档案精细化管理范文第1篇

关键词：医院人事档案；精细化管理；措施

随着医院人事制度的改革，人事档案受到了人们的普遍重视，成为医院选拔和培养人才最重要的资料参考源之一。但是，当前我国大部分医院对此并没有给予足够的重视，档案管理工作较为滞后，造成档案信息化建设程度不高。因此，医院档案管理水平要想进一步提升，就要做好各方面的工作，医院人事档案管理也迎来全新的契机与挑战。现阶段，我国社会经济快速发展，人民群众的生活质量得到显著提高，医疗市场竞争激烈，为满足人民群众健康不断增长的需求，必须加大卫生事业的投入，促进卫生事业进一步发展。因此，重要的是要完善医院干部管理，提高干部管理水平，提高个人档案使用效率。不过，在这种情况下，加强医院人事管理尤为重要，只有更好地管理医院干部档案，才能提高医院的工作效率，促进医院的快速可持续发展。

一、医院档案精细化管理意义

医院档案管理电子化、数字化是当前医疗行业发展趋势，档案管理信息技术应用日益广泛，传统纸质档案管理方法已无法适应现代社会信息资源建设的要求，因此医院档案管理现代化进程必须加快步伐。为了适应信息化时代的要求，我国各大医院均开展了一系列改革，其中最为重要的就是推进医院档案管理信息化工作，以达到提高管理效率、降低人力成本、提升服务质量的目的。目前，多数医院已采用信息技术来进行档案管理，但是由于受到各种条件限制，部分医院没有建立起完善的管理制度，导致信息化程度较低，无法保障数据安全、系统稳定运行。另外，随着电子文件数量增加，电子文件管理工作变得更加复杂。在信息技术持续进步发展的大环境中，人们可以通过各种途径来实现电子文件的归档以及保存工作，从而达到高效使用电子文件的目的，极大提高了工作效率和管理水平，促进了医疗卫生事业的进一步发展。但是，在进行档案管理时，仍然存在着一些亟待解决的问题，其中主要表现为纸质文档存储效率较低，无法适应业务需求，从而影响到各项业务的正常进行。因此，医院对档案管理也逐渐重视起来，由于医院档案数量逐渐增多，这就要求医院必须融入精细化管理理念，保证各类档案信息可以更加流畅地汇总与统计，为医务人员开展工作提供全面的数据信息与有效的参考依据，不断提高工作效率，推动服务质量的提高，更好地为患者服务，缓解医患问题，有助于建立文明和谐的社会关系。首先，将精细化管理理念运用到医院档案管理工作中，是医疗服务获得高效、优质、安全开展的重要途径之一，可显著提升医院档案管理工作效率。因此，对医院档案管理而言，为促进其工作效率和管理水平的提高，就必须做好科学的管理工作。其次，可实现医院档案资源的分类管理，明确各个部门间的相互联系，确保每个职能部门发挥其最大效用，使医院整体档案系统的运转更加高效。最后，优化管理流程，既能使管理效率提高，又能减少无谓的重复投入和人力成本。采用科学方法对不同种类的文档进行处理，避免出错或者漏报等问题。通过医院档案管理的合理设计，促进档案管理流程更简洁，充分利用信息技术促进医院档案更完善的管理，形成档案资料数据库，为医务人员日常工作提供数据支持，显著提升了工作质量，有效节省了工作时间，促进医务人员工作更有条理，精简了工作内容，缓解了工作压力。

二、医院人事档案精细化管理存在的问题

1.对档案精细化管理的重视程度不够

在现代医学技术迅速发展的今天，电子病历在我国医疗卫生事业中发挥着越来越重要的作用。电子病历是现代信息技术应用于临床医学领域的产物，是实现患者“无纸化”诊疗的必然要求，电子病历能够为医疗决策的制定提供科学依据，也是医院信息化建设中一项基础性工作。因此，加强电子病历研发显得尤为重要。国内的电子病历还处于初级阶段，基本还是依靠人工输入的方式进行保存等传统方式。现阶段，现代科学技术快速发展，信息技术已经渗透到社会生活各个方面，特别是网络技术和多媒体技术的广泛应用，使人们的思维方式、行为模式发生了很大变化，电子病历逐渐普及应用。医学信息的传递方式也由纸质为主向数字化、网络化水平发展，医学知识也在不断更新变化，要求档案管理必须跟上时代的步伐。但是，在很长一段时间内，我国档案管理都是以经验管理为主，对其并没有给予足够的关注和重视。大多数医院管理者认为，只要把医疗工作做好，自然会带动医院的良好发展，忽视了人事档案管理建设对提高医疗水平的促进作用，更忽视了精细化管理对促进档案工作与医疗服务之间的关系。因此，医院管理层必须充分认识人事档案精细化管理的重要性，给予人事档案管理精细化工作足够的关注与重视。

