档案馆档案管理制度范文第1篇

关键词：档案治理体系；治理能力；档案馆

截至2019年底，我国各级各类档案馆共4234个，其中，国家综合档案馆3337个，专门档案馆256个，部门档案馆140个，企业档案馆181个，省、部属事业单位档案馆320个。从事档案主管工作及综合档案馆业务工作的专职人员4.15万人。党的十八届三中全会提出全面深化改革的总目标：“完善和发展中国特色社会主义制度，推进国家治理体系和治理能力现代化。”档案馆是收集、保管档案的机构，负责接收、征集、管理档案和开展档案利用等。档案馆已经成为集中保管党和国家重要档案的基地，是社会各方面利用档案信息资源的中心。档案治理体系属于国家治理体系的重要组成部分。档案事业发展，以档案管理为起点，以档案治理为过程，并以档案治理现代化为终点。本文基于档案馆视角，探讨了什么是档案治理，档案治理体系包含哪些内容，以及如何构建档案治理体系等问题。

1“档案治理”概念的内涵

借鉴治理核心内涵，结合档案馆工作特性，新时期，档案治理是指在党政机构领导支持下，由档案主管部门主导，档案馆通过一系列制度安排，促进档案馆事业发展，提升档案工作服务经济建设、社会发展能力的过程。档案治理的内涵主要包括三个方面。1.1治理主体。档案治理主体涉及三个方面：党委政府、档案主管部门、档案机构或社会组织。其中，党委政府在档案治理中担负着领导者与支持者的职责，通过政策引导、监督激励等，领导支持档案治理，使档案治理与国家治理协调一致；档案主管部门在档案治理中担负着主导者与执行者的职责，通过完善档案治理机制、治理制度、治理方法，构建治理体系，提升治理能力；档案机构或社会组织主要是档案治理的执行者与参与者，档案主管部门指导下，落实党委政府决策部署，实现档案公共利益最大化。1.2治理过程。档案治理是一个不断完善、变化、发展的动态过程。档案治理的过程，其实就是通过不断完善档案治理法律法规、健全档案治理领导组织机构、完善档案治理制度体系等过程，以不断提升档案主管机构、档案管理机构能力为核心，营造良好档案事业发展外部环境为手段，推动档案机构在更加高效、开放、法治的环境下运行，在权责明晰、合作顺畅、运行法治化之路上不断促进档案事业整体水平提升。1.3治理功能。档案治理的功能价值在于利用各种治理制度的构建，以及档案治理法规体系的完善，为档案治理实践中各方主体参与提供便利统一准则；利用档案主管部门、档案机构治理能力建设，提升档案主管部门档案业务指导能力和档案机构社会服务水平，繁荣档案事业发展，不断提升档案部门服务经济建设、社会发展大局的能力和水平。有效破解新时代社会公众对档案信息需求不断增长与馆藏资源不够丰富、服务手段不够创新、信息共享不够充分之间的矛盾。

2档案治理体系内容

新时代，档案治理是依法依规治理，治理体系与资源体系、服务体系和安全体系密切相关，也是档案治理体系的具体内容。2.1档案资源体系。各级档案馆作为档案接收、收集、保管和利用的机构，无论是档案资源的接收，还是收集，以及后期的利用和销毁，都应依法依规进行，不断构建治理体系的核心———资源体系。根据新《档案法》的规定，档案馆馆藏档案资源体系应是对国家和社会具有保存价值的档案，做到应收尽收。作为档案治理的重要载体———档案资源，要求各级档案馆根据其职责使命，依法督促有关部门和单位将具有保存价值的档案材料收集、移交进档案馆，丰富馆藏档案结构和内容。2.2档案利用体系。档案价值之一在于利用。根据新《档案法》相关规定，档案馆档案治理体系中的档案利用体系包括：档案馆档案开放审批制度、档案馆档案开放制度、档案馆利用服务制度、档案利用投诉救济制度、档案馆未开放档案利用制度、档案馆馆藏档案的开放审核制度、档案馆档案公布制度、档案馆档案编研制度、档案馆档案宣传制度、档案利用监督处罚制度等。应以利用服务作为工作导向，加大档案开放力度、提高档案咨询服务水平、加强档案资源开发、优化服务环境、提升服务质量。2.3档案安全体系。根据新《档案法》规定，档案馆治理体系包括档案安全体系。概括起来，主要包括五个方面档案安全体系：安全制度机制建设。如，档案安全方面的制度、工作机制。“硬件”建设。档案馆应配置与档案安全相适应的保管库房和设施、设备。安全风险管控能力建设。档案馆应着重加强档案安全风险管理，提高档案安全应急处置能力。档案数字化外包档案信息安全监督。档案馆档案信息安全保障，如保障档案信息化建设中的档案信息安全、电子档案安全。加强档案安全监管，如，加强档案安全监管与处置。档案馆应认真落实上述规定和要求，提升档案安全体系建设能力。

