教学档案管理是高校各种评估中的重点。然而，本科院校的教学档案管理工作目前普通存在着档案收集不完整、不系统、档案管理不规范、档案队伍建设缺乏科学性和稳定性、人员整体素质低等问题。因此，加强档案人员的业务培训、强化服务意识、加快教学档案信息网络建设、实现档案信息的网络化意义重大。

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教育教学工作是学校的中心工作之一。在教育教学工作中形成的各种档案材料记录了教育教学工作的全过程，体现了学校对教育教学的思想和方法，是衡量教育教学工作水平和质量的重要标志，是教学检查和教学评估的重要依据，是学校档案的重要组成部分。特别是在本科院校的各种评估中，教学评估的重点内容包括教学档案管理，专业评估则需要教学档案给予直接的支撑。为了加强教学档案工作，充分发挥其在学校教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，更好地为学校的发展服务。

一、本科院校档案管理存在的问题

教学档案是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是反映高校教育发展与教育改革的重要依据之一，是高校档案的重要组成部分。本人在多年的教学档案管理中发现，本科院校的档案管理存在以下三个突出的问题。

(1)档案收集不完整、不系统。高校教学管理的每一项活动和事件都有开始、运作、结束等一系列过程，反映在文件材料上必然有策划、计划、安排、执行过程的来往文件、会议记录、总结表彰、处分、照片等。根据这些材料就有可能再现整个事件或活动的全过程。但是，一些本科院校档案收集达不到完整和系统的要求，常常是有计划、无总结，有上学期的某一材料，无下学期的对应资料，有决议、无会议记录等；有的本科院校只有材料残缺不全的教学档案和学生管理档案，而没有科研档案等。究其原因是本科院校教学、科研与管理人员的档案意识不强，对档案管理知识和法规知晓不多，对教学、科研与管理工作档案必须实行集中统一管理的重要性认识不足。所以，他们在教学、科研任务完成后不按档案部门要求主动归档，有的根本不归档，常常被当作废纸处理掉，使教学、科研、管理活动中产生的一些宝贵材料流失，造成了院系档案材料残缺不全。

(2)档案管理不规范。许多高校中层领导对档案工作的重要性认识不到位，在重视教学工作和其他管理工作的同时，忽视了档案工作的存在。其主要表现是：不能按照教学、科研、实验室管理活动的各个阶段来积累材料，收集的材料杂乱无章。有的档案材料数据任意涂改，字迹不清，有的材料是复印件，没有原始件。还有相当一部分教学档案材料在个别领导或教师个人手中，导致教学档案材料不齐全、不完整，很难建立起档案库。产生这一现象的原因是档案管理制度不健全，又缺乏规章制度的制约。对于教学、科研、实验室及相关管理工作档案归档没有明确的要求，档案管理人员和教学、科研、行政管理工作人员的职责又不明确。哪些材料该归档，哪些不该归档，没有明确规定，因此也难以形成完整、系统的教学、科研等院系档案。由于院系档案管理体制不完善，有时是名存实亡，没能真正发挥其在教学管理中的重要作用。

(3)档案队伍建设缺乏科学性和稳定性，人员整体素质低。知识经济时代对档案工作者的素质提出了更高的要求，在一些本科院校档案工作者中，还有相当一部分人达不到上述要求，他们中有的是在单位竞聘上岗过程中的解聘人员被安置到档案部门，有的是由于别的原因工作调动而被分配到档案部门，有的是其他工作人员兼职做档案工作，还有的是刚从大中专学校分配来的学生。在知识结构方面，具备档案专业知识的人员数量较少，且专职档案工作者中也大都存在知识老化的现象，其理论水平、业务水平亦尚需提高，而适应当今知识经济时代要求的复合型人才更是严重缺乏。要管理好这批兼职档案人员，必须对他们进行专业培训，提高教学档案管理水平，增强档案人员为教学服务的意识，更新观念，变被动为主动，加强教学档案的编研工作。

二、加强本科院校教学档案管理的对策

针对上述问题，本人以为高校档案工作要顺应时代的发展变化，抓住知识经济给档案工作带来的契机，迎接知识经济的挑战，并将挑战化作动力，适时进行变革，制订自己在知识经济中的战略对策，为教学管理工作发挥应有的作用。

(1)加强档案人员的业务培训。由于档案管理工作专业性较强，教学管理信息又复杂多样，档案人员需要具有较强的业务能力和管理技术。因而高校应加强对档案人员尤其是各部门兼职档案人员的业务培训，努力提高他们的业务素质。培训的形式多种多样，如定期组织经验交流会、业余讲座、培训班等，同行之间互相学习借鉴，激发档案管理人员的事业心和使命感。从事教学档案管理的人员，应利用各种培训教育机会，学习档案专业知识和档案法规标准，并围绕教学改革和管理工作的任务要求，采取有效的措施，大力开发利用教学档案信息资源，主动为广大师生员工做好档案信息服务，不断提高自身工作水平和工作能力。

(2)强化服务意识。以往教学档案管理工作的开展，都以整理、保管档案实体为立足点，而忽略了保管档案的真正目的是为教学管理提供所需信息的功能。应该充分注意到高校改革对档案工作提出更新的要求，要千方百计提供服务，在服务中体现教学档案的价值。同时还要大力宣传教学档案利用后所取得的社会和经济效益，在此基础上将典型事例集中起来，汇编成册。这不但可以宣传档案工作，扩大影响，提高教学档案的地位，而且还可以提高档案工作人员的业务水平，为档案利用工作的进一步开展提供依据。对于高等院校来说，上级管理部门需要对学校进行各项评估，如专业合格评估、实验室评估、学位评估、高校办学水平合格评估等专业性的教学管理评估，教学档案在评估中具有十分重要的作用，还有学生工作管理评估、党务工作评估也都需要从教学档案提供相应的材料。因此，必须强化高校档案工作者的服务意识，以卓有成效的服务获得社会的信赖和支持。

(3)加快教学档案信息网络建设，实现档案信息的网络化。运用计算机技术进行档案收集、整理、鉴定、保管和统计等日常管理工作，实行文档一体化管理，建立档案信息数据库，是档案管理现代化的基础工作。实现档案信息资源的数字化、网络化进程，加快档案信息加工处理的现代化步伐，以适应知识经济的需要。将档案信息公布于网上，利用“信息高速公路”进行传递，凭着档案信息的原始性、真实性、权威性的特点，一定会吸引大量的读者，这是档案部门扩大影响，开发档案信息资源的有效途径，同时也是带动档案的收集、整理等工作的有效方法。为了更好地为用户提供档案信息的网上服务，我们应抓住机遇，有计划、分步骤地步入高校校园网、国家教育科研网、国际互联网等计算机网络，接待网上的来访者。这是实现档案信息资源共享的有效途径，也是满足知识经济对档案信息需求的必然措施。因此尽早建立档案网络化系统已成为当务之急。