户籍档案范文第1篇

关键词：机关单位；环境保护；科技档案管理；要点

所谓环境保护科技档案，是指国家及其下属的环保部门记录的环境保护档案，对国家和社会的环境保护工作有一定的价值和意义。机关单位的环境保护科技档案管理内容主要包括对科技档案的载体进行保护和对内容进行填充。对环境保护科技档案的管理是我国机关单位的重要内容之一，见证了我国地方对环境保护工作所付出的努力，也是维护社会稳定发展的关键之一。

一、环境保护科技档案管理中存在的问题

1.过分重视文件收集，不注重文件归档

在环境保护档案管理工作中，很多人都非常重视档案的收集工作，比较重视档案本身的真实性，在收集过程中要求对原件进行验证，防止档案存在不真实的现象。在满足了档案工作真实性的同时，他们却没有按照一定的规范和标准来进行归档，甚至过分要求原件，使得一些重要的科技档案无法收入其中，降低了档案管理的参考价值。

2.没有认识到资源建设的重要性

环境保护科技档案是一种信息资源，具有非常重要的应用价值，但如果档案管理人员没有对其进行正确开发和建设，就很容易使科技档案信息不完善，影响科技档案的权威性。由于档案管理人员缺乏相关专业知识，在归档工作中无法切实反应其中的技术完整性，使得环境保护工作的连续性、专业性没有得到全面反映。

二、机关单位环境保护科技档案管理工作要点

1.加强归档管理

环境保护科技档案的归档管理就是资料的交接工作，为了使归档管理更加科学，要制定符合机关单位实际情况的归档管理制度，使所有部门的人员严格按照归档制度履行自身职责，从而使归档工作顺利进行。因此，在环境保护工作开展前，应由部门负责人对项目中的内容、范围、进度等进行密切关注和记录，并按照国家规定的归档范围、期限和密级划分表，对文件材料进行系统整理和归档。在归档过程中，要注重对原始资料的审查，使其符合归档的基本眼球，并对同一项目的相关材料都统一管理，防止丢失，以便于日后查询。对于一些不符合归档要求的材料，要将材料退回到原本部门，待整理合格之后才能再度接收。

2.科学对环境保护科技档案进行分类

科技档案分类就是指根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范围内的科技档案划分成不同的类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案库藏系统，包括农业科技档案、基本建设档案、设备档案、自然科学研究档案、医药卫生档案和自然现象观测档案等。科技档案的分类有很多种方式，具体应根据机关单位的性质和专业特征来划分。环境保护涉及到大气、地理、生态、植物和群落等多个专业，这就需要档案管理人员对这些专业的性质和特征非常熟悉，根据环境保护专业的特点，并结合科技档案的划分规范，来对环境保护科技档案进行分类。

3.加强对环境保护科技档案的储存

当科技档案归档、收集之后，就应对其进行细致统计和储存。对机关单位来说，档案的储存和统计是科技档案管理的重要内容之一。在对档案进行保管的过程中，应根据机关单位的实际情况，建立并优化档案管理制度，设立专门的环境保护科技档案储存场所，按照环境保护科技档案的数量进行存放，并选择质量好、防潮的地点，以使科学技术档案得到妥善保存。档案管理人员应根据档案的具体情况，将其进行整理，并录入档案管理系统中，方便其他部门的人查阅和使用。

4.在科技档案管理中加入信息化手段

随着科技档案数量不断增加和电子文献不断发展，在当前的科技档案管理中，应积极采用创新技术，实现对科技档案全方位、多层次、现代化的管理，使科技档案在计算机与网络技术的支持下，转变储存方式，打破时间和空间的限制，实现各种文件、信息、资源的远程传递。例如，传统的纸质文件可以制作成为word、excel等格式，也可以扫描成为图片格式，储存在计算机、光盘或网络资源库中，实现快速查阅、传递和检索，从而使科技档案在此基础上获得延续发展。电子文献具有载体稳定性、多样性，信息可控制性、易变性、占有体积小等特性，因此，我们应根据电子文献的特点，改变传统的文献保存和管理方法，建立电子信息管理系统，将与科技档案有关的各种资料进行整合、分类，储存在网络数据库中。

