行政档案管理范文第1篇

本文首先阐述了法定的档案行政管理职能，并从依法行政、分级管理以及增加机构、加强内部监督三个方面，对如何才能做好档案行政管理工作进行了分析。

关键词：

依法行政；行政管理；执法

计划经济时期，档案实行行政式管理主要凭借指令性的业务指导来完成，档案要想发挥行政管理职能则必须依据行政命令才能实行。所以在计划经济时期，指令性的业务指导有效推动了档案事业的健康发展。在计划经济时期，人们虽然也将其理解为业务指导，但都意识到这种类型的业务指导带有明显的强制性，因此，在一定意义上可以说，也可以将其认为是法和命令，要求下级部门一定要无条件执行，依靠行政性命令档案工作才能有效进行，带有一定的强制色彩。这种情况并不只是存在于档案行政管理部门当中，在计划经济时期全部行政机关都带有这样的特点。我国实行改革开放已经30多年了，当前已经发展为社会主义市场经济时期，政府式的行政管理已与当前发展的时代不相适应。因此，依法行政得到了人们的认可。在这种变化当中，首当其冲的是档案部门。随着依法行政的逐步实行，国家推出了《档案法》，进一步明确定位了档案行政管理部门的主要任务。当前人们也高度重视依法行政的实施，重新认识到档案行政管理职能，计划经济时期的指令性业务指导已与当前时展不相适应，因此务必实行依法行政。而行政档案行政管理职能的部门，也不再属于一个固定的部门，同时承担着业务指导与法规的制订工作。但由于受到传统意识的影响，人们的日常行动还没有体现这种认识，特别是在当前的基层，指令性的业务指导依然占有较为重要的成分。

一、法定的档案行政管理职能简释

依据《档案法》第六条“县级以上地方人民政府的档案行政管理部门负责管理本地的档案事业，同时具有指导与监督当地机关、团体、企业事业单位档案工作的责任。”从中可以明确，档案行政管理主要针对的是社会档案事务，但不是管理实体档案或档案工作。也就是说这种管理主要是管事而不是管理一个单位一个部门，更不能管理当中的某一个人。也可以这样说，档案行政管理主要负责与档案工作有关的工作和事。而管理不重视结果，重点关注的是管理过程。在以前的档案管理工作中，档案工作只是重点指导一个系统一个单位的档案管理工作，主要是提高档案工作人员水平，使其能够做到科学管理内部档案实体。所以档案行政管理部门工作面临着大量的困难，虽然也做了大量的服务工作，但却得不到相关部门的认可。

二、如何才能做好档案行政管理工作

（一）档案行政管理必须依法行政。在行政管理过程中要求首先做到依法行政，档案行政管理也适用于这一点。在依法行政过程中，当中的依法包括《档案法》，但还包括关系到档案事务的一切法律法规。《档案法》具有核心地位，档案行政管理部门在开展工作中首先要遵守《档案法》，需要提出的是其中的内容和要求原则化严重，不具备明确的操作措施，所以在实行档案行政管理过程中，就不可避免地应用一切关系到档案事务的法律法规，只有做到上述这些，才能顺利开展各项工作，才能使档案行政管理收到较好的效果。有统计数字显示，在河南省与“档案”有关的法律法规就有17部之多。这些与档案管理有关的法律法规全部适用于档案行政管理工作。在实际开展档案行政管理工作中发挥这些涉及到档案事务法律法规的作用，可以有效解决档案实际管理过程中出现的“不到位”问题。

（二）档案行政管理必须遵循分级管理的原则。依据《档案法》要求，档案行政管理要实行“统一领导，分级管理”，同时明确指出了不同档案行政管理部门的工作职能与权限。所以，在实际档案行政管理工作中一定要依据法律规定去落实，不然就有可能出现“越位”现象。如在实际工作过程中，在业务考核指标中把村级建档工作下发到各级档案管理部门，如果县级档案管理部门将其理解为一项重要的档案管理工作，要实行亲自入村开展指导与帮助，但其实这种做法不符合上述管理规定，没有遵守自身行政管理职能的规定，属于管理中的“越位”。而应该采取的做法是，以《档案法》和《村民委员会组织法》为基础，对乡镇、民政部门的档案机构工作进行指导与监督。也可以这样认为，在实际开展档案行政管理过程中，要以《档案法》为主要依据，同时结合与档案管理工作有关的法律法规开展规范性管理。真正做到分级管理，实现对档案管理部门的指导与监督工作，做到这一点，档案行政管理工作就不会出现“越位”现象。在当前的档案行政管理部门当中，都设置有业务指导与法规科，要求业务指导部门不适宜再沿用当前名称，可以改为档案管理指导处与档案指导处，主要工作就是在档案管理工作中进行指导、奖励、培训、宣传、教育等，不再带有强制性特点。法规处的主要职责是检查档案行政管理工作、处罚工作、执法监督等，制订档案业务标准、规范、政策等文件，还具有一定的强制性特点。

