首页 > 文章中心 > 正文

城建档案利用分析与思考

城建档案利用分析与思考

摘要:针对城建档案管理利用状况,笔者就城建档案的重要性及作用进行了详细分析,提出了几点提高城建档案利用效率的措施。

关键词:城建档案;管理;利用;效率

随着城市建设的突飞猛进,城建档案越来越多,如何适应现代城建需求,加快自身工作建设,改变传统方式,搞好服务利用。城建档案是城市建设各项活动的真实记录与反应,城建档案在城市规划、建设、改造、管理各环节有着无可替代的作用。如果利用好城建档案,可节省大量的人、财、物,缩短工作时间,产生良好的经济效益与社会效益。否则,也会带来无可弥补的损失。然而目前城建档案管理工作中普遍存在着利用率不高,被动服务的问题。笔者结合呼和浩特市城建档案馆多年来档案利用情况,总结分析其利用现状,探讨其发展规律以及影响提高档案利用效果的建议。

1城建档案利用现状

1.1城建档案信息传播少,社会认知度低

我们生活在城市里,享受城市生活带来的便利,然而有多少人知晓我们所居住城市的结构、功能与其发展变化的过程及文化底蕴呢。一方面是人们“不识庐山真面目,只因生在此山中”,虽生活在城市由于工作、学习、生活繁忙无暇关注我们生活的场所;另一方面城市总体信息特别是城建档案信息公布传播的少,使人们无意间了解城市机会少。在有意到城建档案馆查阅档案的人群统计,其目的主要是为了工程建设、规划设计及司法调查取证,产权产籍凭证等方面,利用者多为专业技术人员,行政管理人员。而城建档案在科研、学术研究、地方志编写以及城市建设对人们的综合影响方面利用比重小或欠缺。在事前查阅的少,比如,经常发生的建设工地挖掘中,挖断了地下电缆、自来水管道、煤气管道等,造成公共场所或居民区停水、停电、停气等,有的或造成重大伤亡事故。究其原因是未能在施工前查阅城建档案,掌握原始情况。城建档案是社会发展的组成部分,而社会各界很少利用这部分资源,说明城建档案的开放程度和公众对城建档案的认识程度,了解程度不够。

1.2城建档案的利用方式简单

长期以来,城建档案的利用方式主要是利用者上门查找,找到后对所需原件进行抄录或者复制,受时间等因素的限制,有时用户往返数次才能查阅到。查阅的形式还是原始手工式,既效率低,又不便于对原件的保护。对外服务所提供的内容主要是原始信息,缺少深加工成果。由于缺少对原始档案信息深度加工、精心提炼,对城建档案的研究、编研不够,没有系统规范化的编研成果和信息管理系统,导致利用方法的传统性、远不能适应城市建设、规划、研究之广泛需求。同时主动服务跟不上,跟踪服务缺乏,未能根据城市建设的各环节以及重点项目进行主动服务,主动将过去有关档案提供服务,避免发生重复劳动与事故。城建档案的功能作用不能很好地发挥。

2如何提高城建档案的利用效率

2.1改变传统观念

在城市建设飞速发展的时代,城建档案信息量猛增,社会各方面的需求与日俱增,服务领域越来越广泛。为适应形势的发展,城建档案部门要改变过去传统的自我封闭的观念,要树立大城市,一盘棋,主动服务、高效服务的观念,逐步改变过去人们对城建档案工作“看摊守业”的看法。城建档案部门应与各有关部门经常沟通、交流,扩展服务方式,做到服务到位。应走档案库房面向设计规划、施工改造、科研技术主战场,把所存的有关档案信息及时提供到位,避免因历史材料的缺失而造成的损失。城建档案干部不能把自己看作是看门守摊,座等利用者上门查材料的管理员,而要把自己当作城市建设发展的高级参谋助手。因为我们手握城建工作最珍贵的财富,如若不用或用不好,发挥不好就是巨大浪费,要有担当精神,不等扬鞭自奋蹄。首先要利用现代化科技设备和人力资源优势,加强对城建档案信息资源的开发和深加工,为社会提供知识产品。其次要树立服务品牌意识。①加强服务质量管理与提高。②加强服务工作的管理与推广。经营品牌,使一些服务项目形成品牌效应,提高整体服务水平。③紧紧围绕城市建设重点,加强跟踪服务。积极开展城建档案业务指导,咨询服务工作,主动了解建设、施工、监理单位的需求,调整和改进工作方法,使城建档案服务工作更具有操作性、针对性、灵活性。④面向社会突破行业局限,加强公共服务职能,既要为城市规划建设管理行政部门提供优质服务,同时也要承担公共文化部门的社会服务职责;对社会既要开放档案信息资料,也提供档案管理专业人力资源。

2.2推进现代化管理

要紧随城市建设现代化的步伐,加快推进现代化管理。①工作流程管理的科学化、制度化、规范化、标准化。从城建档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、利用、宣传等各业务环节到人才培养,技能专业培训,业务指导,依法履职、综合协调等都应做到环环紧扣、科学规范、运转灵活、服务高效。建立能够充分发挥丰富城建档案信息资源优势的机制,创新更好释放社会效益、经济效益的模式。②应用现代技术加快建设数字化城建档案馆。学习引进先进兄弟城市的先进经验,结合本单位实际情况,科学论证,制定切实可行、高效先进、可持续发展的规划,分步实施。最终实现城建档案馆工作自动化,实现档案自动化编目检索和档案自动标引及档案库房管理技术、服务功能的现代化。要达此目标,首先是实现档案数字化,应将馆藏档案和资料通过录入、扫描等手段完成数字化转化的过程。其中,重点是对馆藏档案资料进行系统化,科学的加工整理和对同类信息的综合开发的数字做处理,以数字化的形式存储信息。建设计算机局域网,把局域网与建设行政主管部门和其他相关部门联网,把城建档案信息进行扩张、伸展、实现更大范围的数字化信息共享。利用其他先进信息平台,如综合地理信息系统的空间分析,使城建档案信息管理步入可视化、智能化,为社会各方面及大众服务共享。

2.3开展深层次的编研工作

城建档案信息编研工作是更好地发挥城建档案作用的一项重要工作,是系统性服务的有效手段。编研要紧跟时展步伐,紧紧把握利用者的需求,确定某一专题对城建档案、城建信息进行收集、采写、编纂,为社会提供成熟的产品。编研选材范围广阔。如今,随着城市大规模扩展、改造、规划,在此活动中产生形成和发现了很多具有保存价值的珍贵的材料。比如在呼和浩特市旧城改造过程中就发现大量实物档案、从材质上超越传统上的纸张,呈现多种类、多类型。如建筑构件档案有砖、木、灰、石、模型、瓦、玻璃、陶瓷以及字、画、图案,其建筑文化内涵不断丰富充实,其中一部分同时具有文物和档案的双重价值。这些实物档案,它的每一项记录,都深藏着一个时代的缩影,这缩影的价值已超过实物本身的价值。但是在现代建设过程中,这些工艺常常被忽略,若能将此汇集成册,分析对比、留存古人智慧、留下一方美景、使传统与现代辉映、传承连着文明,为建设更加多姿多彩城市提供参谋。为提升编研层次也可尝试走出去,请进来与专家学者联手,编写出价值更大的材料。城建档案信息资源的利用天地十分广阔,做好了功在当代,利在千秋。

作者:邵文红 单位:呼和浩特市城建档案馆