采购档案管理范文第1篇

随着我国医疗的普及以及诊疗水平的不断上升，医院内医疗设备的种类和数量都在显著增加，各种临床设备已广泛应用于疾病的预防、诊断、治疗、预后等各个阶段，它是医院进行诊断治疗和科学研究的物质基础，也是提高医疗质量和工作效益的重要因素。因此医疗设备已成为评价医院现代化水平的重要参考依据，同时也能够客观反映医院的医疗水平和整体实力。由此可见，医疗设备的管理对于评价医院的医疗水平和管理水平都具有重要意义。医疗设备的档案管理是指医疗设备具体信息的记录与维护，其信息更新周期从临床科室提出需求申请开始，直至设备达到使用年限或因其他原因报废为止。设备报废后，该档案还需根据需求继续保存，以便为日后其他相同或相近设备的使用提供参考依据。

1档案管理原则

医疗设备档案是医疗设备购置、验收、使用、处置等环节中重要的资料存档，对设备使用情况具有可追溯性，对同类设备的购置和使用具有指导意义，对医学装备管理具有重要作用。根据《档案法》等相关法规，档案管理的原则包括以下几方面：①档案完整，资料真实可信，具有可追溯性；②各层级条理清晰，便于档案查询，对重要信息有适当的备份，保证档案具有较好的使用效率；③由专人负责档案管理，档案收集和使用有明确工作流程和记录。

2设备档案内容

2.1购置档案

医疗设备购置档案是指设备申请及购置过程中的全部公文资料，设备购置一般采用公开招标或院内议价两种方式。公开招标方式产生的购置档案主要包括委托协议、招标文件、政府采购合同等资料；院内采购方式产生的购置档案主要为采购合同等。此外，还需医院医学工程处形成包括设备购置申请（由需求科室提交）、大型设备专家论证、设备资质证明等相关资料（由设备生产商或供应商提供），一同并入设备购置档案留存。

2.2验收档案

医疗设备技术档案是指设备到货验收的相关资料，主要包括验收时设备配备的操作手册等相关资料、备用零部件及初始测试部件、设备验收报告、设备厂家提供的培训记录、预维护方案等。其中，为了保证设备到货准确无误、设备功能正常，验收现场应有科室负责人、医工处负责人及供应商三方人员在场，设备验收报告中应包含三方人员签字。科室自行保存所需的必要说明书及零部件，需在设备验收报告中明确标明，其余随设备一同到货的资料全部交由医学工程处登记并建立验收档案，由专人负责建档登记保管。同时，随同验收的医工处相关人员在验收完成时也需进行登记，该登记以设备验收时间顺序为依据，记录设备到货日期、到货情况、培训情况、安装科室及相关设备信息，用于设备快速查询及到货情况核对等。

2.3维修维护档案

据国外统计，不合格设备中约10%会导致严重伤害，33%会导致伤害，其他会导致轻微或潜在伤害。因此，发达国家的医院已经把医疗设备的质量检测列为医疗质量管理体系的重要内容，要求医院相关部门严格执行设备质量标准和质量控制体系，保证设备正常运行，最大程度消灭或降低由于设备故障带来的医疗事故。维修档案包括：

（1）送修登记。指设备由于故障送到医学工程处进行维修，由送修人员进行的送修和取回的记录，为保障设备流转记录的可追溯。

（2）维修记录。其主要包括：①维修人员对设备进行维修后，登记设备的故障缘由以及维修情况；②设备维修后进行质量控制检测时的检测数据。登记内容包括送修日期、送修科室、送修设备及附件、故障缘由、送修人等信息。医学工程处人员在自行维修或返厂维修后，对设备进行质量检测，在保证设备达到质量控制标准后联系科室取回设备，并在取回时完善送修记录，确定设备及附件完好齐全的情况下取回临床使用。维护记录卡是设备进行日常巡检后的相关记录，巡检工作由医工处人员去临床科室进行外观检查，主要巡视设备是否能够正常工作、外观是否完好等基础内容，与医护人员进行沟通，了解设备的使用情况，纠正不正当的操作，及时排除疑难问题，并作相关记录。记录内容包括本次维护日期、维护人、下次维护日期，并制作成卡片形式固定在设备机身上，以便查询和下次维护。当维护记录卡记录已满时，更替新的卡片并将已有卡片交由医工处相关负责人员进行统一管理。不同设备的维护周期有所不同，除颤仪、输注泵、监护仪等生命支持设备维护周期为每3个月1次，大型影像设备维护周期为半年或1年1次。

