城建档案管理规范
城建档案管理规范范文第1篇
[关键词]市重点工程建设项目；招投标；档案管理
城市重点工程建设项目招投标档案是指经市人大会议审议通过，由市发展改革行政主管部门印发的重点建设项目，在招标投标交易活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、符号、图表、声像等不同载体的原始记录。重点工程建设项目招投标档案是招标投标过程中的真实记录，是招标投标管理工作的重要依据，重点工程建设项目因为规模大，既有勘察、设计、监理等服务，又有主体工程、配套工程、既有土建工程又有机械设备的采购安装，形成周期长，招投标文件具有数量大种类多，发挥作用时间长的特点。作为档案工作者，应当建立健全市重点工程建设项目招投标档案工作，认真研究思考，采取积极的措施，保证招投标档案的真实、准确、完整，为建设项目中标后的跟踪管理和咨询服务提供依据。
目前，城市重点工程建设项目招投标文件主要存在以下几个问题：
首先，工程招投标档案数量巨大、规格不一，给库房管理带来压力。城市重点工程建设项目往往参加单位多，招投标文件数量庞大，没有中标的单位招投标文件更是数量巨大，而且各类文件至少一式三套。目前，现行的档案管理规范中没有对工程招投标文件的规格大小、保管期限等没有明确的规定。一些重点建设项目往往工期长，查阅频繁，招投标文件大小又无法入盒，给档案保管和利用带来不小的管理难度。
其次，招投标档案管理规章制度不完善，造成档案资料管理混乱等问题。很多建设单位没有真正建立招投标档案管理工作机制，与招标签订合同后，招标给什么就接收什么；一些单位对重点工程招投标档案的归档范围、归档要求模糊不清，招投标文件随意堆放，没有分类标准，没有按照按类排列、组卷，以至于给以后的档案查询利用、审计工作带来很多困难。
再有，档案管理专业软件的单一性，无法满足招投标文件数字化的需求，也制约了档案资源的共享。现在不少企业采用了专业档案管理系统，但目前的档案管理系统只能满足招投标档案的目录管理，不能与评标管理软件实现对接，档案的查阅利用，只能根据档号到档案室翻阅原始资料，不仅加大了工作量，也容易造成档案资料的破损。
针对重点工程建设项目招投标档案管理实际存在的一些问题，下面从管理职责、制度建设、规范要求等方面，提出几点改进建议：
1、明确招投标档案管理分工协作机制。应明确部门和相关责任人的职责，进一步规范档案管理，做到分级管理、职责明确。重大建设项目工程招标委托招标机构进行的，由招标机构负责招标投标档案原始记录的收集、整理和移交工作，建设单位负责立卷、归档、集中保管。招投标交易活动结束后，中标通知书发出一周内，应按照归档范围移交档案部门，在规定时间内没有按照要求上交的，可考虑不予划拨费用。建设单位应建立由技术部门、综合档案室人员组成的小组，明确档案管理负责人。负责接收、立卷、归档，并将其纳入本单位档案综合管理分类体系，实现集中管理。
2、建立健全招投标档案管理规章制度。在实际工作中，建设单位主要是依据《中华人民共和国招投标法实施条例》、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》整理招投标项目档案，条例中并没有对招投标档案的管理做出详细规定。因此，细化各地现行的工程招投标档案管理办法，才能规范招投标档案管理工作。另外，要与交易中心加强联系，业务审批人员在文件的收集过程中，严格执行标准和依据，对报送人的文件严格审查，不符合归档要求的不予办理，从源头上规范档案材料。
