专科电子档案范文第1篇

近年来，随着医疗行业的发展，数字医学电子档案的建立也逐渐增加，医院的档案管理逐步由纸质文书发展为多层次、大容量及多形式的档案模式，电子档案文档逐步占据医院档案管理中的主要形式[[3]但是，医院电子档案建设中仍然存在诸多问题亚待解决，强化医疗行业数字医学档案的建立，使得数字档案现代化、准确化及正确化，并增加其实用性是医院数字档案建设的根本任务。本研究通过对现存的医学电子档案的不足及相应的对策进行探讨，为实现电子档案的科学化管理尽一份力。

1医学电子档案在医院发展中的重要作用    

随着科学的进步和发展，电子档案也逐渐被普及，在医院电子档案的实施中具有重要的作用。电子档案满足了各种科研数据的处理，尤其是科研数据中比较复杂的图表和数据的处理及存储，都可以由各种计算机软件及绘图工具完成，极大减少了手工劳动，节省人力支出，提高工作效率。同时，对不同患者的病情、治疗情况以及随访情况进行记录，将情况相近的患者资料进行汇总和统计，能够及时有效地对同类型患者采取的治疗方法的效果进行统计比较，有利于医院医疗水平的提高[f}l。当发生紧急情况时，翻阅电子档案能够极大减少寻找时间，有利于及时有效地控制病情，找到合适的治疗方式。为此，医院电子档案的建立能够完善纸质档案的不足，提高工作效率及工作效果，体现医院科研工作的全部情况，有利于医院长期发展。2医学电子档案管理现状

2.1管理制度有待细化及责任化    

对于医院电子档案的管理，一般采取行政人员负责的制度，但由于医院资料的特殊性，如一些病理切片的档案、X射线的档案以及各种影像检查的档案，在各个科室中都会用到，且通常情况下都由本科室进行管理。但电子病历及医疗电子信息则由信息科管理，存在管理多线条的现象，使得电子档案的管理很难做到细致化。更重要的是电子档案的建立，不能形成立竿见影地体现经济效益，从而造成了许多医院管理层对电子档案的不重视，管理人员对电子档案的管理不细心[[9]。因此，应当充分将医学电子档案的管理制度进一步细化及责任化，以保证电子档案的价值得到充分开发，为医院的诊疗系统服务。

2.2缺乏专业的电子档案管理人员    

电子档案自身具有载体的依赖性、信息载体分离性、所含信息不可识别性以及可共享性等特点。电子档案的特点能够极大地降低医院科研工作及患者管理工作的中间步骤，科研工作进度及成果可以直接在网上进行汇总并汇报，患者的基本情况也能够得到及时的更新。但在享受这些便捷的同时，也对档案管理提出了新的挑战，重点体现在:①重要文件依赖载体进行存储，一旦载体被破坏或者遭受病毒侵染，文件也会随之丢失;②电子档案可以进行修改，纸质档案的原始记录及修改痕迹将不复存在，科研及患者档案的真实性可能会相应下降;③电子档案是存在于电脑中的一个文本文件，则不存在正本、副本的差异，使得收集人员在进行资料收集时的针对性下降。因此，聘请计算机学科的专业人员对电子档案所涉及的信息采集、信息处理及信息汇总进行监督管理及统筹十分必要。由于医学专业的特殊性，需要掌握医学、计算机学和统计学等多个学科的知识方能胜任此项工作。加强医学电子档案的管理，需要提高管理人员的专业水平，聘请各学科专业人员进行指导，对电子档案的建设具有积极的意义。

2. 3管理中所需的硬件设施有待提高    

电子档案在医学的管理中普遍存在，在各科室中应用广泛，但有的医院仍存在电子档案存储的硬件条件不完善，投入不足，合适的计算机及网络技术相对匾乏的现象，往往导致电子档案的存储与管理不能满足日益增长的数据需求[mo3强化医疗行业数字医学电子档案建设的对策

专科电子档案范文第2篇

（一）存储载体不安全电子档案对存储载体有着很高的要求，如果存储载体的安全性得不到保证，将可能直接导致电子档案损坏乃至灭失。如：学校里部分教师把应归档文件（如学生成绩、考试试卷和备课教案等）简单地保存在计算机硬盘存储器上，这样一旦信息系统出现问题，电子文件就会遭到破坏，甚至丢失；有些以U盘作为电子文件存贮的介质，由于U盘的质量、寿命、丢失、病毒感染等问题，电子档案的保存可靠程度不能保证，存在很大安全隐患。