（三）增加机构，加强内部监督。要想实现依法行政的目的，首先要做好内部监督工作。在一定条件下，可以设置档案执法处，也可以称为“档案执法队”，主要负责强制性工作，其中，可以自行处理一些违法案件。法规处的主要职责就是档案行政监督、审核执法队处理一些案件的情况、制订业务标准等，负责监督同级档案馆的工作、监督下一级档案部门的工作、进行行政监督等。档案管理指导处的主要任务就是执行一些非强制性指导命令。

参考文献：

[1]杨凯.浅议转变档案行政管理职能的动因[J].档案管理.2013(01).

[2]陈宏霞.也谈档案行政管理的特征[J].档案管理.2012(01).

行政档案管理范文第2篇

行政法是调整国家行政管理中各种社会关系的法律规范的总和，行政法的“重心是控制和规范行政权，保护行政相对人的合法权益”。[1]《档案法》（包括《档案法实施办法》）是行政法，但是，档案界对《档案法》约束控制档案行政管理权力的认识不足，这不仅不利于依法治档，也不利于档案行政管理依法行政，应该引起档案界同仁的重视。

1 对《档案法》的认识与实施

《档案法》的颁布实施之初，对《档案法》的认识还是比较到位的。在《档案工作》杂志1987年第10期的社论中指出：“我国《档案法》具有显明的社会性，它不只是为档案部门行使权力的一种立法，而且是立足于国家和着眼于让会，……正确地调节国家与集体和个人之间正当利益的行为规范。各级档案部门和档案工作者，必须明确，在法律面前不仅应当和其他普通公民一样享有完全平等的权利，而且，从自身工作职责而言，应当具有更加严格的遵法义务和高度的遵法意识。这就要求，我们必须认真学习《档案法》，全面理解其精神实质，而且，要以身作则，……自觉地树立严格依法办事的法制观念。要虚心接受人民群众的监督，……使自己成为执行《档案法》的模范。”[2]1987年9月7日印发的《国家档案局关于认真贯彻执行<中华人民共和国档案法>的通知》中也强调：“各级档案部门在开展档案工作中，要依法办事，制定各种规章制度必须以《档案法》为准绳；处理一切档案事务必须遵循《档案法》的原则，绝不能超越《档案法》允许的范围。”[3]从中看出，当时，已认识到《档案法》既赋予了档案行政管理部门一定的权力，又将其控制约束在一定的范围内，并强调档案行政管理部门要依法办事，不能超越《档案法》允许的范围，做执行《档案法》的模范。然而，随后的认识却发生了变化，形成几乎“一边倒”的现象，就是基本上把《档案法》作为管理档案事业的权力工具来看待，最典型的是把《档案法》当“武器”的观点。据对知网检索，在“档案及博物馆”学科中以“《档案法》”并且包含“武器”为检索词，以“全文”为检索项进行检索，共检索到相关文献815篇，时间从1987年一直持续到2012年。这里，随手摘录几段：

把《档案法》当“武器”的认识，最早是1987年王庆成提出的，他认为：“《档案法》作为法律是档案工作者手中的一种武器。”[4]

1988年，石怀川认为：“《中华人民共和国档案法》的颁布施行，……为我们档案工作者依法行使职权，发展档案事业给予了思想武器和法律武器。”[5]

2002年，张姣荣认为：“《档案法》是搞好档案工作的有效武器。”[6]

到2012年，依然有人认为：“《档案法》是我国档案事业的准绳，……又是各级档案部门和广大档案工作者做好档案工作的有力武器。”[7]

