采购管理系统办法
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采购管理系统办法范文第1篇
关键词：东风集团；采购管理；规模效应
采购管理是企业为了保障企业所需要的物资供应而对企业采购活动进行规范化、科学化的一种约束管理，对企业采购经营活动进行计划、组织、指挥、协调和控制[1]。企业采购管理在企业生产活动当中起着重要的作用；一方面企业采购管理能够保障正常的企业物资供应，促进企业生产趋于正常化，降低因缺少物资供应而产生的经营风险。二方面对于采购管理规范化、科学化手段的实施，能够保证有效的控制物质生产的成本；三方面企业进行采购管理能够帮助企业降低物资库存，提高企业资金周转率；四方面对采购行为、过程的管理能更有效的控制采购物资的质量。五方面企业通过采购流程的管理，能够在企业整体管理上实现企业自身管理结构的重组优化，对企业长期稳定的发展产生有利的影响。
一、东风集团采购管理存在的问题
1.采购管理宏观整体规范化程度低
东风集团是中国四大汽车集团之一，位居中国企业500强第30位，年销售额达到三千亿元左右，是我国具有一定影响力的大型企业。目前东风集团在汽车工业大力发展的政策推动的契机，能够使得采购活动得到“买方市场”的待遇。但是从整体而言，由于科学化的采购管理发展时期较短、经验较少，整体采购管理发展在国内还处在中端的水平，仍需要不断地提高[2]。欠缺的主要方面在于两点，一是宏观上在于采购管理尚不能在规模、服务和水平上形成较有国内影响力的大公司、大企业的形象，因而缺乏市场的采购完全竞争力和市场联动效应，二是微观上采购信息化硬件配套设施当前还存在欠缺，相关的采购平台的建设质量和建设周期还缺乏有力的计划和手段，这间接制约了采购信息化管理的流畅性。同时针对采购物资和采购服务两大管理内容，还缺乏有效的管理手段，对采购管理服务绩效目的性还不明确，没有形成有效的科学管理机制和流程。
2.采购管理创新能力不够且没有制度保障
采购管理对企业的采购计划进行制定和管理，为企业提供及时准确的采购计划和执行路线。虽则东风集团在采购管理整合上均有很大的突破，但是如果将东风集团采购功能对企业的促进作用量化来看，我们不难发现其效果甚微。针对于企业而言，采购管理创新获得能力、采购管理创新决策能力、采购管理创新共享能力、采购管理创新转化能力、采购管理创新运用能力和采购管理创新管理能力是采购管理环节提升企业工作绩效的基本能力。其关键发展还是在于采购管理发展模式更新和大胆尝试。如果东风集团一味的把采购的目的当做为库存而采购、将质量控制通过事后控制、并缺乏对供应商的有效评价与管理的问题、对采购管理的细节和力度不能把握就丧失了创新发展的机遇。采购管理的方式和管理运作的模式也需要进行探索和总结。另外东风集团在采购管理体制、运行机制等综合管理的考评上还缺乏相应的综合考虑，没有贴近实际采购管理的情况的总结与研讨，在采购工作管理目标、采购管理系统、采购管理工作内容、标准采购作业程序、标准采购作业细则、公司采购规程、采购工作实施办法均存在欠缺，由此东风集团在采购管理运行的评价上还缺乏相应的制度保证。
3.采购管理手段缺乏核心支撑
采购管理手段来源于众多方面的控制和影响，针对于东风集团而言最主要的还是采购市场、采购供应成本、采购物流运输等方面的问题。东风集团采购管理手段整体上呈现弱势的原因就在于没有采购管理核心来支撑整个体系的运行：一是采购管理核心框架建立不完善；采购管理产品的结构存在混乱，体现在为了短暂利益而盲目采购行为没有受到约束，没有进行事先的评估和综合的定位，致使采购服务层次结构重复，没有形成高低层次、错落有致的采购管理分类。一方面在零部件缺乏统一有效的管理体系，对科学化合理采购手段内涵挖掘不够、导致采购混乱、分散采购众多，致使采购产业链没有形成。二方面落后的采购价格管理手段，缺乏相对的综合管理，挖掘不足，没有形成想对应的流畅产业链，缺乏快速响应市场需求变化的能力。三方面定价管理方式落后，只是追求采购短期的利益。四方面关键性环节的欠缺，采购部门与其他部门相互独立、分离，影响作业流程的协调性不能进行纵横的相互联系。
4.采购管理资源开发项目不明确
采购资源包括采购计划、采购信息、采购项目、采购统计数据、招投标流程等项目，只有针对每一个项目进行必要的实践活动，把握住管理的关键、简化程序、实行高效管理才能够达到规范的采购行为[3]。没有进行充分的准备，缺乏一定市场调研，致使采购方式方法的形式老套，不仅不能形成采购规模效应，也使得企业采购成本加大。采购管理资源主要从供应商管理、专家管理采购、资金管理、系统管理几方面展开。针对供应商管理要解决几个问题：一是如何选择优秀的供应商呢？二是如何与供应商保持稳定的战略合作关系呢？三是如何防范采购过程的风险？针对于专家管理采购需要对专家资源进行采集、分类、加工、入库，并建立一套行之有效的项目评审专家库管理系统。针对于资金管理、系统管理要着实考虑资金的合理调配、管理的协调两个方面。东风集团采购管理没有能够明确采购资源的利用与开发，并未形成采购高效管理而产生对企业有利的经济价值，使得采购管理存在盲区和漏洞。