3档案治理体系构建对策措施

新时代，档案馆档案治理体系的构建，应着眼于认知视角，解决“档案治理是什么”；关系视角，解决“档案治理怎么样”；过程视角，解决“档案治理怎么做”，进行整体规划、统筹推进，并做好档案治理效果的评估反馈，不断纠正偏差，动态完善。3.1构建档案治理制度体系。制度体系是由法律法规和规章制度、技术规范等组成的一套保障档案馆档案治理高效运转的办事规程和行动准则。其中，基础为法律的权威，手段则是法规和技术标准的适用。依靠制度规范调整档案治理中的不同社会关系，明确档案馆档案治理过程中各个主体的权利责任及活动边界。目前，构成档案馆档案治理的制度体系的基础和核心包括《档案法》《档案法实施办法》《各级国家档案馆开放档案办法》《档案馆工作通则》《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》《数字档案馆系统测试办法》《数字档案馆建设指南》等。3.2构建档案治理结构体系。档案治理结构体系解决的是档案治理主体，以及治理主体间的关系问题。在我国，档案馆治理结构体系中，始终坚持党对档案工作的集中统一领导，并实行分级管理的工作格局。因此，新时代，从档案治理主体的结构上来看，尤其是在倡导“图书馆、档案馆和博物馆”三馆合一的发展背景下，整个档案治理结构体系中具有多元性，且治理主体间关系复杂，应坚持党的集中统一领导体制下的档案主管部门主导、多元主体协作。3.3构建档案治理运行体系。构建档案馆档案治理运行体系，是档案治理主体在档案治理行为实施过程中产生的影响及相互作用的方式。新时代，我国应在各级档案主管部门（主要为国家、省市县档案局）主导下，深化档案管理体制改革、政策引导和法律法规制定实施，自上而下管理运行，将档案馆调整为党委直属事业单位，实行参公管理，属公益一类事业单位，突出档案馆的公益属性。还应积极构建由档案馆、机构档案室或个人参与的治理运行体系，组建跨部门、跨机构，甚至是跨区域的馆际间合作，实现横向互动运行模式，发挥档案馆档案治理中的应用功能和作用，扩大档案馆在档案治理中的影响力。3.4构建档案治理方法体系。构建档案馆档案治理方法体系，则是档案馆作为档案治理主体之一，推动档案治理工作所采取的技术、手段和策略的总和。其中，档案治理技术体系包括各种信息技术、网络技术、大数据技术和管理技术的应用等；档案治理手段体系则包括法律手段，如制定实施《各级国家档案馆开放档案办法》等法律法规或部门规章；行政手段，如实行局馆协作，强化档案馆服务功能；经济手段，如实行经济预算核算，贯彻经济效益原则，实施奖惩机制等，不断提升档案馆的治理能力和治理水平。档案治理策略体系，则包括积极鼓励构建治理主体参与合作，推进档案馆档案治理扁平化、科学化和法治化等。3.5构建档案治理保障体系。档案馆档案治理的相关保障体系，则主要包括构建完善的制度体系、严密的组织体系、过硬的人才队伍体系、先进的技术体系，等等，通过各个体系的构建，织密织紧档案馆档案治理综合保障体系。目的在于推动档案馆各项档案治理运行及方法的有效实施，凝聚档案治理思想共识，确保档案馆在整个档案治理中的公平参与，实现治理成果的共享和最大限度的发挥。

参考文献：

［1］常大伟.档案治理的内涵解析与理论架构［J］.档案学研究》，2018（5）：14—18.

［2］郑金月.从档案治理体系视角看新修订档案法［J］.浙江档案，2020（7）：14—17.

［3］刘东斌.论完善档案治理体系的途径［J］.档案，2018（10）：6—10.

［4］沈洋，赵烨橦，张卫东.现代化档案治理体系构建研究———以国家档案馆为主体的视角［J］.浙江档案，2020（10）：17—19.

［5］刘芸.坚持改革创新努力构建现代化浙江档案治理新体系［J］.中国档案，2019（12）：24—25.

［6］常大伟，李宗富.我国档案治理研究的现状与展望［J］.档案与建设，2020（9）：6—10.

档案馆档案管理制度范文第2篇

一、明确档案安全防范重点，保证档案安全保障体系切实有效

档案安全保障体系建设从宏观上说是一项庞大的系统工程，涉及基本理论、基础设施、制度保障、技术支持等诸多方面；从微观上讲贯穿于档案管理的各个环节，是关系到档案实体与信息安全的重要保证。具体到每一个档案馆，在建立各自的档案安全保障体系中，统筹兼顾，重点突出。对照不同类型的档案安全事故，针对不同的档案载体、不同的保存状况、不同的存储环境等因素，找准安全隐患，明确档案安全防范重点，制定行之有效的档案安全保障方案，打造切实可行的档案安全保障体系。

二、加强档案馆库建设，为档案安全打造第一道防线

档案馆库是档案安全最重要的保证。但是由于受经济发展阶段所限，多年来，各级政府对档案馆库建设的投入不足，档案馆库建设普遍存在以下问题：一是馆舍面积严重不足。以吉林省为例，全省70个综合档案馆建筑面积低于1200平方米的有39个，占比65％；库房面积不足500平方米的有53个，占比88.3％，有的档案馆建筑面积不足百平方米。《档案法》赋予的档案接收保管等业务工作无法正常开展。许多符合进馆期限的档案保存在各立档单位中，造成极大的安全隐患。二是档案的安全保管得不到保证。很多档案馆建于20世纪80年代末90年代初，距今20年左右，且不是按《档案馆建筑设计规范》修建，多年没有进行维修，雨季室内漏雨，库房湿度过高；水暖管道锈蚀，电路老化，存在火灾、水灾隐患；没有安全监控系统、自动灭火系统，档案保管条件较差，档案的安全保管得不到保证。三是档案馆合结构不合理。很多档案馆为非独立馆舍，与当地党委、政府或其他单位同楼办公，馆舍结构不符合档案馆建设要求。

近几年，档案馆舍建设越来越引起重视。很多省份都在预算内安排了馆舍建设补助资金，用于档案馆台的新建扩建和维修改造，取得了一定效果。今年国家启动了中西部地区县级档案馆建设工程，安排中央预算内投资补助中西部地区县级档案馆馆合建设。要抓住机遇，积极落实地方配套资金，严格按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》要求，建设一批满足未来30～50年需求的坚固、安全、符合档案保管要求的现代化档案馆，为档案安全打造第一道防线。

三、加强安全设施建设，保证档案日常管理的安全运转

完善的档案馆安全设施是保证档案安全最有效的防护网。《国家档案局关于副省级市以上国家档案馆安全技术防范系统建设工作的通知》提出了档案馆安全设施建设的新要求。各级档案馆要结合新馆建设，建设完备的档案馆安全设施；现有馆舍也要按照《通知》要求，重点建设监控、自动报警、自动灭火系统、温湿度控制、门禁系统等安全设施建设，实现档案安全管理的自动化和可控性。

