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项目档案管理范文精选

时间:2023-08-27 15:30:20

项目档案管理

项目档案管理范文第1篇

【关键词】化工项目档案;管理;制度

湖北化肥公司切实履行主体责任,从一开始就提前谋划,设立专班全程全面介入工程项目建设进行档案管理,为项目顺利通过档案专项验收和工程全面竣工验收创造了条件,为湖北化肥公司的档案管理工作再创新高台阶和企业的转型发展奠定了基础。

一、统一部署,建立档案管理机制

为了汲取在工程建设中曾经出现的归档不全、散失严重的历史教训,公司在组建项目管理部时,就统筹考虑将档案管理纳入项目管理职责范围,在综合部设立档案工作组,指定一名副部长专门负责档案工作,配备数名专职档案管理员,提前介入,全程参与,不仅管理建设单位档案,还对所有参建单位的档案形成资源管理进行指导和监督。

二、建章立制,规范档案管理流程

编制信息与文档管理程序文件。项目启动后,档案工作组编制了《信息与文档管理程序文件》,从总体上提出了文档管理计划,具体明确了责任主体该做什么,如何做,确保文件流转环环相扣,在保证文件有效使用的前提下,防止文件散失,使档案的形成具有可追溯性。编制项目归档文件资源体系。档案工作组研究了项目工程档案的构成,从总体上把握档案架构,以项目建设过程为总体脉络,将项目档案分为前期准备、设计、施工、试生产、竣工验收等阶段档案,并对每一阶段将要产生的文件进行分类,开列文件“菜单”,进而编制了《项目归档文件资源体系》,通过贯彻学习该体系,改变了档案管理人员和工程技术人员在收集环节出现的茫然不知所措。编制随机资料管理规定。档案工作组编制了《设备随机文件收集、归档管理办法》,明确了设备随机资料的管理责任分工,确定了设备随机文件的归档范围,对设备随机文件的分发与借阅作出了规定,同时提供了整理归档方法。制定案卷归档整理规范。随着工程交工,文件资料归档进入倒计时,档案工作组按照国家和行业标准制定《项目案卷归档整理规范》,侧重于操作环节,为档案工作人员提供具体可操作的方法流程。

三、培训交流,提高员工素质能力

培养全员档案意识。档案工作组利用各种会议,见缝插针,强势宣传档案法律法规,用档案的实际利用价值体现强调档案管理的重要意义,用反面案例现身说法,强调档案缺失造成的严重后果,提高工程建设者的档案意识,养成注重收集整理资料文件的习惯,为档案管理工作营造了广泛的群众基础和来源基础。加强技能培训和技术交流。档案管理人员的工程专业知识储备不足使其管理行为受到制约,为了拓宽档案管理人员知识结构,增强对工程建设的感性认识,工作组聘请专业技术人员授课,从宏观层面讲述项目的形成和总体布局,介绍概略的工艺流程和土建安装基本知识,还鼓励档案员经常下现场实地观察,克服了他们对工程建设的生疏感,提振搞好工作的信息。

四、分门别类,抓住管理关键环节

(一)项目前期档案管理。由于立项之前没有项目部统一管理,经办单位多,经办人员习惯于将文件留在手上,若等到工程竣工再来收集整理将存在极大的散失风险。作为建设单位不能将眼睛只盯着各承包单位,还要注重自身形成文件的归档,防止出现档案管理的“灯下黑”,企业要早做准备,要求经办单位随办随归。

(二)设计文件管理。档案工作组应要求各方设置文档单点联系人(DCC),所有图纸文件经由一人办理交接手续,把好进出口关,做好登记台账,保持工作的延续性,避免因错乱出现无谓的纠纷。工程竣工图是具有法律效力的图纸文件,必须如实反映现场实际。现代档案管理理论要求档案专项验收不仅是对档案形式的验收,还注重对内容的检查,竣工图除了要求设计资质章、竣工图章要齐全,签字要到位外,确保图纸归档合格。

(三)交工技术文件管理。工程建设期间,施工单位必须按照《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》(SH/T3503-2007)等标准正确选用表格,记录准确翔实,签字盖章齐全,编制移交交工技术文件,要做到卷册类别清晰,层次分明;对于电力、交通、港务等独立系统工程,要求施工单位提供相关行业标准,并按其行业标准编制移交交工技术文件。

(四)设备随机资料管理。设备抵达现场后,项目部组织供应商、施工、监理开箱共检,普通设备由采购部门逐一登记保管,整体移交归档;重要设备则由档案工作组直接接收管理。设备随机资料版面大小不一,样式繁多,内容庞杂,档案工作组要做好分类,保证资料一台一档,内容完整。

五、思维创新,力行全程主动作为

湖北化肥公司属于炼化生产企业,对工程管理不是强项,对项目档案管理更没有成熟的经验作支撑,但是档案工作组不断学习、创新思维、巧借经验、主动作为,担当起乙二醇项目档案管理重任,并一次通过档案专项验收。历经乙二醇项目建设,对比其它化工项目,我们感到,项目档案管理应该提前谋划,统一布局,从源头抓起,强化过程管控,强调主动作为,实现对项目档案的“全生命周期”管理。

【参考文献】

[1]张建英.化工建设项目档案管理工作探讨[J].内蒙古科技与经济,2014(15):15+17.

