图书供应采购管理
图书供应采购管理范文第1篇
关键词：图书馆 采购 战略采购 发展趋势
中图分类号： G253文献标识码： A 文章编号： 1003-6938（2011）02－0111-03
On the Strategic Sourcing Trends of Library Based on the Theory of Purchasing and Supply Management in Enterprise
Zhang Hongyan （Tianjin Agricultural University Library, Tianjin, 300384）
Abstract：Development of socio-economy and technology lead to concentration of library core competitiveness. Cataloguing that was seen as core technology in library to be the overall outsourcing. The library purchasing agent needs to participate in the procurement decision-making, negotiation and concrete operation of outsourcing. The scope of purchasing work expended. This paper compares enterprise procurement and library acquisition from the aspect of purchasing function and purchasing processes and concludes that the library acquisition have the strategy development trend.
Key word： library； procurement； strategic sourcing； developmental trend
CLC number： G253Document code： AArticle ID： 1003-6938（2011）02-0111-03
图书馆采购一直是图书馆运营的重要环节。随着社会经济形势和信息技术的发展，近年来图书馆的核心业务重心发生了巨大变化，原来被视为重中之重的图书馆核心技术――图书编目被整体外包，图书馆的业务重心转向了读者服务方面。编目工作成为一些图书经销商的承包业务，或者是购买图书的“饶头”。数字文献资源兴起后，整体或部分购买数据库或其使用权成为非常便捷的资源建设方式。采购人员需要参与更多购置决策、外包细节等的谈判及具体运作。
研究企业采购业务的发展演变过程，我们发现，经费增加、投入加大只是一个表象，根本原因是社会经济、技术的发展带来图书馆核心业务的集中，单纯原材料的采购变成越来越多的成品及各种服务项目的采购，采购工作被提到了一个前所未有的战略高度。本文就是基于对企业采购与图书馆采购职能和过程的比较研究，验证图书馆采购属于非盈利性组织的采购，同样受到企业采购发展规律的制约，二者发展趋势具有相似性，即战略采购趋势。
1 采购职能的对比
1.1 基本职能
（1）向组织提供稳定的材料和服务流以满足其需要
图书馆采购工作为图书馆正常运行，进行了图书、期刊的购置，光盘、网络数据库（或使用权）的购买，还提供了图书加工、整理、上架全程外包服务，以及数据库制造商免费的用户培训等等。在提供这些材料和服务流的过程中，图书馆采购人员参与了部分决策，以及几乎全部的谈判、协调、运作等工作。由于洽谈外包服务和数据库培训等工作内容的增加，图书馆采购工作的基本职能范围已经悄悄发生了扩展，这跟企业采购职能的扩展方式如出一辙，区别也许只是图书馆没有像企业那样敏感地觉察到这种变化并有意识地规范、利用起来。
（2）确保供应的连续性
图书馆采购人员通过与现有书刊、数据库供应商保持有效联系，以确保供应的连续性，并不遗余力地发展其他潜在供应源，以便随时以更为优惠的价格及更高效的服务代替现有供应商，用以满足年度采购计划的要求和紧急购置要求。这一点与企业采购是相同的。
（3）同其他部门保持牢固的合作关系
图书馆采购与馆内其他部门有着千丝万缕的联系，随时掌握其他部门的需求，及时提供必要的信息、物料和服务，才能确保整个图书馆的有效运行。这种部门间的合作关系是图书馆各个工作流程的需要，最司空见惯，所以最容易被随意处置。相对于企业内部各部门之间的文件来往，图书馆各部门之间的联系不够规范化、制度化。造成一定的扯皮、推诿，直接影响了工作效率。保持牢固的合作关系，并不仅仅意味着融洽的同事关系，更重要的是制度化的文件往来。
1.2 具体目标
除了基本职能之外，采购工作还需要达到一些具体明确的目标，这些目标在以往的图书馆采购工作职责手册中也有提到，但是没有企业采购职责那么开诚布公和不容置疑。
（1）选择市场中最好的供应商
最好的供应商不一定是报价最低的，这大概是对图书馆采购工作有过一些了解的人的共识。最好的应该是最适合本馆的，在报价与货品质量、后期服务等方面有一个双方都可以接受的结合点。近年来绝大部分图书馆都进行了招标工作，但各图书馆采购招标从形式到内容差异很大，有些做法近乎走过场，而有些做法又太过刻板，总之尚未形成规范的合理的图书采购招标模式。这在一定程度上给图书采购工作增加了不确定因素，对于供应商的选择造成了某些人为障碍。
（2）促进新产品的有效开发
图书采购人员参与图书馆新服务项目的开发早已有之，应该说近几年有增加趋势。许多图书馆与出版社或者供应商合作，举办新书展览，代购图书等等；也有图书馆与数据库运营商合作，举办数据库推介、使用培训等。这些工作都与采购人员不同程度的参与息息相关，随着采购人员业务工作范围的进一步扩大，可以预见在开发图书馆新服务项目的小组里，采购人员应该是必不可少的了。企业很早就意识到这个趋势，所以采购主管经常是由企业的副总经理兼任，便于参与新产品的开发和决策。
（3）进行有效的谈判
谈判一直是采购中一个重要方面，谈判的传统作用是决定重要的合同细节，如图书价格、质量、物流等。现在谈判的主要目的是建立更强更具竞争力的供应伙伴关系。进行有效的谈判，以便和那些通过出色的经济成效来寻求共同利益的图书（数据库）供应商合作。双赢才能带来供应环节的顺利进行以及采购过程的完美实现。图书馆与图书（数据库）供应商之间的谈判也是需要业界同仁深入研究的课题。
（4）监测供应市场的趋势，采取对环境负责任的供应管理
外部供应市场和环境是不断变化的，并且变化速度在不断提高，敏锐度、知识和供求双方之间的关系将帮助我们图书馆采购人员从容应对变化所带来的挑战。对采购供应环境负责任，是每个成熟有责任感的图书馆采购人员的基本素质，这些责任大概包括拒绝盗版书、不盲目压低价格、积极运用电子商务手段、重复使用包装纸、节约使用供应商的人力等等。类似的责任感不仅是一种社会义务，还可以帮助采购人员获得图书（数据库）供应商的支持，减少工作阻力。