2.人事档案管理人员结构不合理，缺乏专业的知识素养

医院人事档案具有数量多、专业性、机密性等特点，对于医院来说是极其重要的信息资料。随着医疗改革的不断深入和医疗卫生行业市场化程度不断提高，医院日常运营所面临的挑战也越来越大，所以有必要对医院科学管理进行关注。档案管理精细化是现代医院管理重要组成部分，其精细化管理水平高低直接关系到医院整体水平的提升和长远发展。然而，现阶段许多公立医院都存在档案管理方面的问题，导致医院各项管理工作无法顺利进行，怎样更好地做好医院档案管理，已经成了医院管理者急需解决的问题之一。医院应根据《干部人事档案工作条例》要求，建立一套科学、健全的档案管理制度，以达到“人无我有”，强化人力资源管理。当前国内许多医院都已开始推行全员岗位责任制，但是尚未形成一套完整、高效的管理模式，档案收集范围应当包括人事任免材料、奖惩情况、职工培训资料等，其中人事管理信息主要包括学历、职称、职务等级、工资待遇等。人事档案是一个单位发展历史的缩影，其重要性不言而喻。应当每千份文件就要有1名档案管理人员，以确保整卷档案资料的内容完整，档案保管期限通常在13年，这需要医院实现专人管理，管理人员要具备相关管理能力与专业知识素养。但传统的管理制度存在着很多不足，导致很多医院的档案在具体的运用过程中有相当大的比例不能满足人们日常的使用需要，造成资源严重浪费，导致一些工作人员离职，所以如何对现有的档案资源进行合理利用是非常重要的。

3.人事档案管理方法落后，管理效率低

作为一所知识密集、人员众多的医院，档案管理工作是医院管理工作的重点和难点。医院人员流动十分频繁，需要管理人员不断提升工作与管理效率，运用先进管理方法，强化人事档案管理工作。为了实现这一目标，需要建立一套行之有效的管理机制，确保其能够正常运转，因此在档案管理的实际工作过程中，应该重视制度建设和创新。当前，我国医院人事档案管理观念落后，管理机制不完善，随着社会经济的不断发展，人们的思想观念发生了很大变化，这对医院档案工作提出了更高的要求。然而，当前大多数医院仍沿用传统管理方法，这一管理模式有许多弊端。例如，档案管理方式落后、缺乏现代化管理手段、工作人员专业素质不高，无法满足现代社会发展需求；管理人员流动性较大，不利于整体管理水平的提升；缺少科学的激励机制。另外，还会发生离职人员信息未被彻底删除、工作态度无法改善等问题。再加上有些医院因为不注重档案管理或者忽略人才的引进与培训等，导致一些员工流失的情况屡见不鲜。同时，新入职人员信息录入不够及时等，也很容易造成人员档案混乱，影响了医院人事管理工作效率，因此医院人事档案信息化建设工作开展得好，对于医务人员更加高效和方便的工作有着非常重要的作用。

三、医院档案管理中精细化管理的措施

1.提高对人事档案管理的重视程度，健全档案管理制度

医院对人事档案管理重视程度不足，主要表现在两方面：一是传统管理模式与医院档案工作在新时代遇到的挑战不相适应；二是社会经济在不断发展，对医疗事业发展更加重视，但在实践中还存在诸多问题。比如，对人事档案缺乏科学认识以及档案管理人员综合素质不高等，这些问题都直接影响着人事档案管理工作的顺利开展。此外，还存在许多亟待解决的问题，如缺少有效的监督机制等。这些问题都严重阻碍了我国医疗卫生事业向更深层次发展。因此，加强对档案管理方面的研究是十分重要且必要的。相关部门应对医院人事档案管理情况进行全面而具体的了解和分析，聘请专业的人事档案管理人才针对医院人事档案管理存在的问题提出切实可行的建议，以保证档案信息资源的合理利用与安全。同时，要加大对人事档案管理人员培训力度，完善医院人事档案管理制度建设，提升医院管理水平，使医院能够更好地适应新形势的要求。

2.优化人事档案管理人员结构，实现档案管理专业、有序发展

首先，医院应加大资金投入，聘用人事档案管理专业人才，配备必要的档案管理员。另外，档案管理信息 化建设工作还需不断强化，一方面要通过完善档案管理制度规范档案管理工作，另一方面要及时将档案信息提供给有关部门使用，才能更好地支撑医疗服务工作。同时，也可以采取多种措施来保障人事档案的安全保存，如定期或不定期为职工体检、做好健康教育等，从而保障职工能够做到科学管理人力资源档案。其次，管理人员还应加强自身素质修养，提升管理水平，促进医院整体服务质量的进一步改善，以适应新时期社会经济发展对人才需求的变化。在实际工作中，需重视员工队伍培养工作，不断优化人才资源配置，为医院发展奠定坚实基础。在进行人力资源管理时，除关注员工专业知识培训外，更要关注员工职业生涯规划引导和执行，让每一个人拥有合适的方向，并最终达到个人价值和组织目标相统一。选择责任心强、管理知识和经验丰富、管理技术水平高的员工对医院人事档案进行有效管理，并对此类人才进行相应培养，不仅可以促进档案管理工作质量的持续提升，还有利于提升医院的综合竞争力。在人力资源管理中需要注意的问题有：一是要注重培养员工的综合素质与专业技术，不断提升其专业技能水平。二是要重视对人才的合理开发与利用，使其最大限度地发挥作用。最后，对医院人事档案管理工作来说，应该从总体上把握好部门间和单位间的相互关系，构成有机结合管理体系。要想提高员工的积极性，医院还要积极鼓励他们参与到各种社会实践活动中去，给职工一个锻炼自我能力和增长才能的机会。医院需要不断提高其综合服务能力，增强竞争意识和创新能力，为社会培养出更多优秀的人才。此外，还要积极引进先进技术和设备，提升管理水平，使医院得到可持续发展。医院要对管理人员进行相关职业规划，并建立竞争机制以及相关激励机制，以激发其工作积极性与主动性。