项目档案管理范文第2篇

【关键词】高校;科研项目档案;管理;对策建议

一、高校科研项目档案管理中存在的问题管窥

1、科研工作和建档工作实行“四同步”管理有缺失

早在1987年3月,国家科委、国家档案局关于印发《科学技术研究档案管理暂行规定》的通知中明确:“下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步;检查计划进度与检查科研材料形成情况同步;验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步;上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。”事实上,高校科研项目档案的管理很难做到这一点,前两点基本上可以做到,后两点做到的不多,主要原因是:重成果,轻档案。高校中从事科研岗位的一线老师许多对档案知识了解的不多,对档案的价值和作用认识不足,认为开展科研项目的一些过程性的研究资料没有必要保存,对档案资料的收集、整理、保存感到非常麻烦,甚至提出:不要过程,只要结果,结果就是成果。

2、实施归档文件材料的“五阶段”有瑕疵

按照《科学技术研究档案管理暂行规定》要求,开展高校科研项目档案管理的归档应当包括科研准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定验收阶段、成果和奖励申报阶段、推广应用阶段等五阶段,彼此之间相应支撑材料应当是一环连着一环,环环相扣,紧密相连,中间不应存在断档、漏项、缺损等事项,事实上,做到保有五阶段完整档案资料的不多,很多都存在后补备档材料现象,特别是研究实验阶段和总结鉴定验收阶段尤其明显。

3、开展合作研究的科技项目档案资料收集时存在推诿扯皮现象

高校之间相互开展科技合作研究呈逐渐增多趋势,主研单位出于种种原因考虑,对参研单位参与研究的项目中,在签订责任书、合同书时资料保存上不够明确、强调不够,造成参研单位在研究过程中,不注意资料的收集、积累和保存,造成研究过程中的很多资料汇交不齐全,资料保存存在这样那样的问题,不连贯、不完整、缺东少西现象成常态,无法恢复其研究过程的连续性和完整性,有的失去后再也没有办法补齐资料,成为永久性的缺憾。

4、科研人员与档案人员站位不同、认识不一,容易引起争议

科研人员和档案人员共同开展科学研究工作,是同一个战壕里的战友,是相互协作、相互提携、共同谋划、共同推进科学研究的同事、同一责任人,并肩战斗的挚友,在同一课题负责人主持下开展工作的朋友,工作只有分工的不同,没有高低之分。但调研发现,大多时候完成工作的双方配合并不如愿,有些科研人员认为档案管理人员不懂技术业务,在科学研究中是可有可无人员,十分不情愿接受档案管理人员的意见,甚至有的科研人员对档案人员的建议毫不理睬,嫌档案管理人员事多、易挑刺;认为在科研中交给你什么,你就管什么等等;事情反复数次,容易发生不和睦,起争端。

5、科研项目档案被尘封,无法开发利用

档案价值的一个重要方面应当是开发利用,档案如果收集、整理后一直躺在档案室被尘封,就失去了建立档案原有的意义。科研项目档案的意义重在收集,更应重在开发利用。科研的价值不是将成果束之高阁,而是利用推广,进而普及,进而为大众知晓、掌握、利用,科研者本身搞科研的目的也是为人类服务,在生产、生活等领域被利用。高校科研活动的成果就是要和生产、生活相结合,走进企业、走进田间地头,创造价值和使用价值,如果长期被尘封,就失去了科研本身的意义。

二、推进高校科研项目档案管理良性化发展的对策建议

1、确立科研课题项目负责人的主导地位不动摇

搞科研,和我们平常的工作是一样的,都要有一个主要负责人。科研课题主持人就是我们日常工作的部门负责人,课题从立项开始,到成果获得时结束,课题主持人的地位应当是撼不动的,要简政放权,放手让课题人去管理、去创新、去思考课题的整个计划,用什么人、怎么用、分配什么任务、达到什么要求、做到什么程度、起到什么效果、交什么答卷都应由课题主持人一锤定音。

2、档案人员在科研项目档案管理中要摆正自己的位置,演好自己的角色

客观地说,在科研项目的整个过程中,相较于项目科研的直接参与人员来讲档案人员应当是辅助地位,是配角,尽管法律法规赋予我们有职有权,必要时有否决权,但并不是轻易可以使用的。这就要求档案管理人员一定要摆正自己的位置,演好自己的角色,当好参谋,议准内容,坚持做到有所为有所不为,原则问题不让步,非原则问题不计较,多奉献、多付出,忍辱负重,不把自己作为领导去发号施令,多把自己作为团队一员去默默地奉献,以功成不必在我,功成必定有我的豪迈、豁达心胸去面对问题,解决问题,不争功、不争利,不颐指气使,就能出色地完成任务。