3档案管理的模式

医疗设备档案管理主要体现在收集、保管和利用3个环节。首先要依据相关法规，联系工作实际情况，制定和完善档案管理的规章制度。我院在医院档案管理办法的基础上建立和完善了医疗设备档案管理办法，并严格执行。在实行医院、医学工程处、使用科室的三级管理基础上，加强各环节管理，明确设备档案的收集归档范围，规范建立设备各项档案，注重收集设备风险评估和预防性维护的原始记录，使医疗设备档案管理更加规范化和科学化。其次，应充分利用档案的扩展律和时效律，挖掘和利用医疗设备档案资源的价值。例如，根据设备的购置档案结合维修维护档案，编写设备经济效益分析报告，为医疗设备购置前期论证、规划设备升级换代等工作提供有力的基础数据；或根据设备的验收档案结合维修维护档案为设备的临床使用和维修维护工作的开展提供指导。档案管理有多种模式，目前医院中比较常见的是以下两种。

3.1档案分类管理模式

分类管理是根据档案类别不同进行档案分类，我院采用该类管理模式，档案内容主要分为购置档案、验收档案、维修档案和其他4个类别。

（1）购置档案以购置项目为保管单位，依设备采购时间和资金来源为位置索引存放。资金来源以英文字母表示，如Z代表政府采购、Y代表院内采购等。购置档案案卷编号由采购时间、资金来源和案卷顺序组成，例如S-13-Z-1表示2013年政府采购项目1号卷案。卷脊信息还包括：项目名称、设备名称、卷内文件。每案卷购置档案中可能包含多台设备的采购信息。

（2）验收档案以设备验收批次为保管单位，依设备类别和立卷顺序分别为一级位置索引和二级位置索引分类顺序存放。设备类别以英文字母表示，如A代表心电类、D代表超声类等。验收档案案卷编号由设备类别、档案在该类别中的序号和档案的卷号组成。例如S-D-17-1表示超声类别中17号卷案的第1卷。卷脊信息还包括案卷题名、生产商、产地、编制日期等信息。详细的卷案目录、卷内目录和卷内文件的档案编号登记均为档案调用效率提供了保障。

（3）维修档案根据设备的种类和维修维护的模式分为：①小型设备的送修记录采取统一登记，其预防性维护记录和质量控制记录采取分类登记，且均实现了电子化管理，以便查询和统计；②保修设备，包括核磁共振、CT、X线血管造影机等，其维修记录和预防性维护记录由服务商的专业技术人员出具，以独立设备为保管单位，依设备采购时间和种类为位置索引存放，便于核对设备维修详情和年度维护进度，能够对公司的设备预防性维护工作起到监督和敦促的重要作用。

（4）其他档案是相对独立的记录档案，包括设备计量合格证、设备巡检记录卡、不良事件上报记录等。档案分类管理要求档案人员在档案利用时，能根据利用需求，快速定位档案类别，定位档案卷案，提取档案信息。

3.2档案集中管理模式

档案集中管理是以设备主体为保管单位，依立卷时间为位置索引，即每台设备建立一卷档案，每卷档案包含设备的全部信息。从科室提交设备申请开始为设备立卷，档案中包含设备购置申请论证、购置合同等资料、设备验收资料、设备维修维护记录、售后服务记录等档案信息，随着设备使用，信息不断增加，直到该设备报废时，设备档案停止更新。已报废设备的档案应根据医院自身情况及相关档案管理规则，保存一定年限，为后期设备信息查询及设备更新换代提供依据。目前，首都儿科研究所、北京大学人民医院等医院采用该管理模式。

4讨论

档案分类管理的方法比较便于同类或同期档案的集中管理，有利于设备之间相同或相近信息的横向比较。不论是以项目类别划分的购置档案，还是以类别划分的技术档案，都能够在查找特定档案的同时对比同期或同类其他档案内容，使得管理人员对于档案内容具有感知，便于档案的整体管理。在档案编目过程中，分类管理的方法能够便于档案分开管理，有助于档案存储和相关统计工作；在档案调用过程中，该方法能够缩小被调用档案所在区域的范围，有效提高档案查询和调用的效率。该方法实施过程中也有许多弊端。例如，由于档案内容缺乏一定的连贯性，因此如果需要单一设备的所有档案，就需分别查找多个区域才能将全部内容拼接在一起；每一部分档案都需要独立的空间存储，在设备量较大而存储区域有限的情况下，该方法容易导致存放混乱，容易出现人为错误的现象等。档案集中管理的方便比较便于单个设备全生命周期的管理，有利于单个设备使用过程中的纵向比较。由于每件档案中包含一台设备的各类档案，在查找特定档案时能够获取该设备有关的全部信息，同时在存放过程中能够节约空间，方便存放。由于所有档案的统一管理，使得管理人员能够较容易检查设备档案是否全面，并针对不齐全的档案作出相关处理。在档案编目过程中，档案集中管理的方法能够便于档案整体管理，有助于统计设备使用过程中的连续性问题；在档案调用过程中，该方法能够快速查询与特定设备有关的全部信息，保证设备信息的完整性。该方法的不足之处在于，档案的建立依赖于单个设备的到货时间，因此档案建立顺序受时间影响较大；又由于设备资料常有无法一次性到齐的情况，导致设备技术档案容易延迟建档或出现多次弥补的情况，致使档案的时间排序标准不统一，给管理工作带来诸多不便；设备在使用过程中维修维护记录在不断更新，造成技术档案被频繁修改，加大了人工工作量，间接提高了档案管理成本等。

