档案信息化建议范文第1篇

根据《国家档案局中央档案馆关于印发全国档案信息化建设实施纲要的通知》和《省档案局关于加强全省机关企事业单位档案信息化建设的意见》的精神，结合我市实际，为加强全市档案信息化建设提出如下意见：

一、指导思想

以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，贯彻落实科学发展观，以档案信息资源建设为核心，以加强电子文件管理为重点，以计算机网络建设为基础，以扩大档案信息资源开发利用为目标，努力适应信息化建设和档案事业发展的要求，逐步实现全市档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化，为我市全面建设小康社会提供优质、快捷的档案信息服务。

二、建设目标

本着统筹规划、统一标准、突出重点、分级建设、安全保密的原则，到“十一五”末，逐步建立起全市档案信息数据库；全面开展向社会提供网上查询档案信息服务；建立起档案信息化标准体系和安全保障体系；建立起较强的档案信息管理人才队伍；完成电子文件中心建设；力争馆（室）藏档案数字化。

三、工作任务

（一）档案信息化基础设施建设

1.全面推进全市档案馆和机关档案室计算机和网络技术应用水平，使全市立档单位应用计算机管理档案的普及率达到80%，计算机及配套设施逐步统一。

2.全市各级档案馆要完成内部局域网建设，并与市电子政务外网（政务办公网络平台）联通。全市一、二级立档单位力争实现档案专网联通。

3.全市各机关、企事业单位都要把档案信息化建设纳入本单位的总体规划，要充分考虑档案信息化基础设施建设的需要，大力推进档案信息化基础设施建设，完成档案数字化工作，充分发挥档案馆室的各项功能和作用。

4.市档案局（馆）要积极创造条件，加强技术力量建设，建立市档案资料数字化加工服务中心，具体负责全市有关立档单位档案资料数字化加工服务工作，力争“十一五”末完成全市立档单位档案资料数字化技术处理。

（二）档案信息资源建设

1.目录中心建设

（1）加快档案目录数据库建设。提高档案检索利用效率和服务质量。市县两级档案馆要在两年内完成馆藏案卷级目录录入、5年内完成档案文件级目录录入，尽快实现全部馆藏档案目录计算机检索。全市机关、企业事业单位档案室实现室藏档案文件级计算机检索。

（2）规范档案移交程序。全市各单位以后形成的档案向所属档案馆移交时，必须同时移交市档案局统一推广使用的档案管理软件生成的机读文件数据库，同时向现行文件利用中心报送一套机读文件级数据库。

2.全文数据库建设

（1）积极推进档案全文数据库建设。市县两级档案馆要从馆藏珍贵档案入手，开展档案数字化工作，对馆藏照片、录音录像档案进行数字化转化工作，建立相关的全文数据库，逐步实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。

（2）加强电子文件归档管理。根据新形势下档案管理要求，市档案局要根据电子档案接收、保管、利用的技术方法，加强对我市电子文件收集、鉴定、著录、归档等工作的监督指导，保证有保存价值的电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性。

（3）市档案局要结合全市电子政务管理系统的推广应用，在全市立档单位中开展档案信息化管理系统应用，制定电子文件收集、整理、归档、存储、应用的规范和模式，开展网上业务检查、指导和数据接收工作。

（4）按照电子文件与纸质文件并存的原则，实行电子文件和纸质文件归档双轨制。全市立档单位在向所属档案馆移交以后档案时，必须按照市档案局的统一要求，将纸质文件和电子文件同步移交，缺一不可。

（5）积极推进档案数字化进程，提高档案利用效率。市档案馆馆藏档案数字化加工工作已起步，从起，市档案馆档案数字化加工工作争取纳入政府目标管理，分步实施，逐年完成。全市各级档案（室）也应积极采取措施，有计划、有步骤地对本馆（单位）的档案资料进行数字化技术处理，力争在“十一五”完成任务。

（三）档案管理应用系统建设

档案管理应用系统建设要遵循“规范、先进、实用”的原则，既要满足当前工作需要，又要兼顾信息技术发展的趋势。

1.进一步加大档案管理软件推广工作力度，提高档案管理技术和应用水平。从起，全市各单位要使用市档案局推荐的普及应用文书档案一体化管理软件系统，适应办公自动化和电子政务建设的要求，保证档案信息交换和实现档案信息资源共享创造条件。

2.加强档案信息建库入网工作。市档案馆要按照市政府的要求，把档案数据库作为政府重要信息资源，纳入全市电子政务的总体格局中，逐步构建全市档案文献数据库。

3.充分利用和发挥互联网网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。市档案局（馆）要在市档案信息统一平台上有计划地上载开放档案目录和现行文件目录，并积极创造条件上载已公开的档案全文信息，向社会提供网上查询和使用服务，进一步发挥档案信息资源服务社会的作用。

4.积极促进全市档案信息资源共享。以市档案局（馆）网站为主体，利用全市统一的网络出口与其他地区档案网站链接，形成方便快捷、四通八达的档案工作信息网。

四、主要保障措施

（一）加强组织领导

成立市档案信息化建设领导小组，由市政府分管领导任组长，市政府办、政务信息化管理服务中心、发改委、财政局、人事局、档案局、科技与信息产业局领导为成员，负责全市档案信息化建设的组织协调工作。领导小组下设办公室，办公室设在市档案局，由市档案局局长兼任办公室主任，负责处理日常工作，确保全市档案信息化建设有计划、有步骤的顺利实施。

（二）加大投入力度

档案信息化建设是一项大投入、长积累、晚见效的工作，要加大档案信息化建设资金的投入力度，以缓解档案信息化建设资金不足的问题。要积极做好档案信息化建设的资金筹集工作，保障档案信息化建设的资金需求。财政部门要给予大力支持，根据《档案法》的要求，将各单位档案信息化建设所需经费纳入预算范围。

