企业合同管理方案范文第1篇

随着我国经济水平逐步提升，我国企业的经营与发展逐步实现企业内部深化体制改革，企业的档案管理在信息传播速率日益加快的今天成为企业管理的重要组成部分，注重对企业档案管理模式的创新升级是实现企业经营发展的重要保障，转变传统档案管理模式，实现企业管理形式创新，促进企业内部深化改革，辅助企业创造更多的经济利益。

二、现代企业当前档案管理模式形式

现代企业档案管理模式主要包括：档案分散管理模式、档案集中管理模式和信息―体化管理模式三种模式[1]。档案分散管理模式是指企业的档案管理分散下在企业的各个部门手中，企业的档案管理没有明确的固定管理模式，企业的信息资源和档案管理以部门为划分原则，例如：财务档案管理在会计部门，人员档案管理在企业的人力资源部等等。这种管理模式能够保障企业档案管理按照不同的部门进行分化管理，档案信息明确，但由于企业档案管理分布在企业的不同不同，因此企业对内部档案的总体管理性不明确，档案应用时程序繁杂，需要多个部门同事配合才能完成，降低了企业的运行效率；档案集中管理模式是指企业将所有档案进行企业集中管理，这种管理模式实现企业整体档案的运行和管理，但由于企业各个部门之间的内容发杂，信息种类多样，经常出现企业信息档案管理资料混杂，各部门档案管理无头绪，也为却也的档案管理造成了麻烦；信息―体化管理模式，这种企业档案信息管理模式中将互联网与传统档案管理的手段相融合，形成企业内部人力资源信息，数据信息以及财务信息管理的综合掌控，即实现了企业内部各部部门资料管理合理有序，依据各部门的特点进行划分，又能够使企业内部信息资源掌控的整体需求，信息―体化管理模式是现代企业档案管理的主要模式。

三、现代企业档案管理的创新思维

（一）注重把握企业档案管理传统模式与创新思维的结合

培养现代企业的档案管理模式的创新应当追中传统档案管理模式与创新思维能力的结合，一方面依据企业传统档案管理模式经行档案管理，注重对传统档案管理中的将档案分门别类进行管理，依据企业内部各部门档案分散化管理中企业管理中的优势，如企业内部各个部门对资源管理依据部门的内部职责细致划分，促进部门企业档案管理，保障了档案管理的逻辑性要求；另一方面，应当结合现代企业档案管理创新模式，将先进的技术手段作为企业信息资源管理的重要保存手段，实现企业资源管理“双重性”[2]，一份保存在企业的总体档案管理中，另一份保存在企业的各个部门手中，形成档案资源信息的双重保险，这种档案管理办法能够确保企业档案管理信息的真实性，尽量降低企业档案信息失真带来企业信息丢失，造成企业产生经济损失。

（二）形成企业整体档案管理思维模式

企业的档案管理其企业信息资源管理的重要组成部分，注重把握企业档案管理中的整体性是促进企业档案管理模式创新的重要手段。从企业的整体发展状况出发，实现企业资源管理整体划分，使企业的档案管理拥有明确的整体性，在总体上把握了企业档案的管理方向，最后实现企业档案分部管理，形成整体把握，部分运行的档案管理形式，实现了企业各个部门之间档案的综合管理与信息资源的畅通发展，为现代企业发展提供了有力的档案管理保障。

（三）企业档案管理立足于当今社会发展趋势

我国经济逐步发展，综合国力的逐步提升促使我国企业的发展逐步向着国际化水平迈进。对于企业档案管理应当立足于当今社会发展趋势，注重把握社会的发展动向也是促进企业经济发展和企业档案创新管理的重要趋势，企业在市场经济体制下运行，应当时刻将企业信息资源管理与市场经济发展好协调运转，促进企业发展模式与企业经济发展模式相协调，逐步实现企业的档案管理模式创新发展，促进企业内部深化改革的深入进行，为企业综合发展提供良好的内部资源保障。

（四）用发展的眼光看待企业档案管理工作

企业的发展是不断向前发展的，因此，注重对企业的档案管理采用发展的眼光对企业对方案进行管理。进行企业档案整理时，注重把握企业的总体发展方向和企业的潜在发展方向，依据企业规划，将企业的、档案进行综合分部整理，一方面促进企业的管理合理有序，保障企业当前的运行发展顺利进行；另一方面也促进企业未来发展的档案管理有可调控性，为企业的未来发展方向能够有充足的理论信息作为企业项目发展和产品生产的理论保障[3]，用发展的眼光看待企业档案管理是企业实现创新发展的重要理论途径。