5展望

档案管理是医院医疗设备管理最基础的工作内容，未来发展趋势具有以下两个方向：

（1）综合性。

本文介绍的两种方法均在不同医院中实施，充分说明两种方法各有利弊，需要医院结合自身情况选择适合的管理模式。医学工程处及相关部门也可以根据两种不同方式进行综合管理，在发扬单个管理模式长处的同时，有效减少和避免单个模式的弊端，使得医疗设备档案管理工作能够更加便捷，为临床使用和设备本身工作提供有力保障。

（2）信息化。

采购档案管理范文第2篇

〔关键词〕医疗设备；设备档案；档案管理

医疗设备档案是指医疗设备从购置、验收到使用、维修、报废全过程中形成的设备资料、影像载体、审批文件和其他记录[1]。医疗设备是当今医院现代化发展的重要环节，这尤为突出医疗设备档案管理的作用。如何结合医院自身运营特性，寻求一个高效、科学、系统的医疗设备档案管理办法，对加强设备管理、解决医疗纠纷、提高经济效益有重要意义。

1医疗设备档案管理的必要性

为提高医疗技术水平，医院逐步引进大量高、精、尖的医疗设备，使得医疗设备档案内容增多、信息量大、涉及范围广。医疗设备档案管理是系统管理医疗设备的基础。医疗设备档案管理主要体现在收集、保管和利用3个方面[2]。医疗设备档案能够准确有效地为同类设备的更新换代提供依据，是设备保养、检修的必备条件，能保障医院合法权益，为医院提供必要的法律依据。

2医疗设备档案的管理现状

我院按照“一合同一档”原则建立医疗设备档案，由医学装备管理科兼职管理。单价1万元以上的医疗设备均建立医疗设备档案，以1份合同为单位进行验收和建档，存入综合档案室。兼职档案管理员每月录入验收完成的设备信息至《设备档案表》，如设备的所属科室、型号、价格、资产编号、保修期、厂家联系方式等。医疗设备档案包含静态档案[3]、动态档案和报废资料。静态档案参照档案整理顺序表进行归档，见表1。不同采购方式产生的静态档案不同，我院医疗设备的采购方式分为5万元以下院内询价，5万至10万院内磋商或谈判，10万元以上交由招标机构进行采购。动态档案包括维修保养记录、设备保修购买记录、设备配件增值记录[4]、计量检测报告。报废资料含科室申请报废单，经由设备维修科长和主管院长签字审批后生效。设备档案按照以下规则编号，如C101-2，C为设备档案标记号，101为设备档案序列号，2为案卷号。

3加强医疗设备档案的管理与建议

3.1合理规划归档范围

合理规划医疗设备档案的归档范围，不仅能有效解决档案室的存放压力，还能大大减轻档案管理员的工作量。小型医疗设备投资回收期短，创收高，近几年小型设备档案数量剧增。我院2016年度设备档案共66份，5万元以下37份、占比56%，5万元以上29份、占比44%；2015年度设备档案共69份，5万元以下30份、占比43%，5万元以上39份、占比57%。目前小型医疗设备档案主要用作同类设备购买的参考和保修期等信息查询。根据《医疗卫生机构医学装备管理办法》中第四章的使用管理中的第三十二条：“单价在5万元及以上的医学装备应当建立管理档案。内容主要包括申购资料、技术资料及使用维修资料。单价5万元以下的医学装备，医疗卫生机构可根据实际情况确定具体管理方式。”医学装备管理科根据实际情况，将5万元以下的医疗设备档案分类处理，标记编号为CC，并减少档案的制作工序，另存放于医学装备管理科。