（三）加强档案信息化标准和规范建设

1.加强制度建设。市档案局要依照《档案法》和《电子公文归档管理暂行办法》，制定具体的操作办法和措施，规范和指导全市档案信息化建设的运行、管理和维护工作，保障我市档案信息化建设规范化、标准化和制度化。

2.严格执行标准规范。要严格执行国家档案局颁布的《电子文件归档与管理规范》进行档案数字化加工。对各单位已进馆的档案，各综合档案馆要分期分批进行数字化加工。今后各单位在向市档案馆移交纸质及其他载体档案时，必须同时移交符合技术标准规范的数字化档案数据库。

（四）加强档案信息安全保障体系建设

1.逐步完善档案信息安全管理体制。要严格遵守《档案法》和《计算机信息系统保密管理暂行规定》等相关法律法规，加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全；加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实、完整、有效；严格按照《中共市委办公室市人民政府办公室关于推进我市电子政务建设的工作意见》精神，根据需要采取必要的安全防范措施，确保档案信息系统的安全。

2.在开发利用档案信息资源和网络系统建设工作中，要增强安全意识，防止失密和泄密事件发生。非公开的档案信息一律不得上外网；在互联网上提供已公开的档案目录查询服务，要认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保档案信息系统的安全运转。

（五）提高队伍素质

档案信息化建议范文第2篇

为推动我市档案信息化又好有快的发展，现根据当前我市档案信息化工作情况，对改进我市档案信息化工作提出如下意见：

一、要从档案事业发展战略的高度认识和定位档案信息化，以档案信息化建设为龙头带动档案事业的发展

以档案信息化建设为龙头，就是要把档案资源的信息化摆在优先发展的战略高度，将档案信息化纳入各地区社会信息化的重要内容，通过信息化建设带动和促进档案资源建设和档案信息开发服务工作。在国家信息化的大环境下，把档案信息化作为档案事业发展的优先战略选择，是新时期档案事业发展的内在要求和根本动力，是实现档案事业的跨跃式发展的主要抓手。

作为国家基础性的战略信息资源，档案资源只有通过信息化技术进行数字化改造、管理和资源整合，建立起规范化、可共享的分布式档案基础数据库体系，依托国家政务信息网，实现面向各级机关、面向大众的社会化服务，才能充分发挥档案信息的社会效益和经济效益，更好地为改革开放和社会主义现代化建设服务。

档案资源只有通过信息化，建立起国家档案信息资源灾难备份体系，才能确保在任何条件、任何环境下档案信息的安全，确保在各种灾难发生时提供档案信息的及时恢复与应用服务，充分体现档案信息资源的战略贮备作用。

档案事业的发展只有朝着信息化的发展目标迈进，科学规划档案信息化工作，以档案信息资源建设为核心，以网络化管理为基础，以实现档案信息资源的共享为目标，才能真正实现档案资源的信息化，实现档案工作的地位和价值。

二、档案信息化建设要统筹规划，协调发展

档案信息化是一项全局性、长期性的系统工程，在档案信息化建设中，必须牢固树立和认真落实科学发展观，统筹规划、协调发展，才能全面推动档案信息化建设。

1、统筹规划是做好档案信息化工作的关键。档案信息化涉及馆际合作、资源配置、协作开发、信息共享、网络建设等问题，要结合国民经济信息化计划，进行充分的可行性研究，制定档案信息化的总体发展规划，协调配合，共同发展，稳步推进档案信息化的进程。要结合国家和地方国民经济信息化发展战略，按照档案信息化中长期发展的要求，确定档案信息化的目标、措施、步骤与要求，分项制定以档案信息数据库、档案信息网络设施建设为重点的工程项目建设计划，并且积极争取将计划纳入政府发展规划和信息化项目建设具体工作计划，以项目建设带动事业发展，扎扎实实地推进信息化计划的实施。

2、质量是档案信息化建设的核心。要严格执行统一的信息化标准，包括档案数据的著录、交换、档案的数字化和信息共享等。要继续贯彻执行《*市机读档案目录数据著录格式》、《*市纸质档案资料数字化技术操作办法》和《*市档案馆档案数字化处理操作规程（试行）》、《*市电子文件移交格式暂行规定》等标准规范，做到“一市五区”档案数据结构的规范化、标准化。

3、技术保障是提高档案信息化工作效率的依托。要从数量上和质量上提高信息化技术技术力量，积极组织和参加信息化技术培训。要推行“两个一体化”（即文档一体化和馆室一体化），在区域内统一规范软件。

三、档案信息化建设要以档案信息资源建设和共享为核心

档案信息资源建设是档案信息化的核心，档案信息资源建设水平直接决定档案信息化的内在质量，关系到档案资源的有效开发与利用程度。只有通过档案数字化手段，建立起各级各类、分布式、规范化、可共享的档案数据库，构筑全市档案信息资源体系与共享体系，才能真正实现档案资源的有效开发与利用，实现档案信息化目标。

当前着重建设四个档案基础数据库：（1）档案目录数据库。“*”期间我市要全面完成市、区两级综合档案馆目录数据库的系统建设和资源建设，逐步完善档案馆的计算机检索体系，提高各级国家综合档案馆的现代化管理水平。（2）以开放现行文件和服务党政部门为核心的电子政务文件数据库，实现电子文件的集中管理。（3）重要档案内容数据库。（4）多媒体档案数据库，包括照片档案数据库、录音、录像档案数据库。

四、档案信息化建设要以人为本，服务社会为目的

要以构建全市档案信息资源共享体系、资政决策和公众需求为出发点，以人为本，立足服务，建立了两个信息服务平台：一是基于政务网推广应用“电子文件档案信息管理系统”，面向党政机关提供档案信息资源内部共享服务和有条件的公众服务，发挥文件档案的资政作用。二是基于因特网，建成了分布式档案网站系统，面向广大公众提供全市档案（目录）查询和现行文件利用服务。现行电子文件查阅中心真正纳入政府信息公开体系之中，争取党委、政府的支持，纳入政府相关计划，承担政府信息公开目录编制、工作，参加政府信息公开的检查督促工作等，使现行文件查阅服务中心向政府信息查询服务中心转变。