3.提高档案管理人员素质

一是加强对医院档案管理人员综合素质的培养，在精细化管理中注重档案信息化建设和应用，从而使档案管理工作更加高效有序。同时，还需要加强科学管理力度，保证管理工作质量，促进管理效率持续进步，为医疗行业发展提供良好保障。二是要将精细化管理理念贯穿到档案管理中，确保管理人员更新管理理念，转变思维方式，优化管理模式，以适应新时期医院发展要求。通过强化规范化管理、标准化管理等措施来提高工作效率，实现科学有效管理。三是加强对精细化管理内容的培训，使之真正落实到日常工作中，明确具体目标和任务，增强科室之间沟通协作意识，形成合力共同开展各项活动，建立完善管理制度体系，规范管理制度建设。四是不断提升管理人员档案管理知识水平，为做好管理工作奠定坚实基础，促使其管理技能不断上升，确保管理人员能够符合岗位需求。同时，还需要加强职业道德素养培训，培养良好的团队合作精神以及团队精神，提高管理人员法律意识与道德修养。五是重视档案管理工作队伍建设，努力营造有利于创新氛围，鼓励创新人才脱颖而出，加大对档案管理专业人才引进力度，着力解决专业结构不均衡问题。

四、结语

总之，医院档案管理在时展变迁的背景下要与时俱进，不断创新，更好地满足人民群众不断增长的医疗需要，推动社会健康事业可持续发展。为了实现目标，需要从现实角度出发，建立科学、合理的规章制度，促进管理水平的提高，保证医院活动有序开展。同时，增强与其他科室的联系与交流，达到信息共享的目的，对医院整体工作水平的提升起到了保证作用。通过上述分析，文章重点探讨了新时期医院档案管理工作中出现的问题和解决措施，希望可以给相关工作人员提供一些帮助。

参考文献：

[1]石宇，石慧，武政旭.基于精细化h管理的公立医院干部人事档案优化路径探究[J].现代医院，2022

[2]李燕丽.医院人事档案精细化管理措施探析[J].办公室业务，2022

[3]李吉，白晶，许倩琼，周春梅.精细化管理背景下医院人事档案管理的改革方法及质量探究[J].中国产经，2022

[4]牛静丽.信息化手段在医院人事档案精细化管理中的运用[J].中国市场，2022

档案精细化管理范文第2篇

【关键词】公立医院;人事档案;精细化管理

人事档案管理在医院的档案管理体系当中占有重要地位，因为人事档案记录着医院工作人员的重要信息，是医院优化人力资源管理的重要凭借。而在全面提倡精细化管理的背景下，公立医院要想实现人事档案的精细化管理，就必须重视现代信息技术手段的应用，将信息化手段作为根本依托落实精细化的档案管理目标，建立完善的人事档案信息化和精细化管理体系，用规范化的档案管理推动医院的转型发展。

一、利用信息手段推进人事档案精细化管理建设的必要性

公立医院要想从根本上保障人事档案管理的质量，找到提高管理效率的突破口，关键措施就是对传统的档案管理方法进行创新。于是开始有更多的公立医院将人事档案管理改革侧重点放在管理模式方面，积极协调人事档案管理当中的各个环节。精细化管理是一种以精细化理念为指导的管理过程，强调在档案管理当中明确和细化管理目标，落实管理责任，确保档案管理者意识到自身的工作职责，为医院的档案管理与建设提供规划，保障目标化和精细化管理体系建设效果。伴随着医疗市场的扩大和改革力度的增强，公立医院对人力资源的需要逐步增多，使得人事档案的数量迅速扩大。人事档案管理建设工作成为了医院改革发展的关键任务，也要求公立医院结合自身实际建设精细化的人事档案发展管理规划，让医院拥有更加清晰明确的仍是档案管理目标，通过目标分解和阶段性目标的逐个达成保障人事档案管理精细化建设目标的实现。而信息化手段是保障精细化档案管理效果的关键要素，也是信息时代公立医院得于稳定持续发展的动力。综上所述，运用信息手段推进公立医院人事档案精细化管理建设这是一种必然，也具备突出的必要性。

二、公立医院利用信息手段实现人事档案精细化管理的策略

（一）构建精细化人事档案信息数据库

当前的整个医疗市场正在不断的扩大，因此也让公立医院的整体医疗规模迅速增加，而每年都会有很多档案种类和内容增加。这些档案涵盖病案、人事档案、文书档案等多个内容，分属于不同的科学部门，但是不同科室间的档案分类处于混乱和分散的状态，很容易发生信息孤岛问题，影响档案管理的效率和信息的完整性。由此可见，传统粗放化的档案管理已经无法适用于公立医院当前的档案管理现状，亟需通过信息化手段的应用做好精细化管理建设工作。人事档案是公立医院档案管理重点，在人事档案的精细化管理实现过程中，需要运用多样的数字化以及信息化技术构建精细化人事档案信息数据库，保证档案信息的统一性和完整性，满足集中化和精细化管理的需要。人事档案信息数据库当中需要设置不同的分区，按照档案格式、时间、等级等进行分区的安排之后，再对不同种类的人事档案展开分类，实现全过程的信息化和精细化管控。公立医院人事档案信息的管理不仅包括信息存储台，还包括信息的查询统计等多个功能。因此，医院在建设数据库的过程中，需要完善查询、统计等方面的功能。例如，在使用查询功能时可以选择性的使用人员、内容、模糊查找等方法；在使用统计功能时可以应用到转递、查阅、借阅等功能。