四、建立健全完善的档案安全工作制度，提高档案安全管理的软实力

保证档案安全既涉及档案的实体安全又涉及档案的信息安全，体现在档案工作的接收、保管、整理、鉴定、利用、数字化等各个环节中。要针对不同的工作环节，细化档案安全工作制度。加强对制度执行情况的监督检查力度，确保各项制度落到实处。

要重视建立珍贵档案保护制度。对馆藏珍贵档案，除建立特藏库外，对其中极为珍贵的“镇馆之宝”，应借鉴文博部门保存珍贵文物的经验，如博物院保存的《富春山居图》等珍品规定每4年才能展出一次。采取单独装具特殊保存珍品档案，对其原件出库条件、程序及时间间隔等做出明确的规定。

要重视建立濒危档案排查制度，尽快对破损档案采取抢救和保护措施。同时在抢救过程中，选择适当的方式方法，避免对档案的二次破坏。

要重视建立档案馆应急预案定期演练制度。目前各级国家档案馆按照《档案工作突发事件应急处置管理办法》要求，普遍对各种突发灾害和突发事件制定出相应的档案抢救和保护预案，但是应急预案仅仅停留在纸面上，真正遇到突发事件，应急预案完全不能发挥作用。建立档案馆应急预案定期演练制度的目的就是要提高工作人员的安全意识、风险防范意识和突发事件应对能力，明确责任，建立起档案馆快速应急反应体系。

要重视建立档案异地异质备份制度。2009年召开的全国档案馆工作会议提出：各级国家档案馆要通过建立异地备份库等形式对本级重要档案及电子文件实行异地备份。档案异地异质备份是维护档案数字信息安全的重要举措。在备份地点的选择上要遵循不在同一地震带、不同气候类型、交通便捷等原则。

五、加快档案数字化进程，保证数字档案信息的安全

随着我国信息化的普及，档案信息化建设迅猛发展，档案的数字化管理日益普遍。很多档案馆以利用需求为导向，加快档案数字化进程。档案数字化已成为保护档案原件、提高服务能力、提高容灾能力的重要手段。2008年北川县档案馆在地震中倒塌，大量档案严重损毁，2009年德国科隆市历史档案馆倒塌，包括马克思、恩格斯著作手稿在内的许多珍贵的档案资料被埋在废墟之下，直接导致相当数量的原始档案无法弥补，用档案馆一位官员的话说：“这次损失的是总计18公里长档案架上的德国历史。”这两次事件，让我们更加认识到档案数字化的重要性。

档案馆档案管理制度范文第3篇

【关键词】图书馆 档案管理 问题 改进措施

随着信息技术的发展，大量的信息处理已经脱离了手工操作，在图书档案管理方面，传统的手工档案存档、归类、整理及查询远远不能满足现在学校发展的需要。中职学校图书馆档案管理工作存在诸多问题，急待改进。

一、中职学校图书馆档案管理工作中存在的问题

（一）对图书档案管理重视不够。长期以来，相当一部分人员对档案管理的认识都存在一些误区，认为档案管理就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是学校的主要工作，不能给学校创造经济效益，只要“守好摊”就行了。轻视档案管理的思想都表明了一些人对档案管理缺乏了解，忽视档案管理已无法适应现在的管理需求。

（二）图书馆设备太落后。学校图书馆大多没有实现设施、设备的现代化，图书档案的分类、编目、存档、归类、整理以及读者对文献的检索等等工作还是原始的传统的手工操作，不论是图书档案管理员、还是读者，要完成一项任务都需要花费很长的时间，耗费很大的精力。

（三）图书馆制度不健全。中职学校在管理中虽然制定了使用与本单位的、较为健全的教育、教学等方面的管理制度和各级各类人员工作职责，但涉及档案管理的制度、职责较少，没有建立一套科学的档案管理制度，没有统一禄准，缺乏统一管理，很多文件材料没有进行系统整理归档，管理混乱。中职学校的档案形成于学校日常管理、教研活动和教研成果的开发推广中，档案材料涉及面广、内容繁杂，如果没有健全的档案管理制度，是很难保证档案材料收集完整。

（四）图书馆管理不到位。在中职学校，图书馆档案管理工作并没有受到应有的仲好似，主要表现在几个方面：一时缺乏专职档案员负责图书馆档案的收集、整理工作；二是大难管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识单薄；三是少数中职学校没有专用档案室，档案无法集中管理，缺乏保护措施，不利于档案的管理。

（五）利用不充分。图书馆是中职学校的窗口部门，图书馆的工作会产生大量具有保存价值的档案材料，为领导决策、业务工作和科研的重要资料。充分利用已收集的档案资料，对图书馆的发展有着十分重要的作用。但由于档案管理意识落后，许多学校的图书馆的档案管理基本上都属于重藏轻用，造成了图书馆但当唉资源的浪费。

二、改进中职学校图书馆档案管理工作的措施

图书馆档案是中职学校图书馆工作的一个重要组成部分，它真实地记载着一个学校图书馆在每一个历史时期的发展轨迹，具有很强的信息利用价值。因此，学校的档案工作应着眼于今后的发展，既要适应今后管理的基础工作，又要尽快运用现代划管理理论和科学技术，实现档案管理现代化。

（一）领导重视。领导重视是搞好中职学校图书档案管理工作的重要条件。一个学校档案工作管理的怎么样，与学校领导的重视程度有很大关系。要做好图书馆档案工作，首先要积极争取领导对档案工作的支持。

（二）配备专职档案管理人员。学校一方面要指定有责任心、能吃苦的同志专职负责档案管理工作；另一方面也要加强档案工作队伍建设，加强对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案管理人员。此外，作为档案管理人员，也要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个关节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。