从上述来看，把《档案法》当做“武器”的认识在档案界很普遍，这种认识值得商榷。所谓“武器”，是用来对付敌人，把《档案法》当做“武器”，实际上，有把档案行政管理相对人当“敌人”来对付之嫌。“‘武器’从来是对别人不对自己，而《档案法》对各级档案行政管理部门和各级各类档案馆也都有规定和约束，它们都是《档案法》管理的对象，把《档案法》当做武器，实际上，是将档案行政管理者自己置于《档案法》的约束之外了。”[8]明显地有违于行政法“控制和规范行政权”的重心。

把《档案法》当做“武器”来使用的典型做法，就是把《档案法》当手电筒只照别人，不照自己。应该说在《档案法》实施之初，1988年由国家档案局、国务院法制局组成联合检查组进行的执法检查与国家档案局对《档案法》的认识是相一致的。那次档案执法检查的对象包括“各级机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作，各级档案行政管理部门的工作，各级各类档案馆的工作”。[9]“那次档案执法是‘手电筒’，也是‘镜子’，照别人，也照自己。”然而，“那次全国性的检查后，各地在档案执法实践中，出现了检查范围的‘缩水’。渐渐缩小为只对所辖区域内各级机关、团体、企业事业单位和其他组织的检查。档案行政管理部门和国家综合档案馆从被检查的范围内退出，不再是档案执法的对象。档案执法成了‘手电筒’，只照别人，不照自己”。[10]以至于“某些档案人员至今仍有一种误解，‘依法治档’就是我用法来治人”，[11]从而导致档案行政管理部门一直游离于《档案法》的约束控制之外。

档案界对《档案法》约束控制档案行政管理权力的认识不足，也可从文献中反映出来。据对知网检索，在“档案及博物馆”学科中分别以“对档案局执法检查”、“对档案行政管理部门执法检查”或以“《档案法》”并且包含“行政权制约”、“控制行政权力”、“控制行政权”、“行政权力约束”、“行政权约束”为检索词，以“全文”为检索项进行检索，检索到期刊相关文献均为0篇。从中看出对这个问题，无论是实践还是理论研究都基本处于空白。

2 《档案法》对档案行政管理权力的约束

《档案法》对档案行政管理权力的约束主要有两个方面，一是《档案法》本身的约束，二是要遵从行政法基本原则的约束。就《档案法》对档案行政管理权力的具体约束，可分为两个方面：

2.1 管理范围的约束。管理的范围又分为“事”和“物”两个方面

2.1.1 管理“事”的范围。《档案法》第六条规定：“县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。”《实施办法》第八条第三款规定：“监督、指导本行政区域内的档案工作，依法查处档案违法行为。”第四款规定：“组织、指导本行政区域内档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训。”也就是说，《档案法》将档案行政管理“事”的范围限制在档案工作、档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训这些方面。

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2.1. 2 管理“物”的范围。管理的“物”就是“档案”，需要说明一下，档案行政管理不直接管理“档案”，而是，通过管理拥有档案的档案行政管理相对人的档案事务来管理的。《档案法》调整的档案范围，即《档案法》第二条的规定：“本法所称的档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治……活动直接形成的对国家和社会有保存价值的……历史记录。”就是说，档案行政管理部门管理“物”的范围是那些产生和保管“对国家和社会有保存价值的”档案的国家机构、社会组织以及个人的档案事务。

2.2 具体管理权的约束。《档案法》对档案行政管理权力约束控制的具体条款并不多，也不太明显，但这并不等于没有约束控制。按照行政法对行政管理机关“法无规定不可为”的基本原则，《档案法》对档案行政管理部门赋予了一定的权力就等于约束限制了权力，档案行政管理部门只能行使《档案法》规定的权力，超出规定的权力范围，就有违法之嫌。下面，就主要的具体管理权作以阐述。

2.2.1 对监督和指导权的约束。《档案法》第六条规定了监督和指导的权力，对此，《中华人民共和国档案法实施办法释解》中的解释为：监督是指“通过对法律、法规、规章实施情况的检查，督促有关方面依法做好档案工作”。指导是指“通过业务上的辅导、咨询、政策的阐释，使有关方面做好档案工作”。[12]这实质上是对监督和指导的权力进行了约束限制。尤其对“指导”权力的约束是非常明显的，这里的“指导”与常说的“业务指导”大相径庭，是指行政指导。