（二）完善人事档案管理制度以及系统

公立医院人事档案精细化管理建设目标的达成，除了要有完善的信息数据库作为平台与载体支持之外，还需要有相应的管理制度以及信息化档案管理系统作为根本保障。对此，公立医院需要在人事档案管理制度和管理系统的健全以及完善方面投入更多的精力。第一，完善人事档案管理制度，将精细化管理的要求和标准投入到制度建设当中。公立医院的人事档案管理制度主要给出的是传统管理体系下的档案管理规范，与信息时代下的档案管理工作不适应，因此需要在人事档案管理制度建设方面进行重新设计和完善，对信息化的档案管理工作模式以及信息化管理当中要遵循的精细化管理目标进行明确说明，让相关的档案管理者在处理人事档案过程中拥有针对性的制度作为依据。第二，建设人事档案管理系统，用精细化的管理要求完善管理系统。例如，在日常工作当中对人事档案管理系统当中应用的有关软件系统进行检查和维护，积极防范网络病毒攻击问题，提高防火墙的安全性；做好数据备份以及保密工作，保证人事档案信息的完整性与安全性。除此以外，公立医院要加强对大数据分析技术的应用，对用户的信息需要进行分析和把握，以便能够从大量的人事档案数据当中快速找到所需信息与数据，为人事档案信息的利用创造良好条件，彰显精细化管理的优势。

三、结语

人事档案管理是推动医院持续健康发展的重要保障，而人事档案管理内容多且复杂，因此加大了档案管理的难度。传统人工档案管理模式在工作质量和效率上得不到保证，而将信息化手段应用到公立医院人事档案管理当中则可以消除传统管理当中的弊端，提高精细化管理程度，实现档案精细化管理目标。公立医院要加强应对信息化手段的应用，并通过建设精细化人事档案信息数据库、管理系统、管理制度等方式促进精细化管理的实现。

参考文献

[1]王咏梅.以信息化手段实现医院人事档案的精细化管理与控制[J].中国电子商务，2014，(11):138-139.

[2]陈燕青.新时期下医院人事档案的电子信息化管理[J].办公室业务，2014，(17):217.

档案精细化管理范文第3篇

一、人事档案管理存在的问题

笔者通过深入学习与分析研究，综合人事档案管理时下存在以下五个问题：

一是管理理念滞后。我国人事档案管理主要是以2018年11月20日出台的《干部人事档案工作条例》为主要依据，人事档案管理方面仍然体现出过去计划经济时代的人事管理制度，在社会不断发展与进步的背景下，各种先进管理理念和思想涌入我国，可是借鉴效果并不明显，与现行的市场经济条件下的人事管理工作出现较大的矛盾和差异。这种状况充分表现在我国人事管理制度与市场经济条件下的人事管理实践出现了严重脱节现象。我国目前在人事档案管理制度方面虽然已经构建了基本管理框架，但是管理制度的不完善之处仍然较多，导致人事档案管理工作存在一定的不确定性，因此，需要从人事档案管理制度上进行不断改革与创新。

二是管理方式单一。目前人事档案在实际管理中从格式、分类等方面采取的都是统一的模式，并未根据实际状况进行细致划分，即针对教师、工人、军人人事档案采取的都是统一的保管模式[1]，管理操作缺乏层次化，单一化现象严重，这也使得档案管理实践中会遇到更多的麻烦，人事档案管理难度也会进一步增加。

三是管理模式封闭。目前我国大多数单位或人事档案管理部门针对人事档案的管理采取的都是封闭管理模式，除本单位组织或领导干部以外任何人不得使用人事档案，其中档案管理人员本身也并不具备对人事档案的使用权。在这种管理模式下，使得人事档案带有神秘感。与此同时，也不可避免会出现人事档案的违规使用行为。随着当今社会公众民主意识的不断提升，封闭管理模式已经不再适合当今社会的民主与法治化建设。因此，为了进一步实现人事档案价值的最大化，推动我国人事档案民主与法治化建设进程，在档案管理工作中应该跟随时展步伐，合理、有序、科学地推动人事档案公开制度。

四是档案内容陈旧。我国人事档案在内容方面体现出单调、陈旧的问题，在内容方面仅仅设置了十个大类，而这些档案内容并不能够从系统的角度对人进行总体衡量。而且，在人事档案中对于个人业绩、道德素养、社会保障、个人专长、性格特征等并未提及[2]，对于个人能力水平以及精神面貌不能进行直观反映。由此可以看出，人事档案管理仍然存在较大局限性，从而使得人事档案的利用价值也受到影响，不能满足当前社会及企业对人事考核的综合需求。

五是管理手段落后。随着现代社会的快速发展，电子信息化技术已经逐渐成为人们生活中一个重要部分，但是由于受到经济发展水平不均衡的影响，人事档案管理的现代化水平并未与社会和经济发展形成同步。全面实现人事档案管理信息化仍然比较少见，传统的人工管理模式下，导致信息资源封闭。另外，虽然部分地区已经实现人事档案管理的电子信息化，但是在人事档案电子化存储模式、版本、标准方面并未实现统一，导致人事档案信息存在混乱，管理系统软件之间也存在不兼容现象，电子档案信息仍然体现出较强的封闭化，对于档案信息资源共享极为不利。