二、东风集团采购管理对策
1.加强采购管理规范化的运行
采购管理的目的就是为了保障供应、加强供应链管理和信息管理。宏观上不能形成采购管理的规模和采购信息建设的滞后，必将严重影响到企业的绩效。东风集团绩效管理在采购供应链管理中具有核心功能，其目的就是使得供应链的管理成本降低，与此同时不能降低物资供应的品质。这两个方面关系到市场竞争的问题，没有科学化的管理的规模和采购信息建设，就不能为企业提供高质量的采购服务和低成本的供应链运行，完全使得采购管理的市场竞争力下降，造成采购管理在市场经济条件下面临困境。在采购管理过程当中，要充分发挥采购人员的服务热情和积极性，做到以人为本，构建良好的内部机制，来保证采购管理的有效性。采购管理管理与开发是一个较为复杂的系统，需要各个方面进行合理的配合和科学化的指导，用市场来进行效果的检验，进行不断的探索。
2.加强制度建设促进采购管理创新
企业创新是企业的生命活力，针对与采购管理而言也是如此。东风集团需要建立完善的采购制度，在采购管理创新获得能力、采购管理创新决策能力、采购管理创新共享能力、采购管理创新转化能力、采购管理创新运用能力和采购管理创新管理能力有所突破。据此建立完善的采购工作管理目标、采购管理系统、采购管理工作内容、标准采购作业程序、标准采购作业细则、公司采购规程、采购工作实施办法，并将将评价机制至始至终融入采购管理当中，形成了评价的有效性和采购管理的完整性，使得服务供应链能够最大化的发生起作用，为采购管理打下了坚实的基础，达到采购管理创新的目的。由于采购管理使得采购活动得以规范，满足了企业生产的要求，使得采购管理的正规化程度大大提高，这直接导致企业生产效率的提高。
3.增强采购管理手段
企业的需求是采购管理必须要重视的问题，采购管理要增强采购管理手段，首先要对企业采购的需求进行分析整理和研究；针对于东风集团，要坚持以企业需求为导向、提高服务质量为目标的采购管理方式方法。一方面在零部件建立统一有效的管理体系，科学合理化对采购产业链形成的机理进行探讨研究，找出短板并加强整改工作。二方面对采购价格管理充分挖掘，横向比较力求数据的完备性。三方面在定价管理方式上，放弃追求短期采购的利益的做法，积极寻求综合性的定价策略和手段。对不同类型的、不同结构形态的、不同特征的、不同区域的、不同发展的物资商品进行详细的研究和归类，利用信息整合手段和资源调配以有效手段来进行分析研究和实施，从企业实际出发加以合理的采购安排；对于空间分布、时间分布、运输特征进行详尽的研究和探讨，在此过程当中还需要加入成本精细的考虑。
4.加强采购资源开发管理建设
资源管理在某种程度上说与采购供应和采购需求有着密切的关系。采购行为要从多种途径上进行分析和考虑，既与社会效益与经济效益有人密切的关系，也与市场高峰期的要求和低峰期的需求相互挂钩，通过两种不同的需求，来合理的安排采购项目和内容等等方式和手段，达到资源管理的有效性。其中东风集团应在采购计划、采购信息、采购项目、采购统计数据、招投标流程等项目环节落实好，在集中采购方式的引导下，建立完备的硬件设施和高效率的信息化处理方式，对数据处理采取集中化的管理手段，建立包括初步采购预算、采购规划和实施方案在内的采购管理创新手段，有效地将整个采购管理过程当中的每一个细节、每一个过程、每一个信息的反馈形成通畅的流动系统，这对于信息的收集、信息的成立、资源的调配、资源的整合完整性有较大的提高和完善，能够将管理作用职能发挥到极致。
三、结语
当前汽车行业产值高、利润率低、行业竞争激烈，为了企业的生存和发展，必须努力降低成本。东风集团需要针对采购管理中存在的问题进行了详细的分析，找出了问题根源，并针对问题提出了解决方案。本文针对东风集团采购管理进行认真的研究，相信会对其采购管理有一定的指导和借鉴作用，可以提高采购的效率，增加东风集团的经济效益，增强东风集团在市场竞争中的优势。
参考文献：
[1]郑新.企业采购管理发展趋势研究[J].管理观察.2009（07）
采购管理系统办法范文第2篇
本院从2000年初期便已规划了“本院实际的全面信息化管理系统”，但由于资金和人员等诸多方面的条件限制，公文和人力资源管理、采购和库房管理、设备管理和标准及图书资料管理一直未纳入系统之中，随着本院事业不断发展，上述内容的管理对象越来越庞杂，因此急需开发一套对上述内容进行有效的、规范的、高效的管理办法的自动化管理系统（office Automat ion System，也称OA系统）。
OA系统主要是利用计算机、通信和自动控制等技术与设备。实现办公业务的自动化，