2.2.2 对查处档案违法行为的约束。《档案法实施办法》第八条第三款规定，“依法查处档案违法行为”，这就要求档案行政管理部门在查处档案违法行为时，要程序合法、规范，要以法律为准绳依法查处。这里的法不仅指《档案法》，还包括其他相关法律，主要是相关行政法律。

2.2.3对非国有档案的档案行政管理相对人档案事务的管理约束。对非国有档案的档案行政管理相对人档案事务的管理不能像国有档案的档案事务那样细，管到“集中管理”、“定期向档案馆移交档案”等。只能按照《档案法》第十六条规定来管理，即“对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的，国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施；必要时，可以收购或者征购”。实际是在限制档案行政管理部门管理非国有档案所有者的档案事务的程度。

2.2.4 对行政强制权的约束。《档案法》第十六条对集体和个人所有的对国家和社会具有保存价值的档案，采取代为保管、收购或者征购的规定，是《档案法》中唯一的行政强制项目，并对其行使限制了条件。虽然条件比较笼统需要细化，但表明不能随便行使这一权力。

3 超越《档案法》对档案行政管理权力约束的现象

3.1 扩大管理范围现象。以《湖南省民营企业档案管理暂行办法》为例，该《办法》第二条规定：“本办法所称民营企业档案，是指民营企业在生产、经营、管理等各项活动中直接形成的具有保存价值的……历史记录。”按照《档案法》的规定，档案行政管理部门对非国有档案只管其中那些“对国家和社会有保存价值的”档案事务，具体管理程度范围应该限制在第十六条的范围内。该《办法》明显的是越权扩大了管理范围。其他一些地方档案行政管理部门制定的《民营企业档案管理办法》、《家庭档案管理办法》、《社区档案管理办法》、《村级档案管理办法》基本大致相同，而且有些连立法依据的条款都没有。

3.2 扩大管理权限现象

3.2.1 扩大对非国有档案的档案行政管理相对人档案事务管理权限现象。还以《湖南省民营企业档案管理暂行办法》为例，该《办法》对民营企业的档案的管理如建立档案机构、明确档案管理部门与人员、实行集中统一管理、档案工作部门的职责、分类、归档时间等都作了规定。明显超出了《档案法》第十六条的范围，是越权扩大了管理权力。再以《哈尔滨市家庭档案管理办法（试行）》为例，该《办法》第五条规定：“家庭应确定一名家庭成员负责家庭档案的收集、整理、保管和利用，学习掌握必要的档案法律知识和档案管理技能，定期整理家庭档案，并向家庭成员通报家庭档案整理情况。”这明显地超出了《档案法》的管理权限范围，显然，有侵犯公民权利、干涉公民对家庭事务处置权之嫌。

3.2.2 “指导”权力的扩大。对于“指导”，档案行政管理部门至今很少是按照“通过业务上的辅导、咨询、政策的阐释，使有关方面做好档案工作”的要求去进行的，多数情况下，还是按照计划经济时代的“业务指导”方式去行使“指导”权的，“业务指导”的权力明显地超过“行政指导”的权限，而且，在现在还有扩张的趋势，最明显的表现，就是将业务指导与档案执法相结合。有的是“执法与业务‘合力’增强”，使“业务指导更有权威了”；[13]有的是“档案业务指导工作必须借助档案行政执法来促进，两者应紧密结合”。[14]这些做法，实际是在超越《档案法》的约束扩大“指导”权力。

3.2.3 超越《档案法》权限的现象。在现实中，超越《档案法》权限的现象时常发生，甚至引起了行政诉讼，最典型的是湖南省芷江县村民状告县档案局案。案由是：芷江县档案局“芷档法字[1999]o1号”《关于宣布芷江档案馆保存的126号全宗125号案卷第138页和140页档案后添写部分不具有法律效力的通告》（简称“1号通告”），致使村民以失去15亩山地所有权为由，向县人民法院提起档案行政诉讼。经法院审理，县档案局败诉。法院作出判决的理由是县档案局的“1号通告”“运用法律错误”。“档案行政管理部门应当依法行政，而县档案局作出添写的档案内容无效的宣布，法律依据不足。”[15]其原因就是该县档案局超越了法定职责权限。