3.2设备档案信息化管理

医疗设备档案信息化是将建档过程中产生的文档资料等采集至医疗设备管理系统中，以实现档案信息的快速补充、登记、检索、汇编，对后期的档案调阅、检查、维修等工作的顺利进行起着关键作用[5]。医疗设备档案的管理应以提高档案管理效率，加大档案资源共享，准确、快速地向社会提供有利的信息资源为宗旨[6]。目前我院的医疗设备信息化管理最为薄弱，无法快速响应临床科室的档案需求，只能由兼职档案管理员从《设备档案表》中查询设备信息，或再到档案室查找原始纸质资料。建立医疗设备管理系统实现档案信息化管理就能很好地解决临床需求，并大大提高工作效率。医疗设备管理系统应包含采购模块、验收模块、档案模块、维修模块、科室查询模块。从设备资料较为齐全的验收阶段开始建档，验收人员将资料录入系统，档案兼职管理员可从验收模块中将部分数据调至档案模块，归档后无法更改档案信息，各临床科室人员仅有查询信息功能。使用高速扫描设备将关键的档案资料如采购申请与批复、技术参数、合同、验收表、说明书、操作手册等扫描至系统，形成电子档案，供临床科室下载应用，实现档案资源快速共享。科室可自行查看下载设备采购合同、招标技术参数、说明书、操作手册，对后期购置同类设备有重大参考意义。电子化管理档案是目前发展的趋势，是科学有效管理档案的充分条件。

3.3动态档案的管理

动态档案产生于医疗设备的运行过程中，管理零散。如维修记录单的不连续增加，使得之前的档案盒中存放位置不足；设备科的维修记录单零散，上交时间不统一，且无记录档案号使之一一对应。这不仅增加了档案管理员的工作量，且增大了档案资料缺失的概率。档案管理人员制作档案时应考虑实际情况合理制作档案，且应加强自身的综合素质，加强专业学习培训，才能管理好医疗设备档案，使之发挥最大用处；设备科维修员应在维修记录单上写上档案号，按顺序整理好并统一在规定时间段上交。档案管理员应及时将维修记录单补充到对应档案盒中，并于医疗设备管理系统中进行登记。动态档案的管理更需由档案制度落实规范管理。

4总结

医疗设备档案的管理工作量多而繁杂，为了提高医疗设备的使用效益，必须提高设备档案的利用率。健全档案制度，落实规则，明确人员分工；收集完整的档案资料；在借阅制度中保管好档案；加强管理人员的综合素质；加快智能医疗设备档案管理，充分利用设备档案的分析作用，解决临床科室需求，避免设备闲置浪费，提高设备经济效益[7]，以提高医院的综合效益。

［参考文献］

［1］方立.医疗设备档案管理分析[J].医学信息，2014（10）：29.

［2］吴萍，吴天棋，白玫.医院医疗设备档案管理与使用的探讨[J].中国医疗设备，2015，30（12）：157-159.

［3］姚文坡，黄亚萍，孙涛，等.医疗设备档案信息化管理的探讨[J].中国医疗设备，2017，32（1）：136-138，141.

［4］陈薇薇，冷文，许锋.基于医院新财务制度的医疗设备档案管理策略[J].中国医学装备，2013，10（12）：84-86.

［5］徐世宁，晁勇，帅万钧.医疗设备档案信息化管理及新技术应用探讨[J].医疗卫生装备，2013，34（3）：125-126，140.

［6］曾冬梅，张正军.精益管理在医疗设备档案管理中的应用[J].中国医疗设备，2013，28（2）：63-64，57.

［7］钱明理，黄丹青.公立医院大型医疗设备绩效评估[J].解放军医院管理杂志，2012，19（5）：424-427.

采购档案管理范文第3篇

目的:医学装备档案管理工作是医学装备管理部门的基础工作，而且有卫生部制定的管理办法作为向导，我们以此办法为依据探讨档案管理工作的重要性及如何做好这部分工作。方法:结合医院实际情况，并以作者在医院十多年的工作经验，通过统计2007年之前至今收集到的档案资料，并结合卫生部2011年下发的《医疗卫生机构医学装备管理办法》，进行针对性分析和探讨。结果:2007年之前购置的大部分设备的档案资料缺失，如今的管理工作困难，无论是维修还是后期管理，例如报废等均存在问题。2010年之前由于我院档案管理工作没有进行专业化管理，没有发挥出医学装备档案应有的效果。结论:医学装备管理部门要对医学装备进行全生命周期管理，对档案资料统一管理，分级负责、权责一致，不仅能提高本部门的管理效能，还能提高设备使用率。

关键词:

档案管理；管理办法；重要性；重点内容；档案登记表；固定资产；台账

1前言

档案管理从宏观上说，是直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。在医学装备管理中，档案管理是医学装备管理的重要内容，它是医学装备购入时的原始资料以及在使用过程中的所有情况进行登记备案的资料，也是医院管理工作中最基本的组成部分。