它是提高办公效率、办公质量和实现科学管理与科学决策的一种辅助手段，大致经历了三个阶段：第一个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用现化办公设备。；第二个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用了电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理、表格处理、文件排版输出和进行人事财务等信息的管理等；第三个阶段的主要标志就是办公过程中的网络技术的普遍使用，这一阶段在办公过程中通过使用网络，实现了文件的共享、网络打印共享、网络数据库管理等工作。
目前，办公自动化系统的版本很多，从软件架构上分，即有传统的基于局域网结构的
C/S（客户端/服务器）架构软件，也有利用现在网络技术开发的基于Internet平台 的B/S（浏览器/服务器）架构软件，随着网络安全设备和网络安全技术的进步，B/S架构软件不但具有了传统C/S架构软件的安全特点，还因其部署简单，后期维护量小而有逐渐替代传统C/S架构软件的趋势，它们通过先进的网络应用平台，建设起安全的、可靠的、开放的、高效的信息网络和办公自动化、信息管理电子化系统，对内为管理部门提供了现代化的日常办公条件及丰富的综合信息服务，实现档案管理自动化和办公事务处理自动化，以提高办公效率和管理水平；实现各部日常业务工作的规范化、电子化、标准化、增强档案部门公文档案、人事档案等档案的可管理性；实现信息的在线查询、借阅，最终实现“无纸”办公；对外则进一步扩展了为单位之间或者组织之间的信息交流渠道，从而达到利用计算机系统来提高办公效率，加快各种办公业务流程处理速度的目的。
在件的功能上，市场上商品化的OA系统主要以公文管理为主，无法有效解决本院日常管理中所遇到的诸如设备计量管理、采购流程化归一管理、标准有效期的管理、培训的规范化管理等问题，因此一套符合本院工作和管理实际情况的OA系统便成了本院统合管理中所面临的各种问题的最好解决办法。
二、项目开展的难点
本次OA系统是在已有十年开发、完善检验管理系统的信息化工作经验，但从系统开发的具体内容来看，由于检验管理系统主要是针对检验工作的管理、检验流程、环境设置等基础设计工作在本院购置该软件之前就已经形成，本院具体设计、开发的报告模块的格式和内容绝大部分都是按照国家相关标准、规程做支撑。
OA系统的开发是对既有工作流程的数字化，因此系统设计必须以本院的实际工作模式为蓝本，既要最大程度的忠实于本院的管理模式和管理流程，又要通过程序设备实现工作流程的规范，解决目前管理模式中人员操作所造成的管理偏差，这也意味着OA系统的设计要从工作流程和控制理念的设计开始，通过流程的优化和权限的设计实现整体的程序管理工作，并通过具体表单的设置来达到与本院质量管理系统和行政管理制度的统一。在具体实施过程中，所涉及的关键步骤主要包括权限设计、系统流程设计、表单设计、数据库设计、程序开发、测试和再完善，在这些步骤中，需要本院做的关键和难点是权限设计和系统流程的设计。由于权限设计必需以系统流程设计为基础，因此本项目开展的难点是系统流程设计。
三、工作流程的抽象化
1、系统总体框架设计
考虑到实际使用的方便性，OA系统的开发采用在现有检验管理系统的基础上进行扩充的方式来实施，即将原有的检验管理系统功能设置为“检验报告管理模块”，新开发的OA系统设置为办公自动化管理模块，并由这两大模块组成新的特种设备检验管理系统。
在OA模块的子模块设计上，根据具体开发内容设置了采购管理、培训管理、公文管理、设备管理和图书资料管理等五个功能模块。
2、采购管理流程的抽象化
本院的采购管理执行本院质量管理体系中的《采购服务和供应品管理程序》。在实际工作中，质量技术部和院办公室为本院采购工作的两大主要执行部门。办公用品及其它通用物品由办公室负责采购。图书由于涉及到标准的有效期管理等问题，由负责标准管理的质量技术部负责采购。设备类由于技术性和专业性都较强，因些一般由使用部门提出申请，由负责设备管理的质量技术部负责通过招标等方式进行采购。
3、设备管理流程的抽象化
本院的设备管理执行院质量管理体系中《仪器设备管理程序》。仪器设备管理的重点包括设备出入库、设备配发、设备借用、计量检定、日常维护等方面，其中仪器设备的计量检定、维护保养是设备管理中的主要工作，在该模块的设计中，采用了维护和检定的预警、报警机制对这两个环节进行管理，可有效减轻人工管理的压力，提高管理的有效性。此外，设备借用、设备损坏、丢失等问题也是设备日常管理中常见的问题，在模型中也通过程序化的处理机制得到了很好的解决。
4、培训管理流程的抽象化