（五）提升档案管理人员综合素质

提升企业档案管理人员的综合素质是保障企业档案管理模式追不更新的重要基础，一方面，档案管理人员通过自身的经验积累，不断地丰富自身专业知识，依据企业实际发展状况，制定合理的档案管理模式，逐步实现企业档案管理与企业实际发展协调发展；另一方面，企业也应当加大对员工专业能力的培训，通过定期的企业管理能力培训，促进企业档案管理人员的综合素质和专业视野逐步提升，管饭吸收各个档案管理手段中的优势，形成一套适合本企业发展的企业档案管理模式，保障企业管理模式创新发展。

（六）形成完备的企业档案管理机制

不断完善企业档案管理机制，促进企业档案管理体制能够有明确的制度保障，形成完备的制度管理理念作为企业档案管理的重要约束力，形成完备的企业管理机制有助于保障企业档案管理的真实性，促进企业管理的信息资源的安全管理，形成完备的企业管理模式也是实现企业内部资源管理的重要理论支持，拥有明确的档案管理机制是保障企业档案管理与企业运行发展轨道相融合的重要规范性保障。

（七）提升企业档案管理服务水平

注重企业档案管理向着多元化，服务化方向发展是实现企业档案管理的重要模式的转变[4]。提升企业档案的服务机构，提升企业档案管理热办公效率，实现服务领域，服务模式，服务态度，服务环境以及服务时间的多重性发展，实现企业的档案管理与企业运行发展提供多重服务的模式，真正实现了企业档案管理的实际价值，促进企业档案管理创新推动企业的发展模式与经营模式的创新[5]。

四、结论

企业合同管理方案范文第2篇

摘要:档案是企业重要的信息资源,档案资料是与企业同步发展的无形资产,在新的经营形势之下,传统企业档案管理模式需要进行发展和改革。本文在分析现代企业制度下档案管理特点的基础上,阐述了企业档案管理模式的构建,包括分布集中管理模式,实现档案管理的一体化和标准化。

关键词:档案管理;现代企业制度;管理模式

在信息技术飞速发展的知识经济时代,信息的重要性日益凸显,已经变成与有形资产同样重要的战略资源。企业管理工作的重要组成部分是档案的管理,档案是企业重要的信息资源,是企业科研、技术、生产、经营的一项基础性工作和真实记录。档案资料是与企业同步发展的无形资产,发挥着应有的重要作用。对档案进行科学化、标准化的管理,是一项基础性工作。在企业中建立一套体现公司科学管理水平的标准化的档案管理体系,使档案工作同步于企业发展,将为企业的各项工作的开展创造必要条件,也为企业抵御和规避经营风险发挥一定作用。应该看到,在新的经营形势之下,传统企业档案管理模式与体制已经显得滞后,需要对脱离企业实际的档案管理工作进行发展和改革。

一、现代企业制度下档案管理特点分析

我国企业随着改革进程的逐步推进,受到了极大的冲击,为不断适应这些变化,档案的管理也做着相应调整。在这些变化的冲击下企业档案管理表现出的变化具体有:

1.集中管理模式向集中-分散结合管理或分散管理转变

在计划经济的背景下,我国企业的档案管理采用集中统一管理模式。在积累和控制企业档案资源的要求下,集中统一的管理模式发挥了极大作用。随着计划经济向市场经济的转型以及我国社会的改革开放,我国不断加大脚步融入世界经济,加上民营经济的不断崛起以及国外企业的进入,国内企业受到越来越大的冲击,传统的在国家规划下对档案进行集中统一化管理的单一模式也变得无法适应企业的实际需求。作为企业管理必不可少的一部分,必须构建更加适合的档案管理体系以维持企业的高效运行。在这样的情况下,集中-分散结合管理或分散管理的档案管理模式逐步得到了发展。作为独立法人机构,企业自主拥有档案资源,加之随着企业管理模式向横向扁平化管理演进,集中-分散结合管理或分散管理的档案管理模式更有利于企业效率的提高。

