档案管理意识
档案管理意识范文第1篇
【关键词】档案服务；管理；质量
各级各类档案作为我国信息资源的重要组成部分，是我国经济可持续发展、建设教育文化事业的一种重要资源。传统的档案管理工作内容、服务范围随着信息化的发展发生了翻天覆地的变化，档案信息资源的价值也随之得到了充分体现，档案管理人员应加强档案服务意识，端正服务态度，树立创新意识，才能够提高档案管理的质量。
一、提升档案服务意识的重要性
（一）是社会公众对档案部门的要求。档案本身作为一种纪录历史的资料，在当前社会不断进步、经济飞速发展的背景下越来越受到人们的重视，人们对档案部门的要求、呼声也越来越高。对此，档案部门应积极突破传统档案管理理念的束缚，踊跃去探索档案管理、服务的新思路，充分挖掘自身的潜力，致力于寻找档案管理与社会发展的最佳结合点。
（二）是档案工作自身发展的需要。档案工作本身是为社会提供档案保管与服务的工作，其基本属性就是服务性，而服务性本身也是档案工作能够生存与发展的重要基础。要让档案工作充分发挥出其自身的价值，档案部门就必须要将服务放在当前工作的首要位置。档案工作的开展必须要紧紧围绕着社会中心工作服务，在档案工作的全过程都贯穿服务，为此必须要切实做好档案需求服务，对服务质量进行改善，积极转变服务形式，创新服务内容，并对管理理念、管理模式、管理手段以及方法进行充分创新，只有这样才能够让档案的存凭、留史、育人、资政等作用得到充分的发挥。
二、提升档案服务意识，改善档案管理质量
（一）树立起“以人为本，一切为利用者服务”的理念。当前，现代档案管理工作受到市场的严峻考验，为此，必须要从市场的实际情况出发，对档案服务的目标与内容进行明确，从利用者的实际需求出发，制定出具有针对性的计划，更好地为广大的群体服务。伴随着各种先进信息技术的运用，电子档案的使用越来越广泛，也有越来越多的利用者迫切希望可以利用计算机来对档案进行快速检索。有鉴于此，必须要做好充足的准备，尽可能地为利用者提供一个舒适、高科技的环境，以便于利用者能够快速、安心地获取自己需要的档案。c此同时，档案工作人员自身还需要积极地改变服务理念，从市场角度、高科技角度出发，为利用者提供更高水平的服务。
（二）不断拓宽服务方式，充分发挥档案的社会效益与经济效益。档案工作开展的目的就在于让社会大众能够更加方便地获取各种信息，以便能够为经济、文化工作的开展提供参考研究，从这里能够看出档案的实际意义就是能够为其他各个领域提供支持。档案是一种非常重要的参考凭证，档案有着相当深刻的时代性，能够对当时的社会与经济水平进行充分的体现，通过对各个时期相同类别档案的比较，能够从其中发现各种规律，进而为社会与经济等领域的不断进步提供重要借鉴。例如生产、科研这方面的档案，可能对当代经济的发展有促进的作用，也具有十分强的操作性，但是档案的经济效益与此有所不同，档案所独具的参考作用使得更多领域能够从中获益，从而为其发展起到巨大的推动作用。随着档案工作的开展，需要档案管理工作人员对服务的方式进行不断改进，通过多元化、精深的服务改善档案部门的服务水平，为广大利用者提供良好的服务，充分发挥出档案的价值。
（三）加强档案资源的开发，为利用者主动提供服务创造条件。对于档案部门来讲，最大的优势就是丰富的信息资源，因此档案部门不能仅仅成为档案的守护者，同时还必须要成为档案信息资源的开发者以及传播者。档案管理人员通过挖掘信息资源，从而为利用者提供服务，这也是档案工作人员做好档案服务的重要前提。档案信息资源开发的基本手段之一即是档案的编研工作，根据利用者的需求，为他们提供良好的二次、三次文献服务，例如编制出专题汇编、专题文摘等等。面对快速发展的信息技术，档案工作人员需要拥有良好的超前意识、创新意识、信息意识以及市场意识，充分认识到档案本身不仅可以用来对过去的问题进行分析，同时还能够为现实工作提供重要的信息支持。以科研类档案为例，在经济方面存在潜在的价值，能够将档案信息资源转化为现代化的生产力，对此，就需要档案工作人员合理开发信息资源，以为经济建设提供服务。同时还应该充分利用自身馆藏优势，定期举办专题展览以达到宣传、思想教育的功能，从而将档案信息资源的作用最大限度地发挥出来。
