一、项目竣工文件

1.竣工文件收集工作的重点

在整个项目文件中竣工文件数量最多，涉及面最广，收集难度也最大。针对项目竣工文件收集工作的“三要素”，相对容易的是“归档责任”，施工文件和竣工图基本上由施工单位归档，监理文件由监理单位归档；而“归档范围”在国家有关建设项目的管理规定中也较为详细。因此，竣工文件收集工作的重点在于“归档要求”上。

2.竣工文件收集工作的举措

由于竣工文件由施工单位和监理单位编制后向建设单位归档，因此，必须在项目建设初期提出相关要求，建设过程中应对施工单位进行竣工文件编制的业务指导和检查，建设后期对其归档的竣工文件进行最终检查和验收，以此实施全过程管控，方能确保竣工文件的质量，同时确保建设进度按计划进行。

(1)组织培训

根据国家、地方及行业要求，结合本企业实际，制订较为详细的竣工文件编制规则，印成小册子，向各参建的施工单位发放；在建设初期组织培训进行宣贯，确保各参建单位能充分理解建设单位的各项要求，包括编制要求、审核流程以及归档时间节点等。

(2)深入现场

为了确保竣工文件的编制质量，本企业指定一个技术联络员和档案人员一起深入现场检查指导，要求每一个节点完工即进行竣工文件的编制，坚持谁施工谁负责编制以及按时间节点及时编制、随时检查、实时整改的原则，确保竣工文件不丢、不漏、不错、不乱，符合归档要求。同时，档案人员通过深入现场，还可以了解工程进度，并不断扩大自己的知识面，这样，才能对项目建设过程中所产生的或可能产生的文件了如指掌，才能对编制的竣工文件把好关。

(3)评优示范

由于参建的施工单位较多，档案人员在检查指导中对各参建单位编制的竣工文件进行评价，通过比较选出样板在各施工单位加以推广，并联合工程管理部门召开竣工文件编制样板推广交流专题会议，所有参建施工单位派员参加。会上样板单位介绍编制竣工文件的方法和心得，如：讲解编制要领，现场展示折图技巧，将编制好的竣工图样板供大家学习和交流。通过推广示范，促进竣工文件编制质量的全面提高。

(4)多重把关

本企业在项目档案管理中除上述过程检查外，在项目竣工时还设置了多重关卡，多方合力把关，确保项目档案的质量。如在竣工文件审核流程中嵌入了项目单位的复核关卡，施工单位将编制好并经监理审核完毕的竣工文件提交到项目单位进行复核，项目单位是将来利用竣工文件的主要用户，这些专业技术人员施工期间深入现场、了解相关专业的施工情况，且多年参与竣工文件的复核工作，对复核要求具有一定的认知度，在竣工文件的复核工作中能较好地发挥作用，为此，由其组织各专业对口技术人员负责对竣工文件的完整性、准确性进行复核将会有效把握竣工文件的质量。在项目档案竣工验收前，增设了由建设单位组织，由设计单位、施工单位、监理单位等参加的自检，对每个单位工程竣工文件与实体是否相符再次进行严格审核，一旦哪个环节出现差错，考核责任，及时整改，确保项目竣工档案验收能顺利通过。实践证明，上述举措是确保建设项目档案质量，尤其是竣工文件质量的必行措施，收效显著。如：在复核时，发现某施工单位编制的35kv基础工程竣工文件，将质量检验评定表、材料设备合格证遗漏，及时退回整改，直至将遗漏的材料补全、补齐，方能流转到下一个流程；在自查时，发现施工文件中的打桩数量与竣工图中的桩数有误，及时责令核实后修改，确保施工文件和竣工图完全匹配；在验收时，发现竣工章上的签字笔迹有代签时，除及时落实整改外，还对相关责任单位严格考核，以杜绝此类现象的再度发生。在实施上述举措的同时，档案人员的业务能力也得到了相应的延伸，有人笑称档案人员成了监理的监理，似乎也从一个侧面反映了这些举措所取得的成效。

二、项目竣工验收文件

项目竣工验收文件是指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。

1.竣工验收文件收集工作的重点

就项目竣工验收文件收集工作的“三要素”而言，“归档责任”相对明确，基本上由建设单位内部的职能管理部门和项目单位承担。如设备调试等试运行文件的归档责任在项目单位；规划、环保、安全等专项验收文件的归档责任在相应的职能管理部门等。而对竣工验收时形成的文件，其“归档范围”和“归档要求”也相对简单明了，且由档案管理部门组卷。因此，竣工验收文件收集工作的重点在于生产技术准备与试运行文件的“归档范围”和“归档要求”上。

2.竣工验收文件收集工作的举措

由于生产技术准备与试运行阶段产生的有些文件具有不确定性，尤其是一些外方在调试过程中形成或提交的文件材料容易被忽视。因此，必须落实责任，全程参与，细化范围，严格要求，确保竣工验收文件的完整性和准确性。

(1)落实责任

要求参加生产技术准备与试运行的项目单位全程参与，并及时积累该阶段所形成的所有文件材料，调试结束后一并整理归档。

(2)细化范围

应根据企业试运行实际和惯例，细化该阶段文件的归档范围，如技术准备计划、试生产管理、技术责任制，开、停车方案，技术培训材料、安全操作规程、事故分析报告，试生产产品质量鉴定报告，各专业设备试车、验收、运转、维护记录、功能考核记录等等。实践证明，上述举措是确保竣工验收文件完整、齐全的必备措施。相对竣工文件而言，竣工验收文件数量不多，但对今后生产顺行起着至关重要的作用，因此不能小觑，更不能抱着“你归什么，我收什么”的工作态度，而应提前摸底，做到心中有数，才能有效审核与把关，继而全面提高项目档案的质量。此外，坚持“三同步”是建设项目档案管理必须遵守且颇为有效的基本原则。由于项目建设周期长，只有“坚持工程开工建设与提出归档要求同步，坚持工程建设过程与档案跟踪管理同步，坚持工程验收与档案检查和交付验收同步”，才能有条不紊地按时间节点顺利完成档案验收工作。

三、总结

综上所述，做好建设项目档案收集工作的关键在于必须在全面了解和熟悉国家和地方相关规定的前提下，结合企业实际制订相应的档案管理制度，而且必须将收集归档工作的“三要素”在制度中细化，使其具有较强的可操作性。同时，树立超前指导、过程管控的管理理念，才能收效显著，全面提高建设项目档案的质量。本企业一期工程形成的项目档案案卷数量数以千计，顺利通过上海市浦东新区档案行政管理部门组织的档案验收，项目档案质量以及相关管理举措也得到了验收单位的肯定。

作者：陆珠英单位：上海克虏伯不锈钢有限公司