2.由手工管理向计算机网络化管理转变

根据实际企业状况,企业档案管理模式结合特定思维与特定环境,借助不同手段,遵循不同思路,形成基于计算机网络的档案管理方式。基于网络的集成化档案管理通过网络连接起独立的管理终端,整合企业各类软资源,融业务知识管理、信息处理、档案管理于一体,是一种现代化的管理模式。基于网络的集成化档案管理有很多优势,有利于部门间信息交流与分享,有利于分布式的处理数据,也有利于企业统一管理各类资源。因此,网络化管理是企业档案工作未来的发展趋势。

3.企业档案管理部门由星型结构转向复合型结构

所谓星型结构,指的是档案管理部门受公司级档案管理机关的直接领导,档案部门与机关之间是领导与被领导的关系。档案管理部门对公司档案管理的运作进行负责,在其领导下,各部门进行档案移交和负责,呈现出典型的直线职能式企业档案管理模式。而所谓的复合型的网络结构,指的是分布式的企业档案管理体系。各个部门对自己档案管理效力负责,之间没有行政领导关系,在企业管理向扁平化进展的情况下,复合型结构是适应企业管理发展趋势的档案管理方式。

4.加强了企业档案社会化协作

当前,企业经济效益是企业的主要关注点,因此企业倾向于外包管理非现行档案。目前社会上出现了专业型档案保存中心的机构,为企业档案的外包提供了可能。社会化协作可以降低管理费用,缓和企业档案保管的压力,符合政府转变职能的需要,实现非行政职能社会事务的分离,有利于集中精力进行宏观管理。在制定基本目标和标准,政府督导的前提下,企业档案形成了管理的社会化竞争,由此产生的社会化竞争激励机制,将使档案事业充满活力,促进档案管理效益的提高。

二、现代企业制度下档案管理模式的建构

综上所述,本文作者认为,当前企业在档案管理方面应当采取的管理体制与模式为:坚持社会化与市场化的有机融合,依照企业自身管理特点,企业自主的管理档案,并采取分布集中管理模式,实现档案管理的一体化和标准化。

1.企业档案的分布式集中管理模式

所谓分布式集中管理企业档案,指的是企业档案管理形式采取事实上分散、形式上集中的管理形式。事实上分散,是指由企业档案形成部门对企业档案具体事务进行具体管理,企业档案的利用、保存,制定均由企业各职能部门负责。形式上集中,是说由企业一级管理层总负责完善档案管理流程、制定企业档案管理制度、进行企业档案管理,但是企业一级管理层只对文件形成版本进行授控,而不参与企业档案具体管理事务。上文所提及的分布式集中管理从核心来讲其实还是一种分散管理,不同之处是必须符合法律要求,并遵守企业法规的约束,意即遵循形式上的约束。

2.企业档案的信息一体化管理模式

企业档案的信息一体化管理是从系统论的角度出发,借助计算机和网络技术,以文件生命周期理论为基础,对档案进行统筹和管理,使之发挥各自以及总体的最大效能,实现系统化和规范化,企业档案的信息一体化管理模式是档案管理与文件管理内在联系的必然结果。有利于最大限度地对文件和档案信息资源进行开发。企业档案的信息一体化管理模式具体内容包括信息利用的一体化、流程管理的一体化和档案生成控制的一体化。其技术支撑是网络技术何计算机为代表的信息技术。这些数字化技术的推广和应用档案管理的工作效率,简化了工作程序,改变了档案的载体性质和生成方式,使得档案一体化管理有了技术基础。

3.企业档案的标准化管理模式

企业档案管理工作的发展方向就是实现管理标准化,规范化与标准化的管理可以加速档案工作的发展,把新的先进的管理方法与管理技术引入档案工作。具体的方面包括:企业档案工作名词术语标准化、企业档案代号代码标准化、企业档案著录标准化、企业档案标引语言标准化、企业档案的收集、整理、鉴定标准化、企业档案的统计、提供利用标准化以及企业档案编篡及出版格式标准化等。

三、结束语

企业档案的管理模式与管理体制是动态发展的,需要结合先进理念和具体实际去对其加以充实,从而推进企业档案管理模式与管理体制研究的不断深入。

参考文献:

[1]宗培岭.试论现代企业档案管理制度[J]档案与建设,2008,(08)

[2]宗培岭.现代企业档案工作运行机制的建立[J].北京档案,2008,(09)

