理才能保证档案的终身质量。因此，企业档案作为企业发展历程的记录，是企业可持续发展和进行创新的重要信息资源。对于企业档案的管理，不能说是影响企业经济效益的关键因素，但是也在其中对企业的经济效益起着潜移默化的影响。因此，对企业的档案管理也必须改变原有的管理思路和理念，做到精细化、系统化。

（三）企业档案的精细化管理能提高企业经营管理机制。现代企业广泛应用先进的管理科学，企业档案管理这种非常传统的工作，作为企业管理的一个重要组成部分，应当积极吸纳新的管理学知识，努力实现档案工作创新。企业档案是企业生产经营等活动的原始记录和重要信息资源，企业档案工作则是在企业研发、企业生产、企业经营等管理活动中的基础性管理工作。随着现代企业高速发展，管理水平不断提高，市场竞争愈加激烈，将对各项业务工作提出更高要求。对于一个成熟的企业来说，不仅要有完善的企业管理体制和没有漏洞的经济经营制度，企业经营者还要不断完善的就是企业档案的精细化管理。

二、企业档案管理精细化实践探索

（一）健全制度，落实责任制。首先，健全管理制度。建立健全《档案管理制度》、《档案借阅制度》、《文件归档制度》、《档案统计制度》、《档案网络化管理制度》等制度，做到以制度强化管理，保证了档案的安全，提高了档案管理工作效率，发挥了档案在企业管理中的作用。其次，认真落实责任制。要高度重视档案工作。要切实加强对档案工作的领导，要保证档案管理必要的经费开支，严格落实档案管理责任制，实行专人负责，确保档案资料的安全。档案资料安排专人负责、专室存放，微机管理与档案装订管理相结合。

（二）建立健全档案管理流程。社会的发展，科学技术的进步，使档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生着变化，现代技术也广泛应用到档案工作中。因此，造就一支高素质的档案管理队伍，是强化档案管理的关键。实现档案工作规范化、标准化的根本目标，就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。严格把握文件立卷归档的实效性，对完成现行文件任务的文件材料，才能立卷或归档，未完成的则不可以；进行合理的立卷分工，明确归档的重点。随着改革的不断深化，档案管理工作也随之发生了变化。面对新的历史时期、新的工作需要，档案管理工作显得更加重要。

（三）领导必须切实对档案精细化工作重视程度。精细化管理的发力点在于抓落实。领导是企业运营的核心组织者和指挥者，具有决策、组织、指挥、创新和人事管理等方面的职能。企业档案实行精细化管理，需要领导者发挥组织职能，充分了解档案管理工作在企业发展过程中的重要性，使企业档案为企业的发展服务，为在激烈的市场竞争中更大的跨越与发展。企业负责人要真正从思想上把它摆上议事日程，从建设一流企业和科学化管理的高度认识档案工作的极端重要性，着力加强企业档案人才建设，把思想好、素质高、懂专业、热爱档案工作并且有一定研究能力的人员选拔到档案管理岗位上来，造就一支过得硬的专业队伍。

（四）以精细化管理为目标，加快档案的现代化管理进程。我们要结合档案管理精细化、规范化的发展要求，积极探索和完善企业档案管理模式及标准。对资料的收集、整理、移交、归档、保管、借阅、销毁等过程，制定出科学规范、安全集中、系统完整、简便实用的管理流程。结合公司档案管理工作，对资料的收集、审核、整理、归档按以下流程操作：收集资料分析资料确定归档范围分类装订排列编号装盒编目上柜。科学按照永久、长期、短期三类档案保管期限进行分类整理、归档保管。

档案管理制度细则范文第4篇

一、努力加大宣传力度，加强基础业务建设

（一）中共通江县委办公室、通江县人民政府办公室《关于进一步做好档案工作的通知》下发后，各级各部门认真贯彻落实，坚持集中统一管理的原则，加强档案基础业务建设，提高档案工作质量和水平。一是按照《机关档案工作条例》和《机关档案工作业务建设规范》的要求，在每年六月底前，对上年度形成的各类文件材料及时整理、移交，二是加快农业和农村档案工作，重点搞好第二轮土地承包、经营权流转、税费改革、产业结构调整、村务社务公开和退耕还林及小城镇建设档案工作。

（二）认真贯彻落实中共通江县纪委、监察局《关于严肃纪律，确保乡镇机构改革工作顺利进行的若干规定》，文件要求，必须做好机构改革中档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的完整与安全。

（三）县档案局及时制定了乡镇区划调整中撤、并、转单位档案移交的具体方案，积极深入基层，督促落实。

1． 撤销乡镇形成的长期、永久档案均应规范整理后，直接移交至县档案馆。短期档案移交至合并乡镇，统一管理。

2． 未规范整理的档案，与县档案馆协商，委托县馆聘请专业技术人员整理。

3． 所有档案均应登记造册，办理交接手续。

二、认真制订考核细则，严格奖惩制度

档案管理制度细则范文第5篇

【关键词】医院 综合档案管理 问题 策略

医院综合档案管理指的是对医院建设发展历史材料、医疗文件材料等进行全面管理，是医院管理的重要内容。医院档案作为医院文化与历史的载体，对全面提升医院整体运作水平、制定合理的医院发展规划有重要作用。新形势下，积极探究医院综合档案管理存在的问题及解决策略，具有重要指导意义。