档案信息化建议范文第3篇

为推动我市档案信息化又好有快的发展，现根据当前我市档案信息化工作情况，对改进我市档案信息化工作提出如下意见：

一、要从档案事业发展战略的高度认识和定位档案信息化，以档案信息化建设为龙头带动档案事业的发展

以档案信息化建设为龙头，就是要把档案资源的信息化摆在优先发展的战略高度，将档案信息化纳入各地区社会信息化的重要内容，通过信息化建设带动和促进档案资源建设和档案信息开发服务工作。在国家信息化的大环境下，把档案信息化作为档案事业发展的优先战略选择，是新时期档案事业发展的内在要求和根本动力，是实现档案事业的跨跃式发展的主要抓手。

作为国家基础性的战略信息资源，档案资源只有通过信息化技术进行数字化改造、管理和资源整合，建立起规范化、可共享的分布式档案基础数据库体系，依托国家政务信息网，实现面向各级机关、面向大众的社会化服务，才能充分发挥档案信息的社会效益和经济效益，更好地为改革开放和社会主义现代化建设服务。

档案资源只有通过信息化，建立起国家档案信息资源灾难备份体系，才能确保在任何条件、任何环境下档案信息的安全，确保在各种灾难发生时提供档案信息的及时恢复与应用服务，充分体现档案信息资源的战略贮备作用。

档案事业的发展只有朝着信息化的发展目标迈进，科学规划档案信息化工作，以档案信息资源建设为核心，以网络化管理为基础，以实现档案信息资源的共享为目标，才能真正实现档案资源的信息化，实现档案工作的地位和价值。

二、档案信息化建设要统筹规划，协调发展

档案信息化是一项全局性、长期性的系统工程，在档案信息化建设中，必须牢固树立和认真落实科学发展观，统筹规划、协调发展，才能全面推动档案信息化建设。

1、统筹规划是做好档案信息化工作的关键。档案信息化涉及馆际合作、资源配置、协作开发、信息共享、网络建设等问题，要结合国民经济信息化计划，进行充分的可行性研究，制定档案信息化的总体发展规划，协调配合，共同发展，稳步推进档案信息化的进程。要结合国家和地方国民经济信息化发展战略，按照档案信息化中长期发展的要求，确定档案信息化的目标、措施、步骤与要求，分项制定以档案信息数据库、档案信息网络设施建设为重点的工程项目建设计划，并且积极争取将计划纳入政府发展规划和信息化项目建设具体工作计划，以项目建设带动事业发展，扎扎实实地推进信息化计划的实施。

2、质量是档案信息化建设的核心。要严格执行统一的信息化标准，包括档案数据的著录、交换、档案的数字化和信息共享等。要继续贯彻执行《*市机读档案目录数据著录格式》、《*市纸质档案资料数字化技术操作办法》和《*市档案馆档案数字化处理操作规程（试行）》、《*市电子文件移交格式暂行规定》等标准规范，做到“一市五区”档案数据结构的规范化、标准化。

3、技术保障是提高档案信息化工作效率的依托。要从数量上和质量上提高信息化技术技术力量，积极组织和参加信息化技术培训。要推行“两个一体化”（即文档一体化和馆室一体化），在区域内统一规范软件。

三、档案信息化建设要以档案信息资源建设和共享为核心

档案信息资源建设是档案信息化的核心，档案信息资源建设水平直接决定档案信息化的内在质量，关系到档案资源的有效开发与利用程度。只有通过档案数字化手段，建立起各级各类、分布式、规范化、可共享的档案数据库，构筑全市档案信息资源体系与共享体系，才能真正实现档案资源的有效开发与利用，实现档案信息化目标。

当前着重建设四个档案基础数据库：（1）档案目录数据库。“*”期间我市要全面完成市、区两级综合档案馆目录数据库的系统建设和资源建设，逐步完善档案馆的计算机检索体系，提高各级国家综合档案馆的现代化管理水平。（2）以开放现行文件和服务党政部门为核心的电子政务文件数据库，实现电子文件的集中管理。（3）重要档案内容数据库。（4）多媒体档案数据库，包括照片档案数据库、录音、录像档案数据库。

四、档案信息化建设要以人为本，服务社会为目的

要以构建全市档案信息资源共享体系、资政决策和公众需求为出发点，以人为本，立足服务，建立了两个信息服务平台：一是基于政务网推广应用“电子文件档案信息管理系统”，面向党政机关提供档案信息资源内部共享服务和有条件的公众服务，发挥文件档案的资政作用。二是基于因特网，建成了分布式档案网站系统，面向广大公众提供全市档案（目录）查询和现行文件利用服务。现行电子文件查阅中心真正纳入政府信息公开体系之中，争取党委、政府的支持，纳入政府相关计划，承担政府信息公开目录编制、工作，参加政府信息公开的检查督促工作等，使现行文件查阅服务中心向政府信息查询服务中心转变。

档案信息化建议范文第4篇

关键词：医院；信息化；档案管理

0前言

档案属于医院重要资源之一，包含基建、财务、医疗、人事、病历等资料，其管理质量在一定程度上反映着医院整体管理水平。档案管理可在医院管理工作中发挥极其重要的作用，可辅助医院有效挖掘各种可用资源，增加医院资源，减轻医院的资源压力。档案管理是医院管理中较特殊的一种管理工作，记录的主要内容为医院人事问题。在现代化背景下，各种科技在管理工作中的应用，提升医院管理的效率及效果，同时也提升医院档案管理的整体水平。医院需与时俱进，在档案管理中积极引入新技术，积极发挥新技术价值，辅助医院更好地进行各项管理工作。但现今我国多数地区依然采用传统档案管理方法，虽有一定的管理效果，但表现更突出的是管理中存在的各项问题，如工作效率低下、工作质量无法保障等。伴随着互联网技术、信息技术的高速发展，档案管理信息化已成为必然，如何在医院档案管理工作中有效融入信息技术成为重点研究内容，更是档案管理创新、改革的关键。