企业合同管理方案范文第3篇

［关键词］企业；档案管理；社会化

市场经济的不断发展使企业的各种管理方式与手段，在日益改进与更新，而对于企业来说，档案管理是一项十分繁琐且工作量极大的工作，不仅耗时还耗费人力资源，在一定意义上影响了企业的发展与进步，因此，不少企业为了进一步提高管理效率，都尽可能运用合理的手段，实现企业档案管理的社会化。企业档案管理社会化实质是，企业档案的外包服务，将企业的部分或者全部的档案管理工作，交由专门进行档案管理的个人或者组织完成，从而节约企业的相关成本，减轻企业的负担，为企业档案管理水平的提高及长足发展奠定扎实的基础。

1企业档案管理社会化的可行性

1.1企业档案管理社会化是一种必然的时展趋势

相对来说，企业的档案管理并不是表面上看到的简单与轻松的工作，它比较繁琐、单调、复杂，需要企业在这方面投入必要的人力、物力，长此以往，必然会耗费企业不少的经营成本，影响企业的可持续发展。而企业档案管理进行外包可以使企业的档案管理工作更加专业，节约企业成本，符合时代与社会发展的要求，从而提高企业的核心竞争力，进而为企业的长足发展提供更多的契机。

1.2科学技术的发展使企业档案管理的社会化有了必要支撑

各种新型科学技术的不断发展与进步，为社会各行各业提供了坚实的科技支持。在企业档案管理工作中，科学信息技术的融入，使档案管理工作变得更加便捷、高效，专业档案管理部门在对企业档案进行管理时，可以凭借科学信息技术的重要力量，搭建专业的网络技术管理平台，并运用搭建的平台与委托企业进行实时的交流与沟通，实现档案管理的科学化。与此同时，在条件允许的情况下，更多的档案信息能够被共享与利用，间接地提升了企业档案的价值，这为企业档案管理的社会化提供了更多的机会和空间，督促企业与时俱进。

1.3中介的高质量服务为企业档案管理的社会化提供了重要保障

在企业档案管理方面，国家相继出台了不少政策，对其进行明确规范，相关专业的档案管理部门在参照档案管理政策方针的基础上，与委托企业进行必要的沟通与交流，并根据企业的要求对档案进行正规化管理。另外，被委托的中介管理机构依照严格的工作方法与工作要求，对企业档案进行专业化的规划与管理，尽可能地在更大程度上提高企业档案管理水平，这种高质量的中介服务为企业档案管理工作，提供了高质量的服务保障，使企业档案管理的社会化有了更多的可能。

2实现企业档案管理社会化的良好对策

2.1构建完善、合理的质量监督体系

首先，相关档案行政管理部门要对档案管理中介机构进行必要的监管，要对其工作制定必须遵守的规则与规章，并审查其执业资质，同时还要注重强化与工商管理部门，以及相关中介监督管理机构的合作，对档案管理中介机构进行注册与登记，使其工作符合政策法规的要求。其次，企业也要从各个方面监督档案管理中介机构的工作，要与中介机构签订合理的安全保密协议，并明确规定双方的责任与义务，从而进一步提高中介机构的责任意识与安全管理意识。再次，档案管理中介机构也要加强自身的监督工作，除了制定严格的工作规范外，还要实施科学的档案登记制度，严化档案的出入机制，确保企业档案实现更加安全、高效的管理。

2.2加强档案行政部门的宏观调控力度

为了在更大程度上提高企业档案社会化管理的水平，相关人员需要结合实际加强档案行政部门的宏观调控力度，为各项档案管理工作的顺利开展奠定扎实的基础。具体来说，其一，在强化政策研究与立法工作方面，各地各级的档案行政管理部门要考虑当地的实际发展情况，制定更为可行的行政规章或法规，地方的档案法规应对档案管理中介机构的从业资质、经营范围、工作人员素质、档案行政机关监督，以及管理标准等进行明确规定，尽可能地增强宏观调控的力度。其二，档案行政部门可以考虑尝试成立监察小组，定期或者不定期地深入档案管理中介机构的日常工作中，以“微服私访”的形式，真正了解中介机构的实际工作情况，对于发现的问题，要及时督促其进行整改与完善，并给予其必要的政策扶持与帮助，从而使中介机构的工作符合相关要求，为企业档案管理的社会化提供更多的活力。其三，在强化立法与政策研究方面，各地各级的档案行政管理部门还要结合不同中介管理机构的实际情况，对其内部的运行状态进行网络化的实时监督，确保中介机构的工作流程与管理标准等符合相关要求，清晰地把握与了解中介机构的规模以及问题，从而在一定程度上弱化，直至避免无序竞争等不良现象，促使我国企业档案管理社会化早日实现更加科学化的市场发展目标。