二、人事档案精细化管理改革和质量提升措施

面对当前人事档案管理中存在的诸多问题，实行精细化管理和质量提升实为人事档案改革创新和质量提升所需与必然。为此：

一是提高档案材料质量。传统模式下以纸质档案材料为主的档案实体和其中所承载的个人历史信息通常也被称为是档案本体[3]。档案管理工作开展主要是以档案本体为对象，而档案事业发展都是建立在档案本体的基础上。档案质量和数量对于档案本身的价值的发挥起到了决定性作用。在社会和经济快速发展的新形势下，作为一种被动实体，档案如何才能实现进一步优化是人事档案管理部门以及单位需要重点考虑的问题。人事档案精细化管理需要将人的主观能动性充分发挥出来。从档案馆藏的数量和版本进行进一步优化，思想和行动上对档案质量进行严格把控，提高对人事档案精细化管理工作的重视程度。

二是不断提升档案管理人员的素质。作为人事档案管理人员，首先要爱岗敬业，勇于责任担当。从思想上、工作态度上真正将档案管理工作作为自己肩负的重要工作力求做好。与此同时，还要极力推动档案管理部门构建完善的质量管理和考核体系，激发档案管理人员的工作积极性，不断提升工作能力与管理水平，促进人事档案管理部门和单位人事档案管理上向精细化、标准化、科学化方向发展，努力开拓人事档案工作的新局面。

三是加大档案资料收集力度，提升档案材料真实性、完整性。精细化管理模式下，要想实现人事档案信息真实性、完整性、可靠性的全面提升，首先需要档案管理工作者具备强烈的事业心和责任心，与此同时还是要具备较强专业技术能力，能够及时识别出有价值的人事档案信息。与此同时，还要不断强化与相关部门之间的沟通交流，实现档案人事资料收集工作机制的进一步完善。综合上门收集、集中收集、重点收集、普通收集等多种方式[4]，同时针对新收集人事档案资料进行及时补充完善。并充分保障档案材料能够客观、真实、可靠地反映出最新的个人档案信息。作为人事档案管理人员，在进行资料收集的过程中，对于不真实的材料要坚决予以排除，避免因个人工作疏忽导致人事档案材料中出现不真实信息。

四是优化存档载体，强化人事档案信息化建设。为了实现人事档案精细化管理质量的全面提升，还需要不断强化档案管理，针对档案载体进行进一步优化。档案载体主要指的是档案信息的承载工具，也就是档案信息内容的物质承载体和依托。其可以是照片、胶片、纸张和光盘等。在现代信息技术快速发展的形势下，人事档案载体也在发生巨大变化，传统模式下的纸质材料正在逐步向着电子化、网络化、数字化载体的方向发展，这也使得人事档案管理工作更加便利，管理效率也能得到有效提升。而鉴于人事档案载体的变化，在人事档案管理过程中也需要逐步推动档案管理系统的信息化建设，将各种高新档案管理技术应用到档案管理工作实践中，以此来促进人事档案精细化管理的进一步改革创新，借此可以全面提升人事档案管理质量。

档案精细化管理范文第4篇

[关键词]医院的人力资源档案是整个管理工作中十分重要的内容。在医院很多的管理工作和重要决策中,人力资源档案都能够提供更为丰富的参考依据,对医院的人力资源管理和配置起着十分重要的作用,这就需要对人力资源档案予以更为精细化的管理。

一、医院人力资源档案管理的重要性

（一）为医院人力资源优化提供参考依据

在医院的管理工作体系中,人力资源档案管理工作是整个系统中十分重要的环节之一。人力资源的档案管理工作对于医院的人力资源管理能力有着重要的作用[1]。人才是所有医院在日常运营和发展当中的重要基础,通过对人力资源档案进行科学有效的管理,能够真正掌握和引导医院在人力资源方面的优化。在人力资源档案中包括了医院人员的重要信息,其中包括了医技和护理人员的综合素质、技术才能等个人基本情况,对于医院在人力资源方面的优化和配置工作中有着十分重要的参考价值[2]。因此,人力资源档案管理也是整个医院日常管理和发展中重要的“风向标”。通过人力资源档案能够对医院的各个科室、各个部门的所有人员进行了解,而人事管理部门也可以通过档案充分地了解每个医院医师和工作人员的工作经验、受教育程度、职称等信息,并将这些人员信息进行整理和记录,构建医院的人才数据库。为医院后续的人才优化、配置、考核、评定以及培训等相应工作提供参考数据,进一步提高医院人力资源管理效率和管理质量。有利于医院在日常运营中实现可持续发展的战略目标。

（二）提高医院员工的归属感

从人力资源管理工作的目的分析,医院的人力资源档案管理是医院选择、任命人才的重要媒介,也是医学人才进行合理安排的有效渠道。同时,通过有效管理可以进一步提高员工归属感。例如,在人力资源档案当中,会对所有员工的相关信息进行记录,其中包括了个人工作经历、学习经历等重要信息,而这些信息资料会通过人力资源档案进行妥善的保管和管理,员工在日常工作中不用担心个人的隐私遭到泄露,进而增强医院员工对医院的信任程度。并有效提高医师以及工作人员在日常工作当中的主动性和积极性,也让医院的日常运营管理工作变得更加有序,进一步促进医院的稳定[3]。