与此同时，档案管理工作人员应在提升服务水平、层次上做足准备，积极采用现代化技术去创新、研究相关档案的收集范围、整合方式、利用模式等等，尤其是要主动利用所掌握的档案信息资源来为领导、部门决策提供准确度高的档案资料、文件汇编作为参考，进一步提高服务的价值。
三、结语
档案工作的重要性随着经济社会的发展越来越突出，档案工作已成为各项工作开展不可缺少的一部分。档案管理工作人员需要端正服务态度，树立以人为本、一切为利用者服务的理念，进一步拓宽服务方式，将档案的社会与经济效益充分发挥出来，加强档案资源的开发，为利用者主动提供服务创造条件，以进一步提高档案管理的质量。
【参考文献】
档案管理意识范文第2篇
一、树立责任意识
（一）档案管理人员要善于利用各种方式收集第一手档案材料，确保真实、完整且富有时效性。同时对一些没有文号的文件材料，也要重视收集，如各职能部门上交的在执行或可执行的地方文件资料；党委、办公及专题会议记录、纪要、大事记、合同协议和关于本单位的宣传报道等，应分门别类按一定的归档规则进行收集整理，为今后进行经验总结和历史研究提供真实凭证和重要依据。
（二）要本着认真负责的态度做好文件保管期限的鉴别，保证重要文件不丢失。如有的文件退出现行领域之后，仍对今后的工作具有指导和借鉴作用，那么应视其利用程度归为定期或永久存档；而有的文件完成了现行效用，便失去保存的价值，则应视为不归档文件，可不保存；特别是对一些财务、技术维护类等专业性较强的文件资料，档案管理人员不是很熟悉又难于判断保管期限的，应咨询各职能部门，了解文件执行的时效和利用的价值，完成文件保管期限的鉴别，若靠自己主观判断随意归档，有时会带来无法挽回的后果。
（三）要具备高度的责任感。作为一名档案管理人员，责任感体现在档案资料归档的细节之处，归档前要认真细致检查每一份文件，进行查缺补漏。核对文件的办理过程，并将领导的批示和承办流程简要录入信息库，使纸质档案和电子档案保持一致性。同时，应将形成该文件的所有资料收集齐全，发现有文件或附件借出未及时归还的要催要，有关人员开会出差带回的文件未按时上交的要跟踪收回，以避免长时间留在个人手中而遗失。当前期工作完成后，才可对文件进行从“页”到“件”再到“卷”的整理、归档并入库。
二、树立学习意识
（一）要加强规章制度的学习。档案的管理离不开制度保障，要学习各类规章制度，明确档案在管理制度上、原则上和方法上的特点，遵循档案管理的流程。以接收性档案为主的单位，要按制度要求对接收的文件做好相关管理工作，如按文件资料的接收、登记制度；明确机构、职能或机构、年度的分类方法；划分永久、定期保存和销毁三种鉴定方式；按照介质保存的技术要求进行纸质和电子档案存储的规定；档案归档、借阅和利用制度等等，以达到科学、规范管理的目的。
（二）加强理论和专业知识的学习。要通过学习不断提升自身素质和智慧，从而提高履职能力。档案管理对掌握新知识的要求越来越高，要树立兴学崇实、与时俱进的理念，以“新知识、新技能、新本领”为目标，主动学习，自觉学习。弥补知识不足，适应新形势，要广采博览各个领域发展的新情况，增加知识储备，使自己的知识结构从单一型、封闭型转化为综合型、开放型，以适应时代和社会发展的需要。
（三）要加强对信息化知识的学习。随着档案信息化的到来，计算机基础知识对档案的信息化处理具有重要作用。如电子文档录入登记、立卷归档、影音资料的扫描修复和存储，都要求新时期的档案管理人员必须学习计算机的理论知识和实际操作，熟练掌握现代化管理工具，才能实现档案管理现代化，提高档案的服务能力。
（四）要学以致用，把学习的成果科学地应用于实践本职工作中。学习的最终目的在于指导实践，在于实际工作中的应用。作为一名档案工作者，要紧紧围绕中心工作，着眼于对实际工作的思考，让档案工作为中心工作创造条件，提供服务，相互促进。
三、树立法制意识
