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项目能力管理

项目能力管理

CIO必须具备极强的项目管理能力。项目的预算、成本、工期、目标、范围、资源、计划等等这些工作十分复杂,需要CIO要有科学的规划和精密的控制能力。由于IT项目高投入、高风险、低成功率决定了CIO的项目管理能力极其重要。以笔者的经验,项目推进过程中如何控制风险是双方项目经理必须首先关注的问题。项目管理各要素中,首先必须要明确的是项目的目标和范围。明确目标容易,控制范围则比较困难。在信息化项目的推进过程中,必须紧紧地抓住项目的目标,严格地控制项目的范围。否则,项目范围无限扩大,造成项目拖期,最终偏离目标,使信息化的主要目的不能达成。通常在信息化之初,企业对自己的需求不是很清楚,只有一个概略的要求。随着项目的开展,各级业务人员对系统逐渐熟悉,就会产生很多需求,而其中相当大一部分是非关键性需求,而要解决这些非关键性需求却需要投入大量资源和时间,所以在信息化建设中,一定要对一些次要的需求加以屏蔽,或分步实现,不宜一上来就给项目设置过多的目标,从而淹没了关键需求。

项目计划的制定和执行是CIO另一项关键的工作。企业的ERP项目通常会涉及到企业管理的方方面面,同时会有多项任务同时展开。特别企业正常的经营活动不能被中断,这就需要CIO有很强的计划能力,对各项任务的时间要求、质量要求、交付成果、资源配给等作出科学的安排。同时,能随时根据实际变化调整各项工作的优先级。项目计划工作中项目的工期和预算是计划的关键,国外曾经根据项目管理的实践总结出了大拇指理论,即项目常常是要超出预算和预定工期的。因此,项目的工期与预算控制十分重要。如何控制工期关键在于对项目有一个正确的预期,这里也需要使用一些先进的项目管理技术如PERT计划评审技术、WBS工作结构分解等,要求CIO能熟练地运用PROJECT、VISIO等项目管理工具。在笔者实施的许多项目中,发现CIO们通常不能正确定位ERP项目中企业中的位置。在项目开始之时总是要求软件公司在很短的周期内完成项目,但项目一旦展开,企业就发现,企业方未将ERP项目置于应有的高度。项目开展总是受到其它各项工作的冲击,最后导致项目一拖再拖,未有了期。项目的预算也将是一项十分重要的工作,我发现,很多项目在立项之初,CIO们为了取得老板支持,总是倾向于做一个偏紧的预算,有意无意之间漏掉一些,而项目一旦展开,各项预算外支出纷至沓来,造成预算严重超支,这种超支部分往往让老板不胜其烦,对项目的建设施加更大的压力。

项目的资源安排也是一门艺术。项目总是在有限的资源和有限的的时间里达成目标。如何让企业的业务骨干在保证正常的工作的情况下,能投入到企业的ERP项目的建设中来,需要CIO有高超的运作能力。能在多大程度上调动企业内资源为项目服务是恒量企业CIO能力的一个重要标尺。遗憾的是,国内企业CIO在这方面鲜有佼佼者,CIO们往往调动资源困难,业务部门骨干往往以工作繁忙作为借口推脱项目任务。如何做才能最大程度地调动资源,需要CIO们要高超的协调沟通能力。