（二）专业人才缺乏电子档案管理是一个新生事物，从事电子文件管理的人员必须具备档案管理方面的基础知识和计算机信息技术等多方面的技术技能。由于学校从事档案工作的专业人员相对偏少，多数科室都是档案兼职人员。有些科室虽然有现代先进的计算机设备，但因部分档案专兼职管理工作人员还是原来纸质管理下的工作人员，工作方式无法适应电子档案管理工作的需要，缺乏专业人员、操作不够规范等都在影响着电子档案管理工作的规范化。（四）电子归档意识薄弱学校部分科室还没有将档案工作中纸质档案纳入现代科学管理和法制管理的轨道，归档不鉴定，真伪不辨别，其利用率也比较低，除了在办学水平评估期间引起重视外，平时在档案管理中都没有意识到电子文件的重要性，对其归档、保管等一系列问题也没有给予充分重视和关注，不仅达不到存真去伪、存精去杂的目的，还使大量珍贵的文件湮没在价值不大或不精炼的档案材料之中，给电子档案规范化管理带来诸多不便。

二、提高中职学校电子档案管理水平的对策

（一）树立科学的电子档案管理发展理念要用观念创新助推电子档案管理工作，重点树立三种观念：一是“以人为本”的电子档案工作观念，一切工作都应该围绕如何服务和促进人的全面发展，特别是教师队伍教育教学水平的提高和学生整体素质的提升。二是全面发展的电子档案工作理念，坚持中职学校档案建设与科室、职能部门二级档案建设的全面发展，增强全体师生员工的档案意识；三是协调发展的电子档案工作观念，加快中职学校档案工作发展步伐，促进档案工作与学校各项工作全面协调发展，更好地为学校的发展服务。

（二）加强档案信息化建设加强档案信息化建设，在硬件建设和软件建设两方面都要加强，两手抓两手都要硬。在硬件建设上，完善档案信息化基础设施，加强档案的场所建设和库房建设，争取采用自动化的密集架管理系统，进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境。

（三）不断提高档案管理人员的思想修养和专业技能电子档案管理人员要熟练掌握现代档案网络化管理知识，并能够熟练运用计算机等网络设备；全面熟悉档案业务管理，包括纸质档案和电子档案各个环节的具体管理方法；刻苦学习各方面的专业知识，注重点滴积累。同时，既要有人文素养，又要有创新意识与能力。

专科电子档案范文第3篇

关键词：电子档案；做法；体会

我站自2010年开始，采集整理站内电子档案，至今基本建立起了相对完整的电子档案系统。现报告如下：

1 意义

1、实现文档一体化管理。有保存价值的电子文件即时归档，提高文件的时效性，减少文件信息归档过程的工作量，使得处理结束后的文件信息可以及时提供利用，同时不影响文件信息的整理。

2、减少重复劳动，降低数据处理成本。把办公和业务管理系统形成的电子文件直接归档，避免了数据的多次辗转录入造成的大量重复劳动，减少了数据错误的几率，从而大大降低数据处理成本。

3、实现信息共享，集中管理。传统的档案管理模式中，各科室的文件档案信息资源都是独立的，建立电子文档后，把各科室的文件档案资源整合起来，集中管理，形成一个统一的利用平台，各个科室的档案、资料仍旧发挥着保存、保管作用。

4、保障数据的安全性。设立电子档案后，由专门人员进行日常的维护管理工作。采用多种措施保证数据的安全性，如建立完整的权限体系、内网外网物理隔离、双机热备份、数据备份机制等。通过这些手段在安全性方面将比数据分散在各个科室管理有更强的保障。

5、统一标准、统一规范。所有关于电子文件信息的标准和规范统一数据形式、统一操作规程、统一利用方式，确立管理文件信息的权威，充分发挥电子文档在信息管理、信息利用方面的作用，将电子文件信息的价值最大化。

6、统一窗口，开放利用。对已公开的非性现行文件信息进行网上查询，提高电子文件信息的利用率，增加政务工作透明度，发挥窗口作用，更好地为广大人民群众服务

2 采集

采集原始电子文档资料是建立电子文档的基础。在各种活动中形成了大量的电子文本，包括以下几种：

1、各类站发文件、汇报报告、各类事迹、总结讲话。

2、各种业务工作规范。

3、各级行政部门下发文件。

4、各种协议、合同等。

5、各种统计报表。

6、重大活动及专项活动等。

7、专项工作。

8、文体活动。

采集过程中，采用了以下几种办法：

1、分口管理。即属于哪个科室具体落实和组织的，由哪个科室负责采集。

2、拾漏补缺。即对照已形成的文字档案，缺什么补什么。如对照年度发文序列，缺什么补什么，找不到原始电子文档的，就按照原始文件，重新打印补充，不能遗漏、不补或少补，但必须客观真实，不得弄虚作假。