《中华人民共和国档案法》是档案工作者工作和行动的指南，对档案机构及其职责、档案的管理、利用和公布及法律责任进行了明确的规定，赋予了档案工作者的权利、义务和职责。《档案法》规定：“档案工作者应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”档案工作者具有对档案的管理、保密、负责接收、收集、整理、保管和提供利用的职责。2013年3月由监察部、人社部、国家档案局颁布的30号令《档案管理违法违纪行为处分规定》更是作了明确阐述，对到期档案不移交的、应归档而不归的，管理责任不到位导致档案损毁损坏的，出现安全事故的等等，都给予警告以上的处分，一直到撤职、开除。基层档案工作者是档案管理的直接责任人，如果不认真学习领会法律法规，就容易发生如不按照规定建档、将档案据为己有不归档、擅自提供、抄录、公布密级档案；违反安全保管制度造成档案损失、擅自销毁或不按规定程序销毁档案等行为，侵犯了国家的法律，也是一种违法行为。因此，档案管理工作者要认真学习，提高对档案法规的理解能力，从思想认识、工作态度和实际行动上与档案法规保持一致，运用权力，负起义务和责任，在日常工作中经常性地进行自我检查，及时发现不足，对照调整法律的意识角度，保证执行方向的正确性和准确性。
档案管理意识范文第3篇
关键词：服务意识；提高素质；档案管理
档案工作是学校工作中重要的基础工作。档案的质量和完整程度影响到学校的改革和发展进程，加强档案管理服务功能，提高档案的利用率，才能更好地为学校教学、科研和各项工作服务，促进学校各项工作有序开展。
一、把好“收集归档关”，拓宽归档类目，丰富馆藏资源
档案馆是永久保存档案的基地，收集工作是丰富馆藏的前提条件。档案馆要对全校档案员定期进行业务培训与指导，使之做好文件材料的收集、整理、归档工作，确保对有价值的、应归档文件材料完整、齐全、按时移交，这是档案管理员责无旁贷的责任。我校下发了《沈阳理工大学各部门档案归档范围》，使各部门、各学院明确责任，明晰归档材料范围，有力地推动了档案收集工作。2012年档案收集完整、齐全，共计1026件，接收实物档案129件，声像、照片档案498张，光盘60张。
今年，我校为做好归档难、归档率低的科研档案管理工作，同有关部门制定了《沈阳理工大学科学研究类档案实施细则》，明确规定，“结题证书”必须加盖档案馆公章才能进行结题项目经费清户，从这半年多的效果看，大大提高了科研项目档案的归档率和完整率。上半年共接收科研档案80卷，其中项目类档案48项，横向合同21项，纵向课题27项。
二、加快档案管理现代化进程，推动档案信息化、数字化建设
档案管理现代化，即是档案工作技术现代化、档案工作组织与管理现代化、档案干部知识化。加快档案管理现代化进程，就是要采取先进的科学技术、管理方法和现代化设施，使档案管理的效率与质量同客观要求相匹配，把计算机纳入档案管理工作，用计算机录入和查询档案，馆藏档案以图像、数据、声音等多种形式存放在服务器的数据库中。档案的接收将从纸质向电子档案的网络传递。同时，还应提高档案的开放意识，发挥档案管理软件网络查询和利用工作，实现对档案员网上授权立卷归档业务，经常下到基层对其进行业务指导工作，发挥档案工作作用。
为适应知识和电子信息技术迅速发展的新形势，保证档案工作为学校改革与发展和社会主义建设提供高质量的服务，我校档案馆极其重视档案信息化建设，并将实现档案网络管理列为馆内的重点工作。为提高档案利用与共享，我校加大了档案管理软件的系统维护与升级工作，分期、分批进行了原有档案数字化文档录入工作，对纸质载体数字化扫描上传工作，完成了1953年至今的全部文书档案的目录级录入工作，上传2006年至今的全部文书档案，教学档案现正在录入中，声像档案也全部上传完成，我们还将继续推进科研档案和基建档案的录入工作，为实现档案数字化管理奠定基础。
三、以人为本，提供优质档案服务
学校档案馆努力发挥档案最大效益，在具体服务方式上广开档案利用的新途径，采用灵活多样的服务方式，改变被动服务局面，实行超前服务、定向服务、跟踪服务等方式提供档案利用，建立信息传递网络，完善档案基础建设，提高档案开发利用率，为学校各项工作服务。