4 控制约束行政管理权力的趋势

依法行政的首要标志就是要加强对行政权的控制，随着依法行政的深入，对行政管理权力控制约束也越来越严。一是从立法上，行政立法正由部门立法向专家学者立法转变；二是限制行政许可。依据《行政许可法》和行政审批制度改革的有关规定，国家档案局按照要求分三批取消33项国家档案局行政审批项目，到2004年只保留行政许可项目3项和非行政许可审批项目3项。许可项目在逐渐减少。从这种趋势看，无论《档案法》如何修改，扩大档案行政管理部门行政权力的可能性是不大的，而控制约束的可能性会增大。

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行政档案管理范文第3篇

一、充分认识工商行政管理档案工作面临的主要问题和加快档案信息化建设的紧迫性

(一)工商行政管理档案工作面临的主要问题

第一。企业登记注册纸质档案经过无数次查询、翻看和复印，难以永久地保存原件。一份完整的企业登记注册档案，不论是变更登记档案、注销登记档案，还是被吊销登记档案，都不会像普通的文书档案一样可以在一定时期后进行上报、鉴定，然后销毁，而是要求永久保存，这一要求必然和传统的档案管理方法相矛盾。随着市场经济的不断发展，公、检、法及其他政府机关、金融机构、企业主体以及社会公众对工商行政管理部门管理的企业登记注册档案需求日益增加。市场主体兴办企业，签订合同，解决产权、股权纠纷等，都要求查询工商行政管理监管的专业数据，以保护自身合法权益。这些纸质档案每天都会被查询、调出、查阅、反复翻看、复印，而现在的管理方法要想永久保存一份纸质档案几乎不可能。在经济飞速发展的今天，对于不断增加的企业登记注册档案和每天大量的查询人数来说，人工管理档案是一种浪费人力和不安全的解决方法。对于现在平均每天几十甚至上百人次的查询来说，一份要永久保存的纸质档案，经常被机器复印和人手触摸，很容易使原件模糊和遗失。

第二，档案检索调档，手续烦琐且费时费力。随着信息化产业的迅猛发展，传统意义上的档案管理手段已很难适应飞速发展的时代需要，报纸、广播不再是信息传播的唯一途径，取而代之的电视、互联网在人们的生活中越来越重要，要想在这些媒介上传播，档案就必须走信息化的道路。对于工商行政管理部门来说。要在网上公布开业、变更、注销、吊销的企业信息。就必须首先将自己的信息数字化。

(二)工商档案数字化建设的紧迫性

一是工商行政管理档案形势发展的需求。当前，工商行政管理档案工作者的重要使命就是开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，积极主动地为经济建设服务，为社会各界服务。要通过计算机网络为用户提供服务，并加强各项事务管理，促使档案管理现代化。随着档案管理的对外开放，信息资源部门之间的共享，利用数字信息化管理拓宽创新服务手段和服务领域迫在眉睫。其一。工商行政管理部门负责国有、民营、外资企业的登记注册工作，保存着积累多年的数量巨大的企业开业、变更、注销、年检档案资料，是提供利用档案信息的主要部门。目前，档案的保管、利用与形势的发展要求不相适应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，信息化并不是真正意义上的信息化。所以，建设信息化档案迫在眉睫。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案管理信息化。近年来，纸质档案载体迅速被磁盘、磁带、光盘所取代，电子档案的出现给档案管理提出了一个亟待解决的课题，那就是档案管理的信息化。

二是社会群体和各级职能部门的强烈需求。当今，人们的时间意识越来越强，各职能部门工作决策需要迅速、准确；社会广大公众对档案信息的需要量不断增加，一些部门在日常工作中需要随时查阅企业基本信息档案；还有一些外商投资者，只有在了解地区的整体情况下，才敢投资，这就迫使信息保管和提供利用的工商行政管理部门，必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案部门藏存的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。

二、工商行政管理档案信息化建设的内容

(一)推进工商行政管理档案信息化，必须提高档案标准化、规范化水平

目前，工商行政管理档案信息化的现状是档案标准化、规范化滞后，严重影响了系统整体水平的提高。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案信息化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

(二)工商行政管理档案信息化建设要着眼于提高系统的整体水平

工商行政管理档案信息化建设应着眼于整个系统，组成系统的纵向和横向各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