1档案管理中存在的问题

1.1管理制度尚未完善

医院的档案数量非常多，且档案类型相对复杂，涉及多个领域、多个方面。在传统管理体系下，相应的管理制度无法满足档案管理要求，分管档案的部门比较多，各个部门有对应的工作模式、档案风格以及档案类型，导致整个单位的档案类型十分复杂，且格式不统一，从而导致加大档案管理人员的工作压力，还会造成档案管理效率下降。在这种情况下，档案管理制度难以充分落实，档案管理人员无法按规章制度工作，导致制度成为表面文章。管理制度不完善还会导致其它问题，各个部门无法就档案管理这一工作进行及时、有效沟通，难以在短时间内进行信息工作有效对接，难以规范档案格式[1]。且在传统管理模式下，各个部门因涉及较多的档案缘故，难以保证档案管理工作不出错，无法保证档案信息的准确性与安全性，对档案管理效果造成直接影响，甚至导致档案内信息无效，成为不具法律价值的无用档案。

1.2工作人员素养欠缺

受传统管理模式影响，单位并未明确工作人员的计算机技术要求，也没有要求工作人员具备相应的计算机能力，并未认识到计算机技术参与档案管理的优越性与积极性，所以部分单位的档案管理方法比较传统[2]。部分单位已认识到计算机技术在档案管理工作中发挥的重要作用，积极引入计算机技术，但因工作人员的计算机技术掌握情况参差不齐，所以档案管理是传统纸质管理与计算机管理混用模式，但传统纸质管理更重要，计算机成为辅助管理方法。在传统管理模式下，工作人员难以在短时间内完成较多档案的归类及整理等工作，工作效率低下，部分档案甚至会延期处理，难以在第一时间发现问题并进行处理、难以完善档案管理工作，只能进行简单汇总、归类以及整理等工作。且单位多数工作人员并非专业出身，并不了解档案管理工作的重要性，也没有第一时间应用先进档案管理技术工作，新鲜力量的实际输入量较少，多数工作人员年纪较大，甚至有部分工作人员认为档案管理部门是养老部门，档案管理工作比较懈怠，也不愿学习计算机等新型技术，导致单位档案管理始终停滞不前。

1.3管理模式落后

档案管理模式落后也是医院档案管理中存在的主要问题，这一问题直接影响档案管理整体效果及整体质量。档案管理工作相对复杂，这与单位的档案管理类型、涉及内容较多、工作量较大等存在直接关系。这一现象导致工作人员存在较大管理压力，而落后的管理模式无疑会进一步加大工作人员的工作压力，导致工作人员工作期间发生各种错误，最终导致档案管理成本偏高、档案移交工作量较大、档案管理手段不理想，难以充分发挥档案管理的价值。部分单位认识到计算机技术对档案管理工作的积极影响，也积极引入计算机技术，积极进行计算机基础设备建设，但因管理模式落后，导致计算机技术的优势难以充分发挥[3]。从调查发现，在传统管理模式下，很多工作人员依然应用传统文件管理方式，但这一管理行为无疑对文件管理投资造成严重负面影响，不利于文件利用或管理，难以充分发挥文件的价值，最终导致经济效益下降。

1.4思想上不重视

在信息化背景下，想要做好档案管理工作，必先做好相应的计算机建设工作。但当前部分医院工作人员意识较低，认为档案管理工作就是乏味的搬运工作。部分医院管理体系也有待进一步建立健全。导致档案管理工作跟不上时代的步伐，比如计算机建设始终跟不上信息化时代的进步，硬件更新速度缓慢或使用传统老式设备，资金投入量较少，最终导致档案管理工作难以深入、有效开展，无法保证档案管理工作的信息化水平，难以提升档案管理效率及质量。

2大数据时代医院信息化档案建设策略

2.1转变传统观念，加强互联网背景下的档案信息化建设

想要创新档案管理工作，则需第一时间转变传统管理观念，提高医院领导与工作人员对档案管理工作的重视，从思想上进行转变，深入实际地认识到档案管理工作的重要性及对单位管理的积极影响。想要转变工作人员的传统观点，首先要做好相关的档案管理宣传教育，积极获取上层领导的支持与认可，在上层领导及部门认可档案管理工作的重要性后，增加人力以及物力的投入，通过档案管理教育活动、在档案管理部门或单位公共区域绘制档案管理解说图文、带领工作人员一起了解档案管理工作等多项措施，提升工作人员对档案管理的正确认识，促使其重视档案管理工作，配合档案管理部门进行档案管理工作，改进管理效率、管理质量与管理效果[4]。之后要创建单位内部的综合档案室，这一行为主要基于医院有较多类型档案，通过综合档案室可让各个部门将本部门档案存在其中的对应区域，并在对应档案管理平台中录入档案相关信息，方便各部门工作人员及时完成档案收集、汇总工作，保证档案内容的准确性与全面性，有利于后期档案管理人员的整理及保管工作，还可让档案完整度达到相应标准，为单位后期管理工作提供一定辅助与便利，甚至可形成规范合理的档案管理流程及档案管理标准，让档案管理成为制度性工作与必要性工作，促使单位全体工作人员均能参与档案管理工作中。