一、医院综合档案管理存在的问题

（一）缺乏对综合档案管理重要性的认识

人们对事物的认知直接影响事物的发展方向，正确的认知有利于促进事物的发展壮大，而错误的认识势必会成为事物发展的重大阻力。目前来说，我国部分医院对综合档案管理的认识不足，特别是在建设电子档案的过程中，不少医院存在诸多误区。例如，有的医院管理者认为档案信息化发展是劳民伤财，是盲目追新的项目，有的医院管理者认为数字化开发只是技术人员的任务，等等。上述误区的存在成为医院综合档案发展的绊脚石。之所以会出现上述误区，一是由于档案管理人员尚未全面认识到自己在综合档案管理中的社会职责，尚未意识到这一工程的复杂性、系统性。二是由于档案管理人员对综合档案管理的重要性认识不到位，缺乏主动管理意识，再加之缺乏具体经验，从而导致多种管理行为问题的出现。

（二）档案管理制度不完善

目前来说，我国部分医院的综合档案信息均由不同部门分别保管，医院缺乏明确的档案管理手段与方案，容易导致档案管理出现混乱。再加上医院缺乏细化、可操作性的管理制度，不同部门对自身的档案管理职能认识不到位，缺乏标准的档案收集范围，导致多种重要数据、信息的流失。此外，医院综合档案管理需要复合型人才的支持，但目前来说，我国档案管理人员的平均素质还有待提升，部分档案人员缺乏档案管理基本知识与技能，一部分档案人员不了解档案管理的重要性且缺乏档案信息化建设的科学技术，严重阻碍了档案综合管理的健康发展。

（三）电子档案不完善

现阶段，我国部分医院电子档案建设力度比较薄弱，尚未充分发挥电子档案的优势。例如，缺乏完善的电子档案建设标准，导致视频、声音、文字等档案的格式转化均不合理，某些纸质文件在转化过程中也会出现部分信息无法被读取等多种问题。部分单位尚未对电子档案进行检索，没有按照要求对纸质档案进行编号，两者之间无法做到一一对应，这势必会影响到对医院档案的利用。

二、医院综合档案管理问题的解决策略

（一）提高档案管理意识

提高档案管理意识，加强领导支持，是做好医院综合档案管理的基础。在新形势下，医院各级领导必须高度重视，加大档案建设力度，在提高认识的基础上，加快标准化体系建设力度，并积极与国际社会接轨。与此同时，医院应通过会议、宣传、活动等方式，全面提升医务人员对档案管理重要性的认识，使其认识到自己的任务与职责，更好地促进综合档案管理工作的开展。另外，还应完善档案管理奖惩机制，将档案管理效果与质量直接与医务人员的考核结果相挂钩，全面提升相关人员的档案管理主动性与积极性。

（二）加强档案管理制度建设

加强档案管理制度建设，完善档案管理机制是医院发展的重要保证。医院管理人员需结合医院发展实际以及先进的档案管理经验，建立健全档案管理体制，明确医院综合档案管理的具体工作办法与方案计划，进一步明确不同职能部门的权限、职责以及档案管理流程，进而使得各项档案管理工作的开展有章可循。与此同时，还应加强医院综合档案工作手册的编制，针对性细分不同档案的目录标准、收集单位以及保管权限，在保障档案资料完整性与真实性的基础上，方便对档案的查阅、使用。

其次，在档案管理制度建设过程中，必须遵循一定原则。具体来说：第一，安全性原则。只有保证档案资料的安全性，才能充分发挥综合档案管理的重要作用。第二，实事求是原则。在法律标准制定过程中，不同部门必须结合自身实际情况制定符合自身医院发展的标准策略，切忌一刀切。第三，利益平衡原则。必须坚持利益平衡原则，对不同档案的信息权利进行确认，按照权利义务相平衡原则，寻找电子、纸质档案的平衡点，进而促使两者利益最大化。第四，透明性原则。在具体管理法规建设过程中，应遵循公开、民主、科学的原则，积极征询社会各界意见，增强信息立法的公开性与透明度。

（三）加强电子档案建设力度

对于综合档案管理发展来说，电子文件信息管理平台是非常重要的组成环节，相关部门必须加强电子文件的保存以及前端控制，从而为系统功能的实现提供强有力的支撑。各级档案部门必须积极参与到管理平台建设过程中来，积极提出自己的意见，加强与技术开发人员的联系，进一步提升平台功能的合理性与效率。

在信息化高度发展的今天，我们必须加强电子档案建设力度，强化电子档案原始记录性。具体来说，可从如下方面入手：第一，严格执行电子档案管理规范等国家相关法律标准要求，严禁越权操作，进一步提升档案管理的完整性与安全性。第二，加强计算机网络安全配置管理，定期进行网络维护，及时查杀病毒，保证网络完全。第三，做好电子文件保存工作，保证计算机库房温度、湿度合理。笔者建议，将电子文件保存在塑料保o套中，并将其放在安全、稳定的环境中保管，从而保证电子文件不受有害气体、灰尘、外界磁场等干扰。重视原始记录，保存档案原始记录是我们的首要任务，其直接关系到档案凭证的法律价值。在日常档案管理工作中，必须严抓这一工作并形成长效运行机制。

三、结语

综上所述，本文以医院综合档案管理工作中的问题为切入点，从管理意识、管理制度建设、电子档案建设等角度，详细论述了医院综合档案管理工作的完善策略，多角度入手，旨在全面提升医院综合档案管理质量与水平。

参考文献

[1]边俊士，张伟.医院信息化与医院档案管理现代化现状分析[J].中国当代医药，2012（02）.

[2]生国栋，丁八一.浅议医院档案管理信息化建设问题与研究进展[J].中国医学工程，2014（06）.

[3]陈小莉.探析新形势下医院档案管理信息化建设的创新思路[J].办公室业务，2014（03）.