3、尽可能全面地保留影像资料。一是在各种活动中，要有建立电档案的意识，主动地尽量全面地留下照片、录像等资料。二是从散落在科室或个人手中搜集，尽量还原部分原始影像资料，以尽可能地保持电子文档的全面客观真实。

在采集过程中，我们的体会是：

一要做好发动工作，提高全体职工对电子档案重要性的认识。通过站内会议全面发动，召开分口负责人座谈会深入发动，使人人都认识，科科有责任。通过宣传发动，每个科室都有了建立电子档案的意识，科室主动交送部分疑难手术影像资料、义诊资料等成为自觉行动，电子档案工作也逐渐步入正轨。

二要落实责任。分口负责的科室，科主任是第一责任人，不得推辞。分管领导要负起领导责任，定期督促检查，促进提高。

三要确保采集Y料的客观真实，对所有补照的照片或录像不予采纳。

3 分类

正确分类是建立电子文档的关键。在建立过程中，我们总共形成了以下分类：

1、站内文件。按照文件序号排序。

2、各级行政部门下发的文件。按照党务、政务、业务、其他，以时间为序排序。

3、各种业务工作规范、规定等。按照发放的时间先后排序。

4、各类汇报报告。按照时间为序和上下级次序排序。

5、上报的各类先进事迹。按照先单位、后个人和时间排序。

6、各种总结及讲话。按照时间和年度排序。

7、各种协议、合同。按照名称和时间排序。

8、各种统计报表。按照时间排序。

9、各项重大活动、专项业务活动、文体活动等。按照活动名称和时间排序。

4 归档

1、所有分类文件全部以硬盘的形式保存，每季度检查更新一次，以年度为单位，专柜专人保存。

2、所有归档文件建立文件目录和登记，便于检索、查询和保管。

3、健全文档保管的相关规章制度并严格执行。相继建立了《电子文档采集制度》、《电子文档分类管理制度》、《电子文档借用制度》、《电子文档管理办法》等，实际工作中，严格执行并落实各项规章制度，保证了电子文档的建立和应用。

参考文献

[1]李方，浅谈人事档案管理工作如何适应新形势的需要[J]，科技创新导报，2008，（31）：179

专科电子档案范文第4篇

关键词：档案电子信息化；档案教学；实践；应用

G275.2

《信息文书与档案》是商务助理专业主干课程之一，课本按照文书与档案管理的办理流程，系统介绍了采集信息、草拟文书、办理文书、管理档案等内容。任务情境之中包含了理论知识和实践操作。以模块四《管理档案》为例，即档案的系统整理和科学编目。不仅要正确地将归档文件区分“件”，更要最终亲自动手将文件整理成合格的档案。仅仅依靠传统纸质档案的整理过程并不能将每一个环节的技能都掌握到位。本文结合课堂与企业的实际需要，与浙江京图科技有限公司共同开发了“商务助理专业档案电子信息管理软件”，并在教学实践中应用这一软件开展课堂教学，并总结了教学实践中的优萦氩蛔恪

一、现状与需求。

（一）课堂需要：

（1）缺乏各类真实的文件进行实训。比如，在判断文件的保管期限时，需要大量纸质档案文件对照《档案保管期限表》反复实践练习，才能在工作中迅速、正确地判断一份文件正确的保管期限，掌握这一既能。教学实训过程中学校的教师无法提供各类真实的大量纸质档案供学生实训，教学过程中只能纸上谈兵，浅尝辄止。

（2）实训材料繁复，价格高。纸质档案整理时，教师需要准备好大量的待整理文件，购买档案盒、准备归档文件目录、卷内备考表、包角纸、归档章、印泥、号码机等各类耗材与设备。实训中，学生一旦填写、整理错误，整个文件以及其中很多材料都将报废，不能重复使用，一次实训经费高、效率低。

（二）企业需求：

商务助理专业在制定新的人才培养模式时，通过实地走访、网络问卷等形式考查了各类企事业单位，发现随着电子信息技术的不断发展，档案管理工作日益受到重视。纸质档案越来越多地作为电子化档案保存。许多企业单位需要对电子文件产生以前的纸质档案开展数字化工作。人们对档案管理信息系统定位提出越来越高要求的同时，也面临着档案管理人才紧缺的窘境。纸质档案电子化保存这一技能已成为企业对于商务助理类人才的一个新的要求点。学校教育势必要从企业用人需要角度培养更多的适用人才。[参考文献：