3、建章立制,完善校内管理制度

法的作用,在于止纷止争。制度的作用,在于约束行为。搞科研,出成果,是一个人、一个团队梦寐以求的夙愿,也是一个单位的夙愿,单位为了科研人员快出成果,多出成果往往会出台很多制度和与之配套的办法、措施,多鼓励、多激励、多鞭策,但通观制度,这些内容多在实施初期为多。而校内制度多没有做深思熟虑的思考和做长效性的打算,往往是一揽子把担子压在了课题主持人身上。按照《高等学校档案管理办法》规定:“高校档案工作由高等学校校长领导”,“分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作”。由此,学校应当对建章立制当仁不让,制定《科研项目档案收集归档规定》《科研项目档案管理规定》《科研项目档案借阅规定》《科研项目档案的开发利用》及《科研项目档案保密管理规定》等。

4、科研项目档案应当建有专用库房

《科学技术研究档案管理暂行规定》第十一条规定:“科研档案应有专用库房保管。绝密级科研档案必须严加保管。档案库房门窗要坚固,库房内必须保持适当的温、湿度,并有防盗、防火、防腐、防光、防有害生物和防污染等安全措施。对破损的档案,须及时修复。”因为,科研项目研究数据和成果是多个人,多个团队多少年心血的结晶,是不可复制的高规格数据集成,一旦失密、失窃、被盗、被损,将造成难以估量的损失。

5、验收慎用否决权

《科学技术研究档案管理暂行规定》第九条规定:“各单位对已完成的每个科研项目进行鉴定、验收之前,必须通知本单位档案部门对准备归档的科研文件材料加以审查验收,科研文件材料归档不符合要求的成果项目,不得进行鉴定、验收。重点科研项目鉴定、验收,按照专业分级管理的原则,其档案应由相应的档案管理部门审查验收。未经档案部门验收的科研项目,各级科技管理部门不予承认。各单位档案管理部门,对已获得奖励或正在上报的科研成果,如检查发现其档案不符合要求,有权建议有关部门推迟或撤销对该项成果的奖励。”不难看出,《暂行规定》为了建好科研档案、建成科研档案做出了此项规定,但是有先决条件的:首先,档案部门受邀参与审查验收发现项目文件材料不符合成果项目的归档要求,也即有缺陷,需要补充完善至符合要求;其次,重点科研项目优于一般科研项目,一般科研项目应不拘泥于此规定。

6、整理组卷讲方法

根据科研文件材料的形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则,以及科研文件材料的内容、价值、数量、密级和载体形式等实际情况,将每个研究课题的科研文件材料进行系统整理,组成一个或若干个案卷。研究课题特别是重大科研课题形成的科研文件材料较多,可以组成多卷(即一题多卷),按科研阶段或重要程度依次系统组卷,如:管理性文件为一卷,论文和实验记录为一卷。

7、后续管理紧跟上

科研项目研究工作任务基本全部完成,技术报告均已定稿,进入科研成果总结鉴定阶段后,有的项目已经申请成果专利,进入推广应用阶段;有的项目要报上级有关单位鉴定,冲刺成果奖;此时可以说所有科研项目文件均已呈现在眼前,此时应予以全面审查,发现问题,立即整改,通过各种控制手段和收集方式,确保科研文件材料的完整、齐全和准确、有效。即使取得成果的项目,学校档案部门也应做好后续的保管,防盗、防火、防腐、防光、防有害生物、防污染等工作。

8、档案检查常态化

一项科研项目,从立项开始到归档管理,要经过最起码的五个阶段,对于每一个阶段形成的档案资料,都不能掉以轻心,都要一步一步收集整理,做到工作严谨,科研工作与档案管理工作“四同步”,对各阶段的分管领导、机构、人员、设备、经费等记载齐全、系统,做到档案管理集中统一,保管到位,立卷规范。

9、运用现代技术搞好宣传和开发利用

如前所述,科研项目档案管理的重要目的是为了用,而不是尘封,其价值在于宣传并通过宣传让科研成果深入人心、植入民心。如果档案保管的特别好,而没被利用,永远躺在档案室睡觉,到什么时候它都是死档案,仅仅是一页页发黄的纸张组成的案卷而已。档案宣传的对象可以上至学校领导,下至科研普通人员,我们常说让领导重视我们的工作,怎样才能让领导重视,怎样才能引起领导重视呢?档案宣传,档案的开发利用无疑是最好的手段。档案工作不重视宣传、不注重开发利用,他的影响就不会扩大,质量就不会提升,作用就不会增强,地位就不会提高。例如,2008年3.14事件后,中央档案馆及时推出关于西藏问题的系列网络视频在中央电视台播出,不仅全中国,连全世界都看到听到了西藏问题的历史真相,得到中央领导同志的肯定,被人们称赞为“在关键时刻,用关键的材料,说了关键的话”就是典型的档案宣传和开发利用的上品例子。