3、规范档案资料的收集、整理、鉴定工作。首先，细化资料收集清单，是精简库存数量的前提。重点建设项目招投标文件，建设单位档案室收集保管的档案材料主要有工程前期文件材料和工程招投标文件材料两部分。在《条例》没有具体规定的情况下，在实际工作中，笔者认为，市重点项目招投标档案应主要包括：1、前期阶段：包括立项批文复印件、招标协议、招标申请等。2、过程阶段：招标公告、投标申请人汇总名单、投标资格预审、招标文件、招标答疑、工程量清单、预算控制价或投标限价、投标人标书，包括技术标、经济标等；3、签约阶段：评标委员会名单、开标记录、符合要求的投标一览表、废标情况说明、评标标准、中标通知书、合同副本、未中标人投标文件等。其次，在精简招投标档案方面，招投标办公室在条件允许的情况下，建立企业诚信档案和信用投标人，以后的投标项目资审文件和投标文件可不再提交有关人员业绩、人员资历材料等复印件。这样，不但减少投标单位的重复工作量，同时也减少了档案的数量。再有，建设单位应统一移交格式，方便以后的管理工作，移交前将归档范围、移交表统一格式后发给招标，中标单位投标文件一正三副，不中标单位一套正本就可以了，改变以往招标将所有招标过程中产生的材料全部交给建设单位，造成资料重复，库存紧张的状况。最后，关于归档年限的设定，将市重点建设项目招投标文件划分为永久、三十年、十年，中标单位土建部分建议划为永久，设备按使用年限划分为三十年和十年，未中标单位建议作为资料保管五年。
4、清晰招投标档案的组卷。招标各阶段的勘察设计、工程监理、施工、装饰装修、材料设备采购等应当分别组卷。招投标文件的立卷和归档，应遵循文件材料的形成规律。同一个项目分阶段招标的，每一阶段应分别组卷，内容相同的材料，不必重复归档，在备考表中注明即可，卷与卷之间保持相互联系。
5、提高招投标档案信息化管理和服务水平。通过对档案专业管理系统与招投标管理系统的接口连接，实现条目检索和全文检索，逐步实现招投标档案的数字化管理。做好档案的编研工作，编制招投标项目汇编，包括录入项目名称、中标单位、合同金额、合同签订日期，并对主要数据进行分类、汇总、分析，对各类数据按照档案的分类要求以及数据之间的联系进行整合，各类分析报表的进行插件处理，改变以往单调、静止的文档提供利用方式，为用户提供图文一体化的利用服务，为投标单位和有关部门提供综合性信息，实现档案的精细化、科学化、信息化，充分发挥招投标档案价值。
城建档案管理规范范文第2篇
1.综合城建档案计算机管理信息系统
城建档案计算机综合管理信息系统是能实现从城建档案业务指导到档案收集、整理、保管、鉴定和提供利用，全过程统一管理的计算机综合管理网络应用系统。综合系统应能对城建档案业务管理工作即档案实体的收集、整理、借阅和利用的整个工作进行自动化管理；综合系统应能对伴随着城建档案管理活动所产生的各种档案数据信息进行自动化管理，如对档案分类、著录产生的城建档案目录数据信息，对城建档案扫描复制形成的各种电子图形、图表及电子文件等档案原文数据信息进行自动化管理。综合城建档案计算机管理信息系统必须以现代计算机信息处理技术为支撑，如大型数据库技术、海量数据存储与管理技术、网络技术、多媒体信息管理技术等。
2.专业城建档案计算机管理系统
专业型城建档案计算机管理系统是完成一项或几项城建档案管理工作计算机应用系统。按照其承担的城建档案管理工作和实现的功能可分为不同的应用类型：
（1）城建档案计算机目录数据管理系统。城建档案计算机目录数据管理系统主要是城建档案管理部门对其保管的城建档案进行分类、著录，把著录数据录入到计算机中并对城建档案著录信息进行加工、处理，实现编目、检索等工作。早期的城建档案计算机管理系统主要是这一类。
（2）城市地下管网档案计算机管理信息系统。该类系统是利用地理信息系统技术、计算机图形学技术、数据库管理技术对城市地下管线档案信息进行综合管理。
（3）城建声像档案计算机管理系统。该类系统是利用计算机多媒体信息管理技术对照片档案、录像及录音档案数据信息进行综合管理。
（4）城建档案业务办公自动化系统。该类系统是利用计算机及网络技术对城建档案业务管理工作进行自动化管理，实现无纸化办公。
