档案统一管理范文第1篇

关键词：交通档案管理问题建议

在开展交通部门档案管理过程中，其工作水平的高低直接影响到交通事业的稳定发展。为此，档案人员需要不断加强交通档案管理力度，提升档案管理的工作效率，确保交通管理工作正常、有序开展，以及时缓解交通行业档案管理中存在的不足，提高交通行业的经济效益和社会效益。下面结合笔者的工作经验，着重就交通档案管理中常见问题及解决措施进行了研究。

1、交通档案管理的必要性

目前，随着我国交通行业的不断发展，从而给档案管理工作带来了一些改革与创新。交通档案管理是社会生活中不可缺少的部分，对确保交通管理工作的正常开展和维护社会的稳定进行起到关键性的作用。在交通档案管理当中，我们要遵循国家“统一管理、分级负责的”统一管理原则，在国家档案行政管理部门的组织协调，统一监督和指导下，我们不仅要执行交通行业档案管理的制度，又要接受当地档案行政管理部门的监督与管理。交通行业开展档案管理工作具有以下几个方面的意义：（1）确保交通档案管理的顺利开展，对交通部门的相关工作起到协调的作用。交通档案管理工作顺利完成后，能够在相一时间内完成更多的工作量，这样可以大幅度地提高管理工作效率，提高交通行业的经济效益。（2）交通档案管理的有序开展，能够提高人们的就业率，促进交通行业的持续发展。总之，伴随着交通档案管理工作的不断发展和进步，企业对专业人员提出了更高的要求，这样有利于促进档案管理工作的改革与创新，以满足时展的需求，以培养出更多专业档案管理人才，促进社会更好、更快发展。

2、交通档案管理中常见问题分析

随着人们的生活质量的提高，人们对于车辆的需求量不断增加。车辆的增加和缺乏经验的驾驶人员数量的递增，引起了许多交通堵塞问题，进而产生了较多的交通档案，这大大增加了交通档案管理的力度。因此，为了解决以上问题，我们应采用科学合理的管理措施。目前来说，在我国交通档案管理过程中，仍然存在着以下几个方面的问题：

2.1人员信息衔接性不足，纸质档案工作量大。

随着交通事业的迅速发展，交通部门的网络设备仍然较为落后，从而造成大量陈旧纸质档案的出现，由于存放的时间过长，档案记录的信息大部分已经变得模糊了，且由于过去没有详细地记录好档案空间的有限记录，且都是通过将纸质档案转录到电脑中方式进行电子文档的储存，这样的工作将会消耗大量人力和时间，从而给电子档案的完善与发展带来了较大的阻碍。

2.2档案管理人员的整体素质较差。

在交通档案管理工作中，有些档案管理人员没有认识到自身工作的重要性，总是认为自己是一个小小的资料保管员而已，不重视档案管理工作，这种错误的观念导致他们在实际的工作当中缺乏一定的严谨性，进而造成一些档案信息丢失事件的出现。

2.3档案管理不够规范，实际检索效果差。

目前来说，在大部分交通档案管理工作中，仍然存在管理不规范的现象，同时档案管理部门没有建立完善的档案管理制度和标准，从而导致档案管理人员没有按照相关的规范要求进行档案的保存和记录，加上一些检索工具缺乏一定的精度，检索效果达不到要求。例如，在档案中明明显示了个人的档案信息，但是利用检索工具进行检索时即显示不出来，这样不方便人们对档案的使用，同时，还存在搜索方式设计不合理问题，需要到档案存放的地方才能查找到档案值，这样将会浪费了大量的人力和时间，大大地降低了档案管理工作的质量，难以满足公众的需求。

2.4电子档案存放系统设备差，更新缓慢。

近年来，随着我国网络信息技术的迅速发展与进步，网络技术出现了更新换代的局面，在交通行业档案管理工作中，经济出现管理系统使用几年后就难以满足新的发展要求。如交通档案管理系统经过几年的使用后，存在着软件和硬件配套设施差，打印、扫描效率低，系统软件不能及时得到升级等漏洞，从而造成档案在使用的过程中不难直接录入和上网，大大降低了档案管理工作的效率。