2.3强化集中统一管理

企业要想进一步推动档案管理的社会化，就要重视对档案进行集中统一管理工作，从而为档案管理的社会化提供保障。传统意义上的企业档案管理是由企业内部相应机构负责的，会根据员工的文化程度、工作级别等对档案进行划分，这样的管理手段很容易使档案管理工作出现混乱、无序的现象，不利于档案管理水平的提高。而企业档案管理实现社会化后，可以更好地实现集中统一管理，在更大程度上提高档案管理质量。因此，企业在把档案管理工作交给中介机构负责的过程中，要关注档案集中统一管理的实时情况，并要设置专门的机构与人员，对各类档案进行检查与归类，确保提供给中介机构的档案能够更加规范、准确，为档案管理社会化水平的提高，做好强有力的铺垫。另外，由于有时对人事档案的疏忽，企业员工在入职以后，档案还保存在自己手中，致使企业不能对其进行统一管理，从而出现弃档或者档案流失的不良现象。所以，企业要认真核对每一位员工档案的落实与管理情况，并制定统一的统计表格或录入系统，确保每一位员工的档案都记录在案，保证档案的集中统一管理以及档案管理社会化的合理性。

3结语

企业档案作为企业发展与进步的重要记载，是重要的分析与参考资料，能够为企业的健康、可持续发展提供必要的依据。企业档案管理的社会化，不论是对提高企业档案管理水平，还是促进企业发展等方面，都具有不可替代的重要意义。为顺利推进企业档案管理的社会化进程，企业及其他专业机构，需要从管理与技术等不同方面出发，逐步将企业档案由企业自身负责，转化为社会专业机构托管，进一步提高企业档案管理的专业性、时代化。

参考文献

［1］柏文文.企业档案管理社会化问题研究［J］.经营管理者,2017(3).

企业合同管理方案范文第4篇

关键词： 企业人事； 档案管理； 规范化

中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2012）07-0059-01

企业人事档案记录着职工录用、调配、培训、考核、奖惩、选拔、任用、业务技能、工作表现以及工作变动等过程中形成的信息资料，是企业发展和职工活动的真实记录，是国家档案的重要组成部分。因此，管理好企业的人事档案具有，具有重要的历史意义和现实意义。但是在目前，四平市的部分企业没有建立规范的职工档案，职工合法权益得不到保障。四平现有民营企业、外资企业达500多家，由于多种原因，近一半的企业没有建立人事档案，新进职工与离职职工没有记载，职工技术职称及技能不能确定，因没有文字记录，也就没有企业来管理，养老医疗等应享受的待遇使职工不能享受；还有一些企业职工档案资料收集不全。有四个方面的原因：一是企业在招用职工时，没有立即为其建立档案，故没有招工登记表等资料。二是企业虽然建立了职工档案，但没有把职工的定级表、劳动技能鉴定表等资料归档，至使不少个人资料遗漏遗失。三是国有、乡（镇）企业改制后，不与职工签定劳动合同，对辞退的老职工也没有终止或解除合同，致使档案中没有《劳动合同书》或《解除劳动合同证明书》。四是企业对职工档案管理混乱，造成职工档案遗漏遗失严重。

一、当前我市企业人事档案管理中存在的主要问题

（一）档案管理人员专业素质不高。目前，在我们四平市虽然有了一支稳定而发展的企业人事档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入21世纪，熟悉人事档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。

（二）档案管理不够规范。目前，在四平市部分企业单位普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：第一，档号不规范；第二，案卷标题不规范；第三是大部分案卷缺少卷内目录；第四是组卷混乱现象比较严重。