10、培训档案人员提素质,运用奖励促士气

社会发展的速度,知识更新的手段日新月异,档案人员知识的一次投入管用一辈子的时代一去不复返了,在现代微机运用代替手工,多媒体、数字、智能风靡的时代,档案人员必须不断学习,不断与时代接轨,才能跟上时代前进的步伐,才能满足时展更好地利用档案、开发档案。为方便人们利用档案服务,推动档案管理的升级换代,档案人员必须通过专业培训来不断提高素质。任何工作,经过一段时间的运作,就要进行总结,进行评比,档案工作尤其如此,对科研档案工作做出成绩的个人,应当按照《科学技术研究档案管理暂行规定》要求给予表彰和奖励,达到奖励一个,带动一片的效果和目的。

【参考文献】

[1]科学技术研究档案管理暂行规定.

[2]高等学校档案管理办法.

[3]科学技术档案工作条例.

[4]科学技术研究课题档案管理规范.

项目档案管理范文第3篇

固定资产投资项目档案是整个项目在建设过程中的真实记录,它对企业科研、生产及维权等方面都具有重要的作用。固定资产投资项目档案无论作为一种资产形式,还是一种知识信息资源,都是建设项目档案管理过程中重要的组成部分,它既是项目建设的基础和保障,也是完成项目建设和项目竣工验收的前提和保障。收集、管理并利用好固定资产投资项目档案,对于提高企业的工程质量,满足科研发展的需要,都具有十分重要的意义。

二、固定资产投资项目档案工作的特点

1.责任重、难度大

首先,固定资产投资项目档案随着项目的进展而逐渐产生,贯穿于整个项目的全过程,涉及项目从申请、立项审批、勘察设计、施工、生产准备及竣工、投产使用等专业领域的内容,为工程项目建设管理、竣工验收、科研生产、维修改造等工作服务,因而固定资产投资项目档案工作肩负着现实和历史的双重责任,是项目建设与管理的重要内容和不可缺少的工作环节。其次,在项目文件材料积累、收集和整理过程中难度比较大。因为一个工程项目往往有许多参建单位,上级与地方各专业管理部门关系复杂,人员变动大,专业种类多,使项目档案来源多元化。再加上建设项目周期比较长,项目文件材料的收集时间比项目建设过程时间更长,这些因素都给收集工作造成一定的不利影响。第三,项目建设期间形成了大量的文件材料,有管理类、专业技术类等,内容繁杂;这些文件材料相应地形成项目档案、会计档案、设备仪器档案、声像档案、电子档案等门类的档案;信息载体形式多样,包括纸质、声像、电子等,种浅谈企业固定资产投资项目档案管理江南工业集团有限公司余湘藏国宇[摘要]在现代市场经济条件下,企事业单位的建设、管理和发展对固定资产投资项目档案管理提出了越来越高的要求,我们档案工作者必须适应当前工作发展的需要,深入研究固定资产投资项目档案管理工作的内容和特点,努力寻求做好固定资产投资项目档案管理工作的方法和途径,更好地为企业经营管理、科研生产及发展服务。本文从目前企业固定资产投资项目档案管理工作的特点、存在问题及改进措施等方面阐述如类多、数量大、载体多样化,使固定资产投资项目档案在整理上也比较复杂。

2.要求高、涉及面广

固定资产投资项目档案是固定资产投资项目建设产生的知识信息形态的资产,是真实反映并准确揭示项目建设全过程与最终竣工状态的原始资料,是稽查、审计、监督、管理、验收以及维护改造的重要依据,也是追溯和评价项目的最有力的依据。因此固定资产投资项目档案管理工作必须做到完整、准确、系统。固定资产投资项目档案作为项目信息的载体包罗万象,涉及许多相关方面并受到各种条件的制约。在固定资产投资项目档案管理中各方的共同目标就是保证项目档案的齐全、完整、准确。因此,应以合作的理念构建一个多方参与的项目管理体系,并成为全员配合的自觉行为。

三、固定资产投资项目档案管理存在的主要问题

1.领导对固定资产投资项目档案管理缺乏重视

一个单位的任何一项工作都必须有领导的重视才能使这项工作得以顺利开展,如果领导不重视,许多工作的开展都会困难重重,因而领导的重视在固定资产投资项目档案管理工作中起着关键性的作用。然而现在仍有一部分单位领导对固定资产投资项目档案管理工作缺乏了解、重视不够,致使组织不到位、责任未落实。有的单位在项目启动的时候没有将档案工作纳入项目建设管理规划和工作程序,没有将档案管理工作纳入项目管理的全过程。在项目建设过程中,档案部门未能参与到项目的筹划、组织、控制和质量管理中,不能及时对项目档案的形成与管理进行有效的监督和指导。