2 采购过程的借鉴
企业采购供应理论认为，任何一个盈利性或非盈利性的组织，都要执行几个基本采购步骤，只是执行的程度和方式不同而已。对比图书馆图书采购流程，我们可以清晰地看到企业采购过程有值得我们借鉴的好经验。
2.1 确认和描述需求
发现需求是企业中生产部门负责人的职责，他们有责任知道何时需要多少零部件，这些需求必须经过识别并传达，以使采购行为准确并且及时。而图书馆的传统采购模式是，采购什么类型的书由采购人员去选择，他们可能经过读者需求调研，也可能根据馆藏结构要求。但一般不会形成描述需求的文字材料。在编写招标文件时可能会涉及，一般也比较笼统。事实上，以文件形式描述和确认需求应该成为图书馆工作流程的一部分，保证在正确的时间得到正确的货品和服务。
2.2 供应商的选择和发展
在购买的过程中，图书（数据库）供应商的选择是很重要的一步，采购部门的成功取决于考察、确定和发展供应商的能力。选择和发展供应商的基本程序应该包括：识别、评估、认可和监控。识别应从搜集供应商相关资料开始，列出潜在供应商的名单。评估阶段首先要建立供应商的选择标准：质量、价格、可靠性、当前和今后的实力、服务、快速反应能力、技术知识、管理能力和财务的稳定性等等。认可供应商的关键是对潜在图书（数据库）供应商认真评估后，将采购集中在少数几个供应商。监控供应商的业绩以便供应商不断改进自己的各项业务，适应图书馆的要求，不断优化彼此间的合作关系。
2.3 确定价格，制定合同
企业采购一般用三种主要方法获得尽可能低的价格：以目录价格购买、竞争招标和谈判。以目录价格购买适合低需求量和低价值的商品，不值得花额外的时间和精力去获得更低的价格，比如读者对图书馆提出的特别需求，某本书或者某个数据库的临时使用权，可以到网络书店或数据库网站以标价购买；竞争招标是通过市场的公开竞争找到提供较低价格的供应商；谈判适合购买金额很大、存在高风险或长期合作的场合。谈判内容一般超越了价格本身，主要是为了建立一项全面的协议，协议对双方是互利的。一般图书馆会在有上百万元图书（数据库）专项资金投入时，采取招标和谈判的办法。获得最低价格后，就可以制定采购合同了。采购合同需要具体指明产品质与量，以及双方权利义务及合同有效期限等。
2.4 收货和检验，结算票据和付款
当订货到达图书馆时，必须经过接货程序，要求清单与货物对应，包括实物清点和质量检验。可以通过“特许供应商”或“首选供应商”的做法来改变接货程序。特许条款主要集中在供应商对高质量产品的供货能力上，以便取消质量检验，缩短物流时间。供应商希望准时收到货款，准时的支付货款对于与供应商建立良好的关系是必要的。高效的票据结算程序在财务上很有意义，因为偶尔采购条款中会包括即刻付款折扣。特许供应商和即刻付款折扣问题应该得到图书馆的重视。
2.5 绩效监控和数据库管理
应该认真跟踪图书（数据库）供应商的业绩，采购数据库应该及时更新。采购数据库应包括4种类型的信息：所有订单的当前状况；所有供货商的业绩信息；每种类型订单或商品的信息；与合同及合作关系相关的所有信息。库存信息在成功的购买中起着至关重要的作用，所以必须认真设计和维护图书馆采购数据库，使它能够提供准确、实时的信息。
充分利用（包括供货商供货、合作信息的）采购数据库在图书馆领域还比较少见，采购数据库实际上是整个采购控制工作的一个反馈环节，可以反映出各个采购环节的进展和存在的问题（见图1）。图中实线箭头表示采购流程方向，而虚线箭头表示采购数据库的控制信息流向。图中采购控制信息流是以“采购数据库管理”为核心的，足见其重要性。目前各馆的图书管理集成系统一般都包含采购模块，但采购数据库管理并没有得到足够的重视。
3 采购的战略性发展趋势
从整个工作流程看，采购无疑具有周期性。但采购不仅在运作层面上为组织作出了贡献，也参与了一些战略决策，如“自制还是购买”决策，战略伙伴关系决策等等，可以在一个组织中发挥关键的战略作用。综合以上研究内容可以把图书馆采购的战略趋势概括为：减少供应商数量、加强与供应商的合作、采购职能范围的扩展及新产品开发过程中供应商的介入。
3.1 减少供应商数量
20世纪80年代末，企业采购方开始注意到基本竞争关系的成本，并看到从单一来源的采购所能提供的可观收益。也就是说，通过减少供应商的数量并与剩下的供应商紧密合作，总成本会减少，质量和服务水平会提高，产品的设计时间会缩短。为确保少数几个供应商有能力满足图书馆所要求的采购运作水平，供应商的筛选和特许过程与减少供应商数量是结合在一起的。也只有缩减了与之合作的供应商数量，才能够有精力去发展高水平的供应商。
3.2 加强与供应商的合作
发展高水平的图书供应商，建立成功的图书（数据库）供求联盟需要高水准的计划与合作。对建立一个牢固的战略伙伴关系来说，明确共担风险和共享收益的原则是很关键的。通过对比图书馆与供应商的新型伙伴关系和传统供求关系（见表1），可以了解两者的不同，以及今后采购人员在加强与供应商的合作过程中有哪些努力方向。
3.3 职责范围的扩展
20世纪90年代，企业开始购买广泛的服务项目，包括记账、广告、计算机编程、咨询、客户经纪人、快递、保险、管理者、科研、债券、运输和第三方物流等等。企业定义了它的核心竞争力，不再做非核心业务，所以采购的职责范围扩展了。国内图书馆大约在进入新千年之后开始越来越多地依赖图书（数据库）供应商的各种附加服务，为了顺利得到这些服务，图书馆不断进行资源整合以及人员调配、部门结构调整。如何捋顺图书（数据库）采购与利用之间的关系，采购人员参与图书馆各种业务流程决策变得越来越重要，其职责范围也就不断扩大。
3.4 供应商参与到新产品的开发阶段
从在20世纪90年代开始，为了缩短新产品进入市场的时间，许多企业建立新产品开发小组来共同营销、制造和设计。这一团队把采购人员、顾客和供应商带到新产品的开发过程中。为了提高图书和数据库资源的利用率，图书馆采购人员、读者以及图书（数据库）供应商的参与，成为图书馆业务流程的必须，这要求图书馆采购部门和服务部门密切合作，各种项目小组和临时业务团队形式更适合这样的工作需要，图书馆正经历着部门结构扁平化的深刻变革。变革中，供应商参与新服务项目的开发成为图书馆业务特别是采购工作的重要发展趋势。
总之，图书馆采购功能在新形势下被认为是关键的增值过程。采购人员不但能建立和管理一流的供应基础，而且能和图书馆的其他部门密切合作，发现可替代资源，拥有广泛的交易范围，平衡图书馆长期和短期的需求，把握不断变化的供应环境的发展方向。图书馆采购的战略趋势不仅是一种观点或一个方法论，更是一种业务模式，它强调两种价值观：图书馆在制定业务决策时始终要从全局的、综合的角度考虑；图书馆与供应商的伙伴关系具有超乎想象的威力。
参考文献：
［1］（英）彼得・贝利等.采购原理与管理（第10版）［M］.北京：电子工业出版社，2009.
［2］（加）利恩德斯等.采购与供应管理（第13版）［M］.北京：机械工业出版社，2009.
［3］（美）埃米科・班菲尔德.战略采购管理――SCE公司每年节约1.5亿美元的故事［M］.北京：中国财政经济出版社，2005.
［4］（美）斯坦利・E・福西特.采购供应管理环境［M］.北京：电子工业出版社，2005.