目前培训工作中面临的主要困难是部门领导和院主管领导不能很好地掌握受训人员的培训时间、地点、内容等情况，培训资料的收集困难、培训主管部门对再培训开展情况方面的信息收集比较困难，且再培训资料的收集也比较困难，培训费用统计困难等。为了规范这些方面的工作，在培训管理流程的设计中考虑了如下原则：
1》所有培训均需由参加培训人员填写培训申请表，经部门负责人，院办公室和主管领导审核后才能实施
2》由主管院领导在审核培训申请时根据培训内容决定是否需要进行再培训及再培训的范围
四、小结
1》本院以实际管理模式为蓝本，通过将实际工作流程进行抽象化和程序化，最终形成了包括采购管理、设备管理、图书管理、公文管理和培训管理等五个子模块，以工作流程驱动的OA管理系统，系统设计贴近工作，可实现相关工作环节的全面管理。
2》系统通过设计灵活的权限分配方案，为不同的工作流程和不同人员分配不同的权限。
3》系统通过不同模块中的预警和报警功能，可以使工作更具计划性和目的性
采购管理系统办法范文第3篇
(一)、系统简介
进销存管理是商业企业经营管理中的核心环节，也是一个企业能够取得效益的关键，如果能够做到合理生产，及时销售，库存量最小，减少积压，那么企业就能取得最佳的效益。由此可见，进销存管理决策的正确与否直接影响了企业的效益。
XX企业进销存管理系统是完全基于web的应用，它能提供强大的数据管理功能和简单易用的用户界面，使企业以低成本将业务管理通过网络来进行，即使是异地经营也能获得实时的管理信息。进销存系统将商品从进货到库存，再到销售的整个物资流和资金流的状况进行统一的管理，及时掌握经营中的情况，同时能降低管理成本，提高工作效率和增加收益。
这个进销存管理系统能帮助企业部门之间保持良好信息沟通，及时掌握库存与生产和销售情况，降低采购、库存等成本，加快资金周转，做到合理配置企业资源，同时及时掌握销售和市场方面的变化，以好的产品和服务地满足顾客的需求。
(二)、系统功能
1.功能模块
在系统功能分析的基础上，考虑企业自身的特点，得到如图a所示的系统功能模块图。
进销存管理系统
采购管理模块
销售管理模块
库存管理模块
财务管理模块
统计报表模块
基本信息设置
帮助模块
系统管理模块
图a 系统功能模块结构图
各个功能模块分析：
采购管理模块:进行商品采购入库,采购退货,进/退单据和当前库存查询,与供货商的往来帐务。
销售管理模块:进行商品销售,顾客退货,销/退单据和当前库存查询,与客户的往来帐务。
库存管理模块:包括库存之间商品调拔,商品的报损溢,强大的库存盘点功能,库存商品报警查询。
统计报表管理模块:完整的统计查询功能，每张单据每次收款付款都可以清楚的反映。
财务管理:对供货商,客户的往来帐务管理,对日常收入支出管理,员工工资管理。
基本信息设置:商品信息,供货商,客户,员工,仓库等基本参数的设置。
系统管理模块:可以对数据库备份/恢复,系统初始化,添加操作员，操作员修改密码,年终结算,查看日志。
2.数据流图
顶层数据流图:
0层数据流图：
1层数据流图(共3张)： (1)
（2） （3）
3.数据字典
数据流图描述了系统的分解，但没有对图中各成分进行说明，数据字典就是为了数据流图的每个数据流、文件、加工，以及组成数据流或文件的数据项作出说明。
因篇幅限制，每样仅举例说明
数据流条目：
出库单 = 出库单号+日期+客户名称+ 物资类别+制单人员+ 记帐人员+发货人+状态+
{销售订单号+品名 + 单位 + 数量 + 规格 + 备注 + 单价}
各类财务统计报表 = 仓库材料消耗汇总（成本项目） + 仓库材料消耗汇总（按车间） + 材料收发存明细A + 材料收发存明细B +材料收发存明细C + 材料收发存分类汇总表 + 木材消耗汇总表
文件条目：
文件名称：原材料库存文件
简述： 保存原材料的基本资料
组成： 材料编号+品名型号+规格尺寸+单位+采购计量单位+参数+数量+最低数量+最高数量+单价+备注+大大分类+大分类+分类+小分类
文件名称：销售文件
简述： 保存所有销售订单的文件
组成： 内部定单号+订货日期+客户编号+总金额+预收率——NEWCASTLE号+PO单号包装办法+品质要求+内装箱+外装箱+MADE IN CHINA+特别指示+箱正侧内+状态+{型号+色号+木材尺寸+光泽度+内绒+表面处理+数量+出货日期+单价}
数据项条目：
名称：材料编号
简述：材料编号分四个字段（大大分类+大分类+分类+小分类），可以将材料分门别
类，因为许多地方用到编号,因此将四项和为一项保存一个冗余字段.为了便于查找
（三）、总结：