二、建设数字城建档案馆必须做好的几项工作
1.进行科学管理
科学管理是数字城建档案馆建设的基本保证，没有先进的管理，就不会有城建档案管理工作的现代化。首先，要有思想和组织保证。城建档案管理部门的各级领导和工作人员应从思想上提高对利用计算机信息处理技术实现城建档案现代化管理的必要性和紧迫性的认识。其次，要有合理的制度作保证。要制定与数字城建档案馆建设管理相适应的各项制度，以保证城建档案计算机管理活动的顺利实施。
2.做好标准化工作
数字城建档案馆建设的基础工作是对城建档案数据信息的处理，而信息处理过程必须依赖于各项标准。在城建档案标准化规范化工作中，首先应采用现行的国家关于城建档案管理的有关规范标准，如《城建档案著录规范》、《城市建设工程文件归档整理规范》等，同时应按照国家标准制定相应的数据处理操作规程和业务工作规范。
3.做好数据的采集工作
档案数据是数字城建档案馆管理系统最基本和最重要的组成部分，也是一个档案计算机管理系统中投资比重最大的部分。计算机要求被处理的档案数据必须正确、完整和规范。因此，必须做好档案数据采集这项基础性工作。档案数据采集，主要是指档案著录标引、档案原文的扫描录入。只有获得了足够的高质量的城建档案数据，城建档案计算机管理系统才能发挥作用，产生效益，系统的应用目标才能真正实现。要得到足够和高质量的档案数据，城建档案馆首先是要加强档案收集工作，丰富馆藏，这是获得足够档案数据的前提；其次是事先要根据国家《城建档案著录规范》制定“城建档案著录实施细则”；三是从事城建档案著录的人员应熟练掌握著录规范，并熟悉城建档案；四是要对档案著录和数据录入工作投入足够的人力、物力，以尽快建立城建档案信息数据库；五是要加强对档案著录和数据录入的质量管理，对获得的档案数据信息进行多次审校。
4.做好各项准备工作
高速的数字通信网络是数字城建档案馆的存在基础，其对内的业务组织和对外的服务都以网络为载体。配备适用的计算机软、硬件设备是数字城建档案馆建设的物质基础。应当根据系统实现的目标、任务对设备进行合理配置。在配置计算机管理设备时应综合考虑系统处理的档案信息数据量，设备的性价比，设备的扩充性和兼容性，设备维护服务条件等。开发一套先进的城建档案管理系统是数字城建档案馆建设的关键，应当进行充分的考察、调研、分析和论证，结合实际提出最佳方案，并组织实施。
5.重视人才培养
城建档案管理规范范文第3篇
【关键词】城乡建设档案一体化法制保障；管理机制；注意问题
1 城乡建设一体化下城建档案面临的突出问题
城乡建设一体化进程已经形成了许多新的具有保管和利用价值的建设档案。城乡建设一体化，尤其是新城镇、 农村集中居住区的建设，在某种形式上新城镇建设已经形成了很多新的“城市”，具备了城市的一些特点和功能，甚至个别乡镇还超过了许多县城驻地、小城市，形成了许多已经具有很高保管价值和利用价值的建设档案；农村集中居住区建设在某种程度上一定范围内也具备了城市社区组织的雏形，其建设档案也有一定保管和利用价值。比如一些城乡一体化发展试点，其中人口向城镇集中、工业向园区集中等政策使城镇、工业园区形成了大量、丰富的有保管和利用价值的城建档案， 这就要求城建档案管理机构必须加大管理力度，切实保管和利用好这些档案。 城乡建设一体化，从规划、建设和管理方面， 都需要提供高效、完整、准确的城乡建设档案资料，都对村镇档案保管和利用提出了新的客观要求，但是村镇档案无序、松散、被动的管理现状，使大量新出现的“新城镇、新社区、新园区”的建设档案没有得到应有的重视和良好管理，致使城乡建设档案的利用价值大打折扣，难以承担起为城乡建设一体化发展服务的重任。
2 城乡建设一体化下城建档案发展的思路和想法
2.1 建立城乡建设档案一体化发展的新思路