(三)工商行政管理档案信息化建设要有重点地提高数据库建设水平

目前，工商行政管理档案信息化系统从总体上看，仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。

三、工商行政管理档案信息化建设的做法与设想

(一)继续完善工商行政管理档案数据库

第一步，信息采集。从1991年开始，分局把室藏个体工商户的登记注册档案的文件以及目录输入数据库。2008年对所有录入信息进行核对，检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性、有效性和权威性。截至2009年，已输入相关信息2.7万多条，分局已经将录入工作纳入到日常工作流程中。第二步，采用扫描仪设备将所有登记注册类的档案实现原文件信息数字化。工商行政管理档案涉及内资、外资企业登记注册档案，这些档案利用十分频繁，只有实行数字化，才能确保原件的永久保存。从实践看，工商行政管理档案数据库的建立大大提高了工作效率，利用者可以随到随查。

(二)建立工商行政管理档案网站与政务网、公众网联网，实现资源共享

在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅，政策法规查询、举办网上展览，逐步实现政务公开。营造有利于当地经济建设和社会发展的良好环境。目前，国内许多单位利用互联网开展的网上服务，成为为社会和单位提供档案服务的一种重要形式。随着工商档案内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联网企事业单位网站，并在网站上提供有限制性或非保密文档查询、利用服务，实现电子档案信息资源共享。建立工商档案查询网页，开展网上利用服务，其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高，为用户提供更好的服务。

(三)开展在线服务

行政档案管理范文第4篇

    普遍存在着地位不合法的问题由于我国的档案工作特别是新中国的档案工作是从机关档案室的工作开始起步并逐步发展起来的,在当时计划经济体制政事不分政企不分的大环境下,单位内设档案机构的地位是否合法并不直接影响其职能的发挥,单位内设档案机构为我国档案事业的发展作出了不可磨灭的贡献。因此,在档案界,长期以来都是将单位内设档案机构(档案处、科、室、馆)作为档案工作的最基层的一级组织来看待。这一点在档案学理论、法律法规和档案工作的实际工作中都有所反映。1.1在理论上,已将单位内设档案机构作为档案组织体系的一个组成部分。“按照《中华人民共和国档案法》等法律法规的规定,根据统一领导,分级管理的原则,对国家全部档案和全国档案工作,必须设置全国规模的档案机构进行管理。各机关的档案,由机关内设立的档案室(处、科)集中管理。”[5]1.2在法律法规上,将单位内设档案机构作为依法应存在的机构明确赋予了其应履行的工作职责。如《档案法》第七条,《档案法实施办法》第九条又进一步明确其履行以下职责:“(一)贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策,建立、健全本单位的档案工作规章制度;(二)指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作;(三)统一管理本单位的档案,并按照规定向有关档案馆移交档案;(四)监督、指导所属机构的档案工作。”1.3在整体档案工作的实际运行过程中,档案工作行政规章中也将单位内设档案机构作为单位内部必须建立的一个机构来要求并赋予了其相应的工作职能。如《机关档案工作条例》第六条要求“机关必须建立档案工作,成立相应的档案工作机构。不需要建立档案机构的机关,应配备专职或兼职的档案人员。机关档案部门受办公厅(室)领导”。第四条“机关档案部门的基本任务是:(一)对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作,进行指导和监督;(二)负责管理本机关的全部档案,积极提供利用,为机关各项工作服务,并为党和国家积累档案史料;(三)中央和地方专业主管机关的档案部门,应根据本专业的管理体制,负责对本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督和检查”。《科学技术档案工作条例》第二十七条“科技档案工作必须按专业实行统一管理。国务院所属的各专业主管机关和省、自治区、直辖市人民政府所属的各专业主管机关,应当建立相应的档案机构,加强对所属企业、事业单位科技档案工作的领导”。第二十九条“大中型企业、事业单位要设立直属的科技档案机构;小型企业、事业单位可以设立单独的科技档案室,也可以设立文书档案和科技档案统一管理的档案室,或者配备专(兼)职人员管理。各单位的科技档案工作,由领导生产、科研的负责人或者总工程师分工领导”。因此,在以往的档案行政管理的过程中都将单位内设档案机构(档案处、科、室、馆)视为一个合法存在的机构来实施管理并赋予一定的行政管理职能。但在目前社会主义市场经济体制下,在依法行政、政事已分、政企已分的大环境下,来重新审视和考量单位内设档案机构,就会发现机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构除少数按国务院批准、国家档案局的《全国档案馆设置原则和布局方案》的要求已获得批准或备案的档案机构是合法存在的机构之外,因档案机构属于单位内设机构不在《组织法》、《社团登记管理条例》、《工商登记管理条例》调整的范畴。又因其多属于办公厅(室)领导下的机构,也不在单位《三定方案》的调整之列,没有明确的职能配置和机构及人员编制。所以,单位的档案机构多数都不是合法存在的机构。因此,机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构普遍存在着地位不合法的问题。