图书供应采购管理范文第2篇
关键词：图书资料；采购监管；机制研究
随着国家对于公共图书资源的投资力度在不断的增加，借此帮助普通群众了解和掌握更多的新知识。但随着国家对以图书馆等为代表的公共资源投资和扶持力度的加大，也滋生出个别腐败和浪费现象的发生。通过法律和经济手段的使用，利用招投标的形式，有效的遏制了在图书馆图书资料购置过程中出现的腐败和浪费等现象的发生。
一、图书资料采购监管的意义
1.提高资金使用绩效
完善的采购工作机制对资金的管理将更加科学化、精细化。不断加强图书资料采购资金的科学规划，以读者需求为本，以文献资源建设可持续发展为方向，使文献资源建设既能满足读者利用需要，又能体现馆藏建设未来的发展。引入“成本―效益”评价机制，提高资金的使用效能，充分发挥图书资料使用效益。
2.提高文献采购质量
建立采购、验收、管理、报废等完善的图书资料采购工作流程，认真落实采购工作决策、执行和监督三分离工作机制，规避采购风险，降低采购成本，通过各个流程层层把关、充分论证、集思广益，不断提高文献的采购质量，避免资源建设的重复浪费，使所购文献最大限度地满足读者需求。
二、完善图书资料采购监管工作的措施
1.完善图书资料采购监管制度建设
图书资料采购监管制度的存在及其有效运行必须建立在完善的采购监督法律体系之上。完善的采购监督法律体系是采购监督机制的保障和运行基础。从采购制度运行的外部，以高于内部监督形式对采购全程进行监督，从而促进图书资料的依法采购。我们要解决现行法律法规中的缺位疏漏等问题，须完善图书资料采购监管法律体系建设，以满足实际采购及其监管的需要。
2.加强多方监管机构的建设
各学校可建立专门的图书资料采购监督管理机构，机构组成人员由图书馆、财务、审计、纪检等部门抽调，机构隶属于学校，相对独立，主要负责图书资料采购法规、政策的制定、修订和监督执行，采购预算审查和批准，以及监督采购制度的正确执行和规范，如机构的财务人员依法对学校图书资料采购预算执行情况和采购政策情况实施监督，纪检人员依法对招标投标活动有关的监察对象实施监察。建立健全规模大、内容广、素质高的专家评委数据库参与图书资料的招标采购，确保图书资料采购的科学性和客观性。
3.规范图书资料的采购流程
（1）制定采购计划。①制定年度采购计划。根据当年图书资源购置经费预算，结合本馆馆藏发展规划、上一年度各类文献使用绩效评价以及学校学科专业设置情况，确定各类型文献采购经费支出比例、采购数量，突出重点，兼顾其他，使馆藏资源建设具有计划性、稳定性。②建立文献资源建设小组。文献资源建设关系到整个学校的教学科研的信息需求能否得到满足，各学科专业教师能否把握学科发展的前沿，了解本学科的信息需求。由专业教师组成的文献资源建设小组给采购计划把关，使年度采购计划符合学校发展，满足师生读者的信息需求，充分发挥文献购置费的使用效益。③严格按预算执行采购。图书采购预算经多方论证形成采购计划，批准后下达执行。凡列入采购预算的项目一律严格按照采购计划确定采购，不能发生无预算采购和随意追加采购预算的现象。
（2）实施采购。①纸本图书资料采购大致有两种方式：订单采购：采集订单征询读者意见学科馆员圈选书目给供应商下订单；现场采购：制定采购计划学科馆员或读者现场选购供应商现场配货。②电子资源采购方式：数据库开通试用试用评估征询读者意见提出采购方案采购。从上面各类型采购方式可以看出，读者意见是文献资源采购的重要依据，满足读者需求是文献采购的最大目标。另外，采访人员受专业知识的限制，对各学科前沿信息缺乏了解，只有广泛征询各专业老师意见，才能保证文献采购质量。
（3）严格验收。①严格执行验收程序。对纸本文献要认真核对清单，查看书名、册数、价格是否一致，是否存在缺页、污损或与馆藏原则不符等情况；电子资源要督促供应商保障数据库正常使用。整个验收过程必须按程序严格执行。②认真撰写验收报告。定期撰写验收报告，详细分析供应商供货情况，有利于年度采购计划的调节，也为进一步完善图书采购制度提供重要依据。
（4）评估采购绩效。图书馆应对文献资源购置的质量定期作出评价，亦即对文献资源购置费使用效益作出评价，纸本文献采购绩效评价可用当年馆藏各类图书购买量占出版市场该类图书的百分比，即覆盖率达到多少来衡量。图书馆根据馆藏建设规划和经费情况对购入各类图书市场覆盖率做计划预算，重点馆藏覆盖率应达90%以上，漏买图书应及时补购。
4.加大采购流程与合同履约的监管力度
对采购流程各环节、涉及的部门和个人进行监督管理，严按采购流程操作。按照《中华人民共和国政府采购法》和相关规定的要求，严格履行合同对采购项目进行验收及售后监督，从而完成整个监管过程。如对纸本图书资料，严格执行合同规定编目数据准确率、图书质量、图书加工程度、送货、验收等具体要求。对电子资源的使用时间、并发用户数、数据范围、后期软件升级等要按规定严格履约。保证采购流程规范，依法履约合同。
5.扩大图书采购信息公开程度
图书资料采购可通过校园网、本行业的报刊、媒体、杂志公开采购信息，随时接受社会各行各业的监督。同时，借助计算机网络系统，建立一套科学有效的采购监督管理网络系统，不断完善图书资料采购监管报告制度，全方位提高图书资料采购监管水平。
6.重视采购人员素质的培养
不断加强图书资料采购与监管人员的政治素养和专业素养，正确领会政府的方针、政策、路线，认真贯彻执行政府采购法的有关内容，增强服务意识和监管意识，不断强化廉洁自律意识，使采购监管人员成为复合型采购监管专家。图书资料采购和监管人员上岗前要进行岗前培训，由采购方面资深专家、教授结合一些实际采购事例，进行系统的正式培训，解决理论学习和实际操作之间的差距，不断提高采购与监管人员的业务水平。
三、结语
作为公共资源的图书馆采购图书资料也发挥了市场主体作用，通过招标的形式进行社会资源的优质筛选，图书馆图书资料的招标同设备仪器以及大宗交易具有明显的不同，需要稳定且服务质量好，信誉程度高的商，与之建立长期的合作关系。针对图书资料招标采购的特点和市场发挥的作用，能够有效的避免国家资源的浪费，具有反腐倡廉的作用，推动了公共资源采购的市场化。
参考文献：
图书供应采购管理范文第3篇
关键词：图书采购 政府招标 共赢
中图分类号：G253 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）06（b）-0207-02