三、结语

环境保护科技档案是对部级地区环境保护工作成果的展示，作为机关单位的工作人员，我们应认识到环境保护的重要性，并在工作中落实环境保护档案管理工作，从而使我国整体环境保护档案管理水平得到提升，进一步完善环境保护科技档案管理体系，促进我国环境保护事业的良性发展。

参考文献：

[1]黄桢.环境保护科技档案文档一体化信息系统建设[J].环境监测管理与技术,2007(1):4-7.

[2]鲁可欣,王忠伟,王阿春.论科技档案在环境科技管理中的作用[J].环境科学与管理,2013(1):23-24.

[3]田云萍,肖丽红.环境保护科技档案的管理与利用[J].江西化工,2007(4):205-206.

[4]邓泽华,王蕾.环境保护档案管理的现状与展望[J].北方环境,2011(Z1):19-20,28.

户籍档案范文第2篇

1.1档案的目的性

继续医学教育档案目的性明确，为继续医学教育学习达标与否做佐证。每年继续医学教育学习达到上级规定的时数、等级电子系统自动生成达标。

1.2档案的期限

按相关规定晋级、聘任提供前五年继续医学教育合格证明，注册、考核提供当年的继续医学教育合格证明即各种证件有效期最长五年，五年后可自行处理。

1.3档案的有效性

继续医学教育参与者的个体原始件只在当年有效。超过年度没有及时录入到电子系统，原始证件作废。

1.4档案的局限性

吉林省护理继续医学教育始于2007年，完善于2009年。相对应的继续医学教育档案建立、健全更迟一些。继续医学教育档案只限于卫生技术人员执业晋级、注册、聘任、考核，有别于其它档案。

2、护理继续医学教育档案的双轨制

继续医学教育档案是继续医学教育开始后应运而生，而且很快在全国铺开，特别是吉林省厅直单位的继续医学教育工作及继续医学教育档案管理工作，走在继续医学教育管理的前沿，并摸索出一系列继续医学教育档案管理的经验，即继续医学教育档案管理上的双轨制，电子档案与纸质档案并存，使其互相制约，互相补充，确保继续医学教育档案完整性、机密性与真实性。吉林省目前统一使用的继续医学教育电子软件为继续医学教育管理平台，涵盖政策信息、继续医学教育综合管理、学员学习培训三项功能。平台采用统一数据库，培训对象各项信息统一管理，集中存储，省内学员信息互通互联，各自独立，共享一个平台，又有独立的界面，独立界面以用户名，密码分割。电子与纸质并存，提高档案的真实性与可靠性。继续医学教育档案最终可利用的，就是纸质的年度考核证书达标与未达标。达标意为完成本年度继续医学教育学习，未达标意为5年内不能晋级，本年度不能注册、聘任。为保证晋级、注册、考核、聘任时，考核证书的真实性，管理部门在使用时统一发放，并公开考核证书的达标与未达标情况。如有异议主管部门提供当年的原始证件。

3、护理继续医学教育电子档案的再开发

3.1电子档案的生命力不容置疑

电子档案的前景不管遇到多少阻碍、质疑，废置是不可能的，就像历史不能倒置，发展的趋势，只能是出现问题，解决问题，摸着石头过河，实践，再研发，再利用。

3.2研发与实用的一体性

吉林省继续医学教育电子系统的研发，是由华医网络研发部负责，技术人员有着再开发的技术优势与专长，但电子档案的实用部门是各个独立的档案管理专业人员，为达到研发与利用的一体性，研发与使用必须密切配合。研发源于使用，回归使用，使用是基础。再研发的指导原则：为使用部门提供更科学、严密、简便、易操作、便于管理的研发系统。实用的个体提供电子档案的发展前景，最终目的，存在的问题，再研发的空间，使用与研发互为联系，互为促进，共同发展。

