科技企业电子会计档案管理浅析

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随着国家大力推进电子发票应用和推广实施工作，企业保管了大量的电子发票，给传统的会计档案管理工作带来了挑战。紫光软件系统有限公司（以下简称“紫光软件”）作为国内领先的IT服务提供商，对企业电子会计档案管理进行了初步探索。

一、难点分析

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映企事业单位经济业务发生情况的重要证据，属于单位的重要经济档案，是检查企事业单位过去经济活动的重要依据，也是国家档案的重要组成部分。紫光软件自2001年成立以来，业务涉及教育、能源等多个行业，形成了大量的会计档案，累计产生各类会计档案超过1万余卷。近年来，紫光软件陆续收到大量的电子票据，在管理过程中出现了工作效率低、投入成本高、利用不便捷等难题，具体如下：

1.文件数量大

随着紫光软件业务的拓展，年新增各类合同超过3000个，收付款超过2万笔，内部员工报销超过2万笔，年产生各类会计凭证4万余张，会计档案超过500盒。2020年，紫光软件利用信息管理系统，实现了发起合同流程、审批、合同签订、发票开具与收取、录入凭证、生成报表等一系列工作的线上处理，产生了大量的电子会计凭证和相关报表。

2.工作效率低

基于传统的会计档案管理模式，紫光软件采用了纸质凭证管理。虽然财务部门采用了ERP系统和内部财务报销系统进行管理，但是员工报销仍采用纸质票据粘贴和线上审批相结合的方式，对电子发票没有直接利用，需要财务人员人工审核相关电子票据的真实性和是否重复利用，存在票据作假和重复报销的风险，整体工作效率较低。

3.投入成本高

基于实体的会计档案整理，不仅需要专人负责打印管理，造成大量的纸张浪费，还需要足够大的存储空间对其进行规范保存，满足库房管理“八防”要求，维护成本高，耗费较多的人力、财力、物力。

4.利用不便捷

目前，紫光软件尚未对会计档案的往来方、金额等内容进行录入管理，仅保存了纸质凭证的凭证号、账册等信息，查阅过程复杂，主要依靠财务人员的记忆对纸质凭证进行查阅，利用较为不便。

二、可行性分析

随着国家有关部门陆续开展增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作，紫光软件对增值税电子发票电子化报销、入账、归档的相关政策法规、技术可行性进行了论证，具体如下：

1.实践依据

在法律层面，《国务院关于在线政务服务的若干规定》和新修订的档案法明确了电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用，这给档案部门实施电子文件归档和电子档案单套制管理提供了法规依据。在政策保障方面，《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》《国家税务总局关于在新办纳税人中实行增值税专用发票电子化有关事项的公告》等一系列的通知，都明确了电子会计凭证具有与纸质会计凭证同等的法律效力，这为紫光软件开展会计档案的电子化管理提供了法律和政策基础。

2.应用借鉴

电子会计档案管理的核心和难点是电子发票采集验真、重复校验、线上流转、归档文件四性检测等，都需要信息技术的支撑。自国家开展增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作以来，全国有多家单位开始推进电子会计凭证档案单套制试点工作。试点单位探索了电子发票采集验真、自动填单、重复校验、版式文件归档、四性检测等相关技术应用，验证了信息技术在电子会计档案管理方面的支撑作用，积累了较多的实践经验。国家档案局出版的《企业电子文件归档和电子档案管理试点案例集》，为电子会计档案管理提供了参考案例。

三、建设思路

结合紫光软件的财务工作实际，紫光软件以“版式文件全量归集、业务流程全部在线、会计档案电子化管理”为工作目标，提出了健全制度规范体系、优化财务工作流程、完善系统相关功能、深化会计档案利用等相应措施，实现了增值税电子发票电子化报销、入账、归档，从而降低了企业管理成本、提高了运营管理效率。具体思路如下：