3、做好交通档案管理工作的建议

根据以上交通档案管理中常见问题分析，这些问题将大大降低了档案管理工作效率，因此，我们有必要采取一些针对性的解决措施，以提升档案管理的工作效率，以满足人们的使用需求。具体的措施如下：

3.1建立完善、规范的档案管理体系。

古人说：“无规矩不成方圆”，任何一种管理活动都不能随意开展，一般是在完善的计划方案的指导下进行的，交通档案的管理也不例外。在交通档案管理的过程中，我们需要建立完善、规范的管理体系。在档案管理工作中，要建立一个统一的管理系统，对交通各层部门进行自上而下的监管，如对交通部门的领导和工作人员进行管理，使他们充分认识到档案的管理的标准和要求，掌握好系统的档案管理内容和管理行为的规范性

3.2要不断提高档案管理人员综合素质。

在交通档案管理时，我们应加强对档案管理工作人员的专业培训，同时引进一些先进的管理技术，提高管理人员的水平。同时通过专业技能考核方法，提高档案管理人员的工作积极性，使他们长期保持一种积极工作的状态。

3.3加强交通档案的信息化管理。

在档案管理过程中，交通部门应引进先进的计算机技术，将档案信息全部录入到计算机系统当中，通过计算机网络系统实施档案管理，使得检索设备及时、迅速地检测出档案信息，实现档案管理由查询业务向信息化管理的转变。促进人机的完美结合，实现交通档案自动化管理目标，提高档案管理工作的效率，促进交通事业的稳步发展。

3.4完善交通行业配套设施。

随着我国交通事业也随之得到了迅速发展，档案数量不断增多，人们对档案管理提出了更高的要求。然而，我国交通行业在配套设施方面仍存在许多问题。

4、结语

总之，随着我国交通事业的持续发展，给交通部门的工作带来一些机遇和挑战，同时对档案管理的工作人员的要求越来越高。因此，我们有必要做好交通档案管理工作，善于总结和研究档案管理工作中存在的难题，不断完善档案的管理工作，促进交通行业的长久发展。

参考文献

档案统一管理范文第2篇

【关键词】医务人员；专业技术档案；档案管理系统；设计；实现

近年来，医院档案信息化管理工作备受重视，尤其是医务人员专业技术档案系统化、数字化管理要求的不断提高，对设计人员在档案管理系统设计层面提出新的挑战。基于此，务必立足医务人员专业技术档案管理系统实践需求，科学化制定设计方案，确保设计后的专业技术档案管理系统能为医务人员提供服务，通过提高档案信息利用率来深化医院改革。

一、医务人员专业技术档案管理系统建设的重要性

医院工作的主体是医务人员，医务人员的工作历程、业绩、科研成果、技能水平等内容体现在专业技术档案中。随着医院医疗实践的增多以及新医改政策的贯彻落实，医务人员的专业技术档案信息相应有所变化，对于医务人员自身来说，需要动态了解信息更新情况，以便为职业规划调整提供依据，进而更好地为医疗事业发展贡献力量；对于医院来说，能够以最新的专业技术档案作为人力资源管理依据，并科学、合理地制定管理决策，确保档案资源、人力资源高效利用，真正为医院信息化建设、常态化管理奠定基础。现今，科技水平不断提高，医院借助科技力量建设医务人员专业技术档案管理系统，有利于满足上述档案资料全面收集、动态更新、及时共享、便捷利用等需求，更好地为医院医疗、科研提供服务。

二、当前医务人员专业技术档案管理系统常见问题

（一）管理意识淡薄。现今，部分医院的医务人员专业技术档案管理系统建设与应用未得到应有重视，这意味着医务人员工作行为仅被片面监管，这对医院人才招聘、培训、选拔等工作会产生阻碍。不仅如此，医务人员自身的工作积极性会逐渐降低，工作实践中会不同程度出现失误，导致医院信息化建设效果大打折扣，不利于医院日后的稳健发展。