学校档案馆今年共接待学历认证、成绩单查询、军工质量认证支撑材料、职称材料认定、校友信息查询等各类查询1400人次，利用档案1800卷，转递学生档案291人次，公证、外调教职工档案110人次。摄制研究生学位照片427张，有序完成学生档案近4000份的整理、邮寄等工作。我们还配合各用人单位招聘毕业生工作，对毕业生在校期间的成绩、毕业证、学位证进行认定，提供真实可靠的信息，本着对用人单位负责，对毕业生负责的工作态度，认真履行工作职责，配合用人单位圆满完成招聘工作。
四、注重提高档案管理人员的工作素质
要想提高档案管理人员工作素质，必须做到以下几点：
1.爱岗敬业，培养良好的职业道德。要想把档案工作做好，良好的职业道德是前提条件，还要有较高的思想觉悟，同时还要具备服务意识，只有这样，档案工作才能做实做好。
2.具有开发信息资源的能力。积极开发档案信息资源为各项事业服务，这是档案事业的根本宗旨，也是实现档案和档案工作自身价值的根本途径。档案工作人员一定要具备开发档案信息资源的能力，把“死”档案变成“活”信息，真正实现档案自身价值。
3.具有一定的开拓创新意识。档案管理的最终目的是要把档案资料应用到社会生活和经济活动中去，使之发挥更大的价值，这就要求档案人员具有开拓创新的服务意识，充分利用档案信息资源，做好档案信息资源的开发利用工作，使档案资料在工作中发挥更大的作用。
总之，提高档案工作人员素质，意义深远而重大，只有档案工作人中整体素质不断提高，才能做好档案服务工作，适应时展和进步。
参考文献：
[1]史淑琴.试论高校档案管理人员素质的提高[J].中共山西省委党校学报，2007（4）．
[2]李丽.浅议图书档案管理人员的素质[J].黑龙江史志，2010（7）．
档案管理意识范文第4篇
关键词:法律；病历档案；管理；依法
长期以来,病历的管理与利用多停留在经验和习惯要求的层面上,其实病历作为医务人员在医疗活动过程中形成的文字、符号、图表、影像等资料的总和,它除了要受相关医疗卫生技术规范的约束,还应该受到《中华人民共和国档案法》及相关法规的调整, 所以病历档案的管理与利用,它必须依法管理。
1病历档案管理的重要性
病历档案是一种特殊的档案，它既有档案的共同属性—原始性、真实性和准确性。又有自己的专业特殊性[1]：一是病历档案的完整性与连续性。以一个患者的治疗过程所形成的全部文字、数据及图像材料构成一个立卷单位。二是病历档案的直接责任者为若干医疗工作者。病历档案载体材料的记录、填制、分析、诊断和拍片化验均由医生完成，除此而外的任何单位或个人均无法成为病历材料的责任者。三是一个病人入院到出院即构成一件病历档案。四是病历档案产生和形成很快、数量大，是临床、教学、科研和医院管理不可缺少的资料，是医疗事故纠纷、法律诉讼中的法定证据，也是沟通协调医患关系、体现患者的知情权和医疗权的重要手段。依据病历档案，医师可迅速正确诊断与治疗患者，医院亦可据之申请医保给付、理清法律责任等。
2病历档案的依法管理
病历档案的依法管理应该包括两个方面的内容,即病历形成过程中的依法管理和病历形成后的依法管理[2]。
2.1病历形成过程中的依法管理
病历是病人接受医务入员病情询问、检查、诊断、治疗、护理以及疾病发生、发展和转归等诊疗过程的原始记录,能为医疗教学、科研和医疗管理提供重要的信息资料,在某些涉及人身伤害、健康保险的刑事、民事案件审理及发生医疗纠纷时,病案还是一份具有法律效用的原始材料或作为证明案件真实情况的证据,特别当最高人民法院在《关于民事诉讼证据的若干规定》中明确规定医疗纠纷的民事诉讼实行举证责任倒置后,病历更是医院或医务人员证明自己无过错的主要和重要的证据材料。
2.2病历形成后的依法管理