1.健全制度规范体系

为了进一步明确增值税电子发票电子化报销、入账、归档的内容、范围、校验方式、存储格式、元数据、四性检测工具等相关要求，紫光软件财务部门应主动与地方档案局、财政局、银行、税务局对接，熟悉现有的电子票据采集通道，全面梳理国家层面电子档案管理有关的政策、法规、制度，结合公司相关业务流程，完善基于电子发票的财务管理和报销流程，新增包括电子会计文件归档标准、电子会计档案整理规范、电子原始凭证命名规则等在内的相关配套文件，助力提升会计档案电子化、规范化管理水平。

2.优化财务工作流程

增值税电子发票电子化报销、入账、归档的推进实施，涉及部门和业务环节较多，紫光软件应成立由公司分管领导牵头、财务部具体组织、各业务部门共同参与的工作小组，对公司现有财务管理流程进行全面梳理。基于现有信息管理系统，形成从前端业务部门接收电子发票、初步核验真实性和是否重复报销、线上发起报销入账流程，到财务部门二次核验真实性和是否重复报销、流程审批、形成电子会计凭证、电子发票入账归档的一体化管理流程，通过信息化手段规范电子会计档案的采集、管理工作。一是电子发票归集采集环节。为了实现电子发票版式文件获取与管理，可以打通银行、税务管理部门等数据互联通道，开发基于手机App的电子文件采集功能，实现银行回单、电子发票等外部电子票证的在线采集，也可通过企业邮箱、App票夹、第三方平台等多渠道获取电子发票版式文件。二是电子发票报销与入账环节。为了实现电子发票与业务活动自动关联、智能填单，可通过上传或在系统中选择已获取的电子发票，将“发票号码”字段增补到报销单据与记账凭证上，实现发票号码、金额、购买方名称等结构化数据实时流转、版式文件实时查看。利用OCR技术识别提取“商品类别编码、销方税号、税率、税额”等发票关键信息，自动匹配报销单据中的“费用类别、供应商名称、税率、税额”等字段，实现报销单据自动填制、凭证自动生成。三是移交归档环节。关于待归档电子会计凭证资料版式问题，可先把电子发票的发票号码、金额、购买方名称结构化数据、版式文件及会计凭证一并进行电子化保存，形成规范完整的待归档“结构化数据+版式文件”；然后通过开展组件、组卷及档案编号，形成电子会计凭证档案；最后按照数字档案统一管理要求，完成电子会计凭证档案规范移交。

3.完善系统相关功能

结合电子会计档案管理需要和现有信息管理系统实际，可对内部财务报销系统、档案管理系统进行功能升级改造。在内部财务报销系统方面，可完善电子发票的OFD、PDF版式文件上传功能，实现报销单版式文件生成和报销信息辅助填单，增加关键人员电子签章和数字签名功能，确保票据的真实性和可用性，打通和紫光软件已有档案管理系统的归档接口，实现电子票据在线归档。在档案管理系统方面，进一步完善四性检测相关功能，增加电子会计凭证管理功能，完善档案利用模块，增加电子档案异地异质备份的安全可靠性，实现对会计档案的条目级、内容级检索，确保能够准确、完整、有效地接收、管理电子会计档案，并满足后期电子会计凭证单套制管理的需要。在此基础上，可利用区块链等技术保障数据传输的保密性，对“票、单、证”等会计档案数据统一建模、数据信息上链存证，实现电子会计凭证的加密传输、安全存储、可靠利用。

4.深化会计档案利用

在电子会计档案管理的基础上，应深入研究包括知识图谱、大数据分析等相应信息技术的应用场景，结合业务部门需求，充分挖掘电子会计档案价值，实现包括客户、账期、合同等多维度分析利用，为公司业务部门拓展重点领域、重点客户提供辅助参考。通过会计档案的电子化管理，实现更高的企业财务和会计信息资产管理价值，从而提升企业管理水平。下一步，紫光软件将按照上述建设思路，进一步畅通电子发票采集渠道，推动财务管理流程优化升级，完成系统升级改造，推进增值税电子发票电子化报销、入账、归档工作，建立符合企业实际的电子会计档案管理体系。

作者:何素芳 单位:紫光软件系统有限公司