3.3研发利用的可持续性

随着社会的发展，电子档案的再研发、再完善是不可避免的。继续医学教育电子档案在档案界属新兴事物，促于初始阶段。2007-2010年为兴起阶段，是研发与使用的磨合期，存在问题较多。独立个体的使用者对电子档案生疏，对功能掌握不到位，开发部门受地域、人力资源困扰，培训受限，从总体上讲电子档案功能的使用不足70%。又因继续医学教育电子档案为首次研发，研发者缺少档案管理专业知识和管理经验，其依据只能是国家及省下发的《继续医学教育学分授予与管理办法》，研发与实用脱节，问题突出，矛盾集中。2010-2013年为调制整合阶段。继续医学教育电子档案管理是历史发展的趋势，也是历史发展的必然。为调整研发与使用上的矛盾，2011年吉林省召集电子档案使用专家与电子研发部门专家进行专门研究，研发者直面使用者，面对挑战，研发部门选择了挑战。经过一段时间的研发-使用-再研发-再使用，一套让独立个体认可的电子系统在吉林省统一使用。

4、护理继续医学教育电子档案与纸质档案的统一

继续医学教育电子档案与纸质档案，将作为社会发展的一部分，记录着继续医学教育工作的发生、发展的轨迹。各个继续医学教育档案管理部门承担着使用电子档案、管理纸质档案的重任，二者同等重要，缺一不可，合理安排合理使用，规范管理，标准示范，显得尤为重要。纸质档案也将随着电子档案逐步发展得到相应的完善，实现方便归档、便于管理、易查找、免破损、拒丢失。

4.1电子档案与纸质档案并存

各种纸质档案发展的历史悠久，有着完善的管理办法，管理标准，又因其原始性、稳定性、不可更改性，更为世人看重、认可。电子档案就是早晨的太阳，初升是历史的必然，势如破竹，势不可挡。作为档案的管理者和使用者，取二者之长，避二者之短，合理、有效、有机地将二者联系起来，互为佐证，互为补充，使继续医学教育档案完整统一。

4.2继续医学教育电子档案的外延性

继续医学教育电子档案与其它档案的巨大区别：电子档案收集、录入、修改、输出的对象都是一个个独立参加继续医学教育的个体，这种特性对电子档案的录入、管理要求更为严格。首先管理部门要保证个体录入的完整性、准确性；其次是个体的保密性、可知性，外延时不可更改性。随着科技的进步，对电子档案的要求也随之提高，对外开放，资源共享。每个个体不受时间、空间限制，任一地点，任意一部电脑都可随时进入继续医学教育电子系统查询个人相关信息及继续医学教育学习情况，这种外延性、开放性对系统的服务性、不可变更性提出了更高要求。

4.3继续医学教育纸质档案的优势

户籍档案范文第3篇

关键词：电影艺术档案；文化价值；保护方案；档案；纸质电影艺术档案

我国电影艺术档案保护工作，始于上世纪年代，基于历史遗留问题以及行业发展问题，电影艺术档案的保护工作未能形成固有的模式和方法。经过一段长周期的磨合和试验，自上个世纪90年代，电影艺术档案的纸质模式，成为主流的保护措施，并且迎来了行业平稳的发展周期。电影艺术档案保护工作，虽然迎来新的改变，但同时也面临一系列的问题和难题，首要的保护难题是，电影艺术档案大多是纸质形态，受环境因素、历史因素、保护因素等多种因素影响，纸质形态的档案极容易产生一系列的问题。我国在9年和20年相继颁布《电影艺术档案管理暂行规定》《电影艺术档案管理规定》。不仅为电影艺术档案的保护工作提供了重要的建议和方法，同时也对电影从业人员提出明确的目标和要求，提升电影艺术档案保护成效的同时，以管理制度的形式加以落实和强化。