病历是医务人员对病人诊治过程的书面记载,因此,病历书写的主体必须是有关法规规定的人员。显然这里的医务人员指的是取得医师执业证书并对病人实施诊治的人员,不是病人的经治医师或未参加病人检查、治疗的医务人员不得书写病历。病历的内容应该符合客观、真实、准确的要求，在临床医疗中许多医务人员也为病人书写了病历,但由于缺乏与病历相关的法律问题的知识导致形成的病历存在许许多多的法律缺陷,如医师“敷衍了事,未仔细询问病史,凭主观臆断编造病史或为使其诊断成立,故意歪曲事实”或“编造虚伪检查、操作”甚至“涂改编造抢救记录、修改有诊疗失误的病案”等等,这样的病历无论是作为医疗、教学、科研的原始资料还是作为诉讼的证据其价值和作用都大打折扣。卫生部在《病历书写基本规范》第三条中明确指出:“病历书写应当客观、真实、准确。”病历记录的客观、真实准确,表面上是对病历内容的要求,实质上是对医务人员的执业要求。这体现在《执业医师法》第二十三条、第三十七条的规定中:医师“不得隐匿、伪造医学文书及有关资料”,否则要承担相应的法律责任。
2.2病历形成后的依法管理
病历的书写应按规定时限完成并符合相关卫生法规、规章的要求医师每天要诊治许多病人,如若不是每次诊治后及时记录,则有可能造成记忆的遗漏或混淆,万一有医疗纠纷发生或诉讼发生再去补写,其真实性和可信度必将受到怀疑,因此,病历及时完成是保证病历公证性的前提。《病历书写基本规范》对各种情况下病历书写时限做了详细明确的规定,如规定:“住院志、入院记录应当于患者入院后24小时内完成;24小时内出、入院记录应当于患者出院后24小时内完成;24小时内入院死亡记录应当在患者死亡后24小时内完成;首次病程记录应当在患者入院8小时内完成;死亡记录应在患者死亡后24小时内完成”等等,这些对病历书写时限的具体规定是病历书写时必须遵守的。除时限问题外,《病历书写基本规范》还具体规定了以下几个方面的内容:①病历的涂改、修改的规定:“书写过程中出现错字时,应当用双线划在错字上,不得采用刮、粘、涂等方法掩盖或去除原来的字迹”;“上级医务人员有审查修改下级医务人员书写的病历的责任。修改时,应当注明修改日期,修改人员签名,并保持原记录清楚、可辨,医嘱不得涂改,需要取消时,应当使用红色墨水标注‘取消’字样并签名,这些规定,解决了我国病历书写中长期存在的对于如何进行涂改的不统一、不规范的作法,明确了什么是病历的的合法涂改,为判断病历涂改的合法与否提供了标准。②体现在病历中有关知情同意的规定:“特殊检查治疗等医疗活动应当由患者本人签署同意书;患者不具备完全民事行为能力时,应当由其法定人签字;患者因病无法签字时,应当由其近亲属签字,没有近亲属的,由其关系人签字;为抢救患者,在法定人或近亲属、关系人无法及时签字的情况下,可由医疗机构负责人或者被授权的负责人签字”、“因实施保护性医疗措施不宜向患者说明情况的,应当将有关情况通知患者近亲属,由患者近亲属签署同意书,并及时记录。”这方面的规定与我国的相关法律法规相衔接、相一致[3]。
3法律知识缺乏造成医患纠纷[3]
我国正逐步进入法制社会，依法行医是每个医务人员应该自觉遵守的准则。每个医务人员应该认真学习《执业医师法》、《药品管理法》、《传染病防治法》、《献血法》、《母婴保健法》等等,针对医务人员所立的各项法律、法规。用各种法律条例规范自己的职业行为与道德规范，提高自己遵法的自觉性，这样有利于保护自己和医院不受损失[4]。例如，从对车祸肇事类病历的书写就可以反映出个别医生自我保护意识不够，遇到车祸病人不分主次，一律诊断为“车祸”。是司机酒后驾车撞伤病人还是病人因意外，精神失常、故意滋事或其它原因撞车，应从病历记载中有所反映。应考虑病历记载对肇事双方负责，对医生本人负责，更应对医院负责。以便为交警，司法部门调查立案提供可靠的证据，并为当事的双方争得法律上的主动。
参考文献
[1]刘宁,孙素玲.关于病案书写中潜在性法律问题的探讨[j].中国医院管理,2001,21(3):45-46
[2]尚进.正确认识病人隐私权[j].中国医学伦理学,2002,15(2):36-37
档案管理意识范文第5篇
[关键词]档案管理；意识；创新