[1]柴军荣 文书档案电子化管理探讨[J] 2013.9]

二、开发与制作。

商务助理专业基于档案管理教学现状与用人单位的实际需求，经过多次沟通、交流与浙江京图科技有限公司共同开发了“商务助理专业档案电子信息管理软件”（见图1）。整个系统按照OAIS模型分为档案教学、档案考试、成果统计等，其功能涵盖对文书类档案、科技类档案、电子照片类档案等类别档案整理的全过程。京图公司还将在系统中附带大量企业真实档案（隐去保密信息）供学生实训使用。

（图1：商务助理专业档案电子信息管理软件内容架构）

信息录入：主要完成标准信息的录入，为档案教学、档案考试模块打下基础。通过此模块，教师录入作为标准答案的档案信息，档案教学模式时可以在课堂教学、测试时将档案信息给学生，供教学考试使用。

档案教学：主要完成各种类别档案的教学任务。

（一）文书档案教学，学生在工具包知识点以及系统提示下，完成文书类档案的整理工作，熟悉文书档案的整理流程；

（二）科技档案教学，学生根据科研、产品、设备、基建四类科技档案整理方案，在书本知识点以及系统提示下，完成所有科技档案的整理工作，熟悉科技档案的整理流程；

（三）电子照片档案教学，针对学生自己收集到的照片，录入到本系统，在书本知识点以及系统提示下，完成电子照片档案的整理工作，熟悉电子照片档案的整理流程。

档案测试：主要完成各种类别档案的考试测评。

（一）文书档案考试，进入文书档案考试界面，系统将关闭知识点展示以及系统提示，学生独立完成文书档案的整理，考查学生对文书档案整理的掌握情况；

（二）科技档案教学： 进入科技档案考试界面， 系统同样关闭知识点展示和系统提示，学生独立完成科技档案的整理，考查学生对科技档案整理的掌握情况；

（三）电子照片档案教学，针对学生自己收集到的照片，录入到本系统，在书本知识点以及系统提示下， 完成电子照片档案的整理工作， 熟悉电子照片档案的整理流程。

三、实践与运用

（一）课前准备

教师准备：教师完成信息录入部分，将十份需要交给学生完成电子化管理的纸质档案提交至系统，并将文件的关键信息：全宗名、年度、保管期限、归档章、归档文件目录等录入系统，作为实训时提示或考查学生的知识点。课堂教学时，教师使用档案教学模式。

学生准备：熟悉档案电子信息管理软件各部分的操作方法。

（二）课堂教学策略（见图2）

照片回顾 下发文件：

阳光会务服务公司承接的商务助理专业“魅力商务 全能助理”闭幕式顺利结束了，以照片的形式回顾闭幕式“经典一刻“，同时会后产生了大量的会议文件需要整理，为了方便日后的查找和利用，会议文件除了按照文书档案归档外，还要进行纸质文件电子化管理。阳光会务服务公司高叶接到了这个任务，要对10份会议文件通过档案电子信息管理软件进归档。

引导实施 文件归档：

任务导入之后，引导学生说出档案归档整理的基本步骤（图3），即

确定“件”

专科电子档案范文第5篇

【关键词】　档案工作；电子档案；管理工作；绩效；要点

前言

随着社会信息化程度的提高和经济的迅速发展，要求档案工作提供越来越准确、迅捷的信息、资料和技术方面的支持。档案工作推出电子档案这一形式来顺应时展的需要，电子档案在日常档案管理、办公和利用方面应用越来越广泛，成为档案工作重要的组成部分。档案工作者应该以做好电子档案工作为突破口，加强档案的各项工作，提高自身对专业知识和科技知识的掌握，为档案工作的高速发展提供素质和能力上的可能。应该从档案工作中应用电子技术的实际出发，掌握电子档案管理的工作特点，分析和研究提高电子档案管理工作绩效的要点，做好电子档案管理的各项准备工作。

1新时期档案工作的现状

档案工作是指国家机构、组织或个人根据档案的法律和规范对其在社会活动中形成的有价值的资料、经历、活动、资格和技术进行记录，并具有正规性、原始性和权威性的历史记录，具有重要的历史和参考价值。目前档案工作呈现出如下各方面的特征