1电影艺术档案的价值

电影艺术档案的价值，不仅是电影产业发展的重要内容，也是整个电影领域的核心关键，特别对于研究和探索相关电影的创建和发展，起到不可估量的价值。现代电影产业，对电影艺术档案的价值，存在多种方式的定义和理解。其一，电影艺术档案，是专业从业人员了解优秀电影作用的重要途径和方法。众所周知，电影艺术的发展，存在极为特殊的偶然性和不可预测性，特别是电影产品的制作、加工、上映等一系列环节，存在大量的可行性和风险性，而电影艺术档案，正是电影制造流程的信息库，能够为专业从业人员提供相应的支持和帮助，能够降低电影风险问题的产生。其二，电影艺术档案，不仅具有极高的学习价值，同时也能够成为现代社会研究和挖掘电影产业发展的重要途径。特别是一些传统的“爆米花”电影，开发和研究电影艺术档案，能够提升从业人员制作电影的质量和标准，同时还能够提高从业人员的技能水平，能够从电影的多个方面进行提升和优化，从而实现电影的产业的良性发展。其三，电影艺术档案，对于社会的发展和历史的研究，具有重要的学术价值。例如，电影能够真实记录历史的发展和变化，同时影像电影资料还能够体现出时代特征与时代特点。例如，我国0年受肺炎疫情的影响，为各个行业带来灾难和危害，借助电影艺术，能够将社会现实等一系列内容充分记录，为后世提供重要的资料和参考。不仅如此，我国最早的电影资料始于民国时期，对应的资料内容，能够让现代社会对历史文化等一系列内容充分了解和认识，从而更加直观解锁历史档案，助力现代社会历史文化的研究和发展。其四，电影艺术档案的艺术价值。电影艺术本身是一种集合的艺术形式，包含电影演员、导演、编剧、指导等各个方面的内容和工作，并且一部优秀的电影作品，对应的艺术档案具有极为丰富的资料内容，能够从各个角度和方向进行研究和探索，对应的艺术价值极为巨大，需要相关从业人员进行深入的、彻底的分析和探索。[1]

2电影艺术档案保护工作面临的问题和挑战

2.1电影艺术档案保护工作的环境影响因素。由于纸质电影艺术档案，受其本身材料因素的影响，对应的保存环境务必要满足纸质档案保管的基本要求。因此，环境中的湿度、温度、灰尘、虫害问题等一系列因素，都是影响纸质电影艺术档案保护工作的重要内容。我国电影艺术档案的保护工作，虽然制定一系列的保护策略，但是在环境监管领域中，缺乏实践性的管理举措，导致部分纸质电影艺术档案出现发霉、蛀虫、脆化、氧化等一系列问题，影响纸质档案的保存年限。环境因素，受时间周期的影响，会产生不同程度的影响效应，因此根据纸质电影艺术档案的具体情况，需要制定行之有效的保护管理策略。不仅如此，环境因素的考虑内容众多，特别是纸质档案的管理和维护，需要投入大量的人力资源、设备资源以及资金资源，确保电影艺术档案能够安全有效保护，降低环境因素对纸质档案的干扰和影响。针对一些“孤本”纸质电影艺术档案，要规避环境因素的影响，必要时可以对档案进行封存处理，提升档案的管理作用和管理成效，降低存放环境的各个方面的影响性和干扰性。[2]

2.2电影艺术档案保护工作的主观条件因素。电影艺术档案的保护工作，存在大量的主观管理影响因素。首先，纸质电影艺术档案的管理工作需要进一步完善和提升，特别是纸质档案保存环境的改造。例如，针对电影艺术档案的保存环境，增加温度控制设备、湿度控制设备、光线控制设备等一系列设备，提升环境中的有利因子，确保纸质电影艺术档案保护工作的持续化发展。当前阶段，不少地区的电影艺术档案保管单位，存在资金投入不足、设备应用不足等一系列问题，影响电影艺术档案的保管成效，引发档案使用寿命的降低。其次，纸质电影艺术档案的修复速度远低于档案的损毁速度。当前，不少纸质档案的修复工作虽然有序开展，但是修复进度以及修复难度激增，引发修复周期的无限延长，不少修复工作还需要投入大量的资金、人力、设备等，对于修复机构以及档案管理机构造成一定的压力和影响，进一步加剧了纸质电影艺术档案的保护难度和维护难度。最后，纸质电影艺术档案的保护意识，需要进一步强化和提升，特别是相关从业人员，需要在日常管理工作中，不断强化电影艺术档案的保护举措，提升档案保护的具体作用，能够从体系中降低电影艺术档案保护成本，缩短对应的维护周期，提升档案保护效率。[3]