（三）为医院决策提供参考数据

在大部分的医院人力资源档案的内容主要包括所有医院人员的医务、行政职能、后勤等各个方面的专业结构。同时,也记录了所有医师、工作人员的医德医风评定以及专业技术评价等信息。因此,人力资源档案对医院所有员工的技能、工作情况等综合素质予以客观的反映。这些内容能够在医院员工进行职称评定或者升职发展时提供重要的参考依据,具有较高的参考价值[4]。从医院的角度分析,对人力资源档案进行管理、考察、分析,能够更直观、更有效地筛选出应当重点培养的人才。此外,在进行人员职称的申报过程中,通过人力资源档案进行评估能够在初期获得相对准确的评价,为后续的评价工作提供参考。这种方式也能够进一步促进医院员工更加努力工作。

（四）推动医院发展

当前,医院人力资源档案已经趋向于精细化、系统化、信息化、数据化方向发展,进而满足当前医院对于管理发展的客观需求,进一步提高管理质量和效率。同时,通过精细化的管理模式能够将医院人力资源档案管理工作逐渐扩展到整个医院的管理系统中,更加直观地体现出医院人力资源档案的实际价值。随着当前信息化技术的进一步提升,医院的人力资源档案管理工作已经不再局限于传统的纸质档案,而是结合现代化技术,与时俱进,实现数字化、系统化管理,在增加管理功能的同时,有效减少了传统人力资源档案管理当中存在的诸多错误和问题。通过精细化管理能够显著提升人力资源档案管理效率,有效推动了医院的现代化发展[5]。

二、当前医院人力资源档案管理的不足

（一）对人力资源档案管理工作有所忽视

医院人力资源档案管理工作就是对原始历史记录进行管理,因此人力资源档案能够作为医院很多工作的参考依据,具有较高的价值。但是,在传统的医院人力资源档案管理工作中,都是通过纸质材料进行记录,导致很多管理工作效率较低,在进行查询等操作时需要花费大量的时间和人力。但是随着人力资源档案数量的增加以及医院现代化改革,传统的管理模式已经无法满足现代管理工作的需求。这些问题也导致医院相关的管理人员对人力资源档案管理工作产生了忽视。医院对人力资源档案管理工作的重要性没有充分的认识,而是将更多的人力和资金放在医院的医疗服务上[6]。忽视了档案管理的作用,还将管理工作认为是相对简单的工作。这些错误的认识导致医院人力资源档案管理只流于表面,没有充分发挥出人力资源档案管理工作的价值。

（二）管理制度不健全

医院的人力资源档案管理工作需要保证科学性和有效性,这就需要通过相关管理机制来完善。在人力资源档案管理工作中,所有工作人员的信息采集工作是其中的重点环节,但是在很多医院的人力资源档案管理制度中,没有相关工作的管理标准和执行流程。进而在实际工作中会存在个人资料的采集完整度低,或者存在采集不及时、内容不规范、考核不客观等问题,对后续的各项管理工作以及人力资源档案查询工作造成不利影响[7]。例如,部分医院在记录员工的信息时,考评描述较少,没有对员工的综合素质以及相关能力进行评价,这种情况也导致人力资源档案的实际价值降低,在很多医院管理工作中无法提供确切真实的参考依据。此外,部分医院的人力资源档案管理制度也存在欠缺,无法满足当前的管理工作需求,造成人力资源档案的管理水平较低。

三、精细化管理在医院人力资源档案管理当中的应用方法

（一）完善相关管理制度

在医院人力资源档案中进行精细化管理,首先需要在医院进一步完善人力资源档案精细化管理制度,进而保证各项管理工作都能够顺利、高效地执行下去。在制定相关管理制度时,需要始终站在医院发展的角度,进一步结合现代化、信息化的时代特点,融入先进的管理技术和设备。优化并改革当前医院的人力资源档案管理模式,根据实际情况对制度进行优化或者重新设计,充分发挥出管理制度的优势。在制定制度时需要统筹兼顾各个部门人员的意见和建议,提高医院人力资源档案管理能力,为医院的发展提供制度支持。例如,在制定制度时可以将信息化技术和设备融入人力资源档案管理工作当中,让相关管理人员学习和接触现代化的信息管理系统,掌握合理使用电脑等相关设备,实现人力资源档案电子化转型,进而取代传统的人工记录档案和纸质档案材料。在制度中积极推动医院对人力资源档案进行信息化改革,进一步提高管理工作的效率。此外,还需要投入一定的资金予以支持。采购相关设备和软件系统,优化医院人力资源档案的信息化管理体系[8]。

（二）建立准确的现代化人力资源档案数据库

在当前医院的人力资源档案管理工作中,由于社会经济高速发展,人们的生活质量也得到极大的提升,进而对社会医疗服务水平也提出更高的要求和标准。而医院作为现代医疗服务的主阵地,规模也在不断扩大。导致医院医护人员以及各个方面的工作人员数量也在迅速上升。在这种社会环境下,也使得医院的人力资源档案数据迅速增加,也对医院的人力资源档案的管理工作增添了更多的困难。当前,医院每年都有部分医护人员和工作人员由于各种原因离职或者进入,从整体情况分析,每年医院的人力资源档案仍然处于增加的状态。但是,传统的人力资源档案管理模式已经无法满足这种不断变化的管理形式。而通过精细化管理能够有效提高人力资源档案管理的质量。例如,建立医院人力资源档案的数据库,通过系统对信息数据进行精细化管理和操作。通过这种方式能够实现对医院各个科室、各个部门之间不同类型的档案进行集中分类管理。通过档案数据库,可以进一步完善档案管理工作的秩序化转变[9]。通过数据库对医院的人力资源档案进行分区管理,将不同类型的人力资源档案分为不同区域予以管理,以便于对档案资料进行调用。此外,在建立人力资源档案信息数据库之前,设计人员还需要对医院的医护人员和工作人员有一定的了解,进而保证所有档案分类的准确性。建立数据库后,还需要在档案系统加入查询功能,在这一功能中需要具有统计模块以及模糊查找模块,方便后期进行实际的查询操作。其中,统计模块需要包括档案统计以及人员统计等,并能够记录借阅日志。此外,医院还需要对档案数据库进行不断的维护和优化调整,保证系统的安全性。例如,需要不定期的更新系统安全防火墙,有效防止外部网络入侵,对医院造成不必要的损失。