企业档案是企业的历史记录和重要的信息资源，目前，以科技领先，信息开到的市场经济体制赋予了企业档案新的机遇和价值，笔者结合自己的实际工作，就如何通过法律意识、参与意识、服务意识、创新意识，使档案工作抓住这个重大的发展机遇，在振兴企业发展中找准自己的位置，融入企业经济建设的主战场，为企业可持续发展提供有效服务谈几点认识。
一、强化档案的法律意识
社会主义市场经济是法制经济，企业档案是企业行为的真实历史记录，是企业生产经营的依据，是各类经济活动的凭证，是科学研究的可靠资料，它对维护企业合法权益、经济利益、维护社会主义市场经济秩序，有着不可代替的作用。《档案法》是我国档案事业的重要保证，只有坚持不懈地，广泛深入地开展法制宣传教育，借助广播，电视，网络等多种媒体进行宣传《档案法》，使企业领导和广大员工树立和增强档案意识和法律观念，才能使《档案法》得到有效实施。例如：我公司为了增强员工的档案意识，每年都组织员工进行《档案法》、《保密法》知识考试，还组织部分员工和新进人员到档案局进行学习，强化了员工的法律意识，为企业档案纳入规范化管理轨道，创造了良好的氛围，使企业档案工作在法治轨道上健康发展。
二、强化档案的参与意识
企业的档案职能应积极主动地服务于生产经营等活动，了解需求，充分发挥档案的服务功能，特别对于企业的基建、科研、设计等工作更要全程动态服务，这样既能保证档案收集齐全，也能及时了解需求，提供必要服务。档案人员也要转变观念，由过去被动“等、靠”意识转变为主动的服务行为。档案管理要深入基层、深入现场，主动到各业务部门收集归档材料，经常督促有关人员及时补办缺少和不符合归档要求的文件材料，协助各业务部门制定档案资料的归档范围，在企业基建竣工、新产品定型、科研成果鉴定、设备开箱验收时档案人员都要参加，确保档案资料的完整，加强档案形成的前期控制，丰富和完善档案的库存。
三、强化档案的服务意识
“开发信息资源，服务经济建设”，这是新形势下档案工作的指导思想，也是档案工作的发展方向。档案工作是服务性工作，如何最大程度地发挥档案的利用效率和效益，是整个档案工作的出发点，也是档案工作的归宿。企业要振兴，要持续发展，不但要收集各类市场信息为企业建设服务，而且更要从企业档案资料中获取更有价值的信息，做好档案的收集、整理、保管、统计、鉴定这五个环节的工作的基础上，利用丰富的档案资源编研开发具有可行性、实用性、针对性的档案信息，全方位、多层次为企业提供决策依据和信息情报，以提高服务水平。这些年来，我公司努力强化档案部门的服务意识，使档案工作始终坚持与企业改革发展思想同心、目标同向、工作同步，切实发挥档案管理的职能作用，在2008年，公司开发研制了电子信息档案管理系统，实现了电子档案在公司内部局域网上进行归档，实现了图纸资料、生产计划编研、图纸复制制动化系统，实现了授权范围内的信息共享，该系统的投入运行，不但提高了工作效率，方便了用户，而且标志着档案管理工作发生了质的变化。
四、强化档案的创新意识
随着计算机网络技术的应用和发展，数字化电子文件的形成，收集、整理、签订、保管、统计利用正逐步纳入企业档案管理体系中，档案部门应根据计算机联网的科研发展战略，结合档案管理的原则，实施“从两方面入手，分两阶段完成”的现代化发展步骤。
“从两方面入手”是指一方面要依据国家《档案著录标准》、《中国档案分类法》等国家、行业档案标准，加强对纸类档案数字化的计算机前处理工作，利用企业局域网建立档案信息网站，实现网上浏览、检索、交流互动等服务功能，使经过授权访问的各部门都能方便通过网络了解档案、利用档案，提高了工作效率和工作质量，同时也使企业技术信息资源得到了有效的保护。另一方面就是着手建立库存档案数据库，把现有的档案按照原有的档案方式组织分类，定期通过扫描仪输入到计算机，经过净化、裁剪、拼接、修改，存储压缩处理后，存入光盘，同时也可以将设计人员新设计的数字化图纸及文件资料通过网络存入光盘，经过授权的用户可以随时对数据库内容进行检索、浏览，并能使设计人员能在旧图纸设计基础上采用光栅矢量混合技术，提高设计速度，达到计算机辅助设计的目的。
