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城建档案电子文件归档制约因素

发布时间:2019/11/2 8:47:02   阅读:

摘要:本文主要介绍了城建档案电子文件归档的必要性,通过对城建档案电子文件归档的制约因素进行分析,探讨强化城建档案电子文件归档工作的有效对策,以有效整合城建档案电子文件,做好归档工作,加强电子政务管理,提高城建档案管理水平,从而顺应时代发展潮流,开启电子文档管理阶段。

关键词:城建档案;电子文件;归档;制约因素;有效对策

随着社会经济的高速发展,我国城市建设事业也取得了一定的成就,迎来了新的机遇和挑战。城市建设并不是一项简单的工作,其涉及方方面面,尤其是设计管理更是重中之重。为保证城市建设质量,必须加强对各类文件的管理,做好文件归档工作。在信息时代,计算机技术已经成为人们工作和生活中不可或缺的部分,那么城建工作中,利用信息技术进行有效的电子文件归档,则显得尤为重要,必须高度重视。基于电子政务管理,城建档案管理部门应转变传统的文件归档模式,改变陈旧的管理观念,实施高效的城建档案电子文件归档工作,从而做到与时俱进,推动城建事业的可持续发展。

一、城建档案电子文件归档的必要性

实施城建档案电子文件归档工作,是当前电子档案发展阶段的必经之路。电子文件,是计算机信息技术发展的产物,其不仅意味着现代化档案管理效率的提升,更体现了现代化建设的发展。总而言之,加强城建档案电子文件归档工作,是城建事业发展的必然要求。

二、城建档案电子文件归档的制约因素

城建档案电子文件归档的制约因素,主要有以下几个方面:第一,对电子文件归档工作不够重视,缺乏健全的管理体系和制度。由于当前档案管理工作还停留在过去的传统管理模式,以致于归档工作效果不好,导致电子文件不完整。另外,当前并未制定完善的电子文件归档管理制度,未能对档案管理人员的行为进行约束。第二,电子文件归档工作中,文件的真实性缺乏保障,容易出现造假状况。第三,电子文件归档工作并未落实到每一个人身上,整体工作效果有待进一步提升。

三、强化城建档案电子文件归档工作的有效对策

(一)重视电子文件归档工作,制定完善的管理制度

城建档案管理人员必须明确电子文件归档工作的重要性,应当认识到传统的纸质文件归档工作已无法满足当前城建事业的发展,需充分利用电子技术实施电子化管理,以确保文件归档工作的顺利进行。在实施电子文件归档工作时,档案管理人员应不断完备自己的知识储蓄,与时俱进,学习新的归档管理技术,可积极参与一些讲座、交流活动,以了解更多的电子文件归档知识。还可以通过自学或是继续教育等形式提升自身素质,强化电子文件归档意识,充分掌握现代化计算机信息技术,以此为城建事业提供高效的文件归档服务。此外,档案管理人员需要具备一定的耐心,并积极主动地投入到归档工作中。另外,要重视和加强基层档案管理人员的培训,使其具备收集资料、整理资料并将资料电子化并归档的意识,从而为城建档案归档工作提供质量保证,使资料能够保持完整,具有真实性。此外,要建立健全的电子文件归档管理制度,做到有据可循,有法可依。所制定的管理制度应当符合实际,不可脱离政府和企业的发展状况。城建档案电子文件归档工作,本身具有一定的复杂性,其所涉及的资料比较多,涵盖的信息量也十分庞大,所有的信息都要进行输入,为确保所有工作符合标准,必须制定完善的管理制度,并且贯彻落实到每一个部门中。每一个工作人员都必须明确自己的职责,严格按照相关要求进行电子文件归档工作,以确保所有文件的真实性。在实施电子文件归档工作时,要将各项文件以电子形式进行处理,所生成的电子文件要保持原始性的准确度,不可随意删减,以进行有效的保护和归档,从而避免文件丢失或损坏。

(二)维护电子文档的真实性,严格按照标准整理

高效的城建档案电子文件归档工作,要求档案管理人员认真对待每一个电子文件的处理,将涉及到的所有文件均严格按照规定进行处理,以确保电子文件的完整性和真实性。要先了解电子文件属于何种类型,然后针对不同类型的文件作不同的处理,选择合适的技术来加以解决。应将电子文档设定为只读模式,以在方便人们浏览的同时,避免文档被随意改动。通过这种保护方式,不仅能够提高文档的可靠性,维持其原始结构,还有利于充分发挥电子文档的作用,使其发挥出应用的效用。由于当前最常用的电子文档归档保护是采用脱机方式,那么就依赖于稳定的磁盘,可将整理好的文档进行分类,然后复刻于磁盘中,以便储存。除此之外,还要严格按照标准要求整理城建档案电子文件。在进行归档时,档案管理人员要参考文件的年代、机构以及保管期限,再进行分类整理,以提高电子文件的归档效率,便于日后查找。为确保电子文件在归档时更加标准,应当保持统一,严格按照规定要求进行归档,并且对每一类归档的文件进行命名,设定一个独立的档案文件进行储存。可充分利用扫描技术,输入外来文件,将其转化为电子形式,储存于网络之中,实现传递和分享。

(三)如何执行电子文件归档工作

为切实执行电子文件归档工作,提高档案管理水平,可采取以下措施:第一,在实际归档工作中,应不断研究和分析,积累丰富的实践经验,并根据工作中的实际状况寻求更为高效的归档方法,充分利用先进的管理手段,实施科学的归档。应鼓励各部门的积极参与,充分发挥档案管理部门职能,以实现电子文件档案信息化管理,生成电子文件系统。第二,各部门之间应当相互配合,协调合作,加强彼此之间的交流与沟通,以共同完善归档管理工作。现阶段,实施城建档案电子文件归档工作并不是一件易事,其所涉及的内容比较广泛,具有一定的复杂性,必须进行综合性考虑,及时发现归档工作中存在的问题,并采取针对性的措施加以解决,从而保障城建档案电子文件归档工作的顺利开展。就目前而言,在城建档案电子文件归档工作中,常常出现的问题包括制度问题、真实性问题以及工作人员的执行问题等。为提高城建档案电子文件归档工作质量,必须对存在的问题进行分析,寻找到原因,待了解清楚之后,采取相应的措施加以解决,从而实现科学有效的电子文件归档工作。应建立健全电子文件归档体系,并贯彻落实,确保文件的可靠性和完整性。

参考文献:

[1]王菊秋.城建档案电子文件归档的制约因素分析及策略探析[J].办公室业务,2017(8):126+140.

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[3]刘静.浅析城建档案电子文件归档的制约因素及对策[A].中国档案学会.档案事业科学发展:新环境新理念新技术——2008年档案工作者年会论文集(上册)[C].中国档案学会:中国档案学会,2008:5.

[4]刘静,朱卫锋.浅析城建档案电子文件归档的制约因素及对策[J].上海城市规划,2007(4):41-43.

作者:陈海燕 单位:厦门市城市建设档案馆

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