（二）管理制度无序。档案管理工作具有复杂性和系统性，尤其是医务人员专业技术档案的管理，更需要科学制度予以指导和支撑，否则，档案管理实践无秩序可言，极易出现档案资料丢失、档案信息延迟更新等现象。一旦档案管理制度缺乏实用性，那么档案真实性便无从保证，最终档案利用率会大大降低，这对医院发展也将产生阻碍。

（三）管理方式陈旧。一般来说，医务人员专业技术档案管理以部门自主管理为主，管理过程仍停留在手工录入阶段，这不仅会降低档案管理效率，还会影响档案信息的共享与利用，难以真正激发医务人员的工作热情，并且医院档案管理水平短时间内得不到提高。此外，专业技术档案管理方式缺乏创新，定会影响薪酬核算、绩效审核的工作效率，久而久之，会与医院精细化管理要求相违背，继而逐渐降低医院管理水平。

三、医务人员专业技术档案管理系统设计需求及设计要点

（一）设计需求。从系统用户角度来看，医务管理部门、医院管理者、医生是主要用户。管理部门负责档案信息录入、更新等；管理者负责档案信息查询，了解医院医务人员结构；医生则需要随时获知档案信息。从档案内容层面来分析设计需求，设计人员可将个人信息、资格信息、任职经历、学习与培训信息、奖惩信息、投诉记录、准入授权信息、考核信息等纳入档案。随着医疗行业的发展，陆续更新其他记录信息。从功能要求角度进行分析，设计的医务人员专业技术档案管理系统应满足档案上传、档案导出、报表统计等功能。珅

（二）设计要点。1.目的及原则。为迎合医院现代化管理要求，基于集成平台、办公系统平台设计医务人员专业技术档案管理系统。设计期间遵循全面参与、协调协作等原则，加强子系统与总系统、子系统之间的关联，为医院业务活动组织信息化服务。2.结构特征。设计人员借助B/S方法+医院内网平台调整医务人员专业技术档案管理系统结构，呈现配置灵活性、功能拓展性、调配便捷性等基本特点。系统开发的过程中，使用C#语言，保证接口连接的适用性以及系统可操作性。3.系统模块。医务人员专业技术档案管理系统模块分为三部分，即档案管理模块、查询统计模块、系统设置模块。各模块细分若干子模块，能为医院精细化管理提供服务。其中，查询统计模块的子模块分别为在职医生一览表、业务考核一览表、档案查询、个人档案、其他分析报表等。各子模块有相应入口，满足医院用户的多元化查询需求。4.信息获取。医务人员专业技术档案管理系统将医务人员相关信息数据整合并系统管理，信息获取动作的发出，常以三种方式呈现，即个人信息填报、科室或部门导入、系统数据对接，形成特色化医务人员专业技术档案。所整合的信息内容包括五个方面，即医务人员综合信息、工作信息、科研教学信息、继续教育信息、质控检查信息。在系统信息化模式的辅助下，数据信息顺利导出并打印，这既能作为工作汇报方式，又能随时满足部门负责临检需求，以便全面、真实展现医务人员的工作情况。实际上，档案信息获取全过程，重点从数据资料、工作流程、档案检索中看出。信息化采集数据资料时，主要借助网络、信息设备调取医务人员专业技术档案信息，对于新入职的员工来说，其求学经历、资格证书、执业证书等录入电子系统中，方便日后查阅和使用。随着在医院工作时间的增加，工作表现、奖惩记录、科研活动参与、差错事故记录等信息相应录入系统中，直到离职、退休，都能实现职业档案信息化。获取工作流程信息时，同样利用信息技术完成档案信息集成、分类，以便后续便捷应用、高效管理。在此期间，优化信息获取流程，并科学制定工作标准，尽可能利用信息系统完成业务的高度集成，满足信息互联互通需求。此外，档案检索是信息获取的又一体现，对此，医院推行分级检索模式，医务人员能够借助网络平台随时检索信息、统计信息，快速适应档案信息数字化管理趋势，推动医院医务人员专业技术档案人性化管理进程。5.数据处理。医务人员专业技术档案管理系统借助LotusDomino/Notes+J2EE技术进行数据处理，确保档案信息自动收集、高效利用，进而为医院医疗实践、人力资源管理提供服务。对于技术要点，主要从3方面体现，即科学设置数据库连接池，通过数据库合理分配来满足持续应用需求；借助定时机制合理安排问询、数据读取的时间，前提条件即通过DominoJava调用来采集相关数据，最后录入DominoForm；新增Web服务，使医务人员专业技术档案管理系统满足技术档案外调与查询功能。