（三）现行档案管理体制与经济发展不相适应。我们四平市企业职工档案由多个部门管理，部门分工交叉重迭。如当地人才交流中心档案室管理当地、外地大中专毕业生职工档案，企业人事部门管理着固定工身份、合同制身份和临时身份的职工档案。这种管理方式，有悖于企业实行的全员劳动合同制，给企业的职工管理带来诸多麻烦，不利于维护职工个人利益和劳动力合理有序流动。企业改制后，没有了上级主管部门，企业对档案管理的重视程度逐渐减弱，职工档案或有或无的责任问题无部门追究。对已建好的职工档案，因人员变动等原因得不到妥善保管而丢失，职工在调动工作时找不着档案或把档案长期存放在个人手里的现象也很多。部分企业为达到控制职工的目的，扣押职工档案，使调离的职工办不成调动手续，造成人走多年，档案还在原单位的情况。这些问题的出现，影响了职工档案管理的规范和安全，同时也侵害了职工的个人利益。

（四）档案保管条件太差，影响了档案的安全。档案管理的软硬件建设配备较差，档案室达不到安全保管要求。档案管理人员也是得过且过，责任意识不强，档案业务不熟悉，年复一年，档案管理形成了恶性循环，出现了档案越管越差，越管越少的现象。

三、职工档案规范化管理的有效措施

（一）建立与社会经济发展相适应的现代职工管理体制。管理方式应适应企业发展和劳动力市场发展需要，企业职工档案由现在的多级分散管理要逐步过渡为集中统一管理，有条件的企业独立管理职工档案，条件不具备的企业可以让地方劳动人事服务中心代为管理。养老保险、失业保险、生育保险、医疗保险等档案也可以由地方劳动人事服务中心代为管理，这样既能有效地保障了职工的个人利益，方便了企业对职工或职工档案的管理，避免不利于职工档案保管和利用等现象的发生，积极发挥劳动保障部门的服务职能，提高了办事效率。

（二）加强企业职工档案管理，实现档案规范化管理，确保企业职员的合法权益得到保障。为了地方经济发展，为了企业职工档案规范化的管理，笔者建议地方档案行政部门、劳动人事保障部门应从实际出发，是否联合制定一个企业职工档案管理的规定或实施意见，不论企业规模的大小，都必须建立统一、标准和规范的职工档案管理体系，有条件的企业可以进行档案信息化的管理。每年要定期对辖属企业进行一次严格的职工档案执法抽查，对职工档案达不到要求的，要根据《档案法》的要求进行相应的经济处罚。必须做到不手软，不走过场，以法办事。

大中专院校、技工学校毕业生毕业后，其档案资料应统一移交所在地劳动人事档案服务中心档案室实行综合管理。当大中专院校、技工学校毕业生到企业工作后，劳动人事服务中心档案室可根据企业自身管理情况，逐步地将职工档案移交企业管理或继续由劳动人事服务中心档案室负责保管。

（三）对于职工流动的档案管理。笔者认为，档案的移交保管方式有二种：一是职工与原单位解除或终止劳动合同后又到新单位工作的，若新单位具有档案管理条件的，可以把档案移交到新的单位管理，也可把档案移交地方劳动人事服务中心档案室保管。二是职工与原单位解除或终止劳动合同后，又重新就业的，若新单位没有档案管理条件，则应把档案移交到劳动人事服务中心档案室。

企业合同管理方案范文第5篇

一、实现企业档案信息化管理是必然趋势

随着信息时代的到来，实现企业档案信息化管理是企业档案管理工作的必然趋势。目前企业档案管理工作正朝着现代化、网络化、信息化档案管理的方向转变。信息技术在企业档案管理中的应用给传统的企业档案管理带来了活力和生机。长期以来，企业档案都是以纸质的实物形式存在，这给信息的采集、利用和保存带来查询困难、管理成本高、信息无法共享等一系列问题。传统的企业档案管理机构是与其它部门相互隔离的，信息化发展为企业机构间的信息共享提供了可能，使得企业信息能够有效地得到整合，从而逐步建立起具有企业特色、信息广泛的企业档案管理网络体系。有效地解决了传统方式的共享难和检索难等问题，从而使企业档案信息的经济价值和社会价值得到充分发挥。