XX企业的进销存管理系统不仅能对企业的采购、销售、库存等环节进行连续跟踪管理，采购管理依据在库产品的周转状况，合理、科学地制定产品采购计划，促使各部门把住进货关，不仅减少盲目进货，杜绝存货积压，而且保证畅销商品不缺货、不断档；销售管理不仅从计划上反映当时的完成状况，而且从客户渠道、产品类别、品牌、业务员、部门等多方位来进行核算与分析，使公司的销售管理又上新台阶。它的经济可行性：信息技术的运用已成社会发展主流，以前的人工处理缓慢，出错率高将导致企业内部沟通不畅，信息滞后，将很难为企业做出有效的决策提供有力的依据，因此，缺少及时，准确，有效的信息，企业在发展上寸步难行。所以采用现代化的手段进行进销存必然会使企业提高工作效率。这样就极大地提高企业管理的效率,使企业走向科学化、正规化管理，从而在日益激烈的竞争中立于不败之地。
论企业进销存管理系统
(一)、系统简介
进销存管理是商业企业经营管理中的核心环节，也是一个企业能够取得效益的关键，如果能够做到合理生产，及时销售，库存量最小，减少积压，那么企业就能取得最佳的效益。由此可见，进销存管理决策的正确与否直接影响了企业的效益。
XX企业进销存管理系统是完全基于web的应用，它能提供强大的数据管理功能和简单易用的用户界面，使企业以低成本将业务管理通过网络来进行，即使是异地经营也能获得实时的管理信息。进销存系统将商品从进货到库存，再到销售的整个物资流和资金流的状况进行统一的管理，及时掌握经营中的情况，同时能降低管理成本，提高工作效率和增加收益。
这个进销存管理系统能帮助企业部门之间保持良好信息沟通，及时掌握库存与生产和销售情况，降低采购、库存等成本，加快资金周转，做到合理配置企业资源，同时及时掌握销售和市场方面的变化，以好的产品和服务地满足顾客的需求。
(二)、系统功能
1.功能模块
在系统功能分析的基础上，考虑企业自身的特点，得到如图a所示的系统功能模块图。
进销存管理系统
采购管理模块
销售管理模块
库存管理模块
财务管理模块
统计报表模块
基本信息设置
帮助模块
系统管理模块
图a 系统功能模块结构图
各个功能模块分析：
采购管理模块:进行商品采购入库,采购退货,进/退单据和当前库存查询,与供货商的往来帐务。
销售管理模块:进行商品销售,顾客退货,销/退单据和当前库存查询,与客户的往来帐务。
库存管理模块:包括库存之间商品调拔,商品的报损溢,强大的库存盘点功能,库存商品报警查询。
统计报表管理模块:完整的统计查询功能，每张单据每次收款付款都可以清楚的反映。
财务管理:对供货商,客户的往来帐务管理,对日常收入支出管理,员工工资管理。
基本信息设置:商品信息,供货商,客户,员工,仓库等基本参数的设置。
系统管理模块:可以对数据库备份/恢复,系统初始化,添加操作员，操作员修改密码,年终结算,查看日志。
2.数据流图
顶层数据流图:
0层数据流图：
1层数据流图(共3张)： (1)
（2） （3）
3.数据字典
数据流图描述了系统的分解，但没有对图中各成分进行说明，数据字典就是为了数据流图的每个数据流、文件、加工，以及组成数据流或文件的数据项作出说明。
因篇幅限制，每样仅举例说明
数据流条目：
出库单 = 出库单号+日期+客户名称+ 物资类别+制单人员+ 记帐人员+发货人+状态+
{销售订单号+品名 + 单位 + 数量 + 规格 + 备注 + 单价}
各类财务统计报表 = 仓库材料消耗汇总（成本项目） + 仓库材料消耗汇总（按车间） + 材料收发存明细A + 材料收发存明细B +材料收发存明细C + 材料收发存分类汇总表 + 木材消耗汇总表
文件条目：
文件名称：原材料库存文件
简述： 保存原材料的基本资料
组成： 材料编号+品名型号+规格尺寸+单位+采购计量单位+参数+数量+最低数量+最高数量+单价+备注+大大分类+大分类+分类+小分类
文件名称：销售文件
简述： 保存所有销售订单的文件
组成： 内部定单号+订货日期+客户编号+总金额+预收率——NEWCASTLE号+PO单号包装办法+品质要求+内装箱+外装箱+MADE IN CHINA+特别指示+箱正侧内+状态+{型号+色号+木材尺寸+光泽度+内绒+表面处理+数量+出货日期+单价}
数据项条目：
名称：材料编号
简述：材料编号分四个字段（大大分类+大分类+分类+小分类），可以将材料分门别
类，因为许多地方用到编号,因此将四项和为一项保存一个冗余字段.为了便于查找
采购管理系统办法范文第4篇
一、建立专业归口、分类管理的采购管理体系
1.完善材料管理制度。为适应市场变化的需要,工程公司应该颁布《材料管理办法》、《材料招标采购办法》、《现场材料管理办法》等规章制度。强化材料的归口管理,分类分级负责材料运作各个环节,使得各个部门有法可依,有章可循。
2.建立合理的材料采购预算规划。工程公司的财务部门、工程技术部门以及工程实施部门应该合理沟通协调并及时传达信息,制定出合理的工程阶段性的材料耗用量。以便为工程公司进行科学的采购计划提供数据;为合理地选择供应商提供资料;为工程及时地对材料的生产耗用进行前馈控制和后馈控制提供依据。
3.严格规范材料采购审批制度。一般来说,采购审批制度的完善对企业的业绩有着积极的影响。工程公司对采购业务审核分以下几步进行:
(1)采购前的审核。采购员在编制材料采购计划时,注明每种材料的名称、供应商情况、购买含税价及税率等内容一起呈交技术部门和财务部门。财务部门根据所掌握的信息,对材料的价格、计划采购量进行认真平衡比较;技术部门则对材料的性能、配比情况加以认定。然后两个部门共同协作,采用定性或定量的方法确定出一定的选择方案。如果申报符合备选方案,则加盖“审核”章。反之,提出改进方案或否定此采购计划。最后报相关经理批准,审批后计划方可执行。
(2)货到后的查验。保管员负责核对材料采购计划、合同、质量证明、票据等凭证。发现品名不对、质量不当、数量短少、实际到厂价高于审批价格等情况时,有权拒收并汇报。对达不到质量要求的材料,按规定实行退货或折价处理。该办法防止了在计划执行过程中“质劣价高”问题的发生。
(3)票据结算前稽核。会计人员对入库单和票进行审核登记,稽核无误后加盖财务章,并报相关经理签字。
(4)要求企业每名采购员都要有业务记录手册,对自己经手的业务包括供货单位名称、材料名、价格、质量、付款方式等都应一一详细记录,一旦发现问题,便可以追溯责任到人。
4.加强材料采购机制的内部牵制。内部牵制是指在部门与部门、员工与员工及岗位之间所建立的互相验证、互相制约的关系,属于企业内控制度的一个重要组成部分。具体分为体制牵制、程序牵制和责任牵制。(1)体制牵制。组织机构控制是内部控制的基础控制,是其他各项控制能否成功和有效的关键。(2)程序牵制。注重程序控制,其关键是注意内部牵制组织的设计,不相容职务的分离,以防止差错,特别是舞弊的发生。(3)责任牵制,内部控制承担的相应责任。加强材料采购机制的内部牵制就是要从体制牵制、程序牵制、责任牵制这三方面明确各级各人员的权限与义务,杜绝各种暗箱操作。
5.结合市场情况采用科学合理的采购管理方式。工程公司在实施采购过程中应该实行双采购员采购制度。质量责任制度与采购核查制度相分离,采购与定价制度相分离。形成符合本企业特点的追求效益最大化的价格自控、联合和监控机制。
二、实施适应市场施工特点的材料计划管理方式
工程公司各施工项目单位应该根据计划工程进度提出各个施工阶段的总体用料计划申请表。实施要以年度、半年度计划为预测,季度、月份计划为依据,遇有设计变更、停工等要立即编报追加或核减计划为补充的阶段性计划管理方式。同时,为适应施工生产多变的形势,现行材料计划可缩短编制周期,增加编制次数,实施动态管理。为提高计划的准确性,要求计划人员注意收集各方面信息,分析、预测材料市场情况,提高企业的调控能力、快速反映能力,密切部门协作。材料计划的编制实施是财务部门、技术部门、计划部门、工程实施部门协同配合的结果。因此,要实现材料计划的全面性、准确性、及时性和预见性,工程实施部门应加强与技术、计划部门、财务部门之间的协作。材料计划要以施工计划为基础,以施工技术部门提供的备料计划为依据,及时掌握施工进度和工程信息,及时变更调整材料计划,同时计划部应对工程材料计划的及时性和准确性负责。各部门之间相互协作各负其责,共同提高材料计划的实用性。
三、完善材料质量控制体系
工程公司要认真贯彻落实质量责任制,加强质量管理基础工作,健全质量管理体系。建立相互衔接、相互配合、相互约束的材料采购工作程序,并按工作程序操作、检查和考核;按材料采购标准化、程序化管理要求,重点落实材料验收制度和可追溯性制度;在材料计划、采购、检验、保管等各环节,把质量体系标准落实到岗位和责任人,做到工作有记录、考核有依据。加强质量信息资料管理及项目部的各项基础工作,确保工程材料采购质量。
四、建立完善的材料供应商档案
1.合理地选择供应商。为了确保供应商选择的合理性,应该建立供应商具体情况的档案。档案内容应该包括以下一些内容:供应商的地理位置、经营能力、财务能力、设备与技术能力、准时交货能力、产品质量、行业声誉与地位、服务水平等。然后,根据建立的档案,合理地对已有的信息进行运用,建立起适合本企业的指标体系,对供应商进行科学地、综合地评价。由于这些指标的重要性,企业平时要注意合理地维护供应商档案,定期地对供应商档案进行更新。
2.采用ABC分类方法,对供应商进行合理的管理。建立供应商档案后,工程公司可根据供应商与本企业进行业务往来的资金额度和相关资料,对供应商进行分类。对不同类型的供应商采用不同的管理方法,这样有利于节约企业的人力、物力、财力。
3.优化本企业供应商的结构。不断优化工程公司的供应商体系,实行对A类供应商建立长期合作、互荣互利的关系;对B、C类供应商,采用适当引进新的供应商,保持适度的竞争、优胜劣汰。这样,有利于把握到市场的动态,保证材料优质优价的供应。
五、建立价格信息资料库