2.固定资产投资项目档案管理程序的控制不到位

个别单位重立项、轻管理,对项目档案管理的程序缺乏控制,档案部门无法及时按程序监控项目的全过程,给档案管理带来很大的难度,档案人员只好在项目竣工验收前突击补充、整理,使项目档案工作出现脱节,档案质量得不到保障。

3.固定资产投资项目档案管理制度不健全

有的单位没有制定固定资产投资项目档案管理规章制度,缺乏完善的固定资产投资项目档案收集、积累整理、归档和利用制度,特别是收集整理过程中人为因素较多,随意性大,相关规定指导性不强,可操作性不够。

4.固定资产投资项目文件材料收集不全

收集工作是做好项目档案管理工作的第一个环节,也是最基本、最重要的环节。但是因为参建单位、建设单位部门参与较多,投资项目建设周期长,时间跨度大,人员不稳定,造成各方之间文件材料的管理接口较多,文件材料散失严重,文件材料收集归档困难,形成的施工文件材料质量不高。

5.人才培养力度不够

随着企业机构的撤并和人员的压缩,档案人员的数量逐年减少,有些单位甚至不再独立设置档案部门。由于人员少、兼职多、工作量大,同时缺乏对固定资产投资项目档案管理人员的系统培养,档案人员整天忙于事务性工作,整体素质和专业能力偏低。这种状况与项目建设的快速发展不相适应,与我国经济持续、协调、科学发展不相适应。由于档案专业人员的匮乏,在某种程度上影响了固定资产投资项目档案管理工作的质量与效率,不利于项目档案信息的开发和利用。

四、提高固定资产投资项目档案管理的策略

1.注重宣传,奠定基础信息时代

宣传本身就是一种信息传递,它是档案管理永恒的主题。档案部门要充分利用各种机会和多种形式进一步宣传固定资产投资项目档案管理的重要性,如采取学习文件、举办培训班、评先活动、参观学习、研讨会等形式;还可以通过能体现档案馆价值的档案编研、档案专项验收等工作,不断提高各级领导及企业各类人员对档案工作的认识。由于固定资产投资项目档案管理工作不是一个孤立的管理系统,做好项目档案工作需要各方面的配合,因此要通过宣传使企业各级领导和各类人员充分了解项目档案,理解支持项目档案工作,重视项目档案工作。同时,还要将固定资产投资项目档案工作纳入企业工作计划、领导议事日程、职工经济责任制和岗位责任制中。只有各方共同努力,项目档案工作才能做得最好。

2.建立机构,提供保障任何一项工作的有序进行都离不开组织管理

随着国家经济和行业形势的发展变化,越来越多的固定资产投资项目陆续开展,这使档案工作既获得了机遇也面临着挑战,这就要求档案业务建设中的各个环节在面对各种各样的新情况和新问题时能够做出快速反应和调整。因此,对固定资产投资项目档案管理工作要统筹规划、科学管理,运用固定资产投资项目档案管理的理念,开展项目档案管理工作。首先,建立项目档案管理工作组织管理体系,由企业主管档案工作的领导负责对项目档案全程的管理和组织协调;其次,建立项目档案管理责任制,按照项目档案责任单位、责任人、项目档案产生的内容、形成时间等,明确各自在各阶段、各环节的责任,各负其责,使项目档案工作步入规范化、制度化、科学化的良性循环轨道。

3.健全制度,做好保障

建立科学、健全的档案管理制度是做好固定资产投资项目档案管理的基础,为确保档案文件材料的齐全完整,就要规划项目档案管理工作,建立严格的规章制度,明确各有关单位在项目建设过程中应承担的责任,结合本单位实际制定相应的办法和实施细则,明确项目档案管理职责,对主抓项目建设的项目部门、设备管理部门,参与项目建设的施工单位、监理单位都提出明确的文件材料归档范围和归档要求,并落实责任人。

4.加强收集,提升质量

固定资产投资项目形成的档案种类多、数量大、载体复杂,往往需要建设单位、设计单位、施工单位、监理单位共同完成收集工作,而建设单位、施工单位、监理单位都是项目档案形成的主体和主要责任者,其中每一个过程都会影响项目档案的质量,影响其完整性、齐全性和准确性。因此,在项目档案的收集过程中,应严格坚持“三纳入”和“四参加”制度,做到项目档案工作与建设项目同步进行,从各个环节确保项目档案的质量。在收集的过程中,首先要注意归档文件材料的内容是否完整,竣工图是否真实地反映了项目竣工时的实际情况和过程,做到图物、技术数据准确可靠,签字、盖章手续完备。在建设项目中要购进大批的设备仪器,在文件材料收集过程中不仅要收集随机文件材料,而且还要注意收集设备安装调试过程中形成的文件材料,这部分文件材料实用价值大、利用率高,如果收集不齐全,将会给项目设计、施工及以后的改扩建、设备维修等带来不可估量的损失。收集声像档案时应对其载体的物理性及载体是否带有病毒进行严格检查,并将其单独存放在防磁柜中,定期进行检查拷贝。由于电子文件信息载体具有可分离性,因此对电子文件要及时进行全面收集并加以保存,保证电子文件的真实性和准确性。