图书采购是图书馆文献资源建设的不可缺少的部分，国家行政事业单位财政资金拨款是高校图书馆的文献经费的主要来源，随着《中华人民共和国招标投标法》和《中华人民共和国政府采购法》的通过和施行，高校图书馆的图书采购纳入了政府采购的范畴，从2006高校图书馆的图书采购陆续实行了采购政府招标制，到目前为止政府招标的图书采购方式成为了高校图书采购的最主要途径。从理论上讲政府招标可以通过简单的公式定量地体现出招标方对投标方及所需商品的需求以及投标方的综合实力，最终选择让利好、资信好、服务水平高的图书供应商，从而保证图书采购的效率和质量，是高校图书招标中科学而合理的方法。[1-2]由于图书不同于一般货物，有一定的特殊性，使得综合评分法在图书招标当中具有一定的局限性。
1 图书采购政府招标的弊端及原因分析
1.1 硬性的价格指标，成为最低价中标的保护伞
为了在一定程度上防止腐败和商业贿赂的发生，基本杜绝“高价中标”现象，《财政部关于加强政府采购货物和服务项目价格评审管理的通知》（财库[2007]2号）》中规定：“综合评分法中的价格分统一采用低价优先法计算，即满足招标文件要求且投标价格最低的投标报价为评标基准价，其价格为满分。其他投标人的价格分统一按照下列公式计算：投标报价得分=（评标基准价/投标报价）×价格权值×100。”“货物项目的价格分值占总分值的比重（权重）不得低于30%，不得高于60%。”[1]这使得图书的折扣在整个评标过程中成为一个硬性的量化指标，就给一些信誉和实力较差的书商有了可乘之机，他们通过低折扣来提高自己的综合评分，从而获得供应商的资格。在图书毛利水平相对透明的今天，过低的让利水平图书质量和到书率是难以保证的。那些进货渠道正规，服务好的书商，由于其经营成本相对较高，被排挤在中标商之外，导致了“劣胜优汰”的局面。
1.2 投标商的全部材料无法进行一一核实
在招标文件当中会对书商的资质进行一定要求，比如注册资金，现采场地这类的硬性指标，这是一个投标的准入标准，没有达到相应要求的书商则没有参加投标的资格，但是达到准入标准的书商所提供的所有支撑材料是否都真实可靠，招标方及负责招标和公司无法去一一核实，因为在投标文件当中的造假现象并不少见。更有一些小的图书供应商通过交一定额度的管理费用挂靠一些较大的供应商，利用大供应商的资质来进行投标，这样的书商中标以后，图书的质量就难以保障，近年来政府对中小企业采取的保护政策，对于属于小型企业的供有评标过程中应采取了加分政策，使得小型企业在招标中更占优势。
1.3 抽取的评标委员会成员专指度不够
目前评标委员会通常从专家库中随机抽取，专家库有规范的申请、筛选、入选、建库、抽取、邀请、确定的过程，而且一直在不断的改进与完善之中，为提高保密性，广州市政府采购中心2007年5月起抽取专家直至评标前半小时才进行，但依然存在着一些问题。[3]抽取的专家可能来自于与图书相关的如印刷、造纸、出版、艺术设计等行业，虽然行业相关，但毕竟“隔行如山”，非图书馆的专家对供应商几乎不了解，在评标过程中只能“纸上谈兵”，按投标文件上所承诺的各种条款来评标，至于承诺能否对现则无法考证。这就使得那些敢于夸大、虚假承诺的供应商有可乘之机。
2 图书馆与书商在政府招标环境下实现共赢的对策
2.1 制定科学可行的评标标准
近几年的图书采购政府招标实践证明，制定科学、合理的评标标准，可以提高选择资质良好的供应商的机率。经营面积要达到一定标准，有直接业务联有直接业务联系的部级出版社数量（必须包括招标方指定的出版社）500以上，并出示相关供货合同书或授权书。尤其是“招标方指定出版社”这一项，可以严格控制选书目录，从源头上控制采购质量；[4]近两年的盈利情况也可作为资质的一个评判指标，盈利情况良好可以从侧面反映供应商的经营及经济实力。除了以上的几点，还应考虑书商企业中的人才构成、过往业绩、客户群构成、同行口碑等等因素，让综合实力雄厚、信誉良好、服务周到、价格优惠的书商能在招标中脱颖而出。
2.2 建立中标书商的信息档案
图书馆与书商是合作的关系，双方处于平等的地位，为了更好的合作首先要对书商的情况进行了解，建立中标书商，特别是新中标书商基本信息档案，是熟悉与了解中标书商各项信息的有效途径，档案应包括公司名称、地址、规模、经营资质、经营方向、服务特色、管理水平、人员配备、联系人及联系方式、优惠率等基本信息，并随时对变更信息进行更新，保证书商信息的准确性及利用的有效性。
2.3 根据书商的规模、供货能力采取不同的采访策略
图书采购实行政府招标，中标书商具有不确定性。每年中标的书商可能有初次合作者，也可能有合作多年的伙伴，书商自身的实力也参差不齐，面对这样的局面，图书馆应在全面了解与实践模索的基础上，客观评价各书商的服务态度、服务能力、服务质量，信誉度，以此作为整采访策略的依据。对于过去合作过的书商尽可能根据以往的采购经验，扬长避短促地书商提供更优质的服务。
对于新书商，由于图书馆对其资质、诚信度、服务能力、服务水平尚未充分了解，双方的合作都要经历一个磨合期，采购时图书馆要严格按照合同的要求进行。为了考查新书商的实力，可以先小批量下订单，对到馆图书进行到书率、到书周期以及图书加工和编目数据的进行检查，并据此及时与书商沟通，让书商对不足的进方及时改进，根据其改进的情况，确定对其投放订单的额度。对不能履约的书商，应该尽早终止合作关系[5]。
2.4 加强对中标书商履约监督
加强书商履约监督是加强书商管理的核心。具有法律效力的采购合同明确了图书馆和中标书商双方的权利与义务，但这并不代表书商就一定履行合同约定或者有能力履行合同。如果书商失约合同，对图书馆就会造成损失，主要表现在重点藏书无法入藏，到书周期长，图书质量次，从而影响到馆藏质量乃至读者的满意度。为了确保图书采购正常高效地进行，图书馆要根据合同约定内容加强对书商的监督，对违约现象要及时采取相应措施，对恶意违约或者到书率很低、到书速度慢、服务差的书商要进行相应的处罚，如减少订单或终止合同，并将其列入下一年投标的黑名单，在资质预审时作为不良记录一票否决[6]。
2.4.1 严控选书目录
在图书的选购上图书馆决定用什么书目订购而不是由供应商自行提供，可以选三目或让其提供图书馆限定的核心或重要出版社可供书的纸本目录，经采访人员初选后再返回让供应商做成标准的采访数据进行订购，供应商只能根据订单配书。这样的书目控制，图书馆从根本上掌握了采购的主动权[2]。