企业档案信息化也是现代企业生存和发展的必然要求。在信息时代，企业要生存和发展，就必须开展档案信息化建设。以煤炭企业为例，从煤炭企业外部形式看，信息化与煤炭经济全球化呈加速的发展趋势，竞争对手层出不穷，市场范围不断扩大，营销竞争、科技竞争、人才和市场的竞争日益激烈，这对企业的发展形成了巨大的压力。从煤炭企业内部看，为适应外部竞争环境，企业内部结构、管理方式、业务流程都需不断改革和调整，以提高企业的应变、创新和竞争的能力。这就必然要求企业重视和加强档案信息资源的开发、利用和管理，在企业的业务活动和各管理环节更加广泛地应用信息技术，规范企业在内外联系过程中的信息流程，更加充分地发挥企业信息技术和其网络技术的作用。

二、信息时代企业档案管理工作面临的挑战

京煤集团公司作为国有大型煤炭企业，六十年来，档案浓缩着企业的发展历史和文化精神，信息时代给京煤集团公司的档案管理工作带来了一系列的挑战。

1.对传统档案管理观念的挑战

随着信息时代的到来，京煤集团记录档案信息的载体日趋多样化，包括文本文件、图像图形文件、音视频文件、网页文件、电子文件、电子报表等等。在管理方式、信息互动、载体形式等方面对纸质档案形成了巨大冲击，原有的企业档案管理模式和企业档案管理观念已经难以适应现代化企业档案工作的发展要求，如何更有效地管理数字化的企业档案信息，实现企业档案信息资源的合理开发和信息资源的有效共享，是京煤集团公司档案管理工作现代化建设的必然要求。

2.档案的安全面临着新的挑战

为了提高企业档案的利用效率，更好地服务于企业管理和利用者的需要，实现企业档案信息共享，企业档案部门与外界就必然互联互通，建立档案信息管理网络。目前，京煤公司机关内部工作人员和权属单位都可以进入档案信息管理系统进行查询，获取需要的信息。这样，档案的安全就会存在潜在的风险，电脑黑客和计算机病毒都有可能随时入侵档案管理系统，破坏档案信息。如何维护网络和企业档案信息的安全，成为信息时代企业档案管理的又一大挑战。

3.对传统档案管理人员素质的挑战

随着网络信息技术进入到企业档案管理工作中，就必然要求企业档案人员能熟练地运用各项技术，了解相关的操作知识，正确地处理常见的问题，解决随时遇到的困难。由于习惯于传统管理方法的企业档案管理人员，在意识上还无法适应信息化的企业档案管理技术，还不能对现代化的档案信息运用自如，各职能部门对档案信息化知识也相对匮乏，这都将给提升企业档案管理的信息化，带来一定的难度。

4.企业档案信息化和办公自动化相互发展的挑战 

随着企业办公自动化的推进，企业管理过程中各个应用子系统之间往往会出现各自为政等问题，企业档案部门作为连接各个子系统的纽带，企业档案信息化的建设逐渐成为企业办公自动化建设的重要内容。事实上，企业档案信息化与企业办公自动化之间存在着天然联系，企业档案信息化是企业办公自动化的一部分，依赖于企业办公自动化的建设，而另一方面，企业办公自动化也离不开企业档案资源的信息化，需要借助企业档案部门的信息优势解决企业办公自动化进程中的一些问题，但如何使企业档案信息化和企业办公自动化形成良好的互动，也成为信息时代亟待解决的又一难题。

三、企业档案信息化工作发展的途径

在信息网络技术带来的挑战面前，京煤集团公司档案馆与时倶进，在网络化、信息化、实用高效化等方面进行了一系列的探索和创新。档案工作者提高认识，找准为企业服务的结合点和切入点，经过几年的努力，完成了文书档案原文的全部扫描，实现了从档案组卷、整理、编目、打印、编研、鉴定、查询利用、库房管理等全过程的计算机管理，并与集团公司办公自动化OA系统进行了对接，从部门查询至档案馆授权后阅览公文的全过程实现了数字化管理，为京煤集团公司的改革和发展提供了坚强的服务保障，并在企业档案信息化工作中积累了一些经验。

