目前，随着高等教育的快速发展，为满足人才培养、科学研究、社会服务、文化传承等需要，很多高校在新校区和老校区开展了大量基本项目建设，高校基建档案管理的难点也越发凸显。《建设项目档案管理规范》（DA/T28—2018）（以下简称《规范》）颁布实施后，为参建方做好项目档案工作提供了很好的依据，对提升建设项目档案管理水平发挥了重要作用。本文以《规范》为引导，对高校基本建设项目的档案管理难点进行分析，并提出具体改进措施。

一、归档范围

近些年，高校基本建设项目有教学楼、综合实验楼、宿舍楼、图书馆、体育馆等，归档范围包括：项目立项文件、采购招投标及合同协议文件、勘察和设计文件、征地拆迁及移民文件、项目管理文件、施工文件、信息系统开发文件、设备文件、监理文件、科研项目文件、生产技术准备和试运行文件、竣工验收文件等。

二、档案管理的难点

1.文件来源广，归档责任单位多

项目归档材料包括：在策划、项目建议书提出、可行性研究、评估、审查、勘察、设计、采购招标、施工、试运行、验收等过程中形成的文字、图表、音像等形式的文件材料。具体涵盖规划、地质、气象、建筑、结构、给排水、园林绿化等多个专业。涉及政府部门、建设单位、咨询单位、招标单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位、检测单位，以及材料设备供货单位等诸多单位，且施工单位、材料供货单位等有数十家，归档责任单位非常多。例如，南京理工大学体育中心建设项目的参建单位有40余家；图书馆建设项目的参建单位有30余家。文件来源广泛对档案管理人员专业素养提出很高要求，责任单位分散也不利于归档整合，对高校工程管理相关部门和档案管理机构带来很大管理压力。

2.归档周期长，过程管理机制不健全

基本建设项目从策划、筹备到竣工验收的周期，短则一年，长则数年。南京理工大学体育中心建设项目的施工周期为4年、图书馆建设项目的施工周期为4年，加之前期策划、建议书立项阶段则超过5年。项目从策划到竣工的周期越长，相应归档的周期也越长。由此存在2个问题：一是周期越长，档案人员变更大，很多人员会离开原来项目部或公司，导致需要多次更换人员。档案人员更替越频繁，对档案工作的稳定性、档案收集的完整性越不利，出现档案未交接或交接不到位的风险越大，文件的收集、整理很难达到归档标准。二是周期越长，与建设相关的法律法规、部门规章、审核标准等政策会出现修订、废止的情况。

3.工程变更多，调整确认不及时

项目建设过程中会产生一些变更，包括：设计变更通知、技术核定单、材料代用核定单等。工程变更是工程施工过程中投资控制、质量控制以及进度控制的一个重要环节，需要尽可能减少变更的发生。但由于前期可行性研究、初步设计的不充分，会导致施工过程中变更增多，这对高校投资控制、质量控制以及进度控制都十分不利，也给档案管理工作带来很多不确定性因素。很多项目在施工过程中未及时对变更进行洽商、确认，并且未及时办理调整申报手续，以致后期找不到变更的支撑材料。这既给后期结算埋下了争议的伏笔，也给归档的完整性、系统性留下了隐患。

4.标准化意识淡薄，未严格执行管理标准

长期以来，参建各方的档案工作并未完全统一标准，高校对档案标准化工作重视程度不够，未建立档案管理制度和业务规范体系。往往参建单位交什么，就收什么，只关注基本要素是否齐全，而对于档案的规范性、准确性要求并不十分严格。有些文件材料书写潦草，有些未注明日期，有些未签字或未盖章；有些采用复印件，有些标注不规范；有些图纸破损，或有污渍；有些图纸未加盖竣工图章或竣工图审核章，无法满足项目建设、管理、运行和维护等活动在证据、责任和信息等方面的需要，直接影响到档案的准确度和利用价值。