2档案管理工作的基本组成

2．1档案的作用概述

医学装备管理工作大体分为计划采购、维修、经济效益分析和其他一些日常管理工作，例如质量管理、器械不良事件管理、计量管理和报废管理等。要做好这些工作，前提是必须对每台设备的全生命周期有着充分的认知度，我们可以从每台设备的档案里，了解每一次维修和工艺结构上的改造，了解设备的使用情况，了解生产厂家和维修工程师的最新动向，了解设备更新换代的情况等。这样，才能更好地将这台设备充分利用，为医院获得最大的社会和经济效益，也为下一次采购同类设备做好准备。

2．2档案管理工作的结构组成

档案管理工作在硬件设施上，包括档案室、现代化信息设备(例如电脑、打印机等)，如果有条件，可以加入档案管理软件;在人员配置上，需要专职或兼职的档案管理员;在内容形式上，是根据卫生部最新下发的《医疗卫生机构医学装备管理办法》中规定的医学装备(是指医疗卫生机构中用于医疗、教学、科研、预防、保健等工作，具有卫生专业技术特征的仪器设备、器械、耗材和医学信息系统等的总称)，及其他装备的完整资料，即设备全生命周期的完整资料。

3实例展示

为了使档案管理工作的重要性阐述的更清楚明白，我抽取4个科室，每个科室抽取5份档案资料进行统计，并结合我院实际情况，以2007年和2010年作为两个医学装备购进时间结点，因为2007年前后是档案资料收集全面与否的转折点。而2010年则是我们医院的档案管理工作正式开始的起点。具体统计如表1。

4讨论

4．1从表

1中可以看出以下几个问题，并就这些问题进行分析讨论(1)2007年之前购进的医学装备档案基本缺失，这部分设备管理维护困难，因为购进年代较久，却仍在使用，档案里没有厂家联系电话，也无法核实当时的供货商是谁，导致有些设备就此闲置或报废。(2)2007年后购进的医学装备的使用说明书基本齐全，但是由于没有专业化统一管理，一些资料，例如论证报告、批复文件等没有收集齐全，那么查此部分设备的购进渠道和购进原由时就无法查清，导致有些设备后期管理过程中出现问题，比如某台设备到报废年限时，最初是由哪个科室提出论证申请购买的，购进后有无调拨，目前存放地点在哪里等都不明确，进而无法进行正常的报废流程。(3)自2010年以来，通过学习卫生部下发的《医疗卫生机构医学装备管理办法》，其中依据第四章，第三十条至第三十二条，我们制定并逐步完善本院的医学装备档案管理制度，明确全院医学装备的档案管理的内容，之后批复文件、论证报告、技术协议和合同之类的原始资料基本保存完整。

4．2总结

通过这些年对档案管理工作的逐步细化、加深，我院的设备使用率大大提高，一台设备的使用人员由于退休或其它原因，离开本院，下一位使用人员通过调取该设备档案，查看说明书、咨询厂家等方式获得了该设备的使用方法和耗材成本等一系列信息，重新将此台设备利用起来，没有出现无人会用、机器闲置等现象，而是继续为患者治疗，为科室提高效益。而且后续的设备维修效果良好，经济效益分析准确，质量控制评估合理。可见，档案管理工作在医学装备管理的重点工作中占有一席之位。

5档案管理工作的重点内容

5．1根据医院的实际情况，编制档案管理制度，制定固定资产台账

在制度的约束下，收集设备资料，做好统计，放入档案盒存档。所有医学装备，要按照《医疗卫生机构医学装备管理办法》中规定的，依据《全国卫生行业医疗器械、仪器设备(商品、物资)分类与代码》对每台设备进行编码，建立全院固定资产总台帐。固定资产台账是动态的，实时更新的，档案管理工作也要随着台账的变化而变化。我院的固定资产总台账是每年年底更新一次，由专人建立，截止日期是每年的12月31日，分户台账则是发给全院各科室分级管理。台账的编制要与时俱进，越来越完善。图1和图2是我们医院2008年和2013年以后的两个固定资产台帐表的对比。从图1和图2可以看出，改良后的表较之前的表多了很多规范化的内容:(1)增加了医院资产代码。医院资产代码是根据《全国卫生行业医疗器械、仪器设备(商品、物资)分类与代码》查找编制的，符合《医疗卫生机构医学装备管理办法》中的相关规定。(2)能看出我院对固定资产管理基本形成了分级管理。保管科室是使用科室，管理科室是设备科，科室主任是科室第一负责人，每一台设备都有专门的设备管理责任人负责，最终由设备主管院长签字认可，做到了医院，医学装备管理部门，使用科室三级管理。(3)去掉了存放地点和金额，增加了备注栏。存放地点或其他需要备注的信息，如果需要填写，可以由使用科室增加到备注栏里，提高了表格的灵活性。去掉设备的原值，是为了让使用科室有问题直接联系医院设备管理部门，例如设备科，由专业管理人员告知目前此设备最准确的现状分析，比如折旧费、折旧年限和资产净值等，而不是武断地得出错误的结果。