2.4.2 严格监控到书率、到书周期
到书率和到书周期是书商完成采购情况的具体体现，现代化的图书馆管理系统给图书采购统计带来很大的便利，借此可以方便地统计不同阶段的到书率和到书周期。如果到书率在约定的时间内未达到要求，图书馆应主动采取措施，敦促书商加快采购速度，缩短到书周期，提高到书率。如果确定某书商确实无能力按时采购，图书馆应果断撤销原订单，停止向其发新订单，并将订单转向有实力的书商，争取订购的机会和时间，防止由于错过订购时间而造成整个藏书体系高质量专业图书缺失的现象。
2.4.3 严控图书到馆验收关
有些信誉低的供应商除了用一些低折扣的特价书甚至用盗版书充当正价图书以外，还会在馆图书当中加塞没有订购的图书，为了杜绝此类现象的发生，图书馆应对到馆图书的清单与订购单进行，再对到馆图书进行验收，对于在过程中不能重合的图书，在验收时一律予剔除。对于一些书商由于内部管理问题或其它原因而出现漏配、误配或图书加工不符合要求的现象，图书馆应主动将问题反馈给书商，并和书商共同探讨问题出现的原因，提出改进意见，帮助服务能力欠缺的书商提高服务质量。对于有恶意加塞情况的书商进行警告，情节严重的要交减少订货数量，甚至是终止合同。
2.4.4 要求书商到馆加工
现在的图书招标的价格包含了加工及加工材料的费用，一些低价中标的供应商除了在图书上作文章，还在加工材料上偷工减料，例如用铁质的磁条充当钴质的磁条，价格上相差一半；有些会出现录入数据质量较差；加工未按要求进行等情况，图书到馆加工可以随时监控图书加工的质量以及加工材料的质量，对于不合格的要求立即进行修正。
2.5 加强与书商的信息沟通
图书馆与书商是平等合作的关系，为了实现图书采购的共赢，双方应该及时沟通。在日常合作中，图书采访人员要主动将本馆馆藏特色、服务要求与书商进沟通，同时将采购中出现的一些问题及时反馈给书商，以帮助书商不断提高服务水平。相应的书商也应经常主动征询图书馆的意见与建议。服务过程中出现问题，双方应本着解决问题的态度，协商共议，提出解决办法，而不是相互推诿和指责。
3 结语
在图书采购政府招标环境下，高校图书馆虽然不能决定由哪家书商中标，但可以通过对图书采购中各环节严密监控来保证图书的质量，从而降低采购成本与风险；通过与中标书商的良好沟通以及对其多角度、多措施的管理，建立起良好合作关系最终实现图书馆与中标书商的共赢。
参考文献
[1] 柳菁，邓谷泉.综合评分法在高校图书馆图书招标中存在的问题与对策[J].长沙大学学报，2011，25（3）：47-48.
[2] 莫霄，陈燕霞，孙逸玲，等.高校图书馆如何在图书采购政府招标中维护合法利益[J].图书馆工作与研究，2008（1）：42-44.
[3] 毛凌文.图书馆藏书实行政府采购及其招标难点分析[J].图书馆论坛，2008，28（1）：80-82.
[4] 范翠玲，郑云武.高校图书馆中文图书采购政府招标“低价中标”现象探析[J].图书馆论坛，2010，30（4）：99-101.
图书供应采购管理范文第4篇
[关键词] 图书采购；外包；招标文件
[中图分类号] G253.1 [文献标识码] A
为实施教育“质量工程”，明确办学方向，培养高层次人才，在教育部对高等院校的教学评价工作中，“生均图书量”、“图书馆藏书量”成了图书馆的热门话题，议论纷纷。从另一个层面凸现了图书馆的支柱地位。而图书采购招标，是目前高校图书馆普遍面对的突出问题。
1 业务外包与招标文件
外包是指由内部生产的投入品（有形商品、知识产权、服务等）转变为从外部供应商处购买。从管理学的角度来看，外包是其中较有成效的方式，是一些企业实践的描述和总结，是使企业发生根本变化的重要动源。对图书馆而言，外包就是通过签约的方式，把业务由图书馆方转包一部分或全部给外部书商或机构代为处理。
图书馆与书商的合作产生于20世纪60年代的美国纲目购书计划。不少图书馆为了提高效率，利用社会资源实施了业务外包的招标工作。业务外包理论上得到了劳动分工理论、比较优势理论、价值链理论（或木桶理论）以及核心竞争理论等的支持；实践中，克服了传统图书馆管理的诸多缺陷，已成为降低成本、节约人力、优化配置的一种有效策略。
1.1 文件构成与说明
招标文件用以阐明采购图书及服务项目，投标、招标过程和合同条款。文件由招标邀请函、投标人须知、图书采购及加工质量要求及说明、合同主要条款以及附件等组成。
1.2 图书采购类型。一是中文图书采购类型。二是图书编目、加工业务外包。书商应根据大学图书馆的图书分类、编目、加工要求，按照图书分类、编目、加工科学化、规范化、标准化的标准将所供图书全部分类、编目、加工完毕，达到到馆即可典藏入库的标准。
1.3 图书采购
1.3.1 图书质量。中标单位必须保证图书进货质量，不准加入盗版图书及其他类型非法出版物。投标人为招标人提供的图书应出示加盖有出版社公章的供书清单。若出现有盗版或其他类型非法出版物，将按书价10倍赔偿。
1.3.2 中标单位必须保证所供图书与图书馆报出的订单图书相符，如果出现错漏，超出订单以外的图书将不予付款。
1.3.3 中标单位所供图书出现开胶、缺页、倒装等质量问题，须负责及时调换。
1.3.4 到货率要求。中标单位接到图书馆报出的图书订单后，应及时与出版发行部门联系，在规定的供书时间内，保证图书到书率达85%以上。
1.3.5 编目、加工质量。中标单位按照图书馆报出的图书订购单进行图书采购，经图书馆确认无误后，须在一个月内根据图书馆的图书编目、加工要求，按照图书编目、加工科学化、规范化、标准化的标准将所供图书全部编目、加工完毕，要求到馆即可典藏入库。图书编目质量和加工质量不符合招标方要求者，须退回重新编目、加工。
需要说明的是，必须依据相关法规及本馆实际情况签订《图书采购加工合同书》、《图书加工协议》、《图书加工委托书》及《图书加工一般流程》要求等文件。
2 招投标文件管理
为了把有限的资金用在实处，更好地为高校学科建设、教学科研服务，很有必要研究、策划，形成一系列文件来规范、管理图书、教材采购招标的全过程。也是图书馆业务管理的一种重要手段，需要在发展过程中加以研究、组织和健康引导。
2.1 外包商的选择