三、推进档案管理的措施

1.健全基本建设项目档案管理体系，强化岗位职责

一是高校作为建设单位，对项目档案工作负总责，业务上接受档案行政管理部门和上级主管部门的监督和指导。学校针对每个项目建立以档案管理机构为核心、工程管理相关部门和参建单位参与的项目档案管理工作网络，成立档案工作小组，建立沟通协调机制，各单位配备专人或指定人员负责项目文件管理工作，建设期间不得随意更换。二是高校与参建单位签订合同、协议时设立专门章节或条款，明确项目文件管理责任，包括文件形成的质量要求、归档范围、归档时间、归档套数、整理标准、介质、格式、费用及违约责任等内容。监理合同条款还应明确监理单位对所监理项目文件和档案的检查、审查责任。三是对参建单位进行合同履约考核时，对项目文件管理条款的履行情况进行评价，合同款支付审批时审查项目文件的归档情况，将项目文件是否按要求管理和归档作为合同条款支付的前提条件。

2.紧盯政策变化，加强人员管理和文件归档的跟踪管理

一是紧盯政策变化，不仅要关注档案管理规范、规章等的变化，还要关注与建设相关的其他法律法规、部门规章、标准规范以及审查审批的相关政策变化。近年来，从中央到地方出台了很多关于推进建筑业改革发展的文件。如《国务院办公厅关于促进建筑业持续健康发展的意见》从“深化建筑业简政放权改革”“完善工程建设组织模式”“加强工程质量安全管理”“优化建筑市场环境”“推进建筑产业现代化”等方面提出了意见。各地根据以上文件出台了符合当地实际情况的文件，能取消的审批事项予以取消，能缩减的进行缩减，能并联的并联，大大精简了审批事项。这些政策的变化为建筑业持续健康发展创造了有利条件，也对档案管理工作提出了新的要求，有些归档范围和项目文件管理需要适时调整。二是加强对档案人员的管理。档案人员需要定期参加培训，在了解相关工程技术专业知识的基础上，了解行业内最新发展动态，掌握档案业务知识和档案工作要求。档案人员应保持相对稳定，各参建单位的档案人员应在高校工程管理相关部门进行备案，过程中确需更换，须提前申请，并做好档案交接。三是加强文件归档的跟踪管理。项目开工前，学校档案部门须对参建单位进行项目文件和归档交底，提出档案工作方案。建设过程中，学校专职档案人员须主动并经常深入施工现场，开展阶段性项目文件归档跟踪检查，并为参建单位提供业务指导和培训。对于建设周期比较长的项目，可以开展归档工作的年度检查或绩效评价，对建设周期比较短的项目，开展中期检查，一方面及时发现、解决归档过程中遇到的难点，另一方面检查结果可以作为支付工程款的依据，从而也督促参建单位不断提高归档的质量和水平。

3.控制建设项目工程变更，相关材料及时归档

首先应从源头控制变更，即在可行性研究、初步设计阶段充分论证项目建设内容和投资概算，减少后续变更的可能性。过程中确有变更，应及时办理洽商、确认，并加盖工程变更确认章。相关支撑材料要及时归档，避免遗失或长期不确认导致遗忘，实时同步管理，为后期归档的完整性、系统性创造有利条件。

4.制定项目文件管理制度，强化规范化管理

项目开工前，高校工程管理相关部门和学校档案部门应在档案交底时，提出包括项目文件管理流程、文件格式、编号、归档要求等，以及竣工图的编制单位、编制要求、审查流程和责任等的项目文件管理业务规范内容。要求参建单位项目部制定与之相适应的项目文件管理制度和业务规范。项目前期文件、管理性文件应符合国家有关法律法规、相关行业规定，工程技术文件应符合国家、行业有关技术规范和标准的规定。在参建单位编制工程实施进度计划的同时，编制与工程进度相适应的归档进度图，这样使参建单位既能获得建设周期内归档的薄弱环节和关键要素，也能为归档提供标准化流程。

5.运用信息化技术，推动项目档案数字化工作

随着高校智慧校园建设，高校工程管理部门和档案馆都可以依托校园网的统一数据平台，运行专门的项目档案管理系统。有些施工单位也建立了档案信息管理系统。通过信息化管理，可以提高归档工作效率和档案的利用效率，为档案的完整性、准确性、系统性、规范性和安全管理提供有效管理手段。

作者:邓吉平 李海燕