5．2做好档案登记表

在一份设备档案里，档案登记表好比这份档案的脸面，它被设计得好，会让翻阅的人一目了然，目的明确的快速找到相关信息。在档案登记表的设计当中，需要注意以下几点:(1)档案登记表里的表单种类不能过多，内容不要重复，尽量在一张表上完成所有的基础信息，内容上要完整、紧凑。(2)其他资料，例如设备验收报告可以设备厂家出具的验收报告单为主，将客户联或复印件留存，一一按顺序插在档案登记表的后面。(3)相关人员签字的区域要划分清晰，分栏设计，并注明需要谁签字，否则容易混淆签错。如图3所示。

5．3编制档案目录

并按照档案目录，依次收集整理所有资料，例如论证报告、技术协议、投标文件、中标合同、安装验收单等。资料必须真实、可靠。在时间上要有可追溯性。第四，继续提高档案管理人员的素质水平，增强档案管理意识。档案管理人员在平时工作中要认真负责，懂得并遵循保密原则，并提高档案管理权限。经常参加类似档案管理、固定资产管理等的培训。

6结论

综上所述，档案管理工作是基础，是重点，要在实际工作中总结经验教训并有所改善。

6．1档案管理制度还需再完善，工作内容还需再细化

档案管理制度不是一经制定，永不改变的，而是随着工作成熟程度的加深在逐步完善，在其他制度的衬托和有效执行下，档案资料管理制度才有它的实际意义。所以，档案管理工作不仅是在医学装备安装验收完成之后进行，还要在设备未进入医院之前开展，比如将调研资料、论证会议纪要、各种签字留档的文件等都要保存妥当，除此之外，还有申请某些大型医疗设备的配置和一些投资金额较大的项目都会有批复文件，也要保存好。设备使用中期，维修资料，使用过程中的借调、改造、再培训等资料都要在日常工作中收集完整并存档。

6．2档案要分类存放

在用设备和报废设备的资料要分开存放，报废设备的资料要根据实际情况，经过院里讨论后，决定是继续保存还是废止;医院正常采购的固定资产档案和非正常渠道进入医院(例如租借、外单位调拨等)的医学装备档案要分开存放，便于后期管理。

6．3档案调取的制度和流程要更规范

档案调取要经过档案管理员确定后方可执行。如果要外借，需要在使用科室主任认可后，签署借条，限定归还时间后借取，并将借条存档并登记，确保档案安全、妥当的运用。

6．4定期对档案室的资料进行整理

档案管理员定期对档案室的资料进行检查，重复或者作废的资料要及时取出销毁，新入的资料要按时间顺序插入档案，有问题的资料要及时汇报上级主管领导，及时解决并记录，要时刻保持档案的真实性和新鲜性。

6．5继续提高档案管理人员的素质水平，增强档案管理意识

医院首先要明白档案管理工作的重要性，加大宣传力度，让档案管理人员参加各类培训，不断提升档案管理工作的能力，不断改进档案管理工作的方法，使档案管理工作更加规范。档案管理工作是一项常态化工作，时间久了，会产生疲乏感，要不时地在工作中加入创新理念，提高员工积极性，让档案管理工作持续、创新的进行下去。

参考文献:

［1］曹荣桂，赵自林．医院管理学———医学装备管理分册(第2版)［M］．北京:人民卫生出版社，2011:87～90．

［2］杨琼．医疗设备档案的建立与利用［J］．医疗设备，2017(05):61～62．

［3］杨朴．浅谈如何做好医院档案管理工作———建立档案管理系统［J］．饮食保健，2007，4(01):275

［4］杨军．新形势下医院档案管理工作的新思路探究［J］．特别健康，2017(14):236．

采购档案管理范文第4篇

高校资产无论是有形资产还是无形资产的管理，都具有客观性，其档案管理工作同样要符合资产管理和档案管理的一般规律。从内容来说，一般可分为存证性档案、使用档案和制度性档案三种类型。存证性档案是记录资产购置、形成和灭失情况的档案，包括资产的购置、安装、调试、销毁等方面的资料；使用性档案则是记录资产使用、维护，产生的客观效益等方面的档案，它是高校资产档案管理的主体内容；制度性档案则是记录高校为做好资产档案管理工作所制订的各种规章制度及其实施情况的档案。这三类档案中任何一类档案的缺失意味着高校资产管理档案内容体系的重大缺陷，不可偏颇。同时，我们应该看到，与高校资产档案运行体系相对应的，这三类档案的管理不是一种单一、平面的管理，而是立体、多级的差别性管理。以使用档案为例，学校、院系，资产领用（保管）人都需要进行相应的资产档案管理，这种管理是有所区别的。从范围看，学校层面需要对全校的资产档案进行管理，院系只对本部门的资产档案进行管理，而资产领用（管理）人则只需记录、整理与自己相关的少数资产的档案资料。从侧重点看，学校比较重视资产效益与安全方面的档案记录与分析；院系除此之外，还会重视资产维护、调整方面的记录情况；而资产领用（保管）人则注重本人所管理资产的原始使用记录。这三类多级的资产档案管理内容体系各有侧重，各司其责，共同完整、立体地描述出高校资产管理的真实情况。

二、明确评价主体，构建二维动态评监体系

有资产，就有资产运用，就会产生资产管理档案。由于高校资产档案涉及面广，每个单位、每个职工都有可能是相关档案的产生者；动态性强，每时每刻都在产生新资料。要做好高校的资产档案管理工作，需要有一套科学的评监体系。高校资产管理档案的评监体系应是二维的评监体系。一方面，应从档案的角度出发，评价各单位资产档案收集、整理、保管、分析利用的质量；另一方面，还应从资产管理出发，从档案中去分析资产管理的效益性和安全性，寻找改进措施。资产档案的评监体系也应是一个动态的评监体系。动态主要体现在监控上，应定期、不定期对资产档案管理的某个环节或多个环节进行检查、督促，及时掌握工作状态，促进质量提高。有条件的单位可开发网格管理系统，实现即时性管理。

三、明确投入主体，构建质量支持保障体系

采购档案管理范文第5篇

关键词：大型企业；档案管理；优化策略；信息化

近年来，随着我国经济和政治体制改革的不断深入，大型企业集团也在不断壮大发展，这给档案管理的方式、方法带来了新的需求与挑战。如何使落后的档案管理模式以适应新时展的要求，从而提升档案管理水平，是当前大型企业档案管理工作者迫切需要解决的问题[1-3]。

1案例公司档案概况

上海烟草集团有限责任公司（下简称集团公司）现拥有14间档案库房与1间档案调阅室，存放着超过11万卷（件）档案。随着档案工作的不断深入与发展，集团公司每年档案的增量都维持在一定的水平。

2公司档案管理现状

2.1规章制度覆盖率存在不足

档案工作的规章制度一般包括工作规章、管理制度、业务规范三大方面。集团公司在档案制度标准建设方面起步较早，覆盖范围较广，建立了一系列制度标准。但随着当下社会改革的不断深化和创新，档案管理的工作内容不断增加，档案管理的工作要求也不断提高，集团公司现有的制度规章仍存在管理盲区，其覆盖率有待进一步提升。

2.2整体管理水平有待提升

多年来，集团公司档案组通过行业档案工作指导、行业档案达标验收等方式方法，一步步帮助企业下属各单位建立档案管理工作、提升档案管理水平。但由于档案组自身基础工作量大、行业各单位起点不一、办公地点分布较广等原因，行业管理现在只能作为一个阶段性工作开展，无法通过有效手段对下属各单位进行常态化、跟踪式管理。此外，下属各单位的档案工作还存在着管理水平参差不齐、差距较大等问题，如何帮助管理水平靠后的单位尽快提升档案管理水平，这也是目前面临的一大问题。

2.3信息化建设较为迟缓

集团公司现在使用的档案管理软件较为落后，且下属各单位的档案管理软件使用率不到10%。借助目前的软件，集团公司虽然可以达到自身档案信息化管理的目的，但是由于技术架构等方面的原因，此软件的功能无法进一步提升，也无法达到企业全覆盖、统一使用管理的要求。因此，开发上线一款更符合现代档案管理要求、功能更为丰富的档案管理软件势在必行。随着时代、技术的发展，电子阅档由于其便捷性、科学性而逐渐为大众所接受与推崇。但想要实现这一功能，首先要做到实体档案电子化。针对这一情况，集团公司对自身已有档案进行了梳理和分析，对可电子化的档案进行了排摸。经过几年的努力与探索，文书档案电子化覆盖率已达到70%～80%。但下属各单位档案实体借阅为主要查阅方式，限制了工作效率的提升。