2.2以大数据与信息化建设为依托

想要档案管理工作契合信息化时代，则需做好相应的信息化建设工作，积极增加硬件与软件的建设投入，保证设备的先进、科学、适宜，规避设备跟不上时代这一现象。但因医院的档案管理工作十分繁琐、复杂，需要更多专业人员进行工作，单位档案管理部门需积极引进档案专业出身、管理技能较强的工作人员，安排这些专业人员进行档案管理工作。这些专业人员所接受的教育大多符合信息化时代要求，可迅速上手相关工作，实现档案管理高效性，迅速解决繁杂、繁多的档案管理工作。但单位相关领导需结合档案管理需求，合理分配档案管理工作，实现岗位明确与职责明确，避免人手不足或滥竽充数导致的档案管理错误或档案管理效果低下等问题。单位还需结合档案管理工作的实际需求，积极配备各种辅助管理设备，比如扫描仪、二维码等，并将辅助管理设备公平、公正地分配给每位管理人员，在现有管理效果基础上，进一步提升档案管理效果，充分实现电子档案管理信息化，减少不必要的人力、物力资源的浪费，节省档案管理部门的经费。

2.3加强信息化管理

在信息化时代背景下，医院需积极进行信息化建设，在建设完成后积极进行信息化管理。考虑到纸质档案管理耗费的时间、精力更多，且这类档案容易损毁、霉变，难以保证其始终有效，建议充分利用信息技术实现纸质档案与电子档案双重管理模式。但在双重管理过程中，应以电子档案为主，纸质档案核对信息后存放至相应储藏区域即可，电子档案不仅需要纸质档案中的详细资料，还可结合后期档案变化及时修改、补充其中内容，提升档案完整性，改进档案管理效率，实现档案长久保存的目的。这种管理模式无疑更为高效、准确，可进一步提升档案管理科技化、现代化以及智能化，还能让档案管理工作变得更简单、高效，有效减轻档案管理人员的工作压力以及工作负担，让工作人员在有限时间内完成更多工作，创新档案管理工作效率。考虑到医院具有大量档案，还需利用信息技术构建信息化管理平台或档案数据库，将电子档案一一录入管理平台或数据库中，同时做好备份工作。在统一平台或数据库中，各部门工作人员可通过本部门的账号进入其中，结合账号权限查询、阅览对应档案文件，可有效缩短档案查询、阅览时间，还可第一时间满足工作人员的工作需求。通过统一平台或数据库，还可规范档案书写格式、档案文件内容，可让各部门工作人员按统一格式采集档案资料或录入档案信息，方便档案管理人员统一整理单位内的档案文件。利用平台或数据库，各部门人员还可针对档案内容进行信息共享、信息交换与信息汇总，且在对应平台或数据库工作，档案管理安全性更高，还可实现档案管理标准化，并完善档案管理体系。但因网络黑客数量较多，罪行十分猖獗，还需结合实际情况，为平台或数据库构建安全防火墙，无账号不得进入，保证档案信息不会流出单位，避免信息流出导致的经济损失。

2.4加大人才培养力度

工作人员工作能力低下与综合素养低下，是导致档案管理工作效果不佳的主要原因，也是信息技术难以充分发挥的主要原因。想要在医院中实现信息化档案管理，则需结合人才能力展开干预。首先，单位完善信息化建设后，需结合现有计算机技术要求与档案管理信息化手段，安排工作人员进行计算机技能培训，保证工作人员具备相应的计算机技能应用能力。在培训过程中，应针对相应的硬件与软件，培养工作人员的应用能力与维护能力，保证工作人员可充分应用相应硬件及软件进行档案管理工作。但部分软件崩溃后会对档案管理整体工作造成不良影响，并且会导致档案信息泄露或丢失等多项问题，所以还需保证工作人员具备一定的软件及硬件维护能力，保证相应软件及硬件始终高效地开展相关工作。还需在档案管理部门设置相应的意见反馈箱，要求工作人员能结合日常工作期间，及时发现并记录档案管理工作中存在的各项问题，并以不记名形式反馈给档案管理者，管理者第一时间调查相应问题，制订问题解决方案，并带领工作人员进行学习，保证工作过人员均掌握相应的档案管理问题解决能力。单位还需积极创造机会，安排单位内档案管理人员前往兄弟单位或其它档案管理工作理想的单位学习，开拓其眼界，还可转变其档案管理理念及思路，充分调动档案管理人员的主观能动性，促使档案管理人员积极参与档案管理工作，积极进行档案管理信息化改革，积极应用更先进、更合理的信息技术解决档案管理工作。考虑到信息化设备若操作不当会诱发故障，单位还需引进相应的信息化维护检修人员，该人员必须具备相应的信息技术应用能力，及时指导操作不准确人员改正错误、解决操作中存在的问题。在信息化设备发生故障后，第一时间解决相应问题，保证信息化设备始终高效运行后，维护信息化设备的软件及硬件功能，尽可能消除设备故障对档案管理造成的不良影响。若单位已有相应的信息化设备维护检修人员，还需结合工作需求积极进行培训，不断提升该人员的工作能力。在新形势背景下，档案管理要求日益升高，管理人员必须具备相应的管理知识与业务技能，还需具备较好的专业素养，才能更好地进行档案管理工作。可从以下几方面，提升档案管理人员素养：第一，只有专业人才进行档案管理工作，才能获得理想的管理效果，才能提升档案管理工作的专业性与有效性。这种专业人才必须具备档案管理学知识、档案资料保存学知识、现代管理学知识、法学知识、计算机知识以及公文处理知识等，才能正常开展档案管理工作；其次，这种专业人才还需具备认真工作、认真负责、态度端正、诚实守信、严守纪律等多项良好品质，才能保证日常工作始终能有条不紊地完成；第二，在短时间内无专业人员进行档案管理工作时，应针对现有进行该项工作的工作人员，明确分析其工作流程与工作效率，了解其工作中的不足，结合分析结果制订相应的改善方案[5]；第三，在固定工作人员或是招聘了新职工后，还需结合单位实际情况，完善相应的管理制度，明确档案管理工作流程、工作范围与质量标准，要求工作人员能遵守相应规章制度进行日常工作，最大程度上提高管理工作准确性与及时性。还需构建完善的奖惩制度，明确档案管理工作的考核内容与考核指标，让工作人员积极约束自己行为，兴致高昂地展开工作。定时进行工作考核，为工作考核达到标准职工提供物质奖励、精神奖励，提升职工归属感与成就感。若职工工作不积极，需第一时间明确原因，帮助职工解决问题。若始终不能改正，则可考虑进行惩处。

3结语

在信息化时代背景下明确医院档案管理中存在的问题，积极针对相应问题制订有效的解决措施，持续改进档案管理水平及质量，实现档案管理高效性、科学性与规范性，间接提升医院整体管理水平非常必要。

参考文献

[1]李静，张雪静，李志光，等.加强医院科技成果奖励申报探索科学管理新方法[J].江苏卫生事业管理，2020，31（2）：259-261.