5.科学整理和立卷,便于利用

档案的鉴定、整理、立卷是对档案文件材料的最后一次筛选加工及组合定位,关系到档案的完整和内在质量及能否及时、准确提供利用的问题。因此,首先要对收集到的文件材料进行鉴定,对无保存价值或价值不大的文件予以剔除;对有保存价值的文件材料予以保留。立卷工作要遵循文件材料的形成规律,保持文件材料之间的有机联系,能够完整地反映一项工程的建设概况和建设成果。如:管理性文件可以按问题、时间组卷。整理时可将立项申请报告、可行性研究报告、初步设计及批复、项目进行中有关调整、计划等的往来文件,环保、消防、人防、劳动卫生等单项验收意见及验收报告的批复等组成一套完整的项目管理类文件。而项目施工文件可按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业等组卷。项目竣工图可按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等专业组卷。设备仪器类文件材料应保持归档文件的成套性,按照单项设备仪器进行组卷。归档后的建设项目文件材料要按项目单独立卷整理,这样才能体现固定资产投资项目归档文件材料的完整性、齐全性,便于竣工验收和查询利用。

6.优化管理,促进档案管理工作

对固定资产投资项目档案的收集、整理、归档、建档全过程实施计算机管理,对项目实施过程中按节点形成的文件材料经收集整理后按类别及时输入目录进行计算机监控及管理,建立信息化平台,通过建立档案数字化管理体制,利用计算机技术有计划、分期分批地把纸质、胶片、录音、录像等各类档案数字化,使档案信息与现有档案资源数据库整合并网,将已有的数据库与各分公司及分支机构档案资源实现互联,提高档案资源利用率,提供方便、快捷的利用服务。

7.完善自我,提高素质

首先,对档案管理人员进行多层次、全方位的培训,从软件到硬件,从基础到尖端,包括档案业务知识和固定资产投资项目相关专业知识等。对主持和参加单位的资料员也要进行必要的培训,使他们深刻理解文件材料收集归档的重要意义及如何收集、整理,多渠道培训合格的档案管理人才。其次,由于档案管理工作具有“封闭的工作环境、重复的工作程序、缓慢的工作节奏,平淡的工作成果”的特点,因此要求项目档案管理人员必须具有良好的素质,这是做好档案工作的一个重要基础,高素质的人才队伍对档案管理工作起着至关重要的作用。第三,项目档案管理工作的内容包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用及编研,每一项工作都影响着项目档案整体管理水平,而每一项工作的质量又是由项目档案管理人员的业务水平决定的。因此,项目档案管理人员必须具备极强的责任心、使命感,沟通协调能力,文字表达能力和扎实的专业知识,尤其是面对大量的原始文件材料,要具有善于把分散、无序、有价值的信息条理化和系统化的能力,充分挖掘,使档案的澘在作用发挥出来。这样,档案工作者自身的价值才能被社会所认同,固定资产投资项目档案管理工作才能发挥应有的社会效益和经济效益。

8.提高保密性,确保档案安全

项目档案管理范文第4篇

1.档案不能完整、准确地反映固定资产投资项目建设过程的全貌。不论是业主单位,还是项目参建单位,往往偏重建设项目的进度、质量,没有真正树立起档案意识,导致项目建设中形成的文件材料收集不齐全、不准确,到工程竣工验收时无法保证归档文件材料的质量,严重影响了档案的质量,在管理上没有提供有力的组织保证。

2.责任制落实不到位。一些单位建设项目档案工作发展很不平衡,机构是临时性的,项目完成后,机构撤销,人员解散,没有把固定资产投资项目档案管理工作纳入项目管理中,没有建立起领导责任制。

3.职责不明、沟通不畅,有脱节现象。基建部门把归档工作单纯地看成是档案部门的事,认为立卷工作应由档案部门来完成。一些项目工程新人多,经验不足,对固定资产投资项目档案工作不熟悉。由于在工作中未明确兼职档案人员对建设项目档案的职责,致使兼职档案人员档案业务素质不能适应需要,只懂项目业务不懂档案业务,而专职档案人员只懂档案业务不懂工程项目管理,缺乏指导力度。

4.档案信息化管理明显滞后。固定资产投资项目档案管理仍处于低级状态,各单位对电子文件归档没有明确规定。因此,对固定资产投资项目档案信息化管理方面的要求滞后于对其他工作的管理要求。

二、加强固定资产投资项目档案管理的对策

固定资产投资项目得到各建设单位的广泛关注,加强项目档案管理工作已成为档案部门的重要工作。笔者认为,要解决当前固定资产投资项目档案管理工作中存在的共性问题,应从以下几方面入手。