城乡建设一体化要求城乡建设档案也要一体化，也要按照一体化发展的思路去看待问题和解决问题。实现城乡建设档案的一体化管理、一体化服务，不仅仅是目标，也是城乡建设档案的现实需要，要摒除只重视城市建设档案，不重视村镇档案的旧观念。城乡建设一体化的目标是实现城乡之间的共同进步，弥合城乡之间的差别，促进城乡经济社会各方面的共同发展。城乡建设档案也要紧跟这一形式，适应城乡建设一体化发展的需要，逐步实现城乡建设档案的无差别化，为城乡建设提供一样的优质高效和完整、准确的城乡建设档案。
2.2 构建促进城乡建设档案一体化管理的法制保障体系
城乡建设档案一体化管理必须按照法律法规的要求去做，建立城乡建设档案一体化发展的新思路必须得到法律法规的认可和切实保障。从法律的角度说，首先，要正名，名称要由城市建设档案馆（处、办）改成城乡建设档案馆（处、办）；其次，要扩展管理范围，由城市规划区范围扩展到城乡规划范围，也即需要规划的城镇、园区、农村集中居住区都要包括在管理范围；第三， 要出台相关法规和文件，切实规范城乡建设档案的一体化管理。城乡建设一体化的目的是为了实现“乡”与“城”在基础设施建设和公共服务方面的均等化，享受共同的待遇和服务。所以，城乡建设档案的一体化管理必须有章可循，必须以提高乡镇档案的综合管理水平和服务水平为重点，必须以法律法规的形式予以明确各方的责任和义务，真正构建起城乡建设档案一体化管理的法制保障体系，使乡镇建设真正享有城乡建设档案一体化管理的益处。
2.3 创新城乡建设档案一体化管理的机制
城乡建设档案一体化管理必须符合城乡现实，必须尊重客观规律，不能盲目的、不切实际的去做。按照国内现有的管理体制，由各地市城市建设档案管理机构直接管理村镇档案不太现实，由各县级城建档案馆 （处、办）作为乡镇档案的管理主体更为实际。但是县级城建档案管理机构普遍存在管理机构不够健全、管理制度不够完善、管理技术相对落后、管理能力相对不足等缺陷，不能独自承担起城乡建设一体化管理的重担。要想实现城乡建设档案一体化管理的目标，还需地市级城建档案管理机构扛起大旗，加强对县级城建档案管理机构的领导和支持，协调处理好各自的管理范围和职能，优势互补，资源共享，共同促进城乡建设档案的一体化发展。
2.4 全面实现城乡建设档案的一体化服务
城乡建设档案一体化发展不能忘了城乡建设档案的服务功能。可以说，正是因为城乡建设一体化发展对城乡建设档案的需求促进和决定了城乡档案一体化发展的进程。所以正视城乡档案一体化服务的重要性，才是城乡档案一体化发展的根本。只有全面实现了城乡档案一体化服务，才能做好城乡建设档案一体化管理工作，才能以更实际的工作促进城乡建设一体化，让城乡居民共享城乡建设一体化带来的实惠和好处。
3 城乡建设一体化下城建档案发展应注意的问题
3.1 城乡管理的协调问题
城乡建设档案一体化管理不应该成为利益之争，也不应该成为互相扯皮的理由。必须处理好市县之间的管理权限和服务能力的问题。比如，在具体业务管理上，市级城建档案管理机构只进行行业监管，由县区级管理机构主抓乡镇档案管理；在保管和服务上建立技术合作机制，如果县级城建档案管理机构不具备一定档案保管和开发利用能力，就由市级城建档案管理机构提供档案保管和开发利用服务。
3.2 乡镇档案管理的特殊问题。
城乡建设档案一体化，第一要重视乡镇档案的管理工作，要严格按照城建档案管理程序备案乡镇建设档案，把好审批关，把应该收缴的乡镇档案都收缴上来；第二，要抓好乡镇档案的业务指导工作。乡镇建设存在许多不规范的情况，要重视乡镇建设单位、施工单位等相关建设档案管理人员的业务培训和指导工作，帮助他们尽快提高业务水平,提供合格的建设档案。
3.3 地下管线档案的管理和利用问题
地下管线档案管理有其特殊性，它不仅是城乡建设档案中重要的建设档案，并且也是利用率最高，对城乡建设影响最大的一类档案。签于地下管线的相通性、不可分隔性， 以及地下管线开发利用的复杂性和重要性，地下管线的管理似不宜分割，应由地市城建档案管理机构统一管理或以地市城建档案管理机构为主管理更加合适，当然距离地市较远，有自己独立管网系统，且有足够实力的县级城建档案管理机构也可自我管理与开发。