[2]卢永平.关于医院档案信息化建设的探讨[J].信息记录材料，2019，20（8）：174-176.

[3]王奉香.浅析大数据时代医院档案信息化管理[J].兰台内外，2021（18）：35-36.

[4]李品.大数据时代医院档案信息化构建研究[J].黑龙江档案，2021（5）：248-249.

档案信息化建议范文第5篇

一,全市档案信息化建设现状分析

*年以来,*市档案信息化建设列入了市,区政府信息化建设规划,全市档案部门在市委,市政府的领导和支持下,稳步有序地推进档案信息化建设,取得了一定成效.主要表现在:档案信息化基础设施得以改善;档案数据库建设不断丰富;档案管理应用系统趋于统一规范;网站功能进一步提升;网上利用工作有新进展;档案管理自主研发取得新的成果.但从总体来看,全市档案部门的信息化建设发展还很不平衡,滞后于电子政务信息化建设和社会信息化发展步伐.主要表现在:有些单位对档案信息化必要性和重要性的认识不足,固守传统的工作习惯,停滞不前;普遍缺乏长远的档案信息化整体规划;档案信息化基础设施薄弱,软,硬件普遍面临着升级换代,尤其是档案数字化加工设备奇缺;档案管理系统不能与其他业务系统有效链接,造成"信息孤岛"现象;计算机管理档案处于档案目录信息阶段,档案的全文管理才刚刚起步;电子文件的归档管理未引起应用单位的重视,存在文件管理与档案管理脱节现象,各机关大量产生的电子文件(档案)有流失的危险;档案信息化规范标准建设滞后,影响各单位档案信息化系统的建设;专业人才不足,尤其是缺乏既懂档案管理,又能熟练掌握计算机技术的综合性人才.

从目前发展状况看,我市档案信息化建设还处在起步和不断探索阶段,相比较落后于国内其它一些同类城市,亟须加大档案信息化建设力度.全市档案部门要制定和完善本单位档案信息化建设的长远规划和近期目标,并积极争取领导的重视和信息部门的支持,以各级政府电子政务建设为契机,把档案信息化与政务信息化建设紧密结合,促进全市档案信息化建设再上新台阶.

二,档案信息化建设的总体目标

以邓小平理论和"三个代表"重要思想为指导,全面落实科学发展观,坚持以档案网络建设为基础,以档案信息资源建设为核心,以开发利用档案信息资源,促进公共服务为目的,加快档案资源数字化,信息管理标准化,信息服务网络化进程,不断加强档案信息化标准规范,档案信息化基础设施,档案信息资源,档案管理应用系统,档案信息安全保障体系和档案信息化人才队伍等六项基础性建设,着力打造一个网络支撑体系(含建立全市档案信息共享交换平台和档案门户网站),三个信息中心(全市档案目录中心,全市(区)电子文件中心,市(区)政府公开信息查询中心),三个档案信息数据库(档案目录数据库,档案全文数据库和多媒体档案数据库),实现全市档案信息化建设跨越式发展.

到"十一五"末,全市档案信息化建设的主要目标是:

全市各级各类档案馆(室)应用计算机管理档案的普及率达100%.

市区两级国家综合档案馆全部建成内部局域网,全面推行档案管理现代化和办公自动化.

依托*市电子政务建设工程,建立全市电子文件中心和全市档案目录中心.

依托公众信息网,进一步建设和完善市区两级档案网站,提供已公开现行文件等政府信息的网上查询阅览服务,逐步构建*市档案信息网.

完成市区永久保存重要纸质档案数字化建设任务.

市档案馆在建新馆时要完成数字档案馆的功能设计.可在条件成熟的单位和区馆建立示范性数字档案馆,在全市逐步推进数字档案馆的建设.

三,档案信息化建设的主要任务

(一)档案信息化标准规范建设

档案的信息化建设"标准要先行",从管理,业务,技术三个方面提出并完善档案信息化标准规范体系.

1,集中力量研究和制定电子文件元数据,电子文件归档与管理,档案信息采集和整理,档案数据库建设,现行文件利用,档案信息公开,档案信息安全管理,数字档案馆建设,档案网站建设与管理等方面档案信息化标准规范.依据国家信息化和档案信息化建设的有关规范标准,研究制定全市统一的《档案网站建设架构》,《电子文件管理实施细则》,《目录数据库采集标准》等档案信息化工作技术规范.

2,切实加强对已有标准规范的贯彻落实.认真执行国家档案局8号令和《电子文件归档与管理规范》,《CAD电子文件光盘存贮,归档与档案管理要求》,《纸质档案数字化技术规范》以及等一系列技术标准,确保数字档案资源格式统一,数据规范,便于转换,可实现共享.

(二)档案信息化基础设施建设

1,加强全市档案系统硬件设施建设.各区档案(局)馆,市直机关,企事业单位档案信息化建设要与各区政府,各部门电子政务,各行业信息化建设同步发展,配备相应的计算机硬件设备,逐步实现文档一体化管理模式.

(1)计算机设备.计算机设备配置应满足海量数据存贮,大型档案数据库建设,海量数据快速检索利用的要求.各区档案馆应根据本单位需求和市场情况合理配置计算机设备.