（三）配备先进的软硬件设施设备。硬件是提高中职学校档案水平的基础，也是档案管理质量的重要保障。把档案设施建设列入学校基本建设的总体规划，配置足够的档案库房，库房内可适当配备空调、去湿机以及防虫、防火、防盗等基本设备；按需配置计算机、打印机、扫描仪、数码相机、摄像机等现代化办公设备。以提高工作效率。在软件方面，应安装档案管理软件，把档案录入计算机，建立电子档案，极大地提高图书馆档案管理中存储、处理、开发利用档案信息的能力，以实现图书馆档案管理的现代化。

（四）建立健全档案管理制度。建立健全档案管理制度，是搞好档案工作的前提条件。图书馆应根据国家有关档案文件规定，结合学校图书馆的实际情况，制定出科学的档案管理制度，建立科学的档案组织管理和运行机制，建立档案管理工作责任制，建立健全各项规章制度，使档案管理工作做到按章办事、按规操作、妥善保管。建立健全档案管理制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性；第二，简明实用；第三，坚持制度约束的双向性，既约束领导又约束职工；第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

（五）科学分类。科学分类就是按照档案部门的要求，根据图书馆的实际情况，按部门，内容等，分成不同类别。一是党群类。包括上级文件、校内文件、计划、总结、规章制度等。二是业务类。包括个业务部门的报表、工作日志、各类活动等。三是人事类。包括职称晋升、考勤、考核、职工培训及进修情况等。图书馆的档案收集通过科学分类，便于系统地查找利用。

（六）电子归档。档案信息化建设是当今社会发展的一大趋势，也是现代档案管理的基础，是档案管理现代化的必经之路。为此，中职学校图书档案管理中，要逐步实现技术现代化，采用计算机等现代化办公设施，收集、处理、传递、利用档案信息资料，提高档案的服务质量。它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，已尽快实现档案信息化管理。

（七）提高服务水平。档案管理人员要树立“工作就是服务“的观念。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量，服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度。

中职学校图书馆是学校的重要组成部分，也是学校档案的重要组成部分档案管理工作不是一朝一夕的工作，而一个漫长的从观念到技术再到实际应用的过程，是中职学校基础建设的一部分。在中职学校的横向比较过程中，除了办学的师资力量，现代化的校园管理方式也是学校综合能力的集中体现，因此图书管理工作对学校的和总体实力是非常重要的做好中职学校图书馆档案工作，对于提高图书馆的管理水平，对学校的教育和科研都起着十分重要的作用。

参考文献：

档案馆档案管理制度范文第4篇

抓紧构建三维档案安全管理体系，是适应我国改革开放新形势、促进新时期档案事业发展的现实需要。当前，我国的档案安全管理体系建设尚处在初级阶段，各级档案管理部门和档案工作者都在积极探讨和推进这项工作。湖北省档案局(馆)在探索和实践中，坚持以科学发展观为指导，结合实际，与时俱进，始终把档案安全工作放在首位，把档案安全管理工作纳入湖北省档案事业“十一五”发展规划，认真贯彻落实档案安全有关法律法规，以强化档案工作者的安全责任意识、提高应对突发事件能力为前提，以加强档案安全设施建设为基础，以健全和落实档案管理各个环节的安全管理制度为重点，狠抓定岗定责、硬件建设和制度保障，逐步形成了以职责明确、制度完备、齐抓共管、综合全面为特色的三维档案安全管理体系。

一、狠抓教育培训。提高档案工作者的思想素质和安全责任意识

档案工作者是三维档案安全管理体系的主体。档案工作者思想素质的好坏、安全责任意识的强弱，对能否做好档案安全管理工作往往具有决定性作用。确保馆藏档案的完整安全，杜绝档案损毁、丢失、失泄密事件的发生，是档案馆工作的第一要务。在构建三维档案安全管理体系过程中，首先必须联系实际对全体档案工作者进行安全教育和培训，增强档案工作者的思想素质和安全责任意识。

按照国家档案局“加强领导，明确责任，切实履行监管职责”的要求，湖北省档案局(馆)把档案安全管理工作作为重中之重，坚持把提高档案工作者的思想素质和责任意识作为构建档案安全管理体系、强化档案安全管理和监督，有效遏制重特大档案安全事故的首要任务，结合开展“作风建设年”、“加强政府执行力大讨论”和“深入学习实践科学发展观活动”等大型活动，下大力气进行思想教育和作风整顿，强调档案工作者要以科学发展观为指导，积极主动地适应新形势，克服被动和消极的档案安全意识。坚持不懈地把档案安全融人档案部门思想教育和精神文明建设全过程，倡导“以馆为家”、“确保馆藏档案的完整安全”精神，要求每一位档案工作者自觉履行档案安全管理职责。

1　加强领导，明确职责，贯彻“安全第一，预防为主”的方针。湖北省档案局(馆)始终把档案安全放在首位，认真贯彻实施《档案法》和《档案法实施办法》等档案法律法规，把档案安全管理工作纳入湖北省档案事业“十一五”发展规划，作为“一把手工程”来抓，确保国家档案资源得到有效保护。局(馆)党组成员和各处室负责人严格执行档案安全“一岗双责”制度，把档案安全作为机关建设一件大事，纳入局(馆)重要议事日程，成立了以局(馆)长为组长的领导小组，建立了局(馆)“一把手”负总责、分管领导抓落实、有关部门具体实施、机关全员参与、人人有责的档案安全领导体制和工作机制，做到了事事有人管，处处有人管、时时有人管。每年局(馆)党组书记都与各处室主要负责人签订责任状，并作为年终考核的重要内容，各处室把档案安全作为干部年度工作业绩考核的主要内容之一，形成了主要领导亲自抓、分管领导具体抓、职能处室全力抓、处室之间配合抓的齐抓共管格局。