3电影艺术档案的保护措施

3.1纸质电影艺术档案的保护举措。纸质电影艺术档案的保护举措，主要是针对环境的保护举措、管理体系的具体章程、管理人员的规章制度等相关内容着手进行。环境的保护举措，主要是利用现代化的科学技术，增加电影艺术档案环境控制设备，实现对温度、湿度、光照度等一系列因素的科学管理，确保环境条件符合电影艺术档案存放的需求和标准。[4]纸质电影艺术档案的保护举措，还需要定期对档案进行维护和管理，如采用紫外线设备对纸质档案进行定期消毒，降低可能存在的微生物对纸质档案的影响和威胁。不仅如此，针对南方潮湿区域的环境保护工作，还需要对电影艺术档案进行防虫处理，尤其是在虫害高发期，对虫害问题进行系统化的防蛀处理。[5]另外，作为纸质电影艺术档案的建设设施，需要针对纸质档案的特点进行环境改造，提升建设设施的保护价值和保护成效。基于纸质电影艺术档案的保护工作相对复杂和繁琐，需要针对保护内容与保护方案制定严格的保护标准与保护条款，按照对应的保护内容尽心实施和执行，确保纸质电影艺术档案保护工作的有效性和合理性。

3.2电子电影艺术档案的保护举措。随着电影艺术档案产业的发展和创新，电子电影艺术档案成为替换传统纸质电影艺术档案的重要选择，同时电子电影艺术档案的保护工作，也面临多种的困难和风险。其一，电子电影艺术档案，由于数据存储大多在同一部电脑系统中，对应存储风险较大，当发生人为损毁或者设备丢失等问题时，必然造成灾难性的后果，引发电影艺术档案的保护危机。其二，电子电影艺术档案的保管工作不仅需要管理人员具备一系列的专业素养，同时也需要对存储设备进行维护和管理，强化对基础档案材料的保护成效。因此，基于电子电影艺术档案的保护问题与保护难度，要制定行之有效的保护举措，提升电子电影艺术档案的保护成效。可以设定电影艺术档案的云储存管理中心，对所有电子电影艺术档案与纸质电影艺术档案进行电子化处理，将电子化的数据进行上传和备份，给予电影艺术档案的多重保护。云中心的创建，不仅能够满足电影艺术档案随时随地的存储和使用，同时还能够对纸质电影艺术档案进行及时的保护，特别是相关电影的物料和资料，能够得到全方位的保护和维护，确保电影艺术档案的保护工作的常态化发展。需要注意的是，电子电影艺术档案的保护工作，需要对文件进行定期检查，同时确保各个文件的保管流程，并对相应的核心文件进行加密处理，防止电影艺术档案遭到人为破坏或者删改，影响了电影艺术档案的艺术价值。

参考文献：

[1]李甜.《电影艺术档案著录规则》(DA/T-4)要点解析与思考[J].北京档案,0():16-20.

[2]杨琳,许秦.影响力与多元价值实现:丝绸之路国际电影节影响力研究[J].同济大学学报(社会科学版),0,31(01):-59.

[3]李莹莹.现代电影艺术中色彩视觉表现的存在价值[J].电影文学,9(23):81-83.

[4]沈鲁,王子儒.双重对话——对“第四代”电影导演历史价值与艺术价值的重估[J].艺术百家,9,35(04):123-127.