(2)存储及备份设备.大型档案数据库建设必须具备完备的存储和备份系统,以确保重要数据的安全.同时存贮备份系统网络架构应具备一定的前瞻性,以满足系统平滑升级的要求.数据量在80GB以上的档案馆必须配备相应的存储备份设备磁盘阵列和磁带机.

(3)音,视频数字化设备.除进行纸质档案数字化加工外,还应加大视频档案,音频档案,多媒体档案数字化的力度,有条件的单位可配备非线性编辑系统等相关设备.

2,继续统一全市档案管理软件.市档案馆要根据实际和用户需求,不断完善和提升文档管理软件的功能和水平,进一步推广网络版,各区应做好这方面档案管理软件的升级换代工作.到"十一五"末,全市所有档案馆(室)要全部使用KW-20*文档综合信息管理系列软件,保证将来全市档案信息的链接,为实现档案信息资源共享创造条件.

各单位应根据KW-20*档案管理软件各版本的适用范围,联系本单位的实际情况,选择合适的版本,配备相应的设备.

单机版,小型网络版记录数不超过12万条,大型网络版无记录数限制,为保障档案数据安全,建议目录数据量5万条以上使用大型网络版.系统服务器最低配置:15个客户端以内为P42.8G512M内存,20个客户端以上为P43G1G内存,同时可根据系统需求合理配置客户机.采用黑白二值模式扫描的图像文件较小,对客户机配置要求不高;采用连续色调模式(灰度,彩色)扫描的图像文件较大,图像浏览速度相对较慢,所以对计算机配置要求也就相对较高,最低配置P42.6G512MB内存.各区可根据电子档案多元化的要求和计算机技术的发展,配置更高性能的计算机设备.

软件升级时,各单位要注意做好数据转换工作.单机版,小型网络版后台数据库为SQLAnywhere,大型网络版后台数据库为SQLServer,在软件升级时,要保证档案数据安全地导入导出.

3,加强全市档案系统基础网络建设.加强和完善市区综合档案馆局域网建设,并实现与市电子政务网联通,以政务网为主干资源,建设为党政机关服务的档案政务信息服务网络;继续完善以因特网为主干资源建立的档案公众信息平台,充分利用档案网络资源,实现档案服务网络化,提高公众服务管理水平.

(1)市档案馆要结合新馆的建设,做好新馆局域网的选点,布线设计工作.新馆建成前,本着节约,效能原则,制定市档案馆局域网建设的过渡方案.

(2)所有区级档案馆都要建成内部局域网,并与政务网联通,建立拥有一级域名或二级域名的区级档案网站.已完成局域网建设的区馆要进一步完善和优化局域网功能结构.

(3)依托全市电子政务平台及外网,建立与全市13个区局馆的联系,实现全市档案局(馆)系统的联网,建立以市档案局馆为中心网站,各区档案局馆为分站点的全市档案信息网,实现馆际资源共享和互动.

(三)档案信息资源建设

1,目录数据库建设:

(1)在现阶段已有的目录数据库基础上,各级各类档案馆(室)要配合全市档案目录中心建立,有计划,有步骤地不断充实目录数据库,要求各区档案馆目录数据库(包括案卷级,文件级目录)年增量10万条.

(2)规范目录数据,建立目录数据检查审核制度.市区档案行政管理部门要根据《档案著录规则》(DA/T18)标准,对各区馆和各立档单位目录数据进行定期质量检查,保证录入数据的规范.

(3)各单位向档案馆移交档案时,要同时移交符合全市目录数据库采集标准的机读目录.

2,全文数据库建设:

全市各级各类档案馆应通过积极推进存量档案数字化和增量档案接收电子化方式,加快建设档案全文数据库,开发全文检索系统和多媒体信息检索系统.全文数据库结构设计应符合检索优先原则,能够以DBF文件格式或通过XML及其它通用格式文档进行数据交换.推荐的通用文件格式为:文字型数据采用XML文档和RTF,TXT格式;扫描图像数据采用JPEG,TIFF格式.探索海量数据高速,高效的检索方法,开发基于概念的信息检索系统,超文本信息检索系统,多媒体信息检索系统,如通过关键字查询,可视化查询,语义查询,做到基于内容的图像检索,视频检索和音频检索,使之具备完备的检索与查询功能.

(1)存量档案的数字化以实际需要为前提,首先做好馆藏珍贵,重要,易损和利用率高的档案数字化加工和转换工作.在"十一五"期间,市档案馆完成馆藏历史档案重要全宗和现行文件的全文录入.中心城区综合档案馆50%以上全宗单位的永久保存档案实现全文录入,远城区的重要全宗档案实现全文录入.全市各机关,团体,各派和具有管理职能的事业单位永久保存文书档案60%以上完成全文录入.

加强监督检查,确保档案数字化建设质量.根据《纸质档案数字化技术规范》(中华人民共和国行业标准DA/T312005)要求对全文数据进行定期质量检查,抽检合格率要求达到95%以上.

(2)增量档案的电子化

①继续加强电子文件归档管理.市区档案行政管理部门应加强对列入接收进馆范围的机关,团体,企事业单位档案电子文件归档和电子档案管理的监督和指导,督促各单位及时做好对本单位电子文件积累,鉴定,著录,归档等工作,逐步实现电子文件实时归档,保证各单位产生的有保存价值的电子文件的真实性,完整性和有效性,以免电子文件的流失和档案馆重复进行数字化加工.

②坚持纸质档案和电子档案同时保管的"双轨制",并作为以后档案接收进馆的一个硬性条件.有条件的单位要探索依托政务网,行业网,建立电子文件,电子档案在线接收系统,实现电子文档的在线接收和利用;条件不具备的单位,也要采用脱机存储的方式,实时备份和保存已形成的电子文档.到"十一五"末,全市各单位要在纸质文件归档时,将同版本的电子文件一并归档;市级机关和区级重要机关向市,区综合档案馆移交纸质档案时,应按照档案馆要求的数据格式同时移交同版本的电子档案.