城建档案管理规范范文第4篇
关键词：烟台市；城市建设；电子档案；归档；管理；问题；有效措施
中图分类号：K206 文献标识码： A
前言
城市建设档案的信息内容主要为城市建设施工中形成的文字、声像等重要信息，其中涉及城市建设管理信息、城市规划信息以及城市发展历史等重要内容，这些信息对城市的发展具有重要作用，是实现城市长远发展的重要保证。随着计算机技术、网络技术以及信息技术的发展，数字化出现在城市建设档案管理中，电子档案的出现有效提高了归档工作效率，实现了归档工作的及时性目标，利用电子档案可以实现信息快速查找的目标，利用网络系统可以实现档案信息共享。但是，城市建设电子档案归档与管理上还存在一些问题，这些问题对档案归档和管理的质量形成了极为不利的影响。所以，烟台市城市建设电子档案归档与管理工作中，要采取科学的方法，保证电子档案的质量。
一、烟台市城市建设电子档案归档与管理存在的问题及现状
随着数字技术的快速发展，加速了信息化时代的到来，城市建设档案在城市建设中发挥着非常重要的作用，将数字技术运用于城市建设档案记录和管理工作中，出现了城市建设的电子档案。传统实物档案无法适应信息化时代的要求，电子档案替代事物档案，实现了档案高效率利用的目标。但是，目前，档案管理模式开发中，过于重视实体的开发，忽视了电子档案管理系统的开发，管理系统的功能简单，难以展现出电子档案管理信息化的重要作用。电子档案管理中缺乏完整的信息管理模式，城市建设电子档案难以发挥其在城市建设中的重要作用，国家政策对探究电子档案的支持，进一步推动了电子档案归档工作的进展，为电子档案归档和管理的发展创造了机会。
（一）未充分贯彻电子档案归档和管理的相关规定
随着电子档案被广泛应用于各个领域，使得档案研究人员将理论研究转向电子档案领域，为城市建设电子档案归档工作的顺利开展奠定了坚实的理论基础。要对电子档案进行全程管理，必须依赖先进的信息技术，而传统事物档案管理不需要信息化技术，在城市建设档案归档中采取传统的实物归档模式，难以实现全程管理的重要目标。现阶段档案归档和管理人员尚未高度重视电子档案，未对电子档案形成正确的认识，部分城市建设归档工作人员的实际操作能力比较差，无法为电子档案归档工作提供保障。
目前，烟台市城建档案馆已经建成了数字化档案处理平台，形成了以城建档案管理网络化建设为基础，以城建数字信息资源建设为核心，以档案信息资源的集成、可视化利用为目的，实现内部信息资源的共享，实现城建档案业务的科学化、规范化和一体化管理，提高了城建档案管理和决策的水平、服务质量和工作效率。但是，实际工作过程中，烟台市部分县市区城市建设档案管理电子档案归档工作开展地不尽如人意，电子档案归档工作没有严格按照相关规定，归档工作质量难以得到保证。
（二）缺乏高水平的电子档案归档技术
电子档案的应用处于探究阶段，缺乏具有可行性的技术方法，城市建设电子档案归档及管理中缺乏技术指导，一定程度上增加了电子档案归档和管理工作难度，难以充分发挥出电子档案在城市建设档案归档和管理中的重要作用。
（三）缺乏完善的信息资源
有效利用城市建设档案信息，可以为城市各个领域工作的开展提供支持。但是，现阶段城市开展建设工作并没有充分利用档案信息。电子档案管理观念没有得到普遍实现，无法对电子档案进行及时的监控的管理，电子档案中信息的准确性无法得到充分的保障，为档案信息使用者和电子档案管理者增加了难度。
（四）电子档案质量有待提高
城市建设档案的载体和信息之间有可分离型和可操作性等特点，使得电子档案信息的真实、完整和准确难以得到保证，尤其是档案信息经常变动的建设工程，无法保证信息的有效性。除此之外，城市建设电子档案相关数据库建设不全面，不利于城市建设档案的全面管理。