3档案管理的优化策略

3.1与时俱进，不断优化档案制度与标准

随着社会、经济、人们工作方式的不断变化，国家新标准、新规范的出台以及档案行政规范性文件有效期届满修订等工作的开展，档案管理工作也在悄然发生着改变，新知识、新技术、新方法不断涌现，因此，档案管理工作制度也必须适应新形势的要求。企业应时刻关注国家、上级单位出台的各类档案相关政策、制度、标准，及时研究、落实转化，并结合企业实际情况不断健全企业的档案管理体制，在企业发展进程中不断完善自我，从而保证档案管理的目标与企业目标相一致，与企业发展相适应。

3.2“人才强档”，着力加强队伍建设与培训

伴随着国家经济社会的快速发展，各行各业对档案专业人才的需求也不断变化，主要表现为对高层次、综合性、复合型人才需求日益增长。对档案管理人员的需求不能仅满足于具有专业基础知识和方法，更加需要能够解决实际工作问题，这部分人需要具有创造性思维，能够独立、自主地发现问题、分析问题、解决问题，提出新的思路与观点。因此，要坚持以“人才强档”战略为指导，进一步加强档案教育培训与交流工作，学习引进新思路、新方法，提升档案人才培养力度，打通档案人员成长途径，解放思想、开阔视野、创新理念，着力建设一支高素质的档案人才队伍。

3.3信息升级，尽快推进集团档案管理平台上线运行

随着电子档案数量的日益增多，集团档案网络化、资源共享化的模式是未来档案发展的必由之路，升级优化档案管理软件迫在眉睫。开发、使用满足现代化使用需要的档案管理系统，不仅可使集团各公司基于同一个档案信息化平台进行档案资料的整理、录入及借阅利用，而且能达到操作简捷、查阅快速、数据共享、存用安全和免安装维护的效果，从而在档案管理信息化建设过程中，实现纸质档案数字化以及电子档案的规范存储管理。通过各类网络实现档案的在线查询利用，还能实现以下三方面效益：1）节省时间和人力。集团公司下属各单位现档案管理人员除档案管理外，还承担着其他工作职责。同时，多数单位对于档案的整理主要依靠手工收集、整编、管理及提供利用，工作量大，效率不高。而使用档案管理软件后，档案管理更多体现的是自动化、实时化、网络化，可以为日常档案工作有效地节省出一部分工作时间和人力。2）提高公司各部门档案利用的效率。纸质的实体不能形成信息网络，这给档案管理、统计及对外交流等带来了很大的不便，大大降低了工作效率。而档案信息化的建立可以使立档单位形成一个完整的档案信息化网络。档案管理实现信息化后，档案的查阅、借阅、浏览均可以在内部网络上完成，减少了不必要的事务性工作，从而提高员工的工作效率。而实体档案、纸质档案等的使用，也可以在内部网络实现先申请、再调档的流程，经过严格的审批流程控制，避免反复申请、核实，无目的性查阅等无效操作。3）降低企业重要资产管控的风险。通过档案信息化建设，将各类档案资料纳入科学管理体系，通过合理的查阅授权、使用控制，明确借阅责任人和查阅范围，降低档案实体外借可能导致的丢失、损坏、外流等种种风险。

3.4依托平台，建立企业各单位档案常态化管理手段

建立统一的档案信息管理平台后，改变了以往集团公司与下属单位档案工作交流的方式，使集团公司与下属各单位间的档案互通成为了可能。依托这个优势，挖掘平台潜力，建立起下属各单位档案常态化管理手段，保证档案工作持续推进提升，成为了行业管理的一个新的潜力点。

3.5融会贯通，打通企业档案流转的技术壁垒

随着信息化的不断发展、电子信息技术的不断进步，企业各个业务系统的运行必然会产生各类具有价值的档案材料。在实际工作中，特别是审计、规范等环节，采购环节所产生的采购材料、财务系统所产生的财务材料等档案材料具有非常高的利用频率与利用价值，但往往因为系统开发的独立性，此类系统在企业内很少与档案系统进行互通，造成了后期许多人力、物力的重复及浪费。因此，在档案信息系统建立后，档案管理人员还应结合实际，不断升级优化档案系统，打通企业内部电子档案流转的技术壁垒，真正有效地从源头上收集、规范、归档企业档案，形成良性流转机制。

4结语

随着时代进步，企业发展，大型企业的档案管理工作也面临着新的困难与挑战，一些旧有的管理模式已无法适应新形势下的要求。因此，探索新时代背景下大型多地化办公企业的档案管理方式就显得尤为重要。本文主要从制度建设、人才培养以及信息化平台建立等方面出发，探索并提出了大型企业提升档案管理水平的相关优化策略，可为类似的大型集团公司档案管理工作提供一些参考思路。

参考文献

[1]上海市档案局.档案管理理论与实务[M].上海:上海教育出版社,2016.

[2]杨红.档案管理[M].上海:上海社会科学院出版社,2010.