1.加强固定资产投资项目档案过程管理,不断提高档案意识。要采取多形式、多样化、多渠道的方法加大档案工作宣传力度。只有将项目开工、过程控制到竣工全过程均纳入档案管理范畴,才能使固定资产投资项目档案管理工作步入正轨。

2.建立健全固定资产投资项目档案工作领导责任制。要把档案工作列入领导的议事日程,纳入工程项目计划,纳入领导经济目标管理考评,实行动态管理,并对责任制的落实情况进行监督、检查。同时项目档案管理的各个环节要有领导和专人负责,建立健全各项规章制度,做到有法可依、有章可循。

3.理顺固定资产投资项目档案管理机制,强化档案管理部门的职能。首先,要将档案管理部门的负责人列入各建设项目领导小组;其次,坚持固定资产投资项目档案管理工作与项目建设同步进行,明确管理职责,并对档案工作进行监督、检查和指导;再次,要把固定资产投资项目档案管理纳入档案管理目标并与个人岗位挂钩。

4.对固定资产投资项目档案管理人员进行合理配置并加强在职培训,提高档案人员的业务素质。固定资产投资项目档案工作是一项专业性非常强的工作,应注意培养既懂项目业务,又懂档案业务的人员,并保持人员相对稳定。档案部门要定期选派档案人员参加建设项目档案管理培训,不断提高自身业务素质,加强对建设项目兼职档案人员的指导。

项目档案管理范文第5篇

第一条为了加强对本市重点建设项目档案的管理,确保重点建设项目档案的完整、准确、系统和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《广东省档案管理规定》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《国家重点建设项目档案管理登记办法》、《国家重大建设项目档案验收办法》和《国家重点建设项目文件归档要求与档案整理规范》等法律、法规、规章,结合我市实际,特制定本办法。

第二条重点建设项目档案是项目建设管理过程中形成的,具有保存价值的各种形式的历史记录,是指建设项目立项、审批、招投标、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式全部文件,包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。

第二章各部门管理职责

第三条市及各区档案行政管理部门主管本市、区重点建设项目档案工作,必须认真履行监督和指导的职能,把好项目档案关,做好重点建设项目档案登记和报送工作,参加档案专项验收及工程竣工验收工作。

在项目立项阶段,市、区国家综合档案馆应向项目建设单位(业主、项目法人)提出并协商重点建设项目档案进馆的移交接收范围。

第四条项目主管部门要对市重点建设项目档案工作实行监督和指导,做好重点建设项目档案登记,及时报送当地档案行政管理部门,参加档案专项验收工作。

第五条项目建设单位(业主、项目法人)要按照统一领导、统一管理档案的原则,做好重点建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作;做好电子文件管理;做好重点建设项目档案登记和报送工作;负责组织、协调和指导勘察设计单位、参建单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件。

第三章档案管理登记制度

第六条重点建设项目档案既是重点建设项目的历史记录,也是项目投产后运行、维修、管理、改扩建和技改等工作的重要依据。为了及时掌握重点建设项目档案工作情况,加强监督和指导,档案行政管理部门、项目主管部门、项目建设单位要做好重点建设项目档案管理的登记工作。

第七条*市重点建设项目档案管理登记范围是包括国家、省、市发展和改革部门的国家、省、市重点建设项目名单的重点建设项目;市档案行政管理部门每年公布需要登记的重点建设项目名单,并统一部署对全市重点建设项目档案的登记工作;各项目主管部门的档案机构、项目建设单位(业主、项目法人)和项目所在地的区档案行政管理部门应做好对本部门和本地区重点建设项目档案管理登记工作的组织、指导和监督工作。

凡新建、在建、收尾和竣工试生产的国家、省、市重点建设项目,按隶属关系组织登记。属于行业主管部门的,由项目主管部门的档案机构负责组织填写“重点建设项目档案管理登记表”,同时抄送项目所在地的区档案行政管理部门,便于相互配合,监督指导;属于地方的,由项目所在地的区档案行政管理部门负责组织填报。

第八条登记工作的要求

(一)项目主管部门档案机构应与市、区档案行政管理部门互通情况,互相合作,以保证重点建设项目的档案管理登记完整、准确。

(二)项目主管部门档案机构和市、区档案行政管理部门对于新建项目应按本办法第七条及时组织监督建设单位(或项目法人)做好档案管理登记,建立档案工作。

(三)要保证项目档案工作与项目建设同步进行,特别要认真做好项目档案的预验收工作。项目主管部门档案机构应主动与项目建设部门加强联系,根据项目计划工期和进度,及时对登记的项目提出档案验收要求。隶属于地方的项目,市、区档案行政管理部门应按各自管理范围,及时对登记的项目组织预验收。预验收结束后,验收组织单位应按本办法第七条及时做好项目档案管理登记、报送工作。