四、医务人员专业技术档案管理系统实现

（一）实现信息同步更新。医院医务人员专业技术档案管理系统能够做到同时段全部信息整合、更新、录入，避免因信息延迟更新、信息缺失而增加档案信息风险，使投诉案件发生率大幅降低。换言之，灵活运用医务人员专业技术档案管理系统，还能减少资料重复提交现象，因为技术档案资料高效利用，能够满足档案信息实时、全方位的调阅需求，有效增强专业技术档案管理质量。新医改视域下，医务人员职业全过程管理已成必然趋势，当医务人员专业技术档案的信息同步速度逐渐加快，能够满足医院无纸化管理需求，这不仅是管理方式的改变，而且能为实时管理、科学决策提供依据，真正提高医院服务水平，进而树立良好的医院形象，为国家医疗事业发展提供有力支持。

（二）实现精细化管理。医务人员专业技术档案管理系统的实用性显著提高，从长远角度来看，要想深化医院档案信息化改革，务必创新管理思想，制定新的管理模式，取得精细化管理的良好成绩。当专业技术档案管理工作精益求精，能够全面、细致了解医务人员的工作情况，真正做到人尽其才，最终为医院稳健发展提供人力资源支持。此外，医务人员专业技术档案管理系统的深入开发和有效应用，一定程度上弥补了传统档案管理方式的不足，并将档案管理人员从繁重的工作中解脱出来，减少工作效率低、档案信息缺失等现象，能真正提高新时期医院档案管理效率。

五、结语

综上所述，在医院现代化管理的过程中，医务人员专业技术档案信息化管理的重要性日益突显。为深入推进医院改革，应科学设计、有效应用医务人员专业技术档案管理系统，使系统实践价值全面提高，进而更好地服务于医院建设和社会发展。此外，还能为日后专业技术档案管理系统设计奠定坚实基础，推动我国医疗事业可持续发展。

【参考文献】

[1]杨梓妍.医务人员专业技术档案的管理与利用[J].神州,2020(24):214.

[2]黄鹏宇,陈凌,储继志,等.信息化手段管理社区医务人员专业技术档案模式探讨[J].智慧健康,2016,2(1):39-42+44.

[3]陈爱娟.医院专业技术人员业务考绩档案和医德档案管理的探讨[J].海南档案,2015(3):18.

档案统一管理范文第3篇

1形成科研档案的原因

某些科研课题的周期特别长，经历选题、开题、评审、实施、验收、鉴修等多个阶段，而每个阶段都必须建立科研档案。但是，由于这些环节、阶段并非来自同一部门，有时涉及多个高校部门、机构，导致前来归档的机构、单位非常多，且复杂，甚至归档仪员自身也难以了解档案的归属问题。此时，就可能使得同一课题的档案分散、缺少完整性。由于源头众多，单人甚至多人的科研档案管理团队都很难对这些档案进行有效的管理，导致经常出现差错、漏项等不良清况。某些高校科研课题周期非常长，甚至能够达到5一10年，同时涉及的单位、部门、机构也众多，人员更为复杂，而高校的档案馆不可能参与全校的科研课题中，因此，管理人员对于各项科研课题的复杂程度、进展程度都难以完全了解。经常出现管理仪员已经刘某课题进行结题归档，结果不久后技术人员又对该课题进行归档，对管理仪员造成大量的反复工作量，且容易出现分割档案、漏档的现象，甚至出现张冠彗三戴等现象。