1.1新时期档案工作量大

我国是个人口大国，因此对于基础信息有重要记录作用的档案工作的积累、变动和应用也呈现逐年增大的特征，由于档案的新增、维护、保存和利用需要消耗巨大的社会才力和人力，表现在工作量上，新时期档案工作量越来越大。

1.2档案工作科技含量不高

信息、数字和网络为代表的高新技术是实现档案工作高效和准确的基础，但是由于我国的经济发展不均衡，各地对档案信息化的步伐存在着速度上的差异，一般只能起到检索和备份的辅助功能，尚未能形成一套高科技含量为主的信息化档案工作体系。

1.3档案工作规范化程度不高

我国虽然在1987年就颁布和实施了《中华人民共和国档案法》，为档案工作的法制化、正规化和规范化奠定了法律的基础，但是，由于《档案法》制定的时间久远，导致其不能对新时期档案工作起到全面覆盖、具体指导和强制规范的作用，使得档案管理工作不能有效适应当今的时代，档案工作的规范化也无从谈起。

2电子档案管理上的优劣

2.1电子档案在档案工作中的优越性

首先，依靠计算机强大的信息处理能力，能大大提高工作效率，采用信息技术可以使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便，同时也具有很高的可靠性。其次，通过电子文档的方式、利用信息化手段，高效的办公自动化软件可以实现档案的体系管理，索引更灵活，搜索查找更快速便利。其三，以电子文档形式保存的档案文件，其保存方式和对环境的要求较传统纸质文档要低。最后，采用信息技术还能提高文件传递速度和安全性，充分利用网络进行共享传递，能够有效提高文件的安全性和时效性。

2.2电子档案在档案工作中的劣势

首先，电子档案存储的存在安全风险，电子档案受侵害后的危险程度将远大于传统档案，档案资料不利于真假鉴别。其次，电子档案的数据容易丢失，在档案工作中电子文件结构复杂，存储方式多样，在各种方式转换中也容易造成信息的缺失。最后，电子档案的兼容性存在制约，由于操作系统、应用软件和保密程度的不同，电子档案的信息存储在不同的介质上或不同个格式上，如果兼容性不够好，也可能造成信息的丢失。

3提高电子档案管理工作绩效的要点

3.1加强电子档案存储设备以及网络的安全性

首先，保障存储设备的安全，专机专用，定时进行软硬件更新升级，定期对设备进行管理维护，保证存储设备的良好状态;定期对存档文件更新备份，防止文件在意外情况下的丢失;还可以通过网络防火墙、身份验证、数字签名、病毒预防以及档案及时备份、严格规定读写权限，加强电子档案在存储处理过程中的安全性，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，预防电子文件被其他用户非法访问和随意删改，应当不断改进现代化管理手段，努力提升馆藏档案的安全保护水平。

3.2规范操作流程，杜绝档案在操作过程中的风险

首先加强人员的职业道德意识和安全操作规范培训，使档案管理员具备较高的职业操守，同时通过规范的操作，杜绝在人员操作的过程中存在的漏洞。其次，尽量统一各单位档案存储的格式、处理软件，防止文档在格式转换或者由于软件兼容性问题被损坏。最后，严格控制管理人员的权限，做到职责权限同步，防止由于管理人员操作时对其他信息造成的无意删改。

3.3提高电子档案人员的业务和科技素质

电子档案工作者应该加强自身的业务学习和专业进修，为了保证电子档案的寿命，灵活应用多种媒介手段进行档案资料备份和存储，同时及时升级和更新存储技术，保证文件存储的安全性和可读性。

结语： 综上所述，在信息化、数字化和网络化为代表的高科技时代，电子档案成为档案工作的重要标识，电子档案可以适应目前档案工作信息交往频繁、数据量大、更新迅速、准确性高和远程交互的特点，是档案工作更高效、更安全和更准确发展必然的表现形式。本文对电子档案的特点和提高电子档案管理绩效做出了简单的探讨，在文章的最后，还应重点强调一点，就是对电子档案工作者的工作积极性和主动性的调动和激发，只有充分发挥电子档案工作者主观能动性才能进一步深入提升档案工作最终的绩效。

参考文献

[1] 黄桂玲. 刍议确保电子档案信息安全的综合策略[J]. 机电兵船档案. 2009，05.

[2] 李秀凤. “超文本”档案信息形态研究[J]. 郑州航空工业管理学院学报(社会科学版). 2010，05.

[3] 白润连. 浅谈电子档案信息的安全问题[J]. 吕梁高等专科学校学报. 2009，04.

[4] 赵锐前. 影响电子档案安全的因素探析[J]. 黑龙江档案. 2010，04.