3.多媒体数据库建设:

(1)"十一五"期间,全市各级各类档案馆要完成馆藏珍贵,重要的音像,照片档案数字化处理工作,抢救和保护档案原件,逐步建立照片档案数据库,音频档案数据库,视频档案数据库.市档案馆对馆藏全部照片,馆藏80%的录音,录像档案实现数字化.

(2)各机关,团体,企事业单位档案室也要建立能满足照片,录音,录像等各种载体档案检索的多媒体数据库.

(3)建立全市统一的多媒体档案采集标准.视频数据采用MPEG,AVI格式;音频数据采用MP3,WAV等格式.建立一个完整的多媒体平台,包括媒体服务应用软件,集中分布式视频系统,视频业务管理媒体系统,视频采集制作端系统,媒体内容检索系统,数字版权管理(DRM),媒体存储系统,客户端系统等重要组成部分.

(四)档案管理应用系统建设

1,建立全市档案目录中心

各级各类档案馆(室)要在积极推广使用KW-20*档案管理软件基础上,不断壮大和扩展自身的档案目录数据库.在此基础上,建立全市档案目录中心,实现馆际资源的共享,并对可开放的档案目录提供网上查询服务.

市档案馆完成全部馆藏档案案卷级目录和开放档案90%以上的文件级目录录入,全市各级党政机关,人民团体,各派和具有管理职能的事业单位室藏档案100%完成文件级目录录入,中心城区综合档案馆完成馆藏开放档案100%的文件级目录录入,远城区综合档案馆完成馆藏开放档案80%以上文件级目录录入.企事业单位可参照执行.

2,建立全市(区)电子文件中心

国家档案局规定各级国家档案馆要"以建设电子文件中心为突破口,全面建立有中国特色的电子文件管理体系".市区各级综合档案馆要抓住这个契机,力争把电子文件中心建设项目列入各级政府信息化发展规划,在规划政府电子政务办公系统建设时,同步规划建设市(区)电子文件中心,使电子文件中心的硬件建设同政府网络办公系统的硬件建设同步完成.在政府电子公文交换系统正式运行后,依托市信息中心,区信息中心数据交换平台,在线采集,接收电子文件,在政务网上为各政府部门决策服务.

市档案局要做好现有档案管理软件与机关办公自动化和电子政务系统的技术衔接工作,开发相应的接口程序,以保证将来系统间的无缝连接,依托政务网构建*市档案信息共享平台,整合各级各类档案馆,机关档案室的电子文件,档案信息资源,真正实现全市政务网内档案信息资源的共享.

各区局馆,各机关,企事业单位要积极参与到各政府,各部门,各单位的办公自动化系统和电子政务系统的建设中去,事先提出档案管理方面的需求,及时提出为档案管理软件预留接口的建议,建立文档一体化管理系统.

3,建立市(区)政府公开信息查询中心

在现有的"已公开现行文件中心"的基础上,市区档案局(馆)应遵照《中华人民共和国政府信息公开条例》(国务院492号令)的要求,积极收集政府及各部门可公开的政策性,法规性,公益性文件,尤其是与老百姓利益切身相关,公众关心的政府信息,建立"市(区)政府公开信息查询中心",配备电子信息屏等现代化设施,设备,加强档案网站建设,通过现场查阅和互联网,为社会各界提供政府公开信息和开放档案信息.

4,做好"*档案"档案信息门户网站的建设

(1)依托全市电子政务平台及外网,建立以市档案局馆为中心网站,各区档案局馆为分站点的全国性,分布式公开档案信息的平台.把"*档案"网站办成本地档案信息门户网站.要在现有基础上,按照中心网站要求,增加设备,扩大容量,优化功能结构,办出*特色.

(2)建好各区档案网站,为社会公众服务.不断完善网站功能,及时更新网站内容,在档案公众网平台上定期公开与公益性的专题档案数据库,主动提供公益性信息服务,最大限度地实现档案信息的社会共享.拟在"十一五"期间对各区档案网站建设开展一次评比活动.

(3)制定档案信息上网审核程序,确保档案信息安全.

(五)档案信息安全保障体系建设

组织建立档案信息安全保障体系框架,逐步完善档案信息安全管理体制.

1,全市各级档案部门建立档案信息安全制度,加强对计算机档案系统的管理,确保档案数据库安全.

2,加强对电子文件归档工作的监督和指导,保证归档电子文件的真实,完整,有效.

3,档案部门的内部局域网要切实与一切外网实行物理隔离,加强身份认证和密钥管理,确保档案信息网络传输的安全,非公开的档案信息一律不得上外网.

4,在进行档案数字化加工时,全市各级档案部门也要注重档案信息资源的安全,建立严格的档案交接制度和安全保障措施,严防档案数字化加工过程中失密,泄密事件的发生.

5,为保证档案信息化建设可持续发展,全市各级档案部门要积极探索数据备份策略和方法,尝试建立数据备份基地和容灾系统,确保档案信息数据的安全,将档案馆建设成为安全和永久保存国家档案信息资源的数据备份基地.

(六)档案信息化人才队伍建设

1,加强档案业务人员的培训工作.要把档案信息化建设相关的计算机应用基础知识,数字化技术知识,网络技术知识,现代管理技术知识等作为培训的重要内容,提高档案业务人员现代化水平.

2,加强档案信息化建设相关技术培训课程与教材的建设和管理.市档案局将组织有关人员统一编写《*市档案信息化建设培训教材》,以确保培训工作取得实效.

3,要重视计算机人才的配备.全市各区档案局馆和专门,部门,企业档案馆,要配备1至2名具有专科以上学历的计算机专业人才,努力培养既懂档案管理又懂计算机应用的复合型人才.