2档案定级返工没有约束

对于高校的科研档案，一般都会对其进行定级，如省级课题、市级课题、校级课题、院级课题等。但是，有时候这些档案定级并非一成不变。由于科研档案的特殊性，优秀的校级课题可能会申报为市级、省级课题，此时，就需要对档案归档定级工作进行返。同时，由于课题申报定级后，仍然需要一段时间来对课题进行深化研究修改等工作，再次对课题进行归档时，可能距离课题申报高等级课题时间已经过去数月，在统一管理模式下，科研档案存在一定的滞后性。由于我国高校体制管理日不在缺陷、漏洞，科研档案的管理没有一定的约束力。根据我国已经出台的相关政策，凡是申报奖励的课题必项进行归档工作。但是在实际操作过程中，科研档案的归档工作经常被人们忽视，没有任何约束力，造成大量档案遗失、流失等现象。

二、存在的问题

数十年以来，科研档案的管理工作已经有了初步的发展，无论是从技术管理上、仪员配备上、管理理念上都取得了很大的进步。但是，实行统一管理模式的高校科研档案管理仅是近几年才兴起的，在建立统一管理模式实践时，由于缺乏相关的理论知识研究与实践经验，刘科研档案管〕蟹丈程中产生了许多无效管理，整洲莫式下存在一系列问题。例如，在统一管理模式下的管理理念，仍未摆脱传统管理理念束缚，难以完全实现统一管理的优势;在重建的高校科研档案管理的统一机构方面，由于工作职能分割太细，经常出现部门机构间的推诱扯皮等现象;由于统一管理模式是新型管理模式，科研档案管理的技术人员学历普遍较低，或者实践技能仍然不熟练等现象，产生人才与管理互相矛盾的现象;相关的科研档案的管理软件未及时更新、升级、研发，导致技术水平与管理互才目矛盾的现象。

三、管理措施

档案统一管理范文第4篇

一、指导思想和总体要求

对派驻机构实行统一管理工作的指导思想是：全面贯彻党的十七大精神，以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入贯彻落实科学发展观，按照中央、国务院和省委、省政府的要求，积极稳妥地推进对派驻机构实行统一管理，切实加强对驻在部门党组（党委）和行政领导班子及其成员的监督，促进市直部门及所属系统党风廉政建设和反腐败工作深入开展。

对派驻机构实行统一管理工作的总体要求是：

（一）改革领导体制，将派驻机构由市纪委监察局和驻在部门党组（党委）双重领导，改由市纪委监察局直接领导。

（二）建立健全纪检监察组织，尚未设置纪检监察机构的部门和单位，根据工作需要予以设置，实行统一管理；对党群部门派驻县处级纪律检查员。

（三）强化监督职能，切实加强对驻在部门党组（党委）和行政领导班子及其成员的监督。

（四）维护政令畅通，保证市委、市政府重大决策、重要工作落实到位。

（五）确保工作成效，实行统一管理后驻在部门及所属系统的党风廉政建设和反腐败工作得到切实加强。

按照以上要求，*年3月底前，市纪委监察局将首先对派驻机构的业务工作和干部工作实行统一管理，派驻机构的后勤保障工作仍由驻在部门负责。

二、派驻范围

派驻机构为市直党政群机关、直属部门，人大、政协机关，法、检两院机关，市委、市政府直属事业单位。

三、工作职责和工作关系

（一）派驻机构实行统一管理后的主要职责

1．监督检查驻在部门及所属系统贯彻执行党的路线方针政策和决议，遵守国家法律、法规，执行市委和市政府决定、命令的情况。

2．监督检查驻在部门党组（党委）和行政领导班子及其成员维护党的政治纪律，贯彻执行民主集中制，选拔任用领导干部，贯彻落实党风廉政建设责任制，维护政令畅通，建立健全惩治和预防腐败体系以及行政效能、廉政勤政的情况。

3．经批准，初步核实驻在部门党组（党委）和行政领导班子及其成员违纪政纪问题；参与调查驻在部门党组（党委）和行政领导班子及其成员违纪政纪的案件；调查驻在部门及所属系统科级干部违纪政纪的案件和其他重要案件。调查或配合驻在部门党组（党委）调查驻在部门及所属系统其他党员干部的违纪案件。