书商为了与竞争对手抢夺图书馆手中更多的订单，国内最早是在2000年，成都世云书店为图书馆免费提供采访数据、贴条码、盖馆藏章增值服务，不到半年时间，全国许多书商如法炮制，提供同类免费服务。免费服务竞争的结果导致资金本来不足的民营书商利润减少，而且随着图书馆增值服务项目要求的增多，书商的利润会越来越少。而利润是书商生存的根本条件。因此，多数书商通过降低成本来确保利润的正常获取。为了降低成本，书商在技术加工服务的投入是很有限的，甚至许多书商廉价雇用一些人非专业人士去完成增值服务的任务，其意义就大打折扣，数据的不规范，加工时出错现象常有发生，以致一些大学图书馆在使用这些服务时持谨慎态度，甚至有的图书馆干脆拒绝这些服务。由于书商提供的增值服务层次低，在免费服务不奏效的情况下，书商又将竞争重点转向书价的大比拼上，而不是及时推出新的、技术含量高的技术服务。
更有甚者，在图书采选过程中出现不少陷阱，如低价“陷阱”：有些书商以低于成本价或以与市场价格明显不符的报标，吸引图书馆方签下订单；再以多种方式，如：换书单、更换现场所选图书、更换选书数据等小动作，暗中操作欺骗馆方获取利润。所以，选择合适的外包商至关重要。
对于外包商来说，追求利润是其永恒不变的目标，进行图书馆业务外包也可以将财务风险降低。因为在图书流通业，一般大宗客户不是当场结算，而是定期结算。图书馆属于事业单位，信誉良好，发生呆账和坏账的可能性较小。对于大学图书馆来说，他们与书商合作的首选要素不是书价，而是书商的信誉以及配套的服务。节省人力、物力、财力以及图书质量，提高工作效率是着重考虑的问题。图书馆要保持自己的独立性，不能受制于外包商。
2.2 招标文件
2.2.1 招标邀请函。图书馆应本着公开、公平、公正和诚实、守信的原则，就图书采购与图书编目、加工业务外包项目进行公开竞争性招标，吸引国内资信度高、具有相应资质和供书能力，并能够承担对所供图书按照标准化、规范化的要求进行编目、加工的图书供应商及图书发行、销售机构参加到投标活动中。投标邀请函应清晰注明必需的一些要求。
2.2.2 投标人须知。招标文件适用于投标邀请函中所述的图书采购及加工业务外包项目。如：
（1）定义“招标人”、“投标人”。
（2）符合“招标项目要求”条件，承认本招标文件所有内容的国内图书供应商及图书发行、销售机构均为合格的投标人。并按《政府采购法》有良好的商业信誉和较强的经营实力。
（3）允许图书供应商及图书加工商联合投标。联合各方应当共同与招标人签订合同，就中标项目向招标人承担连带责任。
（4）投标人员在领取标书时需提供相关的资质证明文件以供资质审查。
（5）招投标项目应遵守中华人民共和国法律、法规和招、投标的有关规定。
（6）投标人应交纳投标一定的保证金。未中标者其投标保证金由招标方全额退还等。
另外，所有投标文件都必须按招标人在投标邀请函中规定的投标截止日期之前送至招标人。投标人应将投标文件正本和副本分别用非透明文件袋密封，在封签处加盖公章，并标明招标编码、招标单位名称及正本和副本。
2.3 定标规则
2.3.1 评委会对有效投标者所供图书质量承诺及措施进行比较，对售后服务进行比较。
2.3.2 评委会对所有有效的标书进行比较，列出各投标者所供图书价格的折扣比较表。
2.3.3 对各投标人所供图书的质量方案和加工方案进行比较。
2.3.4 对其他内容进行分析比较：①交货期和到货率；②付款条件；③投标人的资信情况、业绩和履约能力；④投标人的供货状况；⑤投标人提供的其他优惠条件。
2.3.5 综合分析比较，确定投标单位排序。
2.3.6 根据投标单位排序确定×个中标候选人。
2.3.7 公布评标结果。评分参考指标如上图所示。
2.4 招投标过程管理规则与纪律
加强图书采购的管理和监督，保证招标工作严肃有序地进行，评标委员会成员、采购人及评标工作人员应共同遵守相应的规则。坚持公正、公平地对待所有投标人。评标委员会成员和参与评标活动有关的工作人员不得透露对投标文件的评审和比较，中标候选人的推荐情况以及与评标有关的其他情况。不应将评标资料带出评标会场。将合同授予符合招标文件要求，商务满足，技术符合，评标价最低，能提供最佳服务，交货期符合要求的投标人。
2.5 履约保证金。履约保证金为投标文件组成部分。
2.5.1 每个中标单位应按照图书馆方面的要求交纳一定的履约保证，并签订履约保证书。中标单位所交纳的投标保证金自动转为履约保证金，余额部分在合同签订前交清。
2.5.2 该履约保证金在合同期满后一个月内全额退还中标单位。
2.5.3 下列情况发生时，履约保证金不予退还：①投标人在开标之后定标之前撤回其投标；②中标人因其自身原因未能在中标通知书规定的时间与招标人签定合同；③中标人未能履行合同条款。
3 合作双赢
现代化技术的不断进步与发展，图书、教材采购专业化工作将逐步向正轨化方向发展，业务外包这一经营管理方法日益受到国内外高等院校的重视。科学、规范地进行图书馆业务外包理论研究和实践探讨也仅仅是在近几年才开始的。专业性的业务，如书刊采购、分编，物业管理，计算机系统管理和设备管理维护等业务外包开展得还比较少。在人员少而工作量有增无减的情况下，图书馆把目光转向了书商，与书商合作的内容从图书采访、加工发展到编目，甚至直接上架等一条龙服务。
业务外包不仅能够充分利用外部的社会资源服务于高等院校，还能增加图书、教材的采购工作的公开、透明度，减少一些负面因素的影响，强化图书馆自身核心业务的开拓、创新，提升图书馆整体服务的品质。将影响图书馆的长期发展。面对外包的风险和外包的发展趋势，中国的图书馆界需要早做准备，这样才能在未来的图书馆事业发展中抢占先机。
合作是一种互动。当越来越多书商成为大学图书馆馆藏发展、书目控制及电子数据交换的合作对象时，图书馆一方面不要急功近利，不要为达到指标规定的数量而突击采购图书，以防止藏书结构不合理，不能满足教学科研需要；另一方面，应该认同书商有助于图书馆的健康发展。书商也应该把图书馆看成长期的合作用户，要在书目信息、电子采访以及服务价值的挖掘方面有所作为。只有合作的参与者朝着互惠互利的方向发展，二者的合作才有可能进入良性的循环，从而促进二者各自利益的最优化。
参考文献：
[1]朱强.教育部高等学校图书情报工作指导委员会及中国图书馆学会高校图书馆分会常务委员会议二届二次会议上讲话.2005年7月28日-29日.新疆乌鲁木齐.（http：//162.105.140.111/）.
[2]国家经贸委.国家技术创新项目招标投标管理办法.国家经贸委令第40号，2010.10.29.