二、加强烟台市城市建设电子档案归档和管理的有效措施
（一）规范电子档案管理工作
城市建设电子档案归档和管理中要保证标准化和规范化，这也是加强城市建设电子档案归档和管理的基础，能够保证电子档案管理有序、高校的发展。为了做好城市建设电子档案管理标准化和规范化工作，应该在工作中贯彻相关法律法规，按照相应标准进行归档和管理工作，可以保证电子档案的完整、安全。现阶段，我国已经出台了一些档案信息化方面的标准和制度规范，例如《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/117-2007 ）《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）和《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31―2005）等制度，所以，城市建设电子档案归档和管理工作中必须根据这些制度、规范严格要求工作质量。除此之外，城市建设电子档案归档以及管理中，必须依据相关规范、制度，制定出符合我市实际情况的规章制度，规范我市城市建设电子档案归档和管理工作，保证电子档案归档和管理工作有序、正常进行。
（二）加强城市建设档案管理中的软硬件建设
电子档案对软、硬件设备的要求比较高，硬件设备是电子档案管理系统运行的平台，也是城市建设档案信息化的重要基础，只有对硬件环境进行优化，才能为城市建设电子档案归档和信息资源管理提供充分的保证。硬件设施主要包括：计算机、网络环境、主机以及存储等。要实现城市建设档案的信息化，必须优化软件系统，建设相应的数据系统，保证城市建设电子档案的真实性和安全性，实现电子档案信息的安全移交和归档。所以，在建设电子档案管理系统的同时，还应当加强信息查询、整理以及利用功能的建设，实现电子档案信息与载体统一的重要目标。软、硬件系统的优化以及有效使用，可以有效提高城市建设电子档案归档和管理质量。
（三）提高电子档案归档和管理队伍的整体水平
首先，增强城市建设档案归档和管理人员的电子档案意识，使他们对提高电子档案归档和管理形成正确的认识，充分调动工作人员工作积极性和主动性；其次，电子档案主要依赖于计算机系统，这就要求工作人员必须具备计算机操作能力、因此，要对他们进行专业知识培训，培训内容包括：计算机专业知识、建筑专业知识、以及档案管理相关理论知识，促进档案管理人员的全面发展，提高电子档案归档和管理队伍的整体水平，从而增强对电子档案的归档和管理。除此之外，要将电子档案作为城市建设工作的核心，在电子档案形成的过程中，加强形成过程控制，避免电子档案遗漏重要信息，并建立统一标准的电子档案归档技术，保证电子档案生成的标准自动化，为电子档案相关数据信息的准确性和真实性提供保障，从而从分发挥电子档案在城市建设中的重要作用。电子档案在城市建设档案归档和管理中的运用，可以实现角色互换，使工作人员的工作由被动转变为主动，激发工作人员工作积极性。
结束语
综上所述，加强城市建设电子档案归档和管理，可以充分发挥出电子档案在城市建设中的重要作用，实现档案归档和管理的数字化，可以有效提高工作质量和工作效率，为城市建设提供理论依据。现阶段，烟台市城市建设电子档案归档和管理中还存在一些问题，只有充分认识到它的重要性，及时采取科学、合理的办法解决这些问题，才能使电子档案在烟台市城市建设档案中得到有效应用。
参考文献：
[1]徐祖宏.城市建设中建筑工程施工技术资料归档管理[J].城市建设理论研究（电子版），2012，（27）.
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[3]刘卫东.东营市推行建设工程电子文件归档管理[J].城建档案，2011，（7）：86-87.