户籍档案范文第4篇

协作积极进取，力争在档案业务和服务质量等各方面都取得比较大的进展。

一、加强宣传，增强档案意识，将档案管理法规制度落到实处

1、利用档案馆网页，宣传档案管理法规及档案知识，增强档案意识，提高工作自觉性。

2、举办专兼职档案员培训班，结合卷改件的改革，进行档案业务学习、指导，使档案管理有条不紊地推进。

3、深入各立档单位进行业务指导，提高基层单位归档意识，做到归档及时、归档文件材料齐全、完整、规范，提高归档率、完整率。

二、积极推进档案现代化管理，开发使用好档案管理软件，提高工作效率

1、购置合适的软件，为档案现代化管理提供基本硬件条件。

2、在软件到位后，积极组织档案目录的录入工作，编制各门类档案管理检索工具，建立数据库。

3、与教务、人事、科研等有关单位联合，开展电子档案信息网上查询工作。

4、做好对档案馆网页的维护、开发、优化工作，提高点击率。使档案馆网页成为档案宣传工作的一个窗口、日常档案管理、交流工作经验

的一个平台。

5、在不断探索总结经验基础上，规范学校档案的现代化管理工作，适时向学校提出“中国农业大学档案信息化建设实施意见”。

三、按照国家二级档案达标要求，做好档案实体基础工作、利用服务工作

1、接收*年档案，按要求及时做好整理、归档、鉴定、分类、编目、排架、入库，做到管理规范、利用方便。

2、清理积压档案，按要求完成鉴定、立卷、归档工作。

3、对超过保管期限的档案进行鉴定，按严格的组织程序予以处理。

4、在做好档案实体基础工作的同时，开展内部检查、评估、评比工作，为优秀教学评估做好档案工作方面的准备。

5、开展评选档案工作先进单位和个人的评比工作，通过评优总结促进档案工作。

6、配合学校的各项改革管理工作，以积极主动热情的服务态度，做好档案提供利用工作，树立良好的窗口服务形象。

7、改进研究生毕业离校手续、认真做好研究生档案接收、转递工作，做到及时、快捷、准确、无误。

四、围绕百年校庆，开展档案展览等项工作

1、为举办百年校史展览、教学科研展览、名人档案展览，照片专题展览，对展厅进行规划、设计，进行必要的装修，为百年校庆做基础准

备。

2、做好《中国农业大学名人志》的编纂工作、名人全宗档案的整理工作和百年校庆画册的编辑具体工作，如：有关资料、照片的接收、催

收、征集和整理工作。

3、按照学校布署，积极做好百年校庆展览有关准备工作。努力丰富充实馆藏，加强资料的收集、整理、档案利用等工作。

4、完成档案馆简介的编印工作。

五、其它工作

1、开展档案编研，力争写出2—3篇论文，与兄弟院校交流或发表。

2、做好陈列馆接待参观工作，发挥档案对学生的教育作用。

3、向兄弟院校学习先进经验，积极参加业务培训，不断提高档案业务管理水平。

4、做好保密、安全工作

档案的保密、安全工作是档案工作的重中之重，平时基础工作做得再好，如果发生了失、泄密和丢失、火灾等情况，那是要犯历史性错误

的。我们作为档案工作者，必须有很强的档案保密、安全意识，做到档案工作到哪保密安全工作到哪。保密工作中要根据档案内容及情况

变化，确定和调整密级。

总之，*年工作任务是繁重的，要能很好地完成，必须有学校的大力支持，特别是经费保证和领导的重视；还要靠档案同仁同心协力、

积极进取勇于奉献，更需要各立档单位的大力支持，规范整理，做好归档工作。同时，加强内部管理，建立和完善岗位职责，引入竞争机

制，关心工作人员工作和生活，创造良好的工作氛围，充分调动全体同志的积极性，这是做好档案工作的重要基础。我们要以瞿书记提出

户籍档案范文第5篇

目前，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。

1、文书电子档案整理

一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

2、科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。

A．基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。

B．设备档案。企业引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。

3会计电子文件整理

A．工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

B．账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统-，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。

二、电子档案的保护

由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，刻录仪一时还难以普及，所以，软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制定保护措施。

1、软磁盘的保护

A、统一软盘的规格，使用3．5寸高密盘保存。

B、把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到-年，就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

C、规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40％一50％，温度控制在14-24℃。

D、加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。

F、对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。超级秘书网

G、在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。

2、光盘的保护

A．规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。