    2单位的内设档案机构不具备行政主体资格,没有行政管理权

    在行政法律关系中,行政主体资格是指行政主体依法取得行政职权,能以自己的名义独立进行行政管理活动,并承担由此产生的法律后果的组织,包括行政机关和法律、法规授权的组织。因单位的内设档案机构多属于办公厅(室)领导下的机构,不能以自己的名义独立进行行政管理活动,它不是一个实际合法存在的机构,它要行使管理的职能,则必须依托它的上级机构办公厅(室)或所属机关,并由所属机关承担由此产生的法律后果。同时内设档案机构又不是一级社会组织,不具备法律、法规授权组织的资格,因此,单位的内设档案机构不具备行政主体资格,没有行政管理权。

    3单位的内设档案机构因不具备行政相对人的资格,不是档案行政管理的对象

    以往在档案系统,无论是业务指导、执法检查或其他形式的档案行政管理活动,往往直接针对的是单位档案机构,这实际上是档案行政管理工作的“错位”,是搞错了管理的对象。在行政管理的过程中,行政相对人是指行政法律关系中与行政主体相对应的另一方当事人,即行政主体的行政行为影响其权益的个人或组织。而单位的内设档案机构不是一个实际合法存在的机构,因此,它不仅不具备行政主体资格,同时也不具备行政相对人的资格,不是档案行政管理的对象。档案行政管理的对象应是该单位而不是其内设的档案机构。单位内设档案机构不是档案行政管理的对象。

行政档案管理范文第5篇

【关键词】行政事业单位 档案管理 服务

行政事业单位工作制度改革是我国相关制度改革的重要组成部分，对于推动我国整体制度改革具有非常重要的作用。档案管理工作作为行政事业单位工作的重要组成部分对于提升单位工作效率具有不可忽视的作用。提升档案管理水平不但能够深刻了解单位历史和现实的情况，还可以为后续的工作打下良好的基础，进一步提升工作效率和质量，从而为促进行政事业单位更加高效、健康的发展提供保障。

一、现阶段行政事业单位档案管理当中存在的问题

（一）行政事业单位对于档案管理工作重视程度不足

我国对于档案管理工作制定了相应的法律法规，主要包括：《档案管理办法》、《档案法》等，相应的行政事业单位要按照这些法律法规进行档案管理工作。但从实际工作中能够看出，行政事业单位对于这些法律法规没有给予足够的重视，实际工作中没有认识到档案管理工作的重要性，执行不到位，这就造成了档案管理工作没有发挥应有的作用，并且造成档案管理工作混乱，对于单位的发展造成影响。

（二）档案管理设施相对滞后

由于对档案管理工作重视程度不够，所以行政事业单位的档案管理部门缺少现代化的管理设施，档案管理环境较差，例如某些单位没有设立专门的档案管理室，有些档案管理室的设施简陋、空气污浊，甚至在档案室存在易燃易爆物品，某些档案管理部门办公条件过于简陋，没有实现现代公开办公等，这些都会对档案管理工作造成影响。

（三）档案管理人员素质相对较差

人是任何事物的根本，行政事业单位档案管理工作最主要的问题还在于人，管理人员的专业水平以及综合素质相对较差，对于档案管理人员没有进行相应的培训。同时，档案管理人员的流动性较大，就算经过一定的培训，在出现工作调整时就会影响到整体档案管理工作的正常进行。

（四）档案管理工作中的基础业务相对较弱

从现阶段来看，行政事业单位中档案管理工作的基础业务相对较弱，虽然某些单位建立起了档案管理制度，但是在具体的工作过程中并没有严格执行或落实这些制度，造成档案管理过程缺少规范性，没有严格按照相应要求进行档案的整理和规划，从而造成档案混乱。另外，对于行政事业单位来说，缺少必要的档案鉴定以及监督工作，很多工作并没有严格遵照法律法规的要求进行，从而造成档案管理工作方面的问题。