2　加强宣传，营造氛围，强化档案安全责任意识。抓好档案安全工作，宣传教育引导是关键。局(馆)充分利用宣传栏和大屏幕等宣传媒介，大力宣传档案安全管理的相关知识，表彰档案安全工作方面的先进典型，反映和交流档案安全管理工作经验，积极引导处室和职工重视档案安全工作，树立“从我做起”、“从点滴做起”、“从现在做起”的档案安全意识。

3　开展业务培训，提高档案安全管理水平。一是认真学习有关法规和重要文件，增强档案安全意识。先后组织开展了《社会治安综合治理条例》，《机关，企业、事业单位内部治安保卫工作条例》和《突发事件应对法》、《加强国庆安全保卫和突发事件处置工作的通知》等学习活动。二是强化保密教育，落实安全保密承诺，三是加强消防培训，提高防火意识。定期举办消防安全教育图片展览、特邀省消防专业技术人员来局(馆)进行消防安全常识讲座和疏散逃生演练等活动，大大提高了全体干部职工的消防技能，增强了主动抓安全、切实保安全、用实际行动搞好平安建设的积极性，四是加强对全省档案系统档案安全管理工作指导和业务培训，提高了全省档案工作人员业务素质和安全保密意识，促进了持证上岗制度建设，为确保档案管理和利用安全奠定了基础。档案工作人员通过参加形式多样的学习教育和培训活动，理论素养和思想水平有了新的提高，工作作风明显好转，业务能力明显提高。

二、完善安全设施，构筑档案安全管理体系的物质基础

配备和完善必要的档案安全设施是构建三维档案安全管理体系的物质基础。伴随着计算机和网络技术的迅猛发展与普及应用，档案工作方式、安全管理的对象、安全设施及技术装备都在发生重大变化。档案的保管利用已由主要依靠传统人工操作方式去完成，发展为主要通过现代信息化技术手段来实现；安全管理的对象已由以传统纸质档案为主，发展为以数字化档案为主，档案安全设施设备也已由以传统实物档案安全设施设备为主，发展为以电子档案安全设施设备为主。这就要求档案部门不仅要配备对纸质档案等实物档案的存储、传输和服务的档案安全设施，管理好传统的纸质档案，还要配备对电子文档的安全设施，肩负起管理好电子档案的使命。

目前，自然灾害、电磁干扰、电源故障、线路中断、设备被盗被毁及人为操作失误等各种因素，仍然时刻威胁着档案的安全。同时，由于我国的档案信息化网络建设处于内网、专网和外网同时使用阶段，网络信息安全技术水平有限、应用尚不够全面，病毒侵袭、黑客攻击等人为恶意破坏因素大量存在，致使档案信息网络管理系统还非常脆弱，极易受到来自各方面的破坏和威胁。因此，配备和完善必要的档案安全设施，增强档案抵御外界环境危害的能力，仍然是保障档案安全的基础性措施。

近几年来，为了构建三维档案安全管理体系，确保档案安全，湖北省档案馆加大投入，完善设施，强化了“物防技防”。2009年，局(馆)投资925万元对办公区和档案库房的消防系统、供电设施的进行了更新改造，基本消除了电线老化和负荷过重可能引发火灾等隐患；添置档案查阅电子监控系统，对档案查阅室、复印室等重点区域进行全程监控，安装安全防盗预警系统，对馆藏珍贵档案进行全方位的安全监控防护。更新灭火器62个，并对旧的报警装置进行定时维护；落实检查整改措施，对检查发现的薄弱环节、重点部位的安全设施进行了修缮与加固。

2010年，省档案馆办公区和档案库房的防盗监控、温湿度、防雷等系统更新改造项目已获省发改委批准立项，投资38097元，正准备实施。

根据国务院及有关安全保密部门的网络安全规定，湖jE省档案局(馆)对可能的局(馆)内网络和国际互联网进行了物理隔离，严防不宜公开的内部档案信息通过网络连接泄露到外部公众网。为有效避免自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵袭等可能引发的档案信息数据受损，采取系统安全防范对策，配备磁盘阵列等设备。为确保数字档案馆的安全运行，还建立了数据冗灾备份系统。

三、建章立制，构建档案安全管理保障机制

建立健全档案安全制度，形成有效的安全管理机制，是促使档案工作者自觉遵守纪律，自觉履行安全管理职责的重要保证。湖北省档案局(馆)坚持把制度建设贯穿于档案安全工作的各个环节，先后制定T--系列针对性和操作性强的档案安全制度，形成了用制度规范管理、按规章制度办事、靠制度管人的有效机制，明确各岗位的安全责任，促使各项安全管理制度和措施落实到位，对确保档案安全发挥了重要作用。

1严格执行制度

加强法规制度的宣传教育，使广大档案工作者了解有关制度，增强制度意识，营造良好氛围。发挥领导干部带头表率作用，要求各级领导不仅带头遵守制度，自觉用制度约束自己的言行，同时要敢抓敢管，督促分管部门和单位严格落实制度。建立健全督办机制，强化对法规制度执行情况的监督检查，及时处置突出问题，并严格实行责任追究。对于制度不健全、责任不落实、人员不到位或因忽视预防、疏于管理等造成档案安全责任事故的，严肃追究有关责任人和领导者的责任。要严把“六”关：

一是严把安全隐患排查关。落实分析排查制度，做到每月各处室上报一次安全隐患自查整改情况，由保卫部门及时排查整改。每季度由分管安全的副局(馆)长，主持召开一次各处室安全负责人参加的矛盾排查与安全形势分析会议，及时掌握情况，妥善处置，做到隐患在第一时间发现、问题在第一线解决、作用在第一线发挥。

二是严把档案库房安全管理关。局(馆)长每月都到档案库区检查《档案库房管理制度》执行情况，做到及时发现、解决安全问题；按照档案库房保管安全要求，注重物防技防有机结合，严格落实“九防”(即防火、防盗、防泄密、防高温、防潮、防有害生物、防鼠、防紫外线光、防毁坏)；特别做好灾害性天气期间的库房安全检查。