4．协助驻在部门党组（党委）和行政领导班子组织协调驻在部门及所属系统的党风廉政建设和反腐败工作。

5．受理对驻在部门党组织、党员和行政监察对象的检举、控告，受理驻在部门党员和行政监察对象不服处分的申诉。

6．承办市纪委监察局交办的其他事项。

（二）派驻机构实行统一管理后的工作关系

1．派驻机构实施监督和查办案件工作直接受市纪委监察局领导，重要情况和问题直接向市纪委监察局请示、报告。

2．驻在部门党组（党委）和行政领导班子对本部门及所属系统的党风廉政建设和反腐败工作负全面领导责任。派驻机构按照规定的职责予以协助配合，有关情况及时与驻在部门党组（党委）和行政领导班子沟通。

3．为便于派驻机构履行职责，派驻纪检组组长（纪委书记、纪工委书记）继续担任驻在部门党组（党委）成员。派驻纪检组组长（纪委书记、纪工委书记）、县处级纪律检查员参加驻在部门行政领导会议；派驻监察室主任列席驻在部门有关行政领导会议。

统一管理后，纪检监察派驻机构仍实行合署办公，履行纪检监察两项职能。

四、干部管理和后勤保障

派驻机构实行统一管理后，其干部工作和后勤保障按以下方式实施：

（一）派驻机构的市管干部，其任免、考核、交流和管理等按中央和省、市委的有关规定执行。

（二）派驻纪检组组长（纪委书记、纪工委书记）、县处级纪律检查员人选，由市纪委提名，与市委组织部共同考察，经市纪委常委会研究后，由市委组织部呈报市委任免。派驻纪检组组长（纪委书记、纪工委书记）一般不从驻在部门产生；新提任的纪检组组长人选一般从优秀的纪检监察干部或其他后备干部中提名，交流使用。

（三）派驻纪检组组长（纪委书记、纪工委书记）、县处级纪律检查员向市纪委述职述廉，其履行职责和廉政勤政情况，由市纪委监察局商市委组织部考核或将考核情况向市委组织部备案。

（四）派驻机构其他干部的招考录用、考察任免、年度考核和奖励由市纪委监察局负责。

（五）派驻机构人员编制、领导职数经市编委核定后，由市纪委监察局统一管理；非领导职数按照有关规定确定。

（六）派驻机构及其干部在纪检监察工作中取得显著成绩或做出突出贡献的，由市纪委监察局表彰奖励或由市纪委监察局向上级有关部门推荐表彰奖励；其他方面的表彰、奖励，由驻在部门商市纪委监察局进行。

（七）派驻机构干部的教育培训由市纪委监察局和驻在部门共同负责。按照干部培训计划和要求，参加有关培训和外出考察活动。

（八）派驻纪检组组长（纪委书记、纪工委书记）、县

处级纪律检查员的交流由市纪委监察局统筹考虑，商市委组织部按有关规定办理。纪检组组长（纪委书记、纪工委书记）、县处级纪律检查员在同一岗位上任职时间超过5年的，根据工作需要，征求本人意见，应向纪检监察系统外改任使用。对表现优秀的纪检组组长（纪委书记、纪工委书记）、县处级纪律检查员，经市纪委商市委组织部考察后，向市委推荐提拔使用。派驻机构监察室主任在同一岗位上任职满5年的，应当有计划地进行交流；需要在驻在部门交流的，由市纪委监察局商驻在部门实施。派驻机构监察室主任以下干部经市纪委监察局同意，可以参加驻在部门的干部竞争上岗和公开选拔。

（九）派驻纪检组组长（纪委书记、纪工委书记）、县处级纪律检查员的档案由市委组织部按市管干部有关规定进行管理，市纪委监察局建立干部档案副本；派驻机构其他人员的档案由市纪委监察局管理，驻在部门建立干部档案副本。

（十）派驻机构干部的党（团）组织关系由驻在部门负责管理。派驻机构干部评定法官、检察官等级、警衔及其他专业职务（职称），继续由驻在部门依照有关法律法规办理，报市纪委监察局备案。

（十一）实行统一管理后，派驻干部的工资关系暂时保留在驻在部门，其工资外津贴、补贴及生活福利、住房、医疗及退休后有关事宜等由驻在部门负责，享受驻在部门同职级干部待遇。派驻机构的办公经费、工作用车等后勤保障及传阅文件等事项仍按照原渠道实施。