（三）提高管理人员综合素质

在医院人力资源档案的精细化管理中,还需要合理建立档案管理部门,并引入具有高水平、专业化的工作人员负责相关工作,进而保证医院人力资源档案的精细化管理能够真正落地执行。例如,在针对医院人力资源档案管理岗位招聘工作中,可以进一步提高管理人员的相关标准,提高入职要求,选择具有专业技能和综合素质较高的人员。同时,还需要在人员入职前进行系统化的培训和考核,进而保证人员能够迅速地熟悉自身工作职责,提高管理效率。此外,还需要对在职的工作人员予以强化培训以及继续教育,针对精细化管理的相关内容进行学习,掌握新的管理技能以及管理知识,进一步提高管理人员的综合素质,让管理人员能够对医院人力资源档案精细化管理工作产生足够的重视程度。要求管理人员系统化的学习信息管理技术、数据分析技术、云计算技术等先进的管理方法。同时,还应当加强管理人员的网络安全意识,提高管理人员的网络防范能力,避免由于人为因素造成人力资源档案数据出现损失或者遗漏。

（四）与医院人事决策进行整合

档案精细化管理范文第5篇

关键词：高校二级学院；电子档案；管理；精细化

2008年9月教育部颁布实施《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），其中规定了高校档案的具体内容和形式，同时提出，“对于电子文件的归档要求按照国家档案局的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行”。以往诸多实践和研究均认为高校档案资料有历史借鉴和参考作用，不仅有较高的保存、使用和借鉴价值，更为学校和学院的教育教学、科研工作、党政工作、人才培养、学生事务及后勤保障等各项工作提供有据可查的宝贵信息。[1]但是目前高校档案管理普遍面临着缺乏专业人员指导、缺乏档案管理标准、缺乏经费保障、缺乏具体经验等诸多问题。与校级层面的档案管理工作对比而言，高校二级学院的档案管理工作则缺乏相关规定性文件以及工作的指导意见等，二级学院的办公室档案管理多是依据校级层面的制度要求和经验进行。二级学院办公室在日常工作中产生了大量的档案信息需要进行处理和存档，随着学校不断发展，学院师生与日俱增，学院办公室的工作内容和工作范围越来越庞大而繁杂，汇聚的信息更是包罗万象。这些难以数计的档案信息不仅是学院发展的历史，同时也是未来学院发展进步的基石，所以加强学院办公室的档案信息整理工作迫在眉睫，将对学院乃至学校的发展发挥不可或缺的参考和推进作用，尤其是在无纸化办公的大背景下，推进办公室电子化档案管理的规范化和精细化显得尤为重要。

一、新形势下二级学院办公室电子档案管理的问题和困难

1.办公室电子档案的概念界定模糊

《电子文件归档与管理规范》中为电子文件和归档电子文件做了定义，其中“具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件称为归档电子文件”，相当于通常意义上档案的意思。而“电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。《规范》中对于这些文件的归档、整理、移交、接受与保管也做了相应的要求。而对于高校二级学院办公室，作为服务性的职能处室在学院整体运转和发展过程中，发挥着协调稳定的促进作用和上传下达的纽带作用，在日常工作中承担了较多的原始信息的汇总、整理和传递的工作，因此对办公室电子档案的界定、何种类型的文件属于电子档案、原始信息是否应作为档案予以保存，是办公室电子档案管理的首要问题。

2.办公室电子档案的标准化难以实施

学院办公室档案是学校档案中的重要组成和延伸，学院办公室档案内容的完整性、分类的规范性、时间的延续性、形式的多样性、归档的及时性都是保证学院档案质量的基础，而档案在保管和使用过程中的严格管理也决定着学院办公室档案的价值。在当前信息化、电子化办公的时代背景下，纸质版档案的形成也大多是基于电子化办公软件的制作，因此传统纸质版档案的标准化建设，其基础也就在于必须加强电子档案的标准化建设。近年来，学院多次迎接校级及以上的专家团来院检查，其中翻阅近年来学院建设工作档案是检查工作的重点，也是学院工作痕迹的重要体现。在迎检筹备的过程中，由于没有一套完整的电子档案管理规定、档案内容保存不够完整、分类不够规范、形式单一、时间不连续、没有及时进行归档等原因，给档案整理工作造成了一定的困难，深切感受到学院办公室电子档案标准化实施的迫切和深远意义。

3.办公室工作人员缺乏相关专业知识和意识

由于办公室工作人员缺乏档案管理方面的专业背景，欠缺档案管理的相关知识，面对工作时较多考虑按时按量完成工作，而对信息的及时归档和整理的意识则稍显薄弱。[2]另外办公室工作多为一人一岗，各负其责，日常工作中缺乏岗位间交流沟通，信息不共享，在档案整理过程中可能出现原始信息的重复采集，浪费办公资源，工作效率难以提高。