图书供应采购管理范文第5篇
[关键词]中文图书 招标制度 正式制度
[分类号]G258.6
1 正式制度
中文图书集中招标采购(以下简称“招标”)既是一种行为，更是一种制度安排。制度是人类社会中人们行为及其相互关系的行为准则和规范，从制度结构上，它分为正式制度、非正式制度。前者有广义和狭义之分，狭义是指人们(主要是政府、国家、学校、行业)有意识建立的一系列政策法规，它包括三个层次结构：即最高层的宪法、中层次的成文法、底层的政府条例。具体包括如下内容：法律制度(宪法、国家法律、政府政策条例)；行业协会的自律规范，如高校图书馆规程、图书馆采访规范、操作规程以及规范招标监督的制度(评审专家管理、供应商管理、质疑和投诉管理等办法)和它的等级结构；自发秩序范畴如经济合同、协约等。在这三个层次中，三者的地位并不相同，最高层次统领着其他规则，居核心地位，下一级必须服从上一级规则，如制定《普通高等学校图书馆规程》必须符合宪法，高校图书馆(以下简称“图书馆”)招标合同必须符合《中华人民共和国合同法》；三者是一个统一整体。
广义除狭义之外，还包括政策法规以及它的等级结构、设计者、政策法规的体制、机制、价值取向等。应该明确的是，在现代社会里，正式制度总是和国家权力或组织联系在一起，法律是正式制度的代表。本文仅从狭义的正式制度(以下简称“制度”)角度进行论述。
2 招标存在问题的原因
2.1 招标制度的复杂性
招标的性质定位(制度属性的确定)。招标是由申请、审批、程序、文献信息供应商(简称供应商)遴选与确定、签订合同、管理等一系列行为组成。合同性质直接涉及法律规则的适用和现行制度的设计，是属于普通的民事债权合同，也是特殊的行政合同。《政府采购法》第四十三条规定“政府采购合同适用合同法。采购人和供应商之间的权利和义务，应当按照平等、自愿的原则以合同方式约定”。这可以理解为政府采购合同被认为完全是民事合同。但事实上，政府作为合同当事人拥有特殊地位，对政府采购中出现的一些问题在普通合同法中是找不到适当的解决办法的，这注定了政府采购合同始终面临法律上的困境。笔者认为招标前属于协商性的民事行为，招标后则是行政行为。其救济选择、方式、机制前后也不相同。合同签订前，招标的核心在于对供应商的选择与确定，行政意志在这一阶段表现得更为明显。招标目的须要一定手段(即行政权)或方式来实现。申请、审批、计划表示行为具有内部性，而招标信息、邀请供应商竞标则是外部性(证明了招标行为的存在)。合同签订后，图书馆与供同都应遵守合同条约，其权利义务将具体化。如供应商应保障图书的到货、优质的数据加工服务等，而图书馆则应在一定时段给供应商图书款。学校、图书馆此时已由行政主体转变为民事身份。这增大了招标的不确定性。
2.2 制度设计不足
2.2.1 难以实施 《政府采购法》要求：①图书馆与财务处分离。②学校是招标的主体之一。学校把委托权交给图书馆或国资处，招标效果不尽相同。若交给图书馆，对减少招标与供应商的信息不对称性有利，但规范性可能较差。若交给国资处，对程序、过程规范有利，但容易造成不注意中文图书招标的特殊性，图书馆的一些合理化建议、想法和做法不易被招标委员会采纳。③划清图书馆、国资处与其他部门的职责权限，依法履行职责。目前这些部门之间还不是相互合作，报账难就是佐证。加之学校把委托权交给国资处还是图书馆，态度并不明朗。这易导致采购范围模糊、审批和管理程序与职权变异扯皮，从而产生监督管理难度加大、供应商无所适从、效果难以评价，国资处较多地关心招标程序，图书馆则是供应商能力、供应内容和服务。④中国图书馆学会等学术机构在招标业务上要给予具体指导和约束。实际中这些学术机构还没有介入其内，造成各馆招标方式和内容不尽相同，各自为营，各行其事。目前高校通常做法是：统一领导(成立校招标小组，统一领导文献信息资源招标工作)、归口管理(各业务主管部门具体负责此项工作)。在这种体制下，图书馆不再是唯一采访主体，这会增加招标主体之间的协调成本，形成招标主体内部利益、权力之争，产生新的行政干预。
《招标投标法》第五十三条关于投标人相互串通投标，或者与招标人串通，投标以及投标人以向招标人或者评标委员会成员行贿的手段谋取中标的规定，因经手环节多、人员多，难取证哪个环节、哪些人出现了问题。第五十、五十一条也出现非常原则化问题。《指南》中虽对供应商评价的标准如剔除高折扣、确定一个保障文献质量的底线。但由于合理折扣到底是多少这一问题没有解决，致使该条文难以落实。《政府采购法》第十三条规定各级政府财政部门是负责政府采购的监督管理部门，依法履行对政府采购活动的监督管理职责。中文图书招标应是学校纪检委、财务等授权去监督管理图书馆或国资处，监督与被监督之间出现争议，必然要求校领导出面解决和协调，因此，法律上默示了校领导在招标的最高权力，为腐败行为提供了可乘之机。
2.2.2 设计不全 制度设计需考虑：招标主休、方式及其适用条件、政策、程序及招标管理机制和与之配套的法规和实施细则(如采购方法及其采用条件、标准与评标、合同管理、争端解决和法律责任等)内容。因招标的复杂性，加之制度设计时须考虑微观和宏观两个方面，这易使招标制度本身设计不足。激励是动力，是保障读者、图书馆、供应商权利的基础。参与人、供应商的积极性、创造性和潜能的发挥主要靠制度激发和保持。但《指南》等制度中较多地注意了对供应商的约束，没有具体的激励条款，制度设计者站在图书馆立场而不是在中性立场上。
对供应商评价标准还没有得到图书馆界的普遍认同。大多数人认为评价标准应包括资质、服务、到货、报价四个方面，这种评价只有价格客观可比，其他的在图书馆与供应商没有实质性合作之前难以衡量，可操作性差；也缺少对供应商诚信、供应商文化与图书馆文化耦合的评价。而供应商文化对于协调图书馆关系，达到两者和谐一致，促进持续合作有重要意义。也缺少对招标结果的考核和评价。采访人员在书店发现适宜本馆馆藏的中文图书，在现有机制和体制下，只能是将需求做成订单，由部室主任、主管馆长审批，发给与此合作的供应商，供应商再配送。这少则2～3周，多则半年，有时还会形成即使有充足的经费也无法购到理想图书的问题。也许会有人说，这可以按照《普通
高等学校图书馆文献集中采购工作指南》(以下简称《指南》)备案制。这种说法可操作性差。因采访人员总由一种心理担忧，怕引起馆长或同事的异议，或自己采购后，馆长不能审批。或即使馆长审批后国资处不能审批，报账困难，行动上不十分积极。