城建档案管理规范范文第5篇
关 键 词：城建；档案管理；问题；对策
中图分类号：G271文献标识码： A
引言
城建档案是城市可持续发展的宝贵资源，是城市发展的真实记录。随着我国社会经济的发展，城建档案工作的外延和内涵也不断拓展和深化。加快新型城镇化建设新形势下，应积极探索新形势城建档案管理工作的出路。
一、城建档案的作用
1、是城市规划的依据
城市规划是对城市各种要素、现状条件和基本特点等方面的动态变化进行全面、综合、科学的预测和设想，通过论证制定规划的方案，经审批后付诸实施。城建档案为城市规划基本建设提供了有力依据，不仅能缩短规划设计时间，也能大大缩短施工期，全面提高了工作效率，随着今后新型城镇化建设工作的开展，城建档案的依据性还将进一步加强。
2、是城市建设的基础
城建档案是城市建设发展过程的真实记录，是具有长期和永久保存价值的城市建设档案资料，也是城市建设和维护工作必不可少的重要依据，为城市拆迁、修建、扩建工程各方面的工作提供大量真实准确的数据，特别在城市的防灾、抗灾、救灾等方面发挥着不可替代的重要作用。有效地利用城建档案，能促进城市建设顺利有序的健康发展。反之就会造成不可估量的损失。
3、是城市管理的凭证
随着城市的飞速发展，城市的现代化建设突飞猛进、日新月异。如今的城市地上高楼林立，铁路、道桥纵横交错;地下给排水、煤气、通讯、人防等工程管线密集如织。要对这些城市基本设施实施有效的管理与维护，就必须有完整、准确、系统的城建档案做依据。城建档案资料提供的可靠依据和凭证有着不可替代的重要作用。它完整、齐全、准确与否直接影响着人民生活的正常进行，因此要做好城建档案的收集、归档工作。发挥城建档案的社会服务功能，满足社会广大群众对城建档案利用的需求。
二、城建档案管理存在的问题
1、法规制度不健全
档案管理法制建设不健全，致使城建档案管理工作陷入困境。在城建档案管理中，城建档案执法细则有待进一步完善，档案管理法制建设不健全制约着城建档案事业的发展。《中华人民共和国城乡规划法》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》和《城市地下管线档案管理办法》等规划建设专业法规的相继颁布实施，从法律法规条款上进一步对城建档案工作给予了支持，同时也拓展了城建档案的服务地域和范围，如：城市、乡村都纳入了城建档案的业务范畴，随着新型城镇化进程的加快，相应的城乡建设档案管理工作实施细则尚无进一步修订或完善。另外，城建档案管理的法律意识较低，使得城建档案的行政执法工作比较被动，也造成了城建档案管理法制建设的不健全。
2、业务管理不够规范
城建档案的工作环节主要表现在收集、整理、鉴定、保管、开发、利用等方面，但在实际操作过程中，由于受经费和人为因素的制约，普遍反映在管理制度不健全、库房建设不标准、业务建设不规范、档案保护措施不利、服务对象狭隘等诸多问题上。这些不同程度地影响了城建档案工作向主动服务转变及实现城建档案数字化的进程，阻碍了城建档案工作向现代化信息化发展的速度，也不符合社会经济和城市建设的要求。
3信息化工作滞后
在城建档案管理的过程中，信息化建设的现状不容乐观。具体说来，城建档案管理信息化薄弱主要表现在三个方面，一是城建档案管理的信息化建设的观念亟待转变。在城建档案管理信息化建设中，由于管理人员的信息化意识不足，在城建档案管理实际工作中没有发挥信息化的优势，仍然停留在传统的城建档案管理的阶段，不利于现代城建档案管理工作的进行。二是城建档案管理信息化的硬件软件投入滞后。在城建档案管理工作中，由于对信息化建设的硬件投入不足，使得城建档案管理的硬件设施落后。三是城建档案管理的软件系统开发过于缓慢。以上情况的也制约了城建档案与城市建设的同步协调发展。
三、加强城建档案管理的对策
1、注重对城建档案的宣传教育