二、提升行政事业单位档案管理水平的相关措施

（一）从根本上加强对档案管理工作的重视程度

第一，行政事业单位要按照国家制定的相关法律法规严格执行档案管理工作，要成立专门的档案管理机构来从事档案管理工作，要根据相应的标准（例如类型、日期等）进行档案的整理以及归档，保证档案管理工作具有比较完整的台账，增强档案利用的便捷性。

第二，要按照国家规定和单位的实际情况建立起相应的档案管理制度（主要有档案的收集、鉴定、保管、利用制度等）以及档案的借阅台账，保证借出档案能够按时、完整的归还。

第三，加强档案信息的利用率。行政事业单位的档案管理部门要加强档案编研、咨询服务方面的工作力度。档案管理人员一定要具有积极的工作态度，要加强和单位其他部门的沟通，以促进档案应用的高效性和灵活性，从而发挥出档案的最大价值。

（二）提升档案管理的现代化手段

计算机技术和信息化技术已经应用到了各个领域，对于现代化办公提供了充足的技术保证。所以行政事业单位也要紧跟时代的发展，不断进行档案管理的现代化改革。行政事业单位要设置专门的款项来推动档案管理工作向着现代化、信息化、网络化、多载体的方式转变。要将传统人工收集、整理、录入档案的方式转变成为利用计算机进行信息录入的方式，同时要充分利用互联网进行档案管理，使档案信息更加数字化，最终形成信息化的档案管理系统。

要通过计算机所具有的超级计算能力来进行档案的收集、整理以及检索等方面的功能，加强档案管理方面的现代化水平。另外，也可以利用互网技术将档案管理和区域信息中心实现连接，通过互联网来实现档案的共享服务，相应资质的机构和人员能够利用互联网轻松实现档案的查阅，从而能够进一步发挥档案的价值，满足各方面对于档案的不同需求。

（三）提升档案管理工作人员的素质

首先，严格控制档案管理人员的入职资质。在选择档案管理人员时要参考其专业背景以及从事档案管理的经验，要从人员选聘的源头把好关。

其次，要制定出较为完善的岗位培训制度，要对档案管理人员进行定期的专业培训，培训的方式主要包括：讲座、交流会等等，从而满足越来越高的档案管理工作需要。

最后，档案的管理人员要逐渐树立并深化服务意识，要将市场需求作为工作的方向，树立起与社会经济发展相适应的观念，积极主动的与相关部门寻求合作，以便充分的开发和利用档案资源。同时，档案管理人员在有可能的情况下，要对档案的具体内容进行必要的学习和研究，以便能够发现某些可以转化为生产力或者能够深入开发利用的信息，推动档案的深层次发展。另外，相关管理人员要解放思想，充分适应市场需求，将档案的管理工作由传统的只是面对特殊机构或者机关开放的方式，转变成为面向全社会开放的方式，服务于社会需求，充分利用所具有的丰富资源向社会各方提供全方位、深层次的服务。

（四）明确档案管理工作的机构以及职能

上级部门要将档案管理工作情况作为行政事业单位工作考核的重要组成部分来看待，要对行政事业单位的档案管理给予相应的指导和监督。行政事业单位也要加强自身档案管理工作的能力，要形成档案工作领导小组，明确档案管理工作人员所具有的职责，以此作为人员考核的依据之一。同时，行政事业单位要将档案管理工作作为单位发展的重要组成部分来看待，确保档案管理工作和单位整体工作进展的一致性。

总的来说，随着国家整体改革进入到全新的发展时期，行政事业单位的档案管理工作水平也要进行全面的提升。现阶段我国的行政事业单位档案管理工作在很多方面还存在着不足，不但影响到档案管理工作的发展，也不利于社会经济的进一步发展。所以在全新时代，行政事业单位的档案管理工作一定要符合时展要求，使其成为推动行政事业单位工作顺利开展的保障。

参考文献

[1]蔡丽华.关于提高行政事业单位档案管理水平的分析[J].科技展望，2015（13）：15-17.

[2]刘雅娟.行政事业单位档案管理的创新思路[J].东方企业文化，2015（23）：18-19.