三是严把档案对外利用安全关。严格执行国家档案保密开放利用规定，严格控制涉及政治、经济、国防、外事、知识产权、隐私等档案的安全解密开放；严格办理档案利用查阅登记与出库入库手续，防止失窃毁坏。选用5名素质高的专职人员，专门负责档案对外利用服务工作。

四是严把档案整理安全关。为了加速电子档案对社会的开放利用，局(馆)今年加大了数字化建设力度，在档案整理中，把防火、防盗、防泄密、防毁坏等安全管理放在第一位。选用合格的档案整理人员，并对其进行审查登记和安全保密教育，档案整理场地设置在局(馆)办公楼内，达到档案整理不出大楼、场地禁止吸烟、整理工作房有防盗网等安全防范要求，严格电子档案数据及时备份转存和入库安全保管，并加强电子加工设备管理和电子档案数据清理，防止失窃和泄密事件，严格档案出入库数量登记和对档案整理后入库案卷页数的检查，防止发生失窃毁坏档案事故。

五是严把基建施工安全关。局(馆)在消防和供电系统改造、档案防磁库及展览大厅等改造项目施工中，针对项目多、时间长、人员杂和档案安全管理要求高等实际情况，采取了有效管理措施；制定了《局(馆)基建施工安全管理责任制及管理规定》、《档案馆库安全管理规定与细则》等安全制度，明确了一名局(馆)领导负责基建施工和安全管理，并要求基建办、行保处、保管处在安全管理上做到任务明确、协同配合、分区管理、督促落实；加强施工人员管理，基建办和行保处共同负责施工人员的个人资料登记并办理出入证件，基建办和保管处共同负责对现场施工人员进行跟班安全管理和监督，加强库区现场施工安全管理，要求在档案库区启用电焊氧割等施工设备时，必须经基建办和行保处批准，并共同派人到场，清理施工现场物品，准备灭火器材，严格执行施工操作程序，切实杜绝火灾隐患；严格执行基建工程安全报批程序、建筑设计规范，落实消防等部门的批复要求，做到了手续完备，设计规范，杜绝事故，安全达标。

六是严把内部安全关。在内部安全防范方面，坚持局(馆)领导在特殊时期、节假日带班值班；局(馆)配备7名安全保卫工作专职干部，实行保卫干部日常24小时昼夜值班；加强办公区域安全管理，严格执行保安值班巡查制度，并与专业保安公司合作，聘请了4名专职保安人员，对局(馆)大院实行24小时昼夜巡逻值班。

2　立足实际，开拓创新。不断完善三维档案安全管理体系

制度建设是动态的、开放的、发展的。随着情况变化和工作实践的不断深入，应有针对性地做好制度的修订完善工作。构建三维档案安全管理体系，必须从实际出发，坚持解放思想，改革创新，实现制度建设的与时俱进。2009年以来，在构建三维档案安全管理体系的实践中，湖北省档案局(馆)按照“落实制度，创造条件，确保档案安全管理机制的平稳运行”的要求，及时总结经验，不断修订和完善安全管理制度，切实提高了三维档案安全管理体系的实际效能。

一是湖北省档案局(馆)根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《档案工作突发事件应急处置管理办法》的规定，制定了《湖北省档案局(馆)突发事故及灾害应急预案》。该应急预案在坚持档案优先、预防为主、以人为本、统一领导，分级负责的原则基础上，从组织领导体系及相关处室和人员职责、应急保障等方面做了较为详细的规定，明确了启动条件和奖惩措施，加大了执行的力度。

二是结合当地社会治安综合治理“平安创建”活动，局(馆)先后研究制定了((2009年度局(馆)综治工作要点》、《局(馆)开展平安创建活动的实施意见》、《局(馆)保密工作规定》等规范性文件，并对《湖北省档案局(馆)社会治安综合治理安全保卫工作实施细则》、《湖北省档案局(馆)突发事故及灾害应急预案》、《湖北省档案局(馆)政务快捷反应机制实施方案》、《档案馆库安全管理规定与细则》等一系列规章制度进行了认真修讯这不仅保证了社会治安综合治理工作有章可循，而且进一步促进了安全防火、防盗、防泄密等安全管理工作。

档案馆档案管理制度范文第5篇

[关键词]高校图书馆；档案管理；档案共享

[中图分类号]G258.6 [文献标志码]B

[文章编号]1005-6041（2016）03-0021-04

在信息化时代背景下，档案载体由传统纸质转变为先数字后纸质的载体产生形式，因此需要科学的技术手段进行管理应用。档案利用过程中，会产生具有附加价值的新档案，产生“二次归档”问题，如何保证数字档案的原始性，如何对档案“二次归档”，如何解决档案保密与档案利用的矛盾，是档案管理领域需要探索的方向。数字档案研究有别于传统纸质档案等偏向保存的研究，重点在于如何确保档案原始性和如何管理利用档案。数字档案无须过多考虑存放问题，而需考虑分级保密和存档价值问题。在新的时代潮流面前，针对高校图书馆档案管理混乱的现状，本文提出高校图书馆数字档案共享模式，试图在高校图书馆特定领域挖掘数字档案管理的新需求，使数字档案的管理和利用能够保障和推动高校图书馆发展。

1 高校图书馆档案管理研究现状

1.1 档案知识管理研究薄弱

档案学研究已由档案记录的保存演进至档案记录的管理[1]，这与计算机、网络、数字存储等高科技技术普及有关。但档案学与图书馆学、情报学在知识管理研究领域上仍存在着差距。在定量方面主要表现为文献整体数量不足，期刊的集中程度不高，没有形成核心作者群，得到资助的基金比较少；在定性方面，档案学知识管理研究的关键词和主题不如图书馆学丰富，没有将知识管理的内涵和外延进行扩展[2]。这种差距与档案工作“重藏轻用”的特点和档案学整体发展落后于图书馆学有关，档案学应加强对知识管理研究的重视。作为图书馆学与档案学的交叉领域的图书馆档案管理，仍然停留在纸质档案回溯数字化、图书档案管理融合一体化阶段。档案管理要适应信息化时展需求，应吸取图书馆学、情报学研究理论和方法，通过知识管理应用技术，实现“信息”向“知识”演变。