招标能节约多少资金?图书馆能得到什么样的服务和效果?没有考核制度。这些问题不解决，最终会导致招标失败。故招标要在“成本一效益”原则要求下，兼顾经济性和效率性统一。招标是一种创造性抉择活动，从一定意义上讲，凡是招标参加人就必须承担相应的责任。但现有制度没有具体规范和明确政府决策失误的相关责任人的责任，决策失误追究做不到有法可依，即使有责任，也往往推给招标小组，责任难以落实；也无专门的决策失误追究机构。这会给招标、图书馆、学校带来不良的后果；对学校以及相关招标部门违法的处罚太轻，不足以抑制招标中的腐败行为，《政府采购法》第七十一条规定：应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的；擅自提高采购标准的；委托不具备政府采购业务资格的机构办理采购事务的等等属违法行为。采购人采用这些违法行为的目的是要得到个人的公共权力“租金”，本应依法严办，但处罚却只有改正、警告、罚款、处分、通报，处罚太轻，在判别这些违法行为时也困难重重，该法中没有规定招标在什么条件下适用，采购方式的行政许可和审批程序。造成招标主体不再作为。某馆招标合同期是1年，到次年纪榆、审计、国资等部门均不提终止合同，直到第三年才终止了合同，就是例证。
2.2.3 移植西方制度《政府采购法》与《招标投标法》有明显移植外国的痕迹，西方国家的实践已经形成制度的范例，提供了一个可供与之对比的参照物，但移植必须考虑中国国情、文化环境，我国的制度移植过程中是“削足适履”。同样，《指南》也有移植《政府采购法》痕迹，这需要我们对制度的组织体系、规则和技术手段进行本土化变革和创新。
2.3 制度之间的协调性较差
我国《政府采购法》与《招标投标法》并存。《政府采购法》规范的主体是各级国家机关、事业单位和团体组织，而《招标投标法》规范的主体则无任何限制，任何主体在进行货物、工程和服务采购时都可以采用招标方式。在招标的问题上《政府采购法》是否以及在多大程度上可以适用于文献信息资源的采购，与其有关的采购合同、采购活动的监督以及对采购活动的投诉、质疑等是否应该遵守《政府采购法》的相关规定，法律未能予以明确。在一些相同的问题上，《政府采购法》与《招标投标法》做出了不同的规定，如在分包问题上，两部法律的规定就有着明显的不同。目前的《政府采购法》中，除总则的基本原则(如诚实信用)以外，政府采购合同的规定主要涉及到变更、中止或者终止合同三个问题。终止合同是关键问题，这可能是一方或双方禁止任何变更、中止或者终止合同，或依据过错原则承担由此引起的损害赔偿责任。这里存在一些需要解决的法律问题。完全禁止政府采购方单方面变更、中止或者终止合同，与《合同法》本身的规定不一致，为法律的适用增加了难度，不利于政府采购方及时履行公共职能维护国家和公共利益。而有些合同必须终止，如一些国家禁书，图书馆有权单方面终止合同，对供应商造成的损失，图书馆不予承担。
2.4 制度设计的价值取向
招标行为、方式涉及到制度的价值取向。招标制度有多重价值取向：①扼制腐败；②节约文献购置经费，获得供应商优质服务；③以透明和规范增加公众对图书馆的信任；④促进图书馆的可持续发展，保障读者和图书馆合法权利。这些均应多元统一，若只片面强调一个或儿个，这样的制度设计必然是有漏洞的。如《指南》中零星采购采用采购备案制就是对采访人员可能“坏”的防范；文献集中小组由本校的图书馆和财务、纪检、监察、审计等部门相关职能部门人员组成是为了制约各个职能部门的权力；图书馆专业人员不得少于成员总数的三分之二是为了防范招标中个人权力中产生的“坏”。防范这些“坏”是应该的，但不能忘记④这一重要内容。目前确实难以找到一个既让图书馆又让供应商均满意的价格折扣，若只考虑招标价值取向的①②，必然是折扣多者中标，到货率降低，有价值、权威的图书不能入藏，直接影响了读者的阅读权利。制度是一个集体行为，还有一个价值取向认同的问题。上述中，人员素质、复杂性是外显原因，体制、机制、制度不完善是中层次原因；价值取向则是深层次的根本原因。上述中，人员素质、复杂性是外显原因，体制、机制、制度不完善是中层次原因；价值取向则是深层次的根本原因。继续追问，则是图书馆原来的采访制度的改革或废止，失去了制度价值信仰基础，稳定的制度体系被打破，却没有一个新的制度可以代替它，人们试图通过各种合法、半合法或非法解决招标问题。
3 制度创新
3.1 继承合理合法的制度内核
制度创新有一个“变”与“不变”的问题，不变的制度设计原则、制度要素、制度结构和为科学合理合法制度奋斗的精神、思想方法等。有些人一提到创新，就认为把过去图书馆单一采访的合理性放弃，把继承和创新割裂开来，这是不对的，要继承合理合法的制度内核，继承与创新要保持必要的均衡。什么是继承、怎样继承和继承什么这是需要我们深入研究和解决的问题。
3.2 提高人员素质
面对招标管理人才匮乏的局面，应大力加强相关人员的培训和教育：一是对本馆相关人员教育培训。招标管理是一项艰苦细致的工作，如果没有工作认真负责、奉公守法、廉洁自律的采访人员和监督人员，没有高尚的职业道德和娴熟的业务技能、管理知识、实践经验是无法做好这一项工作的。故要加强现有人员的专业水平、工作业绩和职业道德状况的考核，对考核合格者，让他们学习有关的专业知识，如《政府采购法》、《招标投标法》、《合同法》、《指南》以及图书情报专业知识，减少信息不对称。二是对供应商教育和培训，提高竞争力。鼓励他们学习和掌握《政府采购法》的基本知识、基本要求、规定和竞争技巧，严格按照市场规则运作，以保护他们的合法权利，努力参与招标活动。三是逐步建立高校评标专家库，选择那些权威高、专业素质强、实践经验丰富的专家学者进入专家库，为招标提供人员条件，在目前每一个高校图书馆单独建立专家库尚有困难的情况下，可以由同一城市或同一地区的图书馆建立联合专家库。对专家的招标意见、观点要给予法律或法规保障，使专家参与权与招标委员会决策权间保持均衡。明确专家评价、论证，强化决策机构对专家意见的回应机制。
3.3 加强研究，完善制度
研究制度三个层面：文化认知、规范以及强制(执行和话语意识)在制度演变中各自所产生的作用、性质以及价值观、法律规章、管理和技术准则出现的顺序，国家、学校和行业、图书馆在招标的地位和作用，制度如何发生，由谁制定，谁有权制定，国家、学校、图书馆制定规则的权限与边界，制度的配套性和适应性，制度规范范围(采购数量和规模或特定项目)，阻碍制度变迁的力量(路径依赖，还是特殊利益集团?)。微观上，要继续研究和完善对供应商的评价标准和中文图书合理折扣，这既是重点也是难点，建议中国图书馆学会委托相关专家学者，开展课题研究，考虑到研究成果的可行性，研究小组应包括中文图书研究学者(占多数)、也有一定经验的馆长、基层采访人员；继续完善或修订与《政府采购法》、《普通高等学校图书馆章程》等不一致或矛盾之处，减少制度实施过程中，制度执行主体在实施时困境；要细化修改《政府采购法》第七十一条处罚太轻的条款。《招标投标法》非常原则化而难以实际操作的条款。修订制度时，要让图书馆界专家、供应商有较高的话语权。应明确制度只能完善，不可能到达理想状态，完善不是目的，完善招标过程才是目的。