加强城建档案工作管理，首先必须提高人们的档案社会意识，消除重建设轻档案，重使用轻管理思想。城建档案管理工作从无到有，从单一到全面，从简单到复杂，经历了相应的发展过程，在大多数人都对城建档案工作有所认识的今天，仍然有部分人对城建档案缺乏全面的认识和了解，这就需要我们加大城建档案管理和利用的宣传、教育工作，用城建的有效利用事实去说话，作为一名基层城建档案工作者，我们必须清楚的看到档案社会意识薄弱会出现建设管理工作与建设档案利益相脱节，规划资料不归档，建设施工不查档，建设完毕不建档，城建管理不用档等现象，以上都是只顾眼前利益，不顾长远利益的集中反映，都不利于城建档案的管理和今后的发展，城建档案馆要在抓好对社会宣传教育的同时，组织作好对建设系统内规划、市政、建管、园林、村镇、人防等专业管理单位及城建档案基层管理人员的培训教育，形成城建档案管理网络，让全社会都了解、支持城建档案工作，这也能充分提高城建档案馆的社会地位和知名度，利于城建档案管理工作的持续发展。
2、建立健全管理机构和制度
城建档案是城市建设活动的真实历史记录，是在城市规划、建设及其管理相关活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图纸、图表、照片、影片、录像等不同载体和形式的真实历史记录。随着新型城镇化化进程的加快和城市化水平的提高，城建档案作为城乡建设的重要档案的永久保管基地和信息中心，在城乡建设活动中起到了不可替代的重要作用。城建档案管理机构的建立和管理体制的健全，是城建档案管理工作的前置和保障。我们莱州市作为县级市城建档案馆成立于1989年，城建档案管理工作开展较早，隶属莱州市住房和规划建设管理局，经费、人员、设备配备比较齐全，法规制度建立健全，城建档案管理包括接收、整理、著录、利用等业务基础工作到建设竣工档案及竣工图、地下管线综合系统图的审验、近几年全面执行国家和行业标准《城建档案业务管理规范》CJJ/T158-2011、《城建档案著录规范》GB/T50323-2001、《建设工程文件整理归档规范》GB/T50328-2001、《城市地下管线探测技术规程》CJJ61-2003等，城建档案各项业务工作逐步完善和加强，城建档案馆加挂了城市建设信息中心、城建档案管理办公室两块牌子，城建档案体制实现管理服务三位一体，同时健全各项业务和内部管理制度，城建档案管理与服务工作齐头并进。
3、加强城建档案的信息化建设
信息化和新型城镇化要求我们不断创新城建档案管理模式，加强城建档案数字化工作，实现城建信息现代化管理是我们的工作目标。各级各地城建档案馆都应将城建档案信息化建设作为当前和今后一个时期城建档案事业发展的战略任务。近年来，各地市城建档案管理机构根据建设部关于城建档案信息化和数字化建设的要求和城市建设的快速发展不断加大投入，在作好各项业务工作的基础上，加强计算机软硬件的配备，不少地方已经进行计算机连结上网，实现城建档案信息快速传输检索和利用。城建档案信息化建设是今后城建档案工作的发展方向，要求我们基层城建档案工作者根据本地城市建设发展的实际和城建档案管理现状，做好适合本地情况的计算机软件的选用和设计，逐步摸索城建档案数字化管理的模式，具体作好综合数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本功能的维护和运行，现阶段作为我们县级市在运行初期主要任务是作好城建档案信息管理系统的构建，建立规划、建筑、管线、市政基础设施等各专业数据库，作好基础数字化工作，为今后信息化工作的深入开展打下坚实的基础。为了应对城建档案信息多元化的挑战，需优化传统的服务方式。我们要根据社会各界和城市建设的需要，以用户为中心，结合城市建设的进程，编研出专题信息成果进行提供利用，利用城建声像档案的优势，用专业主题片、照片接片等方式解决规划、设计人员必须到现场的问题，从内容、形式上实现完全不同与以往有声有色的主动服务。
参考文献
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[2]于静.以科学发展观指导城建档案管理工作[J].城建档案.2011(02)
[3]彭瑞雯.浅析城建档案管理的现状及对策[J].广东科技,2011,(06).