1.2 档案管理手段单一

现有的高校图书馆档案管理手段以档案数字化、图书档案管理融合一体化为主，缺少档案演变为“知识”的形式及手段。对档案“信息”的评价、鉴定等行为仅限于档案管理人员个人对制度化管理的理解，而由此造成对档案留存价值评估处于封闭状态下的经验行为、制度行为。而制度和个人经验有时未能及时跟上科技发展的变化。当单个档案的部分缺失，档案管理人员时常以档案不全或该部分未达到留存价值等理由推诿，查阅档案用户很少就档案缺失部分提出严谨的异议。

1.3 高校图书馆档案管理服务理念缺失

我国高校图书馆信息化设施的普及阶段已基本结束，目前正朝着质量提升的阶段前进[3]，然而高校图书馆档案管理服务理念局限于被动式查阅。高校图书馆侧重于党务、人事、设备、基建、财务等方面行文格式公事化的档案归档保存，其目的是有需求时提供查阅。此类服务方式属于档案学最原始的基本的查阅功能。现有高校图书馆档案管理在读者档案、新馆建设档案、人事档案、图书馆历史档案等方面都有涉及，但都没有提出“知识”化的服务概念。在一体化中进程中，图书、档案、情报一体化数字网站必须能够快速地接收、分析、处理新的信息，并将处理后的信息及时地传递给需要它的读者[4]。这类着重网络化的服务形式，忽视了服务的理念――“知识管理”主动式服务，此管理状态形成的原因是档案管理服务理念与信息化环境脱节造成服务理念缺失。

随着网络信息化蓬勃发展，国家图书馆“十二五”规划纲要中提出加快图书馆现代化转型，开创国家图书馆事业发展新局面，强调为图书馆界提供主动服务理念。高校图书馆档案服务理念应着重在主动服务、合作共赢、引领业务、开放资源等方面进行深化。建立档案管理主动服务理念，形成有效的共享机制，能够加强馆内各部门粘连性、加强校内职能部门之间的粘连性、强化馆际之间交流学习的粘连性。通过从档案管理演变成档案的知识管理，使得图书馆档案为图书馆发展提供有力的知识储备及共享平台。

2 高校图书馆档案信息化共享模式策略

档案学应扩大原有的研究领域，借鉴图书馆学、情报学的信息组织研究方式，来满足新技术环境下人们对档案利用方式变革的需求[5]。高校可以利用档案信息化共享模式建立档案共享平台，通过平台实现档案价值评估，确保档案的完整性和档案管理的规范化。构建档案管理平台以馆内共享为主，可推广到校内学科研究服务领域和馆际之间交流服务领域（见图1）。

2.1 高校图书馆档案馆内共享模式

图书馆档案馆内共享基于公平公正公开原则，是结合图书馆绩效管理，推动业务技术共享为核心的共享模式。馆内档案的共享内容包括：馆内各业务部门的年度工作计划，年度总结报告等量化数据，馆内不同业务侧重点的服务质量评价，馆员素质培训实践效果，设备采购选择参数等。通过共享模式加强全馆馆员的参与度，利用共享档案价值评估，进行有效的量化工作服务质量评定，形成完善的服务档案群。通过年度档案的比较分析，使业务侧重调整有据可依，馆员业务培训流程有章可循，创新服务的效果有表可查，馆员轮岗交接材料也能以档案形式保留。

2.2 高校图书馆档案校内共享模式

高校图书馆档案校内共享模式策略是以科学数据服务[6]、学科服务、读者特殊服务为指向的引导型共享模式。利用共享平台让校内师生读者充分了解图书馆的特色服务内容及服务效果，以达到宣传、凝聚关联读者群体的目的。对高校新开专业，院系拆分或合并等行为进行档案存档，根据相关教学需求通过档案共享模式跟进图书资源配置，使得行政角度自上而下的执行转变为自下而上的主动配合。

2.3 高校图书馆档案馆际共享模式

图书馆档案馆际共享模式策略是以打破高校图书馆间“贫富差距”，构建海量分布式档案资源库群、统一的档案知识型管理平台，实现图书馆馆际间合作共赢的泛合作型共享模式。档案馆际共享模式能有效地进行业务部门档案交流、创新服务档案的价值评估和图书馆学术交流。共享策略的目的是节约馆际合作交流成本，提供馆际合作成功案例，使区域的发展不平衡具体方面得以量化表现，采取“跟随战略”使落后的高校图书馆发展有所借鉴。特别是针对高校图书馆的评估要求可以有依据地适度调整，针对高效益低成本创新特色服务能迅速推广，针对高效价值的服务体系由国家层面的统筹规划投入从而缩小地域性差距。

3 高校图书馆档案实现信息化共享的措施要求

3.1 档案信息化共享的硬件设施要求

档案共享硬件设施要求数据库分布式管理存储、有集中安全的异地备份。档案虽然提供查阅功能，但并不是所有范畴的档案都可以完成公开。分布管理存储使数字档案具有地域性的存放地点，可以有效地保护档案安全性，有效防范系统维护人员登录档案存储设备服务器，有效地保护档案共享范围。利用异地加密的备份手段，可以规避突况下档案存储数据库遭受灾难性打击，加快重建修复进度，确保档案管理系统可靠运行。

3.2 档案信息化共享的技术平台要求

本着节约成本，缩短开发周期出发，利用开源系统如Dspace等为基础平台，对档案管理平台进行配置和二次开发。技术平台重点是优化检索方式，简化档案录入提交的步骤，达到易录优检的效果。通过爬虫技术提取有效的关键词，组合档案录入时设置的主题词进行爬虫检索。以明晰的（档案前期的）需求分析进行相关检索，使检索结果以完整的连续存档显示。当存档部分内容有等级限制时，可通过用户级别进行隐性显示，以方便用户知晓并提出查考申请，经核准后，单独进行档案传递推送。