首先,工程公司应该建立自上而下的采购体系。材料采购部门要具备材料采购信息中心的功能。能够广泛收集市场信息,并及时向工程公司下属的项目部信息,从而使企业的资源得到共享。其次,各项目部也要在当地进行广泛深入、细致的资源调查,摸清当地的材料供给能力、需求情况、价格、运距、运输能力及季节性变化对供给能力的影响及价格浮动规律。再次,可通过网络信息、刊物及其他媒介收集信息,以充实采购部门的信息中心资料库;还可以由本企业派驻人员到重点项目施工地,反馈施工地区的价格变动信息和有关优惠政策。经多方采集的信息资料汇入资料库,提供给价格论证小组,经筛选论证和综合平衡确定出当期的采购价格,供各项目采购人员和相关部门使用。这样采购供应工作就能在占有可靠消息的基础上避免盲目采购,也为采购与定价制度机制的分离奠定了基础。
六、建立计算机管理系统
运用现代化的计算机管理系统加强材料管理,通过两个系统来实现,一个是材料价格系统,另一个是现场材料管理系统。材料管理系统包括三大部分:材料价格采集、分析和查询。采集系统是根据工程行业特点,制定多材料价格统计方法,通过市场调查,实地采购方式收集各种材料的信息,保存各种信息记录。分析系统是将收藏的材料价格按分公司制定的方法,将统计分析得出材料的加权平均价格(或市场价格),并可提供各种材料进行分类管理,为企业有关人员提供可靠、准确的价格信息。查询系统,实现材料数据的远程检索,并增加了一些辅助功能。其中包括材料价格查询、新材料、公共信息、搜索引擎和留言板等。
现场材料管理系统包括数据采集、查询、统计等功能。采集系统主要完成材料管理各项数据的录入工作。具体包括:录入每月的入库单、出库单、材料价值单,录入盘点数。查询系统主要完成全年各项数据的查询功能。具体包括:查询支出账、收入账、查材料余额(查任一材料的余额数)、查价格表、查部门代码、查询供货单位(查任一材料的供货单位)。
七、建立考核与激励机制
在工程公司的材料管理过程中,应建立严格的考核机制和激励机制,定期进行总结考核。根据材料管理各个环节中易出现的问题,制订材料管理考核办法和考核标准,主要包括材料基础管理、材料计划管理、材料领用、材料现场管理、回收复用修旧利废、指标完成、管理创新等七个方面,实行百分制,可按考核侧重点不同赋予不同的权重。考核实行月考核兑现制度,定期考核后兑现奖励或处罚,对发现的违规违纪行为要严肃处理。每月末根据对各单位材料考核得分情况并对照奖惩标准进行考核兑现,与基层管理技术人员浮动工资挂钩、与机关材料主管部门浮动工资挂钩、与整个公司效益工资挂钩,进一步增强全体员工的节约意识;实行基层单位材料与工资的捆绑结算,全额互补,进一步促进了大家养成“节约材料就是增加工资、浪费材料就是降低工资”的观念。
摘要:加强工程材料成本控制,对降低工程成本,提高经济效益至关重要。文章就当前工程公司材料管理内部环境的优化问题做了简要探讨,提出了完善采购管理体系、优化材料计划管理方式、材料质量控制体系、建立完善的材料供应商档案和价格信息资料库、建立计算机管理系统、建立考核与激励机制等对策。
关键词:工程公司;材料管理;内部环境
中图分类号:F540文献标识码:A
文章编号:1674-1145(2009)27-0019-02
参考文献
[1]路仲希.路基工程施工[M].北京:中国铁路出版社,2005.
采购管理系统办法范文第5篇
一、组建物资采购管理机构和物资管理信息系统
在建筑工程供应与管理实际操作中首先应从管理机构上高度重视，采购管理机构对工程所需物资的采购过程、使用、储备等行为进行计划、组织和控制。通过对建筑工程物资采购进行有效管理，以降低采购成本，加速资金周转，从而增加效益。其次选择合适的物资管理信息系统平台，物资管理信息系统由按功能方式组成的各种职能子系统构成，它们主要包括价格分析系统、合同管理系统、库存管理系统、计划采购系统、质量跟踪系统等。通过对物资管理系统的应用，可以加快采购人员工作效率。
物资管理机构的设立以及物资信息管理系统的应用，将大大提高采购组织内部管理水平及外部形象，以及减少无谓消耗，有助于降低采购管理成本，实现采购效益最大化。
二、制定物资采购计划
采购计划的制定是实施工程项目物资采购管理的第一步，一个完善的采购计划应包括：采购的范围、采购原则、项目采购人员及职责、采购部门与其他部门之间的接口关系、采购工作总体进度计划安排等内容。采购计划是把项目建设的物资构成、工艺流程、投资状况等全方位情况落实到各项具体物资采购计划行动中的一个过程，它是项目一切采购活动的实施依据。
三、供应商的选择和管理
供应商的选择与管理是采购过程中至关重要的一环，供应商选择与管理水平的高低，直接影响到采购产品的质量、进度，对于减少采购成本，保障工程的顺利进行也起着关键的作用。选择了好的供应商，并与之建立良好的合作关系，就拥有了好的产品和服务，同时可以在供需双方“互利、双赢”的原则下，最大限度地降低采购合同订货价格。
1.细分供应商，控制中间商数量