(四)项目竣工验收后,应按本办法第七条及时做好项目档案管理登记、报送工作。市、区档案行政管理部门根据填表情况不定期地对项目档案进行抽查。

第九条为确保重点建设项目档案管理的正常秩序,任何部门和单位不得向重点建设项目收取任何名目的工程档案保证金和任何形式的档案管理费用。

第四章档案资料整理、归档要求

第十条项目建设单位(业主、项目法人)、筹建部门、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位要把项目建设文件材料(包括电子文件)的形成、积累、整理和归档工作纳入项目建设管理的工作程序,列入工程技术人员的职责范围,并有相应的检查、控制及考核措施。

第十一条项目建设单位(业主、项目法人)要确定重点建设项目档案工作“以一流工程建一流档案”的目标,负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件。

在签订项目设计、施工及监理合同、协议时,应订立专门条款,明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档和移交的义务。

项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。

项目建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位和材料、构件及设备供应单位应根据本办法的要求,完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。

档案分类、整理、归档按《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-*)执行。

第十二条项目建设单位(业主、项目法人)各机构、各施工承包单位、监理单位应在建设项目完成后应将经整理、编目的项目文件按合同协议规定的要求,向项目建设单位档案管理机构归档。

根据基本建设程序和项目特点,归档可按阶段分期进行,也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后与竣工验收文件一并归档。

归档文件应完整、准确、系统,应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程,真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况,图物相符,技术数据可靠、签字手续完备,文件质量应符合国家有关规定。

勘察、设计、施工及监理单位需要向项目建设单位(业主、项目法人)归档的文件,应按国家有关档案管理的规定要求单独立卷归档。

外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文,经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档。

第十三条项目文件的归档审查工作,施工单位在项目竣工文件收集,编制和整理后,应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审,经项目建设单位(业主、项目法人)确认并办理交接手续后连同审查记录全部交项目建设单位(业主、项目法人)档案管理机构。

第五章项目档案的验收

第十四条档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目,不得进行或通过项目的竣工验收。

第十五条项目法人应将项目档案工作纳入项目建设计划和管理程序,与项目建设实行同步管理,建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制。

第十六条项目档案验收的组织:

(一)市政府及其计划投资主管部门组织验收的项目,由市档案行政管理部门组织项目档案的验收;

(二)跨市、区项目,由市档案行政管理部门组织项目档案的验收;

(三)区属项目,由区档案行政管理部门组织项目档案的验收;

(四)市档案行政管理部门对项目区主管部门档案机构、区档案行政管理部门组织的项目档案验收进行监督指导。项目区主管部门、区档案行政管理部门应加强验收前的咨询、指导,必要时可组织预检。

(五)市及各区档案行政管理部门、项目主管部门档案机构、项目建设单位(业主、项目法人)、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位要协助上级档案行政管理部门做好在*市内的国家、省重点项目的档案管理工作。

第十七条项目档案验收组的组成:

(一)市档案行政管理部门组织的档案验收,验收组由市档案行政管理部门、项目市主管部门等单位组成。

(二)项目区主管部门档案机构组织档案验收的项目,验收组由项目区主管部门档案机构及项目所在区档案行政管理部门等单位组成。

(三)凡在城市规划范围内的项目,验收组成员应包括项目所在地的城建档案接收单位。

(四)验收组人数为不少于5人的单数,验收组组长由验收组织单位人员担任。必要时可邀请有关专业人员参加验收组。

第十八条项目法人应向项目档案验收组织单位报送档案验收申请报告,并填报《国家重大建设项目档案验收申请表》(表略)。验收组织单位在收到申请报告的10个工作日内应作出答复。

第十九条项目档案验收要求:

(一)项目档案验收应在项目竣工验收3个月之前完成。

(二)项目档案验收以验收组织单位召集验收会议的形式进行。

(三)档案验收组全体成员参加项目档案验收会议,项目法人、设计、施工、监理和生产运行管理或使用单位的有关专业人员列席会议。

(四)检查项目档案采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。抽查档案的数量为项目档案总卷数的15%。抽点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。

(五)项目档案验收应根据DA/T28-*《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》,对项目档案的完整性、准确性、系统性进行评价。

第二十条验收结果分为合格与不合格。验收组半数以上成员同意通过验收的为合格。

第二十一条档案验收合格的项目,由验收组出具档案验收意见。

第二十二条档案验收不合格的项目,由验收组提出整改意见,要求项目法人于项目竣工验收前对存在的问题限期整改,并进行复查。复查后仍不合格的,不得进行竣工验收。验收组提请有关部门对项目法人通报批评,造成档案损失的应依法追究有关人员责任。

第二十三条在对每一重点建设项目档案专项验收时,验收人员要认真履行职责对应当归档的文件材料加以验收。组织重点建设项目档案专项验收时,按《国家重大建设项目档案验收办法》执行。

第六章档案的移交、收集

第二十四条项目参建单位应在项目竣工验收后3个月内,将工程立项至竣工全过程的重点建设项目档案按要求立卷整理后,向有关项目建设单位(业主、项目法人)档案部门移交。

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