1.企业档案信息化和办公自动化协同发展

将企业档案信息化和办公自动化统筹考虑、协同发展。目前，很多企业在设计和开发办公自动化系统时，企业档案部门不能及时参与其规划和设计，档案管理系统与企业办公自动化系统各自为政，缺少统一规划，使企业办公自动化系统的设计功能无法满足企业档案管理系统的归档要求，或者出现企业办公自动化系统与档案管理系统不兼容等现象，使档案管理系统难以有效地投入使用和发挥作用。京煤集团公司在进行档案信息化建设过程中，集团档案馆与信息中心加强合作，建立了电子文件档案数据中心，将前期的文书处理与后期的归档管理及档案利用综合考虑，把企业文书处理和档案管理两个不同性质、不同阶段的工作紧密结合起来。同时，树立前端控制思想，在设计文件处理流程时，充分考虑到后期归档管理和档案利用的需要，将企业档案管理功能纳入其中，对文件归档和目录生成以及提供利用等档案管理模块的设计提出了具体的要求，电子文件档案数据中心是京煤集团公司信息资源库的重要组成部分，实现了企业档案信息资源的共享和利用。

2.加强企业档案信息系统的安全管理工作

在开展档案信息化工作中，京煤集团坚持现代化的信息处理技术与企业档案管理工作相结合，树立安全风险防范意识，加强企业档案信息系统安全防范规划。如电子档案入网后，在进入、传输、使用等三方面采取安全保密防范措施，层层设防确保安全。为防止外部攻击，我们采取防火墙、攻击检测技术和数据恢复技术等措施；为防止内部成员泄露，我们建立了电子归档管理与电子档案安全利用管理制度，并进行身份认证，设定访问权限和用户角色等防护措施，还根据文件的密级情况进行有效的访问控制，如哪些用户能够登录到服务器获取资源，哪些用户只能在终端机上进行查询，哪些用户能够访问哪些目录、公文和资源等都有明确的规定和控制。同时，为防止失密、泄密等事件发生，我们制定了非公开的档案信息一律不得上外网的规定，以确保企业档案信息的安全。

3.提高企业档案人员的综合素质，实现企业档案管理人员专业化要求

由于现代化的企业档案管理工作是以计算机为手段，通过网络技术来实现的，这就对企业档案管理人员的综合素质提出了较高的要求。与传统的企业档案管理工作相比，不光需要熟悉档案管理的基本原理、方法和手段，还要掌握计算机管理和网络管理等新技术和新知识，并利用这些新技术和新知识完成企业的档案管理工作。具体来说，企业档案管理者应掌握以下三方面的知识和技能:一是具有多元化的知识结构。学习和掌握现代科学技术的理论、管理和文化等多方面的知识，尤其是计算机等科学知识，它们对企业档案管理的现代化、信息化具有直接的作用。二是掌握档案管理专业知识，如档案学、文书学等等，具备档案著录、检索、标引、编研等有关方面的技能。三是具有运用档案管理现代化技术，进行档案信息研究与分析，提供给企业高层次的档案信息服务与咨询的能力。综合掌握这三方面的知识，就要求企业档案管理人员必须不断的学习。为此，京煤集团公司采取了档案人员离岗深造、专业培训和企业内部档案人员以强带弱、以老带新、互帮互学的方法，使企业档案人员的综合素质得到明显提高，从而促进了企业档案信息化工作的发展。

4.改变工作方式，转移工作重点

在企业档案信息化工作中，京煤集团改变了传统的档案工作方式和工作重点：一是企业档案业务指导工作的重点由过去指导整理立卷转移到指导对文件流程的跟踪控制和企业档案价值的鉴定工作上来。京煤集团办公自动化系统可以自动实现文件的分类，文件归档后其主题标引和档案分类号都可以由系统自动完成，文书处理人员和企业档案人员的工作量都大为减少，案卷和档案

编目质量得到明显提升。在这种情况下，文书处理人员和企业档案人员就可以将工作重心更多地集中到企业档案价值鉴定和流程的跟踪控制上来。档案价值鉴定是脱离京煤集团系统辅助，需要靠人工来独立完成的工作，这是确保企业档案管理质量的重要环节；而流程的跟踪控制，对于及时掌握文件流转情况，确保文件的准确、真实和完整都具有极其重要的作用；二是集团公司的档案利用服务由过去的手工调卷转变到提供多途径、多渠道网络环境下的高效率服务，可通过日期查询、立卷部门查询、主题词查询等多种检索方式，向利用者提供档案全文阅览服务；三是集团公司的档案部门由过去的独立工作模式转变为与文件形成部门、信息技术部门的经常性沟通和合作模式。在企业信息系统中，任何一个变化和修改，都需要建立在双方良性沟通和协商的基础之上，需要双方的共同理解和把握。

5.畅通网络环境下档案信息服务的反馈渠道