供应商是生产商还是流通商，对采购价格影响较大，低则10%，高则达50%以上。通过供应商细分，将供应商分为生产商和流通商，且以制度规定：生产商比例不低于70%，流通商比例不高于30%，能从生产厂家以出厂价直接采购的，不从中间商采购；关系到安全防护、环保等特殊物资，必须在经权威部门认定的定点或经营部门采购。
近年在采购某些国外品牌仪表、变送器、DCS成套设备等物资时，某些国外品牌仪表总因批量小或售后服务等原因不面向零星用户供货。在这种情况下，多采取向国内总询价、给区域商加一定点数的方法控制采购成本。另外，中石化集团公司出于工艺操作和备件互用等原因考虑，一般面向霍尼韦尔、西门子、ABB、福克斯波罗等四大DCS品牌进行定向国际招标，结合公司实际，可同时采购三五套，以便较好地降低采购成本。
2.建立物资供应商管理体系
供应商管理体系主要分为评价准入体系和档案管理体系(包括：供应商目录、历史价格库、供应商基本资质、物资采购分承包方年度评审)两个部分。目前，我们已经形成一个供应商考察─评价─审批─准入、档案化管理以及询价供应商确定等一系列较为完善的管理体系“采购分包方管理办法”，做到了对供应商进行动态管理。
3.进一步挖掘潜在供应商
通过创造或者扩大竞争采购的平台，利用市场机制，促使供应商不断提高产品的价格竞争力。对于目前处于卖方市场的资源，采购人员需不断努力，积极寻找、开发新的资源，缓解供求关系，逐渐创造出一个有利于采购的市场环境，从而控制采购成本。
四、物资采购方式、付款方式分析
1.开展价格对比、进行成本测算
一般来说 “货比三家”是物资采购中通用的法则，因货币三家可保证采购过程公开、公正、透明，可从源头上控制价格，有效防止暗箱操作、不正当竞争等现象的发生，对控制采购成本能起到良好的效果。但有时候也有可能出现供应商为挤进市场，而报出低于成本价的价格，从而导致供应商“以次充好”的现象或者出现个别供应商恶意串标的情况。因此，在分析厂家报价时，不应以厂家最低价为中标标准，而应该在比价的基础上对物资进行成本测算。任何物资的价格都由其原材料成本、制造成本等、管理成本、技术成本、利润、税金、市场因素等方面构成。这其中的大部分成本因素是完全可以追溯、核算的。相对准确地核算出物资主要的成本因素，把握技术、市场情况，即可获得较科学合理的订货价格，真正可以达到控制采购成本同时确保物资质量的目的。
2.战略框架协议采购
战略框架协议采购是在国际大型企业集团普遍采用的采购方式，目前在国内规模化企业中也陆续开始采用，中石化集团公司也采用这种采购模式。它是对那些工程项目常用物资，选择一些在质量管理体系、产品业绩、产品价格、信誉、服务等方面较为优秀的企业作为战略合作伙伴，签订长期的供货框架协议。由于供应商相对固定，在产品质量和交货周期上有了可靠的保证，最重要的是由于形成了规模化采购，订货价格有了很大幅度地降低。
3.选择合理的付款方式，建立良好的付款信誉
付款形式的灵活多样为降低采购成本提供了更广阔的空间。当预测钢材等常用物资市场价格将会上涨时，笔者认为，采取预付款的方式，以当期价格“锁定”资源不失为一计良策。这在原材料价格过快上涨时，有助于控制和降低采购成本。
付款周期的长短直接影响采购成本的高低，付款周期越长，供方回笼资金就越慢，其成本核算中利息所占的比重就越大，相应报价就会越高。同时，良好的付款信誉也是企业的一笔巨大财富,如果采购资金不落实，长期拖欠供应商的材料款，造成企业信誉较差，采购工作将变得被动。
五、采购人员素质培养和引导
1.物资管理及采购人员必须对行业相当了解，具有专业的素质和高度的责任心。对所采购的物资要了解。由于工程项目中各专业采购物资的种类和数量庞大繁杂，要对所有物资都能认知也是很困难的，这就要求采购人员必须不断注意学习和积累。在日常工作中应参与（组织）设备、材料技术协议的洽谈全过程，对特殊物资，也要先学习有关知识，做到心中有数。
2.物资管理及采购人员需要随时了解市场行情，对市场变化要做出及时的反映，多方了解市场变化的动态行情，分析、预测价格变化趋势，及时调整采购方法和策略。
3.物资管理人员要认真研究合同，不断学习新知识，与时俱进，不断学习相关法律、法规，在签订合同时用词严谨规范，考虑周全，避免合同漏洞，造成不必要的损失。
4.采购人员必须具备较高的职业素质，遵纪守法、树立爱岗敬业的工作理念，以公平、公正的心态对待自己的各项采购业务活动。
六、结束语
总之，工程建设项目物资采购管理以及成本控制，所采取方法，根据因其行业特征，不同于一般生产企业。只有认真研究工程项目物资采购特点，组建强大的采购管理机构、制定合理的物资采购计划、综合有关工程建设项目中物资采购的各个方面，才能确保所采购的物资价格最为合理，以达到控制、降低采购成本的目的。
参考文献：
[1]如何获取与选择报价 [M]．
[2]许鹏.浅析控制和降低物资采购成本的方法 [J]．