3.3 档案信息化共享的标准化要求

文档、音频、图片的档案存储相对于目前存储设备容量不构成负担，如何完整记录保存才是关键之所在，因此，档案信息化过程中需要执行标准化规范。真实地实时记录档案，并对档案进行跟踪记录，确保档案的完整性以方便档案的查考。引入“标准化”可以通过平台设计来量化档案录入的元数据量。“标准化”过程是通过实践让“标准”不停修正的过程，并通过平台管理应用强制执行的过程。在档案分类、分级和鉴定等量化过程需要平台以“标准化”的规范，在界面上设定简单可视符合思维逻辑判定的布局。

3.4 档案信息化共享对建档馆员的素质要求

馆员参与档案信息化建档的过程主要是把档案信息知识化的过程。规范培训内容及流程，加强归档工作的日常化、分类的规范化，适度放宽分布式参与程度，使馆员在归档交流中以常态化进行建档管理。特别在档案保密分级制度和对档案完整性的概念理解上，对完整的档案进行合理拆分提交，并对拆分各部分进行分级保护，达到档案内容分级保护的效果。馆员参与档案的建档、管理及评价有利于馆员自身业务服务水平的提高，有利于档案价值的传递推广。建档共享过程也是馆员相互学习促进的过程，达到相互共赢的目的。

3.5 数字档案原始性的存储技术要求

确保数字档案的原始性是档案管理最为核心的保护技术之一。解决的办法是依赖开放性Linux操作系统的用户权限功能，在数字档案在归档后，让系统定时对数字档案进行写权限的提升，禁止用户对数字档案进行修改增删操作。通过分布式存储技术，使存储与系统平台物理存放分离，并限定存储服务器的Root用户只能在存储服务器上登录，杜绝Root权限人员通过网络远程操作对档案进行修改增删。当需要对档案进行修改增删操作时，应视为档案进行“二次归档”的相关活动，应保留记录体现数字档案原始性。

4 通过信息化共享构建高校图书馆档案价值体系

明确档案管理的价值体系是执行高校图书馆档案管理共享理念前提。便利的获取方式，档案真实有效，数据原始且具有连续性，突显档案利用价值，并通过价值观来确定服务观。在图书馆数字化建设阶段，倾向追求读者服务为主的服务价值而忽视自身发展服务价值，目前应考虑图书馆自身发展需要，使馆员素质及图书馆自身能够稳定均衡发展，再进行下轮创新服务的发展。高校图书馆档案价值可从权威、考核及监督三个方面构建价值体系。

4.1 通过网络分布式数据库管理构建权威价值体系

高校图书馆档案分布式数据元收集的完整性体现档案考查核心价值。从归档的严谨角度，收集元数据不可修改只能追加，体现档案原始性的同时，也继承了档案文件的记录性，再现历史真实面貌的原始文献理念。通过丰富原始性数据积累为档案研究利用提供数据挖掘的条件。来源正统的权威性价值档案，让研究分析起点上建立在成功因子之上，使分布式数据档案管理得以进入良性发展。

4.2 通过网络信息化环境构建考核价值体系

高校图书馆业务档案有效记录图书馆服务质量和馆员工作成绩并进行量化管理，并作为绩效考核、高校教学评估图书馆考核的统计数据来源、新服务立项和院系专业改革等跟踪考核。在网络信息化的环境下，构建全面的参与评价考核机制，全面参与有利于考核价值的合理性和客观性，让考核价值体系在依托档案管理下公正地产生合理激励效果，考核价值体系也有利于指导档案归案细节。在档案管理和考核相互作用下，使档案管理制度及规范章程“标准化”，为“标准化”的可复制性创造条件。

4.3 通过网络信息化公开构建监督价值体系

高校图书馆档案共享平台有效监管高校图书馆投资、设备选购、新馆建设等发展项目。利用档案管理建立资金投入效益最大化为目的的监督机制，有利于图书馆集思广益、少犯错误和节能减排规避浪费。以自下而上的修正执行监督，能有效制约权力垄断格局，推进民主参与的进程。在图书馆改革修正的道路上，起到保驾护航的监管。明晰的档案管理的监督价值体系，让图书馆在有序合理、与时俱进的惯性下高速高效地发展。

5 结 语

利用分布式管理存储方式，隐性扩大档案管理队伍；利用评价鉴定功能，引入考核机制；利用共享服务特性，加强监督，优化硬件设备和人力资源配置，创建泛合作模式，从而实现图书馆档案管理在信息化潮流中良性发展。档案管理作为档案学的实践活动中的一部分，如果孤立研究很难在应用方面有所发展。高校信息化环境优越，高校档案馆与图书馆为同级并列单位，使高校图书馆的档案应用可以在小范围试验出更多的宝贵经验，有助于推进档案学在信息化管理领域的研究。

[参考文献]

[1]宋艳辉，杨思洛.国际视野下的图书馆学、情报学与档案学研究进展――基于CiteSpace的信息可视化分析[J].图书馆论坛，2014（6）：1―13.

[2]冷 雪.近十年我国档案学与图书馆学领域知识管理研究的计量分析[J].档案学研究，2013（6）：9―14.

[3]吴汉华.对我国高校图书馆信息化设施建设现状的分析[J].图书情报工作，2013（22）：81―86，71.

[4]楼白宇.公共图书馆图书档案情报一体化数字网站的实践效应[J].兰台世界，2013（11）：99―100.

[5]刘家真.论图书馆学、情报学与档案学的交叉融合[J].图书情报知识，2001（2）：13―16.

[6]刘 霞.高校图书馆科学数据管理与服务初探――武汉大学图书馆案例分析[J].图书馆情报工作，2013（6）：33―38.