4.办公室电子档案管理相对粗放

日常工作中，对于办公室档案的管理，从领导层面更加重视传统的纸质版档案的归档和管理工作，电子档案在归档前也多保存于相关工作人员处，管理相对粗放，对于工作人员档案整理的相关规定不到位，没有将电子档案的整理形成制度化的工作内容，因此无论从领导层面还是基层工作人员，都缺乏对电子档案管理的意识和要求。尤其是在工作人员进行业务交接时，缺乏电子档案移交、接收的相关规定，从而造成电子档案内容的不连续、不完整、不规范。

二、电子档案管理精细化在高校二级学院办公室的应用和实践

1.总结经验，调整细节，建立电子档案整理存档标准

通过以往工作中不断积累，鼓励办公室工作人员总结日常工作要点，将职责内工作进行分类汇总，对过去三年工作的电子信息进行整理，并根据各自工作特点制定相应的电子档案整理存档的标准，包括电子档案的层级目录、文档格式、文件命名等相关规定和模版。通过对电子文件的层级目录的调整、文档格式的规范和文件命名的精准，从细节着手，捋顺工作思路，按电子档案信息的重要性排序，简明扼要地反映学院的工作内容和重点，加强重点工作的开展和落实，提高学院办公室的工作效能，体现工作痕迹和业绩。

2.集中讨论，制定学院办公室电子档案内容范围

在工作人员自我总结的基础上，召开办公室集体会议，讨论学院办公室电子档案的范围、目录和内容，商讨、汇总并制定学院办公室档案整理的标准和制度。协调整理电子档案的交叉的和未覆盖的内容，落实到人，相互监督，逐步建立完善的学院办公室电子档案数据库，建立以人事档案为基础，包含党建、科研、教学、学生、工会等诸多工作的学院办公室电子档案。

3.组织业务学习，开展技能培训

学院定期召开业务学习，鼓励办公室工作人员学习电子档案，整理相关业务知识，熟悉档案管理的业务规定，鼓励学习第二岗位的工作技能，促进办公人员综合能力全面化和技能化。同时能够使一个岗位的电子档案归档和复核分开，提高办公室电子档案整理的质量。锻炼档案管理的基本技能，使办公人员工作能力逐步提升。

4.召开讨论沙龙，完善办公室档案管理标准

随着理论学习的跟进和办公室电子档案工作的开展落实，不定期地召开档案整理的讨论沙龙，办公室成员提出整理档案过程中出现的问题和难点，交流档案整理便捷的方式方法。每季度进行全学院的档案梳理和汇总，及时修改档案整理的标准和制度存在的问题。

5.以评促建，对优秀工作者进行表彰

进行学院办公室电子档案内部的评比，对档案整理优秀的工作者进行表彰。对已经整理的档案进行翻阅，查找过去学院工作的优点与不足，提升员工自身工作能力。

三、推进高校二级学院办公室电子档案管理精细化的意义

1.精细化管理，统一业务标准

通过制定和完善学院电子档案管理标准，明确了学院办公室内各项工作的基本内容和归档要求，对学院日常工作的业务流程和数据汇总做出精细化的规范，做到统一业务领导、统一管理制度、统一分类方法。能够防止办公室工作人员因为制度规定的不明确而造成档案的缺失和疏漏，保证每个岗位即使更换了工作人员，其电子档案的存档内容能够有一致性和延续性。

2.精细化管理，约束业务行为

通过制定档案管理制度，约束工作人员养成及时整理、及时归档的工作习惯，防止由于工作人员疏忽造成电子档案的丢失。学院也能及时收集档案，及时发现并纠正工作中出现的问题。

3.精细化管理，重视信息安全

学院的电子档案包含了科研、教学、管理等诸多方面的大量信息，电子档案具有可用网络传输、查询速度快、利用方便等特点，[3]同时电子档案因其可复制性强、可篡改性强的特点，在电子档案的管理过程中必须重视信息安全，提升电子档案的保密措施，不可盲目地用电子档案替代传统纸质版档案。[4]必须通过精细化管理，监管电子档案的传输和保存的过程，避免信息的外泄和网络威胁的侵入。

4.精细化管理，提高工作效率

通过办公室电子档案整理的标准和管理制度的制定，以及进行档案整理的评比，增强工作人员的责任心，督促其重视电子档案的储存，并将档案整理和归档纳入日常工作当中，提升办公室工作效率。

5.精细化管理，提升服务水平

通过档案整理和档案回顾可以总结日常工作中优秀的工作方法，提升基层服务水平，创造和谐的工作氛围，带动学院整体协调发展。

6.精细化管理，保证数据支持

建立较为完整的学院办公室电子档案数据库，能够简化信息查询流程，节约办公成本。通过掌握有效的信息资源，从纷繁复杂的冗长信息中快速拣选出实用信息，能够为学院班子提供足够的数据支持，辅助学院领导做出科学决策。[5]

参考文献：

[1]徐伟.浅谈高等学校档案管理的作用和意义[J].黑龙江史志,2015(1):276-276.

[2]青玮,张妍.高职院校档案工作人员现状与素质要求[J].北京劳动保障职业学院学报,2013(3):46-48.

[3]王学梅.以创新推进高校教学档案的电子化管理[J].淮海工学院学报（社会科学版）,2010(8):130-131.

[4]李倩.图纸类纸质档案与电子化档案共存的必要性[J].办公室业务,2014(9):52-53.