五、组织领导

对派驻机构统一管理，是新形势下深入推进反腐倡廉建设的重大举措，是落实党的十七大精神的具体实践，涉及面广，政策性强，各部门要切实统一思想，加强领导，精心组织，认真落实。

（一）加强对派驻机构统一管理工作的领导。成立由市委书记任组长，市委常委、市纪委书记，市委常委、市政府常务副市长，市委常委、组织部部长任副组长，市纪委监察局、组织、人事、编制、财政等部门有关领导为成员的统一管理工作领导小组。市纪委监察局相关职能机构要适应统一管理新体制、新任务的要求，充实工作力量，改进工作方法，建立健全业务工作制度和相关配套制度，加强对派驻机构的领导。

（二）驻在部门党组（党委）和行政领导班子及其成员要积极配合做好统一管理工作，大力支持派驻机构开展工作，并自觉接受监督。

档案统一管理范文第5篇

声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。声像档案是一个单位档案的重要组成部分。随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，我们就房山区161个立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。一、声像档案管理存在的问题（一）声像设备存在着"一硬一软"的现象"一硬"是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中，仅有21个单位没有声像设备，占13％，87％的单位都有1台以上的声像设备，设备总数达671台（架）。从总体讲，声像设备可算比较"硬"。"一软"是指声像设备管理之乱。有101个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占62％，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了"硬件硬、软件软"的现状，而且"软"的方面直接影响了"硬"的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。（二）摄录人员中存在着"一强一弱"的现状和两种误区摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着"一强一弱"的现状。"强"表现在所调查单位的443名摄录人员中，有专职156人，兼职287人，平均年龄35岁，大专以上文化程度的占72％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是"强"的一面；"弱"表现在443人中，专业工龄1至5年者381人，占86％，5年以上者仅占14％。经过专业培训的共68人，仅占16％，其中1至3个月短训（摄录专业）的66人，专科毕业2人，有84％的人都属"自"。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是"弱"的一面。调查中还发现摄录人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，认为拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。由于这些同志缺乏全局观念，档案意识不强，仅考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室或档案馆统一保存。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。事实证明，摄录人员"弱"的一面影响了"强"的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关棗形成和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是"亡羊补牢"了。（三）声像档案管理混乱，问题复杂1、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度，占47％，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占26％；二是各科室一年一次移交档案室，占35％；三是由科室分散保管或个人保存，占39％。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。2、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是"一盘带子反复用"，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。3、管理状况"喜""忧"悬殊，发展不平衡调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位，占6．8％；而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个，竟占40％，两极所占比例悬殊。从照片数量看：最多的一个档案室存有20000余张，其余160个单位20860张，平均130张（其中多者上千张，少者几张）。仅从照片档案一项看，声像档案的管理水平就很悬殊。4、保管条件差，声像档案难以长久保存声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！5、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今?斓呢逊Α?BR>6、区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。二、加强声像档案管理工作的对策及建议（一）加强宣传、提高意识，争取领导重视搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。（二）加强管理，制定办法，狠抓制度落实要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理办法》；同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。（三）加强监督，分类指导，注重业务培训针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。（四）结合实际，创造条件，力求妥善保管从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。（五）全面出击，形式多样，疏通收集渠道要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合地区实际，各立档单位、区档案馆要全面出击，采取多种形式收集。主要有：①通过正常移交接收。科室移交档案室，档案室移交区档案馆。②重点单位、重点科室重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。③重点人物（摄录人员）直接征集。有一部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外，还被指派（或聘请）摄录本地区的重大活动、重要会议、城市建设、外事活动等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。④广泛的社会征集。对散存在民间的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。（六）建议档案主管部门参与全区各类重大活动针对地区重大活动（重要会议）档案失控、声像档案流失严重的现状及产生的诸多因素，应采取档案局、馆直接参与的办法，由主办单位通知档案局派专人摄影录像并负责其他各类档案的收集归档工作，以确保全区重大活动产生的档案（特别是声像档案），得以及时、齐全、完整地归